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#05_prozessmanagement/docs/pm_governance-modell.md

@@ -0,0 +1,635 @@
+# **Prozess-Management: Governance-Modell**
+
+------------------------------------------------------------------------
+
+## **1. Governance-Philosophie und Grundprinzipien**
+
+Das Prozess-Management-Governance-Framework folgt dem Prinzip der
+**\"Befähigungs- Governance\"** - es soll befähigen und unterstützen,
+nicht kontrollieren und bremsen. Gleichzeitig muss es sich nahtlos in
+die bestehende DIGITOM-Governance-Architektur integrieren und klare
+Verantwortlichkeiten sowie Entscheidungswege schaffen.
+
+### **Leitprinzipien der PM-Governance**
+
+**Subsidiarität**: Entscheidungen werden auf der niedrigstmöglichen
+Ebene getroffen, die kompetent und legitimiert ist. Operative
+Prozess-Beratung braucht keine Gremien-Freigabe, strategische
+Prozess-Managment-Framework-Änderungen schon.
+
+**Proportionalität**: Der Governance-Aufwand muss dem Risiko und der
+Tragweite einer Entscheidung angemessen sein. Eine Template-Anpassung
+braucht weniger Governance als eine komplette Framework-Transformation.
+
+**Integration**: PM-Governance ergänzt die bestehende
+DIGITOM-Governance, ersetzt sie nicht. Vision Board, Mission Board und
+Demand & Stakeholder Runde (DSR) bleiben die primären Steuerungsgremien.
+
+**Transparenz**: Alle Governance-Entscheidungen und ihre Begründungen
+müssen nachvollziehbar dokumentiert und kommuniziert werden.
+
+------------------------------------------------------------------------
+
+##  
+
+## **2. Interne PM-Governance**
+
+### **2.1 Framework-Änderungs-Governance**
+
+Die Governance für Framework-Änderungen folgt einem dreistufigen Modell,
+das die Komplexität und Tragweite der Änderungen berücksichtigt.
+
+#### **2.1.1 Kategorie A: Operative Anpassungen**
+
+**Definition**: Kleinere Verbesserungen, Klarstellungen oder
+Ergänzungen, die die Framework-Grundlogik nicht verändern.
+
+**Beispiele**: Template-Updates, Methodenbeschreibungs-Präzisierungen,
+Tool-Konfigurationsanpassungen, FAQ-Ergänzungen.
+
+**Entscheidungsweg**:
+
+1.  Die Prozess-Framework-Manager\*in trifft die Entscheidung
+    eigenständig nach fachlicher Prüfung und Dokumentation.
+
+2.  Das Prozess-Management-Team gibt die formale Freigabe.
+
+3.  Die Leite\*rin Prozess-Management wird zeitnah informiert.
+
+4.  Betroffene Process Owner und Key-User werden über reguläre
+    Kommunikationskanäle benachrichtigt.
+
+**Implementierung**:
+
+- Kann sofort umgesetzt werden.
+
+- Änderungen werden im Framework-Changelog dokumentiert.
+
+#### **2.1.2 Kategorie B: Taktische Erweiterungen**
+
+**Definition**: Bedeutendere Änderungen, die neue Elemente einführen
+oder bestehende erweitern, aber die
+Prozess-Management-Framework-Architektur beibehalten.
+
+**Beispiele**: Neue Prozess-Kategorien, zusätzliche
+PM-Governance-Elemente, erweiterte KPI-Systematiken, neue
+Qualifizierungsmodule.
+
+**Entscheidungsweg**:
+
+1.  Die Prozess-Framework-Manager\*in entwickelt den Vorschlag.
+
+2.  Das Prozess-Management-Team gibt die formale Freigabe.
+
+3.  Betroffene Process Owner werden konsultiert und können Einwände oder
+    Verbesserungsvorschläge einbringen.
+
+4.  Das Mission Board wird über die Änderung informiert und kann
+    Feedback geben.
+
+**Implementierung**:
+
+- Erfordert Vorlaufzeit für Stakeholder-Abstimmung und Kommunikation.
+
+- Implementierung erfolgt zu definierten Stichtagen für Planbarkeit.
+
+#### **2.1.3 Kategorie C: Strategische Transformationen**
+
+**Definition**: Fundamentale Änderungen der Framework-Philosophie oder
+-Architektur, die das Operating Model betreffen.
+
+**Beispiele**: Wechsel der Grundmethodik, komplette Neudefinition der
+PM-Governance-Struktur, Integration neuer strategischer Anforderungen.
+
+**Entscheidungsweg**:
+
+1.  Die Prozess-Framework-Manager\*in erarbeitet Konzept mit
+    Stakeholder-Analyse und Impact-Assessment.
+
+2.  Die Leiter\*in Prozess-Management koordiniert umfassende
+    Abstimmungsrunde mit allen betroffenen Bereichen.
+
+3.  Das Mission Board führt Vorbewertung durch und gibt Empfehlung ab.
+
+4.  Das Vision Board trifft die finale Entscheidung nach Präsentation
+    des Konzepts.
+
+**Implementierung**:
+
+- Erfordert längere Vorlaufzeit mit detailliertem Change
+  Management-Plan.
+
+- Implementierung erfolgt als formales Transformationsprojekt mit
+  entsprechendem Projektmanagement.
+
+### **2.2 Interne Ressourcen- und Prioritäts-Governance**
+
+#### **2.2.1 Kapazitätsallokation**
+
+Die Leiter\*in Prozess-Management verteilt die verfügbaren
+PM-Kapazitäten nach folgender Prioritätslogik:
+
+- Prio 1: Strategische Leistungen mit Vision Board-Freigabe
+
+- Prio 2: Projekt Leistungen mit Mission Board-Freigabe
+
+- Prio 3: Compliance-kritische Standard Leistungen
+
+- Prio 4: Geplante Standard Leistungen aus Jahresplanung
+
+- Prio 5: Ad-hoc Standard Leistungen nach Verfügbarkeit
+
+#### **2.2.2 Interne Koordination**
+
+**Wöchentliche PM-Team-Abstimmung**: Operative Koordination,
+Ressourcenplanung, Problem-Eskalation.
+
+**Monatliche Stakeholder-Runde**: Review mit Process Ownern,
+Feedback-Sammlung, Planungsabstimmung.
+
+**Regelmäßige Governance-Review**: Framework-Performance,
+Governance-Optimierung, strategische Ausrichtung.
+
+------------------------------------------------------------------------
+
+##  
+
+## **3. Leistungs-Governance und Beauftragung**
+
+### **3.1 Leistungs-Kategorien und Beauftragungslogik**
+
+#### **3.1.1 Standard Leistungen**
+
+**Definition**: Wiederkehrende, standardisierte PM-Unterstützung für
+operative Bedarfe.
+
+**Beispiele**: Prozess-Workshops in definierten Bereichen,
+Einzelberatungen, PM-Framework-Schulungen, Prozess-Assessments,
+Key-User-Support.
+
+**Beauftragungsberechtigung**: Alle DIGITOM-Mitarbeitenden über
+Ticketsystem oder direkte Anfrage.
+
+**Entscheidungsweg**:
+
+1.  Anfragen werden von zuständiger PM-Rolle (meist Prozess-Berater\*in)
+    bewertet und nach Verfügbarkeit und Priorität bearbeitet.
+
+2.  Bei Ressourcenkonflikten entscheidet die Leiter\*in
+    Prozess-Management.
+
+#### **3.1.2 Projekt Leistungen**
+
+**Definition**: Umfangreichere, projektähnliche PM-Unterstützung, die
+signifikante Ressourcen bindet.
+
+**Beispiele**: Komplette Prozess-Neugestaltung, PM-Tool-Einführung,
+bereichsspezifische PM-Framework-Entwicklung, umfassende
+Prozess-Transformationen.
+
+**Quantitative Abgrenzung (beispielhaft)**:
+
+- Leistung über 10 Beratungstage oder
+
+- Laufzeit über 4 Wochen.
+
+**Qualitative Abgrenzung (beispielhaft)**:
+
+- Leistung mit mehreren Fachbereichen/ Abteilungen,
+
+- Framework-Implikationen oder
+
+- strategischer Relevanz.
+
+**Beauftragungsberechtigung**: **Fachbereichs-/ Abteilungsleitungen**,
+**Projektleitungen**, **Gremien**.
+
+**Entscheidungsweg**:
+
+1.  Antrag wird von Leiter\*in PM formuliert und in Mission Board
+    eingebracht.
+
+2.  Mission Board prüft strategische Passung, Ressourcen-Impact und
+    Priorisierung.
+
+3.  Bei Freigabe wird die Leistung als Projekt konfiguriert mit
+    entsprechendem Projektmanagement.
+
+#### 
+
+#### **3.1.3 Strategische Leistungen**
+
+**Definition**: Strategische PM-Initiativen, die das Operating Model
+weiterentwickeln oder transformieren.
+
+**Beispiele**: Entwicklung neuer Governance-Strukturen, strategische
+Prozess-Digitalisierung, organisationsweite Methodeneinführung,
+Integration in Transformationsprojekte.
+
+**Beauftragungsberechtigung**:
+
+- Vision Board (proaktiv) oder
+
+- Mission Board/Leiterin PM (als Vorschlag).
+
+**Entscheidungsweg**:
+
+1.  Konzeptentwicklung durch PM-Team mit strategischer
+    Stakeholder-Analyse.
+
+2.  Vision Board-Präsentation mit Ressourcen-Impact, Zeitplan und
+    erwarteten Outcomes.
+
+3.  Bei Freigabe erfolgt Mandatierung als strategisches Projekt mit
+    entsprechender Governance.
+
+#### **3.1.4 Krisen-Leistungen**
+
+**Definition**: Dringende Prozess-Unterstützung bei akuten Problemen
+oder Krisen.
+
+**Beispiele**:
+
+- Compliance-Verstöße mit Prozess-Bezug,
+
+- schwerwiegende Prozess-Störungen,
+
+- akute Konfliktmediation.
+
+**Beauftragungsberechtigung**:
+
+- Jede Abteilungsleitung bei akuten Problemen.
+
+- Amtsleitung bei kritischen Situationen.
+
+**Entscheidungsweg**:
+
+1.  Sofortige Bewertung und Klassifizierung durch Leiter:in PM
+
+2.  Ressourcen-Umschichtung nach Krisenlogik (andere Leistungen werden
+    pausiert)
+
+3.  Bildung eines Response-Teams aus relevanten PM-Rollen
+
+4.  Nachträgliche Information an Mission Board
+
+5.  Post-Crisis-Review zur Governance-Optimierung
+
+### 
+
+### 
+
+### 
+
+### **3.2 Projektzentrierte Prozessgestaltung: Spezial-PM-Governance**
+
+**3.2.1 Obligatorische PM-Framework-ComplianceJedes Projekt**, das
+Prozesse neu gestaltet oder verändert, muss zwingend folgende
+PM-Elemente berücksichtigen:
+
+- **Key-User-Integration**: Key-User müssen konsultiert und in die
+  Prozessgestaltung eingebunden werden.
+
+- **PM-Framework-konforme Dokumentation**: Neue Prozesse müssen nach
+  PM-Standards dokumentiert werden.
+
+- **Process Owner-Koordination**: Bei Änderungen an bestehenden
+  Prozessen muss der zuständige Process Owner konsultiert werden.
+
+- **Standardnotation**: Prozessmodellierung muss PM-Framework-konforme
+  Notation verwenden.
+
+#### **3.2.2 Process Owner-Abnahme als Quality Gate**
+
+Bei allen Projekten, die Prozesse verändern, die einem Process Owner
+zugeordnet sind, muss dieser formale Abnahme-Verantwortung übernehmen.
+Dies umfasst:
+
+- **Fachliche Korrektheit**: Der Process Owner prüft die
+  End-to-End-Konsistenz des veränderten Prozesses.
+
+- **Schnittstellen-Impact**: Bewertung der Auswirkungen auf vor- und
+  nachgelagerte Prozesse.
+
+- **Implementierbarkeit**: Einschätzung der praktischen Umsetzbarkeit im
+  operativen Betrieb.
+
+- **Process Owner** hat finales Veto-Recht bei inhaltlichen Aspekten
+
+  - Bei Veto: Verpflichtende Mediation durch PM-Leitung
+
+  - Eskalation ans Mission Board nur bei unlösbaren Konflikten -
+    Dokumentationspflicht für Veto-Gründe
+
+#### **3.2.3 PM-Qualitätsprüfung als methodisches Quality Gate**
+
+Für alle Projekte mit Prozess-Impact führt die PM-Funktion eine formale
+Qualitätsprüfung durch:
+
+- **PM-Framework-Compliance-Check**: Prüfung der Einhaltung aller
+  PM-Standards.
+
+- **Cross-Process-Impact-Analysis**: Bewertung möglicher Seiteneffekte
+  auf andere Prozesse.
+
+- **Tool-Kompatibilität**: Sicherstellung der Integration in bestehende
+  PM-Tools.
+
+- **Dokumentations-Vollständigkeit**: Kontrolle der vollständigen und
+  korrekten Dokumentation.
+
+Diese Prüfung erfolgt **vor Projektabschluss** und ist **Voraussetzung
+für die finale Abnahme**.
+
+------------------------------------------------------------------------
+
+## **4. Externe Governance-Integration**
+
+### **4.1 Integration in Vision Board-Governance**
+
+#### **4.1.1 PM-relevante Vision Board-Entscheidungen**
+
+Das Vision Board trifft strategische Entscheidungen mit PM-Relevanz:
+
+- **PM-Strategische Ausrichtung**: Grundsätzliche Rolle und
+  Positionierung der PM-Funktion in DIGITOM.
+
+- **Framework-Transformationen**: Freigabe strategischer
+  Framework-Änderungen (Kategorie C).
+
+- **Strategische Leistungen**: Beauftragung und Priorisierung
+  strategischer PM-Initiativen.
+
+- **PM-Ressourcen-Rahmen**: Grundsätzliche Kapazitäts- und
+  Budget-Entscheidungen für PM-Funktion.
+
+#### **4.1.2 PM-Input für Vision Board**
+
+Die Leiter\*in PM liefert **strategischen Input** für Vision
+Board-Entscheidungen:
+
+- **Prozesslandschafts-Assessment**: Jährliche Bewertung der
+  Prozess-Reife und strategischen Prozess-Herausforderungen.
+
+- **Framework-Entwicklungsvorschläge**: Vorschläge für strategische
+  Framework-Weiterentwicklungen.
+
+- **Organisationsreife-Einschätzung**: Assessment der PM-Kompetenz und
+  Change-Bereitschaft in DIGITOM.
+
+### **4.2 Integration in Mission Board-Governance**
+
+#### **4.2.1 PM-relevante Mission Board-Entscheidungen**
+
+Das Mission Board fungiert als **taktische Steuerungsebene** für
+PM-Leistungen:
+
+- **Freigabe von Projekt-Leistungen**: Entscheidung über
+  ressourcenintensive PM-Unterstützung für Projekte.
+
+- **Prioritäts-Konflikte**: Auflösung von Ressourcenkonflikten zwischen
+  verschiedenen PM-Anfragen.
+
+- **Prozess-Governance-Eskalationen**: Entscheidung bei schwerwiegenden
+  Governance-Konflikten.
+
+- **Jährliche PM-Leistungsplanung**: Freigabe des Jahresplans für
+  geplante PM-Leistungen.
+
+####  
+
+#### **4.2.2 Mission Board-Reporting durch PM**
+
+- **Regelmäßige Governance-Reports**: Performance der PM-Funktion,
+  Framework-Adoption, kritische Issues.
+
+- **Ad-hoc Eskalations-Briefings**: Bei strategischen Problemen oder
+  Ressourcenengpässen.
+
+- **Jährliche Leistungsplanung**: Vorstellung des geplanten
+  Leistungs-Portfolios für das Folgejahr.
+
+------------------------------------------------------------------------
+
+##  
+
+## **5. Verantwortungs- und Eskalationsarchitektur**
+
+### **5.1 Primäre Verantwortlichkeiten**
+
+#### **5.1.1 Leiter\*in Prozess-Management**
+
+- **Strategische Verantwortung**: Ausrichtung der PM-Funktion an
+  DIGITOM-Zielen.
+
+- **Ressourcen-Verantwortung**: Allokation von PM-Kapazitäten nach
+  strategischen Prioritäten.
+
+- **Stakeholder-Verantwortung**: Management der Beziehungen zu Gremien
+  und Fachbereichen/ Abteilungen.
+
+- **Eskalations-Verantwortung**: Entscheidung bei PM-internen Konflikten
+  und strategischen Issues.
+
+- **Bei kritischen Ressourcenkonflikten**: Empfehlung ans Mission Board
+  mit Entscheidungsvorlage
+
+- **Delegation von Entscheidungen nach oben bei**:
+
+  - Konflikten mit gesetzlichen vs. strategischen Prioritäten
+
+  - Grundsätzlichen Richtungsentscheidungen - Politisch sensiblen Themen
+
+#### **5.1.2 Prozess-Framework-Manager\*in**
+
+- **Framework-Verantwortung**: Qualität, Aktualität und Anwendbarkeit
+  des PM-Frameworks.
+
+- **Standards-Verantwortung**: Definition und Pflege einheitlicher
+  PM-Standards.
+
+- **Innovation-Verantwortung**: Integration neuer Tools, Methoden und
+  Best Practices.
+
+#### **5.1.3 Prozesslandschafts-Koordinator\*in**
+
+- **Governance-Verantwortung**: Überwachung der PM-Framework-Compliance
+  und Governance-Qualität.
+
+- **Koordinations-Verantwortung**: Abstimmung zwischen verschiedenen
+  Process Ownern.
+
+- **Reporting-Verantwortung**: Bereitstellung von
+  PM-Governance-Transparenz für Gremien
+
+#### **5.1.4 Prozess-Berater:innen**
+
+- **Leistungsverantwortung**: Qualität der direkten PM-Beratung und
+  -Unterstützung.
+
+<!-- -->
+
+- **Kundenverantwortung**: Zufriedenheit und Erfolg der betreuten
+  Fachbereiche/ Abteilungen.
+
+#### **5.1.5 Key-User-Netzwerk-Manager\*in**
+
+- **Community-Verantwortung**: Aufbau und Betreuung des dezentralen
+  PM-Netzwerks.
+
+- **Befähigungs-Verantwortung**: Kompetenzentwicklung und
+  Selbsthilfe-Befähigung.
+
+### 
+
+### **5.2 Eskalationswege und -trigger**
+
+#### **5.2.1 Stufe 1: Operative Eskalation (binnen PM-Funktion)**
+
+- **Trigger**: Ressourcenkonflikte, komplexe Beratungsfälle,
+  Methodenunklarheiten.
+
+- **Eskalationsweg**: Beratende PM-Rolle → Leiterin PM.
+
+- **Zeitrahmen**: **24-48 Stunden** für Entscheidung.
+
+- **Outcomes**: Ressourcen-Umpriorisierung, methodische Klärung, interne
+  Lösungsfindung.
+
+#### **5.2.2 Stufe 2: Taktische Eskalation (Mission Board)**
+
+- **Trigger**: Strategische Ressourcenkonflikte, Framework-Widerstand,
+  prozessübergreifende Konflikte.
+
+- **Eskalationsweg**: Leiterin PM → Mission Board (über reguläre
+  Sitzungen oder ad-hoc).
+
+- **Zeitrahmen**: **1-2 Wochen** für Mission Board-Behandlung.
+
+- **Outcomes**: Prioritäts-Neuordnung, Konfliktlösung, zusätzliche
+  Ressourcen-Freigabe.
+
+Folgende Situationen erfordern eine verpflichtende Eskalation ans
+Mission Board:
+
+- Ressourcenkonflikte zwischen Projekten mit harten Deadlines
+
+- Governance-Lücken, die nicht binnen 4 Wochen gelöst werden können
+
+- Verweigerung der Zusammenarbeit durch Abteilungen
+
+- Grundsätzliche Framework-Widerstände aus mehreren Bereichen
+
+#### **5.2.3 Stufe 3: Strategische Eskalation (Vision Board)**
+
+- **Trigger**: Grundsätzliche Framework-Konflikte, strategische
+  PM-Richtungsfragen, organisationsweite PM-Krisen.
+
+- **Eskalationsweg**: Mission Board → Vision Board oder direkt durch
+  Leiterin PM bei Krisensituationen.
+
+- **Zeitrahmen**: **2-4 Wochen** für strategische Entscheidung.
+
+- **Outcomes**: Strategische Neuausrichtung,
+  Framework-Grundsatzentscheidungen, Organisationsänderungen.
+
+#### **5.2.3 Governance-Lücken-Management**
+
+Wenn die PLK eine Governance-Lücke im DIGIT/ DIGITOM identifiziert:
+
+**Kurzfristig lösbar:**
+
+- PLK informiert Prozessberater:in
+
+- Prozessberater:in spricht mit verantwortlicher Person im Fachbereich/
+  Abteilungen
+
+- Bei erfolgreicher Lösung: Dokumentation durch PLK, Monitoring der
+  Umsetzung
+
+**Langfristig/strukturell:**
+
+- PLK dokumentiert die Governance-Lücke
+
+- Strukturierte Eskalation über LPM ans Mission Board
+
+- Mission Board priorisiert und entscheidet über Maßnahmen
+
+- PLK verfolgt initiierte Maßnahmen bis zur Schließung der Lücke nach
+
+**Keine Kooperation des Fachbereichs/ Abteilung:**
+
+- Direkte Eskalation ans Mission Board mit Hinweis auf Verweigerung
+
+- Mission Board entscheidet über verbindliche Maßnahmen
+
+### **5.3 Konfliktlösungs-Mechanismen**
+
+#### **5.3.1 Framework-Widerstand**
+
+- **Erste Stufe**: Prozess-Berater\*in führt Stakeholder-Dialog zur
+  Bedarfsklärung.
+
+- **Zweite Stufe**: Prozesslandschafts-Koordinator\*in moderiert
+  Interessenausgleich.
+
+- **Dritte Stufe**: Leiter\*in PM eskaliert an zuständiges Gremium für
+  autoritative Entscheidung.
+
+#### **5.3.2 Ressourcen-Konkurrenz**
+
+- **Dokumentation** aller konkurrierenden Anfragen mit Business Case und
+  Dringlichkeit.
+
+- **Stakeholder-Konsultation** zur Interessenabwägung.
+
+- **Entscheidung** durch Leiterin PM nach definierten
+  Prioritätskriterien.
+
+- **Transparente Kommunikation** der Entscheidung und alternative
+  Lösungsoptionen.
+
+#### **5.3.3 Compliance-Konflikte**
+
+- **Sofortige Einbindung** relevanter Compliance-Funktionen (ISB,
+  Datenschutz, Qualitätsmanagement).
+
+- **Gemeinsame Lösungsentwicklung** zwischen PM und
+  Compliance-Bereichen.
+
+- **Eskalation** an Mission Board bei unauflösbaren Zielkonflikten.
+
+------------------------------------------------------------------------
+
+##  
+
+## **6. Jahresplanung und strategische Leistungs-Governance**
+
+### **6.1 Strategische Leistungsplanung**
+
+#### **6.1.1 Jahresplanungsprozess**
+
+- **Q4 des Vorjahres**: Bedarfserhebung bei allen Stakeholdern und
+  strategische Priorisierung.
+
+- **Dezember**: Entwurf des PM-Leistungsplans mit Ressourcenallokation
+  und Zeitplanung.
+
+- **Januar**: Mission Board-Freigabe des Plans nach eventuellen
+  Anpassungen.
+
+- **Februar**: Kommunikation und Abstimmung der geplanten Leistungen mit
+  Stakeholdern.
+
+#### **6.1.2 Leistungs-Portfolio-Struktur (beispielhaft)**
+
+- **40% Strategische Leistungen**: Vom Vision Board beauftragte
+  strategische Initiativen.
+
+- **30% Projekt Leistungen**: Geplante projektbezogene PM-Unterstützung
+  nach Mission Board-Priorisierung.
+
+- **20% Geplante Standard-Leistungen:** Regelmäßige Leistungen wie
+  Schulungen, Community-Events, Framework-Updates.
+
+- **10% Krisen-Leistungen**