# ============================================================================= # PILOTKONZEPT: WORKING STREAM "PROZESSMANAGEMENT" # ============================================================================= # Version: 1.0 # Datum: 2026-02-05 # Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation # ============================================================================= meta: typ: "pilotkonzept" funktion_id: "pm" funktion_name: "Prozess-Management" version: "1.0" gueltig_ab: "2026-02-05" geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management" status: inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"] status: "draft" quellen: - "#07 - Pilot-Konzept.docx" # ============================================================================= # 1. KONTEXT & KONZEPTBESCHREIBUNG # ============================================================================= kontext: pilotgegenstand: | Einführung und Erprobung der neuen Prozess-Management-Funktionsbereich nach DIGITOM-Modell voraussetzungen: titel: "Was benötigen wir zur Zielerreichung?" anforderungen: - id: "VA-1" beschreibung: "Prozess-Management-Tool & Methodik (Auswahl und Setup)" - id: "VA-2" beschreibung: "Key-User aus verschiedenen Fachbereichen, je nach Prozessauswahl" - id: "VA-3" beschreibung: "Zugang zu bestehender Prozessdokumentation" - id: "VA-4" beschreibung: "Workshops-Räume und Moderationsausstattung" - id: "VA-5" beschreibung: | Zugriff auf Prozess-Funktions-Mitglieder (Kapazität muss vorhanden sein, Coaching für Framework-Schulungen durchführen zu können) - id: "VA-6" beschreibung: | Schulung und Coaching für PM-Team (Coaching für ein Train-the-Trainer-Konzept) und Key-User (Qualifizierungsmaßnahmen intern/extern). Bei Bedarf Einbindung externer Trainer. - id: "VA-7" beschreibung: | Auswahl mindestens eines passenden Prozesses zum Prüfen der Wirksamkeit und Arbeitsweise des PM-Teams im Rahmen der Funktion hypothesen: titel: "Was wollen wir mit dem Pilot beweisen/widerlegen?" items: - id: "HYP-1" hypothese: | Der definierte PM-Funktionsbereich ist in der Praxis funktionsfähig und wird von den Fachbereichen akzeptiert - id: "HYP-2" hypothese: | Key-User können nach entsprechender Befähigung eigenständig Prozesse dokumentieren und optimieren - id: "HYP-3" hypothese: | Die Prozessberater sind fähig, die Key-User bei ihrer Aufgabe zu befähigen und zu unterstützen - id: "HYP-4" hypothese: | Die Aufnahme eines Prozesses bis in das Prozesstool Picture schafft einen Mehrwert bei der täglichen Arbeit - id: "HYP-5" hypothese: "Das Governance-Modell funktioniert effektiv" risiken: titel: "Welche potenziellen Risiken sehen wir im Zuge des Piloten?" items: - id: "RISK-1" risiko: | Keine verfügbaren Ressourcen in der Pilotphase, die konkret (verfügbare Zeit) mit der Abteilungsleitung abgestimmt wurden - id: "RISK-2" risiko: | Fachbereich kooperiert nicht mit dem Key-User oder Prozessberater (Zeit-Konflikt oder Akzeptanz) - id: "RISK-3" risiko: | Keine externe Unterstützung in der anvisierten Zeit (Dienstleister, HPA...) - id: "RISK-4" risiko: "Zu starke Anpassungen am Pilotkonzept im Pilotzeitraum" # ============================================================================= # 2. ROLLENVERGABE # ============================================================================= rollenvergabe: pilot_sponsor: rolle: "Pilot-Sponsor" person: "Lisa Schroth" coaches: rolle: "Coaches" personen: - "Patrick Breitenbach" - "Human Nagafi" pilot_lead_operativ: rolle: "Pilot-Lead operativ" person: "Martin Mayer" pilot_lead_konsultativ: rolle: "Pilot-Lead konsultativ" person: "Patrick Breitenbach" pilot_team: titel: "Pilot-Team" mitglieder: - rolle: "PFM (Prozess-Framework-Manager)" person: "Martin Mayer" - rolle: "PB (Prozess-Berater)" personen: - "Gordian Gossen" - "Jannik Eisenmann" - "David Trenkle" - rolle: "PLK (Prozesslandschafts-Koordinator)" personen: - "David Trenkle" - "Gordian Gossen" hinweis: "Key-User und Process Owner werden im Pilotplan bestimmt" # ============================================================================= # 3. ARBEITSPAKETE # ============================================================================= arbeitspakete: - id: "AP-1" name: "Kick-off" aktivitaeten: - "Kick-off mit dem Funktions-Team" output: "Pilotvorstellungs-Präsentation" - id: "AP-2" name: "Planungsphase" aktivitaeten: - "Projektmanagement: Projektplan, Risikobewertung, Stakeholder, Ressourceplanung etc." - "Kommunikationsmaßnahmen" - "Schulungsbedarf und Durchführung der Schulungen (Prozess-Berater und Key-User)" - "Tool-Setup" - "Prozessmanagement-Leistungsangebot" - "Methodenübersicht (z.B. Prozess- und Methodenhandbuch)" - "GPM-Kreislauf für die Prozess-Management-Funktion" - "Onboarding Key-User" - "Aufbau Prozessartefakte: Prozessteckbriefe, Prozesslandkarte, Prozessregister" output: "Pilotplan" - id: "AP-3" name: "Onboarding und Informationsphase" aktivitaeten: - "Pilotprozesse auswählen" - "Prozess-Berater onboarden" - "Key-User auswählen und onboarden" output: "Bei Bedarf aktualisierter Pilotplan" - id: "AP-4" name: "Umsetzungsphase" aktivitaeten: - "Pilotprozess aufnehmen in definierten Bereichen" - "Pilotdurchführung monitoren (Quantitativ und Qualitativ)" - "Pilotdurchführung reviewen (Was läuft gut? / Was lernen wir unterwegs? / Wo haben wir Probleme?)" output: "Prozess-Artefakte, Bei Bedarf aktualisierter Pilotplan" - id: "AP-5" name: "Retrospektive" aktivitaeten: - "Retrospektive vorbereiten und durchführen" - "Empfehlung weitere Vorgehen durch 1789 ausarbeiten" output: "Ergebnisbericht Pilotdurchführung, Empfehlungsbericht" # ============================================================================= # 4. KOMMUNIKATIONSWEGE # ============================================================================= kommunikation: intern: titel: "Interne Kommunikation" kanaele: - kanal: "Mission Board" zweck: "Vorstellung Pilotkonzept und Retroergebnisse" - kanal: "SyncUp PzM" rhythmus: "1x Woche" format: "Teil für Pilot-Team, Teil für restliches Funktions-Team" - kanal: "Key-User Runde" - kanal: "Abteilungsleitungen" - kanal: "DIGIT Allgemein" - kanal: "Process Owner" - kanal: "Weekly Check-In Pilotstatus und Review" rhythmus: "Wöchentlich" dauer: "Maximal 30 Minuten" verantwortlich: "1789 inkl. PzM-Team" - kanal: "Ad-Hoc Coaching" format: "Auf Anfrage durch 1789" - kanal: "Moderierte Retrospektive" anzahl: "1x" verantwortlich: "1789" hinweis: "Weitere Maßnahmen gemäß Ergebnisse Kommunikationsplanung (Maßnahme)" extern: titel: "Externe Schnittstellen" partner: - "Zentrales GPM der Stadt Freiburg" # ============================================================================= # 5. TIMELINE / RHYTHMUS # ============================================================================= timeline: hinweis: | Folgende Phasenzeitplanung wird angenommen. Anpassungen können während der Pilotphase erfolgen. verlaengerung: | Bei Bedarf Verlängerung bis Anfang 2026. Die Retrospektive sowie die Empfehlungsdokumente von 1789 sind dann davon nicht betroffen. phasen: - phase: "Kick-off" termin: "ca. 27.08.2025" typ: "Meilenstein" - phase: "Pilotphase allgemein" start: "15.08.2025" ende: "31.12.2025" typ: "Rahmen" - phase: "Planungsphase" start: "15.08.2025" ende: "30.09.2025" arbeitspaket: "AP-2" - phase: "Onboarding und Informationsphase" start: "01.10.2025" ende: "15.11.2025" arbeitspaket: "AP-3" - phase: "Umsetzungsphase" start: "15.10.2025" ende: "15.12.2025" arbeitspaket: "AP-4" - phase: "Retrospektive" termin: "ca. 16.12.2025" typ: "Meilenstein" arbeitspaket: "AP-5" # ============================================================================= # VERKNÜPFUNGEN # ============================================================================= verknuepfungen: referenzierte_dokumente: - dokument: "Funktionsbeschreibung" pfad: "#05_prozessmanagement/#05.1_funktion/pm_funktionsbeschreibung.yaml" relevanz: "Definiert die zu pilotierende Funktion" - dokument: "Rollenmodell" pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml" relevanz: "Beschreibt die Rollen PFM, PB, PLK, KNM, KU, PO" - dokument: "Governance-Framework" pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml" relevanz: "Hypothese HYP-5 testet dessen Wirksamkeit" - dokument: "Leistungs-Canvas" pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml" relevanz: "Definiert das Leistungsangebot" externe_partner: - partner: "1789" rolle: "Coaching und Moderation" leistungen: - "Weekly Check-In" - "Ad-Hoc Coaching" - "Moderierte Retrospektive" - "Empfehlungsbericht" - partner: "Zentrales GPM Stadt Freiburg (HPA)" rolle: "Externe Schnittstelle" # ============================================================================= # ÄNDERUNGSHISTORIE # ============================================================================= aenderungshistorie: - version: "1.0" datum: "2026-02-05" aenderung: | Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument. Quelle: #07 - Pilot-Konzept.docx Inhalte: - Kontext & Konzeptbeschreibung (7 Voraussetzungen, 5 Hypothesen, 4 Risiken) - Rollenvergabe (Sponsor, Coaches, Leads, Team) - 5 Arbeitspakete (Kick-off bis Retrospektive) - Kommunikationswege (intern und extern) - Timeline (15.08.2025 - 31.12.2025) autor: "DIGITOM-Projekt"