# ============================================================================= # MISSION BOARD – GESCHÄFTSORDNUNG # ============================================================================= # # Geschäftsordnung des Mission Boards des Amts für Digitales und IT. # Definiert Zweck, Zusammensetzung, Verantwortungsbereiche, # Entscheidungsprozesse und Eskalationsmechanismen. # # Status: Draft (zur Validierung mit DIGIT) # ============================================================================= metadata: id: "G-MB" typ: "geschaeftsordnung" gremium_id: "mission_board" gremium_name: "Mission Board" aliases: ["MB"] version: "0.3" status: "draft" erstellt: "2025-03-20" gueltig_ab: "[Datum nach Freigabe]" geltungsbereich: "DIGITOM / Zentrale Governance" projekt: "DIGITOM" organisation: "DIGIT" dokumenttyp: "geschaeftsordnung" abstimmung: sparring_mit: [] abgestimmt_mit: [] inhaltlich_abgenommen_durch: [] status: "in_abstimmung" kontext_tags: - "governance" - "entscheidungsgremium" - "taktische-steuerung" - "portfolio-management" - "digitalisierung" referenzen: taxonomie: "00_meta/digitom_taxonomie.yaml → gremium" vision_board: "[Referenz auf Vision Board GO, falls vorhanden]" dsr_go: "01_demand-portfolio-management/dpm_dsr-go.yaml" sor_go: "02_service-portfolio-management/02.1_spm_konzepte/01_spm_governance/spm_sor_go.yaml" # ============================================================================= # 1. ZWECK UND GELTUNGSBEREICH # ============================================================================= zweck: kurzform: "Zentrales taktisches Entscheidungs- und Koordinierungsgremium" beschreibung: | Das Mission Board ist das zentrale Entscheidungs- und Koordinierungsgremium für IT- und Digitalisierungsinitiativen. Es trifft alle taktischen Entscheidungen im Rahmen der strategischen Planung. Überschreitet ein Vorhaben diesen Rahmen (durch grundlegende Strategieänderungen oder große Investitionen), eskaliert das Mission Board die Entscheidung an das Vision Board oder die Amtsleitung. mission: | Die strategische Planung aus dem Vision Board in greifbare, umsetzbare Maßnahmen übersetzen. Das Board setzt klare Prioritäten, begleitet Projekte wachsam und adressiert Engpässe durch proaktive Lösungen. funktion: | Das Mission Board orchestriert sämtliche taktischen Maßnahmen und sorgt dafür, dass Projekte und Services im Einklang mit technischen Innovationen, hohen Sicherheitsstandards und effektiver Ressourcennutzung stehen. externe_anforderungen: | Externe Anforderungen – politisch oder anderweitig – werden strukturiert geprüft, um Ad-hoc-Entscheidungen zu vermeiden, die die langfristige Planung gefährden könnten. governance_ebene: "taktisch" geltungsbereich: | Das Mission Board befasst sich mit allen IT- und Digitalisierungsprojekten sowie IT-Demands. Sein Wirkungsbereich ist taktisch: es steuert das Projekt- und Demand-Portfolio bereichsübergreifend und stellt die Umsetzung strategischer Ziele auf dieser Ebene sicher. # ============================================================================= # 2. ZUSAMMENSETZUNG # ============================================================================= zusammensetzung: differenzierung: | Die Zusammensetzung des Mission Boards folgt einer klaren Differenzierung zwischen stimmberechtigten Mitgliedern, beratenden Mitgliedern und themenspezifischen Expert*innen. # --------------------------------------------------------------------------- # 2.1 STIMMBERECHTIGTE MITGLIEDER # --------------------------------------------------------------------------- stimmberechtigte_mitglieder: - rolle_id: "amtsleitung" rolle_name: "Amtsleitung" funktion: "vorsitz" stimmberechtigt: true verantwortlichkeiten: - "Leitung des Mission Boards" - "Trägt Gesamtverantwortung" - "Letztes Entscheidungsrecht bei Stimmengleichheit" - rolle_id: "cdo" rolle_name: "Chief Digital Officer (CDO)" funktion: "mitglied" stimmberechtigt: true verantwortlichkeiten: - "Verantwortet die Digitalisierungsstrategie" - "Stimmt operative Maßnahmen mit strategischen Zielen ab" - rolle_id: "al_n" rolle_name: "Alle Abteilungsleitungen des DIGIT gemäß aktueller Aufbauorganisation" funktion: "mitglied" stimmberechtigt: true vertretung_moeglich: true verantwortlichkeiten: - "Vertreten ihre jeweiligen Abteilungen mit fachlicher, personeller und budgetbezogener Verantwortung" - "Bringen Abteilungsperspektive und Ressourcenplanung ein" - "Verantworten operative Umsetzung der Beschlüsse in ihrer Abteilung" # --------------------------------------------------------------------------- # 2.2 BERATENDE MITGLIEDER (regelmäßig teilnehmend, ohne Stimmrecht) # --------------------------------------------------------------------------- beratende_mitglieder: - rolle_id: "cos" rolle_name: "Chief of Staff (CoS)" stimmberechtigt: false teilnahme: "regelmaessig" verantwortlichkeiten: - "Unterstützt Vorbereitung und Koordination des Gremiums" - rolle_id: "isb" rolle_name: "Informationssicherheitsbeauftragte*r (ISB)" stimmberechtigt: false teilnahme: "regelmaessig" verantwortlichkeiten: - "Berät zu Security- und Compliance-Aspekten" - "Identifiziert Risiken und Maßnahmen" - rolle_id: "dpm" rolle_name: "Demand-Portfolio-Management" stimmberechtigt: false teilnahme: "agenda_abhaengig" teilnahme_bei: - "Neue Demands" - "Freigaben" verantwortlichkeiten: - "Qualifiziert und bewertet neue Demands" - "Liefert Priorisierungsvorschläge" - rolle_id: "spm" rolle_name: "Service-Portfolio-Management" stimmberechtigt: false teilnahme: "agenda_abhaengig" teilnahme_bei: - "Service-Performance" - "Services-Weiterentwicklung" verantwortlichkeiten: - "Überwacht Service-Landschaft (SLA-Reports, kritische Services)" - "Leitet Bedarf für Serviceweiterentwicklung ab" - rolle_id: "ppm" rolle_name: "Projekt-Portfolio-Management" stimmberechtigt: false teilnahme: "agenda_abhaengig" teilnahme_bei: - "Projektstatus" - "Projekt-Freigaben" verantwortlichkeiten: - "Meldet Status und Risiken aus laufenden Projekten" - "Berät zur Steuerung und Priorisierung" - rolle_id: "board_facilitator" rolle_name: "Board Meeting Facilitator" stimmberechtigt: false teilnahme: "regelmaessig" verantwortlichkeiten: - "Erstellt und kommuniziert die Agenda" - "Moderiert die Sitzung" - "Achtet auf Zeitplan und Zielerreichung" - "Koordiniert die Protokollierung" - "Verfolgt To-dos und Beschlüsse" # --------------------------------------------------------------------------- # 2.3 BEI BEDARF HINZUGEZOGENE EXPERT*INNEN # --------------------------------------------------------------------------- experten_bei_bedarf: - rolle_id: "it_architektur" rolle_name: "IT-Architektur-Board (Vertreter*in)" stimmberechtigt: false teilnahme: "bei_bedarf" verantwortlichkeiten: - "Beratung bei komplexen technischen Fragen" - "Architekturentscheidungen" - "Schnittstellen" - "Systemauswahl" - rolle_id: "projektleitungen" rolle_name: "Projektleitungen (einzelner Projekte)" stimmberechtigt: false teilnahme: "bei_bedarf" verantwortlichkeiten: - "Berichten projektbezogen" - "Erläutern Sachstände und Risiken" - "Erhalten Feedback und Beschlüsse aus dem Gremium" - rolle_id: "stakeholder_management" rolle_name: "Stakeholder-Management" stimmberechtigt: false teilnahme: "bei_bedarf" verantwortlichkeiten: - "Bei spezifischen Stakeholder-/Fachbereichsanforderungen eingebunden" - "Kann Konflikte oder eskalierte Demands erläutern" - rolle_id: "notfallmanagement" rolle_name: "IT-Notfallmanagement" stimmberechtigt: false teilnahme: "bei_bedarf" verantwortlichkeiten: - "Bei sicherheitskritischen Themen oder Notfallszenarien" - "Unterstützt taktische Entscheidungen" # ============================================================================= # 3. VERANTWORTUNGSBEREICH # ============================================================================= verantwortungsbereich: beschreibung: | In diesem Kapitel werden die Kernthemen des Mission Board beschrieben. Ziel ist es, IT- und Digitalisierungsmaßnahmen im Sinne der strategischen Vorgaben zu steuern, Ressourcen gezielt einzusetzen und Risiken frühzeitig zu erkennen. hinweis: | Detailfragen einzelner Fachbereiche (z.B. Personalverantwortliche) werden durch die Amtsleitung und Abteilungsleitungen behandelt. # --------------------------------------------------------------------------- # 3.1 DEMAND- & PROJEKTPORTFOLIO-STEUERUNG # --------------------------------------------------------------------------- demand_projekt_steuerung: was: - "Systematische Evaluierung neuer Vorhaben anhand strategischer Relevanz und Ressourcenverfügbarkeit" - "Entscheidung über Freigabe, zeitliche Neuplanung oder Beendigung von Projekten und Demands" - "Integration politischer Vorgaben in die strukturierte Portfolioplanung" warum: - "Fokussierung auf strategisch relevante Vorhaben zur Vermeidung unkoordinierter Ad-hoc-Initiativen" - "Prävention von Redundanzen und Ressourcenkonflikten durch zentralisiertes Projektportfolio" - "Gewährleistung der Integration politischer Anforderungen in den strategischen Gesamtrahmen" - "Bewertung und Management von Schnittstellenabhängigkeiten zwischen Projekten, Services und Systemen zur Sicherstellung einer kohärenten Gesamtarchitektur und Strategie-fit" wie: - "Projekt-Portfolio Reportings mit Statusindikation (bspw. Ampelsystem)" - "Qualifizierte Voranalyse und Empfehlungserstellung durch das Demand-Portfolio-Management" - "Architektur-Fit durch regelmäßige Berichte des IT-Architektur-Boards zur Bewertung der technologischen Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit von Vorhaben" entscheidung: | Das Mission Board entscheidet über Initiierung, Priorisierung und Beendigung von IT-/Digitalprojekten und über Demands mit dem Ziel einer realistischen Umsetzung strategischer Vorgaben. # --------------------------------------------------------------------------- # 3.2 RESSOURCENALLOKATION & KAPAZITÄTSSTEUERUNG # --------------------------------------------------------------------------- ressourcenallokation: was: - "Kontinuierliches Monitoring verfügbarer und allokierter Ressourcen" - "Fundierte Entscheidungsfindung bezüglich Personal- und Budgetzuordnungen" - "Repriorisierung von Ressourcen, falls notwendig" warum: - "Prävention von Kapazitätsengpässen in einzelnen Organisationsbereichen" - "Gewährleistung adäquater Ressourcenausstattung für priorisierte Projektvorhaben" - "Förderung von Transparenz und Objektivität bei der Allokation limitierter Ressourcen" wie: - "Ressourcen-Informationen (Personal, Budget, Sachmittel)" - "Engpassmeldungen aus den Abteilungen (Abteilungsleitungen identifizieren Kapazitätskonflikte)" - "Kurzstellungnahmen von betroffenen Projekten (z.B. 'Für Projekt X fehlen uns 2 FTE')" - "Finanzabsprache mit Governance-/Finanzstelle, falls Budgetübertragungen nötig sind" entscheidung: | Das Mission Board koordiniert die taktische Allokation von Personal-, Budget- und Sachmitteln mit dem Ziel der Engpassvermeidung und effizienten Projekt- und Betriebsdurchführung. # --------------------------------------------------------------------------- # 3.3 MONITORING & ESKALATION # --------------------------------------------------------------------------- monitoring_eskalation: was: - "Regelmäßige Statusbewertung für Projekte und Services mittels standardisierter Bewertungsmethodik (Ampelsystem)" - "Frühzeitige Erkennung von Engpässen oder Risiken, deren Bewältigung die Kapazitäten einzelner Fachbereiche übersteigt" - "Entwicklung und Implementierung taktischer Gegenmaßnahmen" warum: - "Minimierung eskalierender Problementwicklungen durch proaktive Intervention" - "Herstellung von Transparenz bezüglich Projektfortschritt und Servicequalität" - "Zeitnahe Reaktionsfähigkeit bei signifikanten Abweichungen oder Servicebeeinträchtigungen" wie: - "Projektstatus-Report (Ampelsystem) aus dem Projekt-Portfolio-Management" - "Service-Performance-Report für kritische Services erstellt vom Service-Portfolio-Management" - "Risikomeldungen oder Konflikt-Eskalationen durch Abteilungsleitungen" - "Berichte und Bewertungen des IT-Architektur-Boards zu kritischen technologischen Themen (proaktiv oder auf Anforderung des Mission Boards)" entscheidung: | Das Mission Board bewertet laufende Projekte und kritische Services, identifiziert frühzeitig potenzielle Probleme und initiiert Lösungen oder leitet geregelte Eskalationsverfahren ein. # --------------------------------------------------------------------------- # 3.4 UMSETZUNG STRATEGISCHER ENTSCHEIDUNGEN # --------------------------------------------------------------------------- umsetzung_strategie: was: - "Harmonisierung der taktischen Planung mit aktuellen strategischen Zielvorgaben" - "Kontinuierliche Überprüfung der Strategiekonformität laufender Vorhaben" - "Bedarfsgerechte Modifikation von Projektzielen oder Zeitplänen bei strategischen Kurskorrekturen" warum: - "Sicherstellen, dass die operative Umsetzung mit den strategischen Zielen übereinstimmt" - "Gewährleistung zeitnaher Anpassungsfähigkeit bei politischen oder strategischen Richtungsänderungen" - "Etablierung einer kontinuierlichen Qualitätskontrolle für sämtliche laufenden Initiativen" wie: - "Strategie-Updates vom Vision Board" - "Roadmap-Abgleich: Welche laufenden Projekte müssen angepasst werden?" - "Architektur- und ISB-Feedback bei größeren Kursänderungen" - "Review bzw. Re-Priorisierung im Board, wenn Projekt/Service nicht mehr zum neuen Zielbild passt" - "Regelmäßige und anlassbezogene Rückmeldung relevanter Erkenntnisse aus der operativen Umsetzung an das Vision Board, um strategische Entscheidungen mit der Realität abzugleichen" entscheidung: | Das Mission Board transformiert strategische Vorgaben des Vision Boards und des Gemeinderats in umsetzbare Projekte und Maßnahmen und justiert Prioritäten bei strategischen Neuausrichtungen entsprechend. # --------------------------------------------------------------------------- # 3.5 QUERSCHNITT: SECURITY, COMPLIANCE & POLITIK # --------------------------------------------------------------------------- security_compliance_politik: was: - "Situativ angemessene Konsultation von Informationssicherheitsbeauftragten, Datenschutzstellen, IT-Notfallmanagement oder relevanten politischen Stakeholdern" - "Systematische Integration politischer Initiativen in das strukturierte Demand-Portfolio" - "Implementierung eines übergreifenden Risikomanagements für Sicherheits- und Compliance-relevante Aspekte" warum: - "Sicherstellung der Konformität mit gesetzlichen Vorgaben und strategischen Richtlinien" - "Prävention kostenintensiver Nachbesserungen durch frühzeitige Koordination relevanter Faktoren" - "Integration politischer Vorgaben in die strukturierte Planung anstelle reaktiver Ad-hoc-Implementierung" wie: - "Security & Compliance-Check durch ISB oder Compliance-Stelle (Risikoabschätzung, Freigabeempfehlung)" - "Politische Anforderungen: Demand-Portfolio Management und Stakeholder Manager*in liefert Machbarkeitsabgleich" entscheidung: | Das Mission Board integriert Sicherheits-, Datenschutz- und politische Anforderungen in alle taktischen Entscheidungsprozesse unter Wahrung der Grenzen der Detailverantwortung. # ============================================================================= # 4. ENTSCHEIDUNGSPROZESSE UND ABLÄUFE # ============================================================================= entscheidungsprozesse: beschreibung: | Das Mission Board steuert alle taktischen Entscheidungen innerhalb des vom Vision Board festgelegten strategischen Rahmens und des genehmigten Budgets. grundsaetze: ziel: | Das Gremium zielt darauf ab, frühzeitig Klarheit über Anforderungen, Ressourcen und Risiken zu schaffen, um Ad-hoc-Entscheidungen mit unkalkulierbaren Folgen zu vermeiden. prinzipien: - name: "Strategische Passung" beschreibung: | Jede Maßnahme soll zu den Zielen des Vision Boards passen und einen erkennbaren Mehrwert liefern. - name: "Effektive Ressourcennutzung" beschreibung: | Personal, Budget und Zeit werden so verteilt, dass Engpässe minimiert und wichtige Projekte priorisiert werden. - name: "Transparente Prozesse" beschreibung: | Fortschritte, Engpässe und Konflikte werden offen adressiert und nach Möglichkeit zeitnah gelöst. # --------------------------------------------------------------------------- # 4.1 GRUNDSÄTZE ZUR BESCHLUSSFASSUNG # --------------------------------------------------------------------------- beschlussfassung: grundprinzip: "konsens_mehrheit" beschreibung: | Das Gremium strebt einen Konsens an. Kann dieser nicht erzielt werden, entscheidet die einfache Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Vorsitzenden (Amtsleitung). quorum: regel: "nicht_formal_definiert" beschreibung: | Formale Quorum-Regeln sind in der aktuellen Fassung der Geschäftsordnung nicht vorgesehen. Stattdessen sorgt der Board Facilitator in Rücksprache mit dem Chief of Staff (CoS) dafür, dass die relevanten Personen für Entscheidungen teilnehmen. bei_unvollstaendigkeit: | Sollte sich eine Entscheidung nicht mit hinreichender Verbindlichkeit treffen lassen, wird sie auf einen Folgetermin vertagt, bis alle benötigten Informationen und Beteiligten verfügbar sind. # --------------------------------------------------------------------------- # 4.2 ENTSCHEIDUNGSKATEGORIEN # --------------------------------------------------------------------------- entscheidungskategorien: # ------------------------------------------------------------------------- # 4.2.1 Initiierung und Priorisierung neuer Vorhaben # ------------------------------------------------------------------------- - kategorie_id: "initiierung_priorisierung" name: "Initiierung und Priorisierung neuer Vorhaben" umfang: - "Entscheidung über Start und Priorisierung neuer IT-/Digital-Projekte" - "Bewertung von Demands nach: Strategischer Relevanz, Nutzen, Machbarkeit, Ressourcenverfügbarkeit, Zeithorizont/Dringlichkeit, Risikomaß (Optional)" ziel: "Vermeidung unkoordinierter Ad-hoc-Projekte durch strukturierte Prüfung" vorbereitung: - "Demand-/Projektportfoliomanagement sammelt Bewertungsinformationen" - "Empfehlung wird auf Basis der Analyse erstellt und dem Board vorgelegt" - "Bei Bedarf: Ergänzung durch politische Vorgaben und Fachexpertise relevanter Abteilungen" entscheidungsprozess: - "Vorstellung der neuen Projektidee" - "Diskussion im Mission Board, Abwägung von Nutzen, Risiken, Ressourcenverfügbarkeit" - "Beschluss (Mehrheitsentscheidung oder Konsens)" entscheidungsoptionen: - option: "sofort_freigeben" beschreibung: "Ressourcen stehen bereit" naechster_schritt: "Übergabe an das Projekt-Portfolio-Management" - option: "freigabe_ressourcenpruefung" beschreibung: "Freigabe, Ressourcenverfügbarkeit muss geprüft werden" - option: "vertagen" beschreibung: "Vertagen/weitere Infos einholen" - option: "ablehnen" beschreibung: "Ablehnen" eskalation: | Eskalation erfolgt bei fehlender Entscheidungsfähigkeit des Boards oder wenn der Vorschlag das Board-Mandat übersteigt. Weiterleitung typischerweise an Vision Board oder Verwaltungsleitung, besonders bei strategischen Fragen oder großem Ressourcenbedarf. Höhere Instanz trifft dann Abschlussentscheidung oder gibt Leitlinien für das Mission Board vor. # ------------------------------------------------------------------------- # 4.2.2 Änderung laufender Projekte # ------------------------------------------------------------------------- - kategorie_id: "aenderung_projekte" name: "Änderung laufender Projekte" umfang: - "Wesentliche Änderungen in laufenden Projekten" - "Scope-, Ziel- und Budgetanpassungen" - "Neuausrichtung oder vorzeitige Beendigung" ziel: | Kontinuierliche Ausrichtung der Projekte an den übergeordneten strategischen Zielen und Gewährleistung deren erfolgreicher Umsetzung. vorbereitung: - "Change Requests werden von Projektleitung/Portfoliomanagement mit Beschlussvorlage vorbereitet" - "Vorlage enthält Änderungsanlass, Projektstatus und Impact-Analyse (Budget/Zeit/Ziele)" - "Bei Bedarf werden Experten-Einschätzungen (z.B. Architektur, Controlling) eingeholt" entscheidungsprozess: - "Projektleitung/Portfolio-Verantwortliche stellt Änderungsantrag im Board vor" - "Board bewertet Auswirkungen auf das betroffene Projekt und das Gesamtportfolio" - "Entscheidung erfolgt im Konsens oder per Mehrheitsbeschluss" entscheidungsoptionen: - "Genehmigung" - "Freigabe unter Auflagen" - "Ablehnung" eskalation: | Eskalation erfolgt bei fehlender Einigung im Mission Board oder wenn Entscheidungen außerhalb seiner Befugnisse liegen. Strategisch bedeutsame Projektänderungen (z.B. vorzeitige Beendigung) oder große Budgetaufstockungen werden ans Vision Board/Verwaltungsführung weitergeleitet. Dies sichert ab, dass kritische Änderungen von der richtigen Autoritätsebene entschieden werden. # ------------------------------------------------------------------------- # 4.2.3 Ressourcenallokation und -verteilung # ------------------------------------------------------------------------- - kategorie_id: "ressourcenallokation" name: "Ressourcenallokation und -verteilung" umfang: - "Verteilung von Personal, Budget und Sachmitteln auf Projekte und operative Maßnahmen" - "Bei Bedarf Umverteilung zwischen Vorhaben, um Engpässe zu vermeiden" ziel: | Angemessene Ausstattung priorisierter Projekte bei gleichzeitig effizientem Gesamteinsatz der verfügbaren Ressourcen. vorbereitung: - "Erhebung der aktuellen Ressourcenauslastung und Konsolidierung von Rückmeldungen (Engpässe, fehlende Kapazitäten)" - "Einbeziehung von Budgetübersichten" - "Aufbereitung aller Informationen mit konkreten Vorschlägen zur Priorisierung/Umverteilung" entscheidungsprozess: - "Mission Board analysiert Ressourcenberichte" - "Identifiziert Engpässe/Überbelastungen" - "Beschließt konkrete Anpassungsmaßnahmen" typische_entscheidungen: - "Verschiebung niedrig priorisierter Projekte" - "Freigabe zusätzlicher Mittel" - "Umverteilung von Personal zwischen Vorhaben" beschluss: | Die Beschlüsse werden idealerweise im Konsens, notfalls per Mehrheitsvotum getroffen und verbindlich an die betroffenen Bereiche kommuniziert. eskalation: | Eskalation ans Vision Board/Verwaltungsleitung bei unlösbaren Ressourcenengpässen. Mögliche Eskalationsanlässe: Bedarf an zusätzlichen Budgetmitteln oder Neujustierung strategischer Prioritäten. Weiterleitung festgefahrener Bereichskonflikte zur verbindlichen Entscheidung (z.B. Portfolioneugewichtung, Bereitstellung externer Ressourcen). # ------------------------------------------------------------------------- # 4.2.4 Problemlösung und Eskalationsmanagement # ------------------------------------------------------------------------- - kategorie_id: "problemloesung" name: "Problemlösung und Eskalationsmanagement" umfang: - "Behandlung eskalierter Probleme und Risiken aus Projekten/IT-Betrieb, die untere Ebenen nicht selbst lösen können" - "Analyse der Problemlage" - "Entscheidung über Gegenmaßnahmen und Verantwortlichkeiten zur Lösung auf taktischer Ebene" - "Bei Bedarf strukturierte Weiterleitung an höhere Entscheidungsebenen" problembeispiele: - "Gravierende Abweichungen" - "Ressourcenkonflikte" vorbereitung: - "Probleme werden entweder durch Monitoring-Systeme (rote Ampelwerte) oder durch direkte Meldung von Verantwortlichen identifiziert" - "Meldender Verantwortlicher dokumentiert Problem, bisherige Maßnahmen, konkrete Auswirkungen und mögliche Lösungsoptionen in einer kompakten Entscheidungsvorlage" - "Bei Bedarf ergänzen Fachexperten (z.B. ISB, IT-Architektur) den Sachverhalt mit zusätzlichen Analysen" entscheidungsprozess: - "Board analysiert den Fall mit den Betroffenen und diskutiert Lösungswege" - "Board beschließt konkrete Maßnahmen wie Ressourcenzuweisung, Anpassung von Zielen oder externe Unterstützung" - "Bei unlösbaren Problemen wird der Fall gemäß Eskalationsplan an die nächsthöhere Stelle weitergeleitet" eskalation: trigger: - "Board kann ein Problem nicht selbst lösen oder seine Befugnisse werden überschritten" - "Fälle, die strategische Entscheidungen oder erhebliche zusätzliche Ressourcen erfordern" - "Kritische Situationen mit möglichen rechtlichen oder politischen Auswirkungen" # ------------------------------------------------------------------------- # 4.2.5 Festlegung von Zielen und taktischen Leitplanken # ------------------------------------------------------------------------- - kategorie_id: "ziele_leitplanken" name: "Festlegung von Zielen und taktischen Leitplanken" umfang: - "Übersetzung strategischer Vorgaben in messbare operative Ziele und Erfolgskennzahlen" - "Definition verbindlicher Leitplanken wie Bewertungskriterien, Priorisierungsprinzipien und methodische Vorgaben" ziel: | Sicherstellung eines einheitlichen Vorgehens und Ausrichtung aller Maßnahmen auf die strategischen Ziele. vorbereitung: - "Grundsatzthemen werden meist in der strategischen Planung vom Board-Leiter (Amtsleitung/Chief of Staff) vorbereitet" - "Entwürfe basieren auf strategischen Vorgaben, Betriebserfahrungen und Experteninput (IT-Architektur, ISB)" - "Ergebnis ist ein kompaktes Vorschlagspapier mit konkreten Zielen und Leitplanken" entscheidungsprozess: - "Gemeinsam auf Realisierbarkeit geprüft und bis zur Einigung diskutiert" - "Formal durch Konsens oder Mehrheitsbeschluss verabschiedet" - "Als verbindlicher Rahmen dokumentiert und an alle betroffenen Bereiche kommuniziert" eskalation: | Bei Unstimmigkeit oder hat eine Vorgabe strategische/politische Auswirkungen, eskaliert das Board an das Vision Board oder die Verwaltungsspitze. Eskalation ist besonders bei Berührung strategischer Ausrichtungen oder externer Anforderungen (Gesetz, Politik) notwendig. Nach Klärung durch die höhere Instanz legt das Mission Board die finalen Ziele und Leitplanken fest. # ------------------------------------------------------------------------- # 4.2.6 Governance- und Compliance-Entscheidungen (Querschnittsthemen) # ------------------------------------------------------------------------- - kategorie_id: "governance_compliance" name: "Governance- und Compliance-Entscheidungen (Querschnittsthemen)" umfang: - "Sicherstellung, dass Governance-, Sicherheits-, Compliance- und politische Vorgaben beachtet werden" - "Verabschiedung von Richtlinien für Projekt-Management, Sicherheit, Datenschutz und Prozessstandards" - "Berücksichtigung politischer Anforderungen vom Oberbürgermeister, Gemeinderat oder Dezernentenrunde" - "Prozess Management-Richtlinien, die die Standardisierung, Optimierung und Steuerung von Organisationsprozessen betreffen" - "Freigaben für neue oder überarbeitete Prozessstandards" vorbereitung: - "Fachexperten (ISB, Datenschutz) erstellen Risikoanalysen und Handlungsempfehlungen für sicherheitskritische Themen" - "Governance/Verwaltung bewertet politische Anforderungen auf Machbarkeit und Auswirkungen" - "Prozess-Management analysiert Optimierungspotenziale in operativen Abläufen und erarbeitet Verbesserungsvorschläge" - "Alle relevanten Vorgaben und Risiken werden für informierte Entscheidungen des Boards konsolidiert" - "Fachvertreter werden zu Sitzungen hinzugezogen, um ihre Empfehlungen direkt einzubringen" entscheidungsprozess: - "Fachverantwortliche präsentieren neue Governance-/Compliance-Anforderungen im Board-Meeting" - "Mission Board diskutiert operative Auswirkungen sowie Risiken und Vorteile der vorgeschlagenen Änderungen" - "Bei Bedarf werden betroffene Abteilungen oder das IT-Architektur-Board in die Diskussion einbezogen" - "Entscheidung erfolgt gemeinschaftlich mit besonderer Berücksichtigung der Fachexpertise" entscheidungsoptionen: - "Freigabe" - "Anpassungen anfordern" - "Eskalation an höhere Instanzen" eskalation: - ziel: "Vision Board" bei: "Grundsatzentscheidungen zu IT-Governance oder Digitalstrategie" - ziel: "Verwaltungsleitung oder Gemeinderat" bei: "Politische Entscheidungen (Budget, Beschlüsse)" - ziel: "Fachabteilungen oder externe Prüfstellen" bei: "Signifikante Compliance- und Sicherheitsfragen" - ziel: "Vision Board oder verwaltungsweite Prozessgremien" bei: "Organisationsweite Prozessänderungen" begruendung_eskalation: | Dies stellt sicher, dass das Mission Board innerhalb seines Mandats bleibt und übergreifende Risiken an die zuständige Stelle eskaliert werden. # ============================================================================= # 5. SCHNITTSTELLEN UND ABSTIMMUNGSWEGE # ============================================================================= schnittstellen: beschreibung: | Das Mission Board steht im engen Austausch mit anderen Gremien und Ebenen. hinweis: | Neben diesen Hauptschnittstellen interagiert das Mission Board natürlich auch mit der operativen Ebene: Projektleitungen und Fachabteilungen setzen die Beschlüsse des Boards um und melden Status oder Eskalationen zurück. Diese Interaktion läuft im täglichen Betrieb über die Abteilungsleiter*innen und Portfolio-Manager*innen, die im Mission Board vertreten sind. # --------------------------------------------------------------------------- # 5.1 HAUPTSCHNITTSTELLEN # --------------------------------------------------------------------------- hauptschnittstellen: - partner: "Vision Board" beschreibung: | Das Mission Board setzt die Strategie des Vision Boards operativ um und berichtet regelmäßig über Fortschritte und Hindernisse. interaktion: - "Strategisch relevante Entscheidungen oder unlösbare Konflikte werden vom Mission Board an das Vision Board eskaliert" - "Rückkopplungsschleife gewährleistet, dass strategische Entscheidungen auf realistischen operativen Daten basieren" - "Operatives Geschäft bleibt stets im Einklang mit der Gesamtstrategie" - partner: "Demand- & Stakeholder-Runde (DSR)" beschreibung: | Neue Anforderungen werden zuerst in der Demand- und Stakeholder-Runde bewertet, priorisiert und aufbereitet, bevor sie ans Mission Board weitergeleitet werden. interaktion: - "Mission Board entscheidet final über größere Demands" - "Gibt der Demand-Runde strategische Leitplanken vor" - "Bei komplexen oder besonders wichtigen Anforderungen kann die Demand-Runde direkt ans Mission Board eskalieren" - partner: "IT-Architektur-Board" beschreibung: | Das Mission Board berücksichtigt die Vorgaben des IT-Architektur-Boards für technische Standards und Sicherheitsrichtlinien bei allen Portfolio-Entscheidungen. interaktion: - "Bei technologisch komplexen Projekten werden Vertreter des Architektur-Boards direkt in die Beratung einbezogen" - "Gewährleistung technischer Machbarkeit und Architekturkonformität" - "Gegenseitige Information über relevante Entwicklungen" - "Architekturaspekte fließen frühzeitig in Projektentscheidungen ein" - "Mission Board trifft keine technischen Detailentscheidungen ohne Fachexpertise" # ============================================================================= # 6. ESKALATIONSMECHANISMEN # ============================================================================= eskalationsmechanismen: grundsatz: | Das Mission Board geht mit Problemen und Konflikten proaktiv und lösungsorientiert um. Es folgt dem Grundsatz: "Probleme dort lösen, wo sie entstehen" – also auf der niedrigstmöglichen Ebene. Erst wenn dies nicht möglich ist, werden strukturierte Eskalationswege beschritten. # --------------------------------------------------------------------------- # 6.1 PROBLEMLÖSUNG AUF BOARD-EBENE # --------------------------------------------------------------------------- problemloesung_board_ebene: ablauf: - "Projektprobleme (z.B. Terminverzug, Ressourcenmangel) werden durch Abteilungs- oder Projektleiter eingebracht" - "Board analysiert und beschließt direkte Gegenmaßnahmen (Umpriorisierung, Ressourcenumverteilung)" - "Frühzeitiges Gegensteuern soll weitreichendere Eskalationen vermeiden" # --------------------------------------------------------------------------- # 6.2 ESKALATION ANS VISION BOARD # --------------------------------------------------------------------------- eskalation_vision_board: beschreibung: | Wird erforderlich, wenn Probleme die Befugnisse oder Möglichkeiten des Mission Boards überschreiten. typische_gruende: - grund: "Strategische Konflikte" beschreibung: | Strategische Konflikte oder Zielkonflikte, die im Mission Board nicht gelöst werden können (etwa wenn ein Projekt die Gesamtstrategie infrage stellt). - grund: "Ressourcenbedarf oder Budgetüberschreitungen" beschreibung: | Ressourcenbedarf oder Budgetüberschreitungen, die außerhalb des vom Mission Board kontrollierbaren Rahmens liegen (z.B. es werden Mittel benötigt, die nur durch den Gemeinderat/Vision Board freigegeben werden können). - grund: "Politisch sensible Entscheidungen" beschreibung: | Politisch sensible Entscheidungen, bei denen eine Abstimmung mit dem Oberbürgermeister, Gemeinderat oder Dezernentenrunde, Top-Management oder der Politik erforderlich ist. - grund: "Unauflösbare Konflikte" beschreibung: | Unauflösbare Konflikte zwischen Bereichen, wenn trotz Vermittlung im Mission Board keine Einigung erzielt wird und ein höheres Organ entscheiden muss. - grund: "Risiken zur Erreichung strategischer Zielvorgaben" beschreibung: | Risiken zur Erreichung von strategischen Zielvorgaben, wenn erkennbar wird, dass wichtige strategische Meilensteine oder Kennzahlen trotz taktischer Gegenmaßnahmen verfehlt werden könnten. verfahren: beschreibung: | Bei Eskalationsfällen agiert das Mission Board strukturiert und zielorientiert. Es erstellt eine präzise Eskalationsvorlage für das Vision Board. vorlage_inhalte: - "Das Problem klar definiert" - "Bereits geprüfte Lösungsoptionen darstellt" - "Einen konkreten Vorschlag oder Klärungsbedarf formuliert" entscheidung: | Auf Basis dieser Vorlage entscheidet das Vision Board über das weitere Vorgehen oder gibt Leitplanken vor. subsidiaritaetsprinzip: beschreibung: | Zentral dabei ist das Subsidiaritätsprinzip: Probleme werden stets auf der niedrigstmöglichen Ebene gelöst, um Effizienz zu wahren. ebenen: - problem_typ: "Routineprobleme" zustaendig: "Fachabteilung" - problem_typ: "Bereichsübergreifende taktische Probleme" zustaendig: "Mission Board" - problem_typ: "Strategische oder außerordentliche Probleme" zustaendig: "Vision Board" # --------------------------------------------------------------------------- # 6.3 ESKALATIONSTRIGGER # --------------------------------------------------------------------------- eskalationstrigger: beschreibung: | Um Transparenz und Konsistenz zu gewährleisten, dokumentiert das Mission Board alle Eskalationstrigger und -stufen schriftlich und verfolgt Eskalationsfälle konsequent nach. Diese Dokumentation hilft dabei, ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden. trigger: - name: "Strategische Konflikte" beschreibung: | Sobald ein Projekt oder eine Entscheidung zentrale Zielsetzungen des Vision Boards infrage stellt oder grundlegende Strategieänderungen erfordert. - name: "Budgetüberschreitungen" beschreibung: | Wenn der Finanzrahmen des Mission Boards nicht mehr ausreicht und übergeordnete Freigaben (z.B. durch Gemeinderat, Verwaltungsleitung) notwendig werden. - name: "Politische Sensitivität" beschreibung: | Bei Vorgaben oder Beschlüssen, die möglicherweise politischen Rückhalt erfordern bzw. erhebliche Außenwirkung haben und nicht allein vom Mission Board verantwortet werden können. - name: "Bereichsübergreifende Konflikte" beschreibung: | Wenn trotz Vermittlungsversuchen im Mission Board kein Konsens zwischen betroffenen Abteilungen oder Projekten erzielt wird und eine höhere Autorität entscheiden muss. - name: "Rechtliche oder Compliance-relevante Aspekte" beschreibung: | Insbesondere bei Verstößen gegen Sicherheitsauflagen, Datenschutzgesetze oder andere zwingende Vorgaben, die außerhalb des Mandats des Mission Boards geregelt werden müssen. - name: "Gravierende Termin- und Qualitätsrisiken" beschreibung: | Sobald Verzögerungen oder Qualitätsprobleme den Erfolg zentraler Vorhaben gefährden und das Mission Board keine hinreichenden Gegenmaßnahmen mehr treffen kann. anmerkung: | Welche Eskalationsstufe jeweils gewählt wird, richtet sich nach Ausmaß und Art des Problems. Üblicherweise erfolgt eine Eskalation an das Vision Board, sobald das Mission Board selbst den Handlungsspielraum überschreitet (z.B. wegen fehlender Ressourcen, nötiger Strategieänderungen oder politischer Tragweite). zweck: | Die hier aufgeführten Punkte sollen es allen Beteiligten erleichtern, kritische Situationen frühzeitig zu erkennen und an die richtige Stelle zu adressieren. Auf diese Weise lassen sich größere Schäden abwenden, und das Mission Board kann sich auf sein Kerngeschäft – die taktische Steuerung von IT- und Digitalisierungsinitiativen – konzentrieren. # ============================================================================= # 7. DOKUMENTATION UND REPORTING # ============================================================================= dokumentation_reporting: beschreibung: | Eine saubere Dokumentation und regelmäßiges Reporting stellen die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen und die Informationsversorgung aller Stakeholder*innen sicher. # --------------------------------------------------------------------------- # 7.1 PROTOKOLLIERUNG # --------------------------------------------------------------------------- protokollierung: methode: "live_protokoll" beschreibung: | Jede Sitzung des Mission Boards wird live protokolliert. inhalte: - "Wichtige Aspekte und getroffene Entscheidungen (mit Begründung, falls notwendig)" - "Die Verantwortlichen für Folgeaktionen" - "Etwaige abweichende Meinungen oder offene Punkte" beschluesse: erfassung: "Mit einer eindeutigen Kennziffer erfasst" zweck: "Umsetzung kann nachverfolgt werden" # --------------------------------------------------------------------------- # 7.2 ENTSCHEIDUNGS-TRACKING # --------------------------------------------------------------------------- entscheidungs_tracking: beschreibung: | Beschlossene Maßnahmen und Aufträge werden in einem Entscheidungs- und Maßnahmentracker festgehalten. tool_beispiele: - "Confluence-Liste" - "Excel-Übersicht" verantwortlich: "Board Facilitator" ueberpruefung: | Zu Beginn jeder Sitzung wird der Status früherer Beschlüsse kurz überprüft, um sicherzustellen, dass Entscheidungen umgesetzt wurden bzw. um Hindernisse dabei frühzeitig zu erkennen. zweck: | Dieses regelmäßige Tracking schafft Verbindlichkeit und Transparenz über den Outcome der Board-Entscheidungen. # --------------------------------------------------------------------------- # 7.3 REGELMÄSSIGE REPORTS # --------------------------------------------------------------------------- regelmaessige_reports: beschreibung: | Zur fundierten Entscheidungsfindung erhält das Mission Board vor jeder Sitzung standardisierte Berichte. Diese werden von den zuständigen Portfolio-Verantwortlichen bzw. Abteilungen erstellt und an alle Mitglieder verteilt. verteilung: | Die genannten Berichte gehen standardmäßig an alle Mission-Board-Mitglieder (stimmberechtigte und beratende) vorab über den Board Facilitator zur Vorbereitung. Wichtige Kennzahlen oder Zusammenfassungen daraus werden bei Bedarf auch dem Vision Board zur Verfügung gestellt, insbesondere wenn sie für strategische Entscheidungen relevant sind. zweck: | Durch das feste Reporting-Set ist sichergestellt, dass das Mission Board stets aktuelle, vollständige Informationen hat und Entscheidungen datenbasiert treffen kann. reports: - name: "Demand-Portfolio-Bericht" erstellt_von: "Demand-Portfolio-Management" inhalt: | Übersicht aller neuen und offenen Anforderungen (Demands) inkl. Bewertung ihres strategischen Nutzens, Aufwands und Priorisierungsstatus. - name: "Projekt-Portfolio-Bericht" erstellt_von: "Projekt-Portfolio-Management" inhalt: | Statusbericht zu allen laufenden Projekten mit Ampelstatus, wichtigen Meilensteinen, Risiken, Problemen und Abhängigkeiten. Dieser Report gibt dem Board einen Gesamtüberblick und identifiziert Projekte, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. - name: "Service-Bericht" erstellt_von: "Service-Portfolio-Management" inhalt: | Bericht über die Betriebs- und Servicekennzahlen kritischer IT-Services (z.B. Verfügbarkeit, Störungen, SLA-Einhaltung, Sicherheitsvorfälle). So behält das Board neben Projekten auch den laufenden IT-Betrieb im Blick und kann bei Qualitätsproblemen reagieren. - name: "Ressourcen-Report" erstellt_von: "Governance/Verwaltung und Abteilungsleitungen" inhalt: | Zusammenstellung der aktuellen Personalkapazitäten und Budgetmittel vs. der geplanten/benötigten Ressourcen in Projekten. Enthält auch Hinweise auf Engpässe oder Überlast in bestimmten Bereichen. Dieser Bericht ermöglicht dem Mission Board, Engpasssituationen zu erkennen und früh gegenzusteuern. - name: "Statusberichte für kritische Vorhaben" erstellt_von: "Projektleitung über das Projekt-Portfolio-Management" inhalt: | Für Projekte oder Initiativen, die als kritisch eingestuft sind (z.B. wegen hoher strategischer Bedeutung oder erheblicher Probleme), werden detaillierte Sonderberichte vorgelegt. Diese enthalten tiefergehende Analysen und ggf. Eskalationsempfehlungen, damit das Board gezielt über solche Sonderfälle beraten kann. # --------------------------------------------------------------------------- # 7.4 KOMMUNIKATION DER BESCHLÜSSE # --------------------------------------------------------------------------- kommunikation_beschluesse: beschreibung: | Relevante Board-Entscheidungen werden an die jeweiligen Umsetzungsteams kommuniziert, zum Beispiel durch den Versand des Protokolls an beteiligte Projektleitungen. eskalation_information: | Müssen darüber hinaus das Vision Board oder andere Gremien informiert werden (z.B. bei Eskalationen oder strategischen Themen), so erhalten sie eine kurze Management Summary. zweck: | Das schafft stadtweit Transparenz, ohne die Vertraulichkeit interner Diskussionen zu verletzen. zusammenfassung: | Zusammenfassend stellt die Kombination aus Protokollierung, regelmäßigen Reports und aktivem Tracking sicher, dass Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sind und deren Umsetzung konsequent verfolgt wird. Informationsflüsse nach oben (Vision Board) und unten (Fachbereiche/Projekte) sind etabliert, sodass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind. # ============================================================================= # 8. MEETING-RHYTHMUS UND ABLAUF # ============================================================================= meeting_rhythmus: # --------------------------------------------------------------------------- # 8.1 REGULÄRE SITZUNGEN # --------------------------------------------------------------------------- regulaere_sitzungen: frequenz: "zweiwochenrhythmus" tag: "mittwoch" dauer_minuten: 120 vorbereitung: | Alle Mitglieder sind verpflichtet, sich im Vorfeld auf die Sitzungen angemessen vorzubereiten. # --------------------------------------------------------------------------- # 8.2 AD-HOC SITZUNGEN # --------------------------------------------------------------------------- ad_hoc_sitzungen: einberufung: "bei_bedarf" voraussetzung: "Vorherige Abstimmung mit den relevanten Mitgliedern" # --------------------------------------------------------------------------- # 8.3 AGENDA-ERSTELLUNG # --------------------------------------------------------------------------- agenda_erstellung: verantwortlich: "Board Facilitator" abstimmung_mit: "Chief of Staff (CoS)" inhalte: - "Alle vorgesehenen Tagesordnungspunkte" - "Vorbereitete Unterlagen zu den wichtigsten zu besprechenden Themen" # --------------------------------------------------------------------------- # 8.4 DOKUMENTATION # --------------------------------------------------------------------------- dokumentation: methode: "Live-Protokoll während jeder Sitzung" pflichtinhalte: - "Alle relevanten Beschlüsse und Entwicklungen" - "Welche Folgemaßnahmen vereinbart wurden" - "Welche Mitglieder für Folgemaßnahmen verantwortlich sind" # --------------------------------------------------------------------------- # 8.5 EINREICHUNGSFRIST FÜR UNTERLAGEN # --------------------------------------------------------------------------- einreichungsfrist: frist: "Montag der jeweiligen Sitzungswoche, 12:00 Uhr" anforderung: "Verwendung der vorgegebenen einheitlichen Vorlage" # --------------------------------------------------------------------------- # 8.6 BESCHLUSSVORLAGEN # --------------------------------------------------------------------------- beschlussvorlagen: qualitaetssicherung: "Vor Behandlung im Gremium" finale_entscheidung: "Obliegt dem Vision Board" # ============================================================================= # 9. ÄNDERUNGSHISTORIE # ============================================================================= aenderungshistorie: - version: "0.3" datum: "2025-03-20" aenderung: "Initiale YAML-Fassung basierend auf Word-Dokument" autor: "DIGITOM-Projekt" quelle: "250320_Mission_Board-Geschäftsordnung_v0_3.docx"