# **Prozess-Management: Rollenmodell** ------------------------------------------------------------------------ ## **1. Strategische Architektur-Prinzipien** Das Prozess-Management im DIGITOM operiert als **Enabling-Funktion** mit klarer Trennung zwischen **methodischer Beratung** und **operativer PM-Governance**. Die Rollen-Architektur folgt dem Prinzip der **dezentralen Befähigung** bei **zentraler Methodenkompetenz**. **Auflösung des Beratung-vs.-Governance-Konflikts:** Methodische Unterstützung und PM-Compliance-Überwachung werden auf unterschiedliche Rollen verteilt, um Vertrauen und Effektivität zu gewährleisten. Hinweis: Die bewusste Differenzierung in 8 Kernrollen ermöglicht klare Verantwortungsschnitte und vermeidet Interessenskonflikte (z.B. zwischen PM-Governance-Überwachung und PM-Framework-Gestaltung). ## **2. Begriffsdefinition: End-to-End Verantwortung** Im DIGITOM-Kontext bedeutet **\"End-to-End Verantwortung\"** die vollständige Verantwortung für einen definierten Prozessabschnitt über alle beteiligten Funktionen und Abteilungen hinweg. Wichtige Abgrenzungen: - End-to-End bezieht sich auf **Teilprozesse**, nicht auf den Gesamtprozess (bspw. der Teilprozess \"Demand to Project") - Der Process Owner trägt die Verantwortung **innerhalb seiner Prozessebene**, sowie für die **aktive Gestaltung der Schnittstellen** zu vor- und nachgelagerten Prozessen - Die Verantwortung umfasst: Performance und Qualität des eigenen Teilprozesses - **Schnittstellen-Vereinbarungen** mit angrenzenden Process Ownern - **Eskalation** bei Problemen in verbundenen Prozessen, die das eigene Prozessergebnis gefährden - Kontinuierliche Optimierung inkl. schnittstellenübergreifender Verbesserungen. Diese Definition ist essentiell für das Verständnis der nachfolgenden Rollenbeschreibungen, insbesondere der Process Owner-Rollen. ------------------------------------------------------------------------ ## ## **3. Kernrollen (Interne PM-Organisation)** ### **Rolle 1: Leiter\*in Prozess-Management** **Hauptzweck:** Strategische Führung und operative Steuerung der gesamten PM-Funktion zur Sicherstellung der Wertschöpfung für DIGITOM **Kernaufgaben:** - Strategische Ausrichtung der PM-Funktion an DIGIT-Zielen und organisationalen Bedarfen - Strategische Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs aus Prozess-Management-Perspektive (z.B. neue Funktionen, Rollenanpassungen, Governance-Strukturen) - Koordination und Priorisierung der internen PM-Rollen (PFM, PLK, PB, KNM) - Stakeholder-Management zu Gremien und Fachbereichen/ Abteilungen - Ressourcenplanung, Budgetverantwortung und Kapazitätssteuerung der PM-Funktion - Eskalationsmanagement bei strategischen Konflikten oder Ressourcenengpässen - Im Fall von Ressourcen-Konflikten: Erstbewertung und Empfehlung, bei kritischen Fällen Eskalation ans Mission Board - Berichterstattung an Vision Board über PM-Performance und strategische Entwicklungen - **Stakeholder:** - Vision Board (Auftraggeber und strategische Abstimmung= - Mission Board (taktische Abstimmung) - Interne PM-Rollen (Führung und Koordination) - Abteilungsleitungen (strategische PM-Partnerschaften) - Amtsleitung DIGIT (organisatorische Einbindung) - Externe Berater und Dienstleister (strategische Partnerschaften) **Entscheidungsbefugnisse:** - Priorisierung von PM-Aufträgen bei Ressourcenkonflikten (bei kritischen Entscheidungen in Konsultation mit Mission Board) - Personalentscheidungen für PM-Team (Einstellung, Entwicklung, Zielsetzung) - Budget-Allokation für PM-Tools, Schulungen und externe Unterstützung - Eskalation an Mission Board bei konkurrierenden Prioritäten - PM-Framework-Freigaben nach PFM-Vorschlägen **Kompetenzen:** - Führungskompetenz für interdisziplinäre Teams mit verschiedenen Expertisen - Strategisches Stakeholder-Management und politische Sensibilität in der Verwaltung - Verständnis für das DIGITOM und das PM-Framework sowie organisationale Transformationen - Konfliktmanagement bei konkurrierenden Prioritäten in verschiedenen Fachbereiche/ Abteilungen - Change Management für komplexe organisatorische Veränderungen ------------------------------------------------------------------------ ### **Rolle 2: Prozess-Framework-Manager\*in (PFM)** **Hauptzweck:** Entwicklung und Pflege eines einheitlichen, zukunftsfähigen PM-Frameworks, das DIGITOM-weit als methodische Grundlage für qualitativ hochwertige Prozessarbeit dient **Kernaufgaben:** - Konzeption, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung des verbindlichen PM-Frameworks (Standards, Methoden, Tools, Governance-Regeln) - Entwicklung und Pflege eines zentralen KPI-Frameworks mit standardisierten Messkategorien, Berechnungsmethoden und Reporting-Standards - Analyse externer Best Practices, Standards und gesetzlicher Anforderungen für Integration ins PM-Framework - PM-Framework-Kommunikation und Change Management bei größeren Methodenänderungen - Qualitätssicherung des PM-Frameworks durch systematisches Feedback-Management - Entwicklung von PM-Framework-Schulungskonzepten und Zertifizierungsstandards - Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs aus Prozess-Management-Sicht - Harmonisierung des PM-Frameworks mit dem Service Management Framework - Identifikation geeigneter Methoden und technischer Ansätze zur Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung von Prozessen im Einklang mit dem PM-Framework und der Gesamtstrategie **Stakeholder:** - Leiterin Prozess-Management (strategische Abstimmung und Freigaben) - Alle internen PM-Rollen (Framework-Anwendung und Feedback) - IT-Architektur (technische Machbarkeit und Systemintegration) - ISB/Datenschutz (Compliance-Anforderungen) - Process Owner (Framework-Implementierung in spezifischen Prozessen) - Externe Standards-Organisationen und Beratungsunternehmen - Zentrales GPM (HPA) **Entscheidungsbefugnisse:** - PM-Framework-Design-Entscheidungen im Rahmen strategischer Vorgaben - Tool-Evaluierung und Empfehlungen für Investitionsentscheidungen - Methodische Standards für einheitliche Prozessarbeit in DIGITOM - PM-Framework-Update-Prioritäten basierend auf organisationalen Bedarfen **Kompetenzen:** - Expertise in Prozessmanagement-Methoden (BPM, Lean, Six Sigma, Design Thinking) - Technisches Verständnis für digitale Prozess-Tools und Plattform-Architekturen - Systemisches Denken für komplexe organisatorische Zusammenhänge - Didaktische Fähigkeiten für Framework-Kommunikation und Wissensvermittlung - Analytische Fähigkeiten für Technologie-Assessment und Standards-Evaluierung ------------------------------------------------------------------------ ### ### **Rolle 3: Prozesslandschafts-Koordinator\*in (PLK)** **Hauptzweck:** Operative Governance und Transparenz der DIGITOM-Prozesslandschaft zur Sicherstellung von Framework-Compliance und End-to-End-Prozessqualität **Kernaufgaben:** - Aufbau, Pflege und kontinuierliche Aktualisierung des zentralen Prozessregisters - Monitoring von Framework-Compliance und Identifikation von PM-Governance-Lücken - Koordination prozessübergreifender-Initiativen zwischen verschiedenen Process Owner - PM-Governance-Reporting für Gremien mit Prozess-KPIs und Compliance-Status - Eskalationsmanagement bei Prozess-Konflikten zwischen Abteilungen - Risiko-Assessment für Prozesslandschaft und frühzeitige Problemerkennung - Schnittstellen-Governance: Moderation von Schnittstellen-Vereinbarungen zwischen Process Ownern und Konfliktlösung bei schnittstellenübergreifenden Problemen - PM-Governance-Lücken-Management**:** - Systematische Identifikation von PM-Governance-Lücken im DIGIT/ DIGITOM - Abstimmung mit Prozessberater:innen für Lösungsansätze - Bei kurzfristiger Lösung: Dokumentation und Monitoring - Bei langfristigem Bedarf: Strukturierte Eskalation über LPM ans Mission Board **Stakeholder:** - Process Owner (SHM, DPM, PPM, SPM) für End-to-End-Prozess-Koordination - Leiterin Prozess-Management (Governance-Reporting und Eskalationen) - Mission Board (taktische Governance-Entscheidungen) - Fachbereiche/ Abteilungen (Compliance-Unterstützung und Konfliktlösung) - IT-Architektur (systemische Prozess-Dependencies) **Entscheidungsbefugnisse:** - Governance-Compliance-Bewertungen und Abweichungsmanagement - Prozessregister-Updates und Dokumentationsstandards - Eskalations-Empfehlungen bei systematischen Governance-Problemen - Priorisierung von prozessübergreifenden Optimierungsmaßnahmen **Kompetenzen:** - Prozessanalyse-Expertise für komplexe, vernetzte Prozesslandschaften - Governance-Kompetenz mit Verständnis für Compliance und Risikomanagement - Diplomatische Fähigkeiten für Konfliktmediation zwischen Fachbereichen/ Abteilungen - Analytische Fähigkeiten für KPI-Entwicklung und Performance-Measurement - Kommunikationsstärke für verständliches Governance-Reporting ### ### **Rolle 4: Prozess-Berater\*in (PB)** **Hauptzweck:** Direkte, vertrauensvolle methodische Unterstützung der Fachbereiche/ Abteilungen bei Prozessanalyse, -gestaltung und -optimierung zur Befähigung für eigenständige Prozessarbeit **Kernaufgaben:** - Individuelle Beratung und Coaching von Fachbereichen/ Abteilungen bei konkreten Prozess-Herausforderungen - Moderation von Prozess-Workshops für kollaborative Analyse und Optimierung in definierten Fällen - Methodische Unterstützung bei Prozessmodellierung und -dokumentation - Troubleshooting bei operativen Prozess-Problemen und Konflikten (inkl. Erstbewertung von Anfragen über das Ticketsystem) - Identifikation von Optimierungspotenzialen durch Prozess-Assessments - Begleitende Umsetzungsunterstützung bei Prozessänderungen **Stakeholder:** - Fachbereiche/ Abteilungen und deren Teams (direkte Beratung und Coaching) - Key-User (operative Zusammenarbeit und Befähigung) - Projektteams (prozessbezogene Projektunterstützung) - Auftraggeber PM (Bedarfsklärung und Erwartungsmanagement) - Process Owner (methodische Unterstützung bei End-to-End-Optimierungen) **Entscheidungsbefugnisse:** - Methodische Empfehlungen im Rahmen des gültigen Frameworks - Workshop-Design und Moderations-Ansätze für spezifische Situationen - Beratungs-Priorisierung bei mehreren gleichzeitigen Anfragen - Eskalations-Empfehlungen bei komplexen oder ressourcenintensiven Problemen **Kompetenzen:** - Prozessberatungs-Expertise mit breitem Methoden-Portfolio - Workshop-Moderation und Facilitierung für diverse Stakeholder-Konstellationen - Change Management-Fähigkeiten für begleitende Prozessveränderungen - Empathie und Beziehungsaufbau für vertrauensvolle Beratungspartnerschaften - Problemlösungs-Kompetenz für komplexe organisatorische Herausforderungen ------------------------------------------------------------------------ ### ### **Rolle 5: Key-User-Netzwerk-Manager\*in (KNM)** **Hauptzweck:** Systematischer Aufbau und Betreuung eines dezentralen Netzwerks von Prozess-Champions zur Skalierung der PM-Kompetenz in die gesamte DIGITOM-Organisation **Kernaufgaben:** - Identifikation, Rekrutierung und Onboarding geeigneter Key-User in allen Abteilungen - Entwicklung und Durchführung strukturierter Qualifizierungsprogramme für Key-User - Community-Management durch regelmäßige Netzwerk-Events und Erfahrungsaustausch - Aufbau und Pflege der zentralen Wissensplattform mit Self-Service-Ressourcen - Best-Practice-Transfer zwischen Abteilungen durch das Key-User-Netzwerk - Performance-Management des Key-User-Netzwerks und kontinuierliche Weiterentwicklung **Stakeholder:** - Key-User in allen Fachbereichen/ Abteilungen (direkte Betreuung und Entwicklung) - Fachbereichsleitungen (Key-User-Nominierung und Freistellung) - Prozess-Berater:innen (operative Zusammenarbeit bei Fachbereichs-Support) - IT-Abteilung (Wissensplattform-Entwicklung und -betrieb) - Personalentwicklung (Qualifizierungskoordination) **Entscheidungsbefugnisse:** - Key-User-Qualifizierungskonzepte und Schulungsprogramm-Design - Community-Event-Planung und Ressourcen-Allokation - Wissensplattform-Inhalte und Self-Service-Ressourcen-Priorisierung - Key-User-Performance-Bewertung und Entwicklungsempfehlungen **Kompetenzen:** - Community-Building und Netzwerk-Management für diverse organisatorische Kontexte - Didaktische Expertise für Erwachsenenbildung und Kompetenzentwicklung - Content-Management für digitale Wissensplattformen - Motivations- und Engagement-Management für freiwillige Communities - Train-the-Trainer-Fähigkeiten für Multiplikator-Entwicklung ------------------------------------------------------------------------ ## ## **4. Schnittstellenrollen** ### **Rolle 6: Process Owner** *Übernommen von: Stakeholder-Manager (SHM), Demand Portfolio Manager (DPM), Projekt Portfolio Manager (PPM), Service Portfolio Manager (SPM)r* **Hauptzweck:** End-to-End-Verantwortung für spezifische Teilprozess-Prozesse zur Sicherstellung von Prozess-Performance, Qualität und kontinuierlicher Optimierung **Kernaufgaben:** - Strategische Verantwortung für Performance und Qualität der zugeordneten End-to-End-Prozesse - Definition prozessspezifischer KPIs auf Basis zentral vorgegebener KPI-Kategorien Standards, Monitoring der Prozess-Performance in Abstimmung mit organisationalen Zielen - Monitoring der Prozess-KPIs in Abstimmung mit organisationalen Zielen - Koordination prozessbezogener Optimierungsinitiativen zwischen beteiligten Bereichen - Eskalationsmanagement bei prozessrelevanten Problemen oder Ressourcenkonflikten - Abstimmung mit PM-Funktion bei PM-Framework-Updates oder methodischen Änderungen - Sicherstellung der Framework-Compliance in den verantworteten Prozessen **Spezifische Process Owner-Zuordnung:** - **SHM:** \"Bedarfserfassung und -qualifizierung\" - **DPM:** \"Demand-Bewertung und Demand-Portfolio-Steuerungt\" - **PPM:** \"Projektsteuerung und -überwachung\" - **SPM:** \"Service-Integration und Betriebsüberführung\" **Stakeholder:** - PM-Funktion (methodische Unterstützung und Framework-Compliance) - Beteiligte Fachbereiche/ Abteilungen im jeweiligen End-to-End-Prozess - Mission Board (Performance-Reporting und strategische Abstimmung) - Key-User in den prozessrelevanten Bereichen **Entscheidungsbefugnisse:** - Prozess-Design-Entscheidungen im Rahmen des gültigen PM-Frameworks - Ressourcen-Anfrage/Priorisierung für prozessbezogene Optimierungsmaßnahmen - Eskalations-Entscheidungen bei prozessübergreifenden Konflikten - KPI-Definition und Performance-Ziele für die verantworteten Prozesse - Abnahme-Entscheidungen für Prozessänderungen **Kompetenzen:** - End-to-End-Prozess-Verständnis mit systemischer Sichtweise - Performance-Management mit KPI-Entwicklung und -monitoring - Cross-funktionale Koordination zwischen verschiedenen Bereichen - Prozessoptimierungs-Kompetenz mit methodischem Grundverständnis ------------------------------------------------------------------------ ### ### ### ### ### ### **Rolle 7: Key-User** *Formale Rolle in den Fachbereichen/ Abteilungen* **Hauptzweck:** Dezentrale PM-Kompetenz und Change-Agenten in den Fachbereichen/ Abteilungen zur lokalen Prozessexpertise und Schnittstelle zur zentralen PM-Funktion **Kernaufgaben:** - Erste Anlaufstelle für prozessbezogene Fragen und Herausforderungen im eigenen Fachbereich/ Abteilung - Lokale Prozessexpertise und Unterstützung der Kollegen bei Prozessarbeit - Schnittstelle zwischen Fachbereiche/ Abteilungen und zentraler PM-Funktion - Modellierung spezifischer (Fach-) Prozesse - Implementierung von Framework-Updates und Prozessänderungen im Fachbereich - Identifikation lokaler Optimierungspotenziale und Weiterleitung an PM-Funktion - Multiplikator für Prozess-Know-how und Best Practices **Stakeholder:** - Kolleg:innen im eigenen Fachbereich/Abteilung (direkte Unterstützung) - Key-User-Netzwerk-Manager:in (Qualifizierung und Community) - Prozess-Berater:innen (bei komplexeren Herausforderungen) - Fachbereichs-/ Abteilungsleitung (lokale PM-Vertretung) - Andere Key-User (Erfahrungsaustausch und Peer-Learning) **Entscheidungsbefugnisse:** - Erste Bewertung und Priorisierung lokaler Prozess-Anfragen - Methodische Empfehlungen für Standardsituationen im Rahmen des Frameworks - Weiterleitung komplexerer Fälle an zentrale PM-Funktion - Lokale Prozess-Dokumentations-Updates in Abstimmung mit Process Owner **Kompetenzen:** - Fundierte Kenntnisse des PM-Frameworks und Standard-Methoden - Beratungs- und Unterstützungskompetenz für Kolleg:innen - Fachbereichs-spezifisches Prozess-Know-how - Netzwerk- und Community-Fähigkeiten - Change-Agent-Qualitäten für lokale Prozessverbesserungen ------------------------------------------------------------------------ ### ### **Rolle 8: Auftraggeber Prozess-Management** *Verschiedene organisatorische Ausprägungen* **Hauptzweck:** Bedarfs-Artikulation und Beauftragung der PM-Funktion zur zielgerichteten Nutzung der PM-Services für spezifische organisatorische Herausforderungen **Kernaufgaben:** - Identifikation und Artikulation von Prozess-Management-Bedarfen - Formale Beauftragung der PM-Funktion mit spezifischen Aufgaben oder Projekten - Bereitstellung notwendiger Ressourcen und Informationen für PM-Services - Definition von Erfolgserwartungen und Zielen für PM-Unterstützung - Feedback und Bewertung der erbrachten PM-Leistungen - Sicherstellung der Implementierung von PM-Empfehlungen **Auftraggeber-Kategorien:** - **Abteilungsleitung:** Bereichsspezifische Prozessoptimierungen - **Projektleitungen:** Projektbezogene Prozess-Unterstützung - **Vision Board/ Mission Board:** Strategische PM-Initiativen - **Service-(Portfolio)-Manager:** Servicebezogene Prozessentwicklung **Stakeholder:** - PM-Funktion (Beauftragung und Zusammenarbeit) - Betroffene Teams und Bereiche (Implementierung) - Übergeordnete Gremien (bei strategischen Aufträgen) **Entscheidungsbefugnisse:** - Beauftragung und Priorisierung von PM-Services im eigenen Verantwortungsbereich - Ressourcen-Bereitstellung für beauftragte PM-Aktivitäten - Freigabe und Implementierungs-Entscheidungen für PM-Empfehlungen **Kompetenzen:** - Bedarfs-Analyse und Ziel-Definition für Prozessoptimierungen - Stakeholder-Management für Implementierungsmaßnahmen - Change-Management-Grundverständnis - Budget- und Ressourcen-Verantwortung ------------------------------------------------------------------------ ## ## **5. Governance- und Support-Rollen** ### **Rolle 9: IT-Architektur (Technische Schnittstelle)** **Hauptzweck:** Sicherstellung der technischen Machbarkeit und Integration von Prozess-Lösungen in die DIGITOM-IT-Landschaft **Kernaufgaben:** - Bewertung technischer Anforderungen aus Prozess-Design-Entscheidungen - Definition technischer Rahmenbedingungen für Prozess-Tools und -systeme - Sicherstellung der Systemkompatibilität bei prozessbezogenen IT-Lösungen - Beratung zu technischen Möglichkeiten und Grenzen bei Prozessoptimierungen **Stakeholder:** PM-Funktion, Process Owner, IT-Betrieb **Entscheidungsbefugnisse:** Technische Architektur-Vorgaben, System-Kompatibilitäts-Bewertungen ------------------------------------------------------------------------ ### **Rolle 10: Informationssicherheitsbeauftragte:r / Datenschutzbeauftragte:r** **Hauptzweck:** Sicherstellung der Compliance von Prozessen und PM-Tools mit Sicherheits- und Datenschutzvorgaben **Kernaufgaben:** - Compliance-Prüfung von Prozess-Designs und PM-Tools - Definition sicherheitsrelevanter Prozess-Anforderungen - Risiko-Assessment für prozessbezogene Datenverarbeitung **Stakeholder:** PM-Funktion, Process Owner, Fachbereiche/ Abteilungen **Entscheidungsbefugnisse:** Compliance-Freigaben, Sicherheitsanforderungen ------------------------------------------------------------------------ ### ### **Rolle 11: Gremien (Vision Board, Mission Board, DSR)** **Hauptzweck:** Strategische und taktische Steuerung der PM-Funktion sowie Entscheidungen zu prozessrelevanten Governance-Fragen **Vision Board:** - Strategische PM-Ausrichtung und Framework-Grundsätze - Budget- und Ressourcen-Entscheidungen für PM-Funktion **Mission Board:** - Taktische PM-Priorisierung und Konfliktlösung - Prozessübergreifende Optimierungsentscheidungen **DSR (Digital Services Review):** - Operative Prozess-Entscheidungen im Kontext des Service-Portfolios ------------------------------------------------------------------------