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Prozess-Management: Rollenmodell

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1. Strategische Architektur-Prinzipien

Das Prozess-Management im DIGITOM operiert als Enabling-Funktion mit klarer Trennung zwischen methodischer Beratung und operativer PM-Governance. Die Rollen-Architektur folgt dem Prinzip der dezentralen Befähigung bei zentraler Methodenkompetenz.

Auflösung des Beratung-vs.-Governance-Konflikts: Methodische Unterstützung und PM-Compliance-Überwachung werden auf unterschiedliche Rollen verteilt, um Vertrauen und Effektivität zu gewährleisten.

Hinweis: Die bewusste Differenzierung in 8 Kernrollen ermöglicht klare Verantwortungsschnitte und vermeidet Interessenskonflikte (z.B. zwischen PM-Governance-Überwachung und PM-Framework-Gestaltung).

2. Begriffsdefinition: End-to-End Verantwortung

Im DIGITOM-Kontext bedeutet "End-to-End Verantwortung" die vollständige Verantwortung für einen definierten Prozessabschnitt über alle beteiligten Funktionen und Abteilungen hinweg.

Wichtige Abgrenzungen:

• End-to-End bezieht sich auf Teilprozesse, nicht auf den Gesamtprozess (bspw. der Teilprozess "Demand to Project")

• Der Process Owner trägt die Verantwortung innerhalb seiner Prozessebene, sowie für die aktive Gestaltung der Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen

• Die Verantwortung umfasst: Performance und Qualität des eigenen Teilprozesses

• Schnittstellen-Vereinbarungen mit angrenzenden Process Ownern

• Eskalation bei Problemen in verbundenen Prozessen, die das eigene Prozessergebnis gefährden

• Kontinuierliche Optimierung inkl. schnittstellenübergreifender Verbesserungen. Diese Definition ist essentiell für das Verständnis der nachfolgenden Rollenbeschreibungen, insbesondere der Process Owner-Rollen.

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3. Kernrollen (Interne PM-Organisation)

Rolle 1: Leiter*in Prozess-Management

Hauptzweck: Strategische Führung und operative Steuerung der gesamten PM-Funktion zur Sicherstellung der Wertschöpfung für DIGITOM

Kernaufgaben:

• Strategische Ausrichtung der PM-Funktion an DIGIT-Zielen und organisationalen Bedarfen

• Strategische Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs aus Prozess-Management-Perspektive (z.B. neue Funktionen, Rollenanpassungen, Governance-Strukturen)

• Koordination und Priorisierung der internen PM-Rollen (PFM, PLK, PB, KNM)

• Stakeholder-Management zu Gremien und Fachbereichen/ Abteilungen

• Ressourcenplanung, Budgetverantwortung und Kapazitätssteuerung der PM-Funktion

• Eskalationsmanagement bei strategischen Konflikten oder Ressourcenengpässen

• Im Fall von Ressourcen-Konflikten: Erstbewertung und Empfehlung, bei kritischen Fällen Eskalation ans Mission Board

• Berichterstattung an Vision Board über PM-Performance und strategische Entwicklungen

• Stakeholder:

• Vision Board (Auftraggeber und strategische Abstimmung=

• Mission Board (taktische Abstimmung)

• Interne PM-Rollen (Führung und Koordination)

• Abteilungsleitungen (strategische PM-Partnerschaften)

• Amtsleitung DIGIT (organisatorische Einbindung)

• Externe Berater und Dienstleister (strategische Partnerschaften)

Entscheidungsbefugnisse:

• Priorisierung von PM-Aufträgen bei Ressourcenkonflikten (bei kritischen Entscheidungen in Konsultation mit Mission Board)

• Personalentscheidungen für PM-Team (Einstellung, Entwicklung, Zielsetzung)

• Budget-Allokation für PM-Tools, Schulungen und externe Unterstützung

• Eskalation an Mission Board bei konkurrierenden Prioritäten

• PM-Framework-Freigaben nach PFM-Vorschlägen

Kompetenzen:

• Führungskompetenz für interdisziplinäre Teams mit verschiedenen Expertisen

• Strategisches Stakeholder-Management und politische Sensibilität in der Verwaltung

• Verständnis für das DIGITOM und das PM-Framework sowie organisationale Transformationen

• Konfliktmanagement bei konkurrierenden Prioritäten in verschiedenen Fachbereiche/ Abteilungen

• Change Management für komplexe organisatorische Veränderungen

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Rolle 2: Prozess-Framework-Manager*in (PFM)

Hauptzweck: Entwicklung und Pflege eines einheitlichen, zukunftsfähigen PM-Frameworks, das DIGITOM-weit als methodische Grundlage für qualitativ hochwertige Prozessarbeit dient

Kernaufgaben:

• Konzeption, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung des verbindlichen PM-Frameworks (Standards, Methoden, Tools, Governance-Regeln)

• Entwicklung und Pflege eines zentralen KPI-Frameworks mit standardisierten Messkategorien, Berechnungsmethoden und Reporting-Standards

• Analyse externer Best Practices, Standards und gesetzlicher Anforderungen für Integration ins PM-Framework

• PM-Framework-Kommunikation und Change Management bei größeren Methodenänderungen

• Qualitätssicherung des PM-Frameworks durch systematisches Feedback-Management

• Entwicklung von PM-Framework-Schulungskonzepten und Zertifizierungsstandards

• Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs aus Prozess-Management-Sicht

• Harmonisierung des PM-Frameworks mit dem Service Management Framework

• Identifikation geeigneter Methoden und technischer Ansätze zur Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung von Prozessen im Einklang mit dem PM-Framework und der Gesamtstrategie

Stakeholder:

• Leiterin Prozess-Management (strategische Abstimmung und Freigaben)

• Alle internen PM-Rollen (Framework-Anwendung und Feedback)

• IT-Architektur (technische Machbarkeit und Systemintegration)

• ISB/Datenschutz (Compliance-Anforderungen)

• Process Owner (Framework-Implementierung in spezifischen Prozessen)

• Externe Standards-Organisationen und Beratungsunternehmen

• Zentrales GPM (HPA)

Entscheidungsbefugnisse:

• PM-Framework-Design-Entscheidungen im Rahmen strategischer Vorgaben

• Tool-Evaluierung und Empfehlungen für Investitionsentscheidungen

• Methodische Standards für einheitliche Prozessarbeit in DIGITOM

• PM-Framework-Update-Prioritäten basierend auf organisationalen Bedarfen

Kompetenzen:

• Expertise in Prozessmanagement-Methoden (BPM, Lean, Six Sigma, Design Thinking)

• Technisches Verständnis für digitale Prozess-Tools und Plattform-Architekturen

• Systemisches Denken für komplexe organisatorische Zusammenhänge

• Didaktische Fähigkeiten für Framework-Kommunikation und Wissensvermittlung

• Analytische Fähigkeiten für Technologie-Assessment und Standards-Evaluierung

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Rolle 3: Prozesslandschafts-Koordinator*in (PLK)

Hauptzweck: Operative Governance und Transparenz der DIGITOM-Prozesslandschaft zur Sicherstellung von Framework-Compliance und End-to-End-Prozessqualität

Kernaufgaben:

• Aufbau, Pflege und kontinuierliche Aktualisierung des zentralen Prozessregisters

• Monitoring von Framework-Compliance und Identifikation von PM-Governance-Lücken

• Koordination prozessübergreifender-Initiativen zwischen verschiedenen Process Owner

• PM-Governance-Reporting für Gremien mit Prozess-KPIs und Compliance-Status

• Eskalationsmanagement bei Prozess-Konflikten zwischen Abteilungen

• Risiko-Assessment für Prozesslandschaft und frühzeitige Problemerkennung

• Schnittstellen-Governance: Moderation von Schnittstellen-Vereinbarungen zwischen Process Ownern und Konfliktlösung bei schnittstellenübergreifenden Problemen

• PM-Governance-Lücken-Management**:**

  • Systematische Identifikation von PM-Governance-Lücken im DIGIT/ DIGITOM

  • Abstimmung mit Prozessberater:innen für Lösungsansätze

  • Bei kurzfristiger Lösung: Dokumentation und Monitoring

  • Bei langfristigem Bedarf: Strukturierte Eskalation über LPM ans Mission Board

Stakeholder:

• Process Owner (SHM, DPM, PPM, SPM) für End-to-End-Prozess-Koordination

• Leiterin Prozess-Management (Governance-Reporting und Eskalationen)

• Mission Board (taktische Governance-Entscheidungen)

• Fachbereiche/ Abteilungen (Compliance-Unterstützung und Konfliktlösung)

• IT-Architektur (systemische Prozess-Dependencies)

Entscheidungsbefugnisse:

• Governance-Compliance-Bewertungen und Abweichungsmanagement

• Prozessregister-Updates und Dokumentationsstandards

• Eskalations-Empfehlungen bei systematischen Governance-Problemen

• Priorisierung von prozessübergreifenden Optimierungsmaßnahmen

Kompetenzen:

• Prozessanalyse-Expertise für komplexe, vernetzte Prozesslandschaften

• Governance-Kompetenz mit Verständnis für Compliance und Risikomanagement

• Diplomatische Fähigkeiten für Konfliktmediation zwischen Fachbereichen/ Abteilungen

• Analytische Fähigkeiten für KPI-Entwicklung und Performance-Measurement

• Kommunikationsstärke für verständliches Governance-Reporting

Rolle 4: Prozess-Berater*in (PB)

Hauptzweck: Direkte, vertrauensvolle methodische Unterstützung der Fachbereiche/ Abteilungen bei Prozessanalyse, -gestaltung und -optimierung zur Befähigung für eigenständige Prozessarbeit

Kernaufgaben:

• Individuelle Beratung und Coaching von Fachbereichen/ Abteilungen bei konkreten Prozess-Herausforderungen

• Moderation von Prozess-Workshops für kollaborative Analyse und Optimierung in definierten Fällen

• Methodische Unterstützung bei Prozessmodellierung und -dokumentation

• Troubleshooting bei operativen Prozess-Problemen und Konflikten (inkl. Erstbewertung von Anfragen über das Ticketsystem)

• Identifikation von Optimierungspotenzialen durch Prozess-Assessments

• Begleitende Umsetzungsunterstützung bei Prozessänderungen

Stakeholder:

• Fachbereiche/ Abteilungen und deren Teams (direkte Beratung und Coaching)

• Key-User (operative Zusammenarbeit und Befähigung)

• Projektteams (prozessbezogene Projektunterstützung)

• Auftraggeber PM (Bedarfsklärung und Erwartungsmanagement)

• Process Owner (methodische Unterstützung bei End-to-End-Optimierungen)

Entscheidungsbefugnisse:

• Methodische Empfehlungen im Rahmen des gültigen Frameworks

• Workshop-Design und Moderations-Ansätze für spezifische Situationen

• Beratungs-Priorisierung bei mehreren gleichzeitigen Anfragen

• Eskalations-Empfehlungen bei komplexen oder ressourcenintensiven Problemen

Kompetenzen:

• Prozessberatungs-Expertise mit breitem Methoden-Portfolio

• Workshop-Moderation und Facilitierung für diverse Stakeholder-Konstellationen

• Change Management-Fähigkeiten für begleitende Prozessveränderungen

• Empathie und Beziehungsaufbau für vertrauensvolle Beratungspartnerschaften

• Problemlösungs-Kompetenz für komplexe organisatorische Herausforderungen

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Rolle 5: Key-User-Netzwerk-Manager*in (KNM)

Hauptzweck: Systematischer Aufbau und Betreuung eines dezentralen Netzwerks von Prozess-Champions zur Skalierung der PM-Kompetenz in die gesamte DIGITOM-Organisation

Kernaufgaben:

• Identifikation, Rekrutierung und Onboarding geeigneter Key-User in allen Abteilungen

• Entwicklung und Durchführung strukturierter Qualifizierungsprogramme für Key-User

• Community-Management durch regelmäßige Netzwerk-Events und Erfahrungsaustausch

• Aufbau und Pflege der zentralen Wissensplattform mit Self-Service-Ressourcen

• Best-Practice-Transfer zwischen Abteilungen durch das Key-User-Netzwerk

• Performance-Management des Key-User-Netzwerks und kontinuierliche Weiterentwicklung

Stakeholder:

• Key-User in allen Fachbereichen/ Abteilungen (direkte Betreuung und Entwicklung)

• Fachbereichsleitungen (Key-User-Nominierung und Freistellung)

• Prozess-Berater:innen (operative Zusammenarbeit bei Fachbereichs-Support)

• IT-Abteilung (Wissensplattform-Entwicklung und -betrieb)

• Personalentwicklung (Qualifizierungskoordination)

Entscheidungsbefugnisse:

• Key-User-Qualifizierungskonzepte und Schulungsprogramm-Design

• Community-Event-Planung und Ressourcen-Allokation

• Wissensplattform-Inhalte und Self-Service-Ressourcen-Priorisierung

• Key-User-Performance-Bewertung und Entwicklungsempfehlungen

Kompetenzen:

• Community-Building und Netzwerk-Management für diverse organisatorische Kontexte

• Didaktische Expertise für Erwachsenenbildung und Kompetenzentwicklung

• Content-Management für digitale Wissensplattformen

• Motivations- und Engagement-Management für freiwillige Communities

• Train-the-Trainer-Fähigkeiten für Multiplikator-Entwicklung

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4. Schnittstellenrollen

Rolle 6: Process Owner

Übernommen von: Stakeholder-Manager (SHM), Demand Portfolio Manager (DPM), Projekt Portfolio Manager (PPM), Service Portfolio Manager (SPM)r

Hauptzweck: End-to-End-Verantwortung für spezifische Teilprozess-Prozesse zur Sicherstellung von Prozess-Performance, Qualität und kontinuierlicher Optimierung

Kernaufgaben:

• Strategische Verantwortung für Performance und Qualität der zugeordneten End-to-End-Prozesse

• Definition prozessspezifischer KPIs auf Basis zentral vorgegebener KPI-Kategorien Standards, Monitoring der Prozess-Performance in Abstimmung mit organisationalen Zielen

• Monitoring der Prozess-KPIs in Abstimmung mit organisationalen Zielen

• Koordination prozessbezogener Optimierungsinitiativen zwischen beteiligten Bereichen

• Eskalationsmanagement bei prozessrelevanten Problemen oder Ressourcenkonflikten

• Abstimmung mit PM-Funktion bei PM-Framework-Updates oder methodischen Änderungen

• Sicherstellung der Framework-Compliance in den verantworteten Prozessen

Spezifische Process Owner-Zuordnung:

• SHM: "Bedarfserfassung und -qualifizierung"

• DPM: "Demand-Bewertung und Demand-Portfolio-Steuerungt"

• PPM: "Projektsteuerung und -überwachung"

• SPM: "Service-Integration und Betriebsüberführung"

Stakeholder:

• PM-Funktion (methodische Unterstützung und Framework-Compliance)

• Beteiligte Fachbereiche/ Abteilungen im jeweiligen End-to-End-Prozess

• Mission Board (Performance-Reporting und strategische Abstimmung)

• Key-User in den prozessrelevanten Bereichen

Entscheidungsbefugnisse:

• Prozess-Design-Entscheidungen im Rahmen des gültigen PM-Frameworks

• Ressourcen-Anfrage/Priorisierung für prozessbezogene Optimierungsmaßnahmen

• Eskalations-Entscheidungen bei prozessübergreifenden Konflikten

• KPI-Definition und Performance-Ziele für die verantworteten Prozesse

• Abnahme-Entscheidungen für Prozessänderungen

Kompetenzen:

• End-to-End-Prozess-Verständnis mit systemischer Sichtweise

• Performance-Management mit KPI-Entwicklung und -monitoring

• Cross-funktionale Koordination zwischen verschiedenen Bereichen

• Prozessoptimierungs-Kompetenz mit methodischem Grundverständnis

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Rolle 7: Key-User

Formale Rolle in den Fachbereichen/ Abteilungen

Hauptzweck: Dezentrale PM-Kompetenz und Change-Agenten in den Fachbereichen/ Abteilungen zur lokalen Prozessexpertise und Schnittstelle zur zentralen PM-Funktion

Kernaufgaben:

• Erste Anlaufstelle für prozessbezogene Fragen und Herausforderungen im eigenen Fachbereich/ Abteilung

• Lokale Prozessexpertise und Unterstützung der Kollegen bei Prozessarbeit

• Schnittstelle zwischen Fachbereiche/ Abteilungen und zentraler PM-Funktion

• Modellierung spezifischer (Fach-) Prozesse

• Implementierung von Framework-Updates und Prozessänderungen im Fachbereich

• Identifikation lokaler Optimierungspotenziale und Weiterleitung an PM-Funktion

• Multiplikator für Prozess-Know-how und Best Practices

Stakeholder:

• Kolleg:innen im eigenen Fachbereich/Abteilung (direkte Unterstützung)

• Key-User-Netzwerk-Manager:in (Qualifizierung und Community)

• Prozess-Berater:innen (bei komplexeren Herausforderungen)

• Fachbereichs-/ Abteilungsleitung (lokale PM-Vertretung)

• Andere Key-User (Erfahrungsaustausch und Peer-Learning)

Entscheidungsbefugnisse:

• Erste Bewertung und Priorisierung lokaler Prozess-Anfragen

• Methodische Empfehlungen für Standardsituationen im Rahmen des Frameworks

• Weiterleitung komplexerer Fälle an zentrale PM-Funktion

• Lokale Prozess-Dokumentations-Updates in Abstimmung mit Process Owner

Kompetenzen:

• Fundierte Kenntnisse des PM-Frameworks und Standard-Methoden

• Beratungs- und Unterstützungskompetenz für Kolleg:innen

• Fachbereichs-spezifisches Prozess-Know-how

• Netzwerk- und Community-Fähigkeiten

• Change-Agent-Qualitäten für lokale Prozessverbesserungen

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Rolle 8: Auftraggeber Prozess-Management

Verschiedene organisatorische Ausprägungen

Hauptzweck: Bedarfs-Artikulation und Beauftragung der PM-Funktion zur zielgerichteten Nutzung der PM-Services für spezifische organisatorische Herausforderungen

Kernaufgaben:

• Identifikation und Artikulation von Prozess-Management-Bedarfen

• Formale Beauftragung der PM-Funktion mit spezifischen Aufgaben oder Projekten

• Bereitstellung notwendiger Ressourcen und Informationen für PM-Services

• Definition von Erfolgserwartungen und Zielen für PM-Unterstützung

• Feedback und Bewertung der erbrachten PM-Leistungen

• Sicherstellung der Implementierung von PM-Empfehlungen

Auftraggeber-Kategorien:

• Abteilungsleitung: Bereichsspezifische Prozessoptimierungen

• Projektleitungen: Projektbezogene Prozess-Unterstützung

• Vision Board/ Mission Board: Strategische PM-Initiativen

• Service-(Portfolio)-Manager: Servicebezogene Prozessentwicklung

Stakeholder:

• PM-Funktion (Beauftragung und Zusammenarbeit)

• Betroffene Teams und Bereiche (Implementierung)

• Übergeordnete Gremien (bei strategischen Aufträgen)

Entscheidungsbefugnisse:

• Beauftragung und Priorisierung von PM-Services im eigenen Verantwortungsbereich

• Ressourcen-Bereitstellung für beauftragte PM-Aktivitäten

• Freigabe und Implementierungs-Entscheidungen für PM-Empfehlungen

Kompetenzen:

• Bedarfs-Analyse und Ziel-Definition für Prozessoptimierungen

• Stakeholder-Management für Implementierungsmaßnahmen

• Change-Management-Grundverständnis

• Budget- und Ressourcen-Verantwortung

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5. Governance- und Support-Rollen

Rolle 9: IT-Architektur (Technische Schnittstelle)

Hauptzweck: Sicherstellung der technischen Machbarkeit und Integration von Prozess-Lösungen in die DIGITOM-IT-Landschaft

Kernaufgaben:

• Bewertung technischer Anforderungen aus Prozess-Design-Entscheidungen

• Definition technischer Rahmenbedingungen für Prozess-Tools und -systeme

• Sicherstellung der Systemkompatibilität bei prozessbezogenen IT-Lösungen

• Beratung zu technischen Möglichkeiten und Grenzen bei Prozessoptimierungen

Stakeholder: PM-Funktion, Process Owner, IT-Betrieb

Entscheidungsbefugnisse: Technische Architektur-Vorgaben, System-Kompatibilitäts-Bewertungen

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Rolle 10: Informationssicherheitsbeauftragte:r / Datenschutzbeauftragte:r

Hauptzweck: Sicherstellung der Compliance von Prozessen und PM-Tools mit Sicherheits- und Datenschutzvorgaben

Kernaufgaben:

• Compliance-Prüfung von Prozess-Designs und PM-Tools

• Definition sicherheitsrelevanter Prozess-Anforderungen

• Risiko-Assessment für prozessbezogene Datenverarbeitung

Stakeholder: PM-Funktion, Process Owner, Fachbereiche/ Abteilungen

Entscheidungsbefugnisse: Compliance-Freigaben, Sicherheitsanforderungen

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Rolle 11: Gremien (Vision Board, Mission Board, DSR)

Hauptzweck: Strategische und taktische Steuerung der PM-Funktion sowie Entscheidungen zu prozessrelevanten Governance-Fragen

Vision Board:

• Strategische PM-Ausrichtung und Framework-Grundsätze

• Budget- und Ressourcen-Entscheidungen für PM-Funktion

Mission Board:

• Taktische PM-Priorisierung und Konfliktlösung

• Prozessübergreifende Optimierungsentscheidungen

DSR (Digital Services Review):

• Operative Prozess-Entscheidungen im Kontext des Service-Portfolios

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