säuberung repo

This commit is contained in:
breitenbach76 2026-03-23 22:28:45 +01:00
parent 93b9576bc6
commit 9788e273ed
80 changed files with 47758 additions and 48172 deletions

View file

@ -1,403 +1,403 @@
meta:
typ: "review_framework"
framework_name: "Demand-Portfolio Review"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen: true
abgenommen_in_gesamtkonzept: false
kontext_tags:
- "review"
- "demand-portfolio"
- "governance"
- "kpi"
- "kontinuierliche-verbesserung"
- "quartalsweise"
# ========================================
# 1. ZWECK UND ZIELSETZUNG
# ========================================
zweck_und_zielsetzung:
kernaussage: >
Das quartalsweise Demand-Portfolio Review dient der systematischen Analyse
der Demand-Portfolio-Dynamik und der kontinuierlichen Verbesserung des
Demand-Management-Prozesses. Es identifiziert Muster, bewertet die
Systemgesundheit und leitet strategische Erkenntnisse für das Mission Board ab.
kernziele:
- id: "KZ-1"
name: "Mustererkennung"
beschreibung: "Identifikation wiederkehrender Themen und Herausforderungen"
- id: "KZ-2"
name: "Workflow-Optimierung"
beschreibung: "Ableitung von Verbesserungspotenzialen"
- id: "KZ-3"
name: "Strategische Rueckkopplung"
beschreibung: "Erkenntnisse fuer uebergeordnete Steuerungsentscheidungen"
- id: "KZ-4"
name: "Qualitaetssicherung"
beschreibung: "Ueberpruefung der Governance-Effektivitaet"
# ========================================
# 2. TEILNEHMER:INNEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
# ========================================
teilnehmer_verantwortlichkeiten:
rollen:
- rolle_id: "al_planung"
name: "AL Planung"
funktion: "Leitung"
verantwortung:
- "Einberufung"
- "Moderation"
- "Ergebniskonsolidierung"
- "MB-Berichterstattung"
- rolle_id: "dpm"
name: "DPM"
funktion: "Datenverantwortung"
verantwortung:
- "Datenaufbereitung"
- "Portfolio-Analyse"
- "Priorisierungs-Retrospektive"
- rolle_id: "ppm"
name: "PPM"
funktion: "Projekt-Perspektive"
verantwortung:
- "Projekt-Pipeline-Analyse"
- "Ressourcenauslastung"
- "Umsetzungs-Feedback"
- rolle_id: "spm"
name: "SPM"
funktion: "Service-Perspektive"
verantwortung:
- "Service-Impact-Analyse"
- "Betriebsbereitschaft"
- "Transition-Erfahrungen"
- rolle_id: "shm"
name: "SHM"
funktion: "Stakeholder-Perspektive"
verantwortung:
- "Stakeholder-Trends"
- "Bedarfsmuster"
- "Kommunikations-Feedback"
# ========================================
# 3. TURNUS UND ZEITPLANUNG
# ========================================
turnus_zeitplanung:
regelmaessigkeit:
frequenz: "quartalsweise"
zeitpunkt: "erste Monatshaelfte nach Quartalsende"
dauer: "3 Stunden (inkl. Pausen)"
vorlaufzeit_unterlagen: "1 Woche vor Termin"
zeitlicher_ablauf:
- zeitpunkt: "T-14 Tage"
verantwortlich: "AL Planung"
aktivitaeten:
- "Prozess initiieren"
- "Reminder verschicken"
- "Datensammlung beginnen"
- zeitpunkt: "T-10 Tage"
verantwortlich: "DPM"
aktivitaeten:
- "Aktualisierung Portfolio-Uebersichten"
- zeitpunkt: "T-7 Tage"
verantwortlich: "DSR + AL-P"
aktivitaeten:
- "Input zu Beobachtungen/Mustern an DPM"
- zeitpunkt: "T-3 Tage"
verantwortlich: "DPM"
aktivitaeten:
- "Verteilung Analysebericht (Draft) an DSR + AL-P"
- zeitpunkt: "T-1 Tag"
verantwortlich: "DSR + AL-P"
aktivitaeten:
- "Durchsicht der Unterlagen"
- zeitpunkt: "T-0 Tage"
verantwortlich: "DSR + AL-P"
aktivitaeten:
- "Review-Durchfuehrung"
- zeitpunkt: "T+7 Tage"
verantwortlich: "DPM"
aktivitaeten:
- "Verteilung des Review-Berichts an DSR + AL-P"
- zeitpunkt: "T+14 Tage"
verantwortlich: "AL Planung / DPM"
aktivitaeten:
- "MB-Berichterstattung (Praesentation + Review-Bericht)"
# ========================================
# 4. VORBEREITUNG
# ========================================
vorbereitung:
# ----------------------------------
# 4.1 DATENSAMMLUNG
# ----------------------------------
datensammlung:
verantwortlich: "DPM"
beschreibung: "Aufbereitung der Demand-Portfolio-Daten anhand des Demand-KPI-Frameworks"
referenz:
dokument: "Demand-KPI-Framework"
seite: 58
# ----------------------------------
# 4.2 VORANALYSE
# ----------------------------------
voranalyse:
verantwortlich: "DPM"
beschreibung: "Strukturierte Voranalyse"
bestandteile:
- id: "VA-1"
name: "KPI-Auswertung"
inhalte:
- "Aufbereitung aller KPIs gemaess Demand-KPI-Framework"
- "Vergleich mit Vorquartal (Trends)"
- "Identifikation von Ausreissern und Auffaelligkeiten"
- id: "VA-2"
name: "Musteranalyse"
inhalte:
- "Clustering der Demand-Themen"
- "Analyse wiederkehrender Ablehnungsgruende"
- "Identifikation systematischer Verzoegerungen"
- "Stakeholder-Verhaltensmuster"
- id: "VA-3"
name: "Deep-Dive Vorbereitung"
inhalte:
- "Liste lange liegender Demands mit Handlungsempfehlung"
- "Analyse der Wiedervorlagen"
- "Dokumentation kritischer Einzelfaelle"
- "Prozess-Bottleneck-Analyse"
- id: "VA-4"
name: "Optimierungs-Massnahmen-Review"
inhalte:
- "Status offener Optimierungsmassnahmen aus dem Massnahmenkatalog"
- "Wirksamkeit umgesetzter Massnahmen"
- "Neue Optimierungspotenziale"
# ----------------------------------
# 4.3 UNTERLAGENERSTELLUNG
# ----------------------------------
unterlagenerstellung:
versand: "T-3 Tage"
name: "Review-Package"
bestandteile:
- id: "UP-1"
name: "Management Summary"
umfang: "1 Seite"
inhalte:
- "Quartals-Highlights"
- "Kritische Entwicklungen"
- "Top-3 Handlungsbedarfe"
- id: "UP-2"
name: "KPI-Dashboard"
inhalte:
- "Alle Metriken mit Trend und Bewertung"
- "Grafische Aufbereitung der Entwicklung"
- "Kommentierung von Auffaelligkeiten"
- id: "UP-3"
name: "Demand-Portfolio-Uebersicht"
inhalte:
- "Aktueller Bestand nach Status"
- "Demand-Pipeline-Visualisierung"
- "Thematische Verteilung"
- id: "UP-4"
name: "Detailanalysen"
inhalte:
- "Durchlaufzeit-Analyse"
- "Entscheidungsanalyse"
- "Engpass-Dokumentation"
- id: "UP-5"
name: "Anhaenge"
inhalte:
- "Standard-Agenda mit Zeitplan"
- "Status Massnahmenkatalog"
# ========================================
# 5. DOKUMENTATION UND BERICHTERSTATTUNG
# ========================================
dokumentation_berichterstattung:
# ----------------------------------
# 5.1 REVIEW-ERGEBNISDOKUMENT
# ----------------------------------
review_ergebnisdokument:
name: "Review-Ergebnisbericht"
struktur:
- id: "EB-1"
name: "Executive Summary"
inhalte:
- "Top-3-Erkenntnisse"
- "Kritische Handlungsfelder"
- "Empfohlene Sofortmassnahmen"
- id: "EB-2"
name: "Portfolio-Performance"
inhalte:
- "KPIs mit Trend"
- "Demand-Zusammensetzung"
- "Durchlauf-Analyse"
- id: "EB-3"
name: "Musteranalyse"
inhalte:
- "Identifizierte Trends"
- "Wiederkehrende Herausforderungen"
- "Positive Entwicklungen"
- id: "EB-4"
name: "Handlungsempfehlungen"
inhalte:
- "Priorisierte Massnahmenliste"
- "Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen"
- "Erwarteter Impact"
- id: "EB-5"
name: "Anhang"
inhalte:
- "Detaildaten"
- "Einzelfallanalysen"
- "Prozessverbesserungsvorschlaege"
# ----------------------------------
# 5.2 MISSION BOARD PRAESENTATION
# ----------------------------------
mission_board_praesentation:
format: "Informationspunkt in naechster MB-Sitzung"
umfang: "10-15 Minuten Praesentation + Diskussion"
inhalt:
- "Portfolio-Entwicklung im Ueberblick"
- "Zentrale Erkenntnisse und Muster"
- "Kritische Handlungsbedarfe"
- "Empfehlungen fuer strategische Anpassungen"
# ========================================
# 6. KONTINUIERLICHE VERBESSERUNG
# ========================================
kontinuierliche_verbesserung:
optimierung_review_prozess:
aktivitaeten:
- "Jaehrliche Evaluation der Review-Methodik"
- "Anpassung der KPIs"
- "Integration neuer Analysedimensionen bei Bedarf"
lessons_learned_integration:
aktivitaeten:
- "Systematische Erfassung von Prozessverbesserungen"
- "Best Practice Dokumentation"
- "Wissenstransfer in die Organisation"
# ========================================
# 7. WERKZEUGE UND VORLAGEN
# ========================================
werkzeuge_vorlagen:
benoetigte_unterlagen:
- id: "WV-1"
name: "Demand-Portfolio-Export"
status: "erforderlich"
- id: "WV-2"
name: "DSR-Protokolle des Quartals"
status: "erforderlich"
- id: "WV-3"
name: "MB-Entscheidungsprotokolle"
status: "erforderlich"
- id: "WV-4"
name: "Stakeholder-Feedback-Sammlung"
status: "erforderlich"
# ========================================
# 8. PILOTPHASE-SPEZIFIKA
# ========================================
pilotphase_spezifika:
waehrend_pilotphase:
charakteristiken:
- aspekt: "Keine festen Benchmarks"
beschreibung: "Sammlung von Baseline-Daten"
- aspekt: "Experimenteller Charakter"
beschreibung: "Iterative Anpassung der Methodik"
- aspekt: "Fokus auf Lernen"
beschreibung: "Identifikation sinnvoller KPIs"
- aspekt: "Dokumentation"
beschreibung: "Besonders sorgfaeltige Erfassung fuer spaetere Evaluation"
nach_2_3_reviews:
aktivitaeten:
- "Definition realistischer Zielwerte"
- "Festlegung kritischer Schwellenwerte"
- "Standardisierung der Analysemethoden"
# ========================================
# REFERENZEN
# ========================================
referenzen:
interne_dokumente:
- titel: "Demand-KPI-Framework"
seite: 58
relevanz: "Grundlage fuer Datensammlung und KPI-Auswertung"
- titel: "Demand-Portfolio Governance"
pfad: "#01.1_demand-portfolio-management_documentation/dpm_demand-portfolio_governance.yaml"
relevanz: "Uebergeordnetes Governance-Framework"
- titel: "DSR-Geschaeftsordnung"
relevanz: "Operative Regelungen fuer DSR"
- titel: "Massnahmenkatalog"
relevanz: "Tracking von Optimierungsmassnahmen"
meta:
typ: "review_framework"
framework_name: "Demand-Portfolio Review"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen: true
abgenommen_in_gesamtkonzept: false
kontext_tags:
- "review"
- "demand-portfolio"
- "governance"
- "kpi"
- "kontinuierliche-verbesserung"
- "quartalsweise"
# ========================================
# 1. ZWECK UND ZIELSETZUNG
# ========================================
zweck_und_zielsetzung:
kernaussage: >
Das quartalsweise Demand-Portfolio Review dient der systematischen Analyse
der Demand-Portfolio-Dynamik und der kontinuierlichen Verbesserung des
Demand-Management-Prozesses. Es identifiziert Muster, bewertet die
Systemgesundheit und leitet strategische Erkenntnisse für das Mission Board ab.
kernziele:
- id: "KZ-1"
name: "Mustererkennung"
beschreibung: "Identifikation wiederkehrender Themen und Herausforderungen"
- id: "KZ-2"
name: "Workflow-Optimierung"
beschreibung: "Ableitung von Verbesserungspotenzialen"
- id: "KZ-3"
name: "Strategische Rueckkopplung"
beschreibung: "Erkenntnisse fuer uebergeordnete Steuerungsentscheidungen"
- id: "KZ-4"
name: "Qualitaetssicherung"
beschreibung: "Ueberpruefung der Governance-Effektivitaet"
# ========================================
# 2. TEILNEHMER:INNEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
# ========================================
teilnehmer_verantwortlichkeiten:
rollen:
- rolle_id: "al_planung"
name: "AL Planung"
funktion: "Leitung"
verantwortung:
- "Einberufung"
- "Moderation"
- "Ergebniskonsolidierung"
- "MB-Berichterstattung"
- rolle_id: "dpm"
name: "DPM"
funktion: "Datenverantwortung"
verantwortung:
- "Datenaufbereitung"
- "Portfolio-Analyse"
- "Priorisierungs-Retrospektive"
- rolle_id: "ppm"
name: "PPM"
funktion: "Projekt-Perspektive"
verantwortung:
- "Projekt-Pipeline-Analyse"
- "Ressourcenauslastung"
- "Umsetzungs-Feedback"
- rolle_id: "spm"
name: "SPM"
funktion: "Service-Perspektive"
verantwortung:
- "Service-Impact-Analyse"
- "Betriebsbereitschaft"
- "Transition-Erfahrungen"
- rolle_id: "shm"
name: "SHM"
funktion: "Stakeholder-Perspektive"
verantwortung:
- "Stakeholder-Trends"
- "Bedarfsmuster"
- "Kommunikations-Feedback"
# ========================================
# 3. TURNUS UND ZEITPLANUNG
# ========================================
turnus_zeitplanung:
regelmaessigkeit:
frequenz: "quartalsweise"
zeitpunkt: "erste Monatshaelfte nach Quartalsende"
dauer: "3 Stunden (inkl. Pausen)"
vorlaufzeit_unterlagen: "1 Woche vor Termin"
zeitlicher_ablauf:
- zeitpunkt: "T-14 Tage"
verantwortlich: "AL Planung"
aktivitaeten:
- "Prozess initiieren"
- "Reminder verschicken"
- "Datensammlung beginnen"
- zeitpunkt: "T-10 Tage"
verantwortlich: "DPM"
aktivitaeten:
- "Aktualisierung Portfolio-Uebersichten"
- zeitpunkt: "T-7 Tage"
verantwortlich: "DSR + AL-P"
aktivitaeten:
- "Input zu Beobachtungen/Mustern an DPM"
- zeitpunkt: "T-3 Tage"
verantwortlich: "DPM"
aktivitaeten:
- "Verteilung Analysebericht (Draft) an DSR + AL-P"
- zeitpunkt: "T-1 Tag"
verantwortlich: "DSR + AL-P"
aktivitaeten:
- "Durchsicht der Unterlagen"
- zeitpunkt: "T-0 Tage"
verantwortlich: "DSR + AL-P"
aktivitaeten:
- "Review-Durchfuehrung"
- zeitpunkt: "T+7 Tage"
verantwortlich: "DPM"
aktivitaeten:
- "Verteilung des Review-Berichts an DSR + AL-P"
- zeitpunkt: "T+14 Tage"
verantwortlich: "AL Planung / DPM"
aktivitaeten:
- "MB-Berichterstattung (Praesentation + Review-Bericht)"
# ========================================
# 4. VORBEREITUNG
# ========================================
vorbereitung:
# ----------------------------------
# 4.1 DATENSAMMLUNG
# ----------------------------------
datensammlung:
verantwortlich: "DPM"
beschreibung: "Aufbereitung der Demand-Portfolio-Daten anhand des Demand-KPI-Frameworks"
referenz:
dokument: "Demand-KPI-Framework"
seite: 58
# ----------------------------------
# 4.2 VORANALYSE
# ----------------------------------
voranalyse:
verantwortlich: "DPM"
beschreibung: "Strukturierte Voranalyse"
bestandteile:
- id: "VA-1"
name: "KPI-Auswertung"
inhalte:
- "Aufbereitung aller KPIs gemaess Demand-KPI-Framework"
- "Vergleich mit Vorquartal (Trends)"
- "Identifikation von Ausreissern und Auffaelligkeiten"
- id: "VA-2"
name: "Musteranalyse"
inhalte:
- "Clustering der Demand-Themen"
- "Analyse wiederkehrender Ablehnungsgruende"
- "Identifikation systematischer Verzoegerungen"
- "Stakeholder-Verhaltensmuster"
- id: "VA-3"
name: "Deep-Dive Vorbereitung"
inhalte:
- "Liste lange liegender Demands mit Handlungsempfehlung"
- "Analyse der Wiedervorlagen"
- "Dokumentation kritischer Einzelfaelle"
- "Prozess-Bottleneck-Analyse"
- id: "VA-4"
name: "Optimierungs-Massnahmen-Review"
inhalte:
- "Status offener Optimierungsmassnahmen aus dem Massnahmenkatalog"
- "Wirksamkeit umgesetzter Massnahmen"
- "Neue Optimierungspotenziale"
# ----------------------------------
# 4.3 UNTERLAGENERSTELLUNG
# ----------------------------------
unterlagenerstellung:
versand: "T-3 Tage"
name: "Review-Package"
bestandteile:
- id: "UP-1"
name: "Management Summary"
umfang: "1 Seite"
inhalte:
- "Quartals-Highlights"
- "Kritische Entwicklungen"
- "Top-3 Handlungsbedarfe"
- id: "UP-2"
name: "KPI-Dashboard"
inhalte:
- "Alle Metriken mit Trend und Bewertung"
- "Grafische Aufbereitung der Entwicklung"
- "Kommentierung von Auffaelligkeiten"
- id: "UP-3"
name: "Demand-Portfolio-Uebersicht"
inhalte:
- "Aktueller Bestand nach Status"
- "Demand-Pipeline-Visualisierung"
- "Thematische Verteilung"
- id: "UP-4"
name: "Detailanalysen"
inhalte:
- "Durchlaufzeit-Analyse"
- "Entscheidungsanalyse"
- "Engpass-Dokumentation"
- id: "UP-5"
name: "Anhaenge"
inhalte:
- "Standard-Agenda mit Zeitplan"
- "Status Massnahmenkatalog"
# ========================================
# 5. DOKUMENTATION UND BERICHTERSTATTUNG
# ========================================
dokumentation_berichterstattung:
# ----------------------------------
# 5.1 REVIEW-ERGEBNISDOKUMENT
# ----------------------------------
review_ergebnisdokument:
name: "Review-Ergebnisbericht"
struktur:
- id: "EB-1"
name: "Executive Summary"
inhalte:
- "Top-3-Erkenntnisse"
- "Kritische Handlungsfelder"
- "Empfohlene Sofortmassnahmen"
- id: "EB-2"
name: "Portfolio-Performance"
inhalte:
- "KPIs mit Trend"
- "Demand-Zusammensetzung"
- "Durchlauf-Analyse"
- id: "EB-3"
name: "Musteranalyse"
inhalte:
- "Identifizierte Trends"
- "Wiederkehrende Herausforderungen"
- "Positive Entwicklungen"
- id: "EB-4"
name: "Handlungsempfehlungen"
inhalte:
- "Priorisierte Massnahmenliste"
- "Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen"
- "Erwarteter Impact"
- id: "EB-5"
name: "Anhang"
inhalte:
- "Detaildaten"
- "Einzelfallanalysen"
- "Prozessverbesserungsvorschlaege"
# ----------------------------------
# 5.2 MISSION BOARD PRAESENTATION
# ----------------------------------
mission_board_praesentation:
format: "Informationspunkt in naechster MB-Sitzung"
umfang: "10-15 Minuten Praesentation + Diskussion"
inhalt:
- "Portfolio-Entwicklung im Ueberblick"
- "Zentrale Erkenntnisse und Muster"
- "Kritische Handlungsbedarfe"
- "Empfehlungen fuer strategische Anpassungen"
# ========================================
# 6. KONTINUIERLICHE VERBESSERUNG
# ========================================
kontinuierliche_verbesserung:
optimierung_review_prozess:
aktivitaeten:
- "Jaehrliche Evaluation der Review-Methodik"
- "Anpassung der KPIs"
- "Integration neuer Analysedimensionen bei Bedarf"
lessons_learned_integration:
aktivitaeten:
- "Systematische Erfassung von Prozessverbesserungen"
- "Best Practice Dokumentation"
- "Wissenstransfer in die Organisation"
# ========================================
# 7. WERKZEUGE UND VORLAGEN
# ========================================
werkzeuge_vorlagen:
benoetigte_unterlagen:
- id: "WV-1"
name: "Demand-Portfolio-Export"
status: "erforderlich"
- id: "WV-2"
name: "DSR-Protokolle des Quartals"
status: "erforderlich"
- id: "WV-3"
name: "MB-Entscheidungsprotokolle"
status: "erforderlich"
- id: "WV-4"
name: "Stakeholder-Feedback-Sammlung"
status: "erforderlich"
# ========================================
# 8. PILOTPHASE-SPEZIFIKA
# ========================================
pilotphase_spezifika:
waehrend_pilotphase:
charakteristiken:
- aspekt: "Keine festen Benchmarks"
beschreibung: "Sammlung von Baseline-Daten"
- aspekt: "Experimenteller Charakter"
beschreibung: "Iterative Anpassung der Methodik"
- aspekt: "Fokus auf Lernen"
beschreibung: "Identifikation sinnvoller KPIs"
- aspekt: "Dokumentation"
beschreibung: "Besonders sorgfaeltige Erfassung fuer spaetere Evaluation"
nach_2_3_reviews:
aktivitaeten:
- "Definition realistischer Zielwerte"
- "Festlegung kritischer Schwellenwerte"
- "Standardisierung der Analysemethoden"
# ========================================
# REFERENZEN
# ========================================
referenzen:
interne_dokumente:
- titel: "Demand-KPI-Framework"
seite: 58
relevanz: "Grundlage fuer Datensammlung und KPI-Auswertung"
- titel: "Demand-Portfolio Governance"
pfad: "#01.1_demand-portfolio-management_documentation/dpm_demand-portfolio_governance.yaml"
relevanz: "Uebergeordnetes Governance-Framework"
- titel: "DSR-Geschaeftsordnung"
relevanz: "Operative Regelungen fuer DSR"
- titel: "Massnahmenkatalog"
relevanz: "Tracking von Optimierungsmassnahmen"

View file

@ -1,490 +1,490 @@
meta:
typ: "governance_framework"
framework_name: "Demand-Portfolio Governance"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
abgestimmt_zwischen: ["human", "DPM-Teammitglied"]
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
kontext_tags:
- "governance"
- "demand-portfolio"
- "steuerung"
- "entscheidungsarchitektur"
- "portfolio-management"
# ========================================
# 1. ZWECK UND GELTUNGSBEREICH
# ========================================
zweck_und_geltungsbereich:
zweck:
kernaussage: "Orchestriert den Fluss von Bedarfen durch die DIGIT-Organisation"
fluss:
start: "Erste Erfassung eines Stakeholder-Wunsches"
ende: "Integration als laufender Service"
ergaenzung_zu: "DSR-Geschäftsordnung"
ergaenzungs_perspektive: "Übergreifende Steuerungsperspektive"
zentrale_klaerungen:
- thema: "Rolle des Demand-Portfolio-Managements"
klarstellung: "Zentrale Priorisierungsinstanz"
- thema: "Portfolio-Überwachung"
klarstellung: "Mechanismen zur Portfolio-Überwachung definiert"
verweis_portfolio_kontext:
dokument: "DIGITOM-Portfolio-Governance + Kernprozesse"
inhalt: "Details zu den drei Portfolios und Kernprozessen (Demand-Lifecycle (Change) & Service-Lifecycle (Run))"
# ========================================
# 2. GOVERNANCE-ARCHITEKTUR
# ========================================
governance_architektur:
# ----------------------------------
# 2.1 ENTSCHEIDUNGSEBENEN
# ----------------------------------
entscheidungsebenen:
beschreibung: "DIGITOM definiert vier Entscheidungsinstanzen mit unterschiedlichen Kompetenzen"
anzahl: 4
ebenen:
- ebene_id: "vision_board"
name: "Vision Board"
ebene: "strategisch"
verantwortlichkeiten:
- "Verantwortet das Operating Model"
- "Setzt strategische Leitplanken für die Digitalisierung"
entscheidungen:
- "Grundlegende Governance-Änderungen"
- "Investitionsschwerpunkte"
hierarchie_stufe: 4
- ebene_id: "mission_board"
name: "Mission Board"
ebene: "taktisch-strategisch"
entscheidungen:
- typ: "MB-Demands"
beispiele: ["transformative Anforderungen", "hochkomplexe Anforderungen"]
- typ: "Gesamtressourcenallokation"
beschreibung: "Steuert die Gesamtressourcenallokation"
- typ: "Konfliktlösung"
beschreibung: "Löst Konflikte zwischen Abteilungen"
informations_input:
- quelle: "quartals_portfolio_reviews"
frequenz: "quartalsweise"
von: "abteilungsleitung_planung"
hierarchie_stufe: 3
- ebene_id: "abteilungsleitung_planung"
name: "Abteilungsleitung Planung"
kurzform: "AL-P"
ebene: "taktisch"
verantwortlichkeiten:
- "Quartalsweise Portfolio-Reviews"
- "Disziplinarische Führung des DPM"
funktion: "Brücke zwischen operativer Portfolio-Steuerung und taktischer Entscheidungsebene"
aufgaben:
- "Portfolio-Muster und -Trends analysieren"
- "Erkenntnisse ableiten"
- "Berichten ans Mission Board"
eskalation:
bedingung: "bei strategischer Relevanz"
an: "vision_board"
hierarchie_stufe: 2
- ebene_id: "dsr"
name: "Demand & Stakeholder Runde"
kurzform: "DSR"
ebene: "operativ-taktisch"
entscheidungen:
- typ: "DSR-Demands"
optionen: ["Freigabe", "Ablehnung", "Zurückstellung"]
delegation:
kann_delegieren_an: "mission_board"
bedingung: "bei entsprechendem Klassifizierungsmuster"
hierarchie_stufe: 1
referenz:
dokument: "dsr-geschaeftsordnung.yaml"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
- ebene_id: "dpm"
name: "Demand-Portfolio-Management"
kurzform: "DPM"
ebene: "operativ"
typ: "fachrolle"
verantwortlichkeiten:
- "Klassifizierung aller Demands im Portfolio"
- "Analyse aller Demands im Portfolio"
- "Bewertung aller Demands im Portfolio"
- "Priorisierung aller Demands im Portfolio"
output: "Entscheidungsvorlage für jeweiliges Entscheidungsgremium"
governance_prinzip:
trennung: "Entscheidungsgremium ≠ DPM"
sicherstellung:
- aspekt: "Fachlich-objektive Arbeit"
durch: "dpm"
umfasst: ["Klassifizierung", "Analyse", "Bewertung", "Priorisierung"]
- aspekt: "Multiperspektivische Freigabe"
durch: ["dsr", "mission_board"]
umfasst: "Finale Entscheidung unter Berücksichtigung aller Perspektiven"
referenzen:
- dokument: "DSR-Geschäftsordnung"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
- dokument: "Rollenbeschreibung DPM"
pfad: "#01.1_funktion/rollenbeschreibung-dpm.yaml"
- abschnitt: "Schnittstellen und Verantwortlichkeiten"
siehe: "Abschnitt 5 in diesem Dokument"
# ----------------------------------
# 2.2 ENTSCHEIDUNGS-ROUTING
# ----------------------------------
entscheidungs_routing:
beschreibung: "Systematische Zuordnung von Demands zu Entscheidungsebenen"
basis: "Klassifizierungslogik auf vier Dimensionen"
dimensionen:
- id: "treiber"
name: "Treiber"
bedeutung: "Impulsquelle"
- id: "tragweite"
name: "Tragweite"
bedeutung: "Veränderungstiefe"
- id: "systemebene"
name: "Systemebene"
bedeutung: "Technisch-fachliche Verortung"
- id: "komplexitaet"
name: "Komplexität"
bedeutung: "Lösungsunsicherheit"
routing_optionen:
- ziel: "mission_board"
beschreibung: "Direkt an Mission Board"
trigger: ["hochkomplex", "transformativ"]
- ziel: "dsr_mit_delegationsoption"
beschreibung: "An DSR mit Option zur Delegation ans Mission Board"
trigger: "entsprechendes Klassifizierungsmuster"
- ziel: "dsr"
beschreibung: "An DSR ohne Delegationsoption"
trigger: "inkrementelle Themen"
prinzip: |
Entscheidungen werden auf der zuständigen Organisationsebene getroffen:
- Hochkomplexe und transformative Demands → Mission Board
- Inkrementelle Themen → Demand & Stakeholder-Runde
referenz:
dokument: "Demand-Klassifizierung"
abschnitt: "3.2 Routing-Logik: Die Klassifizierung bestimmt die Entscheidungsebene"
pfad: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
# ========================================
# 3. DEMAND-PORTFOLIO-STEUERUNG UND REVIEWS
# ========================================
portfolio_steuerung:
# ----------------------------------
# 3.1 STEUERUNGSEBENE DSR
# ----------------------------------
steuerungsebene_dsr:
ebene: "Demand & Stakeholder-Runde"
aufgaben:
- id: "DSR-E1"
name: "Entscheidung über DSR-Demands"
optionen: ["Freigabe", "Ablehnung", "Zurückstellung"]
- id: "DSR-E2"
name: "Delegations-Entscheidung"
beschreibung: "Entscheidung über Delegation von Demands ans Mission Board"
- id: "DSR-I1"
name: "Feedback-Aufnahme"
beschreibung: "Aufnahme von Feedback zu laufenden Umsetzungen"
- id: "DSR-P1"
name: "Problemklärung"
beschreibung: "Klärung akuter Problemstellungen"
referenzen:
- dokument: "DSR-Geschäftsordnung"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
- dokument: "DSR Standard-Agenda"
pfad: "#01.3_prozesse/dsr-standard-agenda.yaml"
# ----------------------------------
# 3.2 STEUERUNGSEBENE MISSION BOARD
# ----------------------------------
steuerungsebene_mission_board:
ebene: "Mission Board"
aufgaben:
- id: "MB-E1"
name: "Freigabe von MB-Demands"
beschreibung: "Entscheidung über hochkomplexe und transformative Demands"
- id: "MB-K1"
name: "Ressourcenkonflikte lösen"
beschreibung: "Auflösung von Ressourcenkonflikten zwischen Abteilungen"
- id: "MB-S1"
name: "Gesamtportfolio steuern"
beschreibung: "Steuerung des Gesamtportfolios aus Demands und Projekten"
referenz:
dokument: "Geschäftsordnung des Mission Boards"
hinweis: "Detaillierte Arbeitsweise"
# ----------------------------------
# 3.3 PORTFOLIO-REVIEWS (QUARTALSWEISE)
# ----------------------------------
quartals_portfolio_reviews:
frequenz: "quartalsweise"
verantwortlich: "abteilungsleitung_planung"
teilnehmende:
- "dpm"
- "ppm"
- "spm"
- "shm"
berichterstattung:
an: "mission_board"
form: "Informationspunkt in der nächsten Sitzung"
zweck:
hauptzweck: "Systematische Analyse der Portfolio-Dynamik"
aktivitaeten:
- "Muster identifizieren"
- "Systemgesundheit anhand KPIs bewerten"
- "Verbesserungspotenziale ableiten"
nutzung_durch_al_p:
zweck: "Abteilungsleitung Planung nutzt Erkenntnisse für"
nutzungen:
- "Trends und wiederkehrende Herausforderungen erkennen"
- "Effektivität der Governance bewerten"
- "Anpassungsbedarfe identifizieren"
- "Empfehlungen für Mission Board formulieren"
kern_inhalte:
- id: "REV-1"
name: "Portfolio-Überblick"
aspekte: ["Volumen", "Durchsatz", "Themencluster"]
- id: "REV-2"
name: "KPI-Analyse"
beschreibung: "Analyse der definierten KPIs"
- id: "REV-3"
name: "Musteranalyse"
aspekte: ["Engpässe", "Ablehnungsgründe", "Verzögerungen"]
- id: "REV-4"
name: "Handlungsempfehlungen"
beschreibung: "Ableitung von Handlungsempfehlungen"
charakter:
output_typ: "strategische Erkenntnisse"
nicht: "operative Entscheidungen"
eskalation:
bedingung: "bei Bedarf für kritische Themen"
pfad: "Mission Board → Vision Board"
referenz:
dokument: "Demand-Portfolio Review - Framework"
pfad: "#01.3_prozesse/demand-portfolio-review-framework.yaml"
inhalt: "Detaillierte Agenda, Analysevorlagen und Durchführungshinweise"
# ========================================
# 4. DEMAND-PORTFOLIO KPIs
# ========================================
demand_portfolio_kpis:
zweck: "Systematische Analyse der Demand-Portfolio-Dynamik und kontinuierliche Verbesserung"
verwendung:
kontext: "Quartalsweises Demand-Portfolio Review"
aktivitaeten:
- "Muster identifizieren"
- "Systemgesundheit bewerten"
- "Strategische Erkenntnisse für Mission Board ableiten"
entwicklungsansatz:
phase: "pilotphase"
vorgehen: "Erste KPIs werden als Benchmarks erhoben und sukzessive weiterentwickelt"
referenzen:
- dokument: "Demand-Portfolio Review - Framework"
pfad: "#01.3_prozesse/demand-portfolio-review-framework.yaml"
inhalt: "Definition und Erhebungsmethodik"
- dokument: "Pilot Dokumentation"
url: "https://teamwork.freiburg.intern/spaces/DT/pages/340299158/Pilotkonzept+DPM"
typ: "confluence"
# ========================================
# 5. SCHNITTSTELLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
# ========================================
schnittstellen_verantwortlichkeiten:
rollenmatrix:
beschreibung: "DIGITOM nutzt ein differenziertes RACI-Modell mit unterschiedlichen Verantwortungslogiken"
referenz:
dokument: "RACI-Matrix Demand-Portfolio-Management"
pfad: "#01.2_governance/raci-matrix-dpm.yaml"
informationsfluesse:
beschreibung: "Governance basiert auf definierten Informationsflüssen"
fluesse:
- richtung: "bottom_up"
name: "Bottom-up"
beschreibung: "Demands fließen von Stakeholdern über SHM und DPM in die Entscheidungsgremien"
pfad: "Stakeholder → SHM → DPM → DSR/MB"
- richtung: "top_down"
name: "Top-down"
beschreibung: "Strategische Vorgaben fließen vom Vision Board über Mission Board zur operativen Umsetzung"
pfad: "Vision Board → Mission Board → operative Umsetzung"
- richtung: "horizontal"
name: "Horizontal"
beschreibung: "Abstimmung zwischen DPM, PPM und SPM zur Portfolio-Synchronisation"
zwischen: ["dpm", "ppm", "spm"]
zweck: "Portfolio-Synchronisation"
# ========================================
# 6. PILOT-EVALUATION
# ========================================
pilot_evaluation:
zeitpunkt: "nach Pilotbetrieb"
status:
evaluationskriterien: "in Erarbeitung"
dokumentation: "separat"
referenz:
dokument: "Pilot Dokumentation"
url: "https://teamwork.freiburg.intern/spaces/DT/pages/340299158/Pilotkonzept+DPM"
typ: "confluence"
# ========================================
# SYSTEMISCHE EINORDNUNG
# ========================================
systemische_einordnung:
framework_charakter:
typ: "übergeordnetes Governance-Framework"
funktion: "Orchestrierung"
scope: "Ende-zu-Ende (Stakeholder-Wunsch bis laufender Service)"
beziehung_zu_anderen_dokumenten:
ergaenzt:
- dokument: "DSR-Geschäftsordnung"
art: "operative Regelungen"
ergaenzung: "um übergreifende Steuerungsperspektive"
definiert_kontext_fuer:
- dokument: "Demand-Klassifizierung"
aspekt: "Routing-Logik erhält Governance-Kontext"
- dokument: "RACI-Matrix"
aspekt: "Verantwortlichkeiten in Governance-Architektur eingebettet"
- dokument: "Rollenbeschreibung DPM"
aspekt: "Rolle in Governance-System verortet"
# ========================================
# REFERENZEN
# ========================================
referenzen:
governance_dokumente:
- titel: "DSR-Geschäftsordnung"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
relevanz: "Operative Regelungen für DSR"
- titel: "RACI-Matrix Demand-Portfolio-Management"
pfad: "#01.2_governance/raci-matrix-dpm.yaml"
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten"
methodische_dokumente:
- titel: "Demand-Klassifizierung"
pfad: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
relevanz: "Routing-Logik und Klassifizierungskriterien"
- titel: "Demand-Portfolio Review - Framework"
pfad: "#01.3_prozesse/demand-portfolio-review-framework.yaml"
relevanz: "KPIs und Review-Prozess"
prozess_dokumente:
- titel: "DSR Standard-Agenda"
pfad: "#01.3_prozesse/dsr-standard-agenda.yaml"
relevanz: "Operativer Ablauf DSR"
rollen_dokumente:
- titel: "Rollenbeschreibung DPM"
pfad: "#01.1_funktion/rollenbeschreibung-dpm.yaml"
relevanz: "Zentrale Rolle im Governance-System"
externe_referenzen:
- titel: "DIGITOM-Portfolio-Governance + Kernprozesse"
beschreibung: "Details zu drei Portfolios und Kernprozessen"
status: "separates Dokument"
- titel: "Geschäftsordnung Mission Board"
beschreibung: "Detaillierte Arbeitsweise des Mission Board"
status: "separates Dokument"
- titel: "Pilot Dokumentation"
url: "https://teamwork.freiburg.intern/spaces/DT/pages/340299158/Pilotkonzept+DPM"
meta:
typ: "governance_framework"
framework_name: "Demand-Portfolio Governance"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
abgestimmt_zwischen: ["human", "DPM-Teammitglied"]
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
kontext_tags:
- "governance"
- "demand-portfolio"
- "steuerung"
- "entscheidungsarchitektur"
- "portfolio-management"
# ========================================
# 1. ZWECK UND GELTUNGSBEREICH
# ========================================
zweck_und_geltungsbereich:
zweck:
kernaussage: "Orchestriert den Fluss von Bedarfen durch die DIGIT-Organisation"
fluss:
start: "Erste Erfassung eines Stakeholder-Wunsches"
ende: "Integration als laufender Service"
ergaenzung_zu: "DSR-Geschäftsordnung"
ergaenzungs_perspektive: "Übergreifende Steuerungsperspektive"
zentrale_klaerungen:
- thema: "Rolle des Demand-Portfolio-Managements"
klarstellung: "Zentrale Priorisierungsinstanz"
- thema: "Portfolio-Überwachung"
klarstellung: "Mechanismen zur Portfolio-Überwachung definiert"
verweis_portfolio_kontext:
dokument: "DIGITOM-Portfolio-Governance + Kernprozesse"
inhalt: "Details zu den drei Portfolios und Kernprozessen (Demand-Lifecycle (Change) & Service-Lifecycle (Run))"
# ========================================
# 2. GOVERNANCE-ARCHITEKTUR
# ========================================
governance_architektur:
# ----------------------------------
# 2.1 ENTSCHEIDUNGSEBENEN
# ----------------------------------
entscheidungsebenen:
beschreibung: "DIGITOM definiert vier Entscheidungsinstanzen mit unterschiedlichen Kompetenzen"
anzahl: 4
ebenen:
- ebene_id: "vision_board"
name: "Vision Board"
ebene: "strategisch"
verantwortlichkeiten:
- "Verantwortet das Operating Model"
- "Setzt strategische Leitplanken für die Digitalisierung"
entscheidungen:
- "Grundlegende Governance-Änderungen"
- "Investitionsschwerpunkte"
hierarchie_stufe: 4
- ebene_id: "mission_board"
name: "Mission Board"
ebene: "taktisch-strategisch"
entscheidungen:
- typ: "MB-Demands"
beispiele: ["transformative Anforderungen", "hochkomplexe Anforderungen"]
- typ: "Gesamtressourcenallokation"
beschreibung: "Steuert die Gesamtressourcenallokation"
- typ: "Konfliktlösung"
beschreibung: "Löst Konflikte zwischen Abteilungen"
informations_input:
- quelle: "quartals_portfolio_reviews"
frequenz: "quartalsweise"
von: "abteilungsleitung_planung"
hierarchie_stufe: 3
- ebene_id: "abteilungsleitung_planung"
name: "Abteilungsleitung Planung"
kurzform: "AL-P"
ebene: "taktisch"
verantwortlichkeiten:
- "Quartalsweise Portfolio-Reviews"
- "Disziplinarische Führung des DPM"
funktion: "Brücke zwischen operativer Portfolio-Steuerung und taktischer Entscheidungsebene"
aufgaben:
- "Portfolio-Muster und -Trends analysieren"
- "Erkenntnisse ableiten"
- "Berichten ans Mission Board"
eskalation:
bedingung: "bei strategischer Relevanz"
an: "vision_board"
hierarchie_stufe: 2
- ebene_id: "dsr"
name: "Demand & Stakeholder Runde"
kurzform: "DSR"
ebene: "operativ-taktisch"
entscheidungen:
- typ: "DSR-Demands"
optionen: ["Freigabe", "Ablehnung", "Zurückstellung"]
delegation:
kann_delegieren_an: "mission_board"
bedingung: "bei entsprechendem Klassifizierungsmuster"
hierarchie_stufe: 1
referenz:
dokument: "dsr-geschaeftsordnung.yaml"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
- ebene_id: "dpm"
name: "Demand-Portfolio-Management"
kurzform: "DPM"
ebene: "operativ"
typ: "fachrolle"
verantwortlichkeiten:
- "Klassifizierung aller Demands im Portfolio"
- "Analyse aller Demands im Portfolio"
- "Bewertung aller Demands im Portfolio"
- "Priorisierung aller Demands im Portfolio"
output: "Entscheidungsvorlage für jeweiliges Entscheidungsgremium"
governance_prinzip:
trennung: "Entscheidungsgremium ≠ DPM"
sicherstellung:
- aspekt: "Fachlich-objektive Arbeit"
durch: "dpm"
umfasst: ["Klassifizierung", "Analyse", "Bewertung", "Priorisierung"]
- aspekt: "Multiperspektivische Freigabe"
durch: ["dsr", "mission_board"]
umfasst: "Finale Entscheidung unter Berücksichtigung aller Perspektiven"
referenzen:
- dokument: "DSR-Geschäftsordnung"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
- dokument: "Rollenbeschreibung DPM"
pfad: "#01.1_funktion/rollenbeschreibung-dpm.yaml"
- abschnitt: "Schnittstellen und Verantwortlichkeiten"
siehe: "Abschnitt 5 in diesem Dokument"
# ----------------------------------
# 2.2 ENTSCHEIDUNGS-ROUTING
# ----------------------------------
entscheidungs_routing:
beschreibung: "Systematische Zuordnung von Demands zu Entscheidungsebenen"
basis: "Klassifizierungslogik auf vier Dimensionen"
dimensionen:
- id: "treiber"
name: "Treiber"
bedeutung: "Impulsquelle"
- id: "tragweite"
name: "Tragweite"
bedeutung: "Veränderungstiefe"
- id: "systemebene"
name: "Systemebene"
bedeutung: "Technisch-fachliche Verortung"
- id: "komplexitaet"
name: "Komplexität"
bedeutung: "Lösungsunsicherheit"
routing_optionen:
- ziel: "mission_board"
beschreibung: "Direkt an Mission Board"
trigger: ["hochkomplex", "transformativ"]
- ziel: "dsr_mit_delegationsoption"
beschreibung: "An DSR mit Option zur Delegation ans Mission Board"
trigger: "entsprechendes Klassifizierungsmuster"
- ziel: "dsr"
beschreibung: "An DSR ohne Delegationsoption"
trigger: "inkrementelle Themen"
prinzip: |
Entscheidungen werden auf der zuständigen Organisationsebene getroffen:
- Hochkomplexe und transformative Demands → Mission Board
- Inkrementelle Themen → Demand & Stakeholder-Runde
referenz:
dokument: "Demand-Klassifizierung"
abschnitt: "3.2 Routing-Logik: Die Klassifizierung bestimmt die Entscheidungsebene"
pfad: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
# ========================================
# 3. DEMAND-PORTFOLIO-STEUERUNG UND REVIEWS
# ========================================
portfolio_steuerung:
# ----------------------------------
# 3.1 STEUERUNGSEBENE DSR
# ----------------------------------
steuerungsebene_dsr:
ebene: "Demand & Stakeholder-Runde"
aufgaben:
- id: "DSR-E1"
name: "Entscheidung über DSR-Demands"
optionen: ["Freigabe", "Ablehnung", "Zurückstellung"]
- id: "DSR-E2"
name: "Delegations-Entscheidung"
beschreibung: "Entscheidung über Delegation von Demands ans Mission Board"
- id: "DSR-I1"
name: "Feedback-Aufnahme"
beschreibung: "Aufnahme von Feedback zu laufenden Umsetzungen"
- id: "DSR-P1"
name: "Problemklärung"
beschreibung: "Klärung akuter Problemstellungen"
referenzen:
- dokument: "DSR-Geschäftsordnung"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
- dokument: "DSR Standard-Agenda"
pfad: "#01.3_prozesse/dsr-standard-agenda.yaml"
# ----------------------------------
# 3.2 STEUERUNGSEBENE MISSION BOARD
# ----------------------------------
steuerungsebene_mission_board:
ebene: "Mission Board"
aufgaben:
- id: "MB-E1"
name: "Freigabe von MB-Demands"
beschreibung: "Entscheidung über hochkomplexe und transformative Demands"
- id: "MB-K1"
name: "Ressourcenkonflikte lösen"
beschreibung: "Auflösung von Ressourcenkonflikten zwischen Abteilungen"
- id: "MB-S1"
name: "Gesamtportfolio steuern"
beschreibung: "Steuerung des Gesamtportfolios aus Demands und Projekten"
referenz:
dokument: "Geschäftsordnung des Mission Boards"
hinweis: "Detaillierte Arbeitsweise"
# ----------------------------------
# 3.3 PORTFOLIO-REVIEWS (QUARTALSWEISE)
# ----------------------------------
quartals_portfolio_reviews:
frequenz: "quartalsweise"
verantwortlich: "abteilungsleitung_planung"
teilnehmende:
- "dpm"
- "ppm"
- "spm"
- "shm"
berichterstattung:
an: "mission_board"
form: "Informationspunkt in der nächsten Sitzung"
zweck:
hauptzweck: "Systematische Analyse der Portfolio-Dynamik"
aktivitaeten:
- "Muster identifizieren"
- "Systemgesundheit anhand KPIs bewerten"
- "Verbesserungspotenziale ableiten"
nutzung_durch_al_p:
zweck: "Abteilungsleitung Planung nutzt Erkenntnisse für"
nutzungen:
- "Trends und wiederkehrende Herausforderungen erkennen"
- "Effektivität der Governance bewerten"
- "Anpassungsbedarfe identifizieren"
- "Empfehlungen für Mission Board formulieren"
kern_inhalte:
- id: "REV-1"
name: "Portfolio-Überblick"
aspekte: ["Volumen", "Durchsatz", "Themencluster"]
- id: "REV-2"
name: "KPI-Analyse"
beschreibung: "Analyse der definierten KPIs"
- id: "REV-3"
name: "Musteranalyse"
aspekte: ["Engpässe", "Ablehnungsgründe", "Verzögerungen"]
- id: "REV-4"
name: "Handlungsempfehlungen"
beschreibung: "Ableitung von Handlungsempfehlungen"
charakter:
output_typ: "strategische Erkenntnisse"
nicht: "operative Entscheidungen"
eskalation:
bedingung: "bei Bedarf für kritische Themen"
pfad: "Mission Board → Vision Board"
referenz:
dokument: "Demand-Portfolio Review - Framework"
pfad: "#01.3_prozesse/demand-portfolio-review-framework.yaml"
inhalt: "Detaillierte Agenda, Analysevorlagen und Durchführungshinweise"
# ========================================
# 4. DEMAND-PORTFOLIO KPIs
# ========================================
demand_portfolio_kpis:
zweck: "Systematische Analyse der Demand-Portfolio-Dynamik und kontinuierliche Verbesserung"
verwendung:
kontext: "Quartalsweises Demand-Portfolio Review"
aktivitaeten:
- "Muster identifizieren"
- "Systemgesundheit bewerten"
- "Strategische Erkenntnisse für Mission Board ableiten"
entwicklungsansatz:
phase: "pilotphase"
vorgehen: "Erste KPIs werden als Benchmarks erhoben und sukzessive weiterentwickelt"
referenzen:
- dokument: "Demand-Portfolio Review - Framework"
pfad: "#01.3_prozesse/demand-portfolio-review-framework.yaml"
inhalt: "Definition und Erhebungsmethodik"
- dokument: "Pilot Dokumentation"
url: "https://teamwork.freiburg.intern/spaces/DT/pages/340299158/Pilotkonzept+DPM"
typ: "confluence"
# ========================================
# 5. SCHNITTSTELLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
# ========================================
schnittstellen_verantwortlichkeiten:
rollenmatrix:
beschreibung: "DIGITOM nutzt ein differenziertes RACI-Modell mit unterschiedlichen Verantwortungslogiken"
referenz:
dokument: "RACI-Matrix Demand-Portfolio-Management"
pfad: "#01.2_governance/raci-matrix-dpm.yaml"
informationsfluesse:
beschreibung: "Governance basiert auf definierten Informationsflüssen"
fluesse:
- richtung: "bottom_up"
name: "Bottom-up"
beschreibung: "Demands fließen von Stakeholdern über SHM und DPM in die Entscheidungsgremien"
pfad: "Stakeholder → SHM → DPM → DSR/MB"
- richtung: "top_down"
name: "Top-down"
beschreibung: "Strategische Vorgaben fließen vom Vision Board über Mission Board zur operativen Umsetzung"
pfad: "Vision Board → Mission Board → operative Umsetzung"
- richtung: "horizontal"
name: "Horizontal"
beschreibung: "Abstimmung zwischen DPM, PPM und SPM zur Portfolio-Synchronisation"
zwischen: ["dpm", "ppm", "spm"]
zweck: "Portfolio-Synchronisation"
# ========================================
# 6. PILOT-EVALUATION
# ========================================
pilot_evaluation:
zeitpunkt: "nach Pilotbetrieb"
status:
evaluationskriterien: "in Erarbeitung"
dokumentation: "separat"
referenz:
dokument: "Pilot Dokumentation"
url: "https://teamwork.freiburg.intern/spaces/DT/pages/340299158/Pilotkonzept+DPM"
typ: "confluence"
# ========================================
# SYSTEMISCHE EINORDNUNG
# ========================================
systemische_einordnung:
framework_charakter:
typ: "übergeordnetes Governance-Framework"
funktion: "Orchestrierung"
scope: "Ende-zu-Ende (Stakeholder-Wunsch bis laufender Service)"
beziehung_zu_anderen_dokumenten:
ergaenzt:
- dokument: "DSR-Geschäftsordnung"
art: "operative Regelungen"
ergaenzung: "um übergreifende Steuerungsperspektive"
definiert_kontext_fuer:
- dokument: "Demand-Klassifizierung"
aspekt: "Routing-Logik erhält Governance-Kontext"
- dokument: "RACI-Matrix"
aspekt: "Verantwortlichkeiten in Governance-Architektur eingebettet"
- dokument: "Rollenbeschreibung DPM"
aspekt: "Rolle in Governance-System verortet"
# ========================================
# REFERENZEN
# ========================================
referenzen:
governance_dokumente:
- titel: "DSR-Geschäftsordnung"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
relevanz: "Operative Regelungen für DSR"
- titel: "RACI-Matrix Demand-Portfolio-Management"
pfad: "#01.2_governance/raci-matrix-dpm.yaml"
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten"
methodische_dokumente:
- titel: "Demand-Klassifizierung"
pfad: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
relevanz: "Routing-Logik und Klassifizierungskriterien"
- titel: "Demand-Portfolio Review - Framework"
pfad: "#01.3_prozesse/demand-portfolio-review-framework.yaml"
relevanz: "KPIs und Review-Prozess"
prozess_dokumente:
- titel: "DSR Standard-Agenda"
pfad: "#01.3_prozesse/dsr-standard-agenda.yaml"
relevanz: "Operativer Ablauf DSR"
rollen_dokumente:
- titel: "Rollenbeschreibung DPM"
pfad: "#01.1_funktion/rollenbeschreibung-dpm.yaml"
relevanz: "Zentrale Rolle im Governance-System"
externe_referenzen:
- titel: "DIGITOM-Portfolio-Governance + Kernprozesse"
beschreibung: "Details zu drei Portfolios und Kernprozessen"
status: "separates Dokument"
- titel: "Geschäftsordnung Mission Board"
beschreibung: "Detaillierte Arbeitsweise des Mission Board"
status: "separates Dokument"
- titel: "Pilot Dokumentation"
url: "https://teamwork.freiburg.intern/spaces/DT/pages/340299158/Pilotkonzept+DPM"
typ: "confluence"

View file

@ -1,481 +1,481 @@
meta:
typ: "bewertungsmethodik"
methode: "demand_bewertung"
titel: "Bewertungskriterien für das Demand-Portfolio-Management"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
referenzen:
basiert_auf:
- "#01.4_methodik/klassifizierungsmatrix-komplexitaet.yaml"
- "#01.4_methodik/klassifizierungsmatrix-tragweite.yaml"
fuehrt_zu: "#01.4_methodik/demand-priorisierung.yaml"
kontext_tags:
- "bewertung"
- "qualitative-analyse"
- "cluster-bewertung"
# ========================================
# 1. ZWECK UND EINORDNUNG
# ========================================
zweck:
beschreibung: "Die Demand-Bewertung dient als Koordinationsinstrument für Priorisierungsentscheidungen"
zentrale_funktionen:
- id: "F01"
name: "Ressourcenallokation"
beschreibung: "Fundierte Entscheidungsgrundlage bei begrenzten Kapazitäten zur optimalen Verteilung von Personal, Budget und Zeit"
- id: "F02"
name: "Strategische Ausrichtung"
beschreibung: "Sicherstellung, dass priorisierte Demands den größtmöglichen Beitrag zu den Organisationszielen leisten"
- id: "F03"
name: "Transparenz"
beschreibung: "Nachvollziehbare Dokumentation von Bewertungen und Entscheidungen für alle beteiligten Stakeholder"
- id: "F04"
name: "Portfolio-Balance"
beschreibung: "Ausgewogene Mischung aus strategischen Initiativen, operativen Verbesserungen und regulatorischen Anforderungen"
grundprinzipien:
- prinzip: "Qualitative Bewertung"
beschreibung: "Keine mathematischen Scoring-Modelle, sondern begründete qualitative Einschätzungen"
- prinzip: "Kontextbezug"
beschreibung: "Bewertung erfolgt situationsspezifisch, nicht nach starrem Schema"
- prinzip: "Konsensorientierung"
beschreibung: "Unterschiedliche Einschätzungen werden dialogisch geklärt"
# ========================================
# 2. ÜBERSICHT DER BEWERTUNGSKRITERIEN
# ========================================
bewertungskriterien:
anzahl: 9
cluster_anzahl: 3
beschreibung: "Neun Kriterien gruppiert in drei thematische Cluster"
cluster_uebersicht:
- cluster_id: "cluster_1"
name: "Nutzen & Wirkung"
fokus: "Wertbeitrag des Demands"
kriterien_ids: ["strategische_passung", "nutzen", "integrationswirkung"]
- cluster_id: "cluster_2"
name: "Druck & Notwendigkeit"
fokus: "Handlungsdruck und Risiko"
kriterien_ids: ["organisationsrelevanz", "zeitliche_dringlichkeit", "risiko_nicht_umsetzung"]
- cluster_id: "cluster_3"
name: "Machbarkeit & Aufwand"
fokus: "Realisierbarkeit und Ressourcenbedarf"
kriterien_ids: ["technische_machbarkeit", "organisatorische_umsetzbarkeit", "ressourceneffizienz"]
# ========================================
# 3. BEWERTUNGSKRITERIEN IM DETAIL
# ========================================
kriterien_detail:
# ----------------------------------
# CLUSTER 1: NUTZEN & WIRKUNG
# ----------------------------------
cluster_1_nutzen_wirkung:
cluster_id: "cluster_1"
name: "Nutzen & Wirkung"
kriterien:
- kriterium_id: "strategische_passung"
name: "Strategische Passung"
kernfrage: "Wie gut unterstützt der Demand die Strategie?"
fokus: "Strategiebeitrag & Innovation"
beschreibung: |
Die strategische Passung bewertet den Beitrag des Demands zu den
übergeordneten Zielen der Organisation und ihrer digitalen Transformation.
bewertungsaspekte:
- "Übereinstimmung mit der Digitalisierungsstrategie der Verwaltung"
- "Beitrag zu definierten Schwerpunktthemen und Leitprojekten"
- "Unterstützung der Verwaltungsmodernisierung"
- "Förderung zukunftsfähiger Verwaltungsstrukturen"
- "Innovationspotenzial: Erschließung neuer Möglichkeiten oder Technologien"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Kein erkennbarer Bezug zu strategischen Zielen"
punkte_3: "Teilweise Übereinstimmung, unterstützt Einzelaspekte"
punkte_5: "Kernbestandteil der Strategie mit hohem Innovationsgrad"
- kriterium_id: "nutzen"
name: "Nutzen"
kernfrage: "Welchen konkreten Mehrwert schafft der Demand?"
fokus: "Public Value & Effizienz"
beschreibung: |
Der Nutzen misst den konkreten Mehrwert des Demands in verschiedenen
Dimensionen mit besonderem Fokus auf den Public Value.
bewertungsaspekte:
- titel: "Public Value"
aspekte:
- "Verbesserung der Lebensqualität für Bürger:innen"
- "Steigerung der Servicequalität und Zugänglichkeit"
- "Beitrag zur Daseinsvorsorge und Gemeinwohl"
- titel: "Effizienzsteigerung"
aspekte:
- "Prozessoptimierung und Automatisierung"
- "Reduktion von Bearbeitungszeiten"
- "Ressourceneinsparung und Fehlerminimierung"
- titel: "Qualitätsverbesserung"
aspekte:
- "Erhöhung der Datenqualität"
- "Verbesserung der Entscheidungsgrundlagen"
- "Steigerung der Servicequalität"
- titel: "Befähigung"
aspekte:
- "Schaffung neuer Handlungsmöglichkeiten"
- "Kompetenzaufbau in der Organisation"
- "Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Nutzen nur in Einzelaspekten erkennbar"
punkte_3: "Mehrere Nutzendimensionen werden adressiert"
punkte_5: "Umfassender Nutzen mit hohem Public Value"
- kriterium_id: "integrationswirkung"
name: "Integrationswirkung"
kernfrage: "Welche Synergien und Standards entstehen?"
fokus: "Architektur & Wiederverwendung"
beschreibung: |
Die Integrationswirkung bewertet den Beitrag zur Verbesserung der
Gesamtarchitektur und Schaffung von Synergien.
bewertungsaspekte:
- "Schaffung wiederverwendbarer Komponenten oder Standards"
- "Reduktion technischer Schulden und Komplexität"
- "Harmonisierung von Prozessen und Schnittstellen"
- "Beitrag zur Architekturkonvergenz"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Isolierte Einzellösung ohne Synergieeffekte"
punkte_3: "Lokale Verbesserungen mit begrenztem Wiederverwendungspotenzial"
punkte_5: "Grundlegende Plattform oder Standard mit breiter Nutzbarkeit"
# ----------------------------------
# CLUSTER 2: DRUCK & NOTWENDIGKEIT
# ----------------------------------
cluster_2_druck_notwendigkeit:
cluster_id: "cluster_2"
name: "Druck & Notwendigkeit"
kriterien:
- kriterium_id: "organisationsrelevanz"
name: "Organisationsrelevanz"
kernfrage: "Wie wichtig ist der Demand für die Verwaltung?"
fokus: "Interne Priorität & Unterstützung"
beschreibung: |
Die Organisationsrelevanz erfasst die Bedeutung des Demands innerhalb
der DIGIT-Strukturen und -Prozesse.
bewertungsaspekte:
- "Priorität in den Abteilungen und Führungsebenen"
- "Betroffenheit kritischer Prozesse"
- "Anzahl betroffener Organisationseinheiten"
- "Unterstützung durch Schlüsselpersonen"
- "Verbindlichkeit durch Gremienbeschlüsse"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Einzelinteresse ohne breite Unterstützung"
punkte_3: "Bereichsübergreifende Relevanz mit moderater Priorität"
punkte_5: "Organisationsweite Priorität mit starker Führungsunterstützung"
- kriterium_id: "zeitliche_dringlichkeit"
name: "Zeitliche Dringlichkeit"
kernfrage: "Bis wann muss umgesetzt werden?"
fokus: "Fristen & Handlungsdruck"
beschreibung: |
Die zeitliche Dringlichkeit erfasst externe und interne Zeitvorgaben.
bewertungsaspekte:
- titel: "Harte Fristen"
aspekte:
- "Gesetzliche Umsetzungsfristen"
- "Vertragsablauf oder Kündigungsfristen"
- "Technische End-of-Life-Termine"
- titel: "Weiche Fristen"
aspekte:
- "Politische Zusagen und Termine"
- "Budgetjahre und Fördermittelfristen"
- "Koordination mit anderen Vorhaben"
- titel: "Handlungsdruck"
aspekte:
- "Akkumulierter Problemdruck"
- "Erwartungshaltung der Stakeholder"
- "Verfügbare Zeitfenster für Umsetzung"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Flexible Zeithorizonte (> 18 Monate)"
punkte_3: "Mittelfristiger Handlungsbedarf (6-18 Monate)"
punkte_5: "Sofortiger Handlungsbedarf (< 6 Monate)"
- kriterium_id: "risiko_nicht_umsetzung"
name: "Risiko bei Nicht-Umsetzung"
kernfrage: "Was passiert ohne Realisierung?"
fokus: "Rechtliche, operative & Reputationsrisiken"
beschreibung: |
Diese Kategorie analysiert die negativen Konsequenzen einer
Nicht-Realisierung des Demands.
bewertungsaspekte:
- titel: "Rechtliche Risiken"
aspekte:
- "Drohende Sanktionen oder Bußgelder"
- "Verletzung gesetzlicher Vorgaben"
- "Haftungsrisiken für die Verwaltung"
- titel: "Operative Risiken"
aspekte:
- "Gefährdung der Handlungsfähigkeit"
- "Systemausfälle oder Sicherheitslücken"
- "Prozessunterbrechungen"
- titel: "Reputationsrisiken"
aspekte:
- "Vertrauensverlust bei Bürger:innen"
- "Negative Außenwirkung"
- "Politische Konsequenzen"
- titel: "Opportunitätskosten"
aspekte:
- "Entgangene Fördermittel"
- "Verpasste Einsparpotenziale"
- "Wettbewerbsnachteile"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Marginale Auswirkungen absehbar"
punkte_3: "Mittelfristig spürbare negative Effekte"
punkte_5: "Kritische Risiken mit unmittelbaren Konsequenzen"
# ----------------------------------
# CLUSTER 3: MACHBARKEIT & AUFWAND
# ----------------------------------
cluster_3_machbarkeit_aufwand:
cluster_id: "cluster_3"
name: "Machbarkeit & Aufwand"
kriterien:
- kriterium_id: "technische_machbarkeit"
name: "Technische Machbarkeit"
kernfrage: "Ist die Lösung technisch realisierbar?"
fokus: "Technologie & Architektur"
beschreibung: |
Die technische Machbarkeit prüft die Realisierbarkeit mit verfügbaren
Mitteln und Technologien.
bewertungsaspekte:
- "Verfügbarkeit erprobter Technologien und Lösungsansätze"
- "Kompatibilität mit der Bestandslandschaft"
- "Erfüllbarkeit von Sicherheits- und Datenschutzanforderungen"
- "Skalierbarkeit und Performance-Anforderungen"
- "Verfügbarkeit technischer Expertise"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Erhebliche technische Herausforderungen, Neuland"
punkte_3: "Lösbar mit vertretbarem Aufwand und bekannten Ansätzen"
punkte_5: "Standardlösung mit minimalem technischen Risiko"
- kriterium_id: "organisatorische_umsetzbarkeit"
name: "Organisatorische Umsetzbarkeit"
kernfrage: "Sind die organisatorischen Voraussetzungen gegeben?"
fokus: "Change & Ressourcen"
beschreibung: |
Die organisatorische Umsetzbarkeit bewertet die Rahmenbedingungen für
eine erfolgreiche Realisierung.
bewertungsaspekte:
- "Verfügbarkeit notwendiger Kompetenzen und Ressourcen"
- "Veränderungsbereitschaft in betroffenen Bereichen"
- "Klarheit der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten"
- "Tragfähigkeit des geplanten Betriebsmodells"
- "Unterstützung durch relevante Stakeholder"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Grundlegende organisatorische Hindernisse"
punkte_3: "Umsetzbar mit moderaten Anpassungen"
punkte_5: "Optimale organisatorische Voraussetzungen"
- kriterium_id: "ressourceneffizienz"
name: "Ressourceneffizienz"
kernfrage: "Steht der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen?"
fokus: "Kosten-Nutzen-Relation"
beschreibung: |
Die Ressourceneffizienz bewertet das Verhältnis von Aufwand zu
erwartetem Nutzen.
bewertungsaspekte:
- "Investitionsvolumen in Relation zum erwarteten Nutzen"
- "Folgekosten und Betriebsaufwände"
- "Personalbindung und Opportunitätskosten"
- "Wiederverwendbarkeit von Ergebnissen"
- "Skaleneffekte und Synergien"
orientierung_bewertungsskala:
hinweis: "Inverse Skala"
punkte_1: "Sehr ungünstiges Aufwand-Nutzen-Verhältnis"
punkte_3: "Angemessener Ressourceneinsatz"
punkte_5: "Exzellentes Aufwand-Nutzen-Verhältnis"
# ========================================
# 4. OPERATIVE ANWENDUNG
# ========================================
operative_anwendung:
# ----------------------------------
# 4.1 PROJEKT-PORTFOLIO-ABGLEICH
# ----------------------------------
projekt_portfolio_abgleich:
beschreibung: |
Vor der Bewertung erfolgt ein systematischer Abgleich mit dem bestehenden
Projekt-Portfolio. Der DPM initiiert diesen Abgleich in Zusammenarbeit mit dem PPM.
szenarien:
- szenario: "integration_laufendes_projekt"
name: "Szenario 1: Integration in laufendes Projekt"
massnahmen:
- "Demand wird direkt an das Projektteam übergeben"
- "Integration in bestehende Projektstrukturen"
- "Keine separate Bewertung erforderlich"
- szenario: "abhaengigkeit_laufendes_projekt"
name: "Szenario 2: Abhängigkeit von laufendem Projekt"
massnahmen:
- "Demand wird zurückgestellt bis Projektabschluss"
- "Aufnahme ins Backlog mit Wiedervorlage"
- "Bewertung erfolgt nach Projektabschluss"
- szenario: "beeinflussung_laufendes_projekt"
name: "Szenario 3: Beeinflussung durch laufendes Projekt"
massnahmen:
- "Neubewertung des Bedarfs im Projektkontext"
- "Abstimmung mit Stakeholder über angepassten Bedarf"
- "Bewertung auf Basis der veränderten Ausgangslage"
# ----------------------------------
# 4.2 CLUSTER-BASIERTE BEWERTUNG
# ----------------------------------
cluster_bewertung:
beschreibung: |
Die operative Bewertung erfolgt als strukturierter Prozess, der die neun
Kriterien über ihre drei Cluster handhabbar macht.
bewertungsprozess:
schritte:
- schritt: 1
name: "Projekt-Portfolio-Abgleich als Vorstufe"
referenz: "siehe 4.1"
- schritt: 2
name: "Clusterweise Bewertung"
beschreibung: "Die Bewertung erfolgt clusterweise, um thematisch zusammenhängende Aspekte im Kontext zu betrachten"
- schritt: 3
name: "Vergabe von Orientierungswerten"
skala: "1-5 Punkte"
- schritt: 4
name: "Mustererkennung"
fokus: "Innerhalb und zwischen Clustern"
- schritt: 5
name: "Qualitative Interpretation"
output: "Cluster-Fazit mit Handlungsimplikationen"
ergebnisdokumentation:
beschreibung: "Für jedes Cluster entsteht ein Fazit, das die Einzelwerte interpretiert und Handlungsimplikationen ableitet"
# ----------------------------------
# 4.3 DOKUMENTATIONSFORMAT
# ----------------------------------
dokumentationsformat:
template: |
DEMAND: [Titel]
CLUSTER 1: NUTZEN & WIRKUNG
Strategische Passung: [○○○○○] [(x/5)]
Nutzen: [○○○○○] [(x/5)]
Integrationswirkung: [○○○○○] [(x/5)]
Cluster 1 Fazit: [Qualitative Einschätzung der Stärken und Schwächen]
CLUSTER 2: DRUCK & NOTWENDIGKEIT
Organisationsrelevanz: [○○○○○] [(x/5)]
Risiko bei Nicht-Umsetzung:[○○○○○] [(x/5)]
Zeitliche Dringlichkeit: [○○○○○] [(x/5)]
Cluster 2 Fazit: [Interpretation des Handlungsdrucks]
CLUSTER 3: MACHBARKEIT & AUFWAND
Technische Machbarkeit: [○○○○○] [(x/5)]
Organisatorische Umsetzbarkeit: [○○○○○] [(x/5)]
Ressourceneffizienz: [○○○○○] [(x/5)]
Cluster 3 Fazit: [Einschätzung der Realisierbarkeit]
GESAMTBEURTEILUNG: [Zusammenfassende Bewertung mit konkreter Handlungsempfehlung]
# ========================================
# 5. MULTI-STAKEHOLDER-PERSPEKTIVE
# ========================================
multi_stakeholder_perspektive:
beschreibung: "Integration unterschiedlicher Stakeholder-Perspektiven in die Demand-Bewertung (DIGIT-intern)"
funktionen:
- "Früherkennung von Konflikten: Divergierende Bewertungen identifizieren potenzielle Widerstände vor der Umsetzung"
- "Vollständigeres Bild: Verschiedene Blickwinkel decken blinde Flecken in der Bewertung auf"
- "Erhöhte Akzeptanz: Einbeziehung verschiedener Perspektiven schafft Commitment für spätere Entscheidungen"
- "Risikominimierung: Fundamentale Interessenskonflikte werden sichtbar bevor Ressourcen gebunden werden"
dokumentation:
beschreibung: "Divergierende Einschätzungen werden mit Begründung erfasst"
template: |
MULTI-STAKEHOLDER PERSPEKTIVE
KRITERIUM: [Bewertungskriterium, das divergent ist]
[Stakeholder A] [○○○○○] [(x/5)] [Begründung Stakeholder A]
[Stakeholder B] [○○○○○] [(x/5)] [Begründung Stakeholder B]
meta:
typ: "bewertungsmethodik"
methode: "demand_bewertung"
titel: "Bewertungskriterien für das Demand-Portfolio-Management"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
referenzen:
basiert_auf:
- "#01.4_methodik/klassifizierungsmatrix-komplexitaet.yaml"
- "#01.4_methodik/klassifizierungsmatrix-tragweite.yaml"
fuehrt_zu: "#01.4_methodik/demand-priorisierung.yaml"
kontext_tags:
- "bewertung"
- "qualitative-analyse"
- "cluster-bewertung"
# ========================================
# 1. ZWECK UND EINORDNUNG
# ========================================
zweck:
beschreibung: "Die Demand-Bewertung dient als Koordinationsinstrument für Priorisierungsentscheidungen"
zentrale_funktionen:
- id: "F01"
name: "Ressourcenallokation"
beschreibung: "Fundierte Entscheidungsgrundlage bei begrenzten Kapazitäten zur optimalen Verteilung von Personal, Budget und Zeit"
- id: "F02"
name: "Strategische Ausrichtung"
beschreibung: "Sicherstellung, dass priorisierte Demands den größtmöglichen Beitrag zu den Organisationszielen leisten"
- id: "F03"
name: "Transparenz"
beschreibung: "Nachvollziehbare Dokumentation von Bewertungen und Entscheidungen für alle beteiligten Stakeholder"
- id: "F04"
name: "Portfolio-Balance"
beschreibung: "Ausgewogene Mischung aus strategischen Initiativen, operativen Verbesserungen und regulatorischen Anforderungen"
grundprinzipien:
- prinzip: "Qualitative Bewertung"
beschreibung: "Keine mathematischen Scoring-Modelle, sondern begründete qualitative Einschätzungen"
- prinzip: "Kontextbezug"
beschreibung: "Bewertung erfolgt situationsspezifisch, nicht nach starrem Schema"
- prinzip: "Konsensorientierung"
beschreibung: "Unterschiedliche Einschätzungen werden dialogisch geklärt"
# ========================================
# 2. ÜBERSICHT DER BEWERTUNGSKRITERIEN
# ========================================
bewertungskriterien:
anzahl: 9
cluster_anzahl: 3
beschreibung: "Neun Kriterien gruppiert in drei thematische Cluster"
cluster_uebersicht:
- cluster_id: "cluster_1"
name: "Nutzen & Wirkung"
fokus: "Wertbeitrag des Demands"
kriterien_ids: ["strategische_passung", "nutzen", "integrationswirkung"]
- cluster_id: "cluster_2"
name: "Druck & Notwendigkeit"
fokus: "Handlungsdruck und Risiko"
kriterien_ids: ["organisationsrelevanz", "zeitliche_dringlichkeit", "risiko_nicht_umsetzung"]
- cluster_id: "cluster_3"
name: "Machbarkeit & Aufwand"
fokus: "Realisierbarkeit und Ressourcenbedarf"
kriterien_ids: ["technische_machbarkeit", "organisatorische_umsetzbarkeit", "ressourceneffizienz"]
# ========================================
# 3. BEWERTUNGSKRITERIEN IM DETAIL
# ========================================
kriterien_detail:
# ----------------------------------
# CLUSTER 1: NUTZEN & WIRKUNG
# ----------------------------------
cluster_1_nutzen_wirkung:
cluster_id: "cluster_1"
name: "Nutzen & Wirkung"
kriterien:
- kriterium_id: "strategische_passung"
name: "Strategische Passung"
kernfrage: "Wie gut unterstützt der Demand die Strategie?"
fokus: "Strategiebeitrag & Innovation"
beschreibung: |
Die strategische Passung bewertet den Beitrag des Demands zu den
übergeordneten Zielen der Organisation und ihrer digitalen Transformation.
bewertungsaspekte:
- "Übereinstimmung mit der Digitalisierungsstrategie der Verwaltung"
- "Beitrag zu definierten Schwerpunktthemen und Leitprojekten"
- "Unterstützung der Verwaltungsmodernisierung"
- "Förderung zukunftsfähiger Verwaltungsstrukturen"
- "Innovationspotenzial: Erschließung neuer Möglichkeiten oder Technologien"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Kein erkennbarer Bezug zu strategischen Zielen"
punkte_3: "Teilweise Übereinstimmung, unterstützt Einzelaspekte"
punkte_5: "Kernbestandteil der Strategie mit hohem Innovationsgrad"
- kriterium_id: "nutzen"
name: "Nutzen"
kernfrage: "Welchen konkreten Mehrwert schafft der Demand?"
fokus: "Public Value & Effizienz"
beschreibung: |
Der Nutzen misst den konkreten Mehrwert des Demands in verschiedenen
Dimensionen mit besonderem Fokus auf den Public Value.
bewertungsaspekte:
- titel: "Public Value"
aspekte:
- "Verbesserung der Lebensqualität für Bürger:innen"
- "Steigerung der Servicequalität und Zugänglichkeit"
- "Beitrag zur Daseinsvorsorge und Gemeinwohl"
- titel: "Effizienzsteigerung"
aspekte:
- "Prozessoptimierung und Automatisierung"
- "Reduktion von Bearbeitungszeiten"
- "Ressourceneinsparung und Fehlerminimierung"
- titel: "Qualitätsverbesserung"
aspekte:
- "Erhöhung der Datenqualität"
- "Verbesserung der Entscheidungsgrundlagen"
- "Steigerung der Servicequalität"
- titel: "Befähigung"
aspekte:
- "Schaffung neuer Handlungsmöglichkeiten"
- "Kompetenzaufbau in der Organisation"
- "Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Nutzen nur in Einzelaspekten erkennbar"
punkte_3: "Mehrere Nutzendimensionen werden adressiert"
punkte_5: "Umfassender Nutzen mit hohem Public Value"
- kriterium_id: "integrationswirkung"
name: "Integrationswirkung"
kernfrage: "Welche Synergien und Standards entstehen?"
fokus: "Architektur & Wiederverwendung"
beschreibung: |
Die Integrationswirkung bewertet den Beitrag zur Verbesserung der
Gesamtarchitektur und Schaffung von Synergien.
bewertungsaspekte:
- "Schaffung wiederverwendbarer Komponenten oder Standards"
- "Reduktion technischer Schulden und Komplexität"
- "Harmonisierung von Prozessen und Schnittstellen"
- "Beitrag zur Architekturkonvergenz"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Isolierte Einzellösung ohne Synergieeffekte"
punkte_3: "Lokale Verbesserungen mit begrenztem Wiederverwendungspotenzial"
punkte_5: "Grundlegende Plattform oder Standard mit breiter Nutzbarkeit"
# ----------------------------------
# CLUSTER 2: DRUCK & NOTWENDIGKEIT
# ----------------------------------
cluster_2_druck_notwendigkeit:
cluster_id: "cluster_2"
name: "Druck & Notwendigkeit"
kriterien:
- kriterium_id: "organisationsrelevanz"
name: "Organisationsrelevanz"
kernfrage: "Wie wichtig ist der Demand für die Verwaltung?"
fokus: "Interne Priorität & Unterstützung"
beschreibung: |
Die Organisationsrelevanz erfasst die Bedeutung des Demands innerhalb
der DIGIT-Strukturen und -Prozesse.
bewertungsaspekte:
- "Priorität in den Abteilungen und Führungsebenen"
- "Betroffenheit kritischer Prozesse"
- "Anzahl betroffener Organisationseinheiten"
- "Unterstützung durch Schlüsselpersonen"
- "Verbindlichkeit durch Gremienbeschlüsse"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Einzelinteresse ohne breite Unterstützung"
punkte_3: "Bereichsübergreifende Relevanz mit moderater Priorität"
punkte_5: "Organisationsweite Priorität mit starker Führungsunterstützung"
- kriterium_id: "zeitliche_dringlichkeit"
name: "Zeitliche Dringlichkeit"
kernfrage: "Bis wann muss umgesetzt werden?"
fokus: "Fristen & Handlungsdruck"
beschreibung: |
Die zeitliche Dringlichkeit erfasst externe und interne Zeitvorgaben.
bewertungsaspekte:
- titel: "Harte Fristen"
aspekte:
- "Gesetzliche Umsetzungsfristen"
- "Vertragsablauf oder Kündigungsfristen"
- "Technische End-of-Life-Termine"
- titel: "Weiche Fristen"
aspekte:
- "Politische Zusagen und Termine"
- "Budgetjahre und Fördermittelfristen"
- "Koordination mit anderen Vorhaben"
- titel: "Handlungsdruck"
aspekte:
- "Akkumulierter Problemdruck"
- "Erwartungshaltung der Stakeholder"
- "Verfügbare Zeitfenster für Umsetzung"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Flexible Zeithorizonte (> 18 Monate)"
punkte_3: "Mittelfristiger Handlungsbedarf (6-18 Monate)"
punkte_5: "Sofortiger Handlungsbedarf (< 6 Monate)"
- kriterium_id: "risiko_nicht_umsetzung"
name: "Risiko bei Nicht-Umsetzung"
kernfrage: "Was passiert ohne Realisierung?"
fokus: "Rechtliche, operative & Reputationsrisiken"
beschreibung: |
Diese Kategorie analysiert die negativen Konsequenzen einer
Nicht-Realisierung des Demands.
bewertungsaspekte:
- titel: "Rechtliche Risiken"
aspekte:
- "Drohende Sanktionen oder Bußgelder"
- "Verletzung gesetzlicher Vorgaben"
- "Haftungsrisiken für die Verwaltung"
- titel: "Operative Risiken"
aspekte:
- "Gefährdung der Handlungsfähigkeit"
- "Systemausfälle oder Sicherheitslücken"
- "Prozessunterbrechungen"
- titel: "Reputationsrisiken"
aspekte:
- "Vertrauensverlust bei Bürger:innen"
- "Negative Außenwirkung"
- "Politische Konsequenzen"
- titel: "Opportunitätskosten"
aspekte:
- "Entgangene Fördermittel"
- "Verpasste Einsparpotenziale"
- "Wettbewerbsnachteile"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Marginale Auswirkungen absehbar"
punkte_3: "Mittelfristig spürbare negative Effekte"
punkte_5: "Kritische Risiken mit unmittelbaren Konsequenzen"
# ----------------------------------
# CLUSTER 3: MACHBARKEIT & AUFWAND
# ----------------------------------
cluster_3_machbarkeit_aufwand:
cluster_id: "cluster_3"
name: "Machbarkeit & Aufwand"
kriterien:
- kriterium_id: "technische_machbarkeit"
name: "Technische Machbarkeit"
kernfrage: "Ist die Lösung technisch realisierbar?"
fokus: "Technologie & Architektur"
beschreibung: |
Die technische Machbarkeit prüft die Realisierbarkeit mit verfügbaren
Mitteln und Technologien.
bewertungsaspekte:
- "Verfügbarkeit erprobter Technologien und Lösungsansätze"
- "Kompatibilität mit der Bestandslandschaft"
- "Erfüllbarkeit von Sicherheits- und Datenschutzanforderungen"
- "Skalierbarkeit und Performance-Anforderungen"
- "Verfügbarkeit technischer Expertise"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Erhebliche technische Herausforderungen, Neuland"
punkte_3: "Lösbar mit vertretbarem Aufwand und bekannten Ansätzen"
punkte_5: "Standardlösung mit minimalem technischen Risiko"
- kriterium_id: "organisatorische_umsetzbarkeit"
name: "Organisatorische Umsetzbarkeit"
kernfrage: "Sind die organisatorischen Voraussetzungen gegeben?"
fokus: "Change & Ressourcen"
beschreibung: |
Die organisatorische Umsetzbarkeit bewertet die Rahmenbedingungen für
eine erfolgreiche Realisierung.
bewertungsaspekte:
- "Verfügbarkeit notwendiger Kompetenzen und Ressourcen"
- "Veränderungsbereitschaft in betroffenen Bereichen"
- "Klarheit der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten"
- "Tragfähigkeit des geplanten Betriebsmodells"
- "Unterstützung durch relevante Stakeholder"
orientierung_bewertungsskala:
punkte_1: "Grundlegende organisatorische Hindernisse"
punkte_3: "Umsetzbar mit moderaten Anpassungen"
punkte_5: "Optimale organisatorische Voraussetzungen"
- kriterium_id: "ressourceneffizienz"
name: "Ressourceneffizienz"
kernfrage: "Steht der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen?"
fokus: "Kosten-Nutzen-Relation"
beschreibung: |
Die Ressourceneffizienz bewertet das Verhältnis von Aufwand zu
erwartetem Nutzen.
bewertungsaspekte:
- "Investitionsvolumen in Relation zum erwarteten Nutzen"
- "Folgekosten und Betriebsaufwände"
- "Personalbindung und Opportunitätskosten"
- "Wiederverwendbarkeit von Ergebnissen"
- "Skaleneffekte und Synergien"
orientierung_bewertungsskala:
hinweis: "Inverse Skala"
punkte_1: "Sehr ungünstiges Aufwand-Nutzen-Verhältnis"
punkte_3: "Angemessener Ressourceneinsatz"
punkte_5: "Exzellentes Aufwand-Nutzen-Verhältnis"
# ========================================
# 4. OPERATIVE ANWENDUNG
# ========================================
operative_anwendung:
# ----------------------------------
# 4.1 PROJEKT-PORTFOLIO-ABGLEICH
# ----------------------------------
projekt_portfolio_abgleich:
beschreibung: |
Vor der Bewertung erfolgt ein systematischer Abgleich mit dem bestehenden
Projekt-Portfolio. Der DPM initiiert diesen Abgleich in Zusammenarbeit mit dem PPM.
szenarien:
- szenario: "integration_laufendes_projekt"
name: "Szenario 1: Integration in laufendes Projekt"
massnahmen:
- "Demand wird direkt an das Projektteam übergeben"
- "Integration in bestehende Projektstrukturen"
- "Keine separate Bewertung erforderlich"
- szenario: "abhaengigkeit_laufendes_projekt"
name: "Szenario 2: Abhängigkeit von laufendem Projekt"
massnahmen:
- "Demand wird zurückgestellt bis Projektabschluss"
- "Aufnahme ins Backlog mit Wiedervorlage"
- "Bewertung erfolgt nach Projektabschluss"
- szenario: "beeinflussung_laufendes_projekt"
name: "Szenario 3: Beeinflussung durch laufendes Projekt"
massnahmen:
- "Neubewertung des Bedarfs im Projektkontext"
- "Abstimmung mit Stakeholder über angepassten Bedarf"
- "Bewertung auf Basis der veränderten Ausgangslage"
# ----------------------------------
# 4.2 CLUSTER-BASIERTE BEWERTUNG
# ----------------------------------
cluster_bewertung:
beschreibung: |
Die operative Bewertung erfolgt als strukturierter Prozess, der die neun
Kriterien über ihre drei Cluster handhabbar macht.
bewertungsprozess:
schritte:
- schritt: 1
name: "Projekt-Portfolio-Abgleich als Vorstufe"
referenz: "siehe 4.1"
- schritt: 2
name: "Clusterweise Bewertung"
beschreibung: "Die Bewertung erfolgt clusterweise, um thematisch zusammenhängende Aspekte im Kontext zu betrachten"
- schritt: 3
name: "Vergabe von Orientierungswerten"
skala: "1-5 Punkte"
- schritt: 4
name: "Mustererkennung"
fokus: "Innerhalb und zwischen Clustern"
- schritt: 5
name: "Qualitative Interpretation"
output: "Cluster-Fazit mit Handlungsimplikationen"
ergebnisdokumentation:
beschreibung: "Für jedes Cluster entsteht ein Fazit, das die Einzelwerte interpretiert und Handlungsimplikationen ableitet"
# ----------------------------------
# 4.3 DOKUMENTATIONSFORMAT
# ----------------------------------
dokumentationsformat:
template: |
DEMAND: [Titel]
CLUSTER 1: NUTZEN & WIRKUNG
Strategische Passung: [○○○○○] [(x/5)]
Nutzen: [○○○○○] [(x/5)]
Integrationswirkung: [○○○○○] [(x/5)]
Cluster 1 Fazit: [Qualitative Einschätzung der Stärken und Schwächen]
CLUSTER 2: DRUCK & NOTWENDIGKEIT
Organisationsrelevanz: [○○○○○] [(x/5)]
Risiko bei Nicht-Umsetzung:[○○○○○] [(x/5)]
Zeitliche Dringlichkeit: [○○○○○] [(x/5)]
Cluster 2 Fazit: [Interpretation des Handlungsdrucks]
CLUSTER 3: MACHBARKEIT & AUFWAND
Technische Machbarkeit: [○○○○○] [(x/5)]
Organisatorische Umsetzbarkeit: [○○○○○] [(x/5)]
Ressourceneffizienz: [○○○○○] [(x/5)]
Cluster 3 Fazit: [Einschätzung der Realisierbarkeit]
GESAMTBEURTEILUNG: [Zusammenfassende Bewertung mit konkreter Handlungsempfehlung]
# ========================================
# 5. MULTI-STAKEHOLDER-PERSPEKTIVE
# ========================================
multi_stakeholder_perspektive:
beschreibung: "Integration unterschiedlicher Stakeholder-Perspektiven in die Demand-Bewertung (DIGIT-intern)"
funktionen:
- "Früherkennung von Konflikten: Divergierende Bewertungen identifizieren potenzielle Widerstände vor der Umsetzung"
- "Vollständigeres Bild: Verschiedene Blickwinkel decken blinde Flecken in der Bewertung auf"
- "Erhöhte Akzeptanz: Einbeziehung verschiedener Perspektiven schafft Commitment für spätere Entscheidungen"
- "Risikominimierung: Fundamentale Interessenskonflikte werden sichtbar bevor Ressourcen gebunden werden"
dokumentation:
beschreibung: "Divergierende Einschätzungen werden mit Begründung erfasst"
template: |
MULTI-STAKEHOLDER PERSPEKTIVE
KRITERIUM: [Bewertungskriterium, das divergent ist]
[Stakeholder A] [○○○○○] [(x/5)] [Begründung Stakeholder A]
[Stakeholder B] [○○○○○] [(x/5)] [Begründung Stakeholder B]
Handlungsbedarf: [Beschreibung]

View file

@ -1,421 +1,421 @@
meta:
typ: "priorisierungsmethodik"
methode: "demand_priorisierung"
titel: "Priorisierungsverfahren im Demand-Portfolio-Management"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
referenzen:
basiert_auf: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
erzeugt: "handlungsempfehlungen_fuer_gremien"
kontext_tags:
- "priorisierung"
- "eisenhower-matrix"
- "handlungsempfehlung"
# ========================================
# 1. ZWECK UND FUNKTION
# ========================================
zweck:
beschreibung: |
Das Priorisierungsverfahren bildet den finalen Schritt der Demand-Bewertung
und überführt die qualitative Analyse in konkrete Handlungsempfehlungen.
funktionen:
- "Entscheidungsvorbereitung: Strukturierte Aufbereitung für Gremienentscheidungen"
- "Ressourcenoptimierung: Fokussierung auf die wirkungsvollsten Demands bei begrenzten Kapazitäten"
- "Transparenz: Nachvollziehbare Darstellung von Prioritäten für alle Stakeholder"
- "Handlungsorientierung: Klare Strategien für unterschiedliche Demand-Typen"
methodik: |
Die Priorisierung erfolgt mittels einer erweiterten Eisenhower-Matrix, die
durch eine Farbcodierung zur Entscheidungsgrundlage wird.
# ========================================
# 2. DIE ERWEITERTE EISENHOWER-MATRIX
# ========================================
eisenhower_matrix:
# ----------------------------------
# 2.1 GRUNDSTRUKTUR
# ----------------------------------
grundstruktur:
beschreibung: "Die Matrix strukturiert Demands anhand zweier primärer Dimensionen"
dimension_y:
name: "Wichtigkeit"
beschreibung: "Der strategische und operative Wert des Demands"
ableitung: "Abgeleitet aus dem Bewertungscluster \"Nutzen & Wirkung\""
bewertet: "Langfristigen Beitrag zu Organisationszielen"
dimension_x:
name: "Dringlichkeit"
beschreibung: "Der zeitliche und situative Handlungsdruck"
ableitung: "Abgeleitet aus dem Bewertungscluster \"Druck & Notwendigkeit\""
bewertet: "Notwendigkeit zeitnaher Umsetzung"
einordnung: |
Die Einordnung erfolgt nicht mechanisch über Schwellenwerte, sondern durch
interpretative Zuordnung basierend auf den qualitativen Cluster-Bewertungen.
# ----------------------------------
# 2.2 DIE VIER QUADRANTEN
# ----------------------------------
quadranten:
- quadrant_id: "q1"
name: "Quadrant 1: Sofort angehen"
achsen: "Wichtig & Dringend"
charakteristika:
- "Hoher Handlungsdruck bei gleichzeitig hoher strategischer Relevanz"
- "Kritische Abhängigkeiten oder externe Anforderungen"
- "Signifikante Risiken bei Verzögerung"
- "Unmittelbare Auswirkungen auf Kernprozesse"
typische_demand_kategorien:
- "Regulatorische Vorgaben mit festen Fristen"
- "Sicherheitskritische Anforderungen"
- "Ausfälle geschäftskritischer Systeme"
- "Verbindliche politische Zusagen"
- quadrant_id: "q2"
name: "Quadrant 2: Strategisch planen"
achsen: "Wichtig & Nicht dringend"
charakteristika:
- "Hoher Wertbeitrag ohne unmittelbaren Zeitdruck"
- "Strukturverändernde Vorhaben mit Zukunftspotenzial"
- "Befähigung für weitere Entwicklungsschritte"
- "Nachhaltige Verbesserung der Leistungsfähigkeit"
typische_demand_kategorien:
- "IT-Architekturmodernisierungen"
- "Strategische Digitalisierungsinitiativen"
- "Kompetenzaufbau und Befähigungsprojekte"
- "Grundlegende Prozessoptimierungen"
- quadrant_id: "q3"
name: "Quadrant 3: Effizient abarbeiten"
achsen: "Nicht wichtig & Dringend"
charakteristika:
- "Zeitlicher Druck ohne strategische Bedeutung"
- "Lokale oder temporäre Problemstellungen"
- "Erfüllung operativer Notwendigkeiten"
- "Vermeidung kurzfristiger Störungen"
typische_demand_kategorien:
- "Kleinere Compliance-Anpassungen"
- "Behebung operativer Engpässe"
- "Erfüllung von Einzelanfragen mit Terminvorgabe"
- "Technische Wartungsarbeiten"
- quadrant_id: "q4"
name: "Quadrant 4: Kritisch prüfen"
achsen: "Nicht wichtig & Nicht dringend"
charakteristika:
- "Geringer Wertbeitrag ohne Handlungsdruck"
- "Isolierte Verbesserungswünsche"
- "Optionale Erweiterungen"
- "Unclear Business Case"
typische_demand_kategorien:
- "Nice-to-have Features"
- "Einzelinteressen ohne breiten Nutzen"
- "Technologiegetriebene Experimente"
- "Redundante Anforderungen"
# ----------------------------------
# 2.3 DRITTE DIMENSION: FARBCODIERUNG
# ----------------------------------
farbcodierung:
beschreibung: |
Die Farbcodierung visualisiert die Umsetzungskomplexität basierend auf dem
Cluster-Fazit "Machbarkeit & Aufwand". Sie erfolgt durch qualitative Interpretation.
ableitung: "Aus Cluster 3: Machbarkeit & Aufwand"
farben:
- farbe: "gruen"
symbol: "🟢"
name: "Grün - Gut machbar"
beschreibung: |
Das Cluster-Fazit zeigt keine kritischen Hindernisse. Die Umsetzung ist
mit vorhandenen Mitteln und etablierten Vorgehensweisen möglich.
interpretationsbeispiele:
- "Technisch mit Bordmitteln umsetzbar, Organisation vorbereitet, Ressourcen im Rahmen"
- "Bewährte Lösungsansätze vorhanden, moderate Komplexität, gute Akzeptanz erwartet"
- farbe: "gelb"
symbol: "🟡"
name: "Gelb - Herausfordernd"
beschreibung: |
Das Cluster-Fazit identifiziert überwindbare Hürden. Die Umsetzung erfordert
zusätzlichen Aufwand, besondere Koordination oder externe Unterstützung.
interpretationsbeispiele:
- "Technisch machbar aber komplex, erhöhter Koordinationsaufwand, Ressourcen knapp"
- "Neue Technologie erforderlich, Change-Management notwendig, externe Expertise benötigt"
- farbe: "rot"
symbol: "🔴"
name: "Rot - Kritisch"
beschreibung: |
Das Cluster-Fazit zeigt fundamentale Hindernisse. Mindestens ein Aspekt wirkt
blockierend (Dominanz-Prinzip) oder die Gesamtkonstellation ist hochproblematisch.
interpretationsbeispiele:
- "Technologie noch nicht ausgereift, massive organisatorische Widerstände, Ressourcen nicht darstellbar"
- "Grundlegende Architekturprobleme, fehlendes Know-how, prohibitive Kosten"
# ========================================
# 3. HANDLUNGSSTRATEGIEN
# ========================================
handlungsstrategien:
beschreibung: |
Die Kombination aus Quadrant (Was ist zu tun?) und Farbe (Wie komplex ist es?)
bestimmt die spezifische Handlungsstrategie.
# ----------------------------------
# QUADRANT 1: SOFORT ANGEHEN
# ----------------------------------
quadrant_1_strategien:
quadrant: "q1"
name: "Sofort angehen"
strategien:
- farbe: "gruen"
dpm_handlung:
- "Direkte Aufbereitung für DSR-Entscheidung"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Sprint-Organisation mit dediziertem Team"
- farbe: "gelb"
dpm_handlung:
- "Identifikation kritischer Erfolgsfaktoren und Risiken"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Task-Force mit Expertenbeteiligung und engem Monitoring"
- farbe: "rot"
dpm_handlung:
- "Sofortige Eskalation mit Lösungsoptionen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Krisenstab unter Führungsebene mit externen Ressourcen"
# ----------------------------------
# QUADRANT 2: STRATEGISCH PLANEN
# ----------------------------------
quadrant_2_strategien:
quadrant: "q2"
name: "Strategisch planen"
strategien:
- farbe: "gruen"
dpm_handlung:
- "Integration in Quartalsplanung vorschlagen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Aufnahme in kurzfristige Roadmap"
- farbe: "gelb"
dpm_handlung:
- "Initiierung einer Machbarkeitsstudie empfehlen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Mittelfristige Planung mit Vorbereitungsphase"
- farbe: "rot"
dpm_handlung:
- "Grundlagenanalyse und Transformationsplan anregen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Langfriststrategie mit fundamentalen Vorarbeiten"
# ----------------------------------
# QUADRANT 3: EFFIZIENT ABARBEITEN
# ----------------------------------
quadrant_3_strategien:
quadrant: "q3"
name: "Effizient abarbeiten"
strategien:
- farbe: "gruen"
dpm_handlung:
- "Direktzuweisung an operative Teams vorschlagen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Delegation mit Standardvorgehen"
- farbe: "gelb"
dpm_handlung:
- "Alternative Lösungswege aufzeigen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Pragmatische Alternativlösung oder Workaround"
- farbe: "rot"
dpm_handlung:
- "Notwendigkeit grundsätzlich hinterfragen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Ablehnung oder Verschiebung nach Q4"
# ----------------------------------
# QUADRANT 4: KRITISCH PRÜFEN
# ----------------------------------
quadrant_4_strategien:
quadrant: "q4"
name: "Kritisch prüfen"
strategien:
- farbe: "gruen"
dpm_handlung:
- "In Backlog aufnehmen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Bei Kapazitäten als Lernprojekt nutzen"
- farbe: "gelb"
dpm_handlung:
- "Periodische Neubewertung vorsehen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Zurückstellung mit jährlicher Überprüfung"
- farbe: "rot"
dpm_handlung:
- "Ablehnungsempfehlung vorbereiten"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Definitive Ablehnung aus Portfoliosicht"
# ========================================
# 4. OPERATIVE ANWENDUNG
# ========================================
operative_anwendung:
prozess:
schritt_1:
name: "Ableitung der Dimensionen"
aktivitaeten:
- dimension: "wichtigkeit"
quelle: "Cluster \"Nutzen & Wirkung\""
- dimension: "dringlichkeit"
quelle: "Cluster \"Druck & Notwendigkeit\""
- dimension: "farbe"
quelle: "Cluster \"Machbarkeit & Aufwand\""
schritt_2:
name: "Qualitative Einordnung"
aktivitaeten:
- "Interpretation der Cluster-Fazits"
- "Keine mechanische Punkteaggregation"
- "Begründete Zuordnung zu Quadranten und Farbe"
schritt_3:
name: "Strategieableitung"
aktivitaeten:
- "Handlungsempfehlung gemäß Matrix"
- "Berücksichtigung der Farbcodierung"
- "Anpassung an organisatorischen Kontext"
schritt_4:
name: "Dokumentation"
aktivitaeten:
- "Transparente Darstellung der Einordnung"
- "Nachvollziehbare Begründung"
- "Klare Handlungsempfehlung"
# ========================================
# 5. DOKUMENTATIONSSTANDARD
# ========================================
dokumentationsstandard:
# ----------------------------------
# 5.1 PRIORISIERUNGSDOKUMENTATION
# ----------------------------------
priorisierungsdokumentation:
template: |
DEMAND: [Titel]
PRIORISIERUNG:
Wichtigkeit: [Ausprägung]
Begründung: [Basierend auf Cluster 1]
Dringlichkeit: [Ausprägung]
Begründung: [Basierend auf Cluster 2]
Machbarkeit: [Ausprägung] + [Ampel]
Begründung: [Basierend auf Cluster 3]
Einordnung: [Quadrant]
HANDLUNGSEMPFEHLUNG:
DPM-Aktion: [Was tut der DPM]
Gremienempfehlung: [Was empfiehlt der DPM]
Nächste Schritte: [Konkrete Maßnahmen]
# ----------------------------------
# 5.2 DEMAND-PORTFOLIO-ÜBERSICHT
# ----------------------------------
portfolio_dashboard:
beschreibung: "Aggregierte Darstellung für DSR/MB"
template_struktur: |
DEMAND-PORTFOLIO DASHBOARD
Quadrant 🟢 🟡 🔴 Gesamt Hinweise
-------------------------------------------------------
Q1 Sofort 2 1 1 4 ! Rot → MB-Delegation
Q2 Planen 3 2 0 5 ✓ Ausgewogen
Q3 Abarbeiten 4 1 0 5 ✓ Gut delegierbar
Q4 Prüfen 1 1 2 4 ! Rote ablehnen
-------------------------------------------------------
Gesamt: 10 5 3 18
interpretation:
gruen_dominant: "Gut umsetzbare Demands dominieren - positive Portfoliogesundheit"
gelb_haeufung: "Viele Herausforderungen - Ressourcenplanung kritisch"
rot_in_q1: "Kritische Demands mit Druck - MB-Eskalation prüfen"
rot_in_q4: "Eindeutige Ablehnungskandidaten"
# ========================================
# VISUALISIERUNG FÜR GREMIEN
# ========================================
visualisierung:
hinweis: "Die Matrix wird typischerweise als 2x2-Grid mit farbigen Punkten für Demands visualisiert"
best_practices:
- "Demands als Punkte mit Beschriftung in der Matrix platzieren"
- "Farbcodierung für schnelle Erfassung der Machbarkeit"
- "Clustering ähnlicher Demands erkennbar machen"
meta:
typ: "priorisierungsmethodik"
methode: "demand_priorisierung"
titel: "Priorisierungsverfahren im Demand-Portfolio-Management"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
referenzen:
basiert_auf: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
erzeugt: "handlungsempfehlungen_fuer_gremien"
kontext_tags:
- "priorisierung"
- "eisenhower-matrix"
- "handlungsempfehlung"
# ========================================
# 1. ZWECK UND FUNKTION
# ========================================
zweck:
beschreibung: |
Das Priorisierungsverfahren bildet den finalen Schritt der Demand-Bewertung
und überführt die qualitative Analyse in konkrete Handlungsempfehlungen.
funktionen:
- "Entscheidungsvorbereitung: Strukturierte Aufbereitung für Gremienentscheidungen"
- "Ressourcenoptimierung: Fokussierung auf die wirkungsvollsten Demands bei begrenzten Kapazitäten"
- "Transparenz: Nachvollziehbare Darstellung von Prioritäten für alle Stakeholder"
- "Handlungsorientierung: Klare Strategien für unterschiedliche Demand-Typen"
methodik: |
Die Priorisierung erfolgt mittels einer erweiterten Eisenhower-Matrix, die
durch eine Farbcodierung zur Entscheidungsgrundlage wird.
# ========================================
# 2. DIE ERWEITERTE EISENHOWER-MATRIX
# ========================================
eisenhower_matrix:
# ----------------------------------
# 2.1 GRUNDSTRUKTUR
# ----------------------------------
grundstruktur:
beschreibung: "Die Matrix strukturiert Demands anhand zweier primärer Dimensionen"
dimension_y:
name: "Wichtigkeit"
beschreibung: "Der strategische und operative Wert des Demands"
ableitung: "Abgeleitet aus dem Bewertungscluster \"Nutzen & Wirkung\""
bewertet: "Langfristigen Beitrag zu Organisationszielen"
dimension_x:
name: "Dringlichkeit"
beschreibung: "Der zeitliche und situative Handlungsdruck"
ableitung: "Abgeleitet aus dem Bewertungscluster \"Druck & Notwendigkeit\""
bewertet: "Notwendigkeit zeitnaher Umsetzung"
einordnung: |
Die Einordnung erfolgt nicht mechanisch über Schwellenwerte, sondern durch
interpretative Zuordnung basierend auf den qualitativen Cluster-Bewertungen.
# ----------------------------------
# 2.2 DIE VIER QUADRANTEN
# ----------------------------------
quadranten:
- quadrant_id: "q1"
name: "Quadrant 1: Sofort angehen"
achsen: "Wichtig & Dringend"
charakteristika:
- "Hoher Handlungsdruck bei gleichzeitig hoher strategischer Relevanz"
- "Kritische Abhängigkeiten oder externe Anforderungen"
- "Signifikante Risiken bei Verzögerung"
- "Unmittelbare Auswirkungen auf Kernprozesse"
typische_demand_kategorien:
- "Regulatorische Vorgaben mit festen Fristen"
- "Sicherheitskritische Anforderungen"
- "Ausfälle geschäftskritischer Systeme"
- "Verbindliche politische Zusagen"
- quadrant_id: "q2"
name: "Quadrant 2: Strategisch planen"
achsen: "Wichtig & Nicht dringend"
charakteristika:
- "Hoher Wertbeitrag ohne unmittelbaren Zeitdruck"
- "Strukturverändernde Vorhaben mit Zukunftspotenzial"
- "Befähigung für weitere Entwicklungsschritte"
- "Nachhaltige Verbesserung der Leistungsfähigkeit"
typische_demand_kategorien:
- "IT-Architekturmodernisierungen"
- "Strategische Digitalisierungsinitiativen"
- "Kompetenzaufbau und Befähigungsprojekte"
- "Grundlegende Prozessoptimierungen"
- quadrant_id: "q3"
name: "Quadrant 3: Effizient abarbeiten"
achsen: "Nicht wichtig & Dringend"
charakteristika:
- "Zeitlicher Druck ohne strategische Bedeutung"
- "Lokale oder temporäre Problemstellungen"
- "Erfüllung operativer Notwendigkeiten"
- "Vermeidung kurzfristiger Störungen"
typische_demand_kategorien:
- "Kleinere Compliance-Anpassungen"
- "Behebung operativer Engpässe"
- "Erfüllung von Einzelanfragen mit Terminvorgabe"
- "Technische Wartungsarbeiten"
- quadrant_id: "q4"
name: "Quadrant 4: Kritisch prüfen"
achsen: "Nicht wichtig & Nicht dringend"
charakteristika:
- "Geringer Wertbeitrag ohne Handlungsdruck"
- "Isolierte Verbesserungswünsche"
- "Optionale Erweiterungen"
- "Unclear Business Case"
typische_demand_kategorien:
- "Nice-to-have Features"
- "Einzelinteressen ohne breiten Nutzen"
- "Technologiegetriebene Experimente"
- "Redundante Anforderungen"
# ----------------------------------
# 2.3 DRITTE DIMENSION: FARBCODIERUNG
# ----------------------------------
farbcodierung:
beschreibung: |
Die Farbcodierung visualisiert die Umsetzungskomplexität basierend auf dem
Cluster-Fazit "Machbarkeit & Aufwand". Sie erfolgt durch qualitative Interpretation.
ableitung: "Aus Cluster 3: Machbarkeit & Aufwand"
farben:
- farbe: "gruen"
symbol: "🟢"
name: "Grün - Gut machbar"
beschreibung: |
Das Cluster-Fazit zeigt keine kritischen Hindernisse. Die Umsetzung ist
mit vorhandenen Mitteln und etablierten Vorgehensweisen möglich.
interpretationsbeispiele:
- "Technisch mit Bordmitteln umsetzbar, Organisation vorbereitet, Ressourcen im Rahmen"
- "Bewährte Lösungsansätze vorhanden, moderate Komplexität, gute Akzeptanz erwartet"
- farbe: "gelb"
symbol: "🟡"
name: "Gelb - Herausfordernd"
beschreibung: |
Das Cluster-Fazit identifiziert überwindbare Hürden. Die Umsetzung erfordert
zusätzlichen Aufwand, besondere Koordination oder externe Unterstützung.
interpretationsbeispiele:
- "Technisch machbar aber komplex, erhöhter Koordinationsaufwand, Ressourcen knapp"
- "Neue Technologie erforderlich, Change-Management notwendig, externe Expertise benötigt"
- farbe: "rot"
symbol: "🔴"
name: "Rot - Kritisch"
beschreibung: |
Das Cluster-Fazit zeigt fundamentale Hindernisse. Mindestens ein Aspekt wirkt
blockierend (Dominanz-Prinzip) oder die Gesamtkonstellation ist hochproblematisch.
interpretationsbeispiele:
- "Technologie noch nicht ausgereift, massive organisatorische Widerstände, Ressourcen nicht darstellbar"
- "Grundlegende Architekturprobleme, fehlendes Know-how, prohibitive Kosten"
# ========================================
# 3. HANDLUNGSSTRATEGIEN
# ========================================
handlungsstrategien:
beschreibung: |
Die Kombination aus Quadrant (Was ist zu tun?) und Farbe (Wie komplex ist es?)
bestimmt die spezifische Handlungsstrategie.
# ----------------------------------
# QUADRANT 1: SOFORT ANGEHEN
# ----------------------------------
quadrant_1_strategien:
quadrant: "q1"
name: "Sofort angehen"
strategien:
- farbe: "gruen"
dpm_handlung:
- "Direkte Aufbereitung für DSR-Entscheidung"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Sprint-Organisation mit dediziertem Team"
- farbe: "gelb"
dpm_handlung:
- "Identifikation kritischer Erfolgsfaktoren und Risiken"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Task-Force mit Expertenbeteiligung und engem Monitoring"
- farbe: "rot"
dpm_handlung:
- "Sofortige Eskalation mit Lösungsoptionen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Krisenstab unter Führungsebene mit externen Ressourcen"
# ----------------------------------
# QUADRANT 2: STRATEGISCH PLANEN
# ----------------------------------
quadrant_2_strategien:
quadrant: "q2"
name: "Strategisch planen"
strategien:
- farbe: "gruen"
dpm_handlung:
- "Integration in Quartalsplanung vorschlagen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Aufnahme in kurzfristige Roadmap"
- farbe: "gelb"
dpm_handlung:
- "Initiierung einer Machbarkeitsstudie empfehlen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Mittelfristige Planung mit Vorbereitungsphase"
- farbe: "rot"
dpm_handlung:
- "Grundlagenanalyse und Transformationsplan anregen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Langfriststrategie mit fundamentalen Vorarbeiten"
# ----------------------------------
# QUADRANT 3: EFFIZIENT ABARBEITEN
# ----------------------------------
quadrant_3_strategien:
quadrant: "q3"
name: "Effizient abarbeiten"
strategien:
- farbe: "gruen"
dpm_handlung:
- "Direktzuweisung an operative Teams vorschlagen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Delegation mit Standardvorgehen"
- farbe: "gelb"
dpm_handlung:
- "Alternative Lösungswege aufzeigen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Pragmatische Alternativlösung oder Workaround"
- farbe: "rot"
dpm_handlung:
- "Notwendigkeit grundsätzlich hinterfragen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Ablehnung oder Verschiebung nach Q4"
# ----------------------------------
# QUADRANT 4: KRITISCH PRÜFEN
# ----------------------------------
quadrant_4_strategien:
quadrant: "q4"
name: "Kritisch prüfen"
strategien:
- farbe: "gruen"
dpm_handlung:
- "In Backlog aufnehmen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Bei Kapazitäten als Lernprojekt nutzen"
- farbe: "gelb"
dpm_handlung:
- "Periodische Neubewertung vorsehen"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Zurückstellung mit jährlicher Überprüfung"
- farbe: "rot"
dpm_handlung:
- "Ablehnungsempfehlung vorbereiten"
dpm_empfehlung_gremien:
- "Definitive Ablehnung aus Portfoliosicht"
# ========================================
# 4. OPERATIVE ANWENDUNG
# ========================================
operative_anwendung:
prozess:
schritt_1:
name: "Ableitung der Dimensionen"
aktivitaeten:
- dimension: "wichtigkeit"
quelle: "Cluster \"Nutzen & Wirkung\""
- dimension: "dringlichkeit"
quelle: "Cluster \"Druck & Notwendigkeit\""
- dimension: "farbe"
quelle: "Cluster \"Machbarkeit & Aufwand\""
schritt_2:
name: "Qualitative Einordnung"
aktivitaeten:
- "Interpretation der Cluster-Fazits"
- "Keine mechanische Punkteaggregation"
- "Begründete Zuordnung zu Quadranten und Farbe"
schritt_3:
name: "Strategieableitung"
aktivitaeten:
- "Handlungsempfehlung gemäß Matrix"
- "Berücksichtigung der Farbcodierung"
- "Anpassung an organisatorischen Kontext"
schritt_4:
name: "Dokumentation"
aktivitaeten:
- "Transparente Darstellung der Einordnung"
- "Nachvollziehbare Begründung"
- "Klare Handlungsempfehlung"
# ========================================
# 5. DOKUMENTATIONSSTANDARD
# ========================================
dokumentationsstandard:
# ----------------------------------
# 5.1 PRIORISIERUNGSDOKUMENTATION
# ----------------------------------
priorisierungsdokumentation:
template: |
DEMAND: [Titel]
PRIORISIERUNG:
Wichtigkeit: [Ausprägung]
Begründung: [Basierend auf Cluster 1]
Dringlichkeit: [Ausprägung]
Begründung: [Basierend auf Cluster 2]
Machbarkeit: [Ausprägung] + [Ampel]
Begründung: [Basierend auf Cluster 3]
Einordnung: [Quadrant]
HANDLUNGSEMPFEHLUNG:
DPM-Aktion: [Was tut der DPM]
Gremienempfehlung: [Was empfiehlt der DPM]
Nächste Schritte: [Konkrete Maßnahmen]
# ----------------------------------
# 5.2 DEMAND-PORTFOLIO-ÜBERSICHT
# ----------------------------------
portfolio_dashboard:
beschreibung: "Aggregierte Darstellung für DSR/MB"
template_struktur: |
DEMAND-PORTFOLIO DASHBOARD
Quadrant 🟢 🟡 🔴 Gesamt Hinweise
-------------------------------------------------------
Q1 Sofort 2 1 1 4 ! Rot → MB-Delegation
Q2 Planen 3 2 0 5 ✓ Ausgewogen
Q3 Abarbeiten 4 1 0 5 ✓ Gut delegierbar
Q4 Prüfen 1 1 2 4 ! Rote ablehnen
-------------------------------------------------------
Gesamt: 10 5 3 18
interpretation:
gruen_dominant: "Gut umsetzbare Demands dominieren - positive Portfoliogesundheit"
gelb_haeufung: "Viele Herausforderungen - Ressourcenplanung kritisch"
rot_in_q1: "Kritische Demands mit Druck - MB-Eskalation prüfen"
rot_in_q4: "Eindeutige Ablehnungskandidaten"
# ========================================
# VISUALISIERUNG FÜR GREMIEN
# ========================================
visualisierung:
hinweis: "Die Matrix wird typischerweise als 2x2-Grid mit farbigen Punkten für Demands visualisiert"
best_practices:
- "Demands als Punkte mit Beschriftung in der Matrix platzieren"
- "Farbcodierung für schnelle Erfassung der Machbarkeit"
- "Clustering ähnlicher Demands erkennbar machen"
- "Bewegung von Demands zwischen Quadranten im Zeitverlauf zeigen"

View file

@ -1,401 +1,401 @@
meta:
typ: "geschaeftsordnung"
gremium_id: "dsr"
gremium_name: "Demand & Stakeholder-Runde"
aliases: ["DSR", "Demand-Runde", "Stakeholder-Runde"]
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
abstimmung:
sparring_mit: ["shm", "spm"]
abgestimmt_mit: ["DPM-Teammitglied"]
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
kontext_tags:
- "demand-management"
- "governance"
- "entscheidungsgremium"
- "demand-lifecycle"
# ========================================
# 1. ZWECK UND GELTUNGSBEREICH
# ========================================
zweck:
verankerung: "Steuerungs- und Entscheidungsgremium im DIGITOM"
funktion: |
Brücke zwischen Bedarfserfassung (Stakeholder-Management) und
Projektinitiierung (Projekt-Portfolio-Management).
regelungsumfang:
- "Arbeitsweise der DSR"
- "Entscheidungsverfahren"
- "Schnittstellen im Demand-Lifecycle"
geltungsbereich:
inkludiert:
- typ: "DSR-Demands"
beschreibung: "Demands ohne automatische MB-Trigger gemäß Demand-Klassifizierung"
- typ: "DSR-Demands mit Delegationsoption"
beschreibung: "Demands mit Option zur Delegation ans Mission Board"
rolle_bei_mb_demands: "vorbereitendes und empfehlendes Gremium"
# ========================================
# 2. AUFGABEN UND KOMPETENZEN
# ========================================
aufgaben:
charakter: "hybrides Gremium mit zwei Funktionsbereichen"
entscheidungsfunktion:
gueltig_fuer: "DSR-Demands"
entscheidungsoptionen:
- option: "freigabe_zur_umsetzung"
beschreibung: "Freigabe zur Umsetzungsplanung und Übergabe an PPM"
naechster_schritt: "Projekt-Initiierung durch PPM"
- option: "ablehnung"
beschreibung: "Ablehnung und Weitergabe ans SHM für Stakeholder-Kommunikation"
naechster_schritt: "SHM kommuniziert Ablehnung"
- option: "delegation_mission_board"
trigger: ["strategische_relevanz", "kompetenzueberschreitung"]
beschreibung: "Delegation ans Mission Board"
naechster_schritt: "Mission Board entscheidet"
- option: "vertagung_fehlende_grundlagen"
trigger: "fehlende_entscheidungsgrundlagen"
beschreibung: "Weitere Aufarbeitung durch DPM erforderlich"
verantwortlich: "dpm"
- option: "vertagung_einwand"
trigger: "begruendeter_einwand"
beschreibung: "Weitere Aufarbeitung durch einwendende Rolle (Konsent-Prinzip)"
verantwortlich: "einwendende_rolle"
informations_und_abstimmungsfunktion:
aktivitaeten:
- name: "Informationsaustausch"
gegenstand:
- "offene Demands"
- "laufende Projekte (durch DSR freigegeben)"
- name: "Abstimmung"
themen:
- "Abhängigkeiten zwischen Demands/Projekten"
- "Ressourcen-Bedarfe für DSR-freigegebene Projekte"
# ========================================
# 3. ZUSAMMENSETZUNG
# ========================================
zusammensetzung:
stimmberechtigte_mitglieder:
anzahl: 4
rationale: |
Vollständiger Demand-Lifecycle abgebildet: Bedarfserfassung (SHM) →
Qualifizierung (DPM) → Service-Impact-Analyse (SPM) → Projekt-Integration (PPM)
mitglieder:
- rolle_id: "dpm"
rolle_name: "Demand-Portfolio-Management"
funktion: "vorsitz"
stimmberechtigt: true
- rolle_id: "shm"
rolle_name: "Stakeholder-Management"
funktion: "mitglied"
stimmberechtigt: true
- rolle_id: "spm"
rolle_name: "Service-Portfolio-Management"
funktion: "mitglied"
stimmberechtigt: true
- rolle_id: "ppm"
rolle_name: "Projekt-Portfolio-Management"
funktion: "mitglied"
stimmberechtigt: true
vertretungsregelung:
flexibel: true
beschreibung: "Mitglieder benennen ihre Vertretungen flexibel"
vertretungs_kompetenzen: "Vertretungen sind stimmberechtigt und haben volle Kompetenzen der vertretenen Rolle"
zusaetzliche_teilnehmende:
erlaubt: true
status: "beratend"
stimmberechtigt: false
typische_teilnehmende:
- "Owner betroffener Services"
- "Owner betroffener Produkte"
- "Owner betroffener Infrastruktur-Komponenten"
- "Fachexperten (z.B. IT-Architektur)"
einladung_durch: "dpm"
# ========================================
# 4. ARBEITSWEISE
# ========================================
arbeitsweise:
sitzungsrhythmus:
pilotphase:
frequenz: "woechentlich"
termin: "fester Termin"
dauer_minuten: 90
regelzeit:
hinweis: "wird nach Pilotphase definiert"
sondersitzungen:
erfragen_durch: "jedes Mitglied"
einberufung_durch: "dpm"
vorbereitung_und_dokumentation:
vorbereitung:
verantwortlich: "dpm"
unterlagen_vorlauf_stunden: 24
beschreibung: "Unterlagen müssen 24h vor Sitzung verfügbar sein"
protokollfuehrung:
verantwortlich: "dpm"
typ: "Entscheidungsprotokoll"
basis: "Demand-Portfolio-Übersicht"
ablage:
ort: "Confluence"
zugriff: "DIGIT-weit"
kommunikation:
timing: "unmittelbar nach Sitzung"
gegenstand: "Entscheidungen werden kommuniziert"
agenda_struktur:
referenz: "dsr-standard-agenda.yaml"
hinweis: "Detaillierte Agenda-Struktur in separatem Dokument definiert"
# ========================================
# 5. ENTSCHEIDUNGSVERFAHREN
# ========================================
entscheidungsverfahren:
prinzip: "konsent_mit_alternativzwang"
konsent_ablauf:
schritt_1:
name: "Vorschlag einbringen"
akteur: "dpm"
inhalt: "DPM bringt Entscheidungsvorschlag ein"
schritt_2:
name: "Verständnisfragen klären"
bedingung: "sofern vorhanden"
schritt_3:
name: "Einwände prüfen"
regel: "Ohne schwerwiegenden, begründeten Einwand gilt Vorschlag als angenommen"
bei_einwand:
verantwortung: "einwendende Rolle"
verpflichtung: "muss Entscheidungsvorlage überarbeiten und konstruktive Alternative einbringen"
bei_mehreren_einwaenden:
prozess: "gemeinsame Erarbeitung des Alternativ-Vorschlags"
iteratives_verfahren:
beschreibung: "Überarbeitete Entscheidungsvorlage unterliegt selbst wieder dem Konsent-Prinzip"
eskalation:
trigger: "nach zwei Iterationen ohne Einigung (bei drittem Einwand)"
option: "DPM kann ans Mission Board eskalieren"
beschlussfaehigkeit:
bedingung: "alle vier Rollen durch Mitglieder oder Vertretungen besetzt"
entscheidungen_unter_auflagen:
erlaubt: true
beschreibung: "DSR kann Demands unter Auflagen freigeben"
status: "verbindlicher Teil des Beschlusses"
erfuellung:
zeitpunkt: "vor/während der Umsetzung"
ueberwachung_durch: "ppm"
bei_nicht_erfuellung:
massnahme: "Umsetzung stoppen"
naechster_schritt: "Vorlage an DSR zur Neuentscheidung"
virtuelle_hybride_asynchrone:
virtuell_hybrid:
status: "gleichwertig zu Präsenzsitzungen"
asynchron:
status: "in Entwicklung"
hinweis: "Werden bei Bedarf während Pilotphase entwickelt und getestet"
moegliche_mechanismen:
- "Kommentierungsfunktion"
- "Voting"
entscheidungsvarianten_nach_demand_typ:
mb_demand:
beschreibung: "Mission Board-Demand (wird durch DSR vorbereitet)"
einwaende_moeglich_zu:
- "Klassifizierung"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- "Empfehlung/Begründung"
dsr_demand_mit_delegation:
beschreibung: "DSR-Demand mit Delegationsoption ans Mission Board"
einwaende_moeglich_zu:
- "Klassifizierung"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- "Delegationsempfehlung/Begründung"
dsr_demand:
beschreibung: "DSR-Demand (DSR entscheidet final)"
einwaende_moeglich_zu:
- "Klassifizierung"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- "Empfehlung/Begründung: Freigabe oder Ablehnung"
# ========================================
# 6. RESSOURCENMOBILISIERUNG UND PROJEKTUMSETZUNG
# ========================================
ressourcenmobilisierung:
beschreibung: "Prozess nach Freigabe eines DSR-Demands"
projektinitiierung:
schritt_1:
name: "Projekt-Aufnahme"
beschreibung: "Demand wird formal als Projekt ins Projekt-Portfolio aufgenommen"
verantwortlich: "ppm"
schritt_2:
name: "Sponsoring"
regelfall: "SPM übernimmt Sponsor:innen-Rolle bei service-/produkt-/infrastrukturbezogenen DSR-Demands"
verantwortlich: "spm"
projektleitung_und_ressourcen:
projektleitung_benennung:
verantwortlich: "spm"
prozess: "SPM benennt abgestimmte Projektleitung und meldet an PPM"
regelfall: "Owner des betroffenen Services/Produkts wird Projektleitung"
scope_definition:
verantwortlich: ["spm", "projektleitung"]
prozess: "SPM definiert gemeinsam mit Projektleitung den Scope"
ressourcenmobilisierung:
verantwortlich: "projektleitung"
prozess: "Projektleitung mobilisiert Ressourcen"
bei_konflikten:
eskalation_ueber: "ppm_oder_spm"
eskalation_an: "dsr"
weitere_eskalation_moeglich_an: "mission_board"
monitoring_und_steuerung:
projekt_monitoring:
verantwortlich: "ppm"
umfang: "alle Projekte im Portfolio"
status_reporting:
von: "ppm"
an: "dsr"
frequenz: "regelmäßig"
gegenstand: "Projekte, die durch DSR beauftragt wurden"
bei_konflikten:
inhaltliche_konflikte:
klaerung_in: "dsr"
eskalation_moeglich_an: "mission_board"
projektabschluss:
inhaltliche_abnahme:
verantwortlich: "spm"
formaler_abschluss:
verantwortlich: "ppm"
prozess: "Projekt formal im Portfolio schließen"
# ========================================
# 7. SCHNITTSTELLEN
# ========================================
schnittstellen:
- ausloeser: "DSR Freigabe (DSR-Demand)"
von: "dsr"
zu: "ppm"
zweck: "Projektaufnahme, Umsetzung starten"
artefakte:
- "Beschluss"
- "Auflagen"
verantwortlich: ["dpm", "ppm"]
- ausloeser: "Service-Betroffenheit, Sponsoring & Owner-Einbindung"
zwischen: ["dsr", "spm"]
art: "bidirektional"
zweck: "Sponsoring, Owner-Einbindung"
artefakte:
- "Protokoll"
- "Owner-Liste"
verantwortlich: "spm"
- ausloeser: "Delegation ans MB"
von: "dsr"
zu: "mission_board"
zweck: "Strategische Entscheidung herbeiführen"
artefakte:
- "MB Vorlage"
- "DSR Empfehlung"
verantwortlich: "dpm"
- ausloeser: "Rückmeldungen an Stakeholder"
kontext: "Freigaben/Zurückstellungen mit Auflagen, Übergabe in Projekt-/Umsetzungssteuerung, Reporting"
von: ["dsr", "ppm", "spm"]
zu: "shm"
zweck: "Entscheidung/Begründung kommunizieren"
artefakte:
- "Beschluss"
verantwortlich: "shm"
themen:
- "Wiedervorlagen"
- "Steckbrief-/User-Story-Bezug"
- ausloeser: "Architektur-Grundsatzfrage"
von: "dsr"
zu: "it_architektur_board"
zweck: "Klärung technischer Leitplanken"
artefakte:
- "Kurzlage/Fragestellung"
verantwortlich: "dpm"
- ausloeser: "Projekt Reporting"
von: "ppm"
zu: ["dsr", "mission_board"]
zweck: "Status, Risiken, Ressourcenlage kommunizieren"
artefakte:
- "Projekt-Portfolio Bericht"
verantwortlich: "ppm"
# ========================================
# 8. KONFLIKTBEHANDLUNG
# ========================================
konfliktbehandlung:
regelung: "Verantwortlichkeiten in Konfliktsituationen sind in RACI-Matrix geregelt"
meta:
typ: "geschaeftsordnung"
gremium_id: "dsr"
gremium_name: "Demand & Stakeholder-Runde"
aliases: ["DSR", "Demand-Runde", "Stakeholder-Runde"]
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
abstimmung:
sparring_mit: ["shm", "spm"]
abgestimmt_mit: ["DPM-Teammitglied"]
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
kontext_tags:
- "demand-management"
- "governance"
- "entscheidungsgremium"
- "demand-lifecycle"
# ========================================
# 1. ZWECK UND GELTUNGSBEREICH
# ========================================
zweck:
verankerung: "Steuerungs- und Entscheidungsgremium im DIGITOM"
funktion: |
Brücke zwischen Bedarfserfassung (Stakeholder-Management) und
Projektinitiierung (Projekt-Portfolio-Management).
regelungsumfang:
- "Arbeitsweise der DSR"
- "Entscheidungsverfahren"
- "Schnittstellen im Demand-Lifecycle"
geltungsbereich:
inkludiert:
- typ: "DSR-Demands"
beschreibung: "Demands ohne automatische MB-Trigger gemäß Demand-Klassifizierung"
- typ: "DSR-Demands mit Delegationsoption"
beschreibung: "Demands mit Option zur Delegation ans Mission Board"
rolle_bei_mb_demands: "vorbereitendes und empfehlendes Gremium"
# ========================================
# 2. AUFGABEN UND KOMPETENZEN
# ========================================
aufgaben:
charakter: "hybrides Gremium mit zwei Funktionsbereichen"
entscheidungsfunktion:
gueltig_fuer: "DSR-Demands"
entscheidungsoptionen:
- option: "freigabe_zur_umsetzung"
beschreibung: "Freigabe zur Umsetzungsplanung und Übergabe an PPM"
naechster_schritt: "Projekt-Initiierung durch PPM"
- option: "ablehnung"
beschreibung: "Ablehnung und Weitergabe ans SHM für Stakeholder-Kommunikation"
naechster_schritt: "SHM kommuniziert Ablehnung"
- option: "delegation_mission_board"
trigger: ["strategische_relevanz", "kompetenzueberschreitung"]
beschreibung: "Delegation ans Mission Board"
naechster_schritt: "Mission Board entscheidet"
- option: "vertagung_fehlende_grundlagen"
trigger: "fehlende_entscheidungsgrundlagen"
beschreibung: "Weitere Aufarbeitung durch DPM erforderlich"
verantwortlich: "dpm"
- option: "vertagung_einwand"
trigger: "begruendeter_einwand"
beschreibung: "Weitere Aufarbeitung durch einwendende Rolle (Konsent-Prinzip)"
verantwortlich: "einwendende_rolle"
informations_und_abstimmungsfunktion:
aktivitaeten:
- name: "Informationsaustausch"
gegenstand:
- "offene Demands"
- "laufende Projekte (durch DSR freigegeben)"
- name: "Abstimmung"
themen:
- "Abhängigkeiten zwischen Demands/Projekten"
- "Ressourcen-Bedarfe für DSR-freigegebene Projekte"
# ========================================
# 3. ZUSAMMENSETZUNG
# ========================================
zusammensetzung:
stimmberechtigte_mitglieder:
anzahl: 4
rationale: |
Vollständiger Demand-Lifecycle abgebildet: Bedarfserfassung (SHM) →
Qualifizierung (DPM) → Service-Impact-Analyse (SPM) → Projekt-Integration (PPM)
mitglieder:
- rolle_id: "dpm"
rolle_name: "Demand-Portfolio-Management"
funktion: "vorsitz"
stimmberechtigt: true
- rolle_id: "shm"
rolle_name: "Stakeholder-Management"
funktion: "mitglied"
stimmberechtigt: true
- rolle_id: "spm"
rolle_name: "Service-Portfolio-Management"
funktion: "mitglied"
stimmberechtigt: true
- rolle_id: "ppm"
rolle_name: "Projekt-Portfolio-Management"
funktion: "mitglied"
stimmberechtigt: true
vertretungsregelung:
flexibel: true
beschreibung: "Mitglieder benennen ihre Vertretungen flexibel"
vertretungs_kompetenzen: "Vertretungen sind stimmberechtigt und haben volle Kompetenzen der vertretenen Rolle"
zusaetzliche_teilnehmende:
erlaubt: true
status: "beratend"
stimmberechtigt: false
typische_teilnehmende:
- "Owner betroffener Services"
- "Owner betroffener Produkte"
- "Owner betroffener Infrastruktur-Komponenten"
- "Fachexperten (z.B. IT-Architektur)"
einladung_durch: "dpm"
# ========================================
# 4. ARBEITSWEISE
# ========================================
arbeitsweise:
sitzungsrhythmus:
pilotphase:
frequenz: "woechentlich"
termin: "fester Termin"
dauer_minuten: 90
regelzeit:
hinweis: "wird nach Pilotphase definiert"
sondersitzungen:
erfragen_durch: "jedes Mitglied"
einberufung_durch: "dpm"
vorbereitung_und_dokumentation:
vorbereitung:
verantwortlich: "dpm"
unterlagen_vorlauf_stunden: 24
beschreibung: "Unterlagen müssen 24h vor Sitzung verfügbar sein"
protokollfuehrung:
verantwortlich: "dpm"
typ: "Entscheidungsprotokoll"
basis: "Demand-Portfolio-Übersicht"
ablage:
ort: "Confluence"
zugriff: "DIGIT-weit"
kommunikation:
timing: "unmittelbar nach Sitzung"
gegenstand: "Entscheidungen werden kommuniziert"
agenda_struktur:
referenz: "dsr-standard-agenda.yaml"
hinweis: "Detaillierte Agenda-Struktur in separatem Dokument definiert"
# ========================================
# 5. ENTSCHEIDUNGSVERFAHREN
# ========================================
entscheidungsverfahren:
prinzip: "konsent_mit_alternativzwang"
konsent_ablauf:
schritt_1:
name: "Vorschlag einbringen"
akteur: "dpm"
inhalt: "DPM bringt Entscheidungsvorschlag ein"
schritt_2:
name: "Verständnisfragen klären"
bedingung: "sofern vorhanden"
schritt_3:
name: "Einwände prüfen"
regel: "Ohne schwerwiegenden, begründeten Einwand gilt Vorschlag als angenommen"
bei_einwand:
verantwortung: "einwendende Rolle"
verpflichtung: "muss Entscheidungsvorlage überarbeiten und konstruktive Alternative einbringen"
bei_mehreren_einwaenden:
prozess: "gemeinsame Erarbeitung des Alternativ-Vorschlags"
iteratives_verfahren:
beschreibung: "Überarbeitete Entscheidungsvorlage unterliegt selbst wieder dem Konsent-Prinzip"
eskalation:
trigger: "nach zwei Iterationen ohne Einigung (bei drittem Einwand)"
option: "DPM kann ans Mission Board eskalieren"
beschlussfaehigkeit:
bedingung: "alle vier Rollen durch Mitglieder oder Vertretungen besetzt"
entscheidungen_unter_auflagen:
erlaubt: true
beschreibung: "DSR kann Demands unter Auflagen freigeben"
status: "verbindlicher Teil des Beschlusses"
erfuellung:
zeitpunkt: "vor/während der Umsetzung"
ueberwachung_durch: "ppm"
bei_nicht_erfuellung:
massnahme: "Umsetzung stoppen"
naechster_schritt: "Vorlage an DSR zur Neuentscheidung"
virtuelle_hybride_asynchrone:
virtuell_hybrid:
status: "gleichwertig zu Präsenzsitzungen"
asynchron:
status: "in Entwicklung"
hinweis: "Werden bei Bedarf während Pilotphase entwickelt und getestet"
moegliche_mechanismen:
- "Kommentierungsfunktion"
- "Voting"
entscheidungsvarianten_nach_demand_typ:
mb_demand:
beschreibung: "Mission Board-Demand (wird durch DSR vorbereitet)"
einwaende_moeglich_zu:
- "Klassifizierung"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- "Empfehlung/Begründung"
dsr_demand_mit_delegation:
beschreibung: "DSR-Demand mit Delegationsoption ans Mission Board"
einwaende_moeglich_zu:
- "Klassifizierung"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- "Delegationsempfehlung/Begründung"
dsr_demand:
beschreibung: "DSR-Demand (DSR entscheidet final)"
einwaende_moeglich_zu:
- "Klassifizierung"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- "Empfehlung/Begründung: Freigabe oder Ablehnung"
# ========================================
# 6. RESSOURCENMOBILISIERUNG UND PROJEKTUMSETZUNG
# ========================================
ressourcenmobilisierung:
beschreibung: "Prozess nach Freigabe eines DSR-Demands"
projektinitiierung:
schritt_1:
name: "Projekt-Aufnahme"
beschreibung: "Demand wird formal als Projekt ins Projekt-Portfolio aufgenommen"
verantwortlich: "ppm"
schritt_2:
name: "Sponsoring"
regelfall: "SPM übernimmt Sponsor:innen-Rolle bei service-/produkt-/infrastrukturbezogenen DSR-Demands"
verantwortlich: "spm"
projektleitung_und_ressourcen:
projektleitung_benennung:
verantwortlich: "spm"
prozess: "SPM benennt abgestimmte Projektleitung und meldet an PPM"
regelfall: "Owner des betroffenen Services/Produkts wird Projektleitung"
scope_definition:
verantwortlich: ["spm", "projektleitung"]
prozess: "SPM definiert gemeinsam mit Projektleitung den Scope"
ressourcenmobilisierung:
verantwortlich: "projektleitung"
prozess: "Projektleitung mobilisiert Ressourcen"
bei_konflikten:
eskalation_ueber: "ppm_oder_spm"
eskalation_an: "dsr"
weitere_eskalation_moeglich_an: "mission_board"
monitoring_und_steuerung:
projekt_monitoring:
verantwortlich: "ppm"
umfang: "alle Projekte im Portfolio"
status_reporting:
von: "ppm"
an: "dsr"
frequenz: "regelmäßig"
gegenstand: "Projekte, die durch DSR beauftragt wurden"
bei_konflikten:
inhaltliche_konflikte:
klaerung_in: "dsr"
eskalation_moeglich_an: "mission_board"
projektabschluss:
inhaltliche_abnahme:
verantwortlich: "spm"
formaler_abschluss:
verantwortlich: "ppm"
prozess: "Projekt formal im Portfolio schließen"
# ========================================
# 7. SCHNITTSTELLEN
# ========================================
schnittstellen:
- ausloeser: "DSR Freigabe (DSR-Demand)"
von: "dsr"
zu: "ppm"
zweck: "Projektaufnahme, Umsetzung starten"
artefakte:
- "Beschluss"
- "Auflagen"
verantwortlich: ["dpm", "ppm"]
- ausloeser: "Service-Betroffenheit, Sponsoring & Owner-Einbindung"
zwischen: ["dsr", "spm"]
art: "bidirektional"
zweck: "Sponsoring, Owner-Einbindung"
artefakte:
- "Protokoll"
- "Owner-Liste"
verantwortlich: "spm"
- ausloeser: "Delegation ans MB"
von: "dsr"
zu: "mission_board"
zweck: "Strategische Entscheidung herbeiführen"
artefakte:
- "MB Vorlage"
- "DSR Empfehlung"
verantwortlich: "dpm"
- ausloeser: "Rückmeldungen an Stakeholder"
kontext: "Freigaben/Zurückstellungen mit Auflagen, Übergabe in Projekt-/Umsetzungssteuerung, Reporting"
von: ["dsr", "ppm", "spm"]
zu: "shm"
zweck: "Entscheidung/Begründung kommunizieren"
artefakte:
- "Beschluss"
verantwortlich: "shm"
themen:
- "Wiedervorlagen"
- "Steckbrief-/User-Story-Bezug"
- ausloeser: "Architektur-Grundsatzfrage"
von: "dsr"
zu: "it_architektur_board"
zweck: "Klärung technischer Leitplanken"
artefakte:
- "Kurzlage/Fragestellung"
verantwortlich: "dpm"
- ausloeser: "Projekt Reporting"
von: "ppm"
zu: ["dsr", "mission_board"]
zweck: "Status, Risiken, Ressourcenlage kommunizieren"
artefakte:
- "Projekt-Portfolio Bericht"
verantwortlich: "ppm"
# ========================================
# 8. KONFLIKTBEHANDLUNG
# ========================================
konfliktbehandlung:
regelung: "Verantwortlichkeiten in Konfliktsituationen sind in RACI-Matrix geregelt"
referenz: "raci-matrix-demand-portfolio-management.yaml"

View file

@ -1,460 +1,460 @@
meta:
typ: "funktionsbeschreibung"
funktion_id: "dpm"
funktion_name: "Demand-Portfolio-Management"
aliases: ["DPM", "Demand-Portfolio-Funktion"]
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
kontext_tags:
- "demand-management"
- "funktion"
- "systemische-perspektive"
- "orchestrierung"
- "neutralitaet"
# ========================================
# ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
# ========================================
abkuerzungen:
dpm: "Demand-Portfolio-Management"
dsr: "Demand & Stakeholder-Runde"
mb: "Mission Board"
vb: "Vision Board"
shm: "Stakeholder-Management"
spm: "Service-Portfolio-Management"
ppm: "Projekt-Portfolio-Management"
al_p: "Abteilungsleitung Planung"
pl: "Projektleitung"
pzm: "Prozess-Management"
ita: "IT-Architektur-Board"
sh: "Stakeholder"
kpi: "Key Performance Indicator (Kennzahl)"
raci: "Responsible / Accountable / Consulted / Informed"
d2p: "Demand-to-Project (Prozess)"
# ========================================
# 1. ZWECK
# ========================================
zweck:
wozu_existiert_diese_funktion:
kurz: "Koordiniert den Fluss aller Demands im DIGIT vom vorqualifizierten Demand bis zur entscheidungsreifen Vorlage"
ausfuehrlich: |
Das Demand-Portfolio-Management (DPM) übernimmt Demands aus dem Stakeholder-Management (SHM),
klassifiziert, analysiert, bewertet und priorisiert sie und bringt sie als strukturierte
Entscheidungsvorlagen in die zuständigen Gremien Demand & Stakeholder Runde (DSR) und
Mission Board (MB) ein.
wertbeitrag:
- "Transparenz"
- "Vergleichbarkeit"
- "Entscheidungsfähigkeit"
kritisches_merkmal: "Getrennt von der eigentlichen Freigabeentscheidung der Gremien"
hauptziel:
beschreibung: "Ein kohärentes, strategiekonformes und entscheidungsfähiges Demand-Portfolio sicherstellen"
erreicht_durch:
- id: "Z1"
aktivitaet: "Systematische Überführung"
beschreibung: "Vorqualifizierte Demands systematisch in Entscheidungsvorlagen überführen"
umfasst:
- "Klassifizierung"
- "Analyse"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- id: "Z2"
aktivitaet: "Informationsfluss orchestrieren"
beschreibung: "Informationsfluss zwischen SHM, DPM und Entscheidungsgremien orchestrieren"
richtungen:
- "Bottom-up"
- "Top-down"
- "Horizontal"
- id: "Z3"
aktivitaet: "Trennung wahren"
beschreibung: "Trennung von fachlicher Bewertung (DPM) und Entscheidung (DSR/MB) wahren"
effekt: "Objektivität und Akzeptanz als neutrale Koordinationsinstanz stärken"
- id: "Z4"
aktivitaet: "Portfolio-Erkenntnisse aufbereiten"
beschreibung: "Demand-Portfolio-Erkenntnisse regelmäßig aufbereiten (Reviews)"
effekt: "Bessere Koordination durch Mission Board und Abteilungsleitung Planung ermöglichen"
- id: "Z5"
aktivitaet: "Zielbeitrag sichtbar machen"
beschreibung: "Zielbeitrag anhand klarer KPIs sichtbar machen"
# ========================================
# 2. FUNKTIONSVERSTÄNDNIS & ABGRENZUNG
# ========================================
funktionsverstaendnis:
charakterisierung:
typ: "Bewertungs- und Orchestrierungsfunktion"
beschreibung: |
Die neutrale Instanz, die Demands strukturiert bewertet, priorisiert und als
Entscheidungsvorlagen in die zuständigen Gremien einbringt. Die Funktion hält
Methodik, Routing und Demand-Portfolio-Transparenz zusammen getrennt von der
finalen Entscheidung und der operativen Umsetzung.
grundprinzipien:
verantwortung_bleibt_wo_sie_hingehoert:
beschreibung: "Klare Trennung zwischen Vorbereitung und Entscheidung"
entscheidungen:
wo: "Gremien (DSR, MB)"
was: "Freigabe, Ablehnung oder Delegation"
dpm_rolle: "Bereitet vor, präsentiert, führt Beschlüsse nach entscheidet aber nicht anstelle der Gremien"
linien_budget_verantwortung:
wo: "MB und Fachbereiche"
dpm_rolle: "Stellt Systematik und Entscheidungsreife sicher"
partnerschaft_statt_kontrolle:
beschreibung: "DPM arbeitet auf Augenhöhe mit anderen Portfolio-Funktionen"
partnerschaften:
- partner: "shm"
beziehung: "SHM speist vorqualifizierte Demands ein"
- partner: "dpm"
beziehung: "DPM qualifiziert und bündelt"
- partner: "spm"
beziehung: "SPM bewertet Service-Auswirkungen"
- partner: "ppm"
beziehung: "PPM integriert in das Projektportfolio"
institutionalisierung: "Diese Partnerschaft ist im DSR institutionalisiert (stimmberechtigte Kernrollen)"
arbeitsweise: "Folgt definierten Informationsflüssen (Bottom-up, Top-down, Horizontal) und fördert schnelle, anschlussfähige Entscheidungen statt 'Kontrolle'"
systematische_bewertung_transparenz:
verantwortung_dpm:
- "Klassifizierung"
- "Analyse"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- "Erstellung Entscheidungsvorlagen"
- "Sauberes Entscheidungs-Routing (je nach Tragweite, Komplexität, Systemebene, Treiber)"
transparenz: "DPM stellt Transparenz über ein zentrales Demand-Portfolio her und bereitet Reviews für MB/AL-Planung vor"
nicht_teil_des_mandats:
- "Operative Projektentscheidungen"
- "Umsetzungsleistungen"
abgrenzung_zu_angrenzenden_funktionen:
- funktion: "shm"
name: "Stakeholder-Management"
tut: "Erfasst und klärt den Bedarf mit Stakeholdern"
uebergabe: "Übergibt vorqualifiziert an DPM"
- funktion: "dpm"
name: "Demand-Portfolio-Management"
tut: "Klassifiziert, analysiert, bewertet, priorisiert, routet"
uebergabe: "Bringt Vorlagen in DSR/MB ein"
- funktion: "spm"
name: "Service-Portfolio-Management"
tut: "Prüft Service-Fit/-Impact und katalogseitige Konsequenzen"
- funktion: "ppm"
name: "Projekt-Portfolio-Management"
tut: "Integriert freigegebene Demands in das Projektportfolio"
und: "Steuert Projektumsetzungen"
# ========================================
# 3. VERANTWORTUNGSBEREICHE
# ========================================
verantwortungsbereiche:
# ----------------------------------
# 3.1 DEMAND-PORTFOLIO-MANAGEMENT
# ----------------------------------
bereich_1_portfolio_management:
id: "VB1"
name: "Demand-Portfolio-Management"
was:
- "Zentrales Demand-Portfolio führen und aktuell halten"
- "Trends und Muster analysieren"
- "Demand-Portfolio-Methodiken optimieren"
- "Entlang Vision-Board-Leitplanken bewerten und priorisieren"
warum:
- "Strategiekonforme, ressourcenfähige Auswahl durch MB ermöglichen"
- "DPM liefert die strukturierte Grundlage, MB trifft die Allokationsentscheidungen"
- "Objektivität sichern durch Trennung von Bewertung (DPM) und Entscheidung (DSR/MB)"
wie:
routinen:
- frequenz: "woechentlich"
was: "DSR"
- frequenz: "quartalsweise"
was: "Demand-Portfolio-Review"
reporting:
an: "mb"
format: "MB-Kurzpräsentation"
inhalte:
- "Demand-Portfolio-Entwicklung"
- "Muster"
- "Handlungsbedarfe"
- "Empfehlungen"
# ----------------------------------
# 3.2 KLASSIFIZIERUNG, ANALYSE, BEWERTUNG, PRIORISIERUNG
# ----------------------------------
bereich_2_qualifizierung:
id: "VB2"
name: "Demand-Klassifizierung, Analyse, Bewertung und Priorisierung"
was:
- "Klassifizierung nach vordefinierten Dimensionen"
- "Unzureichend qualifizierte Demands zurückweisen"
- "Dubletten konsolidieren"
- "Fachexpert:innen einbeziehen"
- "Anwendung von Kategorien & Bewertungskriterien"
- "Nutzung Bedarfs-Steckbrief und Demand-Entscheidungsvorlage"
warum:
- "Klaren Prozess und Verfahren gegenüber Stakeholder sicherstellen"
- "Entscheidungsfähigkeit herstellen und Vergleichbarkeit sichern"
wie:
methodik:
beschreibung: "Standardisierte Klassifizierung/Bewertung/Priorisierung"
referenz: "DPM-Framework"
interaktion:
- mit: "shm"
was: "Rückfragen/Nachforderungen"
- mit: ["spm", "ppm", "ita"]
was: "Abstimmung bei Service-, Projekt- oder Technikfragen"
dokumentation:
- "Laufende Statuspflege im Ticketsystem"
- "Statuspflege in weiteren genutzten Tools im Demand-Portfolio"
- "Portfolio-Abgleich"
# ----------------------------------
# 3.3 GREMIENARBEIT
# ----------------------------------
bereich_3_gremienarbeit:
id: "VB3"
name: "Gremienarbeit"
was:
- "DSR vorbereiten, in der Sitzung präsentieren, Beschlüsse dokumentieren"
- "MB-Vorstellung MB-relevanter Demands"
- "Nachbearbeitung und Umsetzungsvorbereitung gemäß Beschlüssen"
warum:
- "Klare, effiziente Entscheidungen im Konsent-Verfahren"
- "Eskalationsfähigkeit zum MB bei Uneinigkeit oder Kompetenzüberschreitung"
wie:
rhythmus_rolle:
- frequenz: "woechentlich"
gremium: "dsr"
- frequenz: "ad_hoc"
was: "Sondersitzungen auf Antrag"
arbeitsweise:
- "Standard-Agenda"
- "Unterlagen vorab"
- "Confluence-Ablage"
- "Unmittelbare Ergebnis-Kommunikation"
outputs:
- "Beschlussprotokolle"
- "Aktualisierte Demand-Portfolio-/Ticket-Einträge"
- "Übergabe an PPM bei Freigabe"
# ========================================
# 4. SCHNITTSTELLEN
# ========================================
schnittstellen:
beschreibung: "Input/Output/Typische Abstimmungswege"
# ----------------------------------
# 4.1 INPUTS
# ----------------------------------
inputs:
beschreibung: "Was das DPM empfängt"
quellen:
- von: "vision_board"
inhalt: "Strategische Leitplanken und Top-down-Vorgaben, die den Priorisierungsrahmen für Demands setzen"
- von: "mission_board"
inhalt: "Beschlüsse und Prioritäten für MB-relevante Demands; Rückfragen oder Arbeitsaufträge an DPM bei Vertagung/Delegation"
- von: "shm"
inhalt: "Übergabe vorqualifizierter Demands inkl. Bedarfs-Steckbrief; Nachlieferungen bei Rückfragen; Statuswechsel 'an DPM übergeben' mit SHM-Einschätzung"
- von: "spm"
inhalt: "Input zu Service-Fit und -Konsequenzen; Abstimmung, wenn direkte Service-Umsetzung möglich oder Service-Impact zu prüfen ist"
- von: "ppm"
inhalt: "Informationen zu laufenden/geplanten Projekten zur Überschneidungsprüfung; Abgleich bei potenziellen Projekt-Kollisionen"
- von: "ita"
inhalt: "Strategische/technische Grundsatz-Inputs zur Machbarkeit und Architekturrahmen"
- von: "fachexpertinnen"
inhalt: "Punktuelle Expertise für Bewertung/Qualifizierung (fachlich/technisch)"
# ----------------------------------
# 4.2 OUTPUTS
# ----------------------------------
outputs:
beschreibung: "Was das DPM weitergibt"
ziele:
- an: "dsr"
inhalt: "Standardisierte Entscheidungsvorlage je Demand (Klassifizierung, Optionen, Empfehlung, Auswirkungen, Risiken), Vorstellung in der Sitzung, Beschluss-/Aufgabenüberführung"
- an: "mb"
inhalt: "Entscheidungsvorlage für MB-relevante Demands inkl. Priorisierungsempfehlung, strategischer Fit, Ressourcen-/Portfolio-Auswirkungen, Alternativen; Kurzbericht Entscheidung/Nachverfolgung"
- an: "shm"
inhalt: "Rückmeldung zum Bewertungsergebnis (z.B. Nachlieferung benötigt, Konsolidierung mit ähnlichen Demands, Routing in DSR/MB, Ablehnungs-/Delegationsbegründung); aktualisierte Steckbrief-Anforderungen"
- an: "spm"
inhalt: "Klärungsanfragen zu Service-Fit/-Impact, dokumentierte Ergebnisse für Entscheidungsvorlage; Hinweise auf Servicekatalog-Anpassungen"
- an: "ppm"
inhalt: "Übergabe freigegebener Demands in die Projektpipeline inkl. Beschlussreferenz, Priorität, Abhängigkeiten, initialer Projektsteckbrief/Startkonditionen"
- an: ["ita", "fachexpertinnen"]
inhalt: "Gezielte Architektur-/Fachabfragen zur Entscheidungsreife; zusammengefasste Einschätzungen für die Vorlage (Machbarkeit, Standards, Risiken)"
- an: "al_p"
inhalt: "Quartalsweiser Demand-Portfolio-Report: KPI-Dashboard, Muster/Trends, Handlungs-/Priorisierungsempfehlungen"
# ----------------------------------
# 4.3 TYPISCHE ABSTIMMUNGSWEGE
# ----------------------------------
typische_abstimmungswege:
beschreibung: "Standardisierte Interaktionsformate"
formate:
- format: "dsr_regulaer"
name: "DSR Regulär"
frequenz: "woechentlich"
inhalt:
- "Vorstellung der Entscheidungsvorlagen durch DPM"
- "Gemeinsame Bewertung/Klassifizierung"
- "Beschluss (Freigabe, Ablehnung, Zurückstellung, Delegation ans MB)"
- "Protokoll und Ticket-Update"
- format: "sonder_dsr"
name: "Sonder-DSR"
frequenz: "ad_hoc"
inhalt:
- "Kurzfristige Klärung dringlicher Themen oder Konflikte"
- "Einberufung auf Anfrage eines DSR-Mitglieds"
- "Entscheidung über Einberufung liegt beim DPM"
- "Eskalationsweg bei Bedarf"
- format: "mission_board"
name: "Mission Board"
frequenz: "zweiwoechentlich"
inhalt:
- "Finale Entscheidung zu MB-relevanten Demands"
- "Priorisierung/Ressourcen"
- "DPM liefert MB-Vorlage"
- "PPM/SHM übernehmen Folgekommunikation und Statusupdates"
- format: "shm_dpm_klaerung"
name: "SHM ↔ DPM Klärungsschleifen"
frequenz: "laufend"
inhalt:
- "Nachforderungen bei unvollständigen Demands"
- "Persönliche Kurzabstimmungen/E-Mail"
- "SHM aktualisiert Steckbrief/Ticket"
- format: "dpm_spm_service"
name: "DPM ↔ SPM Service-Fit/Impact"
frequenz: "bei_bedarf"
inhalt:
- "Abgleich Service-Bezug"
- "Direkte Umsetzung kleiner Demands mit SPM/Service Manager"
- "Ergebnissicherung für die Entscheidungsvorlage"
- format: "dpm_ppm_projekt"
name: "DPM ↔ PPM Projekt-Abgleich/Übergabe"
frequenz: "bei_bedarf"
inhalt:
- "Prüfen von Überschneidungen mit laufenden/geplanten Projekten"
- "Übergabe freigegebener Demands in die Projektpipeline"
- "Status-Reporting zurück an DSR/MB"
- format: "dpm_ita_grundsatz"
name: "DPM ↔ IT-Architektur-Board"
frequenz: "bei_grundsatzfragen"
inhalt:
- "Technische Leitplanken/Machbarkeit klären"
- "Kurzlage/Fragestellung aus DSR/DPM"
- format: "portfolio_review"
name: "Demand-Portfolio-Review"
frequenz: "quartalsweise"
inhalt:
- "Muster-/Trendanalysen"
# ========================================
# REFERENZEN
# ========================================
referenzen:
verwandte_dokumente:
- titel: "Rollenbeschreibung DPM"
pfad: "#01.1_funktion/rollenbeschreibung-dpm.yaml"
unterschied: "Rollenbeschreibung = personenzentriert; Funktionsbeschreibung = systemisch"
- titel: "Demand-Portfolio Governance"
pfad: "#01.2_governance/demand-portfolio-governance.yaml"
relevanz: "Übergeordneter Governance-Rahmen für DPM-Funktion"
- titel: "RACI-Matrix DPM"
pfad: "#01.2_governance/raci-matrix-dpm.yaml"
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten über Phasen hinweg"
- titel: "Demand-Klassifizierung"
pfad: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
meta:
typ: "funktionsbeschreibung"
funktion_id: "dpm"
funktion_name: "Demand-Portfolio-Management"
aliases: ["DPM", "Demand-Portfolio-Funktion"]
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
kontext_tags:
- "demand-management"
- "funktion"
- "systemische-perspektive"
- "orchestrierung"
- "neutralitaet"
# ========================================
# ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
# ========================================
abkuerzungen:
dpm: "Demand-Portfolio-Management"
dsr: "Demand & Stakeholder-Runde"
mb: "Mission Board"
vb: "Vision Board"
shm: "Stakeholder-Management"
spm: "Service-Portfolio-Management"
ppm: "Projekt-Portfolio-Management"
al_p: "Abteilungsleitung Planung"
pl: "Projektleitung"
pzm: "Prozess-Management"
ita: "IT-Architektur-Board"
sh: "Stakeholder"
kpi: "Key Performance Indicator (Kennzahl)"
raci: "Responsible / Accountable / Consulted / Informed"
d2p: "Demand-to-Project (Prozess)"
# ========================================
# 1. ZWECK
# ========================================
zweck:
wozu_existiert_diese_funktion:
kurz: "Koordiniert den Fluss aller Demands im DIGIT vom vorqualifizierten Demand bis zur entscheidungsreifen Vorlage"
ausfuehrlich: |
Das Demand-Portfolio-Management (DPM) übernimmt Demands aus dem Stakeholder-Management (SHM),
klassifiziert, analysiert, bewertet und priorisiert sie und bringt sie als strukturierte
Entscheidungsvorlagen in die zuständigen Gremien Demand & Stakeholder Runde (DSR) und
Mission Board (MB) ein.
wertbeitrag:
- "Transparenz"
- "Vergleichbarkeit"
- "Entscheidungsfähigkeit"
kritisches_merkmal: "Getrennt von der eigentlichen Freigabeentscheidung der Gremien"
hauptziel:
beschreibung: "Ein kohärentes, strategiekonformes und entscheidungsfähiges Demand-Portfolio sicherstellen"
erreicht_durch:
- id: "Z1"
aktivitaet: "Systematische Überführung"
beschreibung: "Vorqualifizierte Demands systematisch in Entscheidungsvorlagen überführen"
umfasst:
- "Klassifizierung"
- "Analyse"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- id: "Z2"
aktivitaet: "Informationsfluss orchestrieren"
beschreibung: "Informationsfluss zwischen SHM, DPM und Entscheidungsgremien orchestrieren"
richtungen:
- "Bottom-up"
- "Top-down"
- "Horizontal"
- id: "Z3"
aktivitaet: "Trennung wahren"
beschreibung: "Trennung von fachlicher Bewertung (DPM) und Entscheidung (DSR/MB) wahren"
effekt: "Objektivität und Akzeptanz als neutrale Koordinationsinstanz stärken"
- id: "Z4"
aktivitaet: "Portfolio-Erkenntnisse aufbereiten"
beschreibung: "Demand-Portfolio-Erkenntnisse regelmäßig aufbereiten (Reviews)"
effekt: "Bessere Koordination durch Mission Board und Abteilungsleitung Planung ermöglichen"
- id: "Z5"
aktivitaet: "Zielbeitrag sichtbar machen"
beschreibung: "Zielbeitrag anhand klarer KPIs sichtbar machen"
# ========================================
# 2. FUNKTIONSVERSTÄNDNIS & ABGRENZUNG
# ========================================
funktionsverstaendnis:
charakterisierung:
typ: "Bewertungs- und Orchestrierungsfunktion"
beschreibung: |
Die neutrale Instanz, die Demands strukturiert bewertet, priorisiert und als
Entscheidungsvorlagen in die zuständigen Gremien einbringt. Die Funktion hält
Methodik, Routing und Demand-Portfolio-Transparenz zusammen getrennt von der
finalen Entscheidung und der operativen Umsetzung.
grundprinzipien:
verantwortung_bleibt_wo_sie_hingehoert:
beschreibung: "Klare Trennung zwischen Vorbereitung und Entscheidung"
entscheidungen:
wo: "Gremien (DSR, MB)"
was: "Freigabe, Ablehnung oder Delegation"
dpm_rolle: "Bereitet vor, präsentiert, führt Beschlüsse nach entscheidet aber nicht anstelle der Gremien"
linien_budget_verantwortung:
wo: "MB und Fachbereiche"
dpm_rolle: "Stellt Systematik und Entscheidungsreife sicher"
partnerschaft_statt_kontrolle:
beschreibung: "DPM arbeitet auf Augenhöhe mit anderen Portfolio-Funktionen"
partnerschaften:
- partner: "shm"
beziehung: "SHM speist vorqualifizierte Demands ein"
- partner: "dpm"
beziehung: "DPM qualifiziert und bündelt"
- partner: "spm"
beziehung: "SPM bewertet Service-Auswirkungen"
- partner: "ppm"
beziehung: "PPM integriert in das Projektportfolio"
institutionalisierung: "Diese Partnerschaft ist im DSR institutionalisiert (stimmberechtigte Kernrollen)"
arbeitsweise: "Folgt definierten Informationsflüssen (Bottom-up, Top-down, Horizontal) und fördert schnelle, anschlussfähige Entscheidungen statt 'Kontrolle'"
systematische_bewertung_transparenz:
verantwortung_dpm:
- "Klassifizierung"
- "Analyse"
- "Bewertung"
- "Priorisierung"
- "Erstellung Entscheidungsvorlagen"
- "Sauberes Entscheidungs-Routing (je nach Tragweite, Komplexität, Systemebene, Treiber)"
transparenz: "DPM stellt Transparenz über ein zentrales Demand-Portfolio her und bereitet Reviews für MB/AL-Planung vor"
nicht_teil_des_mandats:
- "Operative Projektentscheidungen"
- "Umsetzungsleistungen"
abgrenzung_zu_angrenzenden_funktionen:
- funktion: "shm"
name: "Stakeholder-Management"
tut: "Erfasst und klärt den Bedarf mit Stakeholdern"
uebergabe: "Übergibt vorqualifiziert an DPM"
- funktion: "dpm"
name: "Demand-Portfolio-Management"
tut: "Klassifiziert, analysiert, bewertet, priorisiert, routet"
uebergabe: "Bringt Vorlagen in DSR/MB ein"
- funktion: "spm"
name: "Service-Portfolio-Management"
tut: "Prüft Service-Fit/-Impact und katalogseitige Konsequenzen"
- funktion: "ppm"
name: "Projekt-Portfolio-Management"
tut: "Integriert freigegebene Demands in das Projektportfolio"
und: "Steuert Projektumsetzungen"
# ========================================
# 3. VERANTWORTUNGSBEREICHE
# ========================================
verantwortungsbereiche:
# ----------------------------------
# 3.1 DEMAND-PORTFOLIO-MANAGEMENT
# ----------------------------------
bereich_1_portfolio_management:
id: "VB1"
name: "Demand-Portfolio-Management"
was:
- "Zentrales Demand-Portfolio führen und aktuell halten"
- "Trends und Muster analysieren"
- "Demand-Portfolio-Methodiken optimieren"
- "Entlang Vision-Board-Leitplanken bewerten und priorisieren"
warum:
- "Strategiekonforme, ressourcenfähige Auswahl durch MB ermöglichen"
- "DPM liefert die strukturierte Grundlage, MB trifft die Allokationsentscheidungen"
- "Objektivität sichern durch Trennung von Bewertung (DPM) und Entscheidung (DSR/MB)"
wie:
routinen:
- frequenz: "woechentlich"
was: "DSR"
- frequenz: "quartalsweise"
was: "Demand-Portfolio-Review"
reporting:
an: "mb"
format: "MB-Kurzpräsentation"
inhalte:
- "Demand-Portfolio-Entwicklung"
- "Muster"
- "Handlungsbedarfe"
- "Empfehlungen"
# ----------------------------------
# 3.2 KLASSIFIZIERUNG, ANALYSE, BEWERTUNG, PRIORISIERUNG
# ----------------------------------
bereich_2_qualifizierung:
id: "VB2"
name: "Demand-Klassifizierung, Analyse, Bewertung und Priorisierung"
was:
- "Klassifizierung nach vordefinierten Dimensionen"
- "Unzureichend qualifizierte Demands zurückweisen"
- "Dubletten konsolidieren"
- "Fachexpert:innen einbeziehen"
- "Anwendung von Kategorien & Bewertungskriterien"
- "Nutzung Bedarfs-Steckbrief und Demand-Entscheidungsvorlage"
warum:
- "Klaren Prozess und Verfahren gegenüber Stakeholder sicherstellen"
- "Entscheidungsfähigkeit herstellen und Vergleichbarkeit sichern"
wie:
methodik:
beschreibung: "Standardisierte Klassifizierung/Bewertung/Priorisierung"
referenz: "DPM-Framework"
interaktion:
- mit: "shm"
was: "Rückfragen/Nachforderungen"
- mit: ["spm", "ppm", "ita"]
was: "Abstimmung bei Service-, Projekt- oder Technikfragen"
dokumentation:
- "Laufende Statuspflege im Ticketsystem"
- "Statuspflege in weiteren genutzten Tools im Demand-Portfolio"
- "Portfolio-Abgleich"
# ----------------------------------
# 3.3 GREMIENARBEIT
# ----------------------------------
bereich_3_gremienarbeit:
id: "VB3"
name: "Gremienarbeit"
was:
- "DSR vorbereiten, in der Sitzung präsentieren, Beschlüsse dokumentieren"
- "MB-Vorstellung MB-relevanter Demands"
- "Nachbearbeitung und Umsetzungsvorbereitung gemäß Beschlüssen"
warum:
- "Klare, effiziente Entscheidungen im Konsent-Verfahren"
- "Eskalationsfähigkeit zum MB bei Uneinigkeit oder Kompetenzüberschreitung"
wie:
rhythmus_rolle:
- frequenz: "woechentlich"
gremium: "dsr"
- frequenz: "ad_hoc"
was: "Sondersitzungen auf Antrag"
arbeitsweise:
- "Standard-Agenda"
- "Unterlagen vorab"
- "Confluence-Ablage"
- "Unmittelbare Ergebnis-Kommunikation"
outputs:
- "Beschlussprotokolle"
- "Aktualisierte Demand-Portfolio-/Ticket-Einträge"
- "Übergabe an PPM bei Freigabe"
# ========================================
# 4. SCHNITTSTELLEN
# ========================================
schnittstellen:
beschreibung: "Input/Output/Typische Abstimmungswege"
# ----------------------------------
# 4.1 INPUTS
# ----------------------------------
inputs:
beschreibung: "Was das DPM empfängt"
quellen:
- von: "vision_board"
inhalt: "Strategische Leitplanken und Top-down-Vorgaben, die den Priorisierungsrahmen für Demands setzen"
- von: "mission_board"
inhalt: "Beschlüsse und Prioritäten für MB-relevante Demands; Rückfragen oder Arbeitsaufträge an DPM bei Vertagung/Delegation"
- von: "shm"
inhalt: "Übergabe vorqualifizierter Demands inkl. Bedarfs-Steckbrief; Nachlieferungen bei Rückfragen; Statuswechsel 'an DPM übergeben' mit SHM-Einschätzung"
- von: "spm"
inhalt: "Input zu Service-Fit und -Konsequenzen; Abstimmung, wenn direkte Service-Umsetzung möglich oder Service-Impact zu prüfen ist"
- von: "ppm"
inhalt: "Informationen zu laufenden/geplanten Projekten zur Überschneidungsprüfung; Abgleich bei potenziellen Projekt-Kollisionen"
- von: "ita"
inhalt: "Strategische/technische Grundsatz-Inputs zur Machbarkeit und Architekturrahmen"
- von: "fachexpertinnen"
inhalt: "Punktuelle Expertise für Bewertung/Qualifizierung (fachlich/technisch)"
# ----------------------------------
# 4.2 OUTPUTS
# ----------------------------------
outputs:
beschreibung: "Was das DPM weitergibt"
ziele:
- an: "dsr"
inhalt: "Standardisierte Entscheidungsvorlage je Demand (Klassifizierung, Optionen, Empfehlung, Auswirkungen, Risiken), Vorstellung in der Sitzung, Beschluss-/Aufgabenüberführung"
- an: "mb"
inhalt: "Entscheidungsvorlage für MB-relevante Demands inkl. Priorisierungsempfehlung, strategischer Fit, Ressourcen-/Portfolio-Auswirkungen, Alternativen; Kurzbericht Entscheidung/Nachverfolgung"
- an: "shm"
inhalt: "Rückmeldung zum Bewertungsergebnis (z.B. Nachlieferung benötigt, Konsolidierung mit ähnlichen Demands, Routing in DSR/MB, Ablehnungs-/Delegationsbegründung); aktualisierte Steckbrief-Anforderungen"
- an: "spm"
inhalt: "Klärungsanfragen zu Service-Fit/-Impact, dokumentierte Ergebnisse für Entscheidungsvorlage; Hinweise auf Servicekatalog-Anpassungen"
- an: "ppm"
inhalt: "Übergabe freigegebener Demands in die Projektpipeline inkl. Beschlussreferenz, Priorität, Abhängigkeiten, initialer Projektsteckbrief/Startkonditionen"
- an: ["ita", "fachexpertinnen"]
inhalt: "Gezielte Architektur-/Fachabfragen zur Entscheidungsreife; zusammengefasste Einschätzungen für die Vorlage (Machbarkeit, Standards, Risiken)"
- an: "al_p"
inhalt: "Quartalsweiser Demand-Portfolio-Report: KPI-Dashboard, Muster/Trends, Handlungs-/Priorisierungsempfehlungen"
# ----------------------------------
# 4.3 TYPISCHE ABSTIMMUNGSWEGE
# ----------------------------------
typische_abstimmungswege:
beschreibung: "Standardisierte Interaktionsformate"
formate:
- format: "dsr_regulaer"
name: "DSR Regulär"
frequenz: "woechentlich"
inhalt:
- "Vorstellung der Entscheidungsvorlagen durch DPM"
- "Gemeinsame Bewertung/Klassifizierung"
- "Beschluss (Freigabe, Ablehnung, Zurückstellung, Delegation ans MB)"
- "Protokoll und Ticket-Update"
- format: "sonder_dsr"
name: "Sonder-DSR"
frequenz: "ad_hoc"
inhalt:
- "Kurzfristige Klärung dringlicher Themen oder Konflikte"
- "Einberufung auf Anfrage eines DSR-Mitglieds"
- "Entscheidung über Einberufung liegt beim DPM"
- "Eskalationsweg bei Bedarf"
- format: "mission_board"
name: "Mission Board"
frequenz: "zweiwoechentlich"
inhalt:
- "Finale Entscheidung zu MB-relevanten Demands"
- "Priorisierung/Ressourcen"
- "DPM liefert MB-Vorlage"
- "PPM/SHM übernehmen Folgekommunikation und Statusupdates"
- format: "shm_dpm_klaerung"
name: "SHM ↔ DPM Klärungsschleifen"
frequenz: "laufend"
inhalt:
- "Nachforderungen bei unvollständigen Demands"
- "Persönliche Kurzabstimmungen/E-Mail"
- "SHM aktualisiert Steckbrief/Ticket"
- format: "dpm_spm_service"
name: "DPM ↔ SPM Service-Fit/Impact"
frequenz: "bei_bedarf"
inhalt:
- "Abgleich Service-Bezug"
- "Direkte Umsetzung kleiner Demands mit SPM/Service Manager"
- "Ergebnissicherung für die Entscheidungsvorlage"
- format: "dpm_ppm_projekt"
name: "DPM ↔ PPM Projekt-Abgleich/Übergabe"
frequenz: "bei_bedarf"
inhalt:
- "Prüfen von Überschneidungen mit laufenden/geplanten Projekten"
- "Übergabe freigegebener Demands in die Projektpipeline"
- "Status-Reporting zurück an DSR/MB"
- format: "dpm_ita_grundsatz"
name: "DPM ↔ IT-Architektur-Board"
frequenz: "bei_grundsatzfragen"
inhalt:
- "Technische Leitplanken/Machbarkeit klären"
- "Kurzlage/Fragestellung aus DSR/DPM"
- format: "portfolio_review"
name: "Demand-Portfolio-Review"
frequenz: "quartalsweise"
inhalt:
- "Muster-/Trendanalysen"
# ========================================
# REFERENZEN
# ========================================
referenzen:
verwandte_dokumente:
- titel: "Rollenbeschreibung DPM"
pfad: "#01.1_funktion/rollenbeschreibung-dpm.yaml"
unterschied: "Rollenbeschreibung = personenzentriert; Funktionsbeschreibung = systemisch"
- titel: "Demand-Portfolio Governance"
pfad: "#01.2_governance/demand-portfolio-governance.yaml"
relevanz: "Übergeordneter Governance-Rahmen für DPM-Funktion"
- titel: "RACI-Matrix DPM"
pfad: "#01.2_governance/raci-matrix-dpm.yaml"
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten über Phasen hinweg"
- titel: "Demand-Klassifizierung"
pfad: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
relevanz: "Methodischer Kern der DPM-Funktion"

View file

@ -1,329 +1,329 @@
meta:
typ: "bewertungsmatrix"
dimension: "komplexitaet"
titel: "Klassifizierungsmatrix Komplexität"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
referenzen:
teil_von: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
verwendet_in: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
kontext_tags:
- "komplexitaet"
- "loesungsunsicherheit"
- "bewertungsmatrix"
# ========================================
# ZWECK
# ========================================
zweck:
beschreibung: |
Diese Bewertungsmatrix unterstützt die Einschätzung der Komplexität von Demands.
Sie operationalisiert die Dimension "Komplexität" aus dem Klassifizierungsmodell
und hilft DPM, die Lösungsunsicherheit und den Koordinationsaufwand strukturiert
zu bewerten.
grundverstaendnis: |
Komplexität im DPM-Kontext bedeutet nicht primär technische Schwierigkeit,
sondern die Unsicherheit über Lösung, Aufwand und Abhängigkeiten. Ein technisch
einfacher Demand kann hochkomplex sein, wenn viele Stakeholder mit unterschiedlichen
Interessen involviert sind.
# ========================================
# BEWERTUNGSDIMENSIONEN
# ========================================
bewertungsdimensionen:
anzahl: 4
beschreibung: "Vier orthogonale Bewertungsdimensionen zur Komplexitätseinschätzung"
# ----------------------------------
# DIMENSION 1: STAKEHOLDER & KOORDINATION
# ----------------------------------
dimension_1_stakeholder_koordination:
id: "stakeholder_koordination"
name: "Stakeholder & Koordination"
leitfrage: "Wie viele Akteure müssen koordiniert werden?"
kriterien:
- kriterium_id: "beteiligte_teams"
name: "Beteiligte Teams"
auspraegungen:
moderat: "1-2 Teams"
komplex: "3-4 Teams"
hochkomplex: "5+ Teams"
- kriterium_id: "stakeholder_gruppen"
name: "Stakeholder-Gruppen"
auspraegungen:
moderat: "1-2 Gruppen"
komplex: "3-5 Gruppen"
hochkomplex: "6+ Gruppen"
- kriterium_id: "entscheidungsebene"
name: "Entscheidungsebene"
auspraegungen:
moderat: "Arbeitsebene"
komplex: "Abteilungsleitung"
hochkomplex: "Amtsleitung/Politik"
# ----------------------------------
# DIMENSION 2: LÖSUNGSRAUM & UNSICHERHEIT
# ----------------------------------
dimension_2_loesungsraum_unsicherheit:
id: "loesungsraum_unsicherheit"
name: "Lösungsraum & Unsicherheit"
leitfrage: "Wie klar ist der Weg zur Lösung?"
kriterien:
- kriterium_id: "loesungsklarheit"
name: "Lösungsklarheit"
auspraegungen:
moderat: "Eindeutige Lösung"
komplex: "2-3 Optionen"
hochkomplex: "Unklar/Exploration nötig"
- kriterium_id: "technologie_reife"
name: "Technologie-Reife"
auspraegungen:
moderat: "Bewährt im DIGIT"
komplex: "Neu für DIGIT"
hochkomplex: "Innovativ/Experimentell"
- kriterium_id: "anforderungsstabilitaet"
name: "Anforderungsstabilität"
auspraegungen:
moderat: "Stabil & klar"
komplex: "Teilweise unklar"
hochkomplex: "Volatil/Undefiniert"
# ----------------------------------
# DIMENSION 3: ABHÄNGIGKEITEN & INTEGRATION
# ----------------------------------
dimension_3_abhaengigkeiten_integration:
id: "abhaengigkeiten_integration"
name: "Abhängigkeiten & Integration"
leitfrage: "Wie vernetzt ist der Demand?"
kriterien:
- kriterium_id: "externe_partner"
name: "Externe Partner"
auspraegungen:
moderat: "Keine"
komplex: "1-2 Partner"
hochkomplex: "3+ Partner"
- kriterium_id: "system_schnittstellen"
name: "System-Schnittstellen"
auspraegungen:
moderat: "1-2 Systeme"
komplex: "3-4 Systeme"
hochkomplex: "5+ Systeme"
- kriterium_id: "zeitliche_abhaengigkeiten"
name: "Zeitliche Abhängigkeiten"
auspraegungen:
moderat: "Flexibel planbar"
komplex: "Teilweise gebunden"
hochkomplex: "Kritische Verkettung"
# ----------------------------------
# DIMENSION 4: RISIKEN & UNWÄGBARKEITEN
# ----------------------------------
dimension_4_risiken_unwaegbarkeiten:
id: "risiken_unwaegbarkeiten"
name: "Risiken & Unwägbarkeiten"
leitfrage: "Wie beherrschbar sind die Risiken?"
kriterien:
- kriterium_id: "budget_unsicherheit"
name: "Budget-Unsicherheit"
auspraegungen:
moderat: "Verlässlich planbar"
komplex: "Bandbreiten-Schätzung"
hochkomplex: "Unkalkulierbar"
- kriterium_id: "termin_risiko"
name: "Termin-Risiko"
auspraegungen:
moderat: "Gering"
komplex: "Mittel"
hochkomplex: "Hoch/Unklar"
- kriterium_id: "compliance_risiken"
name: "Compliance-Risiken"
auspraegungen:
moderat: "Keine"
komplex: "Handhabbar"
hochkomplex: "Kritisch/Unklar"
# ========================================
# SIGNALE FÜR HOCHKOMPLEXITÄT
# ========================================
signale_hochkomplexitaet:
beschreibung: "Qualitative Indikatoren, die auf Hochkomplexität hindeuten"
signale:
- id: "paradoxe_anforderungen"
signal: "Paradoxe Anforderungen"
beispiel: "\"Soll alles können, darf nichts kosten\""
interpretation: "Fundamentale Zielkonflikte zwischen Stakeholdern"
- id: "moving_targets"
signal: "Moving Targets"
beschreibung: "Anforderungen ändern sich während der Analyse"
interpretation: "Instabile Ausgangslage, hohe Unsicherheit"
- id: "interessenskomplexitaet"
signal: "Interessenskomplexität"
beschreibung: "Vielschichtige, teils unausgesprochene Stakeholder-Motivationen"
interpretation: "Verdeckte Agenden, schwierige Konsensfindung"
- id: "regulatorische_grauzonen"
signal: "Regulatorische Grauzonen"
beschreibung: "Rechtslage unklar oder im Wandel"
interpretation: "Compliance-Risiko, Neuorientierung erforderlich"
- id: "praezedenzfall"
signal: "Präzedenzfall"
beschreibung: "Erstmalige Herausforderung ohne Referenz"
interpretation: "Kein Erfahrungswissen, explorativer Ansatz nötig"
# ========================================
# ANWENDUNG DER MATRIX
# ========================================
anwendung:
bewertungsverfahren:
beschreibung: "Strukturierter Prozess zur Komplexitätseinschätzung"
schritte:
- schritt: 1
name: "Dimension-Scoring"
beschreibung: "Jede der vier Dimensionen separat bewerten"
output: "4 Einzelbewertungen (moderat/komplex/hochkomplex)"
- schritt: 2
name: "Komplexitäts-Aggregation"
beschreibung: "Die höchste Einzelbewertung plus Anzahl der \"Komplex\"- oder \"Hochkomplex\"-Bewertungen"
logik: "siehe aggregationslogik unten"
- schritt: 3
name: "Kontextuelle Anpassung"
beschreibung: "Berücksichtigung verwaltungsspezifischer Faktoren"
aggregationslogik:
titel: "Logik des Gesamt-Werts für Dimension \"Komplexität\""
regeln:
- bedingung: "1 Dimension = \"Hochkomplex\""
ergebnis: "Hochkomplex"
rationale: "Ein hochkomplexer Aspekt dominiert"
- bedingung: "3 Dimensionen = \"Komplex\""
ergebnis: "Hochkomplex"
rationale: "Kumulative Komplexität führt zu Hochkomplexität"
- bedingung: "2 Dimensionen = \"Komplex\""
ergebnis: "Komplex"
rationale: "Moderate kumulative Komplexität"
- bedingung: "ansonsten"
ergebnis: "Moderat"
rationale: "Überschaubare Komplexität"
# ========================================
# KONSEQUENZEN DER BEWERTUNG
# ========================================
konsequenzen:
- komplexitaet: "moderat"
konsequenz: "Direkte Umsetzung"
typische_massnahmen:
- "Standardprozess"
- "Keine Sonderanalysen"
- komplexitaet: "komplex"
konsequenz: "Strukturierte Analyse"
typische_massnahmen:
- "Vorprojekt empfohlen"
- "Experteneinbindung"
- "Risikomanagement"
- komplexitaet: "hochkomplex"
konsequenz: "Sondierung zwingend"
typische_massnahmen:
- "Machbarkeitsstudie"
- "Pilot/PoC"
- "Steering Committee"
# ========================================
# UMGANG MIT KOMPLEXITÄT
# ========================================
umgang_mit_komplexitaet:
bei_hochkomplexitaet:
massnahmen:
- id: "M1"
name: "Komplexitätsreduktion prüfen"
frage: "Kann der Demand geteilt werden?"
ziel: "Reduzierung auf handhabbare Teilprobleme"
- id: "M2"
name: "Sondierung priorisieren"
prinzip: "Keine vorschnellen Lösungsversprechen"
ziel: "Exploration vor Commitment"
- id: "M3"
name: "Stakeholder-Zielausrichtung"
aktivitaet: "Frühzeitige Erwartungsklärung"
ziel: "Konvergenz der Interessen"
- id: "M4"
name: "Iteratives Vorgehen"
prinzip: "Schritt-für-Schritt statt \"Big Bang\""
ziel: "Schrittweise Komplexitätsreduktion"
komplexitaetsfallen_vermeiden:
beschreibung: "Typische Denkfehler im Umgang mit Komplexität"
fallen:
- falle: "Schein-Einfachheit"
beispiel: "\"Wir brauchen nur Tool X\""
gegenmassnahme: "Immer nach dem \"Warum\" fragen"
- falle: "Komplexitäts-Paralysis"
beschreibung: "Nicht alles Komplexe ist unlösbar"
gegenmassnahme: "Handlungsfähigkeit bewahren"
- falle: "Oversimplification"
beschreibung: "Komplexität nicht wegdefinieren"
gegenmassnahme: "Realistische Einschätzung"
- falle: "Analysis-Paralysis"
beschreibung: "Irgendwann muss entschieden werden"
meta:
typ: "bewertungsmatrix"
dimension: "komplexitaet"
titel: "Klassifizierungsmatrix Komplexität"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
referenzen:
teil_von: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
verwendet_in: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
kontext_tags:
- "komplexitaet"
- "loesungsunsicherheit"
- "bewertungsmatrix"
# ========================================
# ZWECK
# ========================================
zweck:
beschreibung: |
Diese Bewertungsmatrix unterstützt die Einschätzung der Komplexität von Demands.
Sie operationalisiert die Dimension "Komplexität" aus dem Klassifizierungsmodell
und hilft DPM, die Lösungsunsicherheit und den Koordinationsaufwand strukturiert
zu bewerten.
grundverstaendnis: |
Komplexität im DPM-Kontext bedeutet nicht primär technische Schwierigkeit,
sondern die Unsicherheit über Lösung, Aufwand und Abhängigkeiten. Ein technisch
einfacher Demand kann hochkomplex sein, wenn viele Stakeholder mit unterschiedlichen
Interessen involviert sind.
# ========================================
# BEWERTUNGSDIMENSIONEN
# ========================================
bewertungsdimensionen:
anzahl: 4
beschreibung: "Vier orthogonale Bewertungsdimensionen zur Komplexitätseinschätzung"
# ----------------------------------
# DIMENSION 1: STAKEHOLDER & KOORDINATION
# ----------------------------------
dimension_1_stakeholder_koordination:
id: "stakeholder_koordination"
name: "Stakeholder & Koordination"
leitfrage: "Wie viele Akteure müssen koordiniert werden?"
kriterien:
- kriterium_id: "beteiligte_teams"
name: "Beteiligte Teams"
auspraegungen:
moderat: "1-2 Teams"
komplex: "3-4 Teams"
hochkomplex: "5+ Teams"
- kriterium_id: "stakeholder_gruppen"
name: "Stakeholder-Gruppen"
auspraegungen:
moderat: "1-2 Gruppen"
komplex: "3-5 Gruppen"
hochkomplex: "6+ Gruppen"
- kriterium_id: "entscheidungsebene"
name: "Entscheidungsebene"
auspraegungen:
moderat: "Arbeitsebene"
komplex: "Abteilungsleitung"
hochkomplex: "Amtsleitung/Politik"
# ----------------------------------
# DIMENSION 2: LÖSUNGSRAUM & UNSICHERHEIT
# ----------------------------------
dimension_2_loesungsraum_unsicherheit:
id: "loesungsraum_unsicherheit"
name: "Lösungsraum & Unsicherheit"
leitfrage: "Wie klar ist der Weg zur Lösung?"
kriterien:
- kriterium_id: "loesungsklarheit"
name: "Lösungsklarheit"
auspraegungen:
moderat: "Eindeutige Lösung"
komplex: "2-3 Optionen"
hochkomplex: "Unklar/Exploration nötig"
- kriterium_id: "technologie_reife"
name: "Technologie-Reife"
auspraegungen:
moderat: "Bewährt im DIGIT"
komplex: "Neu für DIGIT"
hochkomplex: "Innovativ/Experimentell"
- kriterium_id: "anforderungsstabilitaet"
name: "Anforderungsstabilität"
auspraegungen:
moderat: "Stabil & klar"
komplex: "Teilweise unklar"
hochkomplex: "Volatil/Undefiniert"
# ----------------------------------
# DIMENSION 3: ABHÄNGIGKEITEN & INTEGRATION
# ----------------------------------
dimension_3_abhaengigkeiten_integration:
id: "abhaengigkeiten_integration"
name: "Abhängigkeiten & Integration"
leitfrage: "Wie vernetzt ist der Demand?"
kriterien:
- kriterium_id: "externe_partner"
name: "Externe Partner"
auspraegungen:
moderat: "Keine"
komplex: "1-2 Partner"
hochkomplex: "3+ Partner"
- kriterium_id: "system_schnittstellen"
name: "System-Schnittstellen"
auspraegungen:
moderat: "1-2 Systeme"
komplex: "3-4 Systeme"
hochkomplex: "5+ Systeme"
- kriterium_id: "zeitliche_abhaengigkeiten"
name: "Zeitliche Abhängigkeiten"
auspraegungen:
moderat: "Flexibel planbar"
komplex: "Teilweise gebunden"
hochkomplex: "Kritische Verkettung"
# ----------------------------------
# DIMENSION 4: RISIKEN & UNWÄGBARKEITEN
# ----------------------------------
dimension_4_risiken_unwaegbarkeiten:
id: "risiken_unwaegbarkeiten"
name: "Risiken & Unwägbarkeiten"
leitfrage: "Wie beherrschbar sind die Risiken?"
kriterien:
- kriterium_id: "budget_unsicherheit"
name: "Budget-Unsicherheit"
auspraegungen:
moderat: "Verlässlich planbar"
komplex: "Bandbreiten-Schätzung"
hochkomplex: "Unkalkulierbar"
- kriterium_id: "termin_risiko"
name: "Termin-Risiko"
auspraegungen:
moderat: "Gering"
komplex: "Mittel"
hochkomplex: "Hoch/Unklar"
- kriterium_id: "compliance_risiken"
name: "Compliance-Risiken"
auspraegungen:
moderat: "Keine"
komplex: "Handhabbar"
hochkomplex: "Kritisch/Unklar"
# ========================================
# SIGNALE FÜR HOCHKOMPLEXITÄT
# ========================================
signale_hochkomplexitaet:
beschreibung: "Qualitative Indikatoren, die auf Hochkomplexität hindeuten"
signale:
- id: "paradoxe_anforderungen"
signal: "Paradoxe Anforderungen"
beispiel: "\"Soll alles können, darf nichts kosten\""
interpretation: "Fundamentale Zielkonflikte zwischen Stakeholdern"
- id: "moving_targets"
signal: "Moving Targets"
beschreibung: "Anforderungen ändern sich während der Analyse"
interpretation: "Instabile Ausgangslage, hohe Unsicherheit"
- id: "interessenskomplexitaet"
signal: "Interessenskomplexität"
beschreibung: "Vielschichtige, teils unausgesprochene Stakeholder-Motivationen"
interpretation: "Verdeckte Agenden, schwierige Konsensfindung"
- id: "regulatorische_grauzonen"
signal: "Regulatorische Grauzonen"
beschreibung: "Rechtslage unklar oder im Wandel"
interpretation: "Compliance-Risiko, Neuorientierung erforderlich"
- id: "praezedenzfall"
signal: "Präzedenzfall"
beschreibung: "Erstmalige Herausforderung ohne Referenz"
interpretation: "Kein Erfahrungswissen, explorativer Ansatz nötig"
# ========================================
# ANWENDUNG DER MATRIX
# ========================================
anwendung:
bewertungsverfahren:
beschreibung: "Strukturierter Prozess zur Komplexitätseinschätzung"
schritte:
- schritt: 1
name: "Dimension-Scoring"
beschreibung: "Jede der vier Dimensionen separat bewerten"
output: "4 Einzelbewertungen (moderat/komplex/hochkomplex)"
- schritt: 2
name: "Komplexitäts-Aggregation"
beschreibung: "Die höchste Einzelbewertung plus Anzahl der \"Komplex\"- oder \"Hochkomplex\"-Bewertungen"
logik: "siehe aggregationslogik unten"
- schritt: 3
name: "Kontextuelle Anpassung"
beschreibung: "Berücksichtigung verwaltungsspezifischer Faktoren"
aggregationslogik:
titel: "Logik des Gesamt-Werts für Dimension \"Komplexität\""
regeln:
- bedingung: "1 Dimension = \"Hochkomplex\""
ergebnis: "Hochkomplex"
rationale: "Ein hochkomplexer Aspekt dominiert"
- bedingung: "3 Dimensionen = \"Komplex\""
ergebnis: "Hochkomplex"
rationale: "Kumulative Komplexität führt zu Hochkomplexität"
- bedingung: "2 Dimensionen = \"Komplex\""
ergebnis: "Komplex"
rationale: "Moderate kumulative Komplexität"
- bedingung: "ansonsten"
ergebnis: "Moderat"
rationale: "Überschaubare Komplexität"
# ========================================
# KONSEQUENZEN DER BEWERTUNG
# ========================================
konsequenzen:
- komplexitaet: "moderat"
konsequenz: "Direkte Umsetzung"
typische_massnahmen:
- "Standardprozess"
- "Keine Sonderanalysen"
- komplexitaet: "komplex"
konsequenz: "Strukturierte Analyse"
typische_massnahmen:
- "Vorprojekt empfohlen"
- "Experteneinbindung"
- "Risikomanagement"
- komplexitaet: "hochkomplex"
konsequenz: "Sondierung zwingend"
typische_massnahmen:
- "Machbarkeitsstudie"
- "Pilot/PoC"
- "Steering Committee"
# ========================================
# UMGANG MIT KOMPLEXITÄT
# ========================================
umgang_mit_komplexitaet:
bei_hochkomplexitaet:
massnahmen:
- id: "M1"
name: "Komplexitätsreduktion prüfen"
frage: "Kann der Demand geteilt werden?"
ziel: "Reduzierung auf handhabbare Teilprobleme"
- id: "M2"
name: "Sondierung priorisieren"
prinzip: "Keine vorschnellen Lösungsversprechen"
ziel: "Exploration vor Commitment"
- id: "M3"
name: "Stakeholder-Zielausrichtung"
aktivitaet: "Frühzeitige Erwartungsklärung"
ziel: "Konvergenz der Interessen"
- id: "M4"
name: "Iteratives Vorgehen"
prinzip: "Schritt-für-Schritt statt \"Big Bang\""
ziel: "Schrittweise Komplexitätsreduktion"
komplexitaetsfallen_vermeiden:
beschreibung: "Typische Denkfehler im Umgang mit Komplexität"
fallen:
- falle: "Schein-Einfachheit"
beispiel: "\"Wir brauchen nur Tool X\""
gegenmassnahme: "Immer nach dem \"Warum\" fragen"
- falle: "Komplexitäts-Paralysis"
beschreibung: "Nicht alles Komplexe ist unlösbar"
gegenmassnahme: "Handlungsfähigkeit bewahren"
- falle: "Oversimplification"
beschreibung: "Komplexität nicht wegdefinieren"
gegenmassnahme: "Realistische Einschätzung"
- falle: "Analysis-Paralysis"
beschreibung: "Irgendwann muss entschieden werden"
gegenmassnahme: "Entscheidungszeitpunkt definieren"

View file

@ -1,295 +1,295 @@
meta:
typ: "bewertungsmatrix"
dimension: "tragweite"
titel: "Klassifizierungsmatrix Tragweite"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
referenzen:
teil_von: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
verwendet_in: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
kontext_tags:
- "tragweite"
- "veraenderungstiefe"
- "bewertungsmatrix"
# ========================================
# ZWECK
# ========================================
zweck:
beschreibung: |
Diese Bewertungsmatrix dient der detaillierten Einordnung von Demands in die
Dimension "Tragweite". Sie erweitert die Grunddefinitionen aus dem
Klassifizierungsmodell um konkrete Bewertungskriterien und unterstützt DPMs
bei der Einschätzung der Veränderungstiefe.
# ========================================
# BEWERTUNGSPERSPEKTIVEN
# ========================================
bewertungsperspektiven:
anzahl: 4
beschreibung: "Vier komplementäre Perspektiven zur Bewertung der Tragweite"
prinzip: "Dominanz-Prinzip: Die höchste Einstufung einer Perspektive bestimmt die Gesamt-Tragweite"
# ----------------------------------
# PERSPEKTIVE 1: NUTZER:INNEN
# ----------------------------------
perspektive_1_nutzerinnen:
id: "nutzerinnen"
name: "Nutzer:innen-Perspektive"
leitfrage: "Wie stark verändert sich die Arbeitsweise der Endanwender:innen?"
kriterien:
- kriterium_id: "schulungsbedarf"
name: "Schulungsbedarf"
auspraegungen:
optimierung: "Keine Schulungen nötig"
ausbau: "Punktuelle Schulungen"
neugestaltung: "Flächendeckende Schulungen"
- kriterium_id: "verhaltensaenderung"
name: "Verhaltensänderung"
auspraegungen:
optimierung: "Minimale Anpassung"
ausbau: "Neue Funktionen lernen"
neugestaltung: "Neue Arbeitsweisen"
- kriterium_id: "nutzer_impact"
name: "Nutzer-Impact"
auspraegungen:
optimierung: "< 20% merken Veränderung"
ausbau: "20-70% betroffen"
neugestaltung: "> 70% der Nutzer betroffen"
- kriterium_id: "rueckfallmoeglichkeit"
name: "Rückfallmöglichkeit"
auspraegungen:
optimierung: "Jederzeit möglich"
ausbau: "Mit Aufwand möglich"
neugestaltung: "Nicht mehr möglich"
# ----------------------------------
# PERSPEKTIVE 2: TECHNISCH
# ----------------------------------
perspektive_2_technisch:
id: "technisch"
name: "Technische Perspektive"
leitfrage: "Wie tiefgreifend sind die technischen Veränderungen?"
kriterien:
- kriterium_id: "betroffenheit_anwendungen"
name: "Betroffenheit von Anwendungen"
auspraegungen:
optimierung: "< 20% Anwendungen betroffen"
ausbau: "20-70% Anwendungen betroffen"
neugestaltung: "> 70% Anwendungen betroffen"
- kriterium_id: "systemgrenzen"
name: "Systemgrenzen"
auspraegungen:
optimierung: "Innerhalb eines Systems"
ausbau: "Systemübergreifend"
neugestaltung: "Systemlandschaft-Umbau"
- kriterium_id: "technologie_stack"
name: "Technologie-Stack"
auspraegungen:
optimierung: "Bestehende Technologien"
ausbau: "Ergänzung neuer Technologie"
neugestaltung: "Technologiewechsel"
- kriterium_id: "datenmigration"
name: "Datenmigration"
auspraegungen:
optimierung: "Keine erforderlich"
ausbau: "Teilmigration"
neugestaltung: "Vollmigration"
# ----------------------------------
# PERSPEKTIVE 3: ORGANISATORISCH
# ----------------------------------
perspektive_3_organisatorisch:
id: "organisatorisch"
name: "Organisatorische Perspektive"
leitfrage: "Wie stark verändern sich Prozesse und Strukturen?"
kriterien:
- kriterium_id: "prozessaenderung"
name: "Prozessänderung"
auspraegungen:
optimierung: "Optimierung im Detail"
ausbau: "Prozesserweiterung"
neugestaltung: "Prozess-Neudesign"
- kriterium_id: "rollenveraenderung"
name: "Rollenveränderung"
auspraegungen:
optimierung: "Keine"
ausbau: "Neue/veränderte Aufgaben"
neugestaltung: "Neue Rollen/Stellen"
- kriterium_id: "aemter_uebergreifend"
name: "Ämter-übergreifend"
auspraegungen:
optimierung: "Ein Amt"
ausbau: "2-3 Ämter"
neugestaltung: "Gesamtorganisation"
- kriterium_id: "abteilungs_uebergreifend_digit"
name: "Abteilungs-übergreifend (DIGIT)"
auspraegungen:
optimierung: "Eine Abteilung"
ausbau: "2-3 Abteilungen"
neugestaltung: "Gesamt-DIGIT"
- kriterium_id: "governance_impact"
name: "Governance-Impact"
auspraegungen:
optimierung: "Keine Änderung"
ausbau: "Anpassung nötig"
neugestaltung: "Neue Governance"
# ----------------------------------
# PERSPEKTIVE 4: FINANZIELL
# ----------------------------------
perspektive_4_finanziell:
id: "finanziell"
name: "Finanzielle Perspektive"
leitfrage: "Welche finanziellen Auswirkungen hat die Veränderung?"
kriterien:
- kriterium_id: "investitionsvolumen_extern"
name: "Externes Investitionsvolumen"
auspraegungen:
optimierung: "< 50.000 €"
ausbau: "50.000 - 200.000 €"
neugestaltung: "> 200.000 €"
- kriterium_id: "folgekosten"
name: "Folgekosten"
auspraegungen:
optimierung: "Marginal"
ausbau: "Moderat"
neugestaltung: "Erheblich"
# ========================================
# ANWENDUNG DER MATRIX
# ========================================
anwendung:
bewertungslogik:
schritte:
- schritt: 1
name: "Perspektiven-Bewertung"
beschreibung: "Jede der vier Perspektiven wird separat bewertet"
output: "4 Einzelbewertungen (Optimierung/Ausbau/Neugestaltung)"
- schritt: 2
name: "Dominanz-Prinzip"
beschreibung: "Die höchste Einstufung einer Perspektive bestimmt die Gesamt-Tragweite"
rationale: "Ein transformativer Aspekt reicht, um den gesamten Demand als transformativ einzustufen"
- schritt: 3
name: "Begründungspflicht"
beschreibung: "Bei Abweichungen zwischen Perspektiven ist eine explizite Begründung erforderlich"
ziel: "Nachvollziehbarkeit und Lerneffekte"
# ========================================
# GRENZFÄLLE UND INTERPRETATIONSHILFEN
# ========================================
grenzfaelle:
typische_indikatoren_neugestaltung:
beschreibung: "Signale für transformative/neugestaltende Demands"
indikatoren:
- "Ablösung von Altsystemen"
- "Gesetzlich getriebene Paradigmenwechsel"
- "Einführung völlig neuer Geschäftsmodelle"
- "Fundamentale Änderung der Nutzer:innen-Interaktion"
abgrenzung_optimierung_vs_ausbau:
optimierung_inkrementell:
beschreibung: "Verbesserung des Bestehenden ohne neue Konzepte"
beispiele:
- "UI-Verbesserungen"
- "Performance-Optimierung"
- "Bugfixes"
ausbau_evolutionaer:
beschreibung: "Hinzufügen neuer Fähigkeiten zum bestehenden System"
beispiele:
- "Neue Module"
- "API-Erweiterungen"
- "Prozessdigitalisierung"
umgang_mit_unsicherheit:
beschreibung: "Vorgehen bei unklarer Einordnung"
massnahmen:
- schritt: 1
name: "Workshop mit betroffenen Stakeholdern"
ziel: "Verschiedene Perspektiven integrieren"
- schritt: 2
name: "Pilot-Phase zur Validierung der Tragweite"
ziel: "Empirische Klärung"
- schritt: 3
name: "Vorsichtsprinzip"
regel: "Im Zweifel: Höhere Kategorie wählen"
rationale: "Unterschätzung vermeiden"
# ========================================
# DOKUMENTATIONSANFORDERUNG
# ========================================
dokumentationsstandard:
template:
struktur: |
TRAGWEITEN-ANALYSE
Nutzer:innen: [Ausprägung]
Begründung: [Kurz und prägnant]
Technisch: [Ausprägung]
Begründung: [Kurz und prägnant]
Organisatorisch: [Ausprägung]
Begründung: [Kurz und prägnant]
Finanziell: [Ausprägung]
Begründung: [Kurz und prägnant]
GESAMTTRAGWEITE: [Kategorie]
BEGRÜNDUNG: [Warum diese Einordnung, insb. bei Divergenz]
meta:
typ: "bewertungsmatrix"
dimension: "tragweite"
titel: "Klassifizierungsmatrix Tragweite"
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
referenzen:
teil_von: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
verwendet_in: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
kontext_tags:
- "tragweite"
- "veraenderungstiefe"
- "bewertungsmatrix"
# ========================================
# ZWECK
# ========================================
zweck:
beschreibung: |
Diese Bewertungsmatrix dient der detaillierten Einordnung von Demands in die
Dimension "Tragweite". Sie erweitert die Grunddefinitionen aus dem
Klassifizierungsmodell um konkrete Bewertungskriterien und unterstützt DPMs
bei der Einschätzung der Veränderungstiefe.
# ========================================
# BEWERTUNGSPERSPEKTIVEN
# ========================================
bewertungsperspektiven:
anzahl: 4
beschreibung: "Vier komplementäre Perspektiven zur Bewertung der Tragweite"
prinzip: "Dominanz-Prinzip: Die höchste Einstufung einer Perspektive bestimmt die Gesamt-Tragweite"
# ----------------------------------
# PERSPEKTIVE 1: NUTZER:INNEN
# ----------------------------------
perspektive_1_nutzerinnen:
id: "nutzerinnen"
name: "Nutzer:innen-Perspektive"
leitfrage: "Wie stark verändert sich die Arbeitsweise der Endanwender:innen?"
kriterien:
- kriterium_id: "schulungsbedarf"
name: "Schulungsbedarf"
auspraegungen:
optimierung: "Keine Schulungen nötig"
ausbau: "Punktuelle Schulungen"
neugestaltung: "Flächendeckende Schulungen"
- kriterium_id: "verhaltensaenderung"
name: "Verhaltensänderung"
auspraegungen:
optimierung: "Minimale Anpassung"
ausbau: "Neue Funktionen lernen"
neugestaltung: "Neue Arbeitsweisen"
- kriterium_id: "nutzer_impact"
name: "Nutzer-Impact"
auspraegungen:
optimierung: "< 20% merken Veränderung"
ausbau: "20-70% betroffen"
neugestaltung: "> 70% der Nutzer betroffen"
- kriterium_id: "rueckfallmoeglichkeit"
name: "Rückfallmöglichkeit"
auspraegungen:
optimierung: "Jederzeit möglich"
ausbau: "Mit Aufwand möglich"
neugestaltung: "Nicht mehr möglich"
# ----------------------------------
# PERSPEKTIVE 2: TECHNISCH
# ----------------------------------
perspektive_2_technisch:
id: "technisch"
name: "Technische Perspektive"
leitfrage: "Wie tiefgreifend sind die technischen Veränderungen?"
kriterien:
- kriterium_id: "betroffenheit_anwendungen"
name: "Betroffenheit von Anwendungen"
auspraegungen:
optimierung: "< 20% Anwendungen betroffen"
ausbau: "20-70% Anwendungen betroffen"
neugestaltung: "> 70% Anwendungen betroffen"
- kriterium_id: "systemgrenzen"
name: "Systemgrenzen"
auspraegungen:
optimierung: "Innerhalb eines Systems"
ausbau: "Systemübergreifend"
neugestaltung: "Systemlandschaft-Umbau"
- kriterium_id: "technologie_stack"
name: "Technologie-Stack"
auspraegungen:
optimierung: "Bestehende Technologien"
ausbau: "Ergänzung neuer Technologie"
neugestaltung: "Technologiewechsel"
- kriterium_id: "datenmigration"
name: "Datenmigration"
auspraegungen:
optimierung: "Keine erforderlich"
ausbau: "Teilmigration"
neugestaltung: "Vollmigration"
# ----------------------------------
# PERSPEKTIVE 3: ORGANISATORISCH
# ----------------------------------
perspektive_3_organisatorisch:
id: "organisatorisch"
name: "Organisatorische Perspektive"
leitfrage: "Wie stark verändern sich Prozesse und Strukturen?"
kriterien:
- kriterium_id: "prozessaenderung"
name: "Prozessänderung"
auspraegungen:
optimierung: "Optimierung im Detail"
ausbau: "Prozesserweiterung"
neugestaltung: "Prozess-Neudesign"
- kriterium_id: "rollenveraenderung"
name: "Rollenveränderung"
auspraegungen:
optimierung: "Keine"
ausbau: "Neue/veränderte Aufgaben"
neugestaltung: "Neue Rollen/Stellen"
- kriterium_id: "aemter_uebergreifend"
name: "Ämter-übergreifend"
auspraegungen:
optimierung: "Ein Amt"
ausbau: "2-3 Ämter"
neugestaltung: "Gesamtorganisation"
- kriterium_id: "abteilungs_uebergreifend_digit"
name: "Abteilungs-übergreifend (DIGIT)"
auspraegungen:
optimierung: "Eine Abteilung"
ausbau: "2-3 Abteilungen"
neugestaltung: "Gesamt-DIGIT"
- kriterium_id: "governance_impact"
name: "Governance-Impact"
auspraegungen:
optimierung: "Keine Änderung"
ausbau: "Anpassung nötig"
neugestaltung: "Neue Governance"
# ----------------------------------
# PERSPEKTIVE 4: FINANZIELL
# ----------------------------------
perspektive_4_finanziell:
id: "finanziell"
name: "Finanzielle Perspektive"
leitfrage: "Welche finanziellen Auswirkungen hat die Veränderung?"
kriterien:
- kriterium_id: "investitionsvolumen_extern"
name: "Externes Investitionsvolumen"
auspraegungen:
optimierung: "< 50.000 €"
ausbau: "50.000 - 200.000 €"
neugestaltung: "> 200.000 €"
- kriterium_id: "folgekosten"
name: "Folgekosten"
auspraegungen:
optimierung: "Marginal"
ausbau: "Moderat"
neugestaltung: "Erheblich"
# ========================================
# ANWENDUNG DER MATRIX
# ========================================
anwendung:
bewertungslogik:
schritte:
- schritt: 1
name: "Perspektiven-Bewertung"
beschreibung: "Jede der vier Perspektiven wird separat bewertet"
output: "4 Einzelbewertungen (Optimierung/Ausbau/Neugestaltung)"
- schritt: 2
name: "Dominanz-Prinzip"
beschreibung: "Die höchste Einstufung einer Perspektive bestimmt die Gesamt-Tragweite"
rationale: "Ein transformativer Aspekt reicht, um den gesamten Demand als transformativ einzustufen"
- schritt: 3
name: "Begründungspflicht"
beschreibung: "Bei Abweichungen zwischen Perspektiven ist eine explizite Begründung erforderlich"
ziel: "Nachvollziehbarkeit und Lerneffekte"
# ========================================
# GRENZFÄLLE UND INTERPRETATIONSHILFEN
# ========================================
grenzfaelle:
typische_indikatoren_neugestaltung:
beschreibung: "Signale für transformative/neugestaltende Demands"
indikatoren:
- "Ablösung von Altsystemen"
- "Gesetzlich getriebene Paradigmenwechsel"
- "Einführung völlig neuer Geschäftsmodelle"
- "Fundamentale Änderung der Nutzer:innen-Interaktion"
abgrenzung_optimierung_vs_ausbau:
optimierung_inkrementell:
beschreibung: "Verbesserung des Bestehenden ohne neue Konzepte"
beispiele:
- "UI-Verbesserungen"
- "Performance-Optimierung"
- "Bugfixes"
ausbau_evolutionaer:
beschreibung: "Hinzufügen neuer Fähigkeiten zum bestehenden System"
beispiele:
- "Neue Module"
- "API-Erweiterungen"
- "Prozessdigitalisierung"
umgang_mit_unsicherheit:
beschreibung: "Vorgehen bei unklarer Einordnung"
massnahmen:
- schritt: 1
name: "Workshop mit betroffenen Stakeholdern"
ziel: "Verschiedene Perspektiven integrieren"
- schritt: 2
name: "Pilot-Phase zur Validierung der Tragweite"
ziel: "Empirische Klärung"
- schritt: 3
name: "Vorsichtsprinzip"
regel: "Im Zweifel: Höhere Kategorie wählen"
rationale: "Unterschätzung vermeiden"
# ========================================
# DOKUMENTATIONSANFORDERUNG
# ========================================
dokumentationsstandard:
template:
struktur: |
TRAGWEITEN-ANALYSE
Nutzer:innen: [Ausprägung]
Begründung: [Kurz und prägnant]
Technisch: [Ausprägung]
Begründung: [Kurz und prägnant]
Organisatorisch: [Ausprägung]
Begründung: [Kurz und prägnant]
Finanziell: [Ausprägung]
Begründung: [Kurz und prägnant]
GESAMTTRAGWEITE: [Kategorie]
BEGRÜNDUNG: [Warum diese Einordnung, insb. bei Divergenz]
hinweis: "Bei divergierenden Perspektiven muss erklärt werden, warum eine Perspektive dominiert"

View file

@ -1,493 +1,493 @@
meta:
typ: "rollenbeschreibung"
rolle_id: "dpm"
rolle_name: "Demand-Portfolio-Manager:in"
aliases: ["DPM", "Portfolio-Manager", "Demand-Manager"]
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
ueberprueft_durch: "DPM-Teammitglied"
abgestimmt_zwischen: ["human", "DPM-Teammitglied"]
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
hinweis: "anpassen auf Basis der weiteren Workstream-Ergebnisse"
kontext_tags:
- "demand-management"
- "portfolio-steuerung"
- "qualifizierung"
- "bewertung"
- "priorisierung"
# ========================================
# 1. ROLLENZWECK
# ========================================
rollenzweck:
kurz: "Zentrale Instanz für Qualifizierung, Bewertung und Portfolio-Steuerung aller Demands im DIGIT"
ausfuehrlich: |
Der:die Demand-Portfolio-Manager:in transformiert vorqualifizierte Demands in
Demand-Entscheidungsvorlagen und schafft die Grundlage für optimale
Ressourcensteuerung durch die verantwortlichen Gremien.
verantwortung:
ab_wann: "nach erfolgter Bedarfsklärung durch Stakeholder-Management"
fuer: "alle Demands"
bis: "Aufbereitung für Entscheidungsgremien"
entscheidungsgremien:
- gremium_id: "dsr"
gremium_name: "Demand & Stakeholder-Runde"
- gremium_id: "mission_board"
gremium_name: "Mission Board"
# ========================================
# 2. ORGANISATORISCHE EINORDNUNG
# ========================================
organisatorische_einordnung:
zuordnung:
abteilung: "Abteilung Planung"
abteilungskuerzel: "AL-P"
auspraegungen:
beschreibung: "Spezialisierungen nach Themenfeld oder Kapazität möglich, aber nicht strukturell vorgegeben"
hinweis: |
Die frühere Unterscheidung in DPM Core-IT und DPM Non-Core-IT entfällt.
Alle Demands unabhängig von ihrer Herkunft (Betrieb oder Innovation)
durchlaufen denselben Prozess. Spezialisierungen können bei Bedarf
themenfeld- oder kapazitätsbezogen entstehen.
berichtslinie:
berichtet_an: "Abteilungsleitung Planung"
berichtet_an_rolle_id: "al_p"
arbeitsmodell:
typ: "Vollzeitfunktion"
vertretung: "gegenseitige Vertretungsregelung zwischen DPM-Mitarbeitenden"
# ========================================
# 3. KERNVERANTWORTLICHKEITEN
# ========================================
kernverantwortlichkeiten:
bereich_1_portfolio_management:
name: "Demand-Portfolio-Management"
aufgaben:
- id: "PM-01"
titel: "Portfolio-Aufbau und -Pflege"
beschreibung: "Aufbau und Pflege eines transparenten Demand-Portfolios"
frequenz: "kontinuierlich"
output: "aktuelles_demand_portfolio"
- id: "PM-02"
titel: "Strategische Portfolio-Analyse"
beschreibung: "Strategische Analyse des Demand-Portfolios und Identifizierung von Trends für das Mission Board"
frequenz: "quartalsweise"
output: "portfolio_trend_analyse"
empfaenger: "mission_board"
- id: "PM-03"
titel: "Portfolio-Optimierung"
beschreibung: "Kontinuierliche Optimierung der Demand-Portfolio-Zusammensetzung"
frequenz: "kontinuierlich"
- id: "PM-04"
titel: "Strategiekonformität sicherstellen"
beschreibung: "Bewertung und Priorisierung von Demands gemäß der strategischen Leitplanken des Vision Board"
referenz_zu: "vision_board"
frequenz: "pro_demand"
bereich_2_demand_qualifizierung:
name: "Demand-Qualifizierung, Bewertung und Priorisierung"
aufgaben:
- id: "QBP-01"
titel: "Demand-Übernahme"
beschreibung: "Übernahme vorqualifizierter Demands vom Stakeholder-Management"
von_rolle: "shm"
trigger: "demand_uebergabe_quality_gate_1"
- id: "QBP-02"
titel: "Demand-Klassifizierung"
beschreibung: "Klassifizierung von Demands nach vordefinierten Dimensionen"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
output: "demand_kategorie"
- id: "QBP-03"
titel: "Demand-Analyse"
beschreibung: "Analyse von Demands nach fachlichen und technischen Aspekten und Abhängigkeiten"
aspekte:
- "fachliche Anforderungen"
- "technische Machbarkeit"
- "Abhängigkeiten zu anderen Demands/Projekten"
output: "analyse_ergebnis"
- id: "QBP-04"
titel: "Demand-Bewertung"
beschreibung: "Bewertung und Clusterung von Demands nach qualitativen Bewertungskategorien"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
output: "bewertungsprofil"
- id: "QBP-05"
titel: "Demand-Priorisierung"
beschreibung: "Priorisierung von Demands nach definiertem Standard und Ableitung von Handlungsempfehlungen"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-priorisierung.yaml"
output: "priorisierungs_empfehlung"
- id: "QBP-06"
titel: "Entscheidungsvorlagen erstellen"
beschreibung: "Erstellung von Demand-Entscheidungsvorlagen für Entscheidungsgremien"
output: "demand_entscheidungsvorlage"
empfaenger: ["dsr", "mission_board"]
bereich_3_gremienarbeit:
name: "Gremienarbeit"
aufgaben:
- id: "GR-01"
titel: "DSR-Vorbereitung"
beschreibung: "Vorbereitung und Präsentation/Diskussion in der Demand & Stakeholder-Runde (DSR) zur Entscheidung"
gremium: "dsr"
rolle_in_gremium: "vorsitz"
frequenz: "woechentlich"
aktivitaeten:
- "Agenda erstellen"
- "Materialien vorbereiten"
- "Präsentation vorbereiten"
- "Moderation durchführen"
- id: "GR-02"
titel: "Portfolio-Überblick Mission Board"
beschreibung: "Demand-Portfolio Überblick im Mission Board"
gremium: "mission_board"
frequenz: "zweiwoechentlich"
output: "portfolio_status_update"
- id: "GR-03"
titel: "Entscheidungsvorlagen präsentieren"
beschreibung: "Vorstellung der Demand-Entscheidungsvorlagen im Mission Board"
gremium: "mission_board"
frequenz: "bei_bedarf"
- id: "GR-04"
titel: "Entscheidungsfähigkeit sicherstellen"
beschreibung: "Sicherstellung der Entscheidungsfähigkeit durch Bereitstellung der Demand-Entscheidungsvorlage"
kritikalitaet: "hoch"
qualitaetskriterium: "vollständige und präzise Entscheidungsgrundlagen"
- id: "GR-05"
titel: "Gremienbeschlüsse umsetzen"
beschreibung: "Umsetzung und Nachbearbeitung auf Basis von Gremienbeschlüssen"
aktivitaeten:
- "Statusänderungen im Portfolio"
- "Kommunikation an Stakeholder (via SHM)"
- "Übergabe an PPM (bei Freigabe)"
- "Dokumentation"
# ========================================
# 4. SCHNITTSTELLEN UND ZUSAMMENARBEIT
# ========================================
schnittstellen:
primaer:
- rolle_id: "shm"
rolle_name: "Stakeholder-Management"
art: "sequenziell"
richtung: "von_shm_zu_dpm"
themen:
- "Übernahme vorqualifizierter Demands"
- "Rückfragen bei Unvollständigkeit"
frequenz: "kontinuierlich"
artefakte:
input: "bedarfs_steckbrief"
output: "rueckfragen_oder_uebernahmebestaetigung"
- rolle_id: "ppm"
rolle_name: "Projekt-Portfolio-Management"
art: "sequenziell"
richtung: "von_dpm_zu_ppm"
themen:
- "Übergabe freigegebener Demands zur (Vor-)Projektumsetzung"
trigger: "demand_freigabe_durch_gremium"
artefakte:
input: "freigegebener_demand"
output: "projektaufnahme_bestaetigung"
- rolle_id: "spm"
rolle_name: "Service-Portfolio-Management"
art: "koordinativ"
richtung: "bidirektional"
themen:
- "Abstimmung zu Service-Bezug"
- "Klärung: direkte Umsetzung vs. Projekt"
frequenz: "bei_bedarf_pro_demand"
kontext: "Besonders relevant bei Demands mit Service-Impact"
sekundaer:
- rolle_id: "it_architektur"
rolle_name: "IT-Architektur"
art: "konsultativ"
themen:
- "Klärung strategischer Grundsatzfragen"
- "Klärung technischer Grundsatzfragen"
frequenz: "bei_bedarf"
trigger: "komplexe_technische_anforderungen"
- bezeichnung: "Fachexpert:innen"
art: "konsultativ"
themen:
- "Einholung spezifischer Expertise"
frequenz: "bei_bedarf"
beispiele:
- "Datenschutzexpert:innen"
- "Sicherheitsexpert:innen"
- "Fachbereichsexpert:innen"
# ========================================
# 5. ENTSCHEIDUNGSBEFUGNISSE
# ========================================
entscheidungsbefugnisse:
eigenstaendige_entscheidungen:
beschreibung: "Entscheidungen, die der DPM ohne Gremienabstimmung treffen kann"
liste:
- id: "ENT-01"
titel: "Demand-Rückweisung"
beschreibung: "Rückweisung unzureichend vorqualifizierter Demands an das Stakeholder-Management zur konkreten Nachbearbeitung"
bedingung: "unzureichende_qualitaet_oder_vollstaendigkeit"
rueckweisung_an: "shm"
- id: "ENT-02"
titel: "Demand-Klassifizierung"
beschreibung: "Klassifizierung von Demands gemäß der vordefinierten Dimensionen"
bindend: true
kann_ueberstimmt_werden_von: ["dsr", "mission_board"]
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
- id: "ENT-03"
titel: "Demand-Konsolidierung"
beschreibung: "Konsolidierung ähnlicher oder zusammengehöriger Demands"
rationale: "Vermeidung von Redundanzen und Synergienutzung"
- id: "ENT-04"
titel: "Expert:innen-Einbindung"
beschreibung: "Einbeziehung von Fachexpert:innen"
kontext: "Bei Bedarf für fundierte Analyse und Bewertung"
empfehlungen_fuer_gremien:
beschreibung: "DPM bereitet Entscheidungen vor, finales Votum liegt bei Gremien"
liste:
- id: "EMP-01"
titel: "Bewertungsprofile"
beschreibung: "Bewertungsprofile mit qualitativen Cluster-Fazits als Diskussionsgrundlage für Gremien"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
output: "bewertungsprofil"
entscheidung_durch: ["dsr", "mission_board"]
- id: "EMP-02"
titel: "Priorisierungs-Empfehlung"
beschreibung: "Priorisierung- und Handlungsempfehlung für Demands"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-priorisierung.yaml"
output: "priorisierungs_empfehlung"
entscheidung_durch: ["dsr", "mission_board"]
qualitaetssicherung:
beschreibung: "Recht und Pflicht zur Sicherstellung methodischer und prozessualer Qualität"
liste:
- id: "QS-01"
titel: "Standards durchsetzen"
beschreibung: "Standards für Demand-Dokumentationen und -Bewertung durchzusetzen"
gueltig_fuer: "alle_prozessbeteiligten"
- id: "QS-02"
titel: "Methodentreue einfordern"
beschreibung: "Methodentreue bei allen Prozessbeteiligten einzufordern"
gueltig_fuer: "alle_prozessbeteiligten"
- id: "QS-03"
titel: "Transparenz sicherstellen"
beschreibung: "Transparenz durch vollständige Demand-Portfolio-Dokumentation sicherzustellen"
output: "vollstaendiges_demand_portfolio"
- id: "QS-04"
titel: "Verbesserungen vorschlagen"
beschreibung: "Verbesserungen für Prozesse und Methoden basierend auf Erfahrungswerten vorzuschlagen"
empfaenger: ["al_p", "mission_board"]
frequenz: "kontinuierlich"
# ========================================
# 6. WERKZEUGE UND METHODEN
# ========================================
werkzeuge_und_methoden:
it_werkzeuge:
- id: "TOOL-01"
name: "Ticketsystem"
zweck: "Zentrale Dokumentation und Statusverfolgung"
verwendung: "alle_demands"
- id: "TOOL-02"
name: "Demand-Portfolio-Datenbank"
zweck: "Transparente Übersicht aller Demands"
features:
- "Portfolio-Übersicht"
- "Status-Tracking"
- "Reporting-Funktionen"
standardvorlagen:
- id: "TPL-01"
name: "Demand-Entscheidungsvorlage"
verwendung: "für_gremienpraesentation"
zielgruppe: ["dsr", "mission_board"]
- id: "TPL-02"
name: "Bedarfs-Steckbrief"
verwendung: "input_von_shm"
status: "wird_geprueft_und_erweitert"
methoden:
- id: "METH-01"
name: "Demand-Kategorien"
beschreibung: "Standardisierte Methodik zur Qualifizierung und Kategorisierung von Demands"
referenz: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
- id: "METH-02"
name: "Bewertungskriterien"
beschreibung: "Standardisierte Methodik zur Bewertung von Demands"
referenz: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
- id: "METH-03"
name: "Priorisierungsmethodik"
beschreibung: "Standardisierte Methodik zur Priorisierung von Demands"
referenz: "#01.4_methodik/demand-priorisierung.yaml"
# ========================================
# 7. ERFORDERLICHE KOMPETENZEN
# ========================================
erforderliche_kompetenzen:
fachlich:
- id: "FK-01"
kompetenz: "IT-Landschaft"
beschreibung: "Fundiertes Verständnis der IT-Landschaft und digitalen Services"
niveau: "fundiert"
- id: "FK-02"
kompetenz: "Demand-Portfolio-Management"
beschreibung: "Expertise in Demand-Portfolio-Management und Business-Analyse"
niveau: "expertise"
- id: "FK-03"
kompetenz: "Projektmanagement"
beschreibung: "Kenntnisse in Projektmanagement"
niveau: "kenntnisse"
- id: "FK-04"
kompetenz: "Verwaltungsprozesse"
beschreibung: "Verwaltungsspezifisches Prozessverständnis"
niveau: "verstaendnis"
kontext: "Öffentliche Verwaltung, kommunale Strukturen"
methodisch:
- id: "MK-01"
kompetenz: "Analytisches Denken"
beschreibung: "Analytisches und strategisches Denkvermögen"
anwendung: "Demand-Analyse, Portfolio-Trends identifizieren"
- id: "MK-02"
kompetenz: "Strukturierte Arbeitsweise"
beschreibung: "Strukturierte Arbeitsweise und Komplexitätsmanagement"
anwendung: "Parallele Bearbeitung vieler Demands"
- id: "MK-03"
kompetenz: "Präsentation und Moderation"
beschreibung: "Präsentations- und Moderationskompetenz"
anwendung: "Gremienarbeit, DSR-Vorsitz"
- id: "MK-04"
kompetenz: "Konfliktlösung"
beschreibung: "Konfliktlösungsfähigkeit"
anwendung: "Dissens in DSR, konkurrierende Stakeholder-Interessen"
sozial:
- id: "SK-01"
kompetenz: "Kommunikation"
beschreibung: "Exzellente Kommunikationsfähigkeit über alle Hierarchieebenen"
kritikalitaet: "hoch"
kontext: "Von Fachexpert:innen bis Amtsleitung"
- id: "SK-02"
kompetenz: "Diplomatisches Geschick"
beschreibung: "Diplomatisches Geschick und Neutralität"
anwendung: "Vermittlung zwischen divergierenden Interessen"
kritikalitaet: "hoch"
- id: "SK-03"
kompetenz: "Teamfähigkeit"
beschreibung: "Teamfähigkeit und Serviceorientierung"
kontext: "Zusammenarbeit mit SHM, SPM, PPM"
- id: "SK-04"
kompetenz: "Durchsetzungsvermögen"
beschreibung: "Durchsetzungsvermögen bei gleichzeitiger Kompromissbereitschaft"
anwendung: "Methodentreue einfordern vs. pragmatische Lösungen finden"
# ========================================
# 8. ERFOLGSFAKTOREN
# ========================================
erfolgsfaktoren:
beschreibung: "Kritische Rahmenbedingungen für erfolgreiche Rollenausübung"
faktoren:
- id: "EF-01"
titel: "Klare Prozessdefinition"
beschreibung: "Umfängliche Nutzung des Demand-to-Project-Prozesses"
abhaengigkeit: "Alle Beteiligten halten sich an definierten Prozess"
risiko_bei_fehlen: "Umgehung des DPM, inkonsistente Demand-Behandlung"
- id: "EF-02"
titel: "Management-Unterstützung"
beschreibung: "Rückendeckung durch Amtsleitung und Gremien"
abhaengigkeit: "Amtsleitung stärkt DPM-Rolle aktiv"
risiko_bei_fehlen: "DPM-Entscheidungen werden nicht akzeptiert"
- id: "EF-03"
titel: "Systemunterstützung"
beschreibung: "Funktionsfähige IT-Werkzeuge und Vorlagen"
abhaengigkeit: "Ticketsystem, Portfolio-Datenbank, Templates verfügbar"
risiko_bei_fehlen: "Manuelle Arbeit, Intransparenz, Ineffizienz"
- id: "EF-04"
titel: "Akzeptanz"
beschreibung: "Anerkennung als neutrale Koordinationsinstanz"
abhaengigkeit: "Stakeholder vertrauen auf Objektivität des DPM"
risiko_bei_fehlen: "Politisierung von Entscheidungen, Umgehung"
# ========================================
# REFERENZEN
# ========================================
referenzen:
beschreibung: "Weiterführende Dokumente zur DPM-Rolle"
dokumente:
- titel: "Demand-Portfolio Governance"
pfad: "#01.2_governance/demand-portfolio-governance.yaml"
relevanz: "Governance-Rahmen für DPM-Arbeit"
- titel: "RACI-Matrix Demand-Portfolio-Management"
pfad: "#01.2_governance/raci-matrix-demand-portfolio-management.yaml"
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten im Prozess"
- titel: "Demand & Stakeholder-Runde (DSR) Geschäftsordnung"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
meta:
typ: "rollenbeschreibung"
rolle_id: "dpm"
rolle_name: "Demand-Portfolio-Manager:in"
aliases: ["DPM", "Portfolio-Manager", "Demand-Manager"]
version: "1.0"
gueltig_ab: "[Datum]"
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status:
ueberprueft_durch: "DPM-Teammitglied"
abgestimmt_zwischen: ["human", "DPM-Teammitglied"]
inhaltlich_abgenommen_durch: ["DPM-Teammitglied", "DPM-Leitung"]
status: "abgenommen_in_gesamtkonzept"
hinweis: "anpassen auf Basis der weiteren Workstream-Ergebnisse"
kontext_tags:
- "demand-management"
- "portfolio-steuerung"
- "qualifizierung"
- "bewertung"
- "priorisierung"
# ========================================
# 1. ROLLENZWECK
# ========================================
rollenzweck:
kurz: "Zentrale Instanz für Qualifizierung, Bewertung und Portfolio-Steuerung aller Demands im DIGIT"
ausfuehrlich: |
Der:die Demand-Portfolio-Manager:in transformiert vorqualifizierte Demands in
Demand-Entscheidungsvorlagen und schafft die Grundlage für optimale
Ressourcensteuerung durch die verantwortlichen Gremien.
verantwortung:
ab_wann: "nach erfolgter Bedarfsklärung durch Stakeholder-Management"
fuer: "alle Demands"
bis: "Aufbereitung für Entscheidungsgremien"
entscheidungsgremien:
- gremium_id: "dsr"
gremium_name: "Demand & Stakeholder-Runde"
- gremium_id: "mission_board"
gremium_name: "Mission Board"
# ========================================
# 2. ORGANISATORISCHE EINORDNUNG
# ========================================
organisatorische_einordnung:
zuordnung:
abteilung: "Abteilung Planung"
abteilungskuerzel: "AL-P"
auspraegungen:
beschreibung: "Spezialisierungen nach Themenfeld oder Kapazität möglich, aber nicht strukturell vorgegeben"
hinweis: |
Die frühere Unterscheidung in DPM Core-IT und DPM Non-Core-IT entfällt.
Alle Demands unabhängig von ihrer Herkunft (Betrieb oder Innovation)
durchlaufen denselben Prozess. Spezialisierungen können bei Bedarf
themenfeld- oder kapazitätsbezogen entstehen.
berichtslinie:
berichtet_an: "Abteilungsleitung Planung"
berichtet_an_rolle_id: "al_p"
arbeitsmodell:
typ: "Vollzeitfunktion"
vertretung: "gegenseitige Vertretungsregelung zwischen DPM-Mitarbeitenden"
# ========================================
# 3. KERNVERANTWORTLICHKEITEN
# ========================================
kernverantwortlichkeiten:
bereich_1_portfolio_management:
name: "Demand-Portfolio-Management"
aufgaben:
- id: "PM-01"
titel: "Portfolio-Aufbau und -Pflege"
beschreibung: "Aufbau und Pflege eines transparenten Demand-Portfolios"
frequenz: "kontinuierlich"
output: "aktuelles_demand_portfolio"
- id: "PM-02"
titel: "Strategische Portfolio-Analyse"
beschreibung: "Strategische Analyse des Demand-Portfolios und Identifizierung von Trends für das Mission Board"
frequenz: "quartalsweise"
output: "portfolio_trend_analyse"
empfaenger: "mission_board"
- id: "PM-03"
titel: "Portfolio-Optimierung"
beschreibung: "Kontinuierliche Optimierung der Demand-Portfolio-Zusammensetzung"
frequenz: "kontinuierlich"
- id: "PM-04"
titel: "Strategiekonformität sicherstellen"
beschreibung: "Bewertung und Priorisierung von Demands gemäß der strategischen Leitplanken des Vision Board"
referenz_zu: "vision_board"
frequenz: "pro_demand"
bereich_2_demand_qualifizierung:
name: "Demand-Qualifizierung, Bewertung und Priorisierung"
aufgaben:
- id: "QBP-01"
titel: "Demand-Übernahme"
beschreibung: "Übernahme vorqualifizierter Demands vom Stakeholder-Management"
von_rolle: "shm"
trigger: "demand_uebergabe_quality_gate_1"
- id: "QBP-02"
titel: "Demand-Klassifizierung"
beschreibung: "Klassifizierung von Demands nach vordefinierten Dimensionen"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
output: "demand_kategorie"
- id: "QBP-03"
titel: "Demand-Analyse"
beschreibung: "Analyse von Demands nach fachlichen und technischen Aspekten und Abhängigkeiten"
aspekte:
- "fachliche Anforderungen"
- "technische Machbarkeit"
- "Abhängigkeiten zu anderen Demands/Projekten"
output: "analyse_ergebnis"
- id: "QBP-04"
titel: "Demand-Bewertung"
beschreibung: "Bewertung und Clusterung von Demands nach qualitativen Bewertungskategorien"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
output: "bewertungsprofil"
- id: "QBP-05"
titel: "Demand-Priorisierung"
beschreibung: "Priorisierung von Demands nach definiertem Standard und Ableitung von Handlungsempfehlungen"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-priorisierung.yaml"
output: "priorisierungs_empfehlung"
- id: "QBP-06"
titel: "Entscheidungsvorlagen erstellen"
beschreibung: "Erstellung von Demand-Entscheidungsvorlagen für Entscheidungsgremien"
output: "demand_entscheidungsvorlage"
empfaenger: ["dsr", "mission_board"]
bereich_3_gremienarbeit:
name: "Gremienarbeit"
aufgaben:
- id: "GR-01"
titel: "DSR-Vorbereitung"
beschreibung: "Vorbereitung und Präsentation/Diskussion in der Demand & Stakeholder-Runde (DSR) zur Entscheidung"
gremium: "dsr"
rolle_in_gremium: "vorsitz"
frequenz: "woechentlich"
aktivitaeten:
- "Agenda erstellen"
- "Materialien vorbereiten"
- "Präsentation vorbereiten"
- "Moderation durchführen"
- id: "GR-02"
titel: "Portfolio-Überblick Mission Board"
beschreibung: "Demand-Portfolio Überblick im Mission Board"
gremium: "mission_board"
frequenz: "zweiwoechentlich"
output: "portfolio_status_update"
- id: "GR-03"
titel: "Entscheidungsvorlagen präsentieren"
beschreibung: "Vorstellung der Demand-Entscheidungsvorlagen im Mission Board"
gremium: "mission_board"
frequenz: "bei_bedarf"
- id: "GR-04"
titel: "Entscheidungsfähigkeit sicherstellen"
beschreibung: "Sicherstellung der Entscheidungsfähigkeit durch Bereitstellung der Demand-Entscheidungsvorlage"
kritikalitaet: "hoch"
qualitaetskriterium: "vollständige und präzise Entscheidungsgrundlagen"
- id: "GR-05"
titel: "Gremienbeschlüsse umsetzen"
beschreibung: "Umsetzung und Nachbearbeitung auf Basis von Gremienbeschlüssen"
aktivitaeten:
- "Statusänderungen im Portfolio"
- "Kommunikation an Stakeholder (via SHM)"
- "Übergabe an PPM (bei Freigabe)"
- "Dokumentation"
# ========================================
# 4. SCHNITTSTELLEN UND ZUSAMMENARBEIT
# ========================================
schnittstellen:
primaer:
- rolle_id: "shm"
rolle_name: "Stakeholder-Management"
art: "sequenziell"
richtung: "von_shm_zu_dpm"
themen:
- "Übernahme vorqualifizierter Demands"
- "Rückfragen bei Unvollständigkeit"
frequenz: "kontinuierlich"
artefakte:
input: "bedarfs_steckbrief"
output: "rueckfragen_oder_uebernahmebestaetigung"
- rolle_id: "ppm"
rolle_name: "Projekt-Portfolio-Management"
art: "sequenziell"
richtung: "von_dpm_zu_ppm"
themen:
- "Übergabe freigegebener Demands zur (Vor-)Projektumsetzung"
trigger: "demand_freigabe_durch_gremium"
artefakte:
input: "freigegebener_demand"
output: "projektaufnahme_bestaetigung"
- rolle_id: "spm"
rolle_name: "Service-Portfolio-Management"
art: "koordinativ"
richtung: "bidirektional"
themen:
- "Abstimmung zu Service-Bezug"
- "Klärung: direkte Umsetzung vs. Projekt"
frequenz: "bei_bedarf_pro_demand"
kontext: "Besonders relevant bei Demands mit Service-Impact"
sekundaer:
- rolle_id: "it_architektur"
rolle_name: "IT-Architektur"
art: "konsultativ"
themen:
- "Klärung strategischer Grundsatzfragen"
- "Klärung technischer Grundsatzfragen"
frequenz: "bei_bedarf"
trigger: "komplexe_technische_anforderungen"
- bezeichnung: "Fachexpert:innen"
art: "konsultativ"
themen:
- "Einholung spezifischer Expertise"
frequenz: "bei_bedarf"
beispiele:
- "Datenschutzexpert:innen"
- "Sicherheitsexpert:innen"
- "Fachbereichsexpert:innen"
# ========================================
# 5. ENTSCHEIDUNGSBEFUGNISSE
# ========================================
entscheidungsbefugnisse:
eigenstaendige_entscheidungen:
beschreibung: "Entscheidungen, die der DPM ohne Gremienabstimmung treffen kann"
liste:
- id: "ENT-01"
titel: "Demand-Rückweisung"
beschreibung: "Rückweisung unzureichend vorqualifizierter Demands an das Stakeholder-Management zur konkreten Nachbearbeitung"
bedingung: "unzureichende_qualitaet_oder_vollstaendigkeit"
rueckweisung_an: "shm"
- id: "ENT-02"
titel: "Demand-Klassifizierung"
beschreibung: "Klassifizierung von Demands gemäß der vordefinierten Dimensionen"
bindend: true
kann_ueberstimmt_werden_von: ["dsr", "mission_board"]
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
- id: "ENT-03"
titel: "Demand-Konsolidierung"
beschreibung: "Konsolidierung ähnlicher oder zusammengehöriger Demands"
rationale: "Vermeidung von Redundanzen und Synergienutzung"
- id: "ENT-04"
titel: "Expert:innen-Einbindung"
beschreibung: "Einbeziehung von Fachexpert:innen"
kontext: "Bei Bedarf für fundierte Analyse und Bewertung"
empfehlungen_fuer_gremien:
beschreibung: "DPM bereitet Entscheidungen vor, finales Votum liegt bei Gremien"
liste:
- id: "EMP-01"
titel: "Bewertungsprofile"
beschreibung: "Bewertungsprofile mit qualitativen Cluster-Fazits als Diskussionsgrundlage für Gremien"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
output: "bewertungsprofil"
entscheidung_durch: ["dsr", "mission_board"]
- id: "EMP-02"
titel: "Priorisierungs-Empfehlung"
beschreibung: "Priorisierung- und Handlungsempfehlung für Demands"
methode_referenz: "#01.4_methodik/demand-priorisierung.yaml"
output: "priorisierungs_empfehlung"
entscheidung_durch: ["dsr", "mission_board"]
qualitaetssicherung:
beschreibung: "Recht und Pflicht zur Sicherstellung methodischer und prozessualer Qualität"
liste:
- id: "QS-01"
titel: "Standards durchsetzen"
beschreibung: "Standards für Demand-Dokumentationen und -Bewertung durchzusetzen"
gueltig_fuer: "alle_prozessbeteiligten"
- id: "QS-02"
titel: "Methodentreue einfordern"
beschreibung: "Methodentreue bei allen Prozessbeteiligten einzufordern"
gueltig_fuer: "alle_prozessbeteiligten"
- id: "QS-03"
titel: "Transparenz sicherstellen"
beschreibung: "Transparenz durch vollständige Demand-Portfolio-Dokumentation sicherzustellen"
output: "vollstaendiges_demand_portfolio"
- id: "QS-04"
titel: "Verbesserungen vorschlagen"
beschreibung: "Verbesserungen für Prozesse und Methoden basierend auf Erfahrungswerten vorzuschlagen"
empfaenger: ["al_p", "mission_board"]
frequenz: "kontinuierlich"
# ========================================
# 6. WERKZEUGE UND METHODEN
# ========================================
werkzeuge_und_methoden:
it_werkzeuge:
- id: "TOOL-01"
name: "Ticketsystem"
zweck: "Zentrale Dokumentation und Statusverfolgung"
verwendung: "alle_demands"
- id: "TOOL-02"
name: "Demand-Portfolio-Datenbank"
zweck: "Transparente Übersicht aller Demands"
features:
- "Portfolio-Übersicht"
- "Status-Tracking"
- "Reporting-Funktionen"
standardvorlagen:
- id: "TPL-01"
name: "Demand-Entscheidungsvorlage"
verwendung: "für_gremienpraesentation"
zielgruppe: ["dsr", "mission_board"]
- id: "TPL-02"
name: "Bedarfs-Steckbrief"
verwendung: "input_von_shm"
status: "wird_geprueft_und_erweitert"
methoden:
- id: "METH-01"
name: "Demand-Kategorien"
beschreibung: "Standardisierte Methodik zur Qualifizierung und Kategorisierung von Demands"
referenz: "#01.4_methodik/demand-klassifizierung.yaml"
- id: "METH-02"
name: "Bewertungskriterien"
beschreibung: "Standardisierte Methodik zur Bewertung von Demands"
referenz: "#01.4_methodik/demand-bewertung.yaml"
- id: "METH-03"
name: "Priorisierungsmethodik"
beschreibung: "Standardisierte Methodik zur Priorisierung von Demands"
referenz: "#01.4_methodik/demand-priorisierung.yaml"
# ========================================
# 7. ERFORDERLICHE KOMPETENZEN
# ========================================
erforderliche_kompetenzen:
fachlich:
- id: "FK-01"
kompetenz: "IT-Landschaft"
beschreibung: "Fundiertes Verständnis der IT-Landschaft und digitalen Services"
niveau: "fundiert"
- id: "FK-02"
kompetenz: "Demand-Portfolio-Management"
beschreibung: "Expertise in Demand-Portfolio-Management und Business-Analyse"
niveau: "expertise"
- id: "FK-03"
kompetenz: "Projektmanagement"
beschreibung: "Kenntnisse in Projektmanagement"
niveau: "kenntnisse"
- id: "FK-04"
kompetenz: "Verwaltungsprozesse"
beschreibung: "Verwaltungsspezifisches Prozessverständnis"
niveau: "verstaendnis"
kontext: "Öffentliche Verwaltung, kommunale Strukturen"
methodisch:
- id: "MK-01"
kompetenz: "Analytisches Denken"
beschreibung: "Analytisches und strategisches Denkvermögen"
anwendung: "Demand-Analyse, Portfolio-Trends identifizieren"
- id: "MK-02"
kompetenz: "Strukturierte Arbeitsweise"
beschreibung: "Strukturierte Arbeitsweise und Komplexitätsmanagement"
anwendung: "Parallele Bearbeitung vieler Demands"
- id: "MK-03"
kompetenz: "Präsentation und Moderation"
beschreibung: "Präsentations- und Moderationskompetenz"
anwendung: "Gremienarbeit, DSR-Vorsitz"
- id: "MK-04"
kompetenz: "Konfliktlösung"
beschreibung: "Konfliktlösungsfähigkeit"
anwendung: "Dissens in DSR, konkurrierende Stakeholder-Interessen"
sozial:
- id: "SK-01"
kompetenz: "Kommunikation"
beschreibung: "Exzellente Kommunikationsfähigkeit über alle Hierarchieebenen"
kritikalitaet: "hoch"
kontext: "Von Fachexpert:innen bis Amtsleitung"
- id: "SK-02"
kompetenz: "Diplomatisches Geschick"
beschreibung: "Diplomatisches Geschick und Neutralität"
anwendung: "Vermittlung zwischen divergierenden Interessen"
kritikalitaet: "hoch"
- id: "SK-03"
kompetenz: "Teamfähigkeit"
beschreibung: "Teamfähigkeit und Serviceorientierung"
kontext: "Zusammenarbeit mit SHM, SPM, PPM"
- id: "SK-04"
kompetenz: "Durchsetzungsvermögen"
beschreibung: "Durchsetzungsvermögen bei gleichzeitiger Kompromissbereitschaft"
anwendung: "Methodentreue einfordern vs. pragmatische Lösungen finden"
# ========================================
# 8. ERFOLGSFAKTOREN
# ========================================
erfolgsfaktoren:
beschreibung: "Kritische Rahmenbedingungen für erfolgreiche Rollenausübung"
faktoren:
- id: "EF-01"
titel: "Klare Prozessdefinition"
beschreibung: "Umfängliche Nutzung des Demand-to-Project-Prozesses"
abhaengigkeit: "Alle Beteiligten halten sich an definierten Prozess"
risiko_bei_fehlen: "Umgehung des DPM, inkonsistente Demand-Behandlung"
- id: "EF-02"
titel: "Management-Unterstützung"
beschreibung: "Rückendeckung durch Amtsleitung und Gremien"
abhaengigkeit: "Amtsleitung stärkt DPM-Rolle aktiv"
risiko_bei_fehlen: "DPM-Entscheidungen werden nicht akzeptiert"
- id: "EF-03"
titel: "Systemunterstützung"
beschreibung: "Funktionsfähige IT-Werkzeuge und Vorlagen"
abhaengigkeit: "Ticketsystem, Portfolio-Datenbank, Templates verfügbar"
risiko_bei_fehlen: "Manuelle Arbeit, Intransparenz, Ineffizienz"
- id: "EF-04"
titel: "Akzeptanz"
beschreibung: "Anerkennung als neutrale Koordinationsinstanz"
abhaengigkeit: "Stakeholder vertrauen auf Objektivität des DPM"
risiko_bei_fehlen: "Politisierung von Entscheidungen, Umgehung"
# ========================================
# REFERENZEN
# ========================================
referenzen:
beschreibung: "Weiterführende Dokumente zur DPM-Rolle"
dokumente:
- titel: "Demand-Portfolio Governance"
pfad: "#01.2_governance/demand-portfolio-governance.yaml"
relevanz: "Governance-Rahmen für DPM-Arbeit"
- titel: "RACI-Matrix Demand-Portfolio-Management"
pfad: "#01.2_governance/raci-matrix-demand-portfolio-management.yaml"
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten im Prozess"
- titel: "Demand & Stakeholder-Runde (DSR) Geschäftsordnung"
pfad: "#01.2_governance/dsr-geschaeftsordnung.yaml"
relevanz: "Arbeitsweise des wichtigsten Gremiums für DPM"