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# KONZEPTRAHMEN: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
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# Version: 1.0
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# Datum: 2026-02-05
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# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
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meta:
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typ: "konzeptrahmen"
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funktion_id: "pm"
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funktion_name: "Prozess-Management"
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version: "1.0"
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gueltig_ab: "2026-02-05"
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geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
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status:
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inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
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status: "draft"
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quellen:
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- "#01 - Prozess-Management: Konzeptrahmen und Dokumentationsarchitektur.docx"
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# 1. DIE HERAUSFORDERUNG
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herausforderung:
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titel: "Zwischen Standardisierung und Befähigung"
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beschreibung: |
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Moderne Verwaltungsorganisationen stehen vor einem fundamentalen Dilemma:
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Sie müssen gleichzeitig Stabilität gewährleisten und Agilität ermöglichen.
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Im Kontext des DIGITOM manifestiert sich diese Spannung besonders deutlich
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in der Frage, wie Prozesse gestaltet und gesteuert werden sollen.
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problemstellung: |
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Die traditionelle Antwort - zentrale Vorgaben und strikte Kontrolle -
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greift in einer komplexen, vernetzten Organisation zu kurz. Gleichzeitig
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führt völlige Dezentralisierung zu Wildwuchs und Ineffizienz.
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ansatz: |
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Die Prozess-Management-Funktion des DIGITOM navigiert bewusst in diesem
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Spannungsfeld.
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# 2. DIE LÖSUNG
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loesung:
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titel: "Eine mehrdimensionale Organisationsarchitektur"
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beschreibung: |
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Statt einer monolithischen Struktur wurde für das Prozess-Management
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eine vielschichtige Architektur entwickelt. Diese erlaubt es, verschiedene
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organisationale Bedürfnisse gleichzeitig zu adressieren.
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spannungsfelder:
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- dimension_1: "Strategische Steuerung"
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dimension_2: "Operative Flexibilität"
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- dimension_1: "Methodische Standards"
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dimension_2: "Fachliche Autonomie"
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- dimension_1: "Zentrale Kompetenz"
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dimension_2: "Dezentrale Befähigung"
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prinzip: |
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Diese scheinbaren Widersprüche werden nicht aufgelöst, sondern produktiv
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genutzt. Aus diesem Spannungsfeld entsteht Antrieb für eine ständige
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Verbesserung.
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# 3. DOKUMENTATIONSARCHITEKTUR
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dokumentationsarchitektur:
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titel: "Fünf Perspektiven, ein System"
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beschreibung: |
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Die Komplexität dieser Organisationsform spiegelt sich in der bewusst
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gewählten Dokumentationsstruktur wider. Jedes Dokument beleuchtet das
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Gesamtsystem aus einer spezifischen Perspektive und erfüllt einen eigenen Zweck.
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dokumente:
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- id: "DOK-1"
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name: "Funktionsbeschreibung"
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untertitel: "Legitimation und Mandat"
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kernfrage: "Was darf und soll die PM-Funktion?"
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beschreibung: |
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Schafft die formale Grundlage. Definiert den Verantwortungsbereich,
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grenzt Zuständigkeiten ab und legitimiert das Handeln der PM-Funktion
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innerhalb der Gesamtorganisation.
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metapher: "Die 'Verfassung' der Funktion - ihre grundlegenden Rechte und Pflichten"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.1_funktion/pm_funktionsbeschreibung.yaml"
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- id: "DOK-2"
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name: "Leistungs-Canvas"
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untertitel: "Der Nutzennachweis"
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kernfrage: "Welchen konkreten Mehrwert schafft die PM-Funktion?"
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beschreibung: |
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Zeigt, was tatsächlich geleistet wird. Nimmt konsequent die Perspektive
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der Nutzer:innen ein und macht sichtbar, wie aus Aktivitäten konkreter
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Nutzen entsteht.
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format: "Canvas-Format ermöglicht ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Elemente"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
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- id: "DOK-3"
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name: "Rollenmodell"
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untertitel: "Die Arbeitsorganisation"
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kernfrage: "Wer trägt welche Verantwortung?"
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beschreibung: |
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Elf differenzierte Rollen ermöglichen es, verschiedene Aspekte der
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PM-Arbeit klar zu verteilen. Von der strategischen Führung über
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methodische Expertise bis zur operativen Beratung.
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mehrwert: "Verhindert Interessenskonflikte und schafft Klarheit in der Zusammenarbeit"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml"
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- id: "DOK-4"
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name: "Governance-Modell"
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untertitel: "Die Spielregeln"
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kernfrage: "Wie werden Entscheidungen getroffen?"
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beschreibung: |
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Governance bedeutet hier nicht Kontrolle, sondern Befähigung. Definiert
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differenzierte Entscheidungswege für verschiedene Leistungstypen.
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design: "Eskalationspfade sind klar definiert, aber so gestaltet, dass sie nur bei echtem Bedarf genutzt werden"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
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- id: "DOK-5"
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name: "RACI-Matrix"
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untertitel: "Das Navigationsinstrument"
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kernfrage: "Wer ist wofür konkret zuständig?"
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beschreibung: |
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Als verdichtete Übersicht macht die Matrix Verantwortlichkeiten auf
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einen Blick sichtbar. Dient als praktisches Nachschlagewerk im
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Arbeitsalltag.
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mehrwert: "Verhindert Zuständigkeitskonflikte durch klare Rollenzuweisungen"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml"
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# 4. SYSTEMISCHE ZUSAMMENHÄNGE
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systemische_zusammenhaenge:
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beschreibung: |
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Die fünf Dokumente stehen nicht isoliert nebeneinander, sondern bilden
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ein integriertes System. Jedes Element verstärkt und ergänzt die anderen.
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Gemeinsam schaffen sie ein robustes, aber flexibles Organisationsdesign.
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verknuepfungen:
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- von: "Funktionsbeschreibung"
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zu: "Leistungs-Canvas"
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beziehung: "legitimiert die beschriebenen Leistungen"
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- von: "Rollenmodell"
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zu: "Leistungserbringung"
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beziehung: "operationalisiert durch klare Verantwortlichkeiten"
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- von: "Governance-Modell"
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zu: "Rollen"
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beziehung: "regelt, wie diese zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen"
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- von: "RACI-Matrix"
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zu: "Zusammenarbeit"
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beziehung: "macht transparent und nachvollziehbar"
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# 5. NAVIGATIONSHINWEISE
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navigationshinweise:
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beschreibung: |
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Je nach Rolle und Erkenntnisinteresse bieten sich unterschiedliche
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Einstiegspunkte in die Dokumentation.
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zielgruppen:
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- zielgruppe: "Führungskräfte und Entscheidungsträger:innen"
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einstieg: "Governance-Modell"
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zweck: "Entscheidungswege und Steuerungsmechanismen verstehen"
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dann: "Leistungs-Canvas für den strategischen Nutzen"
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- zielgruppe: "Operative Teams und Fachbereiche"
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einstieg: "Leistungs-Canvas"
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zweck: "Verfügbare Services und Zugangswege erkunden"
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dann: "RACI-Matrix zeigt konkrete Ansprechpersonen"
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- zielgruppe: "Neue Mitarbeitende der PM-Funktion"
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einstieg: "Funktionsbeschreibung"
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zweck: "Grundlegendes Verständnis aufbauen"
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dann: "Rollenmodell für die eigene Verortung im Team"
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- zielgruppe: "Projektleitungen"
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einstieg: "Governance-Modell (Abschnitt projektzentrierte Prozessgestaltung)"
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zweck: "PM-Integration in Projekten verstehen"
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dann: "RACI-Matrix für konkrete Abstimmungswege"
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# 6. DIE ZENTRALE BALANCE
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zentrale_balance:
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titel: "Standardisierung ermöglichen, Autonomie bewahren"
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beschreibung: |
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Das Prozess-Management im DIGITOM verfolgt keine totale Harmonisierung.
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Stattdessen schafft es einen verbindlichen Rahmen, innerhalb dessen
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fachliche Vielfalt möglich bleibt.
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dimensionen:
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- dimension_1: "Methodische Standards"
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dimension_2: "Fachliche Freiheit"
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- dimension_1: "Zentrale Governance"
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dimension_2: "Dezentrale Ausführung"
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- dimension_1: "Verbindliche Frameworks"
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dimension_2: "Situative Anpassung"
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leitsatz: |
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Die Kunst liegt darin, genug Struktur für Effizienz zu schaffen,
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ohne die notwendige Flexibilität zu ersticken.
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# 7. AUSBLICK
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ausblick:
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titel: "Ein lernendes System"
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beschreibung: |
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Die hier dokumentierte Organisationsform ist kein statisches Konstrukt.
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Sie ist darauf angelegt, sich weiterzuentwickeln - durch Feedback aus
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der Praxis, veränderte Rahmenbedingungen und neue Erkenntnisse.
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anpassungsfaehigkeit: |
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Die mehrdimensionale Dokumentation ermöglicht gezielte Anpassungen:
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Einzelne Elemente können weiterentwickelt werden, ohne das Gesamtsystem
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zu destabilisieren.
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vision: |
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So entsteht eine Organisation, die gleichzeitig stabil und adaptiv ist -
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genau das, was moderne Verwaltung braucht.
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# ÄNDERUNGSHISTORIE
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aenderungshistorie:
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- version: "1.0"
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datum: "2026-02-05"
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aenderung: |
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Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
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Quelle: #01 - Prozess-Management: Konzeptrahmen und Dokumentationsarchitektur.docx
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Inhalte:
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- Herausforderung: Standardisierung vs. Befähigung
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- Lösung: Mehrdimensionale Organisationsarchitektur
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- Dokumentationsarchitektur (5 Dokumente)
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- Systemische Zusammenhänge
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- Navigationshinweise nach Zielgruppen
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- Zentrale Balance
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- Ausblick: Lernendes System
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autor: "DIGITOM-Projekt"
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