init: DIGITOM Kernkonzept YAML-Dateien (initialer Import)
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f599c7ced7
91 changed files with 56355 additions and 0 deletions
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@ -0,0 +1,837 @@
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# FUNKTIONSBESCHREIBUNG: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
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# Version: 1.0
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# Datum: 2026-02-05
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# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
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meta:
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typ: "funktionsbeschreibung"
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funktion_id: "pm"
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funktion_name: "Prozess-Management"
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aliases: ["PM", "PZM", "Prozess-Funktion"]
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version: "1.0"
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gueltig_ab: "2026-02-05"
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geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Governance"
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status:
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inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied", "PM-Leitung"]
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status: "draft"
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kontext_tags:
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- "prozess-management"
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- "funktion"
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- "prozess-governance"
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- "prozess-optimierung"
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- "befaehigung"
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- "key-user"
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quellen:
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- "#02 - Prozess-Management: Funktionsbeschreibung.docx"
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taxonomie_referenz: "#00_meta/digitom_taxonomie.yaml"
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# ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
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abkuerzungen:
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pm: "Prozess-Management"
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pzm: "Prozess-Management (alternative Abkürzung)"
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dpm: "Demand-Portfolio-Management"
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spm: "Service-Portfolio-Management"
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shm: "Stakeholder-Management"
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ppm: "Projekt-Portfolio-Management"
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mb: "Mission Board"
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vb: "Vision Board"
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digitom: "Digital Target Operating Model"
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# =============================================================================
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# 1. ZWECK
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zweck:
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wozu_existiert_diese_funktion:
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kurz: |
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Das Prozess-Management gestaltet aktiv die Art und Weise, wie das DIGIT arbeitet.
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Als unterstützende und befähigende Einheit etabliert und verantwortet es den
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verbindlichen methodischen Rahmen für alle übergreifenden (Organisations-)Prozesse (DIGITOM).
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ausfuehrlich: |
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Das Prozess-Management agiert im Auftrag des Vision Board (strategisches Führungsgremium)
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und dient internen Kunden - den Fachbereichen/Abteilungen und ihren Key Usern sowie
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den Projektteams - indem es methodische Standards, Werkzeuge und Beratung bereitstellt,
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damit diese ihre Prozesse eigenständig managen und verbessern können.
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Ziel ist es, durch klare Strukturen, einheitliche Standards und gezielte Befähigung
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eine solide Grundlage für Effektivität, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung
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im gesamten Amt zu schaffen.
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Dadurch unterstützt das Prozess-Management die erfolgreiche Umsetzung der Digitalstrategie
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und schafft Arbeitsabläufe, die gut funktionieren und sich flexibel an neue Anforderungen
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anpassen lassen.
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wertbeitrag:
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- "Einheitliche, vergleichbare und nachvollziehbare Prozessdokumentation im Amt"
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- "Methodische Qualität und Effektivität in der Prozessgestaltung und -optimierung"
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||||
- "Gemeinsame 'Prozess-Sprache' und Verständnis über Abteilungsgrenzen hinweg"
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||||
- "Befähigung der Organisation zur eigenverantwortlichen Prozesssteuerung"
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||||
- "Flexibel anpassbare Arbeitsabläufe für neue Anforderungen"
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kritisches_merkmal: |
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||||
Prozess-Management ist eine Dienstleistung und ein zentraler Befähiger für die Organisation.
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Es unterstützt und berät die Fachbereiche bei ihren Prozessen, ohne deren Verantwortung
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||||
zu ersetzen. Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört - bei den Fachbereichen.
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hauptziel:
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beschreibung: |
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Nachhaltig wirksame und anpassungsfähige Prozesse in der Organisation zu verankern.
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erreicht_durch:
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- id: "Z1"
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aktivitaet: "Prozesslandschaft schaffen und pflegen"
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beschreibung: |
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Eine konsistente, transparente und an der Strategie ausgerichtete Prozesslandschaft
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schaffen und pflegen, die Silos überwindet.
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umfasst:
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- "Erhebung und Visualisierung der Prozesslandkarte"
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- "Laufende Pflege und Aktualisierung"
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- "Strategische Ausrichtung sicherstellen"
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- id: "Z2"
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aktivitaet: "Organisation befähigen"
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beschreibung: |
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Die Organisation durch gezielte Beratung, Coaching und Schulung befähigen,
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ihre Prozesse innerhalb des Rahmens eigenverantwortlich zu steuern und zu optimieren.
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||||
umfasst:
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- "Beratung und Coaching von Prozessverantwortlichen"
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- "Schulungen und Workshops durchführen"
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- "Key-User-Netzwerk aufbauen und betreuen"
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- id: "Z3"
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||||
aktivitaet: "Prozess-Governance überwachen"
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beschreibung: |
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Die Einhaltung der Prozess-Governance (Standards, Methoden, Dokumentation) als Grundlage
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für Qualität, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit überwachen und unterstützen.
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||||
umfasst:
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- "Qualitäts-Checks und Reviews durchführen"
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- "Framework-Konformität prüfen"
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||||
- "Governance-Lücken identifizieren und adressieren"
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||||
- id: "Z4"
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||||
aktivitaet: "DIGITOM weiterentwickeln"
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beschreibung: |
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Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung des DIGITOMs als lebendiges
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Organisationsmodell vorantreiben, um auf veränderte Anforderungen und gewonnene
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Erkenntnisse reagieren zu können.
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||||
umfasst:
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||||
- "Analyse interner Bedarfe und externer Best Practices"
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- "Konzepte zur Weiterentwicklung erarbeiten"
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||||
- "Änderungen umsetzen und kommunizieren"
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# 2. FUNKTIONSVERSTÄNDNIS & ABGRENZUNG
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funktionsverstaendnis:
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charakterisierung:
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typ: "Unterstützende und befähigende Funktion"
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beschreibung: |
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||||
Prozess-Management ist eine Dienstleistung und ein zentraler Befähiger für die Organisation.
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||||
Es unterstützt und berät die Fachbereiche bei ihren Prozessen, ohne deren Verantwortung
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||||
zu ersetzen. Dies beinhaltet eine klare Rollenverteilung zwischen Linienorganisation
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und Prozessmanagement.
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grundprinzipien:
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prinzip_1:
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name: "Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört"
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beschreibung: |
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Die Fachbereiche/Abteilungen sind fachlich und operativ für die Ausführung und Ergebnisse
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ihrer Prozesse verantwortlich. Sie liefern die Prozessinhalte und gewährleisten funktionierende
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||||
Abläufe im Tagesgeschäft. Hierfür werden in der Regel Prozessverantwortliche - wie Key User
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oder Process Owner - als erste Ansprechpartner benannt.
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||||
Das zentrale Prozess-Management verantwortet Rahmen und Methodik der Prozessarbeit, gibt
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||||
Standards vor, überblickt die Prozesslandschaft und berät Prozessverantwortliche. Es greift
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||||
nicht in die Liniensteuerung ein, sondern beeinflusst durch Expertise, Governance und
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||||
Koordination. Entscheidungen werden bei Bedarf über Gremien initiiert.
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auswirkung: |
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||||
Klare Trennung zwischen operativer Prozessverantwortung (Fachbereich) und
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||||
methodischer Prozessverantwortung (PM). Eigenverantwortung der Fachbereiche bleibt erhalten.
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referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
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prinzip_2:
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name: "Partnerschaft statt Kontrolle"
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beschreibung: |
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||||
Prozess-Management agiert als proaktiver Partner der Fachbereiche/Abteilungen und schafft
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einen verbindlichen Ordnungsrahmen. Bei signifikanten Abweichungen von Standards oder
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||||
Governance-Lücken greift es unterstützend ein.
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auswirkung: |
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||||
Fördert Vertrauen: Fachbereiche erhalten Unterstützung zur Selbsthilfe, während das
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Management die Einhaltung der Standards und der Gesamtzusammenhänge gewährleistet sieht.
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||||
referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
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||||
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||||
prinzip_3:
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||||
name: "Strukturierte Leistungserbringung"
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||||
beschreibung: |
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||||
Das Prozess-Management differenziert seine Unterstützung nach vier Leistungskategorien,
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||||
die unterschiedlichen Beauftragungswegen und Priorisierungslogiken folgen.
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||||
auswirkung: |
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||||
Bedarfsgerechte Ressourcensteuerung und klare Erwartungen auf allen Seiten.
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||||
referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
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||||
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||||
leistungskategorien:
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||||
- kategorie: "Standard-Leistungen"
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||||
beschreibung: "Wiederkehrende Unterstützung für operative Prozessbedarfe (Beratung, Workshops, Schulungen)"
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||||
beauftragung: "Niedrigschwellig, etablierte Muster"
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||||
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||||
- kategorie: "Projekt-Leistungen"
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||||
beschreibung: "Ressourcenintensive Vorhaben mit mehrwöchiger Laufzeit (komplette Prozess-Neugestaltungen, bereichsübergreifende Transformationen)"
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||||
beauftragung: "Formale Beauftragung durch Mission Board"
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||||
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||||
- kategorie: "Strategische Leistungen"
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||||
beschreibung: "Weiterentwicklung des DIGITOMs, grundlegende Transformation der Prozesslandschaft"
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||||
beauftragung: "Beauftragung durch Vision Board"
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||||
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||||
- kategorie: "Krisen-Leistungen"
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||||
beschreibung: "Akute Prozessstörungen oder Compliance-Verstöße mit sofortigem Handlungsbedarf"
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||||
beauftragung: "Sofortige Priorisierung, andere Aktivitäten werden zurückgestellt"
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||||
abgrenzung_zu_angrenzenden_funktionen:
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- funktion: "dpm"
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||||
name: "Demand-Portfolio-Management"
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dpm_tut: |
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||||
Steuert und priorisiert Demands über den gesamten Lifecycle.
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||||
Managt das Demand-Portfolio und koordiniert die Umsetzung.
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pm_tut: |
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||||
Definiert den methodischen Rahmen für Prozesse, die Demands auslösen können.
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||||
Unterstützt bei Prozessänderungen, die aus Demands resultieren.
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||||
schnittstelle: |
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||||
Demands können Prozess-Änderungen sein. PM unterstützt DPM bei der Bewertung
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||||
prozessualer Auswirkungen von Demands.
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||||
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||||
- funktion: "spm"
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||||
name: "Service-Portfolio-Management"
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spm_tut: |
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||||
Steuert das Service-Portfolio, verantwortet Service-Lifecycle und Service-Level.
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||||
Managt servicebezogene Prozesse nach ITIL-Framework.
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pm_tut: |
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||||
Stellt methodischen Rahmen für die Dokumentation von Service-Prozessen bereit.
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||||
Unterstützt bei der Gestaltung und Standardisierung von Service-Prozessen.
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||||
schnittstelle: |
|
||||
Services basieren auf Prozessen. PM liefert Methodik und Framework,
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||||
SPM wendet diese auf Service-Prozesse an. Gegenseitiges Feedback zur
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||||
Anwendbarkeit des Frameworks.
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- funktion: "shm"
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||||
name: "Stakeholder-Management"
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||||
shm_tut: |
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||||
Identifiziert und managt Stakeholder-Beziehungen.
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||||
Erfasst Stakeholder-Anforderungen und -Feedback.
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||||
pm_tut: |
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||||
Definiert Prozesse für den Umgang mit externen Stakeholdern.
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||||
Berücksichtigt Stakeholder-Anforderungen in der Prozessgestaltung.
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||||
schnittstelle: |
|
||||
Stakeholder haben Prozess-Anforderungen. PM erhält von SHM Anforderungen
|
||||
(z.B. Kundenfeedback, regulative Vorgaben), die Prozesse beeinflussen.
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||||
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||||
- funktion: "ppm"
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||||
name: "Projekt-Portfolio-Management"
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||||
ppm_tut: |
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||||
Plant und priorisiert Projekte.
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||||
Steuert das Projekt-Portfolio.
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||||
pm_tut: |
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||||
Definiert Vorgaben, wie Projekte im Rahmen des DIGITOM ablaufen sollen.
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||||
Bewertet Machbarkeit von Projekten aus prozessualer Sicht.
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||||
schnittstelle: |
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||||
Projekte können Prozess-Änderungen erfordern. PM erhält Informationen zu
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||||
geplanten Projekten und deren Prozessauswirkungen.
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# =============================================================================
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# 3. VERANTWORTUNGSBEREICHE
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# =============================================================================
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||||
verantwortungsbereiche:
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beschreibung: |
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Das Prozess-Management gliedert sich in fünf Kernverantwortungsbereiche,
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die das Spektrum von der Framework-Definition über das Prozesslandschafts-Management
|
||||
bis zur Befähigung und Leistungssteuerung abdecken.
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# ---------------------------------------------------------------------------
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# 3.1 VERANTWORTUNGSBEREICH 1
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# ---------------------------------------------------------------------------
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bereich_1_framework:
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id: "VB1"
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name: "Prozess-Management-Framework definieren und weiterentwickeln"
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||||
beschreibung: |
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||||
Definition, Kommunikation und Weiterentwicklung der verbindlichen methodischen
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||||
und technischen Grundlagen für das gesamte Prozess-Management im DIGIT als
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||||
Fundament für einheitliche und qualitativ hochwertige Prozessarbeit.
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||||
was:
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||||
- "Etablierung eines einheitlichen Prozess-Management-Frameworks: Gemeinsame verbindliche Standards und Methoden für die Darstellung, Dokumentation und Steuerung von Prozessen"
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||||
- "Festlegung von Governance-Regeln und Richtlinien für alle Aspekte der Prozessarbeit (von der Dokumentation über die Analyse bis zur Steuerung)"
|
||||
- "Auswahl, Bereitstellung und laufende Betreuung zentraler Prozess-Management-Werkzeuge"
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||||
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||||
warum:
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||||
- "Sicherstellung einer einheitlichen, vergleichbaren und nachvollziehbaren Prozessdokumentation im Amt"
|
||||
- "Gewährleistung von methodischer Qualität, Effektivität und fundierter Erhebung in der Prozessgestaltung und -optimierung"
|
||||
- "Schaffung einer gemeinsamen 'Prozess-Sprache' und eines gemeinsamen Verständnisses für Prozessarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg"
|
||||
|
||||
wie:
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||||
governance:
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||||
- "Laufende Analyse von internen Bedarfen und externen Best Practices/Standards im Prozess-Management"
|
||||
- "Abstimmung der Anforderungen mit Fachbereichen, IT-Architektur und übergreifenden Governance-Vorgaben"
|
||||
- "Klare Dokumentation des Prozess-Management-Frameworks (z.B. Methodenhandbuch oder Playbook)"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Framework-Reviews: quartalsweise"
|
||||
- "Tool-Updates: bei Bedarf"
|
||||
- "Schulungen: laufend"
|
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||||
outputs:
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||||
- "Prozess-Management-Framework (Methodenhandbuch/Playbook)"
|
||||
- "Governance-Regeln und Richtlinien"
|
||||
- "Tool-Dokumentation und Anleitungen"
|
||||
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||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.2 VERANTWORTUNGSBEREICH 2
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# ---------------------------------------------------------------------------
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bereich_2_prozesslandschaft:
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||||
id: "VB2"
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||||
name: "Übergreifende Prozesslandschaft managen und Governance sicherstellen"
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||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Aufbau, Pflege und Überwachung der Gesamtarchitektur der bereichsübergreifenden
|
||||
Prozesse (Kern-, Management- und Supportprozesse) des DIGIT zur Schaffung von
|
||||
Transparenz, zur Steuerung und zur Sicherstellung der Einhaltung des definierten Rahmens.
|
||||
|
||||
was:
|
||||
- "Erhebung, Visualisierung und laufende Pflege der übergreifenden Prozesslandkarte des DIGIT"
|
||||
- "Überwachung der Einhaltung des Prozess-Management-Frameworks (Methoden, Standards, Dokumentationsqualität)"
|
||||
- "Systematische Identifikation und Adressierung von Governance-Lücken: Dokumentation fehlender Regelungen, strukturierte Eskalation über definierte Wege, Nachverfolgung bis zur Schließung der Lücke"
|
||||
|
||||
warum:
|
||||
- "Schaffung von Transparenz über die Kernabläufe, Abhängigkeiten und Schnittstellen im Amt"
|
||||
- "Ermöglichung einer strategischen Steuerung und Priorisierung von bereichsübergreifenden Prozessinitiativen (durch das Vision Board)"
|
||||
- "Sicherstellung der Konsistenz und Qualität der Prozessarbeit sowie Einhaltung von Compliance-Vorgaben"
|
||||
- "Vermeidung von Silos und unkoordinierten Insellösungen"
|
||||
|
||||
wie:
|
||||
governance:
|
||||
- "Nutzung des Prozess-Management-Werkzeugs zur Darstellung und Verwaltung der Prozessarchitektur"
|
||||
- "Regelmäßige Qualitäts-Checks und Reviews zur Prüfung der Framework-Konformität"
|
||||
- "Kontinuierlicher Austausch mit den Fachbereichen (u.a. über Key-User)"
|
||||
- "Regelmäßiges Reporting an das Vision Board und relevante Gremien"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Prozesslandkarten-Review: quartalsweise"
|
||||
- "Qualitäts-Checks: monatlich"
|
||||
- "Vision Board Reporting: quartalsweise"
|
||||
|
||||
outputs:
|
||||
- "Übergreifende Prozesslandkarte"
|
||||
- "Governance-Reports"
|
||||
- "Qualitäts-Berichte"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.3 VERANTWORTUNGSBEREICH 3
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
bereich_3_beratung:
|
||||
id: "VB3"
|
||||
name: "Beratung und operative Prozessgestaltung (in definierten Fällen)"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Methodische Unterstützung der Fachbereiche bei Prozessfragen sowie aktive Gestaltung
|
||||
und Optimierung von Prozessen in spezifischen, strategisch relevanten oder komplexen
|
||||
Situationen, wobei die Rolle klar als Berater und Befähiger verstanden wird.
|
||||
|
||||
was:
|
||||
- "Fachliche Beratung von Fachbereichen und Teams bei der Analyse, Neugestaltung und Optimierung ihrer Prozesse (methodische Fachexpertise bereitstellen)"
|
||||
- "Bei Bedarf Moderation von Prozessworkshops bei bereichsübergreifenden oder komplexen Abläufen"
|
||||
- "In ausgewählten Ausnahmefällen operative Unterstützung bei der Prozessaufnahme, -modellierung und -optimierung (bei strategisch bedeutsamen oder abteilungsübergreifenden Prozessen, bei Projekten mit großem Prozesseinfluss oder initial als 'Starthilfe')"
|
||||
|
||||
warum:
|
||||
- "Sicherstellung hoher methodischer Qualität bei der Lösung komplexer Prozessherausforderungen"
|
||||
- "Unterstützung der Fachbereiche bei der Erreichung ihrer Ziele durch effektive Prozesse ('Enabling')"
|
||||
- "Gezielter Einsatz zentraler Ressourcen auf die Prozesse mit dem größten Hebel oder der höchsten Komplexität"
|
||||
|
||||
wie:
|
||||
governance:
|
||||
- "Durchführung von individuellen Beratungsgesprächen und Coachings für Prozessverantwortliche/-teams"
|
||||
- "Planung und professionelle Moderation von Analyse- und Design-Workshops"
|
||||
- "Anwendung geeigneter Prozessanalyse- und Optimierungstechniken"
|
||||
- "Detaillierte Modellierung (Ist/Soll) gemäß Prozess-Framework bei Übernahme operativer Verantwortung"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Beratungsgespräche: bei Bedarf"
|
||||
- "Workshops: nach Vereinbarung"
|
||||
- "Operative Unterstützung: in definierten Fällen"
|
||||
|
||||
outputs:
|
||||
- "Beratungsprotokolle"
|
||||
- "Workshop-Ergebnisse"
|
||||
- "Prozessmodelle (Ist/Soll)"
|
||||
- "Optimierungsempfehlungen"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.4 VERANTWORTUNGSBEREICH 4
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
bereich_4_befaehigung:
|
||||
id: "VB4"
|
||||
name: "Dezentrale Prozesskompetenz durch Befähigung und Aufbau Key-User-Konzept"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Systematischer Aufbau und Pflege von Prozess-Management-Kompetenzen in den Fachbereichen,
|
||||
insbesondere durch die Etablierung und Betreuung eines Key-User-Netzwerks, um die
|
||||
Prozessarbeit nachhaltig in der Organisation zu verankern.
|
||||
|
||||
was:
|
||||
- "Entwicklung und Umsetzung eines übergreifenden Befähigungskonzepts für Prozess-Management"
|
||||
- "Identifikation, Gewinnung und Qualifizierung von geeigneten Key-Usern für Prozesse in den Fachbereichen als dezentrale Prozess-Ansprechpartner"
|
||||
- "Aufbau und Management eines Key-User-Netzwerks, das den regelmäßigen Erfahrungsaustausch fördert und die kontinuierliche Weiterbildung im Prozessmanagement sicherstellt"
|
||||
|
||||
warum:
|
||||
- "Stärkung der Eigenverantwortung der Fachbereiche für ihre Prozesse ('Hilfe zur Selbsthilfe')"
|
||||
- "Sicherstellung der nachhaltigen Anwendung und Verbesserung von Prozessen im Tagesgeschäft"
|
||||
- "Schaffung von Multiplikatoren für Prozessdenken und das Prozessmanagement-Framework in der gesamten Organisation"
|
||||
|
||||
wie:
|
||||
governance:
|
||||
- "Konzeption und Durchführung von zielgruppenspezifischen Trainings und Workshops (Methoden, Tools)"
|
||||
- "Definition der Rolle und Aufgaben von Key-Usern in Abstimmung mit den Fachbereichen"
|
||||
- "Organisation von regelmäßigen Austauschformaten für Key-User (z.B. Community of Practice, Best-Practice-Sharing)"
|
||||
- "Bereitstellung von Lernmaterialien, Leitfäden und Coaching für die Key-User"
|
||||
- "Strategische Netzwerk-Entwicklung: Systematische Identifikation von Kompetenzlücken, gezielte Rekrutierung neuer Key-User"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Key-User-Netzwerktreffen: monatlich"
|
||||
- "Trainings: quartalsweise"
|
||||
- "Coaching: bei Bedarf"
|
||||
|
||||
outputs:
|
||||
- "Befähigungskonzept"
|
||||
- "Schulungsmaterialien und Leitfäden"
|
||||
- "Key-User-Dokumentation"
|
||||
- "Community-of-Practice-Protokolle"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.5 VERANTWORTUNGSBEREICH 5
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
bereich_5_leistungssteuerung:
|
||||
id: "VB5"
|
||||
name: "Leistungserbringung strukturieren und steuern"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Prozess-Management-Funktion erbringt ihre Leistungen in vier unterschiedlichen Modi,
|
||||
die sich nach Komplexität, strategischer Bedeutung und Ressourcenbedarf unterscheiden.
|
||||
Diese differenzierte Herangehensweise ermöglicht es, flexibel auf verschiedene
|
||||
organisationale Bedarfe zu reagieren und gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen
|
||||
optimal einzusetzen.
|
||||
|
||||
was:
|
||||
- "Standard-Leistungen: Wiederkehrende Unterstützung für operative Prozessbedarfe wie Einzelberatungen, Prozess-Management-Framework-Schulungen oder methodische Kurzberatungen"
|
||||
- "Projekt-Leistungen: Umfangreichere Prozess-Management-Unterstützung, die signifikante Ressourcen bindet (komplette Prozess-Neugestaltungen, bereichsübergreifende Transformationen)"
|
||||
- "Strategische Leistungen: Initiativen zur Weiterentwicklung des gesamten DIGITOMs oder zur grundlegenden Transformation der Prozesslandschaft"
|
||||
- "Krisen-Leistungen: Sofortige Unterstützung bei akuten Prozess-Störungen oder Compliance-Verstößen"
|
||||
|
||||
warum:
|
||||
- "Sicherstellung einer bedarfsgerechten und ressourceneffizienten Leistungserbringung durch klare Priorisierung"
|
||||
- "Schaffung von Transparenz über verfügbare Prozess-Management-Services und deren Zugangswege"
|
||||
- "Ermöglichung einer strategischen Kapazitätsplanung und vorausschauenden Ressourcenallokation"
|
||||
- "Balance zwischen planbaren Aktivitäten und der notwendigen Flexibilität für ungeplante Bedarfe"
|
||||
|
||||
wie:
|
||||
governance:
|
||||
- "Definition klarer Kriterien für die Zuordnung von Anfragen zu Leistungskategorien (Aufwand, Laufzeit, Komplexität, strategische Relevanz)"
|
||||
- "Etablierung unterschiedlicher Beauftragungswege je nach Leistungstyp (von Ticketsystemen bis Gremienentscheidungen)"
|
||||
- "Regelmäßige Überprüfung der Leistungsverteilung und Anpassung der Kapazitätsallokation"
|
||||
- "Transparente Kommunikation der Leistungstypen und ihrer Zugangswege"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Kapazitätsplanung: quartalsweise"
|
||||
- "Leistungs-Review: monatlich"
|
||||
|
||||
outputs:
|
||||
- "Leistungskatalog"
|
||||
- "Beauftragungsrichtlinien"
|
||||
- "Kapazitätsberichte"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 4. SCHNITTSTELLEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
schnittstellen:
|
||||
beschreibung: "Input/Output und typische Abstimmungswege der Prozess-Management-Funktion"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.1 INPUTS
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
inputs:
|
||||
beschreibung: "Was das Prozess-Management empfängt"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- von: "vision_board"
|
||||
name: "Vision Board"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Strategische Leitlinien und Entscheidungen zur Ausgestaltung des DIGITOMs
|
||||
- Aufträge zur Umsetzung beschlossener Änderungen
|
||||
- Entscheidungen über Framework-Transformationen, strategische PM-Ausrichtung, Ressourcenrahmen
|
||||
|
||||
- von: "mission_board"
|
||||
name: "Mission Board"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Impulse und Prioritäten aus der strategischen bzw. taktischen Steuerung
|
||||
- Entscheidungen bei Eskalationen von bereichsübergreifenden Prozesskonflikten
|
||||
- Entscheidungen über Projekt-Leistungen, Prioritätskonflikte bei Ressourcenengpässen, Governance-Eskalationen
|
||||
|
||||
- von: "ppm"
|
||||
name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Informationen zu geplanten Projekten und priorisierten Initiativen, die prozessuale Änderungen erfordern oder bestehende Prozesse betreffen
|
||||
|
||||
- von: "spm"
|
||||
name: "Service-Portfolio-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Anforderungen aus der Service-Entwicklung und dem Service-Betrieb, die neue Prozesse oder Anpassungen bestehender Prozesse nötig machen
|
||||
- Feedback zur Anwendbarkeit/Vollständigkeit des Prozess-Management-Frameworks für Service-Prozesse
|
||||
- Feedback zur Effektivität bestehender Prozessmodelle aus Service-Sicht
|
||||
- Informationen zur Ausgestaltung des ITIL-Frameworks mit Bezug zum Prozess-Management-Framework
|
||||
|
||||
- von: "shm"
|
||||
name: "Stakeholder-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Anforderungen von Stakeholdern (z.B. Kundenfeedback, gesetzliche/regulative Vorgaben), welche die internen Prozesse beeinflussen
|
||||
|
||||
- von: "key_user"
|
||||
name: "Key-User"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Bindeglied zwischen zentralem Prozess-Management-Team und Fachbereich
|
||||
- Feedback zur Anwendbarkeit des Frameworks, spezifische Unterstützungsbedarfe, operative Prozessdetails
|
||||
- Anforderungen, Detailfragen und Rückmeldungen aus ihrem Bereich
|
||||
|
||||
- von: "fachbereiche"
|
||||
name: "Fachbereiche / Teams"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Input in Form von Bedarfen (z.B. Wunsch nach Neugestaltung eines Prozesses, Hinweise auf ineffiziente Abläufe, spezifische Beratungsanfragen)
|
||||
- Feedback zur bestehenden Prozessausführung
|
||||
|
||||
- von: "it_architektur"
|
||||
name: "IT-Architektur"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Technische Rahmenbedingungen
|
||||
- Informationen über IT-Systemlandschaft
|
||||
- Technische Standards
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.2 OUTPUTS
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
outputs:
|
||||
beschreibung: "Was das Prozess-Management weitergibt"
|
||||
|
||||
ziele:
|
||||
- an: "vision_board"
|
||||
name: "Vision Board"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Konzepte und Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs (inkl. Begründungen und Auswirkungen)
|
||||
- Regelmäßige Statusberichte zur Implementierung des DIGITOMs
|
||||
- Meldung von grundsätzlichen Problemen oder Risiken in der Prozesslandschaft (Eskalation)
|
||||
|
||||
- an: "mission_board"
|
||||
name: "Mission Board"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Berichte über operative Herausforderungen und bereichsübergreifende Prozess-Themen, die strategische Entscheidungen erfordern
|
||||
- Empfehlungen für taktische Maßnahmen zur Prozessanpassung
|
||||
|
||||
- an: "ppm"
|
||||
name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Vorgaben und Richtlinien, wie Projekte im Rahmen des DIGITOM ablaufen sollen (z.B. definierte Prozessschritte, Decision Gates)
|
||||
- Bewertung der Machbarkeit geplanter Projekte aus (organisations-)prozessualer Sicht
|
||||
|
||||
- an: "spm"
|
||||
name: "Service-Portfolio-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Bei Bedarf Unterstützung bei der Gestaltung von servicebezogenen Prozessen (z.B. Einführung neuer Services)
|
||||
- Unterstützung bei der Standardisierung/Dokumentation von Service-Prozessen
|
||||
|
||||
- an: "shm"
|
||||
name: "Stakeholder-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit externen Stakeholdern
|
||||
- Rückmeldung, wie externe Anforderungen im DIGITOM berücksichtigt wurden
|
||||
|
||||
- an: "fachbereiche"
|
||||
name: "Fachbereiche / Abteilungen"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Schulungsmaterial, Handbücher und Leitfäden zum DIGITOM
|
||||
- Individuelle Beratung und Lösungen für gemeldete Prozessprobleme
|
||||
- Methodische Unterstützung und Empfehlungen zur Prozessgestaltung und Dokumentation
|
||||
- Informationen über anstehende Prozessänderungen
|
||||
|
||||
- an: "key_user"
|
||||
name: "Key-User"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Weitergabe der vom Prozess-Management entwickelten Lösungen, Standards und Guidelines in ihre Teams
|
||||
- Unterstützung der jeweiligen Abteilungen oder Teams bei der Prozessanwendung
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.3 TYPISCHE ABSTIMMUNGSWEGE
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
typische_abstimmungswege:
|
||||
beschreibung: "Standardisierte Interaktionsformate"
|
||||
|
||||
formate:
|
||||
- format: "vision_board_reporting"
|
||||
name: "Vision Board (Regel-Reporting)"
|
||||
frequenz: "quartalsweise"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Status Prozesslandschaft & Framework-Compliance"
|
||||
- "Strategische Abstimmung"
|
||||
- "Eskalationen"
|
||||
- "Grundsatzentscheidungen"
|
||||
|
||||
- format: "mission_board"
|
||||
name: "Mission Board (bei Bedarf)"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Abstimmung bereichsübergreifender Prozessfragen"
|
||||
- "Entscheidungen über Priorisierungen oder Ressourcenkonflikte"
|
||||
|
||||
- format: "beratungsgespraech"
|
||||
name: "Beratungsgespräch / Coaching (Fachbereich/Key-User)"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Methodische Unterstützung bei Prozessfragen"
|
||||
- "Anleitung zur Prozess-Framework-Anwendung"
|
||||
- "Problemlösung"
|
||||
|
||||
- format: "schulung_workshop"
|
||||
name: "Schulung / Workshop (Key-User/Teams)"
|
||||
frequenz: "quartalsweise / bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Kompetenzaufbau (Methoden, Tools)"
|
||||
- "Praktische Anwendung"
|
||||
- "Befähigung zur dezentralen Prozessarbeit"
|
||||
|
||||
- format: "key_user_netzwerk"
|
||||
name: "Key-User-Netzwerktreffen / Community of Practice"
|
||||
frequenz: "monatlich"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Erfahrungsaustausch"
|
||||
- "Best-Practice-Sharing"
|
||||
- "Feedback zum Framework"
|
||||
- "Multiplikation von Wissen"
|
||||
|
||||
- format: "projekt_meeting"
|
||||
name: "Projekt-Meeting / Abstimmungsrunde"
|
||||
frequenz: "projektabhängig"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Klärung Prozessauswirkungen von Projekten"
|
||||
- "Sicherstellung Prozess-Management-Standards in Projekten"
|
||||
- "Prozess-Integrationsplanung"
|
||||
|
||||
- format: "architektur_board"
|
||||
name: "Architektur-Board"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Abgleich Prozessanforderungen mit technischer Machbarkeit"
|
||||
- "Systemauswahl/-anpassung"
|
||||
|
||||
- format: "ad_hoc_workshop"
|
||||
name: "Ad-hoc-Workshops"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Bei größeren Prozessänderungen oder neuen Initiativen"
|
||||
- "Gemeinsame Erarbeitung von Lösungen"
|
||||
- "Vorbereitung der Umsetzung"
|
||||
|
||||
- format: "ad_hoc_abstimmung"
|
||||
name: "Ad-hoc Abstimmung / Klärung"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Lösung spezifischer, oft bereichsübergreifender Prozesskonflikte"
|
||||
- "Prozess-Management-Framework-Interpretationsfragen"
|
||||
|
||||
- format: "info_veranstaltung"
|
||||
name: "Info-Veranstaltung / Intranet News"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Breite Kommunikation von Prozess-Management-Framework-Updates"
|
||||
- "Prozessänderungen"
|
||||
- "Relevante Prozess-Management-Informationen"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.4 ESKALATIONSPROZESS
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
eskalationsprozess:
|
||||
beschreibung: "3-stufiger Eskalationsprozess für Prozesskonflikte und Governance-Themen"
|
||||
|
||||
stufen:
|
||||
- stufe: 1
|
||||
name: "Intern"
|
||||
zeitrahmen: "24-48 Stunden"
|
||||
beschreibung: "Klärung innerhalb des Prozess-Management-Teams und mit den direkt Beteiligten"
|
||||
|
||||
- stufe: 2
|
||||
name: "Mission Board"
|
||||
zeitrahmen: "1-2 Wochen"
|
||||
beschreibung: "Eskalation an das Mission Board für taktische Entscheidungen bei bereichsübergreifenden Konflikten"
|
||||
|
||||
- stufe: 3
|
||||
name: "Vision Board"
|
||||
zeitrahmen: "2-4 Wochen"
|
||||
beschreibung: "Eskalation an das Vision Board für strategische Grundsatzentscheidungen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 5. ORGANISATORISCHE EINORDNUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
organisatorische_einordnung:
|
||||
|
||||
abteilung: "DIGIT (Amt für Digitalisierung und IT)"
|
||||
berichtslinie: "Vision Board (strategisch) / Mission Board (taktisch)"
|
||||
|
||||
designentscheidungen:
|
||||
- id: "D-PM-01"
|
||||
entscheidung: |
|
||||
Prozess-Management als zentrale, befähigende Funktion statt als Kontrollinstanz
|
||||
begruendung: |
|
||||
Fördert Eigenverantwortung der Fachbereiche und schafft Vertrauen.
|
||||
Prozess-Management unterstützt, kontrolliert aber nicht.
|
||||
|
||||
- id: "D-PM-02"
|
||||
entscheidung: |
|
||||
Differenzierte Leistungserbringung nach vier Kategorien
|
||||
begruendung: |
|
||||
Ermöglicht bedarfsgerechte Ressourcensteuerung und klare Erwartungen.
|
||||
Balance zwischen planbaren und ungeplanten Aktivitäten.
|
||||
|
||||
- id: "D-PM-03"
|
||||
entscheidung: |
|
||||
Key-User-Netzwerk als dezentrale Prozess-Kompetenz
|
||||
begruendung: |
|
||||
Nachhaltige Verankerung von Prozesswissen in der Organisation.
|
||||
Multiplikatoren-Effekt für Prozessdenken.
|
||||
|
||||
rollen_in_funktion:
|
||||
- rolle: "Prozess-Manager"
|
||||
typ: "Einzelrolle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Verantwortlich für das Prozess-Management-Framework und die Prozesslandschaft.
|
||||
Koordiniert Beratung, Befähigung und Leistungserbringung.
|
||||
referenz: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_prozess-manager.yaml"
|
||||
|
||||
- rolle: "Key-User (Prozesse)"
|
||||
typ: "Mehrfachrolle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Dezentrale Prozess-Ansprechpartner in den Fachbereichen.
|
||||
Bindeglied zwischen zentralem PM und Fachbereich.
|
||||
referenz: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_key-user-prozesse.yaml"
|
||||
|
||||
vertretung:
|
||||
regel: |
|
||||
Die Vertretung des Prozess-Managers wird im Governance-Modell geregelt.
|
||||
Key-User vertreten sich innerhalb ihres Fachbereichs gegenseitig.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 6. OFFENE PUNKTE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
offene_punkte:
|
||||
|
||||
fuer_mvp_nicht_adressiert:
|
||||
|
||||
- id: "OPEN-PM-001"
|
||||
thema: "Detail-Definition Key-User-Rolle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Genaue Aufgaben, Kompetenzen und Zeitbudget der Key-User-Rolle
|
||||
müssen noch mit den Fachbereichen abgestimmt werden.
|
||||
status: "Bei Bedarf zu klären"
|
||||
prioritaet: "mittel"
|
||||
|
||||
- id: "OPEN-PM-002"
|
||||
thema: "Tool-Auswahl Prozess-Management"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Auswahl und Einführung eines zentralen Prozess-Management-Werkzeugs
|
||||
steht noch aus.
|
||||
status: "Post-MVP-Erweiterung"
|
||||
prioritaet: "hoch"
|
||||
|
||||
- id: "OPEN-PM-003"
|
||||
thema: "Integration PPM-Schnittstelle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Schnittstelle zu Projekt-Portfolio-Management muss noch
|
||||
detailliert ausgearbeitet werden.
|
||||
status: "Post-MVP-Erweiterung"
|
||||
prioritaet: "mittel"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 7. REFERENZEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
referenzen:
|
||||
|
||||
verwandte_dokumente:
|
||||
- titel: "Rollenbeschreibung Prozess-Manager"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_prozess-manager.yaml"
|
||||
unterschied: "Rollenbeschreibung = personenzentriert; Funktionsbeschreibung = systemisch"
|
||||
|
||||
- titel: "Governance-Framework PM"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
|
||||
relevanz: "Übergeordneter Governance-Rahmen für PM-Funktion"
|
||||
|
||||
- titel: "RACI-Matrix PM"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml"
|
||||
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten"
|
||||
|
||||
- titel: "Leistungs-Canvas PM"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
|
||||
relevanz: "Practices und Leistungsportfolio"
|
||||
|
||||
- titel: "DIGITOM Taxonomie"
|
||||
pfad: "#00_meta/digitom_taxonomie.yaml"
|
||||
relevanz: "Konzeptuelle Grundlagen (Funktion, Practice, Rolle, Gremium)"
|
||||
|
||||
- titel: "DPM-Funktionsbeschreibung"
|
||||
pfad: "#01_demand-portfolio-management/#01.1_demand-portfolio-management_documentation/dpm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
||||
relevanz: "Parallele Portfolio-Funktion, Strukturvorlage"
|
||||
|
||||
- titel: "SPM-Funktionsbeschreibung"
|
||||
pfad: "#02_service-portfolio-management/02.1_spm_konzepte/spm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
||||
relevanz: "Parallele Portfolio-Funktion"
|
||||
|
||||
- titel: "SHM-Funktionsbeschreibung"
|
||||
pfad: "#03_stakeholder-management/#03.1_funktion/shm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
||||
relevanz: "Parallele Management-Funktion"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 8. ÄNDERUNGSHISTORIE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
aenderungshistorie:
|
||||
|
||||
- version: "1.0"
|
||||
datum: "2026-02-05"
|
||||
aenderung: |
|
||||
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
|
||||
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||||
Quelle: #02 - Prozess-Management: Funktionsbeschreibung.docx
|
||||
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||||
Inhalte:
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- Zweck und Hauptziel
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- Funktionsverständnis und Abgrenzung
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||||
- 5 Verantwortungsbereiche (VB1-VB5)
|
||||
- Schnittstellen (Inputs/Outputs)
|
||||
- Typische Abstimmungswege
|
||||
- Eskalationsprozess (3-stufig)
|
||||
- Organisatorische Einordnung
|
||||
|
||||
Strukturvorlage: spm_funktionsbeschreibung.yaml
|
||||
autor: "DIGITOM-Projekt"
|
||||
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