init: DIGITOM Kernkonzept YAML-Dateien (initialer Import)

This commit is contained in:
Patrick Breitenbach 2026-03-23 08:47:09 +01:00
commit f599c7ced7
91 changed files with 56355 additions and 0 deletions

View file

@ -0,0 +1,567 @@
# =============================================================================
# SHM: ROUTING INTERNER DIGIT-BEDARFE
# =============================================================================
# Modul: Stakeholder-Management (SHM)
# Typ: Arbeitsmaterial / Übersicht
# Version: 2.0
# Datum: 2025-01-29
# Status: Entwurf
# =============================================================================
meta:
modul_id: "SHM-AM-02"
name: "Routing interner DIGIT-Bedarfe"
typ: "Arbeitsmaterial"
zweck: |
Diese Übersicht klärt die drei unterschiedlichen Bedarfstypen und ihre
jeweiligen Prozesswege. Sie dient als Entscheidungshilfe für SHM und
als Orientierung für DIGIT-Mitarbeiter.
**Kernaussage:** Es gibt drei Bedarfstypen mit unterschiedlichen Wegen:
1. Externe Stakeholder-Bedarfe → Regelweg (vollständige Bedarfsbewertung)
2. Interne DIGIT-Mitarbeiter-Bedarfe → Fast Track (10-15 min)
3. Service-Lifecycle-Bedarfe → Bypass (direkt in Demand-Lifecycle)
referenzen:
- dokument: "shm_bedarfsbewertung.yaml"
abschnitt: "funktionale_herleitung.geltungsbereich"
- dokument: "shm_bedarfsbewertung.yaml"
abschnitt: "prozessablauf.schritt_0a_fast_track_intern"
- dokument: "shm_d2p-integration.yaml"
abschnitt: "abgrenzung_bedarfsquellen"
- dokument: "PATCH_NOTES_interne_bedarfe_v1.1.md"
beschreibung: "Konzeptdokumentation Fast Track"
governance_referenz: "GOV-SHM-026"
# =============================================================================
# ÜBERSICHT: DREI BEDARFSTYPEN
# =============================================================================
bedarfstypen_uebersicht:
visualisierung: |
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BEDARFSTYPEN IM DIGIT │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌─────────────────────┐
│ TYP 1: EXTERN │ │ TYP 2: INTERN │ │ TYP 3: LIFECYCLE │
│ (Regelweg) │ │ (Fast Track) │ │ (Bypass) │
└──────────┬──────────┘ └──────────┬──────────┘ └──────────┬──────────┘
│ │ │
Bedarfsträger: Bedarfsträger: Bedarfsträger:
Externe Ämter, DIGIT-Mitarbeiter Service Owner,
Dienststellen als Nutzer ISB, SOR, Leitung
│ │ │
▼ ▼ ▼
┌─────────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌─────────────────────┐
│ SHM Bedarfsbewertung│ │ SHM Fast Track │ │ Direkt DPM/SOR │
│ - Schritt 0 │ │ - 3 Schritte │ │ - Kein SHM-Routing │
│ - Prüfungen 1-3 │ │ - 10-15 Minuten │ │ - SHM informiert │
│ - Vollständiger │ │ - Reduzierter │ │ bei Stakeholder- │
│ Steckbrief │ │ Steckbrief │ │ Auswirkungen │
└──────────┬──────────┘ └──────────┬──────────┘ └──────────┬──────────┘
│ │ │
└─────────────────────────┼─────────────────────────┘
┌─────────────────────┐
│ DPM / DSR / MB │
│ (einheitliche │
│ Klassifizierung) │
└─────────────────────┘
zusammenfassung_tabelle:
spalten:
- "Bedarfstyp"
- "Bedarfsträger"
- "Eintrittskanal"
- "Prozess"
- "Aufwand SHM"
- "Steckbrief"
zeilen:
- bedarfstyp: "Extern (Regelweg)"
bedarfstraeger: "Ämter, Dienststellen außerhalb DIGIT"
eintrittskanal: "SHM"
prozess: "Schritt 0 + Prüfungen 1-3"
aufwand_shm: "2-4 Stunden"
steckbrief: "Vollständig (ROUTE-DPM)"
- bedarfstyp: "Intern (Fast Track)"
bedarfstraeger: "DIGIT-Mitarbeiter als Nutzer"
eintrittskanal: "SHM (Self-Service-Portal)"
prozess: "3-Schritte Fast Track"
aufwand_shm: "10-15 Minuten"
steckbrief: "Reduziert (ROUTE-DPM-INTERN)"
- bedarfstyp: "Service-Lifecycle (Bypass)"
bedarfstraeger: "SO, ISB, SOR, DIGIT-Leitung"
eintrittskanal: "Direkt SOR/DPM"
prozess: "Kein SHM-Routing"
aufwand_shm: "0 (nur Information)"
steckbrief: "Vom Bedarfsträger erstellt"
# =============================================================================
# TYP 1: EXTERNE STAKEHOLDER-BEDARFE (REGELWEG)
# =============================================================================
typ_1_externe_bedarfe:
name: "Externe Stakeholder-Bedarfe"
kurzbezeichnung: "Regelweg"
definition: |
Bedarfe, die von Stakeholdern außerhalb von DIGIT an DIGIT herangetragen
werden. Der Stakeholder ist Bedarfsträger und Auftraggeber.
bedarfstraeger:
- "Städtische Ämter (z.B. Bauamt, Sozialamt, Ordnungsamt)"
- "Städtische Dienststellen"
- "Eigenbetriebe"
- "Andere kommunale Einrichtungen"
eintrittskanal: "SHM (Stakeholder-Management)"
prozess:
beschreibung: "Vollständige Bedarfsbewertung gemäß shm_bedarfsbewertung.yaml"
schritte:
- "Schritt 0: Bedarfserhebung (User Stories)"
- "Prüfung 1: Service-Katalog-Check"
- "Prüfung 2: Change-Qualifizierung"
- "Prüfung 3: Demand-Indikation"
aufwand: "2-4 Stunden"
steckbrief: "Vollständig (Validierungsprofil ROUTE-DPM)"
routing_optionen:
- "ROUTE-REQ → Service Desk / Request Fulfilment"
- "ROUTE-SPM → Service Owner (Change)"
- "ROUTE-DPM → Demand Portfolio Management"
- "ROUTE-SO → Service-Owner-Klärung (bei Unklarheit)"
beispiele:
- titel: "Bauamt benötigt neue Funktion im Fachverfahren"
situation: |
Das Bauamt meldet, dass im Bauantragsverfahren eine Funktion zur
automatischen Flurstücksvalidierung fehlt.
prozess: |
SHM führt vollständige Bedarfsbewertung durch:
- Schritt 0: User Stories mit Sachbearbeitern erarbeiten
- Prüfung 1: Service existiert (Bauantragsverfahren)
- Prüfung 2: Change am bestehenden Service → ROUTE-SPM
ergebnis: "Vollständiger Bedarfssteckbrief an Service Owner"
- titel: "Sozialamt möchte digitale Antragsstellung"
situation: |
Das Sozialamt möchte Bürgeranträge online entgegennehmen können.
Aktuell existiert kein entsprechender Service.
prozess: |
SHM führt vollständige Bedarfsbewertung durch:
- Schritt 0: User Stories und Anforderungen erheben
- Prüfung 1: Kein passender Service im Katalog
- Prüfung 3: Demand-Indikation positiv → ROUTE-DPM
ergebnis: "Vollständiger Bedarfssteckbrief an DPM"
# =============================================================================
# TYP 2: INTERNE DIGIT-MITARBEITER-BEDARFE (FAST TRACK)
# =============================================================================
typ_2_interne_nutzer_bedarfe:
name: "Interne DIGIT-Mitarbeiter-Bedarfe"
kurzbezeichnung: "Fast Track"
definition: |
Bedarfe von DIGIT-Mitarbeitern, die als *Nutzer* von IT-Services
auftreten nicht in ihrer Funktion als Service Owner, ISB oder
andere technische Rolle.
bedarfstraeger:
- "DIGIT-Personalabteilung"
- "DIGIT-Sekretariat"
- "DIGIT-Sachbearbeiter (als Nutzer)"
- "Andere DIGIT-interne Organisationseinheiten"
- "Ggf. Stabsstelle Digital Freiburg (als Nutzer)"
abgrenzung_zu_service_lifecycle: |
Der Fast Track gilt für DIGIT-Mitarbeiter als **Nutzer**.
Wenn ein Service Owner einen Bedarf für seinen **eigenen Service** hat,
ist das ein Service-Lifecycle-Bedarf (Typ 3), kein Fast-Track-Fall.
Beispiel:
- Personalabteilung braucht neue Zeiterfassung → Fast Track (Typ 2)
- Service Owner DMS plant Redesign seines Service → Lifecycle (Typ 3)
eintrittskanal:
primaer: "Self-Service-Portal (ITSM-Tool)"
mvp: "E-Mail-Template an SHM"
prozess:
beschreibung: "Vereinfachter 3-Schritte Fast Track (10-15 Minuten)"
schritt_1:
name: "Basistriage"
dauer: "3-5 Minuten"
frage: "Ist es ein valider Bedarf?"
schritt_2:
name: "Routing-Entscheidung"
dauer: "5-7 Minuten"
frage: "Wohin gehört der Bedarf?"
optionen:
- "Bestehender Service → Direkt an Service Owner"
- "Neuer Service → ROUTE-DPM-INTERN"
- "Unklar → ROUTE-SO"
schritt_3:
name: "Minimaldokumentation"
dauer: "3-5 Minuten"
bedingung: "Nur bei ROUTE-DPM-INTERN"
aufwand: "10-15 Minuten"
steckbrief: "Reduziert (Validierungsprofil ROUTE-DPM-INTERN)"
routing_optionen:
- "Direkt an Service Owner (kein Steckbrief)"
- "ROUTE-DPM-INTERN (reduzierter Steckbrief)"
- "ROUTE-SO (bei Unklarheit)"
beispiele:
- titel: "Personalabteilung DIGIT möchte neue Personalsoftware"
situation: |
Die Personalabteilung des DIGIT (als Nutzer) benötigt eine neue
Software zur Zeiterfassung, da das aktuelle System nicht mehr
den Anforderungen entspricht.
prozess:
schritt_1: "Valide Bedarf verständlich, im Scope"
schritt_2: "Kein bestehender Service → ROUTE-DPM-INTERN"
schritt_3: "Minimaldoku: Interner Bedarf, neuer Service, Größe M"
ergebnis: "An DPM mit reduziertem Steckbrief"
aufwand: "~12 Minuten"
- titel: "Stabsstelle Digital möchte Miro (obwohl Conceptboard existiert)"
situation: |
Die Stabsstelle Digital Freiburg fragt nach einem Miro-Zugang
für kollaborative Workshops.
prozess:
schritt_1: "Valide Bedarf verständlich"
schritt_2: "Bestehender Service: Conceptboard → Direkt an SO"
schritt_3: "Nicht erforderlich"
ergebnis: |
Direkt an Service Owner Conceptboard. SO klärt:
- Reicht Conceptboard aus?
- Fehlt eine Funktion? → Ggf. Change
- Begründeter Mehrbedarf? → SO entscheidet
aufwand: "~8 Minuten"
- titel: "DIGIT-Sekretariat benötigt Terminplanungstool"
situation: |
Das Sekretariat möchte ein Tool zur vereinfachten Terminplanung
mit externen Besuchern (Buchungslink-Funktion).
prozess:
schritt_1: "Valide Bedarf verständlich, im Scope"
schritt_2: "Prüfung: Kalendertool mit Buchungsfunktion vorhanden?"
schritt_3: "Falls nein: ROUTE-DPM-INTERN mit Minimaldoku"
ergebnis: "Abhängig von Service-Katalog-Prüfung"
aufwand: "~10 Minuten"
# =============================================================================
# TYP 3: SERVICE-LIFECYCLE-BEDARFE (BYPASS)
# =============================================================================
typ_3_service_lifecycle_bedarfe:
name: "Service-Lifecycle-Bedarfe"
kurzbezeichnung: "Bypass"
definition: |
Bedarfe, die aus dem Service-Lifecycle oder aus technisch-strategischen
Rollen heraus entstehen. Der Bedarfsträger ist eine DIGIT-interne Rolle
mit fachlicher Expertise (Service Owner, ISB, SOR, DIGIT-Leitung).
Diese Bedarfe durchlaufen die SHM-Triage NICHT, weil die fachliche
Qualifizierung bereits durch den Bedarfsträger erfolgt ist.
bedarfstraeger:
- "Service Owner (für eigenen Service)"
- "ISB / Compliance"
- "SOR (strategische Entscheidungen)"
- "DIGIT-Leitung / Mission Board"
- "Technische Architektur-Rollen"
eintrittskanal: "Direkt SOR / DPM (je nach Umfang)"
shm_rolle: |
SHM ist bei Service-Lifecycle-Bedarfen **nicht Routing-Instanz**, aber:
- SHM wird **informiert**, wenn externe Stakeholder betroffen sind
- SHM übernimmt dann die **Stakeholder-Kommunikation**
- SHM kann **Stakeholder-Perspektive** in DSR/MB einbringen
szenarien:
# -------------------------------------------------------------------------
szenario_1_change_bedarf_so:
name: "Service Owner identifiziert Change-Bedarf"
beschreibung: |
Der Service Owner erkennt im Rahmen seiner laufenden Arbeit oder aus
dem Service Review, dass sein Service angepasst werden muss.
ausloeser:
- "Service Review (sr_02) zeigt Optimierungspotenzial"
- "Technische Schulden müssen abgebaut werden"
- "Performance-Verbesserung erforderlich"
- "Nutzer-Feedback zeigt Verbesserungsbedarf"
routing: "SO führt Change selbst durch (Normal Change Authority)"
shm_information: "Nur bei Stakeholder-Auswirkungen"
beispiel:
titel: "Performance-Optimierung Ticketsystem"
situation: "SO stellt fest, dass die Suche zu langsam ist."
routing: "SO führt Datenbank-Tuning als Change durch"
shm_information: "Nicht erforderlich (keine Nutzer-Auswirkung)"
# -------------------------------------------------------------------------
szenario_2_redesign_bedarf_so:
name: "Service Owner identifiziert Redesign-Bedarf"
beschreibung: |
Der Service Owner erkennt, dass sein Service grundlegend überarbeitet
werden muss die Änderung hat Projektcharakter.
ausloeser:
- "Service Review zeigt grundlegenden Modernisierungsbedarf"
- "Technologie ist veraltet (End-of-Life)"
- "Architektur-Änderung erforderlich"
routing: "SO → SOR (REDESIGN) → DPM (Demand)"
shm_information: "Ja, da Stakeholder betroffen"
beispiel:
titel: "Modernisierung Dokumentenmanagement"
situation: "SO erkennt im Review: DMS technisch veraltet"
routing: "SO → SOR bestätigt → DPM erhält Demand"
shm_information: "SHM bereitet Stakeholder-Kommunikation vor"
# -------------------------------------------------------------------------
szenario_3_service_abloesung:
name: "Service-Ablösung / Retirement"
beschreibung: |
Ein Service soll nicht mehr weitergeführt werden entweder
ersatzlos oder durch einen anderen Service ersetzt.
ausloeser:
- "End-of-Life des Produkts/der Technologie"
- "Strategische Konsolidierung"
- "Service wird nicht mehr benötigt"
routing: "SO → SOR (RETIRE) → DPM (Retirement-Projekt)"
shm_information: "Ja, zwingend"
beispiel:
titel: "Ablösung Legacy-Mailsystem"
situation: "DIGIT entscheidet strategisch: Mailsystem ersetzen"
routing: "SO (alt) → SOR → DPM (Retirement + ggf. neues System)"
shm_information: |
SHM übernimmt komplette Stakeholder-Kommunikation:
- Key-Stakeholder: Persönliche Gespräche
- Aktiv-Stakeholder: Strukturierte Information
- Standard/Basis: Schriftliche Ankündigung
# -------------------------------------------------------------------------
szenario_4_sicherheit_compliance:
name: "Sicherheits- oder Compliance-Anforderung"
beschreibung: |
Eine Änderung wird durch Sicherheitsvorgaben, Regulatorik oder
Compliance-Anforderungen notwendig.
ausloeser:
- "Sicherheitsvorfall oder -erkenntnis"
- "Neue gesetzliche Anforderung"
- "Audit-Feststellung"
- "BSI-Empfehlung"
routing: "ISB → SOR/SO (je nach Umfang)"
shm_information: "Bei Stakeholder-Auswirkungen"
beispiel:
titel: "Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend"
situation: "Neue Sicherheitsrichtlinie erfordert 2FA"
routing: "ISB → SOR → Umsetzung durch betroffene SOs"
shm_information: |
SHM übernimmt Stakeholder-Kommunikation:
- Erklärung der Notwendigkeit
- Zeitplan und Umstellungsprozess
- Schulungs-/Support-Angebote
# -------------------------------------------------------------------------
szenario_5_strategische_initiative:
name: "Strategische DIGIT-Initiative"
beschreibung: |
DIGIT startet eine übergreifende Initiative, die mehrere Services
betrifft oder neue Infrastruktur schafft.
ausloeser:
- "IT-Strategie-Umsetzung"
- "Konsolidierungsprojekt"
- "Infrastruktur-Modernisierung"
- "Einführung neuer Basisdienste"
routing: "DIGIT-Leitung → MB → DPM"
shm_information: "Ja, bei Stakeholder-Auswirkungen"
beispiel:
titel: "Einführung zentrales Identity Management"
situation: "DIGIT führt IAM-System ein (Single Sign-On)"
routing: "DIGIT-Leitung → MB (Freigabe) → DPM (Programm)"
shm_information: |
SHM wird frühzeitig eingebunden:
- Vorteile kommunizieren
- Migrationsplanung je Amt
- Schulungskonzept
# =============================================================================
# ENTSCHEIDUNGSHILFE
# =============================================================================
entscheidungshilfe:
kernfragen:
- frage: "Wer ist Bedarfsträger?"
typ_1: "Externes Amt / Dienststelle"
typ_2: "DIGIT-Mitarbeiter als Nutzer"
typ_3: "SO, ISB, SOR, DIGIT-Leitung"
- frage: "Woher kommt der Bedarf?"
typ_1: "Stakeholder-Anfrage von außerhalb DIGIT"
typ_2: "Interne Nutzer-Anforderung"
typ_3: "Service-Lifecycle, Sicherheit, Strategie"
- frage: "Hat der Bedarfsträger fachliche IT-Expertise?"
typ_1: "Nein (fachliche Übersetzung durch SHM nötig)"
typ_2: "Begrenzt (vereinfachte Prüfung ausreichend)"
typ_3: "Ja (Bedarfsträger qualifiziert selbst)"
grenzfaelle:
- fall: "Stakeholder beschwert sich, SO erkennt daraus Redesign-Bedarf"
einschaetzung: |
Der initiale Bedarf war extern (Beschwerde) → Typ 1.
Die Schlussfolgerung "Redesign nötig" ist SO-Erkenntnis → Typ 3.
Routing: Beschwerde über SHM (Typ 1). Wenn SHM an SO routet und
SO dann Redesign empfiehlt, geht der Demand direkt zu DPM (Typ 3).
- fall: "SO möchte Feature, das Stakeholder auch wünschen"
einschaetzung: |
Entscheidend ist, wer den Bedarf zuerst artikuliert hat:
- Stakeholder zuerst → Typ 1 (SHM-Regelweg)
- SO zuerst → Typ 3 (Service-Lifecycle)
In der Praxis: SO kann auf Stakeholder-Unterstützung verweisen.
- fall: "DIGIT-Personalabteilung vs. Personalamt der Stadt"
einschaetzung: |
- DIGIT-Personalabteilung → Typ 2 (Fast Track)
- Personalamt der Stadt (anderes Amt) → Typ 1 (Regelweg)
Entscheidend ist die organisatorische Zugehörigkeit, nicht die
funktionale Ähnlichkeit.
- fall: "ISB fordert Änderung, die Stakeholder nicht wollen"
einschaetzung: |
Sicherheits-/Compliance-Anforderungen sind Typ 3, auch wenn sie
Stakeholder-Widerstand erzeugen.
SHM übernimmt die (ggf. schwierige) Stakeholder-Kommunikation,
aber das Routing bleibt Typ 3 (ISB → SOR/SO).
# =============================================================================
# ROUTING-MATRIX (KOMPAKT)
# =============================================================================
routing_matrix_kompakt:
zeilen:
- bedarfstyp: "Extern (Typ 1)"
beispiel: "Bauamt braucht neue Funktion"
eintritt: "SHM"
prozess: "Regelweg"
aufwand: "2-4h"
steckbrief: "Vollständig"
- bedarfstyp: "Intern-Nutzer (Typ 2)"
beispiel: "DIGIT-Personal braucht Zeiterfassung"
eintritt: "SHM (Fast Track)"
prozess: "3 Schritte"
aufwand: "10-15min"
steckbrief: "Reduziert"
- bedarfstyp: "Service-Lifecycle (Typ 3)"
beispiel: "SO plant DMS-Modernisierung"
eintritt: "Direkt SOR/DPM"
prozess: "Kein SHM"
aufwand: "0 (SHM)"
steckbrief: "Vom SO"
# =============================================================================
# SHM-AUFGABEN JE BEDARFSTYP
# =============================================================================
shm_aufgaben_je_typ:
typ_1_extern:
- "Vollständige Bedarfsbewertung (Schritt 0, Prüfungen 1-3)"
- "User-Story-Erhebung mit Stakeholder"
- "Bedarfssteckbrief erstellen und validieren"
- "Routing-Entscheidung treffen"
- "Stakeholder-Kommunikation im gesamten Prozess"
typ_2_intern_nutzer:
- "Fast Track Basistriage (3-5 min)"
- "Schnelle Routing-Entscheidung (5-7 min)"
- "Minimaldokumentation bei ROUTE-DPM-INTERN (3-5 min)"
- "Weiterleitung an SO oder DPM"
typ_3_service_lifecycle:
- "Keine Routing-Aufgabe"
- "Information bei Stakeholder-Auswirkungen entgegennehmen"
- "Stakeholder-Kommunikation übernehmen (wenn informiert)"
- "Stakeholder-Perspektive in DSR/MB einbringen"
# =============================================================================
# ÄNDERUNGSHISTORIE
# =============================================================================
aenderungshistorie:
- version: "1.0"
datum: "2025-01-29"
aenderung: "Initiale Erstellung (Fokus auf Service-Lifecycle-Bedarfe)"
autor: "DIGITOM-Projekt"
quelle: "Chat-Session Konzeptprüfung"
- version: "2.0"
datum: "2025-01-29"
aenderung: |
Komplette Überarbeitung: Drei Bedarfstypen klar unterschieden
- Typ 1: Externe Stakeholder-Bedarfe (Regelweg)
- Typ 2: Interne DIGIT-Mitarbeiter-Bedarfe (Fast Track)
- Typ 3: Service-Lifecycle-Bedarfe (Bypass)
- Visualisierung und Routing-Matrix ergänzt
- Entscheidungshilfe mit Grenzfällen
- SHM-Aufgaben je Bedarfstyp
- Synchronisierung mit shm_bedarfsbewertung.yaml v1.3
autor: "DIGITOM-Projekt"
quelle: "Chat-Session Konzeptprüfung"

View file

@ -0,0 +1,470 @@
# =============================================================================
# SHM LEITFADEN: USER STORIES IM DIGIT AUFNEHMEN
# =============================================================================
# Modul: Stakeholder-Management (SHM)
# Typ: Arbeitsmaterial (Leitfaden)
# Version: 1.0
# Datum: 2025-12-09
# Status: Final
# Quelle: Konzept_DPM_Abnahme20230925, Seiten 125-131
# =============================================================================
meta:
dokument_id: "SHM-A-01"
name: "Leitfaden User Stories"
typ: "Arbeitsmaterial"
zweck: |
Dieser Leitfaden unterstützt Stakeholder-Manager dabei, Anforderungen
aus Sicht der Nutzenden zu erheben. User Stories übersetzen abstrakte
Bedarfe in konkrete, nachvollziehbare Funktionswünsche.
zielgruppe: "Stakeholder-Manager:innen"
kontext: |
Im DIGIT-Kontext helfen User Stories, die Perspektive der
Verwaltungsmitarbeitenden und Bürger*innen in den Mittelpunkt zu stellen.
Der Leitfaden ist Teil der Bedarfserhebung (Schritt 0 der Bedarfsbewertung).
geltungsbereich: "DIGITOM / Demand-to-Project-Prozess"
status_dokument:
abgestimmt_zwischen: ["human", "DPM-Teammitglied"]
inhaltlich_abgenommen_durch:
- person: "DPM-Teammitglied"
datum: "2025-09-17"
- person: "DPM-Leitung"
datum: null
abgenommen_in_gesamtkonzept: false
referenzen:
- dokument: "shm_bedarfsbewertung.yaml"
abschnitt: "schritt_0"
beschreibung: "Integration in Bedarfsbewertungs-Prozess"
- dokument: "shm_schema_bedarfssteckbrief.yaml"
abschnitt: "user_stories"
beschreibung: "Dokumentation der erhobenen User Stories"
# =============================================================================
# GRUNDLAGEN
# =============================================================================
grundlagen:
definition: |
User Stories beschreiben Anforderungen aus Sicht der Nutzenden.
Sie übersetzen abstrakte Bedarfe in konkrete, nachvollziehbare
Funktionswünsche.
grundformat:
schema: "Als [Rolle/Bereich] möchte ich [Funktionalität/Lösung], um [Nutzen/Ziel zu erreichen]"
elemente:
- element: "Rolle"
beschreibung: "Wer hat den Bedarf? (spezifisch, nicht 'Nutzer')"
beispiele:
- "Sachbearbeiter*in Bauamt"
- "Abteilungsleitung"
- "Bürger*in"
- "Antragsteller*in"
- element: "Funktionalität"
beschreibung: "Was soll ermöglicht werden? (keine technische Lösung)"
beispiele:
- "Bauanträge nach Flurstücknummer durchsuchen"
- "Urlaubsanträge digital genehmigen"
- "Bearbeitungsstatus online einsehen"
- element: "Nutzen"
beschreibung: "Warum ist das wichtig? (konkreter Mehrwert)"
beispiele:
- "zusammenhängende Anträge schnell identifizieren"
- "Prozess auch im Homeoffice funktioniert"
- "nicht telefonisch nachfragen müssen"
mehrwert:
- aspekt: "Perspektivwechsel"
beschreibung: "Weg von technischen Spezifikationen, hin zum tatsächlichen Bedarf"
- aspekt: "Verständlichkeit"
beschreibung: "Fachbereiche und IT sprechen dieselbe Sprache"
- aspekt: "Priorisierung"
beschreibung: "Nutzen wird explizit und bewertbar"
- aspekt: "Validierung"
beschreibung: "Stakeholder können bestätigen: 'Ja, genau das brauche ich'"
# =============================================================================
# SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANLEITUNG
# =============================================================================
anleitung:
# ---------------------------------------------------------------------------
# SCHRITT 1: VORBEREITUNG
# ---------------------------------------------------------------------------
schritt_1:
name: "Vorbereitung des Gesprächs"
vor_dem_termin_klaeren:
- "Wer sind die Hauptnutzenden? (Sachbearbeiter*innen, Führungskräfte, Bürger*innen?)"
- "Welcher Prozess ist betroffen?"
- "Gibt es Vorarbeiten oder Dokumentationen?"
materialien_bereithalten:
- "Bedarfs-Steckbrief"
- "Ggf. Prozessvisualisierung"
- "Beispiel-User-Stories zur Illustration"
# ---------------------------------------------------------------------------
# SCHRITT 2: EINSTIEG
# ---------------------------------------------------------------------------
schritt_2:
name: "Einstieg ins Gespräch"
grundprinzip:
falsch: "Welche User Stories haben Sie?"
richtig: "Erzählen Sie mir, was Sie in Ihrer täglichen Arbeit erreichen möchten."
leitfragen_einstieg:
- "Beschreiben Sie einen typischen Arbeitsablauf, bei dem es hakt."
- "Was würde Ihnen die Arbeit erleichtern?"
- "Wobei verlieren Sie die meiste Zeit?"
# ---------------------------------------------------------------------------
# SCHRITT 3: ROLLEN IDENTIFIZIEREN
# ---------------------------------------------------------------------------
schritt_3:
name: "Die richtigen Rollen identifizieren"
typische_rollen:
verwaltungsintern:
- "Sachbearbeiter*in [Amt]"
- "Abteilungsleitung"
- "Verwaltungsmitarbeitende"
- "Amtsleitung"
- "Datenschutzbeauftragte*r"
verwaltungsextern:
- "Bürger*in"
- "Antragsteller*in"
- "Unternehmen"
- "Andere Institute"
- "Dienstleister"
wichtiger_hinweis: |
Spezifisch sein! Nicht "Nutzer", sondern "Sachbearbeiter*in Wohngeldstelle"
# ---------------------------------------------------------------------------
# SCHRITT 4: FUNKTIONALITÄTEN HERAUSARBEITEN
# ---------------------------------------------------------------------------
schritt_4:
name: "Funktionalitäten herausarbeiten"
prinzip: "Von der Lösung zum Bedarf"
uebersetzungen:
- stakeholder_sagt: "Wir brauchen eine Datenbank"
shm_fragt: "Was möchten Sie damit tun?"
story_wird: "...möchte ich Anträge zentral verwalten..."
- stakeholder_sagt: "Das System ist zu langsam"
shm_fragt: "Wobei genau verlieren Sie Zeit?"
story_wird: "...möchte ich Suchergebnisse in unter 3 Sekunden..."
- stakeholder_sagt: "Wir wollen alles digitalisieren"
shm_fragt: "Was genau soll digital werden?"
story_wird: "...möchte ich Anträge online einreichen..."
# ---------------------------------------------------------------------------
# SCHRITT 5: NUTZEN EXPLIZIT MACHEN
# ---------------------------------------------------------------------------
schritt_5:
name: "Den Nutzen explizit machen"
nachfragen:
- "Warum ist das wichtig?"
- "Was können Sie dann besser machen?"
nutzen_kategorien:
- kategorie: "Effizienz"
beispiel: "...damit ich mehr Anträge bearbeiten kann"
- kategorie: "Qualität"
beispiel: "...damit weniger Fehler passieren"
- kategorie: "Service"
beispiel: "...damit Bürger*innen schneller Antworten erhalten"
- kategorie: "Compliance"
beispiel: "...damit wir gesetzeskonform arbeiten"
- kategorie: "Transparenz"
beispiel: "...damit der Bearbeitungsstand nachvollziehbar ist"
# ---------------------------------------------------------------------------
# SCHRITT 6: FORMULIEREN
# ---------------------------------------------------------------------------
schritt_6:
name: "User Stories formulieren"
beispiel_gut:
rolle: "Sachbearbeiterin im Bauamt"
funktionalitaet: "Bauanträge nach Flurstücknummer durchsuchen können"
nutzen: "zusammenhängende Anträge schnell identifiziere"
vollstaendig: |
Als Sachbearbeiterin im Bauamt
möchte ich Bauanträge nach Flurstücknummer durchsuchen können
damit ich zusammenhängende Anträge schnell identifiziere
beispiel_schlecht:
rolle: "Nutzer"
funktionalitaet: "eine bessere Suche"
nutzen: "es schneller geht"
vollstaendig: |
Als Nutzer
möchte ich eine bessere Suche
damit es schneller geht
probleme:
- "Rolle zu unspezifisch"
- "Funktionalität zu vage"
- "Nutzen nicht konkret"
# ---------------------------------------------------------------------------
# SCHRITT 7: PRIORISIEREN UND VALIDIEREN
# ---------------------------------------------------------------------------
schritt_7:
name: "Stories priorisieren und validieren"
validierungsfragen:
- "Habe ich Sie richtig verstanden?"
- "Ist diese Reihenfolge nach Wichtigkeit korrekt?"
- "Fehlt noch etwas Wesentliches?"
priorisierungsstufen:
- stufe: "Kritisch"
beschreibung: "Ohne geht es nicht"
- stufe: "Wichtig"
beschreibung: "Deutliche Verbesserung"
- stufe: "Nützlich"
beschreibung: "Wäre schön"
# =============================================================================
# TYPISCHE HERAUSFORDERUNGEN
# =============================================================================
herausforderungen:
# ---------------------------------------------------------------------------
# HERAUSFORDERUNG 1: LÖSUNGSDENKEN
# ---------------------------------------------------------------------------
loesungsdenken:
name: "Der Stakeholder denkt nur in Lösungen"
technik: "Die 5-Warum-Methode"
beispiel_dialog:
- sprecher: "Stakeholder"
aussage: "Wir brauchen ein Dashboard"
- sprecher: "SHM"
aussage: "Warum brauchen Sie ein Dashboard?"
- sprecher: "Stakeholder"
aussage: "Um die Zahlen zu sehen"
- sprecher: "SHM"
aussage: "Warum müssen Sie die Zahlen sehen?"
- sprecher: "Stakeholder"
aussage: "Um zu erkennen, wo sich Anträge stauen"
resultierende_story: |
Als Abteilungsleitung
möchte ich Engpässe im Antragsprozess erkennen
damit ich Ressourcen umverteilen kann
# ---------------------------------------------------------------------------
# HERAUSFORDERUNG 2: ALLES DRINGEND
# ---------------------------------------------------------------------------
alles_dringend:
name: "Alles ist wichtig und dringend"
technik: "Relatives Priorisieren"
hilfreiche_fragen:
- "Wenn Sie nur eine Sache bekommen könnten, welche wäre es?"
- "Was würde am meisten wehtun, wenn es fehlt?"
- "Was nutzen Sie täglich vs. was nur monatlich?"
# =============================================================================
# QUALITÄTSKRITERIEN
# =============================================================================
qualitaetskriterien:
invest:
name: "INVEST-Kriterien"
beschreibung: "Qualitätsstandard für gute User Stories"
kriterien:
- buchstabe: "I"
name: "Independent"
beschreibung: "Unabhängig von anderen Stories"
- buchstabe: "N"
name: "Negotiable"
beschreibung: "Nicht in Stein gemeißelt"
- buchstabe: "V"
name: "Valuable"
beschreibung: "Klarer Nutzen erkennbar"
- buchstabe: "E"
name: "Estimable"
beschreibung: "Größe grob einschätzbar"
- buchstabe: "S"
name: "Small"
beschreibung: "In überschaubarer Zeit umsetzbar"
- buchstabe: "T"
name: "Testable"
beschreibung: "Überprüfbare Erfolgskriterien"
# =============================================================================
# BEISPIEL-STORIES
# =============================================================================
beispiel_stories:
- bereich: "Bürgerservice"
story:
rolle: "Bürger*in"
funktionalitaet: "den Bearbeitungsstatus meines Antrags online einsehen"
nutzen: "ich nicht telefonisch nachfragen muss"
volltext: |
Als Bürger*in
möchte ich den Bearbeitungsstatus meines Antrags online einsehen
damit ich nicht telefonisch nachfragen muss
- bereich: "Interne Verwaltung"
story:
rolle: "Personalverantwortliche"
funktionalitaet: "Urlaubsanträge digital genehmigen können"
nutzen: "der Prozess auch im Homeoffice funktioniert"
volltext: |
Als Personalverantwortliche
möchte ich Urlaubsanträge digital genehmigen können
damit der Prozess auch im Homeoffice funktioniert
- bereich: "Schnittstellen"
story:
rolle: "Mitarbeitende im Einwohnermeldeamt"
funktionalitaet: "Meldedaten automatisch ans Finanzamt übertragen"
nutzen: "Bürger*innen sich nicht doppelt melden müssen"
volltext: |
Als Mitarbeitende im Einwohnermeldeamt
möchte ich Meldedaten automatisch ans Finanzamt übertragen
damit Bürger*innen sich nicht doppelt melden müssen
# =============================================================================
# CHECKLISTE FÜR SHM
# =============================================================================
checkliste:
name: "Checkliste für Stakeholder-Manager"
pruefpunkte:
- id: "CK-01"
pruefpunkt: "Rollen spezifisch identifiziert"
beispiel: "Nicht 'Nutzer', sondern 'Sachbearbeiter*in Wohngeldstelle'"
- id: "CK-02"
pruefpunkt: "Funktionalitäten klar beschrieben (keine Lösungen)"
beispiel: "Nicht 'Datenbank', sondern 'Anträge zentral verwalten'"
- id: "CK-03"
pruefpunkt: "Nutzen explizit gemacht"
beispiel: "Konkrete Verbesserung benannt, nicht 'damit es besser wird'"
- id: "CK-04"
pruefpunkt: "Stories mit Stakeholder validiert"
beispiel: "Stakeholder hat bestätigt: 'Ja, das ist mein Bedarf'"
- id: "CK-05"
pruefpunkt: "Prioritäten geklärt"
beispiel: "Kritisch / Wichtig / Nützlich zugeordnet"
- id: "CK-06"
pruefpunkt: "Zusammenhang zum Problem hergestellt"
beispiel: "Story adressiert dokumentiertes Problem aus Situationsanalyse"
- id: "CK-07"
pruefpunkt: "In Bedarfs-Steckbrief übertragen"
beispiel: "Stories im Schema-konformen Format dokumentiert"
# =============================================================================
# DOKUMENTATION
# =============================================================================
dokumentation:
nach_dem_gespraech:
- schritt: 1
aktion: "Stories im Steckbrief sauber dokumentieren"
- schritt: 2
aktion: "Priorisierung vermerken"
- schritt: 3
aktion: "Offene Punkte notieren"
- schritt: 4
aktion: "Validierungstermin vereinbaren"
ablage:
ziel_dokument: "Bedarfs-Steckbrief"
ziel_abschnitt: "user_stories"
schema_referenz: "shm_schema_bedarfssteckbrief.yaml"
# =============================================================================
# HINWEISE
# =============================================================================
hinweise:
- typ: "Tipp"
text: |
Die erste User Story ist die schwerste. Mit etwas Übung entwickeln
Sie ein Gefühl dafür, die richtigen Fragen zu stellen und Bedarfe
strukturiert zu erfassen.
- typ: "Warnung"
text: |
Vermeiden Sie es, selbst Lösungen vorzuschlagen. Ihre Aufgabe ist
es, den Bedarf zu verstehen nicht, ihn zu lösen.
- typ: "Best Practice"
text: |
Beginnen Sie mit offenen Fragen zum Arbeitsalltag, bevor Sie
konkrete User Stories formulieren. Der Kontext hilft, die
richtigen Fragen zu stellen.
# =============================================================================
# ÄNDERUNGSHISTORIE
# =============================================================================
aenderungshistorie:
- version: "1.0"
datum: "2025-12-09"
aenderung: "Initiale Erstellung aus PDF-Vorlage"
autor: "DIGITOM-Projekt"
quelle: "Konzept_DPM_Abnahme20230925, Seiten 125-131"

View file

@ -0,0 +1,20 @@
# ========================================
# Stakeholder-Informations-Management-System (SIMS)
# ========================================
# Version: 0.1 (Platzhalter)
# Datum: 2024-12-03
# Status: Ausstehend
# Entwicklungsphase: 11
# ========================================
# ITIL4-Referenz (falls zutreffend):
# itil4_referenz:
# practice: ""
# relevante_elemente: []
# adaption_fuer_digitom: ""
# ========================================
# INHALT
# ========================================
# [Inhalt folgt in Phase 11]