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YAML
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YAML
# =============================================================================
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# MISSION BOARD – GESCHÄFTSORDNUNG
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# =============================================================================
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#
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# Geschäftsordnung des Mission Boards des Amts für Digitales und IT.
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# Definiert Zweck, Zusammensetzung, Verantwortungsbereiche,
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# Entscheidungsprozesse und Eskalationsmechanismen.
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#
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# Status: Draft (zur Validierung mit DIGIT)
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# =============================================================================
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metadata:
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id: "G-MB"
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||
typ: "geschaeftsordnung"
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gremium_id: "mission_board"
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||
gremium_name: "Mission Board"
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||
aliases: ["MB"]
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||
version: "0.3"
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||
status: "draft"
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||
erstellt: "2025-03-20"
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||
gueltig_ab: "[Datum nach Freigabe]"
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||
geltungsbereich: "DIGITOM / Zentrale Governance"
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||
projekt: "DIGITOM"
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||
organisation: "DIGIT"
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||
dokumenttyp: "geschaeftsordnung"
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||
abstimmung:
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sparring_mit: []
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abgestimmt_mit: []
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||
inhaltlich_abgenommen_durch: []
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||
status: "in_abstimmung"
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kontext_tags:
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- "governance"
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||
- "entscheidungsgremium"
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- "taktische-steuerung"
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- "portfolio-management"
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||
- "digitalisierung"
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referenzen:
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taxonomie: "00_meta/digitom_taxonomie.yaml → gremium"
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vision_board: "[Referenz auf Vision Board GO, falls vorhanden]"
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||
dsr_go: "01_demand-portfolio-management/dpm_dsr-go.yaml"
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||
sor_go: "02_service-portfolio-management/02.1_spm_konzepte/01_spm_governance/spm_sor_go.yaml"
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# =============================================================================
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# 1. ZWECK UND GELTUNGSBEREICH
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# =============================================================================
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zweck:
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kurzform: "Zentrales taktisches Entscheidungs- und Koordinierungsgremium"
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beschreibung: |
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Das Mission Board ist das zentrale Entscheidungs- und Koordinierungsgremium
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für IT- und Digitalisierungsinitiativen. Es trifft alle taktischen
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Entscheidungen im Rahmen der strategischen Planung. Überschreitet ein
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Vorhaben diesen Rahmen (durch grundlegende Strategieänderungen oder große
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Investitionen), eskaliert das Mission Board die Entscheidung an das
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Vision Board oder die Amtsleitung.
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mission: |
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Die strategische Planung aus dem Vision Board in greifbare, umsetzbare
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Maßnahmen übersetzen. Das Board setzt klare Prioritäten, begleitet
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Projekte wachsam und adressiert Engpässe durch proaktive Lösungen.
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funktion: |
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Das Mission Board orchestriert sämtliche taktischen Maßnahmen und sorgt
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dafür, dass Projekte und Services im Einklang mit technischen Innovationen,
|
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hohen Sicherheitsstandards und effektiver Ressourcennutzung stehen.
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externe_anforderungen: |
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||
Externe Anforderungen – politisch oder anderweitig – werden strukturiert
|
||
geprüft, um Ad-hoc-Entscheidungen zu vermeiden, die die langfristige
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Planung gefährden könnten.
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governance_ebene: "taktisch"
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geltungsbereich: |
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||
Das Mission Board befasst sich mit allen IT- und Digitalisierungsprojekten
|
||
sowie IT-Demands. Sein Wirkungsbereich ist taktisch: es steuert das
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Projekt- und Demand-Portfolio bereichsübergreifend und stellt die
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||
Umsetzung strategischer Ziele auf dieser Ebene sicher.
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||
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# =============================================================================
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# 2. ZUSAMMENSETZUNG
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# =============================================================================
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||
zusammensetzung:
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differenzierung: |
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||
Die Zusammensetzung des Mission Boards folgt einer klaren Differenzierung
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zwischen stimmberechtigten Mitgliedern, beratenden Mitgliedern und
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||
themenspezifischen Expert*innen.
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# ---------------------------------------------------------------------------
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# 2.1 STIMMBERECHTIGTE MITGLIEDER
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# ---------------------------------------------------------------------------
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stimmberechtigte_mitglieder:
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||
- rolle_id: "amtsleitung"
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rolle_name: "Amtsleitung"
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funktion: "vorsitz"
|
||
stimmberechtigt: true
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Leitung des Mission Boards"
|
||
- "Trägt Gesamtverantwortung"
|
||
- "Letztes Entscheidungsrecht bei Stimmengleichheit"
|
||
|
||
- rolle_id: "cdo"
|
||
rolle_name: "Chief Digital Officer (CDO)"
|
||
funktion: "mitglied"
|
||
stimmberechtigt: true
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Verantwortet die Digitalisierungsstrategie"
|
||
- "Stimmt operative Maßnahmen mit strategischen Zielen ab"
|
||
|
||
- rolle_id: "al_n"
|
||
rolle_name: "Alle Abteilungsleitungen des DIGIT gemäß aktueller Aufbauorganisation"
|
||
funktion: "mitglied"
|
||
stimmberechtigt: true
|
||
vertretung_moeglich: true
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Vertreten ihre jeweiligen Abteilungen mit fachlicher, personeller und budgetbezogener Verantwortung"
|
||
- "Bringen Abteilungsperspektive und Ressourcenplanung ein"
|
||
- "Verantworten operative Umsetzung der Beschlüsse in ihrer Abteilung"
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 2.2 BERATENDE MITGLIEDER (regelmäßig teilnehmend, ohne Stimmrecht)
|
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# ---------------------------------------------------------------------------
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||
beratende_mitglieder:
|
||
|
||
- rolle_id: "cos"
|
||
rolle_name: "Chief of Staff (CoS)"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "regelmaessig"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Unterstützt Vorbereitung und Koordination des Gremiums"
|
||
|
||
- rolle_id: "isb"
|
||
rolle_name: "Informationssicherheitsbeauftragte*r (ISB)"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "regelmaessig"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Berät zu Security- und Compliance-Aspekten"
|
||
- "Identifiziert Risiken und Maßnahmen"
|
||
|
||
- rolle_id: "dpm"
|
||
rolle_name: "Demand-Portfolio-Management"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "agenda_abhaengig"
|
||
teilnahme_bei:
|
||
- "Neue Demands"
|
||
- "Freigaben"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Qualifiziert und bewertet neue Demands"
|
||
- "Liefert Priorisierungsvorschläge"
|
||
|
||
- rolle_id: "spm"
|
||
rolle_name: "Service-Portfolio-Management"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "agenda_abhaengig"
|
||
teilnahme_bei:
|
||
- "Service-Performance"
|
||
- "Services-Weiterentwicklung"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Überwacht Service-Landschaft (SLA-Reports, kritische Services)"
|
||
- "Leitet Bedarf für Serviceweiterentwicklung ab"
|
||
|
||
- rolle_id: "ppm"
|
||
rolle_name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "agenda_abhaengig"
|
||
teilnahme_bei:
|
||
- "Projektstatus"
|
||
- "Projekt-Freigaben"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Meldet Status und Risiken aus laufenden Projekten"
|
||
- "Berät zur Steuerung und Priorisierung"
|
||
|
||
- rolle_id: "board_facilitator"
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||
rolle_name: "Board Meeting Facilitator"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "regelmaessig"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Erstellt und kommuniziert die Agenda"
|
||
- "Moderiert die Sitzung"
|
||
- "Achtet auf Zeitplan und Zielerreichung"
|
||
- "Koordiniert die Protokollierung"
|
||
- "Verfolgt To-dos und Beschlüsse"
|
||
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# ---------------------------------------------------------------------------
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||
# 2.3 BEI BEDARF HINZUGEZOGENE EXPERT*INNEN
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# ---------------------------------------------------------------------------
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||
experten_bei_bedarf:
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||
- rolle_id: "it_architektur"
|
||
rolle_name: "IT-Architektur-Board (Vertreter*in)"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "bei_bedarf"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Beratung bei komplexen technischen Fragen"
|
||
- "Architekturentscheidungen"
|
||
- "Schnittstellen"
|
||
- "Systemauswahl"
|
||
|
||
- rolle_id: "projektleitungen"
|
||
rolle_name: "Projektleitungen (einzelner Projekte)"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "bei_bedarf"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Berichten projektbezogen"
|
||
- "Erläutern Sachstände und Risiken"
|
||
- "Erhalten Feedback und Beschlüsse aus dem Gremium"
|
||
|
||
- rolle_id: "stakeholder_management"
|
||
rolle_name: "Stakeholder-Management"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "bei_bedarf"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Bei spezifischen Stakeholder-/Fachbereichsanforderungen eingebunden"
|
||
- "Kann Konflikte oder eskalierte Demands erläutern"
|
||
|
||
- rolle_id: "notfallmanagement"
|
||
rolle_name: "IT-Notfallmanagement"
|
||
stimmberechtigt: false
|
||
teilnahme: "bei_bedarf"
|
||
verantwortlichkeiten:
|
||
- "Bei sicherheitskritischen Themen oder Notfallszenarien"
|
||
- "Unterstützt taktische Entscheidungen"
|
||
|
||
# =============================================================================
|
||
# 3. VERANTWORTUNGSBEREICH
|
||
# =============================================================================
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||
verantwortungsbereich:
|
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||
beschreibung: |
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||
In diesem Kapitel werden die Kernthemen des Mission Board beschrieben.
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||
Ziel ist es, IT- und Digitalisierungsmaßnahmen im Sinne der strategischen
|
||
Vorgaben zu steuern, Ressourcen gezielt einzusetzen und Risiken frühzeitig
|
||
zu erkennen.
|
||
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||
hinweis: |
|
||
Detailfragen einzelner Fachbereiche (z.B. Personalverantwortliche) werden
|
||
durch die Amtsleitung und Abteilungsleitungen behandelt.
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||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 3.1 DEMAND- & PROJEKTPORTFOLIO-STEUERUNG
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
demand_projekt_steuerung:
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||
|
||
was:
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||
- "Systematische Evaluierung neuer Vorhaben anhand strategischer Relevanz und Ressourcenverfügbarkeit"
|
||
- "Entscheidung über Freigabe, zeitliche Neuplanung oder Beendigung von Projekten und Demands"
|
||
- "Integration politischer Vorgaben in die strukturierte Portfolioplanung"
|
||
|
||
warum:
|
||
- "Fokussierung auf strategisch relevante Vorhaben zur Vermeidung unkoordinierter Ad-hoc-Initiativen"
|
||
- "Prävention von Redundanzen und Ressourcenkonflikten durch zentralisiertes Projektportfolio"
|
||
- "Gewährleistung der Integration politischer Anforderungen in den strategischen Gesamtrahmen"
|
||
- "Bewertung und Management von Schnittstellenabhängigkeiten zwischen Projekten, Services und Systemen zur Sicherstellung einer kohärenten Gesamtarchitektur und Strategie-fit"
|
||
|
||
wie:
|
||
- "Projekt-Portfolio Reportings mit Statusindikation (bspw. Ampelsystem)"
|
||
- "Qualifizierte Voranalyse und Empfehlungserstellung durch das Demand-Portfolio-Management"
|
||
- "Architektur-Fit durch regelmäßige Berichte des IT-Architektur-Boards zur Bewertung der technologischen Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit von Vorhaben"
|
||
|
||
entscheidung: |
|
||
Das Mission Board entscheidet über Initiierung, Priorisierung und
|
||
Beendigung von IT-/Digitalprojekten und über Demands mit dem Ziel
|
||
einer realistischen Umsetzung strategischer Vorgaben.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 3.2 RESSOURCENALLOKATION & KAPAZITÄTSSTEUERUNG
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
ressourcenallokation:
|
||
|
||
was:
|
||
- "Kontinuierliches Monitoring verfügbarer und allokierter Ressourcen"
|
||
- "Fundierte Entscheidungsfindung bezüglich Personal- und Budgetzuordnungen"
|
||
- "Repriorisierung von Ressourcen, falls notwendig"
|
||
|
||
warum:
|
||
- "Prävention von Kapazitätsengpässen in einzelnen Organisationsbereichen"
|
||
- "Gewährleistung adäquater Ressourcenausstattung für priorisierte Projektvorhaben"
|
||
- "Förderung von Transparenz und Objektivität bei der Allokation limitierter Ressourcen"
|
||
|
||
wie:
|
||
- "Ressourcen-Informationen (Personal, Budget, Sachmittel)"
|
||
- "Engpassmeldungen aus den Abteilungen (Abteilungsleitungen identifizieren Kapazitätskonflikte)"
|
||
- "Kurzstellungnahmen von betroffenen Projekten (z.B. 'Für Projekt X fehlen uns 2 FTE')"
|
||
- "Finanzabsprache mit Governance-/Finanzstelle, falls Budgetübertragungen nötig sind"
|
||
|
||
entscheidung: |
|
||
Das Mission Board koordiniert die taktische Allokation von Personal-,
|
||
Budget- und Sachmitteln mit dem Ziel der Engpassvermeidung und
|
||
effizienten Projekt- und Betriebsdurchführung.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 3.3 MONITORING & ESKALATION
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
monitoring_eskalation:
|
||
|
||
was:
|
||
- "Regelmäßige Statusbewertung für Projekte und Services mittels standardisierter Bewertungsmethodik (Ampelsystem)"
|
||
- "Frühzeitige Erkennung von Engpässen oder Risiken, deren Bewältigung die Kapazitäten einzelner Fachbereiche übersteigt"
|
||
- "Entwicklung und Implementierung taktischer Gegenmaßnahmen"
|
||
|
||
warum:
|
||
- "Minimierung eskalierender Problementwicklungen durch proaktive Intervention"
|
||
- "Herstellung von Transparenz bezüglich Projektfortschritt und Servicequalität"
|
||
- "Zeitnahe Reaktionsfähigkeit bei signifikanten Abweichungen oder Servicebeeinträchtigungen"
|
||
|
||
wie:
|
||
- "Projektstatus-Report (Ampelsystem) aus dem Projekt-Portfolio-Management"
|
||
- "Service-Performance-Report für kritische Services erstellt vom Service-Portfolio-Management"
|
||
- "Risikomeldungen oder Konflikt-Eskalationen durch Abteilungsleitungen"
|
||
- "Berichte und Bewertungen des IT-Architektur-Boards zu kritischen technologischen Themen (proaktiv oder auf Anforderung des Mission Boards)"
|
||
|
||
entscheidung: |
|
||
Das Mission Board bewertet laufende Projekte und kritische Services,
|
||
identifiziert frühzeitig potenzielle Probleme und initiiert Lösungen
|
||
oder leitet geregelte Eskalationsverfahren ein.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 3.4 UMSETZUNG STRATEGISCHER ENTSCHEIDUNGEN
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
umsetzung_strategie:
|
||
|
||
was:
|
||
- "Harmonisierung der taktischen Planung mit aktuellen strategischen Zielvorgaben"
|
||
- "Kontinuierliche Überprüfung der Strategiekonformität laufender Vorhaben"
|
||
- "Bedarfsgerechte Modifikation von Projektzielen oder Zeitplänen bei strategischen Kurskorrekturen"
|
||
|
||
warum:
|
||
- "Sicherstellen, dass die operative Umsetzung mit den strategischen Zielen übereinstimmt"
|
||
- "Gewährleistung zeitnaher Anpassungsfähigkeit bei politischen oder strategischen Richtungsänderungen"
|
||
- "Etablierung einer kontinuierlichen Qualitätskontrolle für sämtliche laufenden Initiativen"
|
||
|
||
wie:
|
||
- "Strategie-Updates vom Vision Board"
|
||
- "Roadmap-Abgleich: Welche laufenden Projekte müssen angepasst werden?"
|
||
- "Architektur- und ISB-Feedback bei größeren Kursänderungen"
|
||
- "Review bzw. Re-Priorisierung im Board, wenn Projekt/Service nicht mehr zum neuen Zielbild passt"
|
||
- "Regelmäßige und anlassbezogene Rückmeldung relevanter Erkenntnisse aus der operativen Umsetzung an das Vision Board, um strategische Entscheidungen mit der Realität abzugleichen"
|
||
|
||
entscheidung: |
|
||
Das Mission Board transformiert strategische Vorgaben des Vision Boards
|
||
und des Gemeinderats in umsetzbare Projekte und Maßnahmen und justiert
|
||
Prioritäten bei strategischen Neuausrichtungen entsprechend.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 3.5 QUERSCHNITT: SECURITY, COMPLIANCE & POLITIK
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
security_compliance_politik:
|
||
|
||
was:
|
||
- "Situativ angemessene Konsultation von Informationssicherheitsbeauftragten, Datenschutzstellen, IT-Notfallmanagement oder relevanten politischen Stakeholdern"
|
||
- "Systematische Integration politischer Initiativen in das strukturierte Demand-Portfolio"
|
||
- "Implementierung eines übergreifenden Risikomanagements für Sicherheits- und Compliance-relevante Aspekte"
|
||
|
||
warum:
|
||
- "Sicherstellung der Konformität mit gesetzlichen Vorgaben und strategischen Richtlinien"
|
||
- "Prävention kostenintensiver Nachbesserungen durch frühzeitige Koordination relevanter Faktoren"
|
||
- "Integration politischer Vorgaben in die strukturierte Planung anstelle reaktiver Ad-hoc-Implementierung"
|
||
|
||
wie:
|
||
- "Security & Compliance-Check durch ISB oder Compliance-Stelle (Risikoabschätzung, Freigabeempfehlung)"
|
||
- "Politische Anforderungen: Demand-Portfolio Management und Stakeholder Manager*in liefert Machbarkeitsabgleich"
|
||
|
||
entscheidung: |
|
||
Das Mission Board integriert Sicherheits-, Datenschutz- und politische
|
||
Anforderungen in alle taktischen Entscheidungsprozesse unter Wahrung
|
||
der Grenzen der Detailverantwortung.
|
||
|
||
# =============================================================================
|
||
# 4. ENTSCHEIDUNGSPROZESSE UND ABLÄUFE
|
||
# =============================================================================
|
||
|
||
entscheidungsprozesse:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Das Mission Board steuert alle taktischen Entscheidungen innerhalb des
|
||
vom Vision Board festgelegten strategischen Rahmens und des genehmigten
|
||
Budgets.
|
||
|
||
grundsaetze:
|
||
|
||
ziel: |
|
||
Das Gremium zielt darauf ab, frühzeitig Klarheit über Anforderungen,
|
||
Ressourcen und Risiken zu schaffen, um Ad-hoc-Entscheidungen mit
|
||
unkalkulierbaren Folgen zu vermeiden.
|
||
|
||
prinzipien:
|
||
|
||
- name: "Strategische Passung"
|
||
beschreibung: |
|
||
Jede Maßnahme soll zu den Zielen des Vision Boards passen und
|
||
einen erkennbaren Mehrwert liefern.
|
||
|
||
- name: "Effektive Ressourcennutzung"
|
||
beschreibung: |
|
||
Personal, Budget und Zeit werden so verteilt, dass Engpässe
|
||
minimiert und wichtige Projekte priorisiert werden.
|
||
|
||
- name: "Transparente Prozesse"
|
||
beschreibung: |
|
||
Fortschritte, Engpässe und Konflikte werden offen adressiert
|
||
und nach Möglichkeit zeitnah gelöst.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 4.1 GRUNDSÄTZE ZUR BESCHLUSSFASSUNG
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
beschlussfassung:
|
||
|
||
grundprinzip: "konsens_mehrheit"
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Das Gremium strebt einen Konsens an. Kann dieser nicht erzielt werden,
|
||
entscheidet die einfache Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder.
|
||
Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Vorsitzenden (Amtsleitung).
|
||
|
||
quorum:
|
||
regel: "nicht_formal_definiert"
|
||
beschreibung: |
|
||
Formale Quorum-Regeln sind in der aktuellen Fassung der Geschäftsordnung
|
||
nicht vorgesehen. Stattdessen sorgt der Board Facilitator in Rücksprache
|
||
mit dem Chief of Staff (CoS) dafür, dass die relevanten Personen für
|
||
Entscheidungen teilnehmen.
|
||
bei_unvollstaendigkeit: |
|
||
Sollte sich eine Entscheidung nicht mit hinreichender Verbindlichkeit
|
||
treffen lassen, wird sie auf einen Folgetermin vertagt, bis alle
|
||
benötigten Informationen und Beteiligten verfügbar sind.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 4.2 ENTSCHEIDUNGSKATEGORIEN
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
entscheidungskategorien:
|
||
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
# 4.2.1 Initiierung und Priorisierung neuer Vorhaben
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
- kategorie_id: "initiierung_priorisierung"
|
||
name: "Initiierung und Priorisierung neuer Vorhaben"
|
||
|
||
umfang:
|
||
- "Entscheidung über Start und Priorisierung neuer IT-/Digital-Projekte"
|
||
- "Bewertung von Demands nach: Strategischer Relevanz, Nutzen, Machbarkeit, Ressourcenverfügbarkeit, Zeithorizont/Dringlichkeit, Risikomaß (Optional)"
|
||
|
||
ziel: "Vermeidung unkoordinierter Ad-hoc-Projekte durch strukturierte Prüfung"
|
||
|
||
vorbereitung:
|
||
- "Demand-/Projektportfoliomanagement sammelt Bewertungsinformationen"
|
||
- "Empfehlung wird auf Basis der Analyse erstellt und dem Board vorgelegt"
|
||
- "Bei Bedarf: Ergänzung durch politische Vorgaben und Fachexpertise relevanter Abteilungen"
|
||
|
||
entscheidungsprozess:
|
||
- "Vorstellung der neuen Projektidee"
|
||
- "Diskussion im Mission Board, Abwägung von Nutzen, Risiken, Ressourcenverfügbarkeit"
|
||
- "Beschluss (Mehrheitsentscheidung oder Konsens)"
|
||
|
||
entscheidungsoptionen:
|
||
- option: "sofort_freigeben"
|
||
beschreibung: "Ressourcen stehen bereit"
|
||
naechster_schritt: "Übergabe an das Projekt-Portfolio-Management"
|
||
|
||
- option: "freigabe_ressourcenpruefung"
|
||
beschreibung: "Freigabe, Ressourcenverfügbarkeit muss geprüft werden"
|
||
|
||
- option: "vertagen"
|
||
beschreibung: "Vertagen/weitere Infos einholen"
|
||
|
||
- option: "ablehnen"
|
||
beschreibung: "Ablehnen"
|
||
|
||
eskalation: |
|
||
Eskalation erfolgt bei fehlender Entscheidungsfähigkeit des Boards
|
||
oder wenn der Vorschlag das Board-Mandat übersteigt. Weiterleitung
|
||
typischerweise an Vision Board oder Verwaltungsleitung, besonders
|
||
bei strategischen Fragen oder großem Ressourcenbedarf. Höhere
|
||
Instanz trifft dann Abschlussentscheidung oder gibt Leitlinien
|
||
für das Mission Board vor.
|
||
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
# 4.2.2 Änderung laufender Projekte
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
- kategorie_id: "aenderung_projekte"
|
||
name: "Änderung laufender Projekte"
|
||
|
||
umfang:
|
||
- "Wesentliche Änderungen in laufenden Projekten"
|
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- "Scope-, Ziel- und Budgetanpassungen"
|
||
- "Neuausrichtung oder vorzeitige Beendigung"
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ziel: |
|
||
Kontinuierliche Ausrichtung der Projekte an den übergeordneten
|
||
strategischen Zielen und Gewährleistung deren erfolgreicher Umsetzung.
|
||
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||
vorbereitung:
|
||
- "Change Requests werden von Projektleitung/Portfoliomanagement mit Beschlussvorlage vorbereitet"
|
||
- "Vorlage enthält Änderungsanlass, Projektstatus und Impact-Analyse (Budget/Zeit/Ziele)"
|
||
- "Bei Bedarf werden Experten-Einschätzungen (z.B. Architektur, Controlling) eingeholt"
|
||
|
||
entscheidungsprozess:
|
||
- "Projektleitung/Portfolio-Verantwortliche stellt Änderungsantrag im Board vor"
|
||
- "Board bewertet Auswirkungen auf das betroffene Projekt und das Gesamtportfolio"
|
||
- "Entscheidung erfolgt im Konsens oder per Mehrheitsbeschluss"
|
||
|
||
entscheidungsoptionen:
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||
- "Genehmigung"
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- "Freigabe unter Auflagen"
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- "Ablehnung"
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||
eskalation: |
|
||
Eskalation erfolgt bei fehlender Einigung im Mission Board oder wenn
|
||
Entscheidungen außerhalb seiner Befugnisse liegen. Strategisch bedeutsame
|
||
Projektänderungen (z.B. vorzeitige Beendigung) oder große Budgetaufstockungen
|
||
werden ans Vision Board/Verwaltungsführung weitergeleitet. Dies sichert ab,
|
||
dass kritische Änderungen von der richtigen Autoritätsebene entschieden werden.
|
||
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# -------------------------------------------------------------------------
|
||
# 4.2.3 Ressourcenallokation und -verteilung
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
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- kategorie_id: "ressourcenallokation"
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||
name: "Ressourcenallokation und -verteilung"
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umfang:
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||
- "Verteilung von Personal, Budget und Sachmitteln auf Projekte und operative Maßnahmen"
|
||
- "Bei Bedarf Umverteilung zwischen Vorhaben, um Engpässe zu vermeiden"
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||
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||
ziel: |
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||
Angemessene Ausstattung priorisierter Projekte bei gleichzeitig
|
||
effizientem Gesamteinsatz der verfügbaren Ressourcen.
|
||
|
||
vorbereitung:
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||
- "Erhebung der aktuellen Ressourcenauslastung und Konsolidierung von Rückmeldungen (Engpässe, fehlende Kapazitäten)"
|
||
- "Einbeziehung von Budgetübersichten"
|
||
- "Aufbereitung aller Informationen mit konkreten Vorschlägen zur Priorisierung/Umverteilung"
|
||
|
||
entscheidungsprozess:
|
||
- "Mission Board analysiert Ressourcenberichte"
|
||
- "Identifiziert Engpässe/Überbelastungen"
|
||
- "Beschließt konkrete Anpassungsmaßnahmen"
|
||
|
||
typische_entscheidungen:
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||
- "Verschiebung niedrig priorisierter Projekte"
|
||
- "Freigabe zusätzlicher Mittel"
|
||
- "Umverteilung von Personal zwischen Vorhaben"
|
||
|
||
beschluss: |
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||
Die Beschlüsse werden idealerweise im Konsens, notfalls per
|
||
Mehrheitsvotum getroffen und verbindlich an die betroffenen
|
||
Bereiche kommuniziert.
|
||
|
||
eskalation: |
|
||
Eskalation ans Vision Board/Verwaltungsleitung bei unlösbaren
|
||
Ressourcenengpässen. Mögliche Eskalationsanlässe: Bedarf an
|
||
zusätzlichen Budgetmitteln oder Neujustierung strategischer
|
||
Prioritäten. Weiterleitung festgefahrener Bereichskonflikte zur
|
||
verbindlichen Entscheidung (z.B. Portfolioneugewichtung,
|
||
Bereitstellung externer Ressourcen).
|
||
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
# 4.2.4 Problemlösung und Eskalationsmanagement
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
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||
- kategorie_id: "problemloesung"
|
||
name: "Problemlösung und Eskalationsmanagement"
|
||
|
||
umfang:
|
||
- "Behandlung eskalierter Probleme und Risiken aus Projekten/IT-Betrieb, die untere Ebenen nicht selbst lösen können"
|
||
- "Analyse der Problemlage"
|
||
- "Entscheidung über Gegenmaßnahmen und Verantwortlichkeiten zur Lösung auf taktischer Ebene"
|
||
- "Bei Bedarf strukturierte Weiterleitung an höhere Entscheidungsebenen"
|
||
|
||
problembeispiele:
|
||
- "Gravierende Abweichungen"
|
||
- "Ressourcenkonflikte"
|
||
|
||
vorbereitung:
|
||
- "Probleme werden entweder durch Monitoring-Systeme (rote Ampelwerte) oder durch direkte Meldung von Verantwortlichen identifiziert"
|
||
- "Meldender Verantwortlicher dokumentiert Problem, bisherige Maßnahmen, konkrete Auswirkungen und mögliche Lösungsoptionen in einer kompakten Entscheidungsvorlage"
|
||
- "Bei Bedarf ergänzen Fachexperten (z.B. ISB, IT-Architektur) den Sachverhalt mit zusätzlichen Analysen"
|
||
|
||
entscheidungsprozess:
|
||
- "Board analysiert den Fall mit den Betroffenen und diskutiert Lösungswege"
|
||
- "Board beschließt konkrete Maßnahmen wie Ressourcenzuweisung, Anpassung von Zielen oder externe Unterstützung"
|
||
- "Bei unlösbaren Problemen wird der Fall gemäß Eskalationsplan an die nächsthöhere Stelle weitergeleitet"
|
||
|
||
eskalation:
|
||
trigger:
|
||
- "Board kann ein Problem nicht selbst lösen oder seine Befugnisse werden überschritten"
|
||
- "Fälle, die strategische Entscheidungen oder erhebliche zusätzliche Ressourcen erfordern"
|
||
- "Kritische Situationen mit möglichen rechtlichen oder politischen Auswirkungen"
|
||
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
# 4.2.5 Festlegung von Zielen und taktischen Leitplanken
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
- kategorie_id: "ziele_leitplanken"
|
||
name: "Festlegung von Zielen und taktischen Leitplanken"
|
||
|
||
umfang:
|
||
- "Übersetzung strategischer Vorgaben in messbare operative Ziele und Erfolgskennzahlen"
|
||
- "Definition verbindlicher Leitplanken wie Bewertungskriterien, Priorisierungsprinzipien und methodische Vorgaben"
|
||
|
||
ziel: |
|
||
Sicherstellung eines einheitlichen Vorgehens und Ausrichtung aller
|
||
Maßnahmen auf die strategischen Ziele.
|
||
|
||
vorbereitung:
|
||
- "Grundsatzthemen werden meist in der strategischen Planung vom Board-Leiter (Amtsleitung/Chief of Staff) vorbereitet"
|
||
- "Entwürfe basieren auf strategischen Vorgaben, Betriebserfahrungen und Experteninput (IT-Architektur, ISB)"
|
||
- "Ergebnis ist ein kompaktes Vorschlagspapier mit konkreten Zielen und Leitplanken"
|
||
|
||
entscheidungsprozess:
|
||
- "Gemeinsam auf Realisierbarkeit geprüft und bis zur Einigung diskutiert"
|
||
- "Formal durch Konsens oder Mehrheitsbeschluss verabschiedet"
|
||
- "Als verbindlicher Rahmen dokumentiert und an alle betroffenen Bereiche kommuniziert"
|
||
|
||
eskalation: |
|
||
Bei Unstimmigkeit oder hat eine Vorgabe strategische/politische
|
||
Auswirkungen, eskaliert das Board an das Vision Board oder die
|
||
Verwaltungsspitze. Eskalation ist besonders bei Berührung strategischer
|
||
Ausrichtungen oder externer Anforderungen (Gesetz, Politik) notwendig.
|
||
Nach Klärung durch die höhere Instanz legt das Mission Board die
|
||
finalen Ziele und Leitplanken fest.
|
||
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
# 4.2.6 Governance- und Compliance-Entscheidungen (Querschnittsthemen)
|
||
# -------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
- kategorie_id: "governance_compliance"
|
||
name: "Governance- und Compliance-Entscheidungen (Querschnittsthemen)"
|
||
|
||
umfang:
|
||
- "Sicherstellung, dass Governance-, Sicherheits-, Compliance- und politische Vorgaben beachtet werden"
|
||
- "Verabschiedung von Richtlinien für Projekt-Management, Sicherheit, Datenschutz und Prozessstandards"
|
||
- "Berücksichtigung politischer Anforderungen vom Oberbürgermeister, Gemeinderat oder Dezernentenrunde"
|
||
- "Prozess Management-Richtlinien, die die Standardisierung, Optimierung und Steuerung von Organisationsprozessen betreffen"
|
||
- "Freigaben für neue oder überarbeitete Prozessstandards"
|
||
|
||
vorbereitung:
|
||
- "Fachexperten (ISB, Datenschutz) erstellen Risikoanalysen und Handlungsempfehlungen für sicherheitskritische Themen"
|
||
- "Governance/Verwaltung bewertet politische Anforderungen auf Machbarkeit und Auswirkungen"
|
||
- "Prozess-Management analysiert Optimierungspotenziale in operativen Abläufen und erarbeitet Verbesserungsvorschläge"
|
||
- "Alle relevanten Vorgaben und Risiken werden für informierte Entscheidungen des Boards konsolidiert"
|
||
- "Fachvertreter werden zu Sitzungen hinzugezogen, um ihre Empfehlungen direkt einzubringen"
|
||
|
||
entscheidungsprozess:
|
||
- "Fachverantwortliche präsentieren neue Governance-/Compliance-Anforderungen im Board-Meeting"
|
||
- "Mission Board diskutiert operative Auswirkungen sowie Risiken und Vorteile der vorgeschlagenen Änderungen"
|
||
- "Bei Bedarf werden betroffene Abteilungen oder das IT-Architektur-Board in die Diskussion einbezogen"
|
||
- "Entscheidung erfolgt gemeinschaftlich mit besonderer Berücksichtigung der Fachexpertise"
|
||
|
||
entscheidungsoptionen:
|
||
- "Freigabe"
|
||
- "Anpassungen anfordern"
|
||
- "Eskalation an höhere Instanzen"
|
||
|
||
eskalation:
|
||
- ziel: "Vision Board"
|
||
bei: "Grundsatzentscheidungen zu IT-Governance oder Digitalstrategie"
|
||
|
||
- ziel: "Verwaltungsleitung oder Gemeinderat"
|
||
bei: "Politische Entscheidungen (Budget, Beschlüsse)"
|
||
|
||
- ziel: "Fachabteilungen oder externe Prüfstellen"
|
||
bei: "Signifikante Compliance- und Sicherheitsfragen"
|
||
|
||
- ziel: "Vision Board oder verwaltungsweite Prozessgremien"
|
||
bei: "Organisationsweite Prozessänderungen"
|
||
|
||
begruendung_eskalation: |
|
||
Dies stellt sicher, dass das Mission Board innerhalb seines Mandats
|
||
bleibt und übergreifende Risiken an die zuständige Stelle eskaliert werden.
|
||
|
||
# =============================================================================
|
||
# 5. SCHNITTSTELLEN UND ABSTIMMUNGSWEGE
|
||
# =============================================================================
|
||
|
||
schnittstellen:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Das Mission Board steht im engen Austausch mit anderen Gremien und Ebenen.
|
||
|
||
hinweis: |
|
||
Neben diesen Hauptschnittstellen interagiert das Mission Board natürlich
|
||
auch mit der operativen Ebene: Projektleitungen und Fachabteilungen setzen
|
||
die Beschlüsse des Boards um und melden Status oder Eskalationen zurück.
|
||
Diese Interaktion läuft im täglichen Betrieb über die Abteilungsleiter*innen
|
||
und Portfolio-Manager*innen, die im Mission Board vertreten sind.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 5.1 HAUPTSCHNITTSTELLEN
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
hauptschnittstellen:
|
||
|
||
- partner: "Vision Board"
|
||
beschreibung: |
|
||
Das Mission Board setzt die Strategie des Vision Boards operativ um
|
||
und berichtet regelmäßig über Fortschritte und Hindernisse.
|
||
interaktion:
|
||
- "Strategisch relevante Entscheidungen oder unlösbare Konflikte werden vom Mission Board an das Vision Board eskaliert"
|
||
- "Rückkopplungsschleife gewährleistet, dass strategische Entscheidungen auf realistischen operativen Daten basieren"
|
||
- "Operatives Geschäft bleibt stets im Einklang mit der Gesamtstrategie"
|
||
|
||
- partner: "Demand- & Stakeholder-Runde (DSR)"
|
||
beschreibung: |
|
||
Neue Anforderungen werden zuerst in der Demand- und Stakeholder-Runde
|
||
bewertet, priorisiert und aufbereitet, bevor sie ans Mission Board
|
||
weitergeleitet werden.
|
||
interaktion:
|
||
- "Mission Board entscheidet final über größere Demands"
|
||
- "Gibt der Demand-Runde strategische Leitplanken vor"
|
||
- "Bei komplexen oder besonders wichtigen Anforderungen kann die Demand-Runde direkt ans Mission Board eskalieren"
|
||
|
||
- partner: "IT-Architektur-Board"
|
||
beschreibung: |
|
||
Das Mission Board berücksichtigt die Vorgaben des IT-Architektur-Boards
|
||
für technische Standards und Sicherheitsrichtlinien bei allen
|
||
Portfolio-Entscheidungen.
|
||
interaktion:
|
||
- "Bei technologisch komplexen Projekten werden Vertreter des Architektur-Boards direkt in die Beratung einbezogen"
|
||
- "Gewährleistung technischer Machbarkeit und Architekturkonformität"
|
||
- "Gegenseitige Information über relevante Entwicklungen"
|
||
- "Architekturaspekte fließen frühzeitig in Projektentscheidungen ein"
|
||
- "Mission Board trifft keine technischen Detailentscheidungen ohne Fachexpertise"
|
||
|
||
# =============================================================================
|
||
# 6. ESKALATIONSMECHANISMEN
|
||
# =============================================================================
|
||
|
||
eskalationsmechanismen:
|
||
|
||
grundsatz: |
|
||
Das Mission Board geht mit Problemen und Konflikten proaktiv und
|
||
lösungsorientiert um. Es folgt dem Grundsatz: "Probleme dort lösen,
|
||
wo sie entstehen" – also auf der niedrigstmöglichen Ebene. Erst wenn
|
||
dies nicht möglich ist, werden strukturierte Eskalationswege beschritten.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 6.1 PROBLEMLÖSUNG AUF BOARD-EBENE
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
problemloesung_board_ebene:
|
||
|
||
ablauf:
|
||
- "Projektprobleme (z.B. Terminverzug, Ressourcenmangel) werden durch Abteilungs- oder Projektleiter eingebracht"
|
||
- "Board analysiert und beschließt direkte Gegenmaßnahmen (Umpriorisierung, Ressourcenumverteilung)"
|
||
- "Frühzeitiges Gegensteuern soll weitreichendere Eskalationen vermeiden"
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 6.2 ESKALATION ANS VISION BOARD
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
eskalation_vision_board:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Wird erforderlich, wenn Probleme die Befugnisse oder Möglichkeiten
|
||
des Mission Boards überschreiten.
|
||
|
||
typische_gruende:
|
||
|
||
- grund: "Strategische Konflikte"
|
||
beschreibung: |
|
||
Strategische Konflikte oder Zielkonflikte, die im Mission Board
|
||
nicht gelöst werden können (etwa wenn ein Projekt die Gesamtstrategie
|
||
infrage stellt).
|
||
|
||
- grund: "Ressourcenbedarf oder Budgetüberschreitungen"
|
||
beschreibung: |
|
||
Ressourcenbedarf oder Budgetüberschreitungen, die außerhalb des
|
||
vom Mission Board kontrollierbaren Rahmens liegen (z.B. es werden
|
||
Mittel benötigt, die nur durch den Gemeinderat/Vision Board
|
||
freigegeben werden können).
|
||
|
||
- grund: "Politisch sensible Entscheidungen"
|
||
beschreibung: |
|
||
Politisch sensible Entscheidungen, bei denen eine Abstimmung mit
|
||
dem Oberbürgermeister, Gemeinderat oder Dezernentenrunde,
|
||
Top-Management oder der Politik erforderlich ist.
|
||
|
||
- grund: "Unauflösbare Konflikte"
|
||
beschreibung: |
|
||
Unauflösbare Konflikte zwischen Bereichen, wenn trotz Vermittlung
|
||
im Mission Board keine Einigung erzielt wird und ein höheres
|
||
Organ entscheiden muss.
|
||
|
||
- grund: "Risiken zur Erreichung strategischer Zielvorgaben"
|
||
beschreibung: |
|
||
Risiken zur Erreichung von strategischen Zielvorgaben, wenn
|
||
erkennbar wird, dass wichtige strategische Meilensteine oder
|
||
Kennzahlen trotz taktischer Gegenmaßnahmen verfehlt werden könnten.
|
||
|
||
verfahren:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Bei Eskalationsfällen agiert das Mission Board strukturiert und
|
||
zielorientiert. Es erstellt eine präzise Eskalationsvorlage für
|
||
das Vision Board.
|
||
|
||
vorlage_inhalte:
|
||
- "Das Problem klar definiert"
|
||
- "Bereits geprüfte Lösungsoptionen darstellt"
|
||
- "Einen konkreten Vorschlag oder Klärungsbedarf formuliert"
|
||
|
||
entscheidung: |
|
||
Auf Basis dieser Vorlage entscheidet das Vision Board über das
|
||
weitere Vorgehen oder gibt Leitplanken vor.
|
||
|
||
subsidiaritaetsprinzip:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Zentral dabei ist das Subsidiaritätsprinzip: Probleme werden stets
|
||
auf der niedrigstmöglichen Ebene gelöst, um Effizienz zu wahren.
|
||
|
||
ebenen:
|
||
- problem_typ: "Routineprobleme"
|
||
zustaendig: "Fachabteilung"
|
||
|
||
- problem_typ: "Bereichsübergreifende taktische Probleme"
|
||
zustaendig: "Mission Board"
|
||
|
||
- problem_typ: "Strategische oder außerordentliche Probleme"
|
||
zustaendig: "Vision Board"
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 6.3 ESKALATIONSTRIGGER
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
eskalationstrigger:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Um Transparenz und Konsistenz zu gewährleisten, dokumentiert das
|
||
Mission Board alle Eskalationstrigger und -stufen schriftlich und
|
||
verfolgt Eskalationsfälle konsequent nach. Diese Dokumentation hilft
|
||
dabei, ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.
|
||
|
||
trigger:
|
||
|
||
- name: "Strategische Konflikte"
|
||
beschreibung: |
|
||
Sobald ein Projekt oder eine Entscheidung zentrale Zielsetzungen
|
||
des Vision Boards infrage stellt oder grundlegende
|
||
Strategieänderungen erfordert.
|
||
|
||
- name: "Budgetüberschreitungen"
|
||
beschreibung: |
|
||
Wenn der Finanzrahmen des Mission Boards nicht mehr ausreicht
|
||
und übergeordnete Freigaben (z.B. durch Gemeinderat,
|
||
Verwaltungsleitung) notwendig werden.
|
||
|
||
- name: "Politische Sensitivität"
|
||
beschreibung: |
|
||
Bei Vorgaben oder Beschlüssen, die möglicherweise politischen
|
||
Rückhalt erfordern bzw. erhebliche Außenwirkung haben und nicht
|
||
allein vom Mission Board verantwortet werden können.
|
||
|
||
- name: "Bereichsübergreifende Konflikte"
|
||
beschreibung: |
|
||
Wenn trotz Vermittlungsversuchen im Mission Board kein Konsens
|
||
zwischen betroffenen Abteilungen oder Projekten erzielt wird und
|
||
eine höhere Autorität entscheiden muss.
|
||
|
||
- name: "Rechtliche oder Compliance-relevante Aspekte"
|
||
beschreibung: |
|
||
Insbesondere bei Verstößen gegen Sicherheitsauflagen,
|
||
Datenschutzgesetze oder andere zwingende Vorgaben, die außerhalb
|
||
des Mandats des Mission Boards geregelt werden müssen.
|
||
|
||
- name: "Gravierende Termin- und Qualitätsrisiken"
|
||
beschreibung: |
|
||
Sobald Verzögerungen oder Qualitätsprobleme den Erfolg zentraler
|
||
Vorhaben gefährden und das Mission Board keine hinreichenden
|
||
Gegenmaßnahmen mehr treffen kann.
|
||
|
||
anmerkung: |
|
||
Welche Eskalationsstufe jeweils gewählt wird, richtet sich nach
|
||
Ausmaß und Art des Problems. Üblicherweise erfolgt eine Eskalation
|
||
an das Vision Board, sobald das Mission Board selbst den
|
||
Handlungsspielraum überschreitet (z.B. wegen fehlender Ressourcen,
|
||
nötiger Strategieänderungen oder politischer Tragweite).
|
||
|
||
zweck: |
|
||
Die hier aufgeführten Punkte sollen es allen Beteiligten erleichtern,
|
||
kritische Situationen frühzeitig zu erkennen und an die richtige
|
||
Stelle zu adressieren. Auf diese Weise lassen sich größere Schäden
|
||
abwenden, und das Mission Board kann sich auf sein Kerngeschäft –
|
||
die taktische Steuerung von IT- und Digitalisierungsinitiativen –
|
||
konzentrieren.
|
||
|
||
# =============================================================================
|
||
# 7. DOKUMENTATION UND REPORTING
|
||
# =============================================================================
|
||
|
||
dokumentation_reporting:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Eine saubere Dokumentation und regelmäßiges Reporting stellen die
|
||
Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen und die Informationsversorgung
|
||
aller Stakeholder*innen sicher.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 7.1 PROTOKOLLIERUNG
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
protokollierung:
|
||
|
||
methode: "live_protokoll"
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Jede Sitzung des Mission Boards wird live protokolliert.
|
||
|
||
inhalte:
|
||
- "Wichtige Aspekte und getroffene Entscheidungen (mit Begründung, falls notwendig)"
|
||
- "Die Verantwortlichen für Folgeaktionen"
|
||
- "Etwaige abweichende Meinungen oder offene Punkte"
|
||
|
||
beschluesse:
|
||
erfassung: "Mit einer eindeutigen Kennziffer erfasst"
|
||
zweck: "Umsetzung kann nachverfolgt werden"
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 7.2 ENTSCHEIDUNGS-TRACKING
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
entscheidungs_tracking:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Beschlossene Maßnahmen und Aufträge werden in einem Entscheidungs-
|
||
und Maßnahmentracker festgehalten.
|
||
|
||
tool_beispiele:
|
||
- "Confluence-Liste"
|
||
- "Excel-Übersicht"
|
||
|
||
verantwortlich: "Board Facilitator"
|
||
|
||
ueberpruefung: |
|
||
Zu Beginn jeder Sitzung wird der Status früherer Beschlüsse kurz
|
||
überprüft, um sicherzustellen, dass Entscheidungen umgesetzt wurden
|
||
bzw. um Hindernisse dabei frühzeitig zu erkennen.
|
||
|
||
zweck: |
|
||
Dieses regelmäßige Tracking schafft Verbindlichkeit und Transparenz
|
||
über den Outcome der Board-Entscheidungen.
|
||
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
# 7.3 REGELMÄSSIGE REPORTS
|
||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||
|
||
regelmaessige_reports:
|
||
|
||
beschreibung: |
|
||
Zur fundierten Entscheidungsfindung erhält das Mission Board vor
|
||
jeder Sitzung standardisierte Berichte. Diese werden von den
|
||
zuständigen Portfolio-Verantwortlichen bzw. Abteilungen erstellt
|
||
und an alle Mitglieder verteilt.
|
||
|
||
verteilung: |
|
||
Die genannten Berichte gehen standardmäßig an alle Mission-Board-Mitglieder
|
||
(stimmberechtigte und beratende) vorab über den Board Facilitator zur
|
||
Vorbereitung. Wichtige Kennzahlen oder Zusammenfassungen daraus werden
|
||
bei Bedarf auch dem Vision Board zur Verfügung gestellt, insbesondere
|
||
wenn sie für strategische Entscheidungen relevant sind.
|
||
|
||
zweck: |
|
||
Durch das feste Reporting-Set ist sichergestellt, dass das Mission Board
|
||
stets aktuelle, vollständige Informationen hat und Entscheidungen
|
||
datenbasiert treffen kann.
|
||
|
||
reports:
|
||
|
||
- name: "Demand-Portfolio-Bericht"
|
||
erstellt_von: "Demand-Portfolio-Management"
|
||
inhalt: |
|
||
Übersicht aller neuen und offenen Anforderungen (Demands) inkl.
|
||
Bewertung ihres strategischen Nutzens, Aufwands und Priorisierungsstatus.
|
||
|
||
- name: "Projekt-Portfolio-Bericht"
|
||
erstellt_von: "Projekt-Portfolio-Management"
|
||
inhalt: |
|
||
Statusbericht zu allen laufenden Projekten mit Ampelstatus,
|
||
wichtigen Meilensteinen, Risiken, Problemen und Abhängigkeiten.
|
||
Dieser Report gibt dem Board einen Gesamtüberblick und identifiziert
|
||
Projekte, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.
|
||
|
||
- name: "Service-Bericht"
|
||
erstellt_von: "Service-Portfolio-Management"
|
||
inhalt: |
|
||
Bericht über die Betriebs- und Servicekennzahlen kritischer
|
||
IT-Services (z.B. Verfügbarkeit, Störungen, SLA-Einhaltung,
|
||
Sicherheitsvorfälle). So behält das Board neben Projekten auch
|
||
den laufenden IT-Betrieb im Blick und kann bei Qualitätsproblemen
|
||
reagieren.
|
||
|
||
- name: "Ressourcen-Report"
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erstellt_von: "Governance/Verwaltung und Abteilungsleitungen"
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inhalt: |
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Zusammenstellung der aktuellen Personalkapazitäten und Budgetmittel
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vs. der geplanten/benötigten Ressourcen in Projekten. Enthält auch
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Hinweise auf Engpässe oder Überlast in bestimmten Bereichen. Dieser
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Bericht ermöglicht dem Mission Board, Engpasssituationen zu erkennen
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und früh gegenzusteuern.
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- name: "Statusberichte für kritische Vorhaben"
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erstellt_von: "Projektleitung über das Projekt-Portfolio-Management"
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inhalt: |
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Für Projekte oder Initiativen, die als kritisch eingestuft sind
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(z.B. wegen hoher strategischer Bedeutung oder erheblicher Probleme),
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werden detaillierte Sonderberichte vorgelegt. Diese enthalten
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tiefergehende Analysen und ggf. Eskalationsempfehlungen, damit das
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Board gezielt über solche Sonderfälle beraten kann.
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# 7.4 KOMMUNIKATION DER BESCHLÜSSE
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kommunikation_beschluesse:
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beschreibung: |
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Relevante Board-Entscheidungen werden an die jeweiligen Umsetzungsteams
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kommuniziert, zum Beispiel durch den Versand des Protokolls an beteiligte
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Projektleitungen.
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eskalation_information: |
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Müssen darüber hinaus das Vision Board oder andere Gremien informiert
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werden (z.B. bei Eskalationen oder strategischen Themen), so erhalten
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sie eine kurze Management Summary.
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zweck: |
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Das schafft stadtweit Transparenz, ohne die Vertraulichkeit interner
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Diskussionen zu verletzen.
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zusammenfassung: |
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Zusammenfassend stellt die Kombination aus Protokollierung, regelmäßigen
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Reports und aktivem Tracking sicher, dass Entscheidungen nachvollziehbar
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dokumentiert sind und deren Umsetzung konsequent verfolgt wird.
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Informationsflüsse nach oben (Vision Board) und unten (Fachbereiche/Projekte)
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sind etabliert, sodass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind.
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# 8. MEETING-RHYTHMUS UND ABLAUF
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meeting_rhythmus:
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# 8.1 REGULÄRE SITZUNGEN
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regulaere_sitzungen:
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frequenz: "zweiwochenrhythmus"
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tag: "mittwoch"
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dauer_minuten: 120
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vorbereitung: |
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Alle Mitglieder sind verpflichtet, sich im Vorfeld auf die Sitzungen
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angemessen vorzubereiten.
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# 8.2 AD-HOC SITZUNGEN
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ad_hoc_sitzungen:
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einberufung: "bei_bedarf"
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voraussetzung: "Vorherige Abstimmung mit den relevanten Mitgliedern"
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# 8.3 AGENDA-ERSTELLUNG
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agenda_erstellung:
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verantwortlich: "Board Facilitator"
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abstimmung_mit: "Chief of Staff (CoS)"
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inhalte:
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- "Alle vorgesehenen Tagesordnungspunkte"
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- "Vorbereitete Unterlagen zu den wichtigsten zu besprechenden Themen"
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# 8.4 DOKUMENTATION
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dokumentation:
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methode: "Live-Protokoll während jeder Sitzung"
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pflichtinhalte:
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- "Alle relevanten Beschlüsse und Entwicklungen"
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- "Welche Folgemaßnahmen vereinbart wurden"
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- "Welche Mitglieder für Folgemaßnahmen verantwortlich sind"
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# 8.5 EINREICHUNGSFRIST FÜR UNTERLAGEN
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einreichungsfrist:
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frist: "Montag der jeweiligen Sitzungswoche, 12:00 Uhr"
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anforderung: "Verwendung der vorgegebenen einheitlichen Vorlage"
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# 8.6 BESCHLUSSVORLAGEN
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beschlussvorlagen:
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qualitaetssicherung: "Vor Behandlung im Gremium"
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finale_entscheidung: "Obliegt dem Vision Board"
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# 9. ÄNDERUNGSHISTORIE
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aenderungshistorie:
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- version: "0.3"
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datum: "2025-03-20"
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aenderung: "Initiale YAML-Fassung basierend auf Word-Dokument"
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autor: "DIGITOM-Projekt"
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quelle: "250320_Mission_Board-Geschäftsordnung_v0_3.docx"
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