# ============================================================================= # GOVERNANCE-FRAMEWORK: PROZESS-MANAGEMENT (PM) # ============================================================================= # Version: 1.0 # Datum: 2026-02-05 # Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation # ============================================================================= meta: typ: "governance-framework" funktion_id: "pm" funktion_name: "Prozess-Management" version: "1.0" gueltig_ab: "2026-02-05" geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Governance" status: inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"] status: "draft" quellen: - "#05 - Prozess-Management: Governance-Modell.docx" # ============================================================================= # 1. GOVERNANCE-PHILOSOPHIE UND GRUNDPRINZIPIEN # ============================================================================= governance_philosophie: kernaussage: | Das Prozess-Management-Governance-Framework folgt dem Prinzip der "Befähigungs-Governance" - es soll befähigen und unterstützen, nicht kontrollieren und bremsen. Gleichzeitig muss es sich nahtlos in die bestehende DIGITOM-Governance-Architektur integrieren. leitprinzipien: - prinzip: "Subsidiarität" beschreibung: | Entscheidungen werden auf der niedrigstmöglichen Ebene getroffen, die kompetent und legitimiert ist. Operative Prozess-Beratung braucht keine Gremien-Freigabe, strategische Framework-Änderungen schon. - prinzip: "Proportionalität" beschreibung: | Der Governance-Aufwand muss dem Risiko und der Tragweite einer Entscheidung angemessen sein. Eine Template-Anpassung braucht weniger Governance als eine komplette Framework-Transformation. - prinzip: "Integration" beschreibung: | PM-Governance ergänzt die bestehende DIGITOM-Governance, ersetzt sie nicht. Vision Board, Mission Board und DSR bleiben die primären Steuerungsgremien. - prinzip: "Transparenz" beschreibung: | Alle Governance-Entscheidungen und ihre Begründungen müssen nachvollziehbar dokumentiert und kommuniziert werden. # ============================================================================= # 2. INTERNE PM-GOVERNANCE # ============================================================================= interne_governance: # --------------------------------------------------------------------------- # 2.1 Framework-Änderungs-Governance # --------------------------------------------------------------------------- framework_aenderungen: beschreibung: | Die Governance für Framework-Änderungen folgt einem dreistufigen Modell, das die Komplexität und Tragweite der Änderungen berücksichtigt. kategorie_a: name: "Operative Anpassungen" definition: | Kleinere Verbesserungen, Klarstellungen oder Ergänzungen, die die Framework-Grundlogik nicht verändern. beispiele: - "Template-Updates" - "Methodenbeschreibungs-Präzisierungen" - "Tool-Konfigurationsanpassungen" - "FAQ-Ergänzungen" entscheidungsweg: - schritt: 1 aktion: "Prozess-Framework-Manager*in trifft Entscheidung eigenständig nach fachlicher Prüfung und Dokumentation" - schritt: 2 aktion: "Prozess-Management-Team gibt formale Freigabe" - schritt: 3 aktion: "Leiter*in Prozess-Management wird zeitnah informiert" - schritt: 4 aktion: "Betroffene Process Owner und Key-User werden über reguläre Kommunikationskanäle benachrichtigt" implementierung: - "Kann sofort umgesetzt werden" - "Änderungen werden im Framework-Changelog dokumentiert" kategorie_b: name: "Taktische Erweiterungen" definition: | Bedeutendere Änderungen, die neue Elemente einführen oder bestehende erweitern, aber die Framework-Architektur beibehalten. beispiele: - "Neue Prozess-Kategorien" - "Zusätzliche PM-Governance-Elemente" - "Erweiterte KPI-Systematiken" - "Neue Qualifizierungsmodule" entscheidungsweg: - schritt: 1 aktion: "Prozess-Framework-Manager*in entwickelt den Vorschlag" - schritt: 2 aktion: "Prozess-Management-Team gibt formale Freigabe" - schritt: 3 aktion: "Betroffene Process Owner werden konsultiert und können Einwände oder Verbesserungsvorschläge einbringen" - schritt: 4 aktion: "Mission Board wird über die Änderung informiert und kann Feedback geben" implementierung: - "Erfordert Vorlaufzeit für Stakeholder-Abstimmung und Kommunikation" - "Implementierung erfolgt zu definierten Stichtagen für Planbarkeit" kategorie_c: name: "Strategische Transformationen" definition: | Fundamentale Änderungen der Framework-Philosophie oder -Architektur, die das Operating Model betreffen. beispiele: - "Wechsel der Grundmethodik" - "Komplette Neudefinition der PM-Governance-Struktur" - "Integration neuer strategischer Anforderungen" entscheidungsweg: - schritt: 1 aktion: "Prozess-Framework-Manager*in erarbeitet Konzept mit Stakeholder-Analyse und Impact-Assessment" - schritt: 2 aktion: "Leiter*in Prozess-Management koordiniert umfassende Abstimmungsrunde mit allen betroffenen Bereichen" - schritt: 3 aktion: "Mission Board führt Vorbewertung durch und gibt Empfehlung ab" - schritt: 4 aktion: "Vision Board trifft finale Entscheidung nach Präsentation des Konzepts" implementierung: - "Erfordert längere Vorlaufzeit mit detailliertem Change Management-Plan" - "Implementierung erfolgt als formales Transformationsprojekt mit entsprechendem Projektmanagement" # --------------------------------------------------------------------------- # 2.2 Ressourcen- und Prioritäts-Governance # --------------------------------------------------------------------------- ressourcen_governance: kapazitaetsallokation: beschreibung: | Die Leiter*in Prozess-Management verteilt die verfügbaren PM-Kapazitäten nach folgender Prioritätslogik: prioritaeten: - prio: 1 typ: "Strategische Leistungen mit Vision Board-Freigabe" - prio: 2 typ: "Projekt Leistungen mit Mission Board-Freigabe" - prio: 3 typ: "Compliance-kritische Standard Leistungen" - prio: 4 typ: "Geplante Standard Leistungen aus Jahresplanung" - prio: 5 typ: "Ad-hoc Standard Leistungen nach Verfügbarkeit" interne_koordination: - format: "Wöchentliche PM-Team-Abstimmung" inhalt: "Operative Koordination, Ressourcenplanung, Problem-Eskalation" - format: "Monatliche Stakeholder-Runde" inhalt: "Review mit Process Ownern, Feedback-Sammlung, Planungsabstimmung" - format: "Regelmäßige Governance-Review" inhalt: "Framework-Performance, Governance-Optimierung, strategische Ausrichtung" # ============================================================================= # 3. LEISTUNGS-GOVERNANCE UND BEAUFTRAGUNG # ============================================================================= leistungs_governance: # --------------------------------------------------------------------------- # 3.1 Leistungskategorien # --------------------------------------------------------------------------- leistungskategorien: standard_leistungen: definition: | Wiederkehrende, standardisierte PM-Unterstützung für operative Bedarfe. beispiele: - "Prozess-Workshops in definierten Bereichen" - "Einzelberatungen" - "PM-Framework-Schulungen" - "Prozess-Assessments" - "Key-User-Support" beauftragungsberechtigung: "Alle DIGITOM-Mitarbeitenden über Ticketsystem oder direkte Anfrage" entscheidungsweg: - "Anfragen werden von zuständiger PM-Rolle (meist Prozess-Berater*in) bewertet" - "Bearbeitung nach Verfügbarkeit und Priorität" - "Bei Ressourcenkonflikten entscheidet Leiter*in Prozess-Management" projekt_leistungen: definition: | Umfangreichere, projektähnliche PM-Unterstützung, die signifikante Ressourcen bindet. beispiele: - "Komplette Prozess-Neugestaltung" - "PM-Tool-Einführung" - "Bereichsspezifische PM-Framework-Entwicklung" - "Umfassende Prozess-Transformationen" abgrenzung: quantitativ: - "Leistung über 10 Beratungstage" - "Laufzeit über 4 Wochen" qualitativ: - "Leistung mit mehreren Fachbereichen/Abteilungen" - "Framework-Implikationen" - "Strategische Relevanz" beauftragungsberechtigung: "Fachbereichs-/Abteilungsleitungen, Projektleitungen, Gremien" entscheidungsweg: - "Antrag wird von Leiter*in PM formuliert und in Mission Board eingebracht" - "Mission Board prüft strategische Passung, Ressourcen-Impact und Priorisierung" - "Bei Freigabe wird Leistung als Projekt konfiguriert mit entsprechendem Projektmanagement" strategische_leistungen: definition: | Strategische PM-Initiativen, die das Operating Model weiterentwickeln oder transformieren. beispiele: - "Entwicklung neuer Governance-Strukturen" - "Strategische Prozess-Digitalisierung" - "Organisationsweite Methodeneinführung" - "Integration in Transformationsprojekte" beauftragungsberechtigung: - "Vision Board (proaktiv)" - "Mission Board/Leiter*in PM (als Vorschlag)" entscheidungsweg: - "Konzeptentwicklung durch PM-Team mit strategischer Stakeholder-Analyse" - "Vision Board-Präsentation mit Ressourcen-Impact, Zeitplan und erwarteten Outcomes" - "Bei Freigabe erfolgt Mandatierung als strategisches Projekt" krisen_leistungen: definition: | Dringende Prozess-Unterstützung bei akuten Problemen oder Krisen. beispiele: - "Compliance-Verstöße mit Prozess-Bezug" - "Schwerwiegende Prozess-Störungen" - "Akute Konfliktmediation" beauftragungsberechtigung: - "Jede Abteilungsleitung bei akuten Problemen" - "Amtsleitung bei kritischen Situationen" entscheidungsweg: - "Sofortige Bewertung und Klassifizierung durch Leiter*in PM" - "Ressourcen-Umschichtung nach Krisenlogik (andere Leistungen werden pausiert)" - "Bildung eines Response-Teams aus relevanten PM-Rollen" - "Nachträgliche Information an Mission Board" - "Post-Crisis-Review zur Governance-Optimierung" # --------------------------------------------------------------------------- # 3.2 Projektzentrierte Prozessgestaltung # --------------------------------------------------------------------------- projektzentrierte_prozessgestaltung: beschreibung: "Spezial-PM-Governance für Projekte mit Prozess-Impact" obligatorische_compliance: hinweis: "Jedes Projekt, das Prozesse neu gestaltet oder verändert, muss folgende PM-Elemente berücksichtigen:" elemente: - name: "Key-User-Integration" beschreibung: "Key-User müssen konsultiert und in die Prozessgestaltung eingebunden werden" - name: "PM-Framework-konforme Dokumentation" beschreibung: "Neue Prozesse müssen nach PM-Standards dokumentiert werden" - name: "Process Owner-Koordination" beschreibung: "Bei Änderungen an bestehenden Prozessen muss der zuständige Process Owner konsultiert werden" - name: "Standardnotation" beschreibung: "Prozessmodellierung muss PM-Framework-konforme Notation verwenden" process_owner_abnahme: name: "Process Owner-Abnahme als Quality Gate" beschreibung: | Bei allen Projekten, die Prozesse verändern, die einem Process Owner zugeordnet sind, muss dieser formale Abnahme-Verantwortung übernehmen. pruefbereiche: - "Fachliche Korrektheit: End-to-End-Konsistenz des veränderten Prozesses" - "Schnittstellen-Impact: Auswirkungen auf vor- und nachgelagerte Prozesse" - "Implementierbarkeit: Praktische Umsetzbarkeit im operativen Betrieb" veto_recht: - "Process Owner hat finales Veto-Recht bei inhaltlichen Aspekten" - "Bei Veto: Verpflichtende Mediation durch PM-Leitung" - "Eskalation ans Mission Board nur bei unlösbaren Konflikten" - "Dokumentationspflicht für Veto-Gründe" pm_qualitaetspruefung: name: "PM-Qualitätsprüfung als methodisches Quality Gate" beschreibung: | Für alle Projekte mit Prozess-Impact führt die PM-Funktion eine formale Qualitätsprüfung durch (vor Projektabschluss, Voraussetzung für finale Abnahme). pruefbereiche: - "PM-Framework-Compliance-Check: Einhaltung aller PM-Standards" - "Cross-Process-Impact-Analysis: Bewertung möglicher Seiteneffekte auf andere Prozesse" - "Tool-Kompatibilität: Integration in bestehende PM-Tools" - "Dokumentations-Vollständigkeit: Vollständige und korrekte Dokumentation" # ============================================================================= # 4. EXTERNE GOVERNANCE-INTEGRATION # ============================================================================= externe_governance: # --------------------------------------------------------------------------- # 4.1 Vision Board-Integration # --------------------------------------------------------------------------- vision_board: pm_relevante_entscheidungen: - "PM-Strategische Ausrichtung: Grundsätzliche Rolle und Positionierung der PM-Funktion in DIGITOM" - "Framework-Transformationen: Freigabe strategischer Framework-Änderungen (Kategorie C)" - "Strategische Leistungen: Beauftragung und Priorisierung strategischer PM-Initiativen" - "PM-Ressourcen-Rahmen: Grundsätzliche Kapazitäts- und Budget-Entscheidungen für PM-Funktion" pm_input: beschreibung: "Die Leiter*in PM liefert strategischen Input für Vision Board-Entscheidungen:" inhalte: - "Prozesslandschafts-Assessment: Jährliche Bewertung der Prozess-Reife und strategischen Prozess-Herausforderungen" - "Framework-Entwicklungsvorschläge: Vorschläge für strategische Framework-Weiterentwicklungen" - "Organisationsreife-Einschätzung: Assessment der PM-Kompetenz und Change-Bereitschaft in DIGITOM" # --------------------------------------------------------------------------- # 4.2 Mission Board-Integration # --------------------------------------------------------------------------- mission_board: pm_relevante_entscheidungen: beschreibung: "Das Mission Board fungiert als taktische Steuerungsebene für PM-Leistungen:" entscheidungen: - "Freigabe von Projekt-Leistungen: Entscheidung über ressourcenintensive PM-Unterstützung" - "Prioritäts-Konflikte: Auflösung von Ressourcenkonflikten zwischen verschiedenen PM-Anfragen" - "Prozess-Governance-Eskalationen: Entscheidung bei schwerwiegenden Governance-Konflikten" - "Jährliche PM-Leistungsplanung: Freigabe des Jahresplans für geplante PM-Leistungen" pm_reporting: - "Regelmäßige Governance-Reports: Performance der PM-Funktion, Framework-Adoption, kritische Issues" - "Ad-hoc Eskalations-Briefings: Bei strategischen Problemen oder Ressourcenengpässen" - "Jährliche Leistungsplanung: Vorstellung des geplanten Leistungs-Portfolios für das Folgejahr" # ============================================================================= # 5. VERANTWORTUNGS- UND ESKALATIONSARCHITEKTUR # ============================================================================= verantwortungsarchitektur: # --------------------------------------------------------------------------- # 5.1 Primäre Verantwortlichkeiten # --------------------------------------------------------------------------- primaere_verantwortlichkeiten: leiter_pm: rolle: "Leiter*in Prozess-Management" verantwortlichkeiten: - "Strategische Verantwortung: Ausrichtung der PM-Funktion an DIGITOM-Zielen" - "Ressourcen-Verantwortung: Allokation von PM-Kapazitäten nach strategischen Prioritäten" - "Stakeholder-Verantwortung: Management der Beziehungen zu Gremien und Fachbereichen" - "Eskalations-Verantwortung: Entscheidung bei PM-internen Konflikten und strategischen Issues" delegation_nach_oben: - "Konflikte mit gesetzlichen vs. strategischen Prioritäten" - "Grundsätzliche Richtungsentscheidungen" - "Politisch sensible Themen" prozess_framework_manager: rolle: "Prozess-Framework-Manager*in" verantwortlichkeiten: - "Framework-Verantwortung: Qualität, Aktualität und Anwendbarkeit des PM-Frameworks" - "Standards-Verantwortung: Definition und Pflege einheitlicher PM-Standards" - "Innovation-Verantwortung: Integration neuer Tools, Methoden und Best Practices" prozesslandschafts_koordinator: rolle: "Prozesslandschafts-Koordinator*in" verantwortlichkeiten: - "Governance-Verantwortung: Überwachung der PM-Framework-Compliance und Governance-Qualität" - "Koordinations-Verantwortung: Abstimmung zwischen verschiedenen Process Ownern" - "Reporting-Verantwortung: Bereitstellung von PM-Governance-Transparenz für Gremien" prozess_berater: rolle: "Prozess-Berater*in" verantwortlichkeiten: - "Leistungsverantwortung: Qualität der direkten PM-Beratung und -Unterstützung" - "Kundenverantwortung: Zufriedenheit und Erfolg der betreuten Fachbereiche" key_user_netzwerk_manager: rolle: "Key-User-Netzwerk-Manager*in" verantwortlichkeiten: - "Community-Verantwortung: Aufbau und Betreuung des dezentralen PM-Netzwerks" - "Befähigungs-Verantwortung: Kompetenzentwicklung und Selbsthilfe-Befähigung" # --------------------------------------------------------------------------- # 5.2 Eskalationswege # --------------------------------------------------------------------------- eskalationswege: stufe_1: name: "Operative Eskalation (binnen PM-Funktion)" trigger: - "Ressourcenkonflikte" - "Komplexe Beratungsfälle" - "Methodenunklarheiten" eskalationsweg: "Beratende PM-Rolle → Leiter*in PM" zeitrahmen: "24-48 Stunden für Entscheidung" outcomes: - "Ressourcen-Umpriorisierung" - "Methodische Klärung" - "Interne Lösungsfindung" stufe_2: name: "Taktische Eskalation (Mission Board)" trigger: - "Strategische Ressourcenkonflikte" - "Framework-Widerstand" - "Prozessübergreifende Konflikte" eskalationsweg: "Leiter*in PM → Mission Board (über reguläre Sitzungen oder ad-hoc)" zeitrahmen: "1-2 Wochen für Mission Board-Behandlung" outcomes: - "Prioritäts-Neuordnung" - "Konfliktlösung" - "Zusätzliche Ressourcen-Freigabe" verpflichtende_eskalation: - "Ressourcenkonflikte zwischen Projekten mit harten Deadlines" - "Governance-Lücken, die nicht binnen 4 Wochen gelöst werden können" - "Verweigerung der Zusammenarbeit durch Abteilungen" - "Grundsätzliche Framework-Widerstände aus mehreren Bereichen" stufe_3: name: "Strategische Eskalation (Vision Board)" trigger: - "Grundsätzliche Framework-Konflikte" - "Strategische PM-Richtungsfragen" - "Organisationsweite PM-Krisen" eskalationsweg: "Mission Board → Vision Board oder direkt durch Leiter*in PM bei Krisensituationen" zeitrahmen: "2-4 Wochen für strategische Entscheidung" outcomes: - "Strategische Neuausrichtung" - "Framework-Grundsatzentscheidungen" - "Organisationsänderungen" # --------------------------------------------------------------------------- # 5.3 Governance-Lücken-Management # --------------------------------------------------------------------------- governance_luecken_management: beschreibung: "Wenn die PLK eine Governance-Lücke im DIGIT/DIGITOM identifiziert:" kurzfristig_loesbar: - "PLK informiert Prozessberater*in" - "Prozessberater*in spricht mit verantwortlicher Person im Fachbereich" - "Bei erfolgreicher Lösung: Dokumentation durch PLK, Monitoring der Umsetzung" langfristig_strukturell: - "PLK dokumentiert die Governance-Lücke" - "Strukturierte Eskalation über LPM ans Mission Board" - "Mission Board priorisiert und entscheidet über Maßnahmen" - "PLK verfolgt initiierte Maßnahmen bis zur Schließung der Lücke nach" keine_kooperation: - "Direkte Eskalation ans Mission Board mit Hinweis auf Verweigerung" - "Mission Board entscheidet über verbindliche Maßnahmen" # --------------------------------------------------------------------------- # 5.4 Konfliktlösungs-Mechanismen # --------------------------------------------------------------------------- konfliktloesung: framework_widerstand: - stufe: 1 aktion: "Prozess-Berater*in führt Stakeholder-Dialog zur Bedarfsklärung" - stufe: 2 aktion: "Prozesslandschafts-Koordinator*in moderiert Interessenausgleich" - stufe: 3 aktion: "Leiter*in PM eskaliert an zuständiges Gremium für autoritative Entscheidung" ressourcen_konkurrenz: - "Dokumentation aller konkurrierenden Anfragen mit Business Case und Dringlichkeit" - "Stakeholder-Konsultation zur Interessenabwägung" - "Entscheidung durch Leiter*in PM nach definierten Prioritätskriterien" - "Transparente Kommunikation der Entscheidung und alternative Lösungsoptionen" compliance_konflikte: - "Sofortige Einbindung relevanter Compliance-Funktionen (ISB, Datenschutz, QM)" - "Gemeinsame Lösungsentwicklung zwischen PM und Compliance-Bereichen" - "Eskalation an Mission Board bei unauflösbaren Zielkonflikten" # ============================================================================= # 6. JAHRESPLANUNG UND STRATEGISCHE LEISTUNGS-GOVERNANCE # ============================================================================= jahresplanung: planungsprozess: - zeitpunkt: "Q4 des Vorjahres" aktivitaet: "Bedarfserhebung bei allen Stakeholdern und strategische Priorisierung" - zeitpunkt: "Dezember" aktivitaet: "Entwurf des PM-Leistungsplans mit Ressourcenallokation und Zeitplanung" - zeitpunkt: "Januar" aktivitaet: "Mission Board-Freigabe des Plans nach eventuellen Anpassungen" - zeitpunkt: "Februar" aktivitaet: "Kommunikation und Abstimmung der geplanten Leistungen mit Stakeholdern" leistungs_portfolio_struktur: hinweis: "Beispielhafte Verteilung" verteilung: - kategorie: "Strategische Leistungen" anteil: "40%" beschreibung: "Vom Vision Board beauftragte strategische Initiativen" - kategorie: "Projekt Leistungen" anteil: "30%" beschreibung: "Geplante projektbezogene PM-Unterstützung nach Mission Board-Priorisierung" - kategorie: "Geplante Standard-Leistungen" anteil: "20%" beschreibung: "Regelmäßige Leistungen wie Schulungen, Community-Events, Framework-Updates" - kategorie: "Krisen-Reserve" anteil: "10%" beschreibung: "Reserve für ungeplante Krisen-Leistungen" # ============================================================================= # ÄNDERUNGSHISTORIE # ============================================================================= aenderungshistorie: - version: "1.0" datum: "2026-02-05" aenderung: | Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument. Quelle: #05 - Prozess-Management: Governance-Modell.docx Inhalte: - Governance-Philosophie und Leitprinzipien - Interne PM-Governance (Framework-Änderungen Kat. A/B/C) - Leistungs-Governance (4 Leistungskategorien) - Projektzentrierte Prozessgestaltung (Quality Gates) - Externe Governance-Integration (VB, MB) - Eskalationsarchitektur (3 Stufen) - Konfliktlösungs-Mechanismen - Jahresplanung autor: "DIGITOM-Projekt"