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#05_prozessmanagement/docs/pm_leistungs-canvas.md

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+# **Prozess-Management: Leistungs-Canvas**
+
+------------------------------------------------------------------------
+
+## **1. Warum ein Leistungs-Canvas?**
+
+Organisationen verstehen sich oft durch ihre formalen Strukturen --
+Organigramme, Stellenbeschreibungen, Verantwortungsmatrizen. Diese
+Instrumente sind wichtig, greifen aber zu kurz, wenn es darum geht, den
+tatsächlichen Wertbeitrag einer Funktion sichtbar zu machen. Das
+Leistungs-Canvas wählt deshalb einen anderen Zugang: **Es betrachtet die
+Prozess-Management-Funktion konsequent aus der Perspektive ihrer
+Nutzer:innen**.
+
+Diese Perspektivverschiebung macht sichtbar, was in traditionellen
+Funktionsbeschreibungen oft untergeht: Wie entsteht konkret Nutzen?
+Welche Beziehungen ermöglichen wirksame Zusammenarbeit? Über welche Wege
+werden Leistungen tatsächlich zugänglich?
+
+Das Canvas-Format hat sich bei vielen Organisationen als Instrument zur
+Geschäftsmodellentwicklung etabliert. Seine Stärke liegt in der
+visuellen Verdichtung komplexer Zusammenhänge. Für den
+Verwaltungskontext wurde es hier adaptiert: Statt um Erlösströme und
+Kostenstrukturen geht es um Leistungsbeziehungen und
+Ressourcenallokation. Statt Kunden werden Nutzer:innen in den
+Mittelpunkt gestellt.
+
+Die Entwicklung dieses Canvas erfolgte in einem kollaborativen
+Workshop-Format. Vertreter:innen der Prozess-Management Funktion
+erarbeiteten gemeinsam, welche Leistungen die PM-Funktion erbringen soll
+und wie diese optimal zugänglich gemacht werden können.
+
+Drei Leitfragen strukturierten diesen Prozess:
+
+- Was erwarten die verschiedenen Nutzergruppen von einer PM-Funktion?
+
+- Wie kann die Funktion diese Erwartungen bestmöglich erfüllen?
+
+- Welche Voraussetzungen müssen dafür geschaffen werden?
+
+Die Antworten auf diese Fragen verdichten sich im Canvas zu einem
+kohärenten Gesamtbild.
+
+Das Canvas erfüllt damit mehrere Funktionen gleichzeitig: Es schafft
+Klarheit über das Leistungsportfolio, macht Zusammenhänge zwischen
+verschiedenen Elementen sichtbar und dient als Kommunikationsinstrument
+zwischen PM-Funktion und ihren Nutzer:innen. Nicht zuletzt ist es ein
+Steuerungsinstrument, das zeigt, wo Ressourcen investiert werden müssen,
+um maximalen Nutzen zu generieren.
+
+##  
+
+## **2. Die Logik des Canvas verstehen**
+
+Das Leistungs-Canvas strukturiert die PM-Funktion in sieben miteinander
+verbundene Bausteine. Diese Bausteine folgen einer inneren Logik: Sie
+beginnen bei den Nutzer:innen und ihren Bedarfen, definieren das
+Leistungsversprechen und zeigen auf, wie dieses Versprechen eingelöst
+wird.
+
+Die rechte Seite des Canvas fokussiert auf die Außenperspektive -- wer
+sind die Nutzer:innen, welche Beziehungen werden zu ihnen aufgebaut,
+über welche Kanäle erfolgt die Interaktion. Die linke Seite richtet den
+Blick nach innen -- welche Aktivitäten sind erforderlich, welche
+Ressourcen werden benötigt, mit wem muss kooperiert werden. Im Zentrum
+steht das Wertversprechen als verbindendes Element.
+
+![](media/image1.jpg){width="6.267716535433071in"
+height="3.5416666666666665in"}
+
+Diese Struktur ist kein Selbstzweck. Sie zwingt dazu, konsequent vom
+Nutzen her zu denken und erst dann die erforderlichen Mittel zu
+definieren. Klassische Organisationsentwicklung geht oft den umgekehrten
+Weg -- definiert erst Strukturen und Prozesse, dann deren Zweck. Das
+Canvas kehrt diese Logik um.
+
+##  
+
+## **3. Die sieben Bausteine im Detail**
+
+### **3.1 Cluster A: Für wen die PM-Funktion da ist**
+
+#### **3.1.1 Nutzendensegmente**
+
+Die verschiedenen internen Zielgruppen, für die die PM-Funktion
+Leistungen erbringt. Jedes Segment hat spezifische Bedarfe, Erwartungen
+und Arbeitsweisen. Die Differenzierung ermöglicht passgenaue Angebote --
+von strategischer Transparenz für Gremien bis zur methodischen
+Unterstützung für operative Teams. Entscheidend ist das Verständnis,
+dass unterschiedliche Nutzergruppen unterschiedliche Formen der
+Unterstützung benötigen:
+
+- **Management-Gremien (Vision Board, Mission Board)** benötigen
+  Transparenz über die Prozesslandschaft und Governance-Berichte. Sie
+  profitieren von einheitlichen Standards zur besseren Steuerung und
+  strategischen Ausrichtung der Organisation.
+
+- **Abteilungsleitungen** nutzen die Prozessperspektive für bessere
+  Ressourcenplanung, Steuerung ihrer Bereiche und fundierte
+  Entscheidungen bei bereichsübergreifenden Themen.
+
+- **Process Owner der Teilprozesse** -- Stakeholder Management, Demand
+  Portfolio Management, Projekt Portfolio Management und Service
+  Portfolio Management -- tragen die End-to-End-Verantwortung für ihre
+  jeweiligen Teilprozesse und benötigen methodische Unterstützung zur
+  Prozessoptimierung und -steuerung.
+
+- **Fachbereiche und ihre Teams mit Key-Usern** sind die Hauptadressaten
+  für methodische Unterstützung, Befähigung und Standards, um ihre
+  fachspezifischen Prozesse eigenständig zu dokumentieren und zu
+  verbessern.
+
+- **Projekt- und Programmorganisationen** greifen auf das
+  Prozessmanagement zurück für einheitliche Prozessvorgaben, methodische
+  Beratung und Sicherstellung der Framework-Compliance in ihren
+  Projekten.
+
+#### **3.1.2 Nutzendenbeziehung**
+
+Die Art und Qualität der Zusammenarbeit zwischen PM-Funktion und ihren
+Nutzer:innen. Sie definiert das \"Wie\" der Interaktion --
+partnerschaftlich, befähigend, beratend oder formal steuernd. Die
+bewusste Gestaltung dieser Beziehungen prägt maßgeblich, ob und wie gut
+die PM-Leistungen angenommen und wirksam werden:
+
+- **Partnerschaftliche Zusammenarbeit & Co-Kreation**: Aufbau von
+  Vertrauen und kollaborative Zusammenarbeit mit Fachbereichen, wobei
+  Key-User als zentrale Partner:innen eng in die Entwicklung und
+  Umsetzung von Prozesslösungen eingebunden werden.
+
+- **Persönliche Beratung & Dedizierte Unterstützung**: Bereitstellung
+  direkter Beratung und Coaching, insbesondere bei komplexen
+  Prozessherausforderungen oder strategischen Initiativen, mit
+  besonderem Fokus auf die Befähigung der Key-User als
+  Multiplikator:innen.
+
+- **Befähigungsorientierte Begleitung**: Konsequente Fokussierung auf
+  Befähigung statt Ausführung -- Ermächtigung der Nutzenden, ihre
+  Prozesse eigenständig zu managen, wobei Key-User als erste
+  Ansprechpartner:innen in ihren Bereichen etabliert werden.
+
+- **Community Building & Facilitation**: Aktive Förderung und Pflege des
+  Key-User-Netzwerks als zentrales Element für gemeinsames Lernen,
+  Erfahrungsaustausch und kontinuierliche Verbesserung über
+  Abteilungsgrenzen hinweg.
+
+- **Proaktive Impulsgebung**: Agieren als Impulsgeber durch die
+  Vorstellung neuer Methoden, Best Practices und die Anregung des
+  Prozessdenkens in der Organisation, wobei Key-User als
+  Multiplikator:innen diese Impulse in ihre Fachbereiche tragen.
+
+- **Governance-basierte Interaktion**: Formelles Reporting, strategische
+  Abstimmung und Eskalationsmanagement mit Vision/Mission Boards,
+  einschließlich regelmäßiger Berichte über die Entwicklung der
+  dezentralen Prozesskompetenzen.
+
+#### **3.1.3 Kanäle**
+
+Die Wege und Formate, über die PM-Leistungen zugänglich werden. Von
+persönlicher Beratung über digitale Plattformen bis zu
+Community-Formaten -- jeder Kanal erfüllt spezifische Funktionen und
+erreicht unterschiedliche Zielgruppen. Die Vielfalt der Kanäle sichert
+niedrigschwelligen Zugang und ermöglicht situationsgerechte
+Unterstützung.
+
+- **Direkte Interaktions- & Befähigungskanäle** umfassen Workshops und
+  Schulungen zur Vermittlung von Wissen, Methoden und
+  Werkzeugkompetenzen in verschiedenen Formaten. Beratungsgespräche und
+  individuelles oder Team-Coaching bieten maßgeschneiderte
+  Unterstützung. Die Moderation von Prozess-Workshops auf Anfrage
+  unterstützt kollaborative Prozessarbeit, insbesondere bei komplexen
+  oder bereichsübergreifenden Prozessen. Ein Ticketsystem dient als
+  formaler Kanal für Anfragen mit automatischem Routing an das PM-Team.
+
+- **Self-Service & digitale Lernkanäle** bieten niedrigschwelligen
+  Zugang: Eine zentrale Wissensplattform (Confluence) ermöglicht
+  selbstständigen Zugang zum PM-Framework, Methodenhandbuch, Templates,
+  Prozessregister und FAQs. Ein KI-gestützter PM-Assistent bietet
+  interaktiven Dialog für Prozessfragen und kontextspezifische
+  Antworten. Das Prozessvisualisierungs-Tool (Picture Prozess Plattform)
+  ermöglicht die eigenständige Arbeit mit der Prozesslandschaft.
+  E-Learning-Module bieten strukturierte Lernpfade für selbstgesteuertes
+  Lernen.
+
+- **Community- & Kommunikationskanäle** fördern den Austausch:
+  Key-User-Netzwerktreffen und Communities of Practice ermöglichen
+  regelmäßigen Erfahrungsaustausch und kollektives Lernen.
+  Informationsveranstaltungen und Newsletter kommunizieren
+  Framework-Updates und relevante PM-Informationen. Das DigiLog
+  Podcast-Format teilt Einsichten und Erfolgsgeschichten zur Förderung
+  des Prozessdenkens.
+
+### **3.2 Cluster B: Was die PM-Funktion bietet**
+
+#### **3.2.1 Wertversprechen**
+
+Der konkrete Nutzen, den die PM-Funktion für ihre verschiedenen
+Zielgruppen schafft. Es übersetzt organisationale Bedarfe in greifbare
+Leistungszusagen. Das Wertversprechen verbindet, was Nutzer:innen
+brauchen, mit dem, was die PM-Funktion leisten kann -- und macht damit
+den Mehrwert der Funktion explizit. Es ist das zentrale Element, das
+alle anderen Bausteine ausrichtet:
+
+- **Für Strategische Gremien** bietet die PM-Funktion strategische
+  Prozess-Governance und Transparenz durch eine konsistente, strategisch
+  ausgerichtete Prozesslandschaft. Messbare Verbesserung und
+  KPI-basierte Steuerung ermöglichen faktenbasierte Bewertung von
+  Prozessleistung und Nachweis von Optimierungserfolgen.
+  Entscheidungsunterstützung und Risikominimierung erfolgen durch
+  Konzepte zur Weiterentwicklung des Operating Models und proaktive
+  Meldung von Risiken. Die Schaffung skalierbarer Prozessstrukturen
+  ermöglicht Organisationswachstum und erschließt systematisch
+  Automatisierungspotenziale.
+
+- **Für Fachbereiche, Abteilungsleitungen, Key User und Projektteams**
+  stellt die PM-Funktion ein einheitliches Prozessmanagement-Framework
+  mit verbindlichen Standards, Methoden, Werkzeugen und Templates
+  bereit. Methodische Beratung und Unterstützung erfolgt von der
+  Erstaufnahme bis zur Automatisierung. Die systematische Befähigung zur
+  Selbsthilfe erfolgt durch Schulungen, Coaching,
+  Self-Service-Ressourcen und das Key-User-Netzwerk. Klarheit und
+  Orientierung entstehen durch eine gemeinsame Prozess-Sprache über alle
+  Hierarchieebenen.
+
+- **Für die Gesamtorganisation** schafft die PM-Funktion die Grundlage
+  für Effektivität und kontinuierliche Verbesserung durch methodische
+  Rahmenbedingungen für anpassungsfähige Arbeitsabläufe. Automatisierung
+  und Digitalisierung werden durch systematische Identifikation von
+  Automatisierungspotenzialen vorangetrieben. Siloüberwindung und
+  Integration erfolgen durch transparente End-to-End-Prozesse und
+  einheitliche Standards.
+
+###  
+
+### **3.3 Cluster C: Wie die PM-Funktion es ermöglicht**
+
+#### **3.3.1 Schlüsselaktivitäten**
+
+Die zentralen Tätigkeiten, durch die die PM-Funktion ihr Wertversprechen
+einlöst. Von Framework-Entwicklung über Beratung bis zur Befähigung --
+diese Aktivitäten transformieren Ressourcen in konkreten Nutzen. Sie
+zeigen, womit die PM-Funktion ihre Zeit verbringt und wo Kompetenzen
+aufgebaut werden müssen:
+
+- **Framework-Entwicklung & -Pflege** umfasst die kontinuierliche
+  Definition und Weiterentwicklung des verbindlichen PM-Frameworks
+  inklusive Methoden, Standards, Templates und Governance-Regeln. Dies
+  beinhaltet die laufende Analyse interner Bedarfe und externer Best
+  Practices sowie die Entwicklung standardisierter Templates.
+
+- **Management der Prozesslandschaft & Governance** bedeutet Aufbau,
+  Pflege und Überwachung der Gesamtarchitektur übergreifender Prozesse.
+  Die Sicherstellung der Framework-Compliance und das Aufdecken von
+  Governance-Lücken gehören ebenso dazu wie die Bereitstellung des
+  Prozessregisters.
+
+- **Tool-Bereitstellung & -Management** beinhaltet Auswahl,
+  Implementierung und kontinuierliche Wartung zentraler PM-Tools. Die
+  technische Verfügbarkeit, Updates und Support werden sichergestellt,
+  neue technologische Möglichkeiten wie KI-gestützte Prozessanalyse
+  integriert.
+
+- **Beratung & Methodische Unterstützung** erfolgt durch Durchführung
+  von Beratungen, Coachings und Moderation von Workshops zur
+  Prozessanalyse und -optimierung. Der Schwerpunkt liegt auf der
+  Befähigung der Fachbereiche zur eigenständigen Prozessarbeit.
+
+- **Befähigung & Kompetenzaufbau** umfasst Entwicklung und Umsetzung des
+  Befähigungskonzepts, Qualifizierung und Betreuung des
+  Key-User-Netzwerks sowie Durchführung von Schulungen.
+
+- **Kommunikation & Stakeholder-Engagement** bedeutet aktive
+  Kommunikation von Framework-Updates und Prozessänderungen, Reporting
+  an Gremien sowie proaktive Information bei identifizierten
+  Governance-Lücken.
+
+- **Prozessinnovation & -weiterentwicklung** beinhaltet die
+  Identifikation von Optimierungspotenzialen, systematische
+  Identifikation von Automatisierungsmöglichkeiten und Zusammenarbeit
+  mit dem KI-Hub für innovative Lösungsansätze.
+
+####  
+
+#### **3.3.2 Schlüsselressourcen**
+
+Das notwendige Fundament für wirksame PM-Arbeit. Dazu gehören
+menschliche Kompetenzen, intellektuelles Kapital wie Frameworks und
+Methoden, technische Infrastruktur sowie gewachsene Netzwerke. Diese
+Ressourcen ermöglichen erst die Durchführung der Schlüsselaktivitäten
+und müssen kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden.
+
+- **Menschliche Ressourcen** umfassen fachliche und methodische
+  Expertise in Prozessmanagement-Methoden, -Standards und -Governance.
+  Beratungs- und Moderationskompetenz sowie ausreichende personelle
+  Kapazität sind essentiell.
+
+- **Intellektuelle Ressourcen** bestehen aus dem dokumentierten
+  PM-Framework mit Standards und Methoden, der Prozesslandkarte mit
+  Prozessregister, strukturierten Schulungskonzepten und einer
+  umfassenden Template-Bibliothek.
+
+- **Physische/Technische Ressourcen** beinhalten zentrale PM-Werkzeuge
+  für Prozessmodellierung und -dokumentation, KI-gestützte
+  Assistenzsysteme zur Prozessanalyse sowie digitale
+  Kollaborationsplattformen.
+
+- **Beziehungsnetzwerk & Zugänge** umfassen etablierte
+  Governance-Zugänge zu relevanten Entscheidungsgremien, das
+  Key-User-Netzwerk als Community dezentraler Prozessansprechpartner
+  sowie ein organisationsweites Beziehungsnetzwerk von Mitarbeitenden
+  bis zur Führung.
+
+#### **3.3.3 Schlüsselpartner**
+
+Die internen Kooperationspartner, mit denen die PM-Funktion
+zusammenarbeitet, um ihr volles Potenzial zu entfalten. Von
+IT-Architektur über Datenschutz bis zu Process Ownern -- diese
+Partnerschaften erweitern die eigenen Möglichkeiten und sichern die
+Integration in die Gesamtorganisation. Erfolgreiche PM-Arbeit ist immer
+Teamarbeit über Funktionsgrenzen hinweg.
+
+- **IT-Architektur** definiert technische Rahmenbedingungen und
+  Standards, die Framework und Werkzeugauswahl beeinflussen.
+
+- Der **Informationssicherheitsbeauftragte** stellt IT-Sicherheit und
+  technische Compliance von Prozessen sicher.
+
+- Die **Datenschutzbeauftragte** gewährleistet datenschutzkonforme
+  Prozessgestaltung.
+
+- **Business Continuity Management** kategorisiert kritische Prozesse
+  und integriert Notfallpläne.
+
+- **Data Excellence Governance** stimmt datengetriebene Prozesse ab.
+
+- Der **KI-Hub** fungiert als strategischer Partner für KI-basierte
+  Prozessinnovationen.
+
+- Das **Vision Board** agiert als strategischer Auftraggeber für die
+  PM-Ausrichtung.
+
+- **Process Owner** der Teilprozesse -- Stakeholder-Manager, Demand
+  Portfolio Manager, Projekt Portfolio Manager und Service Portfolio
+  Manager -- verantworten ihre jeweiligen Teilprozesse.
+
+- Das **Qualitätsmanagement** (Status noch zu klären) könnte als Partner
+  zur Abstimmung von QM-Anforderungen und PM-Standards fungieren.
+
+- **Zentrale GPM (Geschäftsprozess Management):** Ämterübergreifender
+  Prozess-Framework-Verantwortlicher für einheitliche GPM-Standards und
+  -Methoden. Verfügt über die vollständige Prozesslandkarte aller Ämter
+  und koordiniert die strategische Weiterentwicklung des
+  Geschäftsprozessmanagements.
+
+## **4. Das Gesamtbild: Zusammenhänge erkennen**
+
+Das Leistungs-Canvas macht sichtbar, wie die verschiedenen Elemente der
+PM-Funktion ineinandergreifen. Die Nutzer:innen mit ihren spezifischen
+Bedarfen stehen am Ausgangspunkt. Das Wertversprechen übersetzt diese
+Bedarfe in konkrete Leistungszusagen. Die Kanäle definieren, wie diese
+Leistungen zugänglich werden. Die Beziehungsgestaltung prägt die Art der
+Zusammenarbeit.
+
+Auf der Umsetzungsseite zeigen die Schlüsselaktivitäten, wie das
+Wertversprechen eingelöst wird. Die Schlüsselressourcen bilden das
+notwendige Fundament. Die Schlüsselpartner erweitern die eigenen
+Möglichkeiten durch Kooperation.
+
+Diese systemische Betrachtung offenbart Wechselwirkungen: Das
+Key-User-Netzwerk beispielsweise ist gleichzeitig Kanal (für dezentrale
+Unterstützung), Beziehungselement (Community Building) und Ressource
+(Multiplikator:innen). Die Framework-Entwicklung ist Schlüsselaktivität,
+deren Ergebnis als intellektuelle Ressource wiederum neue Aktivitäten
+ermöglicht.
+
+## **5. Praktische Lesehilfen**
+
+Die verschiedenen Nutzergruppen finden sich im Canvas an
+unterschiedlichen Stellen wieder:
+
+- **Gremien** sollten besonders auf das strategische Wertversprechen,
+  die Governance-basierten Beziehungen und die formellen Berichtskanäle
+  achten. Für sie sind die übergreifenden Schlüsselaktivitäten wie
+  Framework-Entwicklung und Prozesslandschafts-Management besonders
+  relevant.
+
+- **Fachbereiche und Teams** finden ihren Nutzen primär im operativen
+  Wertversprechen, den befähigungsorientierten Beziehungen und den
+  vielfältigen Zugangskanälen von persönlicher Beratung bis
+  Self-Service. Die Aktivitäten Beratung, Befähigung und
+  Tool-Bereitstellung adressieren ihre Bedarfe direkt.
+
+- **Key-User** sind im Canvas mehrfach verortet: als Teil der
+  Nutzendensegmente, als Element der Community-Beziehungen, als
+  wichtiger Kanal und als Schlüsselressource. Diese Mehrfachrolle
+  unterstreicht ihre zentrale Bedeutung im Gesamtkonzept.
+
+## **6. Verbindung zu anderen Konzeptbausteinen**
+
+Das Leistungs-Canvas steht nicht isoliert, sondern ist Teil eines
+integrierten Konzepts zur PM-Funktion:
+
+- Die **Funktionsbeschreibung** definiert die formalen
+  Verantwortlichkeiten, die den hier dargestellten Leistungen zugrunde
+  liegen.
+
+- Das **Governance-Modell** konkretisiert die Entscheidungswege und
+  Beauftragungslogiken, die in den Kanälen und Beziehungen angedeutet
+  werden.
+
+- Das **Rollenmodell** spezifiziert, wer innerhalb der PM-Funktion für
+  welche Elemente des Canvas verantwortlich ist.
+
+- Die **RACI-Matrix** operationalisiert die Zusammenarbeit mit den
+  Schlüsselpartnern.
+
+Gemeinsam bilden diese Dokumente ein kohärentes Gesamtbild der
+Prozess-Management-Funktion im DIGIT -- aus verschiedenen, sich
+ergänzenden Perspektiven.