837 lines
38 KiB
YAML
837 lines
38 KiB
YAML
# =============================================================================
|
|
# FUNKTIONSBESCHREIBUNG: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
|
|
# =============================================================================
|
|
# Version: 1.0
|
|
# Datum: 2026-02-05
|
|
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
meta:
|
|
typ: "funktionsbeschreibung"
|
|
funktion_id: "pm"
|
|
funktion_name: "Prozess-Management"
|
|
aliases: ["PM", "PZM", "Prozess-Funktion"]
|
|
version: "1.0"
|
|
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
|
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Governance"
|
|
|
|
status:
|
|
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied", "PM-Leitung"]
|
|
status: "draft"
|
|
|
|
kontext_tags:
|
|
- "prozess-management"
|
|
- "funktion"
|
|
- "prozess-governance"
|
|
- "prozess-optimierung"
|
|
- "befaehigung"
|
|
- "key-user"
|
|
|
|
quellen:
|
|
- "#02 - Prozess-Management: Funktionsbeschreibung.docx"
|
|
|
|
taxonomie_referenz: "#00_meta/digitom_taxonomie.yaml"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
abkuerzungen:
|
|
pm: "Prozess-Management"
|
|
pzm: "Prozess-Management (alternative Abkürzung)"
|
|
dpm: "Demand-Portfolio-Management"
|
|
spm: "Service-Portfolio-Management"
|
|
shm: "Stakeholder-Management"
|
|
ppm: "Projekt-Portfolio-Management"
|
|
mb: "Mission Board"
|
|
vb: "Vision Board"
|
|
digitom: "Digital Target Operating Model"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# 1. ZWECK
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
zweck:
|
|
wozu_existiert_diese_funktion:
|
|
kurz: |
|
|
Das Prozess-Management gestaltet aktiv die Art und Weise, wie das DIGIT arbeitet.
|
|
Als unterstützende und befähigende Einheit etabliert und verantwortet es den
|
|
verbindlichen methodischen Rahmen für alle übergreifenden (Organisations-)Prozesse (DIGITOM).
|
|
|
|
ausfuehrlich: |
|
|
Das Prozess-Management agiert im Auftrag des Vision Board (strategisches Führungsgremium)
|
|
und dient internen Kunden - den Fachbereichen/Abteilungen und ihren Key Usern sowie
|
|
den Projektteams - indem es methodische Standards, Werkzeuge und Beratung bereitstellt,
|
|
damit diese ihre Prozesse eigenständig managen und verbessern können.
|
|
|
|
Ziel ist es, durch klare Strukturen, einheitliche Standards und gezielte Befähigung
|
|
eine solide Grundlage für Effektivität, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung
|
|
im gesamten Amt zu schaffen.
|
|
|
|
Dadurch unterstützt das Prozess-Management die erfolgreiche Umsetzung der Digitalstrategie
|
|
und schafft Arbeitsabläufe, die gut funktionieren und sich flexibel an neue Anforderungen
|
|
anpassen lassen.
|
|
|
|
wertbeitrag:
|
|
- "Einheitliche, vergleichbare und nachvollziehbare Prozessdokumentation im Amt"
|
|
- "Methodische Qualität und Effektivität in der Prozessgestaltung und -optimierung"
|
|
- "Gemeinsame 'Prozess-Sprache' und Verständnis über Abteilungsgrenzen hinweg"
|
|
- "Befähigung der Organisation zur eigenverantwortlichen Prozesssteuerung"
|
|
- "Flexibel anpassbare Arbeitsabläufe für neue Anforderungen"
|
|
|
|
kritisches_merkmal: |
|
|
Prozess-Management ist eine Dienstleistung und ein zentraler Befähiger für die Organisation.
|
|
Es unterstützt und berät die Fachbereiche bei ihren Prozessen, ohne deren Verantwortung
|
|
zu ersetzen. Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört - bei den Fachbereichen.
|
|
|
|
hauptziel:
|
|
beschreibung: |
|
|
Nachhaltig wirksame und anpassungsfähige Prozesse in der Organisation zu verankern.
|
|
|
|
erreicht_durch:
|
|
- id: "Z1"
|
|
aktivitaet: "Prozesslandschaft schaffen und pflegen"
|
|
beschreibung: |
|
|
Eine konsistente, transparente und an der Strategie ausgerichtete Prozesslandschaft
|
|
schaffen und pflegen, die Silos überwindet.
|
|
umfasst:
|
|
- "Erhebung und Visualisierung der Prozesslandkarte"
|
|
- "Laufende Pflege und Aktualisierung"
|
|
- "Strategische Ausrichtung sicherstellen"
|
|
|
|
- id: "Z2"
|
|
aktivitaet: "Organisation befähigen"
|
|
beschreibung: |
|
|
Die Organisation durch gezielte Beratung, Coaching und Schulung befähigen,
|
|
ihre Prozesse innerhalb des Rahmens eigenverantwortlich zu steuern und zu optimieren.
|
|
umfasst:
|
|
- "Beratung und Coaching von Prozessverantwortlichen"
|
|
- "Schulungen und Workshops durchführen"
|
|
- "Key-User-Netzwerk aufbauen und betreuen"
|
|
|
|
- id: "Z3"
|
|
aktivitaet: "Prozess-Governance überwachen"
|
|
beschreibung: |
|
|
Die Einhaltung der Prozess-Governance (Standards, Methoden, Dokumentation) als Grundlage
|
|
für Qualität, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit überwachen und unterstützen.
|
|
umfasst:
|
|
- "Qualitäts-Checks und Reviews durchführen"
|
|
- "Framework-Konformität prüfen"
|
|
- "Governance-Lücken identifizieren und adressieren"
|
|
|
|
- id: "Z4"
|
|
aktivitaet: "DIGITOM weiterentwickeln"
|
|
beschreibung: |
|
|
Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung des DIGITOMs als lebendiges
|
|
Organisationsmodell vorantreiben, um auf veränderte Anforderungen und gewonnene
|
|
Erkenntnisse reagieren zu können.
|
|
umfasst:
|
|
- "Analyse interner Bedarfe und externer Best Practices"
|
|
- "Konzepte zur Weiterentwicklung erarbeiten"
|
|
- "Änderungen umsetzen und kommunizieren"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# 2. FUNKTIONSVERSTÄNDNIS & ABGRENZUNG
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
funktionsverstaendnis:
|
|
charakterisierung:
|
|
typ: "Unterstützende und befähigende Funktion"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Prozess-Management ist eine Dienstleistung und ein zentraler Befähiger für die Organisation.
|
|
Es unterstützt und berät die Fachbereiche bei ihren Prozessen, ohne deren Verantwortung
|
|
zu ersetzen. Dies beinhaltet eine klare Rollenverteilung zwischen Linienorganisation
|
|
und Prozessmanagement.
|
|
|
|
grundprinzipien:
|
|
|
|
prinzip_1:
|
|
name: "Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört"
|
|
beschreibung: |
|
|
Die Fachbereiche/Abteilungen sind fachlich und operativ für die Ausführung und Ergebnisse
|
|
ihrer Prozesse verantwortlich. Sie liefern die Prozessinhalte und gewährleisten funktionierende
|
|
Abläufe im Tagesgeschäft. Hierfür werden in der Regel Prozessverantwortliche - wie Key User
|
|
oder Process Owner - als erste Ansprechpartner benannt.
|
|
|
|
Das zentrale Prozess-Management verantwortet Rahmen und Methodik der Prozessarbeit, gibt
|
|
Standards vor, überblickt die Prozesslandschaft und berät Prozessverantwortliche. Es greift
|
|
nicht in die Liniensteuerung ein, sondern beeinflusst durch Expertise, Governance und
|
|
Koordination. Entscheidungen werden bei Bedarf über Gremien initiiert.
|
|
auswirkung: |
|
|
Klare Trennung zwischen operativer Prozessverantwortung (Fachbereich) und
|
|
methodischer Prozessverantwortung (PM). Eigenverantwortung der Fachbereiche bleibt erhalten.
|
|
referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
|
|
|
|
prinzip_2:
|
|
name: "Partnerschaft statt Kontrolle"
|
|
beschreibung: |
|
|
Prozess-Management agiert als proaktiver Partner der Fachbereiche/Abteilungen und schafft
|
|
einen verbindlichen Ordnungsrahmen. Bei signifikanten Abweichungen von Standards oder
|
|
Governance-Lücken greift es unterstützend ein.
|
|
auswirkung: |
|
|
Fördert Vertrauen: Fachbereiche erhalten Unterstützung zur Selbsthilfe, während das
|
|
Management die Einhaltung der Standards und der Gesamtzusammenhänge gewährleistet sieht.
|
|
referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
|
|
|
|
prinzip_3:
|
|
name: "Strukturierte Leistungserbringung"
|
|
beschreibung: |
|
|
Das Prozess-Management differenziert seine Unterstützung nach vier Leistungskategorien,
|
|
die unterschiedlichen Beauftragungswegen und Priorisierungslogiken folgen.
|
|
auswirkung: |
|
|
Bedarfsgerechte Ressourcensteuerung und klare Erwartungen auf allen Seiten.
|
|
referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
|
|
|
|
leistungskategorien:
|
|
- kategorie: "Standard-Leistungen"
|
|
beschreibung: "Wiederkehrende Unterstützung für operative Prozessbedarfe (Beratung, Workshops, Schulungen)"
|
|
beauftragung: "Niedrigschwellig, etablierte Muster"
|
|
|
|
- kategorie: "Projekt-Leistungen"
|
|
beschreibung: "Ressourcenintensive Vorhaben mit mehrwöchiger Laufzeit (komplette Prozess-Neugestaltungen, bereichsübergreifende Transformationen)"
|
|
beauftragung: "Formale Beauftragung durch Mission Board"
|
|
|
|
- kategorie: "Strategische Leistungen"
|
|
beschreibung: "Weiterentwicklung des DIGITOMs, grundlegende Transformation der Prozesslandschaft"
|
|
beauftragung: "Beauftragung durch Vision Board"
|
|
|
|
- kategorie: "Krisen-Leistungen"
|
|
beschreibung: "Akute Prozessstörungen oder Compliance-Verstöße mit sofortigem Handlungsbedarf"
|
|
beauftragung: "Sofortige Priorisierung, andere Aktivitäten werden zurückgestellt"
|
|
|
|
abgrenzung_zu_angrenzenden_funktionen:
|
|
|
|
- funktion: "dpm"
|
|
name: "Demand-Portfolio-Management"
|
|
dpm_tut: |
|
|
Steuert und priorisiert Demands über den gesamten Lifecycle.
|
|
Managt das Demand-Portfolio und koordiniert die Umsetzung.
|
|
pm_tut: |
|
|
Definiert den methodischen Rahmen für Prozesse, die Demands auslösen können.
|
|
Unterstützt bei Prozessänderungen, die aus Demands resultieren.
|
|
schnittstelle: |
|
|
Demands können Prozess-Änderungen sein. PM unterstützt DPM bei der Bewertung
|
|
prozessualer Auswirkungen von Demands.
|
|
|
|
- funktion: "spm"
|
|
name: "Service-Portfolio-Management"
|
|
spm_tut: |
|
|
Steuert das Service-Portfolio, verantwortet Service-Lifecycle und Service-Level.
|
|
Managt servicebezogene Prozesse nach ITIL-Framework.
|
|
pm_tut: |
|
|
Stellt methodischen Rahmen für die Dokumentation von Service-Prozessen bereit.
|
|
Unterstützt bei der Gestaltung und Standardisierung von Service-Prozessen.
|
|
schnittstelle: |
|
|
Services basieren auf Prozessen. PM liefert Methodik und Framework,
|
|
SPM wendet diese auf Service-Prozesse an. Gegenseitiges Feedback zur
|
|
Anwendbarkeit des Frameworks.
|
|
|
|
- funktion: "shm"
|
|
name: "Stakeholder-Management"
|
|
shm_tut: |
|
|
Identifiziert und managt Stakeholder-Beziehungen.
|
|
Erfasst Stakeholder-Anforderungen und -Feedback.
|
|
pm_tut: |
|
|
Definiert Prozesse für den Umgang mit externen Stakeholdern.
|
|
Berücksichtigt Stakeholder-Anforderungen in der Prozessgestaltung.
|
|
schnittstelle: |
|
|
Stakeholder haben Prozess-Anforderungen. PM erhält von SHM Anforderungen
|
|
(z.B. Kundenfeedback, regulative Vorgaben), die Prozesse beeinflussen.
|
|
|
|
- funktion: "ppm"
|
|
name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
|
ppm_tut: |
|
|
Plant und priorisiert Projekte.
|
|
Steuert das Projekt-Portfolio.
|
|
pm_tut: |
|
|
Definiert Vorgaben, wie Projekte im Rahmen des DIGITOM ablaufen sollen.
|
|
Bewertet Machbarkeit von Projekten aus prozessualer Sicht.
|
|
schnittstelle: |
|
|
Projekte können Prozess-Änderungen erfordern. PM erhält Informationen zu
|
|
geplanten Projekten und deren Prozessauswirkungen.
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# 3. VERANTWORTUNGSBEREICHE
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
verantwortungsbereiche:
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Das Prozess-Management gliedert sich in fünf Kernverantwortungsbereiche,
|
|
die das Spektrum von der Framework-Definition über das Prozesslandschafts-Management
|
|
bis zur Befähigung und Leistungssteuerung abdecken.
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 3.1 VERANTWORTUNGSBEREICH 1
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
bereich_1_framework:
|
|
id: "VB1"
|
|
name: "Prozess-Management-Framework definieren und weiterentwickeln"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Definition, Kommunikation und Weiterentwicklung der verbindlichen methodischen
|
|
und technischen Grundlagen für das gesamte Prozess-Management im DIGIT als
|
|
Fundament für einheitliche und qualitativ hochwertige Prozessarbeit.
|
|
|
|
was:
|
|
- "Etablierung eines einheitlichen Prozess-Management-Frameworks: Gemeinsame verbindliche Standards und Methoden für die Darstellung, Dokumentation und Steuerung von Prozessen"
|
|
- "Festlegung von Governance-Regeln und Richtlinien für alle Aspekte der Prozessarbeit (von der Dokumentation über die Analyse bis zur Steuerung)"
|
|
- "Auswahl, Bereitstellung und laufende Betreuung zentraler Prozess-Management-Werkzeuge"
|
|
|
|
warum:
|
|
- "Sicherstellung einer einheitlichen, vergleichbaren und nachvollziehbaren Prozessdokumentation im Amt"
|
|
- "Gewährleistung von methodischer Qualität, Effektivität und fundierter Erhebung in der Prozessgestaltung und -optimierung"
|
|
- "Schaffung einer gemeinsamen 'Prozess-Sprache' und eines gemeinsamen Verständnisses für Prozessarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg"
|
|
|
|
wie:
|
|
governance:
|
|
- "Laufende Analyse von internen Bedarfen und externen Best Practices/Standards im Prozess-Management"
|
|
- "Abstimmung der Anforderungen mit Fachbereichen, IT-Architektur und übergreifenden Governance-Vorgaben"
|
|
- "Klare Dokumentation des Prozess-Management-Frameworks (z.B. Methodenhandbuch oder Playbook)"
|
|
|
|
frequenz:
|
|
- "Framework-Reviews: quartalsweise"
|
|
- "Tool-Updates: bei Bedarf"
|
|
- "Schulungen: laufend"
|
|
|
|
outputs:
|
|
- "Prozess-Management-Framework (Methodenhandbuch/Playbook)"
|
|
- "Governance-Regeln und Richtlinien"
|
|
- "Tool-Dokumentation und Anleitungen"
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 3.2 VERANTWORTUNGSBEREICH 2
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
bereich_2_prozesslandschaft:
|
|
id: "VB2"
|
|
name: "Übergreifende Prozesslandschaft managen und Governance sicherstellen"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Aufbau, Pflege und Überwachung der Gesamtarchitektur der bereichsübergreifenden
|
|
Prozesse (Kern-, Management- und Supportprozesse) des DIGIT zur Schaffung von
|
|
Transparenz, zur Steuerung und zur Sicherstellung der Einhaltung des definierten Rahmens.
|
|
|
|
was:
|
|
- "Erhebung, Visualisierung und laufende Pflege der übergreifenden Prozesslandkarte des DIGIT"
|
|
- "Überwachung der Einhaltung des Prozess-Management-Frameworks (Methoden, Standards, Dokumentationsqualität)"
|
|
- "Systematische Identifikation und Adressierung von Governance-Lücken: Dokumentation fehlender Regelungen, strukturierte Eskalation über definierte Wege, Nachverfolgung bis zur Schließung der Lücke"
|
|
|
|
warum:
|
|
- "Schaffung von Transparenz über die Kernabläufe, Abhängigkeiten und Schnittstellen im Amt"
|
|
- "Ermöglichung einer strategischen Steuerung und Priorisierung von bereichsübergreifenden Prozessinitiativen (durch das Vision Board)"
|
|
- "Sicherstellung der Konsistenz und Qualität der Prozessarbeit sowie Einhaltung von Compliance-Vorgaben"
|
|
- "Vermeidung von Silos und unkoordinierten Insellösungen"
|
|
|
|
wie:
|
|
governance:
|
|
- "Nutzung des Prozess-Management-Werkzeugs zur Darstellung und Verwaltung der Prozessarchitektur"
|
|
- "Regelmäßige Qualitäts-Checks und Reviews zur Prüfung der Framework-Konformität"
|
|
- "Kontinuierlicher Austausch mit den Fachbereichen (u.a. über Key-User)"
|
|
- "Regelmäßiges Reporting an das Vision Board und relevante Gremien"
|
|
|
|
frequenz:
|
|
- "Prozesslandkarten-Review: quartalsweise"
|
|
- "Qualitäts-Checks: monatlich"
|
|
- "Vision Board Reporting: quartalsweise"
|
|
|
|
outputs:
|
|
- "Übergreifende Prozesslandkarte"
|
|
- "Governance-Reports"
|
|
- "Qualitäts-Berichte"
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 3.3 VERANTWORTUNGSBEREICH 3
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
bereich_3_beratung:
|
|
id: "VB3"
|
|
name: "Beratung und operative Prozessgestaltung (in definierten Fällen)"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Methodische Unterstützung der Fachbereiche bei Prozessfragen sowie aktive Gestaltung
|
|
und Optimierung von Prozessen in spezifischen, strategisch relevanten oder komplexen
|
|
Situationen, wobei die Rolle klar als Berater und Befähiger verstanden wird.
|
|
|
|
was:
|
|
- "Fachliche Beratung von Fachbereichen und Teams bei der Analyse, Neugestaltung und Optimierung ihrer Prozesse (methodische Fachexpertise bereitstellen)"
|
|
- "Bei Bedarf Moderation von Prozessworkshops bei bereichsübergreifenden oder komplexen Abläufen"
|
|
- "In ausgewählten Ausnahmefällen operative Unterstützung bei der Prozessaufnahme, -modellierung und -optimierung (bei strategisch bedeutsamen oder abteilungsübergreifenden Prozessen, bei Projekten mit großem Prozesseinfluss oder initial als 'Starthilfe')"
|
|
|
|
warum:
|
|
- "Sicherstellung hoher methodischer Qualität bei der Lösung komplexer Prozessherausforderungen"
|
|
- "Unterstützung der Fachbereiche bei der Erreichung ihrer Ziele durch effektive Prozesse ('Enabling')"
|
|
- "Gezielter Einsatz zentraler Ressourcen auf die Prozesse mit dem größten Hebel oder der höchsten Komplexität"
|
|
|
|
wie:
|
|
governance:
|
|
- "Durchführung von individuellen Beratungsgesprächen und Coachings für Prozessverantwortliche/-teams"
|
|
- "Planung und professionelle Moderation von Analyse- und Design-Workshops"
|
|
- "Anwendung geeigneter Prozessanalyse- und Optimierungstechniken"
|
|
- "Detaillierte Modellierung (Ist/Soll) gemäß Prozess-Framework bei Übernahme operativer Verantwortung"
|
|
|
|
frequenz:
|
|
- "Beratungsgespräche: bei Bedarf"
|
|
- "Workshops: nach Vereinbarung"
|
|
- "Operative Unterstützung: in definierten Fällen"
|
|
|
|
outputs:
|
|
- "Beratungsprotokolle"
|
|
- "Workshop-Ergebnisse"
|
|
- "Prozessmodelle (Ist/Soll)"
|
|
- "Optimierungsempfehlungen"
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 3.4 VERANTWORTUNGSBEREICH 4
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
bereich_4_befaehigung:
|
|
id: "VB4"
|
|
name: "Dezentrale Prozesskompetenz durch Befähigung und Aufbau Key-User-Konzept"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Systematischer Aufbau und Pflege von Prozess-Management-Kompetenzen in den Fachbereichen,
|
|
insbesondere durch die Etablierung und Betreuung eines Key-User-Netzwerks, um die
|
|
Prozessarbeit nachhaltig in der Organisation zu verankern.
|
|
|
|
was:
|
|
- "Entwicklung und Umsetzung eines übergreifenden Befähigungskonzepts für Prozess-Management"
|
|
- "Identifikation, Gewinnung und Qualifizierung von geeigneten Key-Usern für Prozesse in den Fachbereichen als dezentrale Prozess-Ansprechpartner"
|
|
- "Aufbau und Management eines Key-User-Netzwerks, das den regelmäßigen Erfahrungsaustausch fördert und die kontinuierliche Weiterbildung im Prozessmanagement sicherstellt"
|
|
|
|
warum:
|
|
- "Stärkung der Eigenverantwortung der Fachbereiche für ihre Prozesse ('Hilfe zur Selbsthilfe')"
|
|
- "Sicherstellung der nachhaltigen Anwendung und Verbesserung von Prozessen im Tagesgeschäft"
|
|
- "Schaffung von Multiplikatoren für Prozessdenken und das Prozessmanagement-Framework in der gesamten Organisation"
|
|
|
|
wie:
|
|
governance:
|
|
- "Konzeption und Durchführung von zielgruppenspezifischen Trainings und Workshops (Methoden, Tools)"
|
|
- "Definition der Rolle und Aufgaben von Key-Usern in Abstimmung mit den Fachbereichen"
|
|
- "Organisation von regelmäßigen Austauschformaten für Key-User (z.B. Community of Practice, Best-Practice-Sharing)"
|
|
- "Bereitstellung von Lernmaterialien, Leitfäden und Coaching für die Key-User"
|
|
- "Strategische Netzwerk-Entwicklung: Systematische Identifikation von Kompetenzlücken, gezielte Rekrutierung neuer Key-User"
|
|
|
|
frequenz:
|
|
- "Key-User-Netzwerktreffen: monatlich"
|
|
- "Trainings: quartalsweise"
|
|
- "Coaching: bei Bedarf"
|
|
|
|
outputs:
|
|
- "Befähigungskonzept"
|
|
- "Schulungsmaterialien und Leitfäden"
|
|
- "Key-User-Dokumentation"
|
|
- "Community-of-Practice-Protokolle"
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 3.5 VERANTWORTUNGSBEREICH 5
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
bereich_5_leistungssteuerung:
|
|
id: "VB5"
|
|
name: "Leistungserbringung strukturieren und steuern"
|
|
|
|
beschreibung: |
|
|
Die Prozess-Management-Funktion erbringt ihre Leistungen in vier unterschiedlichen Modi,
|
|
die sich nach Komplexität, strategischer Bedeutung und Ressourcenbedarf unterscheiden.
|
|
Diese differenzierte Herangehensweise ermöglicht es, flexibel auf verschiedene
|
|
organisationale Bedarfe zu reagieren und gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen
|
|
optimal einzusetzen.
|
|
|
|
was:
|
|
- "Standard-Leistungen: Wiederkehrende Unterstützung für operative Prozessbedarfe wie Einzelberatungen, Prozess-Management-Framework-Schulungen oder methodische Kurzberatungen"
|
|
- "Projekt-Leistungen: Umfangreichere Prozess-Management-Unterstützung, die signifikante Ressourcen bindet (komplette Prozess-Neugestaltungen, bereichsübergreifende Transformationen)"
|
|
- "Strategische Leistungen: Initiativen zur Weiterentwicklung des gesamten DIGITOMs oder zur grundlegenden Transformation der Prozesslandschaft"
|
|
- "Krisen-Leistungen: Sofortige Unterstützung bei akuten Prozess-Störungen oder Compliance-Verstößen"
|
|
|
|
warum:
|
|
- "Sicherstellung einer bedarfsgerechten und ressourceneffizienten Leistungserbringung durch klare Priorisierung"
|
|
- "Schaffung von Transparenz über verfügbare Prozess-Management-Services und deren Zugangswege"
|
|
- "Ermöglichung einer strategischen Kapazitätsplanung und vorausschauenden Ressourcenallokation"
|
|
- "Balance zwischen planbaren Aktivitäten und der notwendigen Flexibilität für ungeplante Bedarfe"
|
|
|
|
wie:
|
|
governance:
|
|
- "Definition klarer Kriterien für die Zuordnung von Anfragen zu Leistungskategorien (Aufwand, Laufzeit, Komplexität, strategische Relevanz)"
|
|
- "Etablierung unterschiedlicher Beauftragungswege je nach Leistungstyp (von Ticketsystemen bis Gremienentscheidungen)"
|
|
- "Regelmäßige Überprüfung der Leistungsverteilung und Anpassung der Kapazitätsallokation"
|
|
- "Transparente Kommunikation der Leistungstypen und ihrer Zugangswege"
|
|
|
|
frequenz:
|
|
- "Kapazitätsplanung: quartalsweise"
|
|
- "Leistungs-Review: monatlich"
|
|
|
|
outputs:
|
|
- "Leistungskatalog"
|
|
- "Beauftragungsrichtlinien"
|
|
- "Kapazitätsberichte"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# 4. SCHNITTSTELLEN
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
schnittstellen:
|
|
beschreibung: "Input/Output und typische Abstimmungswege der Prozess-Management-Funktion"
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 4.1 INPUTS
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
inputs:
|
|
beschreibung: "Was das Prozess-Management empfängt"
|
|
|
|
quellen:
|
|
- von: "vision_board"
|
|
name: "Vision Board"
|
|
inhalt: |
|
|
- Strategische Leitlinien und Entscheidungen zur Ausgestaltung des DIGITOMs
|
|
- Aufträge zur Umsetzung beschlossener Änderungen
|
|
- Entscheidungen über Framework-Transformationen, strategische PM-Ausrichtung, Ressourcenrahmen
|
|
|
|
- von: "mission_board"
|
|
name: "Mission Board"
|
|
inhalt: |
|
|
- Impulse und Prioritäten aus der strategischen bzw. taktischen Steuerung
|
|
- Entscheidungen bei Eskalationen von bereichsübergreifenden Prozesskonflikten
|
|
- Entscheidungen über Projekt-Leistungen, Prioritätskonflikte bei Ressourcenengpässen, Governance-Eskalationen
|
|
|
|
- von: "ppm"
|
|
name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
|
inhalt: |
|
|
- Informationen zu geplanten Projekten und priorisierten Initiativen, die prozessuale Änderungen erfordern oder bestehende Prozesse betreffen
|
|
|
|
- von: "spm"
|
|
name: "Service-Portfolio-Management"
|
|
inhalt: |
|
|
- Anforderungen aus der Service-Entwicklung und dem Service-Betrieb, die neue Prozesse oder Anpassungen bestehender Prozesse nötig machen
|
|
- Feedback zur Anwendbarkeit/Vollständigkeit des Prozess-Management-Frameworks für Service-Prozesse
|
|
- Feedback zur Effektivität bestehender Prozessmodelle aus Service-Sicht
|
|
- Informationen zur Ausgestaltung des ITIL-Frameworks mit Bezug zum Prozess-Management-Framework
|
|
|
|
- von: "shm"
|
|
name: "Stakeholder-Management"
|
|
inhalt: |
|
|
- Anforderungen von Stakeholdern (z.B. Kundenfeedback, gesetzliche/regulative Vorgaben), welche die internen Prozesse beeinflussen
|
|
|
|
- von: "key_user"
|
|
name: "Key-User"
|
|
inhalt: |
|
|
- Bindeglied zwischen zentralem Prozess-Management-Team und Fachbereich
|
|
- Feedback zur Anwendbarkeit des Frameworks, spezifische Unterstützungsbedarfe, operative Prozessdetails
|
|
- Anforderungen, Detailfragen und Rückmeldungen aus ihrem Bereich
|
|
|
|
- von: "fachbereiche"
|
|
name: "Fachbereiche / Teams"
|
|
inhalt: |
|
|
- Input in Form von Bedarfen (z.B. Wunsch nach Neugestaltung eines Prozesses, Hinweise auf ineffiziente Abläufe, spezifische Beratungsanfragen)
|
|
- Feedback zur bestehenden Prozessausführung
|
|
|
|
- von: "it_architektur"
|
|
name: "IT-Architektur"
|
|
inhalt: |
|
|
- Technische Rahmenbedingungen
|
|
- Informationen über IT-Systemlandschaft
|
|
- Technische Standards
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 4.2 OUTPUTS
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
outputs:
|
|
beschreibung: "Was das Prozess-Management weitergibt"
|
|
|
|
ziele:
|
|
- an: "vision_board"
|
|
name: "Vision Board"
|
|
inhalt: |
|
|
- Konzepte und Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs (inkl. Begründungen und Auswirkungen)
|
|
- Regelmäßige Statusberichte zur Implementierung des DIGITOMs
|
|
- Meldung von grundsätzlichen Problemen oder Risiken in der Prozesslandschaft (Eskalation)
|
|
|
|
- an: "mission_board"
|
|
name: "Mission Board"
|
|
inhalt: |
|
|
- Berichte über operative Herausforderungen und bereichsübergreifende Prozess-Themen, die strategische Entscheidungen erfordern
|
|
- Empfehlungen für taktische Maßnahmen zur Prozessanpassung
|
|
|
|
- an: "ppm"
|
|
name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
|
inhalt: |
|
|
- Vorgaben und Richtlinien, wie Projekte im Rahmen des DIGITOM ablaufen sollen (z.B. definierte Prozessschritte, Decision Gates)
|
|
- Bewertung der Machbarkeit geplanter Projekte aus (organisations-)prozessualer Sicht
|
|
|
|
- an: "spm"
|
|
name: "Service-Portfolio-Management"
|
|
inhalt: |
|
|
- Bei Bedarf Unterstützung bei der Gestaltung von servicebezogenen Prozessen (z.B. Einführung neuer Services)
|
|
- Unterstützung bei der Standardisierung/Dokumentation von Service-Prozessen
|
|
|
|
- an: "shm"
|
|
name: "Stakeholder-Management"
|
|
inhalt: |
|
|
- Definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit externen Stakeholdern
|
|
- Rückmeldung, wie externe Anforderungen im DIGITOM berücksichtigt wurden
|
|
|
|
- an: "fachbereiche"
|
|
name: "Fachbereiche / Abteilungen"
|
|
inhalt: |
|
|
- Schulungsmaterial, Handbücher und Leitfäden zum DIGITOM
|
|
- Individuelle Beratung und Lösungen für gemeldete Prozessprobleme
|
|
- Methodische Unterstützung und Empfehlungen zur Prozessgestaltung und Dokumentation
|
|
- Informationen über anstehende Prozessänderungen
|
|
|
|
- an: "key_user"
|
|
name: "Key-User"
|
|
inhalt: |
|
|
- Weitergabe der vom Prozess-Management entwickelten Lösungen, Standards und Guidelines in ihre Teams
|
|
- Unterstützung der jeweiligen Abteilungen oder Teams bei der Prozessanwendung
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 4.3 TYPISCHE ABSTIMMUNGSWEGE
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
typische_abstimmungswege:
|
|
beschreibung: "Standardisierte Interaktionsformate"
|
|
|
|
formate:
|
|
- format: "vision_board_reporting"
|
|
name: "Vision Board (Regel-Reporting)"
|
|
frequenz: "quartalsweise"
|
|
inhalt:
|
|
- "Status Prozesslandschaft & Framework-Compliance"
|
|
- "Strategische Abstimmung"
|
|
- "Eskalationen"
|
|
- "Grundsatzentscheidungen"
|
|
|
|
- format: "mission_board"
|
|
name: "Mission Board (bei Bedarf)"
|
|
frequenz: "bei Bedarf"
|
|
inhalt:
|
|
- "Abstimmung bereichsübergreifender Prozessfragen"
|
|
- "Entscheidungen über Priorisierungen oder Ressourcenkonflikte"
|
|
|
|
- format: "beratungsgespraech"
|
|
name: "Beratungsgespräch / Coaching (Fachbereich/Key-User)"
|
|
frequenz: "bei Bedarf"
|
|
inhalt:
|
|
- "Methodische Unterstützung bei Prozessfragen"
|
|
- "Anleitung zur Prozess-Framework-Anwendung"
|
|
- "Problemlösung"
|
|
|
|
- format: "schulung_workshop"
|
|
name: "Schulung / Workshop (Key-User/Teams)"
|
|
frequenz: "quartalsweise / bei Bedarf"
|
|
inhalt:
|
|
- "Kompetenzaufbau (Methoden, Tools)"
|
|
- "Praktische Anwendung"
|
|
- "Befähigung zur dezentralen Prozessarbeit"
|
|
|
|
- format: "key_user_netzwerk"
|
|
name: "Key-User-Netzwerktreffen / Community of Practice"
|
|
frequenz: "monatlich"
|
|
inhalt:
|
|
- "Erfahrungsaustausch"
|
|
- "Best-Practice-Sharing"
|
|
- "Feedback zum Framework"
|
|
- "Multiplikation von Wissen"
|
|
|
|
- format: "projekt_meeting"
|
|
name: "Projekt-Meeting / Abstimmungsrunde"
|
|
frequenz: "projektabhängig"
|
|
inhalt:
|
|
- "Klärung Prozessauswirkungen von Projekten"
|
|
- "Sicherstellung Prozess-Management-Standards in Projekten"
|
|
- "Prozess-Integrationsplanung"
|
|
|
|
- format: "architektur_board"
|
|
name: "Architektur-Board"
|
|
frequenz: "bei Bedarf"
|
|
inhalt:
|
|
- "Abgleich Prozessanforderungen mit technischer Machbarkeit"
|
|
- "Systemauswahl/-anpassung"
|
|
|
|
- format: "ad_hoc_workshop"
|
|
name: "Ad-hoc-Workshops"
|
|
frequenz: "bei Bedarf"
|
|
inhalt:
|
|
- "Bei größeren Prozessänderungen oder neuen Initiativen"
|
|
- "Gemeinsame Erarbeitung von Lösungen"
|
|
- "Vorbereitung der Umsetzung"
|
|
|
|
- format: "ad_hoc_abstimmung"
|
|
name: "Ad-hoc Abstimmung / Klärung"
|
|
frequenz: "bei Bedarf"
|
|
inhalt:
|
|
- "Lösung spezifischer, oft bereichsübergreifender Prozesskonflikte"
|
|
- "Prozess-Management-Framework-Interpretationsfragen"
|
|
|
|
- format: "info_veranstaltung"
|
|
name: "Info-Veranstaltung / Intranet News"
|
|
frequenz: "bei Bedarf"
|
|
inhalt:
|
|
- "Breite Kommunikation von Prozess-Management-Framework-Updates"
|
|
- "Prozessänderungen"
|
|
- "Relevante Prozess-Management-Informationen"
|
|
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
# 4.4 ESKALATIONSPROZESS
|
|
# ---------------------------------------------------------------------------
|
|
eskalationsprozess:
|
|
beschreibung: "3-stufiger Eskalationsprozess für Prozesskonflikte und Governance-Themen"
|
|
|
|
stufen:
|
|
- stufe: 1
|
|
name: "Intern"
|
|
zeitrahmen: "24-48 Stunden"
|
|
beschreibung: "Klärung innerhalb des Prozess-Management-Teams und mit den direkt Beteiligten"
|
|
|
|
- stufe: 2
|
|
name: "Mission Board"
|
|
zeitrahmen: "1-2 Wochen"
|
|
beschreibung: "Eskalation an das Mission Board für taktische Entscheidungen bei bereichsübergreifenden Konflikten"
|
|
|
|
- stufe: 3
|
|
name: "Vision Board"
|
|
zeitrahmen: "2-4 Wochen"
|
|
beschreibung: "Eskalation an das Vision Board für strategische Grundsatzentscheidungen"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# 5. ORGANISATORISCHE EINORDNUNG
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
organisatorische_einordnung:
|
|
|
|
abteilung: "DIGIT (Amt für Digitalisierung und IT)"
|
|
berichtslinie: "Vision Board (strategisch) / Mission Board (taktisch)"
|
|
|
|
designentscheidungen:
|
|
- id: "D-PM-01"
|
|
entscheidung: |
|
|
Prozess-Management als zentrale, befähigende Funktion statt als Kontrollinstanz
|
|
begruendung: |
|
|
Fördert Eigenverantwortung der Fachbereiche und schafft Vertrauen.
|
|
Prozess-Management unterstützt, kontrolliert aber nicht.
|
|
|
|
- id: "D-PM-02"
|
|
entscheidung: |
|
|
Differenzierte Leistungserbringung nach vier Kategorien
|
|
begruendung: |
|
|
Ermöglicht bedarfsgerechte Ressourcensteuerung und klare Erwartungen.
|
|
Balance zwischen planbaren und ungeplanten Aktivitäten.
|
|
|
|
- id: "D-PM-03"
|
|
entscheidung: |
|
|
Key-User-Netzwerk als dezentrale Prozess-Kompetenz
|
|
begruendung: |
|
|
Nachhaltige Verankerung von Prozesswissen in der Organisation.
|
|
Multiplikatoren-Effekt für Prozessdenken.
|
|
|
|
rollen_in_funktion:
|
|
- rolle: "Prozess-Manager"
|
|
typ: "Einzelrolle"
|
|
beschreibung: |
|
|
Verantwortlich für das Prozess-Management-Framework und die Prozesslandschaft.
|
|
Koordiniert Beratung, Befähigung und Leistungserbringung.
|
|
referenz: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_prozess-manager.yaml"
|
|
|
|
- rolle: "Key-User (Prozesse)"
|
|
typ: "Mehrfachrolle"
|
|
beschreibung: |
|
|
Dezentrale Prozess-Ansprechpartner in den Fachbereichen.
|
|
Bindeglied zwischen zentralem PM und Fachbereich.
|
|
referenz: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_key-user-prozesse.yaml"
|
|
|
|
vertretung:
|
|
regel: |
|
|
Die Vertretung des Prozess-Managers wird im Governance-Modell geregelt.
|
|
Key-User vertreten sich innerhalb ihres Fachbereichs gegenseitig.
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# 6. OFFENE PUNKTE
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
offene_punkte:
|
|
|
|
fuer_mvp_nicht_adressiert:
|
|
|
|
- id: "OPEN-PM-001"
|
|
thema: "Detail-Definition Key-User-Rolle"
|
|
beschreibung: |
|
|
Genaue Aufgaben, Kompetenzen und Zeitbudget der Key-User-Rolle
|
|
müssen noch mit den Fachbereichen abgestimmt werden.
|
|
status: "Bei Bedarf zu klären"
|
|
prioritaet: "mittel"
|
|
|
|
- id: "OPEN-PM-002"
|
|
thema: "Tool-Auswahl Prozess-Management"
|
|
beschreibung: |
|
|
Auswahl und Einführung eines zentralen Prozess-Management-Werkzeugs
|
|
steht noch aus.
|
|
status: "Post-MVP-Erweiterung"
|
|
prioritaet: "hoch"
|
|
|
|
- id: "OPEN-PM-003"
|
|
thema: "Integration PPM-Schnittstelle"
|
|
beschreibung: |
|
|
Die Schnittstelle zu Projekt-Portfolio-Management muss noch
|
|
detailliert ausgearbeitet werden.
|
|
status: "Post-MVP-Erweiterung"
|
|
prioritaet: "mittel"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# 7. REFERENZEN
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
referenzen:
|
|
|
|
verwandte_dokumente:
|
|
- titel: "Rollenbeschreibung Prozess-Manager"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_prozess-manager.yaml"
|
|
unterschied: "Rollenbeschreibung = personenzentriert; Funktionsbeschreibung = systemisch"
|
|
|
|
- titel: "Governance-Framework PM"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
|
|
relevanz: "Übergeordneter Governance-Rahmen für PM-Funktion"
|
|
|
|
- titel: "RACI-Matrix PM"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml"
|
|
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten"
|
|
|
|
- titel: "Leistungs-Canvas PM"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
|
|
relevanz: "Practices und Leistungsportfolio"
|
|
|
|
- titel: "DIGITOM Taxonomie"
|
|
pfad: "#00_meta/digitom_taxonomie.yaml"
|
|
relevanz: "Konzeptuelle Grundlagen (Funktion, Practice, Rolle, Gremium)"
|
|
|
|
- titel: "DPM-Funktionsbeschreibung"
|
|
pfad: "#01_demand-portfolio-management/#01.1_demand-portfolio-management_documentation/dpm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
|
relevanz: "Parallele Portfolio-Funktion, Strukturvorlage"
|
|
|
|
- titel: "SPM-Funktionsbeschreibung"
|
|
pfad: "#02_service-portfolio-management/02.1_spm_konzepte/spm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
|
relevanz: "Parallele Portfolio-Funktion"
|
|
|
|
- titel: "SHM-Funktionsbeschreibung"
|
|
pfad: "#03_stakeholder-management/#03.1_funktion/shm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
|
relevanz: "Parallele Management-Funktion"
|
|
|
|
# =============================================================================
|
|
# 8. ÄNDERUNGSHISTORIE
|
|
# =============================================================================
|
|
|
|
aenderungshistorie:
|
|
|
|
- version: "1.0"
|
|
datum: "2026-02-05"
|
|
aenderung: |
|
|
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
|
|
|
|
Quelle: #02 - Prozess-Management: Funktionsbeschreibung.docx
|
|
|
|
Inhalte:
|
|
- Zweck und Hauptziel
|
|
- Funktionsverständnis und Abgrenzung
|
|
- 5 Verantwortungsbereiche (VB1-VB5)
|
|
- Schnittstellen (Inputs/Outputs)
|
|
- Typische Abstimmungswege
|
|
- Eskalationsprozess (3-stufig)
|
|
- Organisatorische Einordnung
|
|
|
|
Strukturvorlage: spm_funktionsbeschreibung.yaml
|
|
autor: "DIGITOM-Projekt"
|