digitom_cc/#03_stakeholder-management/#03.6_informationsmodell/shm_schema_amtssteckbrief.yaml

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YAML
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# =============================================================================
# SHM SCHEMA: AMTS-STECKBRIEF
# =============================================================================
# Modul: Stakeholder-Management (SHM)
# Typ: Schema (Datenmodell)
# Version: 1.6
# Datum: 2026-01-26
# Status: Final
# =============================================================================
meta:
schema_id: "SHM-S-01"
name: "Amts-Steckbrief"
typ: "Schema"
zweck: |
Definiert die Attributstruktur für die Erfassung von Stakeholder-Ämtern
im SHM-Portfolio. Das Schema dient als Grundlage für:
- Datenerfassung im SIMS (Stakeholder Information Management System)
- Validierung der Datenvollständigkeit
- Konsistenzprüfung bei Portfolio-Reviews
konzept_referenz:
dokument: "shm_stakeholder-portfolio.yaml"
abschnitt: "ebene_1_amtssteckbrief"
design_prinzip: |
Jedes Attribut muss mindestens eine der drei Kernentscheidungen
(E1 Betreuungsallokation, E2 Bedarfsrouting, E3 Governance-Zuordnung)
unterstützen. Attribute ohne klaren Entscheidungsbezug werden nicht
erfasst.
# =============================================================================
# SCHEMA-DEFINITION
# =============================================================================
schema:
# ---------------------------------------------------------------------------
# STAMMDATEN
# ---------------------------------------------------------------------------
stammdaten:
beschreibung: "Identifikation und organisatorische Einordnung"
entscheidungsbezug: "E1, E2, E3"
attribute:
- attribut: "amtskuerzel"
name: "Amtskürzel"
beschreibung: "Offizielles Kürzel gemäß städtischem Amtskürzelverzeichnis"
datentyp: "string"
pflicht: true
beispiel: "AfB"
hinweis: "Keine eigene ID vergeben bestehendes Amtskürzelverzeichnis der Stadt verwenden"
- attribut: "amt_name"
name: "Amt / Organisationseinheit"
beschreibung: "Offizieller Name gemäß Dezernatsverteilungsplan"
datentyp: "string"
pflicht: true
beispiel: "Amt für Bürgerservice und Informationsverarbeitung"
- attribut: "amt_kurzname"
name: "Kurzname"
beschreibung: "Gebräuchliche Kurzbezeichnung"
datentyp: "string"
pflicht: false
beispiel: "Bürgerservice"
- attribut: "dezernat"
name: "Dezernat"
beschreibung: "Zugehöriges Dezernat"
datentyp: "string"
pflicht: true
beispiel: "Dezernat III Kultur, Integration, Soziales"
- attribut: "organisationstyp"
name: "Organisationstyp"
beschreibung: "Art der Organisationseinheit"
datentyp: "enum"
pflicht: true
werte:
- "Amt"
- "Eigenbetrieb"
- "Referat"
- "Stabsstelle"
- "Projektgruppe"
- attribut: "amtsleitung"
name: "Amtsleitung"
beschreibung: "Person der Amtsleitung"
datentyp: "object"
pflicht: true
schema:
name:
datentyp: "string"
pflicht: true
titel:
datentyp: "string"
pflicht: false
email:
datentyp: "string"
pflicht: false
- attribut: "sla_befugnis"
name: "SLA-Befugnis"
beschreibung: |
Person mit SLA-Entscheidungsbefugnis. Primär Amtsleitung,
alternativ delegierte Person mit dokumentierter Befugnis.
datentyp: "object"
pflicht: true
governance_referenz: "GOV-SHM-013"
schema:
person:
datentyp: "string"
pflicht: true
beschreibung: "Name der befugten Person"
delegation:
datentyp: "boolean"
pflicht: true
beschreibung: "true = delegiert, false = Amtsleitung selbst"
delegiert_von:
datentyp: "string"
pflicht: false
beschreibung: "Bei Delegation: Wer hat delegiert?"
dokumentation:
datentyp: "string"
pflicht: false
beschreibung: "Verweis auf Delegationsnachweis"
- attribut: "betreuungsstatus"
name: "Betreuungsstatus"
beschreibung: |
Dokumentiert, ob eine Zusammenarbeit mit dem Amt möglich ist.
Unabhängig von der Priorisierung (Wichtigkeit). Beeinflusst den
effektiven Betreuungsmodus.
Der Betreuungsstatus beantwortet: "Können wir mit dem Amt
zusammenarbeiten?" nicht "Wie wichtig ist das Amt?"
datentyp: "object"
pflicht: true
governance_referenz: "GOV-SHM-028"
schema:
status:
datentyp: "enum"
pflicht: true
beschreibung: "Aktueller Status der Zusammenarbeitsmöglichkeit"
werte:
- id: "AKTIV"
name: "Aktiv"
beschreibung: |
Zusammenarbeit möglich. Normale Priorisierung greift,
Betreuungsmodus wird direkt aus Prio-Stufe abgeleitet.
- id: "EINGESCHRAENKT"
name: "Eingeschränkt"
beschreibung: |
Zusammenarbeit nur punktuell möglich. Priorisierung greift,
aber Betreuungsmodus wird auf individuell festgelegtes
Maximum gedeckelt.
- id: "RUHEND"
name: "Ruhend"
beschreibung: |
Aktuell keine Zusammenarbeit möglich. Amt bleibt im
Portfolio dokumentiert, aber außerhalb aktiver Betreuung.
Priorisierung wird trotzdem erfasst (für Reaktivierung).
begruendung:
datentyp: "string"
pflicht: true
pflicht_bedingung: "status != 'AKTIV'"
beschreibung: |
Dokumentierte Begründung, warum die Zusammenarbeit
eingeschränkt oder ruhend ist. Beispiele:
- "Getrennte IT-Systeme, keine DIGIT-Betreuung"
- "Schwierige Beziehung, Zugang erschwert"
- "Eigenbetrieb mit eigener IT-Abteilung"
min_laenge: 30
max_betreuungsmodus:
datentyp: "enum"
pflicht: true
pflicht_bedingung: "status == 'EINGESCHRAENKT'"
beschreibung: |
Maximaler Betreuungsmodus trotz höherer Prio-Stufe.
Der effektive Betreuungsmodus ist das Minimum aus
dem aus der Prio-Stufe abgeleiteten Modus und diesem Wert.
werte:
- "PROAKTIV_DEDIZIERT"
- "REGELMAESSIG"
- "EINGEBUNDEN"
- "REAKTIV"
entschieden_von:
datentyp: "string"
pflicht: true
pflicht_bedingung: "status != 'AKTIV'"
beschreibung: "Person, die den Status festgelegt hat (i.d.R. Leitung SHM)"
entschieden_am:
datentyp: "date"
pflicht: true
pflicht_bedingung: "status != 'AKTIV'"
beschreibung: "Datum der Statusfestlegung"
naechste_pruefung:
datentyp: "date"
pflicht: false
beschreibung: |
Geplantes Datum zur Überprüfung des Status.
Empfohlen bei EINGESCHRAENKT und RUHEND.
# ---------------------------------------------------------------------------
# SEGMENTIERUNG
# ---------------------------------------------------------------------------
segmentierung:
beschreibung: "Einordnung in die zweidimensionale Segmentierungsmatrix"
entscheidungsbezug: "E2 Bedarfsrouting, E3 Governance-Zuordnung"
konzept_referenz: "shm_stakeholder-portfolio.yaml → ebene_2_segmentierung"
attribute:
- attribut: "funktion"
name: "Funktion (Primärfunktion)"
beschreibung: |
Organisatorische Rolle des Amtes (Dimension 1). Bestimmt Bedarfsrouting
und Governance-Zuordnung. Bei Ämtern mit hybriden Charakteristika wird
die primäre Funktion gemäß Entscheidungsbaum in
shm_stakeholder-portfolio.yaml zugeordnet.
datentyp: "enum"
pflicht: true
governance_referenz: "GOV-SHM-003, GOV-SHM-027"
konzept_referenz: "shm_stakeholder-portfolio.yaml → dimension_1_funktion.zuordnungslogik"
werte:
- id: "SONDER"
name: "Sonderform"
beschreibung: "Eigenbetriebe, Stabsstellen, Projektgruppen"
- id: "QUER"
name: "Querschnittsamt"
beschreibung: "Interne Dienstleistungen für andere Ämter"
- id: "BUERGER"
name: "Bürgerservice"
beschreibung: "Direkter Bürgerkontakt als Kernaufgabe"
- id: "FACH"
name: "Fachamt"
beschreibung: "Spezialisierte Fachaufgaben"
- attribut: "sekundaerfunktion"
name: "Sekundärfunktion"
beschreibung: |
Optionale zweite Funktionscharakteristik des Amtes. Dokumentiert Kontext
für differenzierte Betrachtung bei Bedarfsrouting und Governance.
Wird nur vergeben, wenn das Amt deutlich erkennbare Charakteristika
einer zweiten Funktionskategorie aufweist.
Steuerungsprinzip: Primärfunktion steuert, Sekundärfunktion informiert.
datentyp: "object"
pflicht: false
governance_referenz: "GOV-SHM-027"
konzept_referenz: "shm_stakeholder-portfolio.yaml → dimension_1_funktion.zuordnungslogik.sekundaerfunktion"
schema:
wert:
datentyp: "enum"
pflicht: true
beschreibung: "Sekundäre Funktionskategorie"
werte:
- id: "KEINE"
name: "Keine Sekundärfunktion"
beschreibung: "Amt ist klar einer einzigen Kategorie zuzuordnen"
- id: "SONDER"
name: "Sonderform"
beschreibung: "Eigenbetriebe, Stabsstellen, Projektgruppen"
- id: "QUER"
name: "Querschnittsamt"
beschreibung: "Interne Dienstleistungen für andere Ämter"
- id: "BUERGER"
name: "Bürgerservice"
beschreibung: "Direkter Bürgerkontakt als Kernaufgabe"
- id: "FACH"
name: "Fachamt"
beschreibung: "Spezialisierte Fachaufgaben"
begruendung:
datentyp: "string"
pflicht: true
pflicht_bedingung: "wert != 'KEINE'"
beschreibung: |
Dokumentierte Begründung der Sekundärfunktionszuordnung:
- Warum weist das Amt Charakteristika der Sekundärkategorie auf?
- Welche praktische Relevanz hat die Sekundärfunktion?
min_laenge: 30
validierung:
- regel: "Sekundärfunktion darf nicht gleich Primärfunktion sein"
pruefung: "sekundaerfunktion.wert != funktion"
- attribut: "it_anforderungsprofil"
name: "IT-Anforderungsprofil"
beschreibung: "Bedarfskomplexität des Amtes (Dimension 2)"
datentyp: "enum"
pflicht: true
governance_referenz: "GOV-SHM-004"
werte:
- id: "BASIS"
name: "Basis"
beschreibung: "Standardbedarf, Grundausstattung reicht"
spm_korrespondenz: "Kategorie A"
- id: "ERWEITERT"
name: "Erweitert"
beschreibung: "Fachspezifische Bedarfe über Standard hinaus"
spm_korrespondenz: "Kategorie B"
- id: "SPEZIAL"
name: "Spezial"
beschreibung: "Individuelle Bedarfe nur für dieses Amt"
spm_korrespondenz: "Kategorie C"
- attribut: "technische_besonderheiten"
name: "Technische Besonderheiten"
beschreibung: |
Tags/Labels für spezielle Hardware oder technische Ausstattung,
die im Amt vorhanden ist und bei der IT-Betreuung berücksichtigt
werden muss. Wird über Confluence-Labels abgebildet.
datentyp: "list[string]"
pflicht: false
umsetzung: "Confluence-Labels (Tagging-Funktion)"
beispiele:
- "Plotter"
- "Großformatdrucker"
- "Spezial-Scanner"
- "Barcode-Lesegeräte"
- "Industriedrucker"
- "Außendienst-Tablets"
- "Kiosk-Systeme"
- "Kassenterminals"
- "Zutrittskontrolle"
- "Videoüberwachung"
hinweis: |
Die Labels werden zentral gepflegt und ermöglichen eine
schnelle Filterung nach Ämtern mit bestimmter Ausstattung.
Relevant für Support-Routing und Kapazitätsplanung.
# ---------------------------------------------------------------------------
# PRIORISIERUNG
# ---------------------------------------------------------------------------
priorisierung:
beschreibung: "Bewertung zur Ableitung des Betreuungsmodus"
entscheidungsbezug: "E1 Betreuungsallokation"
konzept_referenz: "shm_stakeholder-portfolio.yaml → ebene_3_priorisierung"
attribute:
# --- Dimension: Einfluss ---
- attribut: "einfluss"
name: "Einfluss"
beschreibung: "Kann das Amt DIGIT-relevante Entscheidungen beeinflussen?"
datentyp: "object"
pflicht: true
governance_referenz: "GOV-SHM-007"
schema:
wert:
datentyp: "boolean"
pflicht: true
begruendung:
datentyp: "string"
pflicht: true
beschreibung: "Dokumentierte Begründung der Bewertung"
min_laenge: 20
# --- Dimension: Abhängigkeit ---
- attribut: "abhaengigkeit"
name: "Abhängigkeit"
beschreibung: "Steht das Amt ohne IT still?"
datentyp: "object"
pflicht: true
governance_referenz: "GOV-SHM-007"
schema:
wert:
datentyp: "boolean"
pflicht: true
begruendung:
datentyp: "string"
pflicht: true
beschreibung: "Dokumentierte Begründung der Bewertung"
min_laenge: 20
# --- Dimension: Relevanz ---
- attribut: "relevanz"
name: "Relevanz"
beschreibung: "Ist das Amt gerade besonders wichtig für die Gesamtverwaltung?"
datentyp: "object"
pflicht: true
governance_referenz: "GOV-SHM-007"
schema:
wert:
datentyp: "boolean"
pflicht: true
begruendung:
datentyp: "string"
pflicht: true
beschreibung: "Dokumentierte Begründung der Bewertung"
min_laenge: 20
gueltig_bis:
datentyp: "date"
pflicht: false
beschreibung: "Optional: Datum zur Überprüfung (da Relevanz dynamisch)"
# --- Abgeleitete Felder ---
- attribut: "prio_stufe"
name: "Prio-Stufe"
beschreibung: "Abgeleitete Priorisierungsstufe aus Dimensionen"
datentyp: "enum"
pflicht: true
ableitung: "Automatisch aus Kombinationslogik (GOV-SHM-009)"
governance_referenz: "GOV-SHM-009"
werte:
- id: "KEY"
name: "Key"
kombination: "Alle drei ODER Einfluss + eine weitere"
- id: "AKTIV"
name: "Aktiv"
kombination: "Zwei (ohne Einfluss) ODER nur Einfluss"
- id: "STANDARD"
name: "Standard"
kombination: "Eine (Abhängigkeit oder Relevanz)"
- id: "BASIS"
name: "Basis"
kombination: "Keine Dimension erfüllt"
- attribut: "betreuungsmodus"
name: "Betreuungsmodus (aus Prio-Stufe)"
beschreibung: |
Abgeleitete Art der Betreuung basierend auf der Prio-Stufe.
Dies ist der "theoretische" Betreuungsmodus ohne Berücksichtigung
des Betreuungsstatus. Für den tatsächlich anzuwendenden Modus
siehe 'effektiver_betreuungsmodus'.
datentyp: "enum"
pflicht: true
ableitung: "Automatisch aus Prio-Stufe (GOV-SHM-010)"
governance_referenz: "GOV-SHM-010"
werte:
- id: "PROAKTIV_DEDIZIERT"
name: "Proaktiv/Dediziert"
prio_stufe: "Key"
beschreibung: "Turnusgespräche, dedizierter SM, aktive Bedarfserhebung"
- id: "REGELMAESSIG"
name: "Regelmäßig"
prio_stufe: "Aktiv"
beschreibung: "Advisory Board, anlassbezogene Gespräche"
- id: "EINGEBUNDEN"
name: "Eingebunden"
prio_stufe: "Standard"
beschreibung: "Advisory Board, reaktiv bei Anfragen"
- id: "REAKTIV"
name: "Reaktiv"
prio_stufe: "Basis"
beschreibung: "Nur bei eingehenden Anfragen"
- attribut: "effektiver_betreuungsmodus"
name: "Effektiver Betreuungsmodus"
beschreibung: |
Tatsächlich anzuwendender Betreuungsmodus unter Berücksichtigung
des Betreuungsstatus. Dies ist der operative Steuerungswert.
datentyp: "enum"
pflicht: true
ableitung: "Automatisch aus Betreuungsmodus + Betreuungsstatus (GOV-SHM-028)"
governance_referenz: "GOV-SHM-028"
ableitungslogik: |
WENN betreuungsstatus.status == "RUHEND":
effektiver_betreuungsmodus = "KEINE_AKTIVE_BETREUUNG"
WENN betreuungsstatus.status == "EINGESCHRAENKT":
effektiver_betreuungsmodus = MIN(betreuungsmodus,
betreuungsstatus.max_betreuungsmodus)
WENN betreuungsstatus.status == "AKTIV":
effektiver_betreuungsmodus = betreuungsmodus
Hinweis: MIN() bezieht sich auf die Intensität der Betreuung.
Rangfolge (höchste Intensität zuerst):
PROAKTIV_DEDIZIERT > REGELMAESSIG > EINGEBUNDEN > REAKTIV
werte:
- id: "PROAKTIV_DEDIZIERT"
name: "Proaktiv/Dediziert"
beschreibung: "Turnusgespräche, dedizierter SM, aktive Bedarfserhebung"
- id: "REGELMAESSIG"
name: "Regelmäßig"
beschreibung: "Advisory Board, anlassbezogene Gespräche"
- id: "EINGEBUNDEN"
name: "Eingebunden"
beschreibung: "Advisory Board, reaktiv bei Anfragen"
- id: "REAKTIV"
name: "Reaktiv"
beschreibung: "Nur bei eingehenden Anfragen"
- id: "KEINE_AKTIVE_BETREUUNG"
name: "Keine aktive Betreuung"
beschreibung: |
Amt ist im Portfolio dokumentiert, wird aber nicht aktiv
betreut. Nur bei Betreuungsstatus RUHEND. Priorisierung
bleibt erfasst für den Fall einer Reaktivierung.
# ---------------------------------------------------------------------------
# GOVERNANCE
# ---------------------------------------------------------------------------
governance:
beschreibung: "Gremien-Zuordnung und Vertretungslogik"
entscheidungsbezug: "E3 Governance-Zuordnung"
attribute:
- attribut: "gremien_mitgliedschaften"
name: "Gremien-Mitgliedschaften"
beschreibung: "In welchen Kundenvertretungen / Gremien ist das Amt vertreten"
datentyp: "list[object]"
pflicht: false
schema:
gremium:
datentyp: "string"
pflicht: true
beispiele:
- "Kundenvertretung Basisservices"
- "Kundenvertretung DMS"
- "Stakeholder Advisory Board"
rolle:
datentyp: "enum"
pflicht: true
werte:
- "Mitglied"
- "Vorsitz"
- "Stellvertretung"
vertreter:
datentyp: "string"
pflicht: false
beschreibung: "Person, die das Amt im Gremium vertritt"
seit:
datentyp: "date"
pflicht: false
# ---------------------------------------------------------------------------
# BETREUUNG
# ---------------------------------------------------------------------------
betreuung:
beschreibung: "Operative Beziehungspflege und laufende Themen"
entscheidungsbezug: "E1 Betreuungsallokation"
attribute:
- attribut: "stakeholder_manager"
name: "Stakeholder-Manager"
beschreibung: "Zugeordneter Stakeholder-Manager (DIGIT-seitig)"
datentyp: "string"
pflicht: false
hinweis: "Pflicht bei Prio-Stufe Key oder Aktiv"
- attribut: "beziehungsqualitaet"
name: "Beziehungsqualität"
beschreibung: "Aktuelle Einschätzung der Beziehungsqualität"
datentyp: "enum"
pflicht: false
werte:
- id: "EX"
name: "Exzellent"
beschreibung: |
Vertrauensvolle, partnerschaftliche Beziehung. Kunde ist
sehr zufrieden, kommuniziert offen, bringt sich aktiv ein.
- id: "GU"
name: "Gut"
beschreibung: |
Stabile, funktionale Beziehung. Kunde ist grundsätzlich
zufrieden, Zusammenarbeit läuft ohne größere Probleme.
- id: "AN"
name: "Angespannt"
beschreibung: |
Beziehung zeigt Belastungszeichen. Kunde äußert Unzufriedenheit,
Kommunikation ist erschwert. Intervention empfohlen.
- id: "KR"
name: "Kritisch"
beschreibung: |
Beziehung ist ernsthaft gefährdet. Massiver Vertrauensverlust,
Eskalationsrisiko. Sofortige Intervention erforderlich.
hinweis: "Subjektive Einschätzung des Stakeholder-Managers"
referenz: "shm_engagement-framework.yaml (beziehungsqualitaetssicherung.bewertungsskala)"
- attribut: "aktive_themen"
name: "Aktive Themen"
beschreibung: "Aktuell laufende Themen, offene Bedarfe, Projekte"
datentyp: "list[object]"
pflicht: false
schema:
thema:
datentyp: "string"
pflicht: true
typ:
datentyp: "enum"
pflicht: false
werte:
- "Bedarf"
- "Projekt"
- "Beschwerde"
- "Abstimmung"
status:
datentyp: "enum"
pflicht: false
werte:
- "Offen"
- "In Bearbeitung"
- "Wartend"
- "Abgeschlossen"
seit:
datentyp: "date"
pflicht: false
- attribut: "massnahmen"
name: "Maßnahmen"
beschreibung: "Geplante oder laufende Maßnahmen zur Beziehungspflege"
datentyp: "list[object]"
pflicht: false
schema:
massnahme:
datentyp: "string"
pflicht: true
faellig_bis:
datentyp: "date"
pflicht: false
verantwortlich:
datentyp: "string"
pflicht: false
status:
datentyp: "enum"
pflicht: false
werte:
- "Geplant"
- "In Umsetzung"
- "Abgeschlossen"
- attribut: "letzter_kontakt"
name: "Letzter Kontakt"
beschreibung: "Datum des letzten substanziellen Kontakts"
datentyp: "date"
pflicht: false
- attribut: "naechster_turnus"
name: "Nächster Turnus"
beschreibung: "Geplanter nächster Turnustermin (bei Key-Stakeholdern)"
datentyp: "date"
pflicht: false
hinweis: "Relevant für Betreuungsmodus Proaktiv/Dediziert"
# ---------------------------------------------------------------------------
# HISTORIE
# ---------------------------------------------------------------------------
historie:
beschreibung: "Dokumentierte Interaktionshistorie und erfasste Stimmen"
entscheidungsbezug: "Keine direkte Entscheidungsunterstützung dient der Nachvollziehbarkeit"
attribute:
- attribut: "protokolle"
name: "Protokolle"
beschreibung: "Verweise auf dokumentierte Gespräche und Abstimmungen"
datentyp: "list[object]"
pflicht: false
schema:
datum:
datentyp: "date"
pflicht: true
beschreibung: "Datum des Gesprächs/der Abstimmung"
titel:
datentyp: "string"
pflicht: true
beschreibung: "Kurztitel des Protokolls"
link:
datentyp: "string"
pflicht: true
beschreibung: "Verweis auf Protokoll-Dokument (Confluence, SharePoint o.ä.)"
typ:
datentyp: "enum"
pflicht: false
werte:
- "Turnusgespräch"
- "Bedarfsabstimmung"
- "Eskalationsgespräch"
- "Sonstiges"
- attribut: "voc_eintraege"
name: "Voice-of-Customer-Einträge"
beschreibung: "Verweise auf erfasste Kundenstimmen im VOC-System"
datentyp: "list[object]"
pflicht: false
schema:
voc_id:
datentyp: "string"
pflicht: true
beschreibung: "Eindeutige VOC-Referenz-ID"
erfasst_am:
datentyp: "date"
pflicht: true
kategorie:
datentyp: "enum"
pflicht: false
werte:
- "Lob"
- "Kritik"
- "Verbesserungsvorschlag"
- "Bedarf"
link:
datentyp: "string"
pflicht: false
beschreibung: "Verweis auf VOC-Eintrag im System"
# =============================================================================
# VALIDIERUNGSREGELN
# =============================================================================
validierung:
regeln:
- id: "VAL-001"
name: "Pflichtfelder vollständig"
beschreibung: "Alle als pflicht=true markierten Felder müssen befüllt sein"
pruefung: "Automatisch"
- id: "VAL-002"
name: "Prio-Stufe konsistent"
beschreibung: |
Die Prio-Stufe muss der Kombinationslogik aus den drei
Priorisierungsdimensionen entsprechen
pruefung: "Automatisch"
logik: |
IF einfluss AND abhaengigkeit AND relevanz THEN prio_stufe = KEY
ELSE IF einfluss AND (abhaengigkeit OR relevanz) THEN prio_stufe = KEY
ELSE IF (abhaengigkeit AND relevanz) OR einfluss THEN prio_stufe = AKTIV
ELSE IF abhaengigkeit OR relevanz THEN prio_stufe = STANDARD
ELSE prio_stufe = BASIS
- id: "VAL-003"
name: "Betreuungsmodus konsistent"
beschreibung: "Der Betreuungsmodus muss zur Prio-Stufe passen"
pruefung: "Automatisch"
logik: |
KEY → PROAKTIV_DEDIZIERT
AKTIV → REGELMAESSIG
STANDARD → EINGEBUNDEN
BASIS → REAKTIV
- id: "VAL-004"
name: "Stakeholder-Manager bei Key/Aktiv"
beschreibung: |
Bei Prio-Stufe Key oder Aktiv muss ein Stakeholder-Manager
zugeordnet sein
pruefung: "Warnung"
- id: "VAL-005"
name: "Begründungen vorhanden"
beschreibung: |
Die Begründungen für Einfluss, Abhängigkeit und Relevanz
müssen mindestens 20 Zeichen lang sein
pruefung: "Warnung"
- id: "VAL-006"
name: "SLA-Befugnis Delegation dokumentiert"
beschreibung: |
Wenn delegation=true, muss delegiert_von befüllt sein
pruefung: "Fehler"
- id: "VAL-007"
name: "Sekundärfunktion ungleich Primärfunktion"
beschreibung: |
Die Sekundärfunktion darf nicht identisch mit der Primärfunktion sein
pruefung: "Fehler"
logik: "sekundaerfunktion.wert != funktion ODER sekundaerfunktion.wert = 'KEINE'"
- id: "VAL-008"
name: "Sekundärfunktion Begründung vorhanden"
beschreibung: |
Wenn eine Sekundärfunktion vergeben wird (wert != 'KEINE'),
muss eine Begründung mit mindestens 30 Zeichen dokumentiert sein
pruefung: "Fehler"
- id: "VAL-009"
name: "Betreuungsstatus Begründung vorhanden"
beschreibung: |
Bei Betreuungsstatus EINGESCHRAENKT oder RUHEND muss eine
Begründung mit mindestens 30 Zeichen dokumentiert sein
pruefung: "Fehler"
logik: |
WENN betreuungsstatus.status IN ('EINGESCHRAENKT', 'RUHEND'):
betreuungsstatus.begruendung MUSS vorhanden sein
betreuungsstatus.begruendung.laenge >= 30
- id: "VAL-010"
name: "Betreuungsstatus max_betreuungsmodus bei EINGESCHRAENKT"
beschreibung: |
Bei Betreuungsstatus EINGESCHRAENKT muss ein maximaler
Betreuungsmodus festgelegt sein
pruefung: "Fehler"
logik: |
WENN betreuungsstatus.status == 'EINGESCHRAENKT':
betreuungsstatus.max_betreuungsmodus MUSS vorhanden sein
- id: "VAL-011"
name: "Effektiver Betreuungsmodus konsistent"
beschreibung: |
Der effektive Betreuungsmodus muss korrekt aus Betreuungsmodus
und Betreuungsstatus abgeleitet sein
pruefung: "Automatisch"
logik: |
WENN betreuungsstatus.status == 'RUHEND':
effektiver_betreuungsmodus == 'KEINE_AKTIVE_BETREUUNG'
WENN betreuungsstatus.status == 'EINGESCHRAENKT':
effektiver_betreuungsmodus == MIN(betreuungsmodus, max_betreuungsmodus)
WENN betreuungsstatus.status == 'AKTIV':
effektiver_betreuungsmodus == betreuungsmodus
- id: "VAL-012"
name: "Betreuungsstatus Entscheidungsdaten bei nicht-AKTIV"
beschreibung: |
Bei Betreuungsstatus EINGESCHRAENKT oder RUHEND müssen
entschieden_von und entschieden_am dokumentiert sein
pruefung: "Fehler"
logik: |
WENN betreuungsstatus.status IN ('EINGESCHRAENKT', 'RUHEND'):
betreuungsstatus.entschieden_von MUSS vorhanden sein
betreuungsstatus.entschieden_am MUSS vorhanden sein
# =============================================================================
# BEISPIEL-INSTANZ
# =============================================================================
beispiel:
beschreibung: "Vollständiges Beispiel eines Amts-Steckbriefs"
instanz:
# Stammdaten
amtskuerzel: "AfB"
amt_name: "Amt für Bürgerservice und Informationsverarbeitung"
amt_kurzname: "Bürgerservice"
dezernat: "Dezernat I Oberbürgermeister"
organisationstyp: "Amt"
amtsleitung:
name: "Dr. Maria Beispiel"
titel: "Amtsleiterin"
email: "maria.beispiel@stadt.freiburg.de"
sla_befugnis:
person: "Dr. Maria Beispiel"
delegation: false
betreuungsstatus:
status: "AKTIV"
# Bei AKTIV sind begruendung, max_betreuungsmodus, entschieden_von,
# entschieden_am nicht erforderlich
# Segmentierung
funktion: "BUERGER"
sekundaerfunktion:
wert: "FACH"
begruendung: |
Das Amt für Bürgerservice hat neben dem Bürgerkontakt auch
spezialisierte Fachaufgaben im Bereich Meldewesen und
Ausweisdokumente, die über reine Service-Erbringung hinausgehen.
it_anforderungsprofil: "ERWEITERT"
technische_besonderheiten:
- "Kiosk-Systeme"
- "Kassenterminals"
- "Barcode-Lesegeräte"
# Priorisierung
einfluss:
wert: true
begruendung: |
Als größtes publikumsintensives Amt hat Bürgerservice
erheblichen Einfluss auf IT-Standards im Bürger-Kontaktbereich.
Multiplikator-Wirkung durch Vorreiterrolle bei Digitalisierung.
abhaengigkeit:
wert: true
begruendung: |
Alle Kernprozesse (Meldewesen, Ausweisdokumente, Führerschein)
sind vollständig IT-gestützt. IT-Ausfall führt zu sofortigem
Stillstand des Publikumsbetriebs.
relevanz:
wert: true
begruendung: |
Strategisches Pilotamt für OZG-Umsetzung und digitale
Bürgerservices. Hohe politische Sichtbarkeit.
gueltig_bis: "2025-06-30"
prio_stufe: "KEY"
betreuungsmodus: "PROAKTIV_DEDIZIERT"
effektiver_betreuungsmodus: "PROAKTIV_DEDIZIERT" # = betreuungsmodus, da status AKTIV
# Governance
gremien_mitgliedschaften:
- gremium: "Kundenvertretung Basisservices"
rolle: "Mitglied"
vertreter: "Thomas Schmidt"
seit: "2024-01-15"
- gremium: "Kundenvertretung Bürgerportal"
rolle: "Vorsitz"
vertreter: "Dr. Maria Beispiel"
seit: "2024-03-01"
# Betreuung
stakeholder_manager: "Thorsten Schmidt"
beziehungsqualitaet: "GU"
aktive_themen:
- thema: "Einführung Online-Terminbuchung"
typ: "Projekt"
status: "In Bearbeitung"
seit: "2024-09-01"
- thema: "Performance-Probleme Fachverfahren OK.EWO"
typ: "Beschwerde"
status: "Offen"
seit: "2025-11-20"
massnahmen:
- massnahme: "Quartals-Review OZG-Fortschritt"
faellig_bis: "2025-01-15"
verantwortlich: "Thorsten Müller"
status: "Geplant"
letzter_kontakt: "2025-11-15"
naechster_turnus: "2026-01-20"
# Historie
protokolle:
- datum: "2025-11-15"
titel: "Turnusgespräch Q4/2025"
link: "https://confluence.stadt-freiburg.de/pages/SHM-PROT-2025-089"
typ: "Turnusgespräch"
- datum: "2025-09-20"
titel: "Bedarfsabstimmung Online-Terminbuchung"
link: "https://confluence.stadt-freiburg.de/pages/SHM-PROT-2025-067"
typ: "Bedarfsabstimmung"
voc_eintraege:
- voc_id: "VOC-2025-0142"
erfasst_am: "2025-10-05"
kategorie: "Kritik"
link: "https://voc.stadt-freiburg.de/entry/VOC-2025-0142"
- voc_id: "VOC-2025-0098"
erfasst_am: "2025-08-12"
kategorie: "Verbesserungsvorschlag"
link: "https://voc.stadt-freiburg.de/entry/VOC-2025-0098"
# -----------------------------------------------------------------------------
# ZUSATZBEISPIELE: BETREUUNGSSTATUS EINGESCHRÄNKT UND RUHEND
# -----------------------------------------------------------------------------
beispiel_eingeschraenkt:
beschreibung: "Beispiel eines Amtes mit eingeschränktem Betreuungsstatus"
instanz:
amtskuerzel: "AfÖ"
amt_name: "Amt für öffentliche Ordnung"
betreuungsstatus:
status: "EINGESCHRAENKT"
begruendung: |
Schwierige Beziehungshistorie nach gescheitertem IT-Projekt 2023.
Zugang nur über stellvertretende Amtsleitung möglich.
Aktive Bedarfserhebung wird abgelehnt.
max_betreuungsmodus: "REGELMAESSIG"
entschieden_von: "Lisa Müller (Leitung SHM)"
entschieden_am: "2025-09-15"
naechste_pruefung: "2026-03-15"
# Priorisierung (wird trotzdem erfasst)
einfluss:
wert: true
begruendung: "Hohes politisches Gewicht bei Sicherheitsthemen"
abhaengigkeit:
wert: true
begruendung: "Kernprozesse IT-abhängig (Meldesystem, Gewerberegister)"
relevanz:
wert: false
begruendung: "Aktuell keine strategischen Projekte"
prio_stufe: "KEY" # Aus Dimensionen: Einfluss + Abhängigkeit
betreuungsmodus: "PROAKTIV_DEDIZIERT" # Theoretisch aus Prio-Stufe
effektiver_betreuungsmodus: "REGELMAESSIG" # Gedeckelt durch max_betreuungsmodus
beispiel_ruhend:
beschreibung: "Beispiel eines Amtes mit ruhendem Betreuungsstatus"
instanz:
amtskuerzel: "FW"
amt_name: "Eigenbetrieb Feuerwehr"
organisationstyp: "Eigenbetrieb"
betreuungsstatus:
status: "RUHEND"
begruendung: |
Vollständig getrennte IT-Infrastruktur (Leitstelle, Einsatzsysteme).
Eigene IT-Abteilung mit eigenem Budget. Keine DIGIT-Services im Einsatz.
Zusammenarbeit erst bei Konsolidierungsprojekt (frühestens 2027) möglich.
entschieden_von: "Lisa Müller (Leitung SHM)"
entschieden_am: "2025-06-01"
naechste_pruefung: "2027-01-01"
# Priorisierung (wird für Reaktivierung erfasst)
einfluss:
wert: true
begruendung: "Hohes öffentliches Interesse, Budget-Relevanz"
abhaengigkeit:
wert: true
begruendung: "Kritische Infrastruktur, höchste Verfügbarkeitsanforderungen"
relevanz:
wert: false
begruendung: "Keine aktuelle strategische Initiative"
prio_stufe: "KEY" # Wäre Key-Stakeholder
betreuungsmodus: "PROAKTIV_DEDIZIERT" # Theoretisch aus Prio-Stufe
effektiver_betreuungsmodus: "KEINE_AKTIVE_BETREUUNG" # Automatisch bei RUHEND
# =============================================================================
# ÄNDERUNGSHISTORIE
# =============================================================================
aenderungshistorie:
- version: "1.0"
datum: "2025-12-03"
autor: "DIGITOM-Projekt"
aenderung: "Initiale Erstellung basierend auf Konzept-Finalisierung Phase 1"
- version: "1.2"
datum: "2025-12-10"
autor: "DIGITOM-Projekt"
quelle: "Cross-Check Phase 5"
aenderung: |
- Beziehungsqualitäts-Skala harmonisiert mit Engagement-Framework:
GUT/NEUTRAL/ANGESPANNT/KRITISCH → EX/GU/AN/KR
- Beschreibungen der Stufen präzisiert
- Referenz auf Engagement-Framework ergänzt
- version: "1.3"
datum: "2026-01-23"
autor: "DIGITOM-Projekt"
aenderung: |
- Attribut 'funktion' umbenannt zu 'Funktion (Primärfunktion)'
- Beschreibung präzisiert mit Verweis auf Entscheidungsbaum
- Neues Attribut 'sekundaerfunktion' hinzugefügt:
- Optionale zweite Funktionscharakteristik
- Datentyp: object mit wert (enum) und begruendung (string)
- Begründungspflicht bei Vergabe (min. 30 Zeichen)
- Neue Validierungsregeln VAL-007 und VAL-008
- Beispiel-Instanz um Sekundärfunktion erweitert
governance_referenz: "GOV-SHM-027"
- version: "1.4"
datum: "2026-01-23"
autor: "DIGITOM-Projekt"
aenderung: |
Betreuungsstatus-Konzept (GOV-SHM-028):
- Neues Attribut 'betreuungsstatus' in Stammdaten:
- Drei Ausprägungen: AKTIV, EINGESCHRAENKT, RUHEND
- Begründungspflicht bei EINGESCHRAENKT und RUHEND
- Deckelungslogik mit max_betreuungsmodus
- Entscheidungsdokumentation (entschieden_von, entschieden_am)
- Neues abgeleitetes Attribut 'effektiver_betreuungsmodus'
- Neuer Betreuungsmodus-Wert 'KEINE_AKTIVE_BETREUUNG'
- Neue Validierungsregeln VAL-009 bis VAL-012
- Zwei Zusatzbeispiele für EINGESCHRAENKT und RUHEND
governance_referenz: "GOV-SHM-028"
- version: "1.5"
datum: "2026-01-26"
autor: "DIGITOM-Projekt"
aenderung: |
Neue Sektion "Historie" (Abschnitt 6) hinzugefügt:
- Attribut 'protokolle': Verweise auf dokumentierte Gespräche
(Turnusgespräche, Bedarfsabstimmungen, Eskalationsgespräche)
- Attribut 'voc_eintraege': Verweise auf Voice-of-Customer-Einträge
(Lob, Kritik, Verbesserungsvorschläge, Bedarfe)
- Beispiel-Instanz um Historie-Daten ergänzt
- version: "1.6"
datum: "2026-01-26"
autor: "DIGITOM-Projekt"
aenderung: |
Neues Attribut 'technische_besonderheiten' in Segmentierung:
- Tags/Labels für spezielle Hardware-Ausstattung im Amt
- Datentyp: list[string]
- Umsetzung über Confluence-Labels (Tagging-Funktion)
- Beispiele: Plotter, Großformatdrucker, Kiosk-Systeme, etc.
- Relevant für Support-Routing und Kapazitätsplanung
- Beispiel-Instanz entsprechend ergänzt
Attribut 'amt_id' umbenannt zu 'amtskürzel':
- Verwendung des bestehenden städtischen Amtskürzelverzeichnisses
- Keine eigene ID-Vergabe durch DIGIT
- Beispiele in allen Instanzen angepasst