700 lines
No EOL
26 KiB
YAML
700 lines
No EOL
26 KiB
YAML
# =============================================================================
|
|
# STAKEHOLDER-INFORMATIONS-MANAGEMENT-SYSTEM (SIMS)
|
|
# =============================================================================
|
|
# Modul: Stakeholder-Management (SHM)
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# Typ: Konzept (Informationsmanagement)
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# Version: 1.0
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# Datum: 2025-12-11
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# Status: Entwurf
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# Entwicklungsphase: 10
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# =============================================================================
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meta:
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|
modul_id: "SHM-K-05"
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name: "Stakeholder-Informations-Management-System (SIMS)"
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typ: "Konzept"
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zweck: |
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Das SIMS ist das zentrale Informationssystem für die SHM-Funktion.
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Es dient der strukturierten Erfassung, Pflege und Auswertung aller
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stakeholderbezogenen Informationen, die für die Betreuung und
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|
Steuerung des Stakeholder-Portfolios erforderlich sind.
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|
abgrenzung:
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was_sims_ist:
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- "Zentraler Ablageort für Stakeholder-Stammdaten"
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|
- "Dokumentationssystem für Interaktionen und Bedarfe"
|
|
- "Grundlage für operative Steuerung und Reporting"
|
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|
|
was_sims_nicht_ist:
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|
- "Kein Ticket-System (bleibt beim Service Desk)"
|
|
- "Kein Demand-Management-Tool (bleibt bei DPM)"
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|
- "Kein CRM im vertrieblichen Sinne"
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|
design_prinzipien:
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|
- id: "DP-01"
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name: "Entscheidungsorientierung"
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beschreibung: |
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|
Jedes erfasste Attribut muss mindestens eine der SHM-Kernentscheidungen
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unterstützen (Betreuungsallokation, Bedarfsrouting, Governance-Zuordnung).
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|
Daten ohne Entscheidungsbezug werden nicht erfasst.
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- id: "DP-02"
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name: "Single Source of Truth"
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beschreibung: |
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SIMS ist die führende Quelle für Stakeholder-Stammdaten innerhalb
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der SHM-Funktion. Redundante Datenhaltung ist zu vermeiden.
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- id: "DP-03"
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|
name: "Minimale Komplexität"
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beschreibung: |
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|
Die Struktur wird so einfach wie möglich gehalten. Komplexität
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wird nur dort zugelassen, wo sie nachweislich Mehrwert schafft.
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|
- id: "DP-04"
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name: "Plattformunabhängigkeit"
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beschreibung: |
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Das Konzept beschreibt fachliche Anforderungen, nicht technische
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Umsetzung. Die Wahl des Werkzeugs erfolgt separat.
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konzept_referenzen:
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- dokument: "shm_schema_amtssteckbrief.yaml"
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beschreibung: "Attribut-Schema für Stakeholder-Stammdaten"
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- dokument: "shm_schema_bedarfssteckbrief.yaml"
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|
beschreibung: "Attribut-Schema für Bedarfsdokumentation"
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|
- dokument: "shm_engagement-framework.yaml"
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|
beschreibung: "Interaktionsformate und Dokumentationsanforderungen"
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|
- dokument: "shm_voice-of-customer.yaml"
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|
beschreibung: "Feedback-Dimensionen und Aggregationslogik"
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|
- dokument: "shm_koordinations-und-steuerungsstruktur.yaml"
|
|
beschreibung: "Review-Artefakte und Reporting-Anforderungen"
|
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# =============================================================================
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|
# INFORMATIONSOBJEKTE
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# =============================================================================
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informationsobjekte:
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beschreibung: |
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Die folgenden Informationsobjekte bilden den Kern des SIMS.
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Sie stehen in definierten Beziehungen zueinander.
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objekte:
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# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# AMTS-STECKBRIEF (Kernobjekt)
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# -------------------------------------------------------------------------
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|
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|
- id: "IO-01"
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|
name: "Amts-Steckbrief"
|
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|
|
beschreibung: |
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Zentrales Datenobjekt pro Stakeholder (Amt/Organisationseinheit).
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Enthält Stammdaten, Segmentierung, Priorisierung und Betreuungsstatus.
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|
schema_referenz: "shm_schema_amtssteckbrief.yaml"
|
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|
charakter: "Persistentes Stammdatenobjekt"
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|
lebenszyklus:
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|
anlage: "Bei Aufnahme ins Portfolio"
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|
pflege: "Laufend durch zugeordneten Stakeholder-Manager"
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|
abschluss: "Bei Herauslösung aus Portfolio (selten)"
|
|
|
|
untergeordnete_elemente:
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|
- "Gesprächsprotokolle (als Anhänge/Untereinträge)"
|
|
- "Interventionsdokumentation"
|
|
- "VoC-Feedback-Einträge"
|
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|
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# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# BEDARFSSTECKBRIEF
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- id: "IO-02"
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|
name: "Bedarfssteckbrief"
|
|
|
|
beschreibung: |
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|
Dokumentation eines konkreten Stakeholder-Bedarfs. Entsteht aus
|
|
der Bedarfsbewertung und dient als Übergabedokument an nachgelagerte
|
|
Funktionen (Service Desk, SPM, DPM).
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|
|
|
schema_referenz: "shm_schema_bedarfssteckbrief.yaml"
|
|
|
|
charakter: "Transaktionsobjekt mit Lebenszyklus"
|
|
|
|
lebenszyklus:
|
|
anlage: "Bei Bedarfserfassung durch SHM"
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|
pflege: "Status-Updates bei Bearbeitung"
|
|
abschluss: "Bei Erledigung oder Ablehnung"
|
|
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|
beziehung_zu_amt: |
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|
Jeder Bedarfssteckbrief ist genau einem Amt zugeordnet.
|
|
Ein Amt kann mehrere Bedarfssteckbriefe haben.
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# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# GESPRÄCHSPROTOKOLL
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|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- id: "IO-03"
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|
name: "Gesprächsprotokoll"
|
|
|
|
beschreibung: |
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|
Dokumentation von Turnus-Gesprächen, Workshops und anderen
|
|
Interaktionsformaten. Wird dem jeweiligen Amt zugeordnet.
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|
|
|
charakter: "Anhang/Untereintrag zum Amts-Steckbrief"
|
|
|
|
mindestattribute:
|
|
- attribut: "datum"
|
|
beschreibung: "Datum des Gesprächs"
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|
- attribut: "format"
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|
beschreibung: "Art des Formats (TF-01, TF-02, SF-01, etc.)"
|
|
referenz: "shm_engagement-framework.yaml"
|
|
- attribut: "teilnehmer"
|
|
beschreibung: "Teilnehmer (DIGIT-seitig und Kundenseite)"
|
|
- attribut: "themen"
|
|
beschreibung: "Besprochene Themen (Stichworte)"
|
|
- attribut: "vereinbarungen"
|
|
beschreibung: "Konkrete Vereinbarungen mit Verantwortung/Termin"
|
|
- attribut: "feedback_notizen"
|
|
beschreibung: "VoC-relevante Aussagen (für Aggregation)"
|
|
referenz: "shm_voice-of-customer.yaml"
|
|
|
|
aufbewahrung: |
|
|
Protokolle bleiben dauerhaft dem Amt zugeordnet und ermöglichen
|
|
die Nachvollziehbarkeit der Betreuungshistorie.
|
|
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# INTERVENTIONSDOKUMENTATION
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- id: "IO-04"
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|
name: "Interventionsdokumentation"
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|
beschreibung: |
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|
Dokumentation von Interventionen bei angespannter oder kritischer
|
|
Beziehungsqualität. Enthält Ursachenanalyse, Maßnahmenplan und
|
|
Verlauf.
|
|
|
|
charakter: "Anhang/Untereintrag zum Amts-Steckbrief"
|
|
|
|
mindestattribute:
|
|
- attribut: "anlass"
|
|
beschreibung: "Auslöser der Intervention"
|
|
- attribut: "beziehungsqualitaet_start"
|
|
beschreibung: "Bewertung bei Interventionsbeginn"
|
|
- attribut: "ursachenanalyse"
|
|
beschreibung: "Identifizierte Ursachen"
|
|
- attribut: "massnahmen"
|
|
beschreibung: "Vereinbarte Maßnahmen mit Verantwortung/Termin"
|
|
- attribut: "status"
|
|
beschreibung: "Aktiv / Abgeschlossen / Abgebrochen"
|
|
- attribut: "ergebnis"
|
|
beschreibung: "Bewertung bei Abschluss"
|
|
|
|
referenz: "shm_engagement-framework.yaml → beziehungsqualitaet"
|
|
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# VOC-FEEDBACK-EINTRAG
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- id: "IO-05"
|
|
name: "VoC-Feedback-Eintrag"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Einzelnes Feedback-Element aus Stakeholder-Interaktionen.
|
|
Wird aggregiert für Cluster-Analyse und Reporting.
|
|
|
|
charakter: "Anhang/Untereintrag zum Amts-Steckbrief oder eigenständig"
|
|
|
|
mindestattribute:
|
|
- attribut: "quelle"
|
|
beschreibung: "Feedback-Quelle (Q-01 bis Q-06)"
|
|
referenz: "shm_voice-of-customer.yaml"
|
|
- attribut: "datum"
|
|
beschreibung: "Erfassungsdatum"
|
|
- attribut: "dimension"
|
|
beschreibung: "Zuordnung zu D1-D4"
|
|
- attribut: "subdimension"
|
|
beschreibung: "Konkrete Subdimension"
|
|
- attribut: "tendenz"
|
|
beschreibung: "Positiv / Neutral / Negativ"
|
|
- attribut: "kernaussage"
|
|
beschreibung: "Zusammenfassung in 1-2 Sätzen"
|
|
|
|
aggregationslogik: |
|
|
Einzelne Einträge werden gemäß shm_voice-of-customer.yaml
|
|
zu Clustern aggregiert und in die Review-Struktur eingespeist.
|
|
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# =============================================================================
|
|
# STRUKTURKONZEPT
|
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# =============================================================================
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|
|
|
strukturkonzept:
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Das SIMS gliedert sich in logische Bereiche, die unterschiedliche
|
|
Informationstypen und Nutzungskontexte adressieren.
|
|
|
|
bereiche:
|
|
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|
- id: "B-01"
|
|
name: "Stakeholder-Portfolio"
|
|
beschreibung: |
|
|
Zentrale Ablage aller Amts-Steckbriefe mit zugeordneten
|
|
Untereinträgen (Protokolle, Interventionen, Feedback).
|
|
inhalt:
|
|
- "Amts-Steckbriefe (IO-01)"
|
|
- "Gesprächsprotokolle (IO-03)"
|
|
- "Interventionsdokumentation (IO-04)"
|
|
- "VoC-Feedback-Einträge (IO-05)"
|
|
primaere_nutzer: "Stakeholder-Manager (operativ)"
|
|
|
|
- id: "B-02"
|
|
name: "Bedarfsdokumentation"
|
|
beschreibung: |
|
|
Ablage aller Bedarfssteckbriefe mit Verlinkung zum
|
|
zugehörigen Amt.
|
|
inhalt:
|
|
- "Bedarfssteckbriefe (IO-02)"
|
|
primaere_nutzer: "Stakeholder-Manager, DPM (bei Übergabe)"
|
|
|
|
- id: "B-03"
|
|
name: "Auswertungen und Reports"
|
|
beschreibung: |
|
|
Bereich für aggregierte Sichten, Dashboards und
|
|
vorbereitete Reports (E1, E2).
|
|
inhalt:
|
|
- "Views (siehe Abschnitt views)"
|
|
- "Report-Vorlagen"
|
|
primaere_nutzer: "SHM-Leitung, Stakeholder-Manager"
|
|
|
|
- id: "B-04"
|
|
name: "Arbeitsmaterialien"
|
|
beschreibung: |
|
|
Ablage für Templates, Leitfäden und Checklisten,
|
|
die im SHM-Alltag verwendet werden.
|
|
inhalt:
|
|
- "Gesprächsvorlagen"
|
|
- "Checklisten"
|
|
- "Leitfäden"
|
|
primaere_nutzer: "Stakeholder-Manager"
|
|
referenz: "#03.7_arbeitsmaterialien/"
|
|
|
|
beziehungen:
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Die Informationsobjekte stehen in folgenden Beziehungen zueinander.
|
|
|
|
beziehungsmodell: |
|
|
|
|
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
|
|
│ AMTS-STECKBRIEF │
|
|
│ (IO-01) │
|
|
│ │
|
|
│ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────────────┐ │
|
|
│ │ Gesprächs- │ │Interventions│ │ VoC-Feedback- │ │
|
|
│ │ protokolle │ │dokumentation│ │ Einträge │ │
|
|
│ │ (IO-03) │ │ (IO-04) │ │ (IO-05) │ │
|
|
│ │ [0..*] │ │ [0..*] │ │ [0..*] │ │
|
|
│ └─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────────────┘ │
|
|
└───────────────────────────┬─────────────────────────────────┘
|
|
│
|
|
│ 1:n
|
|
▼
|
|
┌─────────────────────────────┐
|
|
│ BEDARFSSTECKBRIEF │
|
|
│ (IO-02) │
|
|
│ [0..*] │
|
|
└─────────────────────────────┘
|
|
|
|
kardinalitaeten:
|
|
- "Amt 1 : n Bedarfssteckbrief"
|
|
- "Amt 1 : n Gesprächsprotokoll"
|
|
- "Amt 1 : n Interventionsdokumentation"
|
|
- "Amt 1 : n VoC-Feedback-Eintrag"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# VIEWS (AUSWERTUNGSPERSPEKTIVEN)
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
views:
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Views sind vordefinierte Auswertungsperspektiven auf die SIMS-Daten.
|
|
Sie unterstützen die operative Arbeit und das Management-Reporting.
|
|
|
|
hinweis: |
|
|
Die folgenden Views sind ein initialer Vorschlag basierend auf den
|
|
identifizierten Nutzungsszenarien. Sie sind im Rahmen der Einführung
|
|
zu validieren und nach Praxiserprobung anzupassen.
|
|
|
|
kategorien:
|
|
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# PORTFOLIO-MANAGEMENT
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- kategorie: "Portfolio-Management"
|
|
beschreibung: "Überblick und Steuerung des Stakeholder-Portfolios"
|
|
|
|
views:
|
|
|
|
- id: "V-PF-01"
|
|
name: "Stakeholder nach Prio-Stufe"
|
|
zweck: "Überblick Portfolioverteilung"
|
|
filterkriterien: "Gruppierung nach Prio-Stufe (Key/Aktiv/Standard/Basis)"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
|
|
- id: "V-PF-02"
|
|
name: "Meine Stakeholder"
|
|
zweck: "Persönliche Arbeitsliste"
|
|
filterkriterien: "Filter: Betreuungszuordnung = aktueller Nutzer"
|
|
primaerer_nutzer: "Stakeholder-Manager"
|
|
|
|
- id: "V-PF-03"
|
|
name: "Stakeholder nach Dezernat"
|
|
zweck: "Organisatorische Cluster-Sicht"
|
|
filterkriterien: "Gruppierung nach Dezernat"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
|
|
- id: "V-PF-04"
|
|
name: "Neuzugänge"
|
|
zweck: "Onboarding-Pipeline"
|
|
filterkriterien: "Filter: Anlage < 90 Tage oder Status = Neu"
|
|
primaerer_nutzer: "Stakeholder-Manager"
|
|
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# BEZIEHUNGSQUALITÄT
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- kategorie: "Beziehungsqualität"
|
|
beschreibung: "Monitoring der Beziehungsqualität und Interventionen"
|
|
|
|
views:
|
|
|
|
- id: "V-BQ-01"
|
|
name: "Beziehungs-Ampel"
|
|
zweck: "Gesamtübersicht Beziehungsqualität"
|
|
filterkriterien: "Alle Stakeholder mit Spalte Beziehungsqualität"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
|
|
- id: "V-BQ-02"
|
|
name: "Interventionsbedarf"
|
|
zweck: "Fokus auf Problemfälle"
|
|
filterkriterien: "Filter: Beziehungsqualität = Angespannt ODER Kritisch"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung, Stakeholder-Manager"
|
|
|
|
- id: "V-BQ-03"
|
|
name: "Aktive Maßnahmenpläne"
|
|
zweck: "Nachverfolgung laufender Interventionen"
|
|
filterkriterien: "Filter: Interventionsdokumentation.Status = Aktiv"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# ENGAGEMENT / TURNUS
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- kategorie: "Engagement und Turnus"
|
|
beschreibung: "Planung und Nachverfolgung von Stakeholder-Interaktionen"
|
|
|
|
views:
|
|
|
|
- id: "V-EN-01"
|
|
name: "Anstehende Turnus-Termine"
|
|
zweck: "Terminplanung"
|
|
filterkriterien: "Filter: Nächster Turnus ≤ 30 Tage"
|
|
primaerer_nutzer: "Stakeholder-Manager"
|
|
|
|
- id: "V-EN-02"
|
|
name: "Überfällige Kontakte"
|
|
zweck: "Eskalations-Früherkennung"
|
|
filterkriterien: "Filter: Letzter Kontakt > Soll-Frequenz (abgeleitet aus Betreuungsmodus)"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung, Stakeholder-Manager"
|
|
|
|
- id: "V-EN-03"
|
|
name: "Key-Stakeholder Jahresübersicht"
|
|
zweck: "Strategische Betreuungsplanung"
|
|
filterkriterien: "Filter: Prio = Key; Anzeige: alle geplanten Termine"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# BEDARFSDOKUMENTATION
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- kategorie: "Bedarfsdokumentation"
|
|
beschreibung: "Überblick und Nachverfolgung von Stakeholder-Bedarfen"
|
|
|
|
views:
|
|
|
|
- id: "V-BD-01"
|
|
name: "Offene Bedarfe pro Stakeholder"
|
|
zweck: "Gesprächsvorbereitung"
|
|
filterkriterien: "Gruppierung nach Amt; Filter: Status ≠ Abgeschlossen"
|
|
primaerer_nutzer: "Stakeholder-Manager"
|
|
|
|
- id: "V-BD-02"
|
|
name: "Bedarfe nach Routing-Pfad"
|
|
zweck: "Prozess-Monitoring"
|
|
filterkriterien: "Gruppierung nach Routing (REQ/SPM/DPM/SOR)"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
|
|
- id: "V-BD-03"
|
|
name: "Bedarfe in Wartestellung"
|
|
zweck: "Follow-up-Liste"
|
|
filterkriterien: "Filter: Status = Übergeben, wartend"
|
|
primaerer_nutzer: "Stakeholder-Manager"
|
|
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
# REVIEW / REPORTING
|
|
# -------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
- kategorie: "Review und Reporting"
|
|
beschreibung: "Aggregierte Sichten für E1/E2-Reviews"
|
|
|
|
views:
|
|
|
|
- id: "V-RV-01"
|
|
name: "E2-Quartalsdaten"
|
|
zweck: "Vorbereitung Quartalsbericht"
|
|
filterkriterien: "Aggregation: Kontakte, Bedarfe, Interventionen im Quartal"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
referenz: "shm_koordinations-und-steuerungsstruktur.yaml → e2_quartals_review"
|
|
|
|
- id: "V-RV-02"
|
|
name: "VoC-Cluster-Übersicht"
|
|
zweck: "Feedback-Aggregation"
|
|
filterkriterien: "Gruppierung nach Cluster; Anzeige: Ampel-Status"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
referenz: "shm_voice-of-customer.yaml → cluster"
|
|
|
|
- id: "V-RV-03"
|
|
name: "E1-Jahresübersicht"
|
|
zweck: "Vorbereitung Jahresbericht"
|
|
filterkriterien: "Aggregation aller relevanten Metriken auf Jahresebene"
|
|
primaerer_nutzer: "SHM-Leitung"
|
|
referenz: "shm_koordinations-und-steuerungsstruktur.yaml → e1_jahres_review"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# SCHNITTSTELLEN
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
schnittstellen:
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
SIMS steht nicht isoliert, sondern hat konzeptionelle Schnittstellen
|
|
zu anderen Informationssystemen und Funktionen. Diese Schnittstellen
|
|
sind zunächst als Informationsflüsse zu verstehen, nicht als
|
|
technische Integrationen.
|
|
|
|
schnittstellen:
|
|
|
|
- id: "SS-01"
|
|
name: "DPM (Demand-Portfolio-Management)"
|
|
|
|
richtung: "SIMS → DPM"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Bei Routing-Entscheidung ROUTE-DPM wird der Bedarfssteckbrief
|
|
an DPM übergeben. DPM übernimmt dann die weitere Bearbeitung
|
|
im Demand-Lifecycle.
|
|
|
|
uebergabeobjekt: "Bedarfssteckbrief (IO-02)"
|
|
|
|
informationsfluss:
|
|
von_sims:
|
|
- "Bedarfssteckbrief mit Stakeholder-Kontext"
|
|
- "User Stories (falls erhoben)"
|
|
von_dpm:
|
|
- "Status-Updates zum Demand"
|
|
- "Entscheidungen (DSR/MB)"
|
|
|
|
governance_referenz: "shm_d2p-integration.yaml"
|
|
|
|
- id: "SS-02"
|
|
name: "SPM (Service-Portfolio-Management)"
|
|
|
|
richtung: "Bidirektional"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
SPM liefert Service-Performance-Daten, die für Turnus-Gespräche
|
|
und Beziehungsqualitäts-Bewertung relevant sind. SHM liefert
|
|
Kundenfeedback und Bedarfe im Service-Kontext.
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informationsfluss:
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von_spm:
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- "SLA-Einhaltung pro Amt/Service"
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- "Bekannte Service-Probleme"
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- "Service-Änderungen (für proaktive Kommunikation)"
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von_sims:
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- "VoC-Feedback zu Services"
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- "Bedarfssteckbriefe (bei ROUTE-SPM)"
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hinweis: |
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Der Informationsfluss erfolgt im MVP manuell (Abfrage vor
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Turnus-Gespräch). Eine technische Integration ist optional.
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- id: "SS-03"
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name: "Ticket-System (Service Desk)"
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richtung: "Ticket-System → SIMS (lesend)"
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beschreibung: |
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Für Turnus-Gespräche und Beziehungsqualitäts-Bewertung sind
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Informationen zu offenen Tickets pro Amt relevant.
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informationsfluss:
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von_ticketsystem:
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- "Anzahl offener Tickets pro Amt"
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- "Eskalierte Tickets"
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- "Wiederkehrende Probleme"
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von_sims:
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- "(kein direkter Rückfluss)"
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hinweis: |
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Im MVP erfolgt die Abfrage manuell. Eine automatisierte
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Einspielung ist bei entsprechendem Tooling möglich.
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# =============================================================================
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# GOVERNANCE
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governance:
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beschreibung: |
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Regeln für Datenpflege, Qualitätssicherung und Verantwortlichkeiten
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im SIMS.
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datenpflege:
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prinzip: |
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Jeder Datensatz hat genau einen Verantwortlichen für die Pflege.
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Die Verantwortung folgt der Betreuungszuordnung.
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verantwortlichkeiten:
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- objekt: "Amts-Steckbrief"
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verantwortlich: "Zugeordneter Stakeholder-Manager"
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aktualisierung: "Laufend, mindestens bei Turnus-Gespräch"
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- objekt: "Bedarfssteckbrief"
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verantwortlich: "Erfassender Stakeholder-Manager"
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aktualisierung: "Bei Status-Änderungen"
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- objekt: "Gesprächsprotokoll"
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verantwortlich: "Durchführender Stakeholder-Manager"
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aktualisierung: "Innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Gespräch"
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- objekt: "Interventionsdokumentation"
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verantwortlich: "Zugeordneter Stakeholder-Manager"
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aktualisierung: "Laufend während Intervention"
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- objekt: "VoC-Feedback-Eintrag"
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verantwortlich: "Erfassender Stakeholder-Manager"
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aktualisierung: "Bei Erfassung (einmalig)"
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qualitaetssicherung:
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- id: "QS-01"
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name: "Vollständigkeitsprüfung Stammdaten"
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beschreibung: "Prüfung auf vollständige Pflichtfelder im Amts-Steckbrief"
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frequenz: "Quartalsweise (im Rahmen E2)"
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verantwortlich: "SHM-Leitung"
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referenz: "shm_schema_amtssteckbrief.yaml → validierung"
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- id: "QS-02"
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name: "Aktualitätsprüfung"
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beschreibung: "Identifikation von Datensätzen ohne Aktualisierung > 12 Monate"
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frequenz: "Halbjährlich"
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verantwortlich: "SHM-Leitung"
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- id: "QS-03"
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name: "Konsistenzprüfung Prio/Betreuungsmodus"
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beschreibung: "Prüfung, ob Betreuungsmodus zur Prio-Stufe passt"
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frequenz: "Quartalsweise (im Rahmen E2)"
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verantwortlich: "SHM-Leitung"
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referenz: "shm_schema_amtssteckbrief.yaml → validierung VAL-003"
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archivierung:
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prinzip: |
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Abgeschlossene Objekte (erledigte Bedarfe, beendete Interventionen)
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werden nicht gelöscht, sondern archiviert. Sie bleiben für
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Nachvollziehbarkeit und Trendanalysen zugänglich.
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aufbewahrungsfristen:
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- objekt: "Amts-Steckbrief"
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frist: "Dauerhaft (solange Amt im Portfolio)"
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- objekt: "Bedarfssteckbrief"
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frist: "5 Jahre nach Abschluss"
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- objekt: "Gesprächsprotokoll"
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frist: "5 Jahre"
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- objekt: "Interventionsdokumentation"
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frist: "5 Jahre nach Abschluss"
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- objekt: "VoC-Feedback-Eintrag"
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frist: "3 Jahre"
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hinweis: |
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Die Fristen sind initiale Vorschläge und ggf. an organisatorische
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oder rechtliche Vorgaben anzupassen.
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# EINFÜHRUNGSHINWEISE
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einfuehrung:
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beschreibung: |
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Hinweise für die Einführung des SIMS in den operativen Betrieb.
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empfohlenes_vorgehen:
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- phase: "1. Toolauswahl"
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beschreibung: |
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Auswahl eines geeigneten Werkzeugs basierend auf den
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fachlichen Anforderungen dieses Konzepts.
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kriterien:
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- "Unterstützung strukturierter Datenerfassung"
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- "Flexible View-/Filtermöglichkeiten"
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- "Verlinkung zwischen Objekten"
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- "Zugänglichkeit für alle SHM-Mitarbeitenden"
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- phase: "2. Pilotierung"
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beschreibung: |
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Erprobung mit einer Teilmenge des Portfolios (z.B. ein Dezernat)
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vor vollständigem Rollout.
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ziel: "Validierung der Struktur und Views"
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- phase: "3. Initiale Befüllung"
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beschreibung: |
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Migration/Erfassung der Bestandsdaten für alle Stakeholder.
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hinweis: "Qualität vor Vollständigkeit bei der Erstbefüllung"
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- phase: "4. Schulung"
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beschreibung: |
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Einweisung aller Stakeholder-Manager in Struktur und Nutzung.
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- phase: "5. Review und Anpassung"
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beschreibung: |
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Nach 6 Monaten Betrieb: Review der Views und Struktur,
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Anpassung basierend auf Praxiserfahrung.
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# ÄNDERUNGSHISTORIE
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aenderungshistorie:
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- version: "1.0"
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datum: "2025-12-11"
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autor: "Konzept-Sprint Phase 10"
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aenderung: |
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Initiale Erstellung:
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- Meta-Informationen und Design-Prinzipien
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- Informationsobjekte IO-01 bis IO-05 definiert
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- Strukturkonzept mit 4 Bereichen
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- 16 Views in 5 Kategorien (als Vorschlag)
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- Konzeptionelle Schnittstellen zu DPM, SPM, Ticket-System
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- Governance (Datenpflege, QS, Archivierung)
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- Einführungshinweise |