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# PROZESS-MANAGEMENT: EXECUTIVE SUMMARY / ÜBERSICHT
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# Version: 1.0
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# Datum: 2026-02-05
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# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
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meta:
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typ: "executive_summary"
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funktion_id: "pm"
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funktion_name: "Prozess-Management"
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version: "1.0"
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gueltig_ab: "2026-02-05"
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geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
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status:
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inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
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status: "draft"
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quellen:
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- "#00 - Prozess-Management.docx"
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# 1. STRATEGISCHER KONTEXT UND KERNKONZEPT
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strategischer_kontext:
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titel: "Strategischer Kontext und Kernkonzept"
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organisationale_herausforderung:
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titel: "Die organisationale Herausforderung"
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beschreibung: |
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Das DIGITOM steht vor einem typischen Widerspruch in modernen
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Verwaltungen: Es braucht einheitliche Standards für Effektivität und
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Vergleichbarkeit - gleichzeitig müssen Fachbereiche flexibel auf ihre
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spezifischen Anforderungen reagieren können.
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ausgangslage:
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- "Fragmentierte Abläufe"
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- "Methodische Vielfalt ohne gemeinsame Basis"
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- "Silos statt Integration"
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konsequenzen:
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- "Operative Reibungsverluste"
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- "Verhinderte strategische Weiterentwicklung"
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- "Ungenutzte Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale"
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- "Fehlender strukturierter Überblick und notwendige Befähigungen"
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- "Lokale Optimierungen ohne systemische Wirkung"
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loesungskonzept:
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titel: "Ein neuer Weg zwischen Kontrolle und Autonomie"
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beschreibung: |
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Die neue Prozess-Management-Funktion navigiert zwischen Standardisierung
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und Flexibilität. Statt diesen Widerspruch aufzulösen, nutzt sie ihn
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produktiv.
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kernprinzipien:
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- prinzip: "Zentrale Methodenkompetenz trifft dezentrale Umsetzung"
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beschreibung: |
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Die PM-Funktion definiert den Rahmen durch einheitliche Standards,
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Methoden und Werkzeuge. Innerhalb dieses Rahmens gestalten die
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Fachbereiche ihre Prozesse aktiv und tragen somit die Verantwortung dafür.
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- prinzip: "Befähigung statt Kontrolle"
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beschreibung: |
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Die Funktion versteht sich als Ermöglicher, nicht als Wächter.
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Sie schafft Kompetenzen vor Ort durch ein Netzwerk von "Key-User",
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die als Multiplikator:innen in ihren Bereichen wirken.
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- prinzip: "Nutzenorientierung statt Strukturfixierung"
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beschreibung: |
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Ausgangspunkt sind nicht interne Logiken, sondern die Bedarfe der
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internen Kund:innen - von strategischen Gremien bis zu operativen Teams.
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erwarteter_mehrwert:
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titel: "Der erwartete Mehrwert"
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fuer_strategische_entscheider:
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zielgruppe: "Strategische Entscheider:innen"
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mehrwert:
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- "Erstmals Transparenz über die gesamte Prozesslandschaft"
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- "Ermöglichte strategische Gestaltung"
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- "Frühzeitige Sichtbarkeit von Risiken"
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- "Systematische Erschließung von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen"
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fuer_operative_teams:
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zielgruppe: "Operative Teams"
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mehrwert:
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- "Methodische Unterstützung genau dann, wenn sie benötigt wird"
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- "Von schneller Beratung bis zur Begleitung komplexer Transformationen"
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- "Einheitliche Standards für bereichsübergreifende Zusammenarbeit"
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fuer_gesamtorganisation:
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zielgruppe: "Gesamtorganisation"
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mehrwert:
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- "Anpassungsfähigkeit ohne Kontrollverlust"
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- "Kontinuierliche Prozessverbesserung statt nur Dokumentation"
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- "Systematische Identifikation von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen"
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- "Adressierung von Fachkräftemangel und steigenden Anforderungen"
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# 2. ORGANISATIONSDESIGN UND GOVERNANCE
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organisationsdesign:
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titel: "Organisationsdesign und Governance"
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architektur:
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titel: "Eine Architektur der produktiven Spannung"
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prinzip: |
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Das Organisationsdesign folgt dem Prinzip der bewussten Rollentrennung.
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Methodische Beratung und operative Governance liegen in unterschiedlichen
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Händen - so entsteht Vertrauen statt Kontrollangst.
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zentrale_rollen:
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beschreibung: |
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Fünf zentrale Rollen im PM-Team decken das Spektrum von strategischer
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Führung über Methodenentwicklung bis zur operativen Beratung ab.
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Jede Rolle hat klare Verantwortlichkeiten, Überschneidungen werden vermieden.
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rollen:
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- "Leiter*in Prozess-Management"
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- "Prozess-Framework-Manager*in (PFM)"
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- "Prozesslandschafts-Koordinator*in (PLK)"
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- "Prozess-Berater*in (PB)"
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- "Key-User-Netzwerk-Manager*in (KNM)"
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process_owner:
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beschreibung: |
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Process Owner in den Hauptprozessen tragen horizontale und vertikale
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End-to-End-Verantwortung für ihre Teilprozesse. Sie koordinieren
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bereichsübergreifend und sichern Prozessqualität.
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hauptprozesse:
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- "Stakeholder-Management"
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- "Demand-Management"
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- "Projekt-Management"
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- "Service-Management"
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key_user:
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beschreibung: |
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Key-User werden in allen Fachbereichen identifiziert und zu lokalen
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Prozess-Expert:innen entwickelt. Sie sind erste Anlaufstelle vor Ort
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und Bindeglied zur zentralen PM-Funktion.
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governance:
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titel: "Governance: So viel wie nötig, so wenig wie möglich"
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prinzip: "Subsidiaritätsprinzip"
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entscheidungskategorien:
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- kategorie: "Operative Anpassungen"
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entscheidungsträger: "PM-Team eigenständig"
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beispiele:
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- "Tool-Konfigurationen"
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- "Template-Updates"
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- "Schulungsinhalte"
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- kategorie: "Prozessspezifische Anpassungen"
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entscheidungsträger: "Abstimmung mit jeweiligem Process Owner"
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beispiele:
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- "Änderungen an Prozessschnittstellen"
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- "Neue Metriken für spezifische Prozesse"
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|
- "Integration neuer Systeme in bestehende Prozesse"
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- kategorie: "PM-Framework-Weiterentwicklungen"
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entscheidungsträger: "PM-Team eigenständig (Information an Process Owner)"
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beispiele:
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- "Neue Modellierungsstandards"
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- "Erweiterte Methodenbausteine"
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|
- "Übergreifende Bewertungskriterien"
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|
- kategorie: "Fundamentale Änderungen"
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entscheidungsträger: "Steuerungsgremien"
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beispiele:
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- "Wechsel der Prozessmodellierungssprache"
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- "Grundlegende Änderung der PM-Strategie"
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|
- "Neuausrichtung der Prozessarchitektur"
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leistungsbeauftragung:
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|
- typ: "Standard-Leistungen"
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zugang: "Niedrigschwellig für alle zugänglich"
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beispiele:
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- "Beratung"
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|
- "Workshops"
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|
- typ: "Projekt-Leistungen"
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zugang: "Mission Board-Freigabe erforderlich"
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beispiele:
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- "Größere Transformationen"
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- typ: "Strategische Initiativen"
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zugang: "Direkte Beauftragung durch Vision Board"
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- typ: "Krisen-Interventionen"
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zugang: "Jederzeit durch Führungskräfte auslösbar"
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eskalationsmodell:
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beschreibung: "Dreistufiges Eskalationsmodell sichert schnelle Konfliktlösung"
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stufen:
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- stufe: 1
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typ: "Operative Themen"
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zeitrahmen: "Binnen 48 Stunden"
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- stufe: 2
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|
typ: "Taktische Konflikte"
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gremium: "Mission Board"
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zeitrahmen: "Binnen einer Woche"
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|
- stufe: 3
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|
typ: "Strategische Grundsatzfragen"
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gremium: "Vision Board"
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|
zeitrahmen: "Binnen eines Monats"
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integration:
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titel: "Integration statt Parallelstruktur"
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beschreibung: |
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Die PM-Funktion fügt sich nahtlos in die bestehende DIGITOM-Governance
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ein. Vision und Mission Board bleiben die zentralen Steuerungsgremien.
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Die PM-Funktion agiert in ihrem Auftrag und bereitet Entscheidungen vor.
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schluesselpartner:
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- "Zentrales Geschäftsprozessmanagement (HPA)"
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- "IT-Architektur"
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- "Datenschutz"
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- "Informationssicherheit"
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prinzip: |
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Systematische Einbindung schafft vernetzte Kompetenz statt neuer Silos.
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# 3. IMPLEMENTIERUNG UND KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN
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implementierung:
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titel: "Implementierung und kritische Erfolgsfaktoren"
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leistungsportfolio:
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titel: "Konkrete Leistungen, klare Zugänge"
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orientierung: "Reale Bedarfe"
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leistungsbereiche:
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- bereich: "Prozess-Framework/DIGITOM-Entwicklung"
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zweck: "Schafft die methodische Basis"
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|
- bereich: "Beratung und Coaching"
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|
zweck: "Unterstützt bei konkreten Herausforderungen"
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|
- bereich: "Befähigung und Schulung"
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zweck: "Baut Kompetenzen dezentral auf"
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|
- bereich: "Transparenz und Reporting"
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zweck: "Ermöglicht faktenbasierte Steuerung"
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zugangswege:
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|
- "Ticketsystem für direkte Hilfe"
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|
- "Strukturierte Beauftragungen für größere Vorhaben"
|
|
- "Informelle Kanäle über das Key-User-Netzwerk"
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ressourcen:
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titel: "Ressourcen und Voraussetzungen"
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quantitativ:
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|
- "Dediziertes PM-Team mit komplementären Kompetenzen"
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|
- "Moderne Prozess-Tools"
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|
- "Qualifizierungsbudgets"
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qualitativ:
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wichtigkeit: "Wichtiger als Ressourcen sind die qualitativen Voraussetzungen"
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faktoren:
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- faktor: "Klares Mandat der Führung"
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wirkung: "Legitimiert die Funktion"
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- faktor: "Bereitschaft der Fachbereiche"
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|
wirkung: "Zur aktiven Mitgestaltung"
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|
- faktor: "Einbindung der Schlüsselpartner"
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wirkung: "Von Anfang an"
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|
- faktor: "Verständnis von Prozessmanagement"
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|
wirkung: "Als kontinuierliche Entwicklung, nicht als Projekt"
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risikomanagement:
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|
titel: "Risiken aktiv managen"
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risiken:
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- risiko: "Akzeptanzrisiken"
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mitigationsstrategie: |
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|
Konsequente Trennung von Beratung und Kontrolle.
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Erfolgsgeschichten und Key-User als Botschafter:innen schaffen Vertrauen.
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|
- risiko: "Ressourcenkonflikte"
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mitigationsstrategie: |
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Transparentes Priorisierungsmodell. Strategische Initiativen gehen
|
|
stets vor, konkurrierende Anfragen werden offen abgewogen.
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|
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|
- risiko: "Qualitätsrisiken"
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|
mitigationsstrategie: |
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|
Systematische Einbindung von Compliance-Funktionen und
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|
Process Owner als Qualitätsgatekeeper.
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# VERKNÜPFUNGEN ZU ANDEREN PM-DOKUMENTEN
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dokumentverknuepfungen:
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beschreibung: |
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Diese Executive Summary gibt einen kompakten Überblick. Die Details
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finden sich in den spezialisierten Dokumenten der PM-Funktion.
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detaildokumente:
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|
- dokument: "Funktionsbeschreibung"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.1_funktion/pm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
|
inhalt: "Formale Grundlagen, Verantwortungsbereiche, Mandat"
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|
|
- dokument: "Leistungs-Canvas"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
|
|
inhalt: "Detaillierte Leistungen, Nutzersegmente, Wertversprechen"
|
|
|
|
- dokument: "Rollenmodell"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml"
|
|
inhalt: "Alle 11 Rollen mit Aufgaben, Befugnissen, Schnittstellen"
|
|
|
|
- dokument: "Governance-Framework"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
|
|
inhalt: "Entscheidungswege, Eskalation, Leitprinzipien"
|
|
|
|
- dokument: "RACI-Matrix"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml"
|
|
inhalt: "Verantwortlichkeitsmatrix für alle Leistungen"
|
|
|
|
- dokument: "Konzeptrahmen"
|
|
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_konzeptrahmen.yaml"
|
|
inhalt: "Dokumentationsarchitektur und Navigationshilfe"
|
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# =============================================================================
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|
# ÄNDERUNGSHISTORIE
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# =============================================================================
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aenderungshistorie:
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|
- version: "1.0"
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|
datum: "2026-02-05"
|
|
aenderung: |
|
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Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
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Quelle: #00 - Prozess-Management.docx
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Inhalte:
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- Strategischer Kontext und Kernkonzept
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- Organisationale Herausforderung
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- Lösungskonzept (3 Kernprinzipien)
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- Erwarteter Mehrwert (3 Zielgruppen)
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- Organisationsdesign (Rollen, Process Owner, Key-User)
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- Governance (4 Entscheidungskategorien, 4 Leistungstypen, 3 Eskalationsstufen)
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|
- Implementierung (Leistungsportfolio, Ressourcen, Risikomanagement)
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autor: "DIGITOM-Projekt"
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