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Patrick Breitenbach 2026-03-23 08:47:09 +01:00
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263
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_konzeptrahmen.yaml Normal file
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@ -0,0 +1,263 @@
# =============================================================================
# KONZEPTRAHMEN: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
# =============================================================================
# Version: 1.0
# Datum: 2026-02-05
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
# =============================================================================
meta:
typ: "konzeptrahmen"
funktion_id: "pm"
funktion_name: "Prozess-Management"
version: "1.0"
gueltig_ab: "2026-02-05"
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
status: "draft"
quellen:
- "#01 - Prozess-Management: Konzeptrahmen und Dokumentationsarchitektur.docx"
# =============================================================================
# 1. DIE HERAUSFORDERUNG
# =============================================================================
herausforderung:
titel: "Zwischen Standardisierung und Befähigung"
beschreibung: |
Moderne Verwaltungsorganisationen stehen vor einem fundamentalen Dilemma:
Sie müssen gleichzeitig Stabilität gewährleisten und Agilität ermöglichen.
Im Kontext des DIGITOM manifestiert sich diese Spannung besonders deutlich
in der Frage, wie Prozesse gestaltet und gesteuert werden sollen.
problemstellung: |
Die traditionelle Antwort - zentrale Vorgaben und strikte Kontrolle -
greift in einer komplexen, vernetzten Organisation zu kurz. Gleichzeitig
führt völlige Dezentralisierung zu Wildwuchs und Ineffizienz.
ansatz: |
Die Prozess-Management-Funktion des DIGITOM navigiert bewusst in diesem
Spannungsfeld.
# =============================================================================
# 2. DIE LÖSUNG
# =============================================================================
loesung:
titel: "Eine mehrdimensionale Organisationsarchitektur"
beschreibung: |
Statt einer monolithischen Struktur wurde für das Prozess-Management
eine vielschichtige Architektur entwickelt. Diese erlaubt es, verschiedene
organisationale Bedürfnisse gleichzeitig zu adressieren.
spannungsfelder:
- dimension_1: "Strategische Steuerung"
dimension_2: "Operative Flexibilität"
- dimension_1: "Methodische Standards"
dimension_2: "Fachliche Autonomie"
- dimension_1: "Zentrale Kompetenz"
dimension_2: "Dezentrale Befähigung"
prinzip: |
Diese scheinbaren Widersprüche werden nicht aufgelöst, sondern produktiv
genutzt. Aus diesem Spannungsfeld entsteht Antrieb für eine ständige
Verbesserung.
# =============================================================================
# 3. DOKUMENTATIONSARCHITEKTUR
# =============================================================================
dokumentationsarchitektur:
titel: "Fünf Perspektiven, ein System"
beschreibung: |
Die Komplexität dieser Organisationsform spiegelt sich in der bewusst
gewählten Dokumentationsstruktur wider. Jedes Dokument beleuchtet das
Gesamtsystem aus einer spezifischen Perspektive und erfüllt einen eigenen Zweck.
dokumente:
- id: "DOK-1"
name: "Funktionsbeschreibung"
untertitel: "Legitimation und Mandat"
kernfrage: "Was darf und soll die PM-Funktion?"
beschreibung: |
Schafft die formale Grundlage. Definiert den Verantwortungsbereich,
grenzt Zuständigkeiten ab und legitimiert das Handeln der PM-Funktion
innerhalb der Gesamtorganisation.
metapher: "Die 'Verfassung' der Funktion - ihre grundlegenden Rechte und Pflichten"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.1_funktion/pm_funktionsbeschreibung.yaml"
- id: "DOK-2"
name: "Leistungs-Canvas"
untertitel: "Der Nutzennachweis"
kernfrage: "Welchen konkreten Mehrwert schafft die PM-Funktion?"
beschreibung: |
Zeigt, was tatsächlich geleistet wird. Nimmt konsequent die Perspektive
der Nutzer:innen ein und macht sichtbar, wie aus Aktivitäten konkreter
Nutzen entsteht.
format: "Canvas-Format ermöglicht ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Elemente"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
- id: "DOK-3"
name: "Rollenmodell"
untertitel: "Die Arbeitsorganisation"
kernfrage: "Wer trägt welche Verantwortung?"
beschreibung: |
Elf differenzierte Rollen ermöglichen es, verschiedene Aspekte der
PM-Arbeit klar zu verteilen. Von der strategischen Führung über
methodische Expertise bis zur operativen Beratung.
mehrwert: "Verhindert Interessenskonflikte und schafft Klarheit in der Zusammenarbeit"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml"
- id: "DOK-4"
name: "Governance-Modell"
untertitel: "Die Spielregeln"
kernfrage: "Wie werden Entscheidungen getroffen?"
beschreibung: |
Governance bedeutet hier nicht Kontrolle, sondern Befähigung. Definiert
differenzierte Entscheidungswege für verschiedene Leistungstypen.
design: "Eskalationspfade sind klar definiert, aber so gestaltet, dass sie nur bei echtem Bedarf genutzt werden"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
- id: "DOK-5"
name: "RACI-Matrix"
untertitel: "Das Navigationsinstrument"
kernfrage: "Wer ist wofür konkret zuständig?"
beschreibung: |
Als verdichtete Übersicht macht die Matrix Verantwortlichkeiten auf
einen Blick sichtbar. Dient als praktisches Nachschlagewerk im
Arbeitsalltag.
mehrwert: "Verhindert Zuständigkeitskonflikte durch klare Rollenzuweisungen"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml"
# =============================================================================
# 4. SYSTEMISCHE ZUSAMMENHÄNGE
# =============================================================================
systemische_zusammenhaenge:
beschreibung: |
Die fünf Dokumente stehen nicht isoliert nebeneinander, sondern bilden
ein integriertes System. Jedes Element verstärkt und ergänzt die anderen.
Gemeinsam schaffen sie ein robustes, aber flexibles Organisationsdesign.
verknuepfungen:
- von: "Funktionsbeschreibung"
zu: "Leistungs-Canvas"
beziehung: "legitimiert die beschriebenen Leistungen"
- von: "Rollenmodell"
zu: "Leistungserbringung"
beziehung: "operationalisiert durch klare Verantwortlichkeiten"
- von: "Governance-Modell"
zu: "Rollen"
beziehung: "regelt, wie diese zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen"
- von: "RACI-Matrix"
zu: "Zusammenarbeit"
beziehung: "macht transparent und nachvollziehbar"
# =============================================================================
# 5. NAVIGATIONSHINWEISE
# =============================================================================
navigationshinweise:
beschreibung: |
Je nach Rolle und Erkenntnisinteresse bieten sich unterschiedliche
Einstiegspunkte in die Dokumentation.
zielgruppen:
- zielgruppe: "Führungskräfte und Entscheidungsträger:innen"
einstieg: "Governance-Modell"
zweck: "Entscheidungswege und Steuerungsmechanismen verstehen"
dann: "Leistungs-Canvas für den strategischen Nutzen"
- zielgruppe: "Operative Teams und Fachbereiche"
einstieg: "Leistungs-Canvas"
zweck: "Verfügbare Services und Zugangswege erkunden"
dann: "RACI-Matrix zeigt konkrete Ansprechpersonen"
- zielgruppe: "Neue Mitarbeitende der PM-Funktion"
einstieg: "Funktionsbeschreibung"
zweck: "Grundlegendes Verständnis aufbauen"
dann: "Rollenmodell für die eigene Verortung im Team"
- zielgruppe: "Projektleitungen"
einstieg: "Governance-Modell (Abschnitt projektzentrierte Prozessgestaltung)"
zweck: "PM-Integration in Projekten verstehen"
dann: "RACI-Matrix für konkrete Abstimmungswege"
# =============================================================================
# 6. DIE ZENTRALE BALANCE
# =============================================================================
zentrale_balance:
titel: "Standardisierung ermöglichen, Autonomie bewahren"
beschreibung: |
Das Prozess-Management im DIGITOM verfolgt keine totale Harmonisierung.
Stattdessen schafft es einen verbindlichen Rahmen, innerhalb dessen
fachliche Vielfalt möglich bleibt.
dimensionen:
- dimension_1: "Methodische Standards"
dimension_2: "Fachliche Freiheit"
- dimension_1: "Zentrale Governance"
dimension_2: "Dezentrale Ausführung"
- dimension_1: "Verbindliche Frameworks"
dimension_2: "Situative Anpassung"
leitsatz: |
Die Kunst liegt darin, genug Struktur für Effizienz zu schaffen,
ohne die notwendige Flexibilität zu ersticken.
# =============================================================================
# 7. AUSBLICK
# =============================================================================
ausblick:
titel: "Ein lernendes System"
beschreibung: |
Die hier dokumentierte Organisationsform ist kein statisches Konstrukt.
Sie ist darauf angelegt, sich weiterzuentwickeln - durch Feedback aus
der Praxis, veränderte Rahmenbedingungen und neue Erkenntnisse.
anpassungsfaehigkeit: |
Die mehrdimensionale Dokumentation ermöglicht gezielte Anpassungen:
Einzelne Elemente können weiterentwickelt werden, ohne das Gesamtsystem
zu destabilisieren.
vision: |
So entsteht eine Organisation, die gleichzeitig stabil und adaptiv ist -
genau das, was moderne Verwaltung braucht.
# =============================================================================
# ÄNDERUNGSHISTORIE
# =============================================================================
aenderungshistorie:
- version: "1.0"
datum: "2026-02-05"
aenderung: |
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
Quelle: #01 - Prozess-Management: Konzeptrahmen und Dokumentationsarchitektur.docx
Inhalte:
- Herausforderung: Standardisierung vs. Befähigung
- Lösung: Mehrdimensionale Organisationsarchitektur
- Dokumentationsarchitektur (5 Dokumente)
- Systemische Zusammenhänge
- Navigationshinweise nach Zielgruppen
- Zentrale Balance
- Ausblick: Lernendes System
autor: "DIGITOM-Projekt"

481
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml Normal file
View file

@ -0,0 +1,481 @@
# =============================================================================
# LEISTUNGS-CANVAS: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
# =============================================================================
# Version: 1.0
# Datum: 2026-02-05
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
# =============================================================================
meta:
typ: "leistungs-canvas"
funktion_id: "pm"
funktion_name: "Prozess-Management"
version: "1.0"
gueltig_ab: "2026-02-05"
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
status: "draft"
quellen:
- "#03.1 - Prozess-Management: Leistungs-Canvas.docx"
# =============================================================================
# 1. EINFÜHRUNG
# =============================================================================
einfuehrung:
warum_ein_leistungs_canvas: |
Das Leistungs-Canvas betrachtet die Prozess-Management-Funktion konsequent
aus der Perspektive ihrer Nutzer:innen. Diese Perspektivverschiebung macht
sichtbar, was in traditionellen Funktionsbeschreibungen oft untergeht:
Wie entsteht konkret Nutzen? Welche Beziehungen ermöglichen wirksame
Zusammenarbeit? Über welche Wege werden Leistungen tatsächlich zugänglich?
leitfragen:
- "Was erwarten die verschiedenen Nutzergruppen von einer PM-Funktion?"
- "Wie kann die Funktion diese Erwartungen bestmöglich erfüllen?"
- "Welche Voraussetzungen müssen dafür geschaffen werden?"
funktionen_des_canvas:
- "Schafft Klarheit über das Leistungsportfolio"
- "Macht Zusammenhänge zwischen verschiedenen Elementen sichtbar"
- "Dient als Kommunikationsinstrument zwischen PM-Funktion und Nutzer:innen"
- "Steuerungsinstrument für Ressourcen-Investitionen"
# =============================================================================
# 2. CANVAS-LOGIK
# =============================================================================
canvas_logik:
beschreibung: |
Das Leistungs-Canvas strukturiert die PM-Funktion in sieben miteinander
verbundene Bausteine. Die rechte Seite fokussiert auf die Außenperspektive,
die linke Seite richtet den Blick nach innen. Im Zentrum steht das
Wertversprechen als verbindendes Element.
bausteine:
rechte_seite_aussen:
- "Nutzendensegmente"
- "Nutzendenbeziehung"
- "Kanäle"
zentrum:
- "Wertversprechen"
linke_seite_innen:
- "Schlüsselaktivitäten"
- "Schlüsselressourcen"
- "Schlüsselpartner"
# =============================================================================
# 3. CLUSTER A: FÜR WEN DIE PM-FUNKTION DA IST
# =============================================================================
cluster_a_fuer_wen:
name: "Für wen die PM-Funktion da ist"
# ---------------------------------------------------------------------------
# 3.1 Nutzendensegmente
# ---------------------------------------------------------------------------
nutzendensegmente:
beschreibung: |
Die verschiedenen internen Zielgruppen, für die die PM-Funktion Leistungen
erbringt. Jedes Segment hat spezifische Bedarfe, Erwartungen und Arbeitsweisen.
segmente:
- segment: "Management-Gremien"
beispiele: "Vision Board, Mission Board"
bedarfe:
- "Transparenz über die Prozesslandschaft"
- "Governance-Berichte"
- "Einheitliche Standards zur besseren Steuerung"
- "Strategische Ausrichtung der Organisation"
- segment: "Abteilungsleitungen"
bedarfe:
- "Prozessperspektive für bessere Ressourcenplanung"
- "Steuerung ihrer Bereiche"
- "Fundierte Entscheidungen bei bereichsübergreifenden Themen"
- segment: "Process Owner der Teilprozesse"
beispiele: "SHM, DPM, PPM, SPM"
bedarfe:
- "End-to-End-Verantwortung für ihre jeweiligen Teilprozesse"
- "Methodische Unterstützung zur Prozessoptimierung"
- "Unterstützung bei Prozesssteuerung"
- segment: "Fachbereiche und Teams mit Key-Usern"
bedarfe:
- "Methodische Unterstützung"
- "Befähigung und Standards"
- "Eigenständige Dokumentation und Verbesserung fachspezifischer Prozesse"
- segment: "Projekt- und Programmorganisationen"
bedarfe:
- "Einheitliche Prozessvorgaben"
- "Methodische Beratung"
- "Sicherstellung der Framework-Compliance in Projekten"
# ---------------------------------------------------------------------------
# 3.2 Nutzendenbeziehung
# ---------------------------------------------------------------------------
nutzendenbeziehung:
beschreibung: |
Die Art und Qualität der Zusammenarbeit zwischen PM-Funktion und ihren
Nutzer:innen. Sie definiert das "Wie" der Interaktion.
beziehungstypen:
- typ: "Partnerschaftliche Zusammenarbeit & Co-Kreation"
beschreibung: |
Aufbau von Vertrauen und kollaborative Zusammenarbeit mit Fachbereichen.
Key-User als zentrale Partner:innen eng in Entwicklung und Umsetzung
von Prozesslösungen eingebunden.
- typ: "Persönliche Beratung & Dedizierte Unterstützung"
beschreibung: |
Direkte Beratung und Coaching, insbesondere bei komplexen
Prozessherausforderungen oder strategischen Initiativen.
Besonderer Fokus auf Befähigung der Key-User als Multiplikator:innen.
- typ: "Befähigungsorientierte Begleitung"
beschreibung: |
Konsequente Fokussierung auf Befähigung statt Ausführung.
Ermächtigung der Nutzenden, ihre Prozesse eigenständig zu managen.
Key-User als erste Ansprechpartner:innen in ihren Bereichen.
- typ: "Community Building & Facilitation"
beschreibung: |
Aktive Förderung und Pflege des Key-User-Netzwerks als zentrales
Element für gemeinsames Lernen, Erfahrungsaustausch und kontinuierliche
Verbesserung über Abteilungsgrenzen hinweg.
- typ: "Proaktive Impulsgebung"
beschreibung: |
Agieren als Impulsgeber durch Vorstellung neuer Methoden, Best Practices
und Anregung des Prozessdenkens. Key-User als Multiplikator:innen
tragen diese Impulse in ihre Fachbereiche.
- typ: "Governance-basierte Interaktion"
beschreibung: |
Formelles Reporting, strategische Abstimmung und Eskalationsmanagement
mit Vision/Mission Boards. Regelmäßige Berichte über Entwicklung der
dezentralen Prozesskompetenzen.
# ---------------------------------------------------------------------------
# 3.3 Kanäle
# ---------------------------------------------------------------------------
kanaele:
beschreibung: |
Die Wege und Formate, über die PM-Leistungen zugänglich werden.
Die Vielfalt der Kanäle sichert niedrigschwelligen Zugang und ermöglicht
situationsgerechte Unterstützung.
kategorien:
direkte_interaktion:
name: "Direkte Interaktions- & Befähigungskanäle"
kanaele:
- name: "Workshops und Schulungen"
beschreibung: "Vermittlung von Wissen, Methoden und Werkzeugkompetenzen"
- name: "Beratungsgespräche und Coaching"
beschreibung: "Maßgeschneiderte Unterstützung (individuell oder Team)"
- name: "Moderation von Prozess-Workshops"
beschreibung: "Kollaborative Prozessarbeit bei komplexen/bereichsübergreifenden Prozessen"
- name: "Ticketsystem"
beschreibung: "Formaler Kanal für Anfragen mit automatischem Routing ans PM-Team"
self_service:
name: "Self-Service & digitale Lernkanäle"
kanaele:
- name: "Zentrale Wissensplattform (Confluence)"
beschreibung: "PM-Framework, Methodenhandbuch, Templates, Prozessregister, FAQs"
- name: "KI-gestützter PM-Assistent"
beschreibung: "Interaktiver Dialog für Prozessfragen und kontextspezifische Antworten"
- name: "Prozessvisualisierungs-Tool (Picture Prozess Plattform)"
beschreibung: "Eigenständige Arbeit mit der Prozesslandschaft"
- name: "E-Learning-Module"
beschreibung: "Strukturierte Lernpfade für selbstgesteuertes Lernen"
community:
name: "Community- & Kommunikationskanäle"
kanaele:
- name: "Key-User-Netzwerktreffen und Communities of Practice"
beschreibung: "Regelmäßiger Erfahrungsaustausch und kollektives Lernen"
- name: "Informationsveranstaltungen und Newsletter"
beschreibung: "Framework-Updates und relevante PM-Informationen"
- name: "DigiLog Podcast-Format"
beschreibung: "Einsichten und Erfolgsgeschichten zur Förderung des Prozessdenkens"
# =============================================================================
# 4. CLUSTER B: WAS DIE PM-FUNKTION BIETET
# =============================================================================
cluster_b_was:
name: "Was die PM-Funktion bietet"
wertversprechen:
beschreibung: |
Der konkrete Nutzen, den die PM-Funktion für ihre verschiedenen
Zielgruppen schafft. Es ist das zentrale Element, das alle anderen
Bausteine ausrichtet.
fuer_strategische_gremien:
- nutzen: "Strategische Prozess-Governance und Transparenz"
beschreibung: "Konsistente, strategisch ausgerichtete Prozesslandschaft"
- nutzen: "Messbare Verbesserung und KPI-basierte Steuerung"
beschreibung: "Faktenbasierte Bewertung von Prozessleistung und Nachweis von Optimierungserfolgen"
- nutzen: "Entscheidungsunterstützung und Risikominimierung"
beschreibung: "Konzepte zur Weiterentwicklung des Operating Models und proaktive Meldung von Risiken"
- nutzen: "Skalierbare Prozessstrukturen"
beschreibung: "Ermöglichung von Organisationswachstum und systematische Erschließung von Automatisierungspotenzialen"
fuer_fachbereiche_und_teams:
- nutzen: "Einheitliches Prozessmanagement-Framework"
beschreibung: "Verbindliche Standards, Methoden, Werkzeuge und Templates"
- nutzen: "Methodische Beratung und Unterstützung"
beschreibung: "Von der Erstaufnahme bis zur Automatisierung"
- nutzen: "Systematische Befähigung zur Selbsthilfe"
beschreibung: "Schulungen, Coaching, Self-Service-Ressourcen und Key-User-Netzwerk"
- nutzen: "Klarheit und Orientierung"
beschreibung: "Gemeinsame Prozess-Sprache über alle Hierarchieebenen"
fuer_gesamtorganisation:
- nutzen: "Grundlage für Effektivität und kontinuierliche Verbesserung"
beschreibung: "Methodische Rahmenbedingungen für anpassungsfähige Arbeitsabläufe"
- nutzen: "Automatisierung und Digitalisierung"
beschreibung: "Systematische Identifikation von Automatisierungspotenzialen"
- nutzen: "Siloüberwindung und Integration"
beschreibung: "Transparente End-to-End-Prozesse und einheitliche Standards"
# =============================================================================
# 5. CLUSTER C: WIE DIE PM-FUNKTION ES ERMÖGLICHT
# =============================================================================
cluster_c_wie:
name: "Wie die PM-Funktion es ermöglicht"
# ---------------------------------------------------------------------------
# 5.1 Schlüsselaktivitäten
# ---------------------------------------------------------------------------
schluesselaktivitaeten:
beschreibung: |
Die zentralen Tätigkeiten, durch die die PM-Funktion ihr Wertversprechen
einlöst. Sie transformieren Ressourcen in konkreten Nutzen.
aktivitaeten:
- aktivitaet: "Framework-Entwicklung & -Pflege"
beschreibung: |
Kontinuierliche Definition und Weiterentwicklung des verbindlichen
PM-Frameworks inklusive Methoden, Standards, Templates und Governance-Regeln.
umfasst:
- "Laufende Analyse interner Bedarfe und externer Best Practices"
- "Entwicklung standardisierter Templates"
- aktivitaet: "Management der Prozesslandschaft & Governance"
beschreibung: |
Aufbau, Pflege und Überwachung der Gesamtarchitektur übergreifender Prozesse.
umfasst:
- "Sicherstellung der Framework-Compliance"
- "Aufdecken von Governance-Lücken"
- "Bereitstellung des Prozessregisters"
- aktivitaet: "Tool-Bereitstellung & -Management"
beschreibung: |
Auswahl, Implementierung und kontinuierliche Wartung zentraler PM-Tools.
umfasst:
- "Technische Verfügbarkeit, Updates und Support"
- "Integration neuer Möglichkeiten wie KI-gestützte Prozessanalyse"
- aktivitaet: "Beratung & Methodische Unterstützung"
beschreibung: |
Durchführung von Beratungen, Coachings und Moderation von Workshops
zur Prozessanalyse und -optimierung.
umfasst:
- "Schwerpunkt auf Befähigung der Fachbereiche zur eigenständigen Prozessarbeit"
- aktivitaet: "Befähigung & Kompetenzaufbau"
beschreibung: |
Entwicklung und Umsetzung des Befähigungskonzepts.
umfasst:
- "Qualifizierung und Betreuung des Key-User-Netzwerks"
- "Durchführung von Schulungen"
- aktivitaet: "Kommunikation & Stakeholder-Engagement"
beschreibung: |
Aktive Kommunikation von Framework-Updates und Prozessänderungen.
umfasst:
- "Reporting an Gremien"
- "Proaktive Information bei identifizierten Governance-Lücken"
- aktivitaet: "Prozessinnovation & -weiterentwicklung"
beschreibung: |
Identifikation von Optimierungspotenzialen und Automatisierungsmöglichkeiten.
umfasst:
- "Zusammenarbeit mit dem KI-Hub für innovative Lösungsansätze"
# ---------------------------------------------------------------------------
# 5.2 Schlüsselressourcen
# ---------------------------------------------------------------------------
schluesselressourcen:
beschreibung: |
Das notwendige Fundament für wirksame PM-Arbeit. Diese Ressourcen ermöglichen
erst die Durchführung der Schlüsselaktivitäten.
kategorien:
menschliche_ressourcen:
name: "Menschliche Ressourcen"
elemente:
- "Fachliche und methodische Expertise in PM-Methoden, -Standards und -Governance"
- "Beratungs- und Moderationskompetenz"
- "Ausreichende personelle Kapazität"
intellektuelle_ressourcen:
name: "Intellektuelle Ressourcen"
elemente:
- "Dokumentiertes PM-Framework mit Standards und Methoden"
- "Prozesslandkarte mit Prozessregister"
- "Strukturierte Schulungskonzepte"
- "Umfassende Template-Bibliothek"
technische_ressourcen:
name: "Physische/Technische Ressourcen"
elemente:
- "Zentrale PM-Werkzeuge für Prozessmodellierung und -dokumentation"
- "KI-gestützte Assistenzsysteme zur Prozessanalyse"
- "Digitale Kollaborationsplattformen"
beziehungsnetzwerk:
name: "Beziehungsnetzwerk & Zugänge"
elemente:
- "Etablierte Governance-Zugänge zu relevanten Entscheidungsgremien"
- "Key-User-Netzwerk als Community dezentraler Prozessansprechpartner"
- "Organisationsweites Beziehungsnetzwerk von Mitarbeitenden bis zur Führung"
# ---------------------------------------------------------------------------
# 5.3 Schlüsselpartner
# ---------------------------------------------------------------------------
schluesselpartner:
beschreibung: |
Die internen Kooperationspartner, mit denen die PM-Funktion zusammenarbeitet,
um ihr volles Potenzial zu entfalten. Erfolgreiche PM-Arbeit ist immer
Teamarbeit über Funktionsgrenzen hinweg.
partner:
- partner: "IT-Architektur"
beitrag: "Definiert technische Rahmenbedingungen und Standards, die Framework und Werkzeugauswahl beeinflussen"
- partner: "Informationssicherheitsbeauftragter"
beitrag: "Stellt IT-Sicherheit und technische Compliance von Prozessen sicher"
- partner: "Datenschutzbeauftragte"
beitrag: "Gewährleistet datenschutzkonforme Prozessgestaltung"
- partner: "Business Continuity Management"
beitrag: "Kategorisiert kritische Prozesse und integriert Notfallpläne"
- partner: "Data Excellence Governance"
beitrag: "Stimmt datengetriebene Prozesse ab"
- partner: "KI-Hub"
beitrag: "Strategischer Partner für KI-basierte Prozessinnovationen"
- partner: "Vision Board"
beitrag: "Strategischer Auftraggeber für die PM-Ausrichtung"
- partner: "Process Owner (SHM, DPM, PPM, SPM)"
beitrag: "Verantworten ihre jeweiligen Teilprozesse"
- partner: "Qualitätsmanagement"
beitrag: "Partner zur Abstimmung von QM-Anforderungen und PM-Standards"
status: "noch zu klären"
- partner: "Zentrale GPM (Geschäftsprozess Management)"
beitrag: |
Ämterübergreifender Prozess-Framework-Verantwortlicher für einheitliche
GPM-Standards und -Methoden. Verfügt über vollständige Prozesslandkarte
aller Ämter.
# =============================================================================
# 6. ZUSAMMENHÄNGE UND LESEHILFEN
# =============================================================================
zusammenhaenge:
gesamtbild: |
Das Leistungs-Canvas macht sichtbar, wie die verschiedenen Elemente der
PM-Funktion ineinandergreifen. Die Nutzer:innen mit ihren spezifischen
Bedarfen stehen am Ausgangspunkt. Das Wertversprechen übersetzt diese
Bedarfe in konkrete Leistungszusagen.
wechselwirkungen:
- element: "Key-User-Netzwerk"
mehrfachrolle:
- "Kanal (für dezentrale Unterstützung)"
- "Beziehungselement (Community Building)"
- "Ressource (Multiplikator:innen)"
- element: "Framework-Entwicklung"
wechselwirkung: "Schlüsselaktivität, deren Ergebnis als intellektuelle Ressource wiederum neue Aktivitäten ermöglicht"
lesehilfen_nach_zielgruppe:
gremien:
fokus:
- "Strategisches Wertversprechen"
- "Governance-basierte Beziehungen"
- "Formelle Berichtskanäle"
relevante_aktivitaeten:
- "Framework-Entwicklung"
- "Prozesslandschafts-Management"
fachbereiche_und_teams:
fokus:
- "Operatives Wertversprechen"
- "Befähigungsorientierte Beziehungen"
- "Vielfältige Zugangskanäle (Beratung bis Self-Service)"
relevante_aktivitaeten:
- "Beratung"
- "Befähigung"
- "Tool-Bereitstellung"
key_user:
mehrfachverortung:
- "Teil der Nutzendensegmente"
- "Element der Community-Beziehungen"
- "Wichtiger Kanal"
- "Schlüsselressource"
bedeutung: "Zentrale Rolle im Gesamtkonzept"
# =============================================================================
# 7. VERBINDUNG ZU ANDEREN KONZEPTBAUSTEINEN
# =============================================================================
verbindung_zu_anderen_dokumenten:
- dokument: "Funktionsbeschreibung"
verbindung: "Definiert die formalen Verantwortlichkeiten, die den Leistungen zugrunde liegen"
- dokument: "Governance-Modell"
verbindung: "Konkretisiert die Entscheidungswege und Beauftragungslogiken"
- dokument: "Rollenmodell"
verbindung: "Spezifiziert, wer innerhalb der PM-Funktion für welche Canvas-Elemente verantwortlich ist"
- dokument: "RACI-Matrix"
verbindung: "Operationalisiert die Zusammenarbeit mit den Schlüsselpartnern"
# =============================================================================
# ÄNDERUNGSHISTORIE
# =============================================================================
aenderungshistorie:
- version: "1.0"
datum: "2026-02-05"
aenderung: |
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
Quelle: #03.1 - Prozess-Management: Leistungs-Canvas.docx
Inhalte:
- Canvas-Logik (7 Bausteine)
- Cluster A: Nutzendensegmente, Nutzendenbeziehung, Kanäle
- Cluster B: Wertversprechen (nach Zielgruppen)
- Cluster C: Schlüsselaktivitäten, -ressourcen, -partner
- Zusammenhänge und Lesehilfen
- Verbindungen zu anderen Dokumenten
autor: "DIGITOM-Projekt"

337
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_pilot-konzept.yaml Normal file
View file

@ -0,0 +1,337 @@
# =============================================================================
# PILOTKONZEPT: WORKING STREAM "PROZESSMANAGEMENT"
# =============================================================================
# Version: 1.0
# Datum: 2026-02-05
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
# =============================================================================
meta:
typ: "pilotkonzept"
funktion_id: "pm"
funktion_name: "Prozess-Management"
version: "1.0"
gueltig_ab: "2026-02-05"
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
status:
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
status: "draft"
quellen:
- "#07 - Pilot-Konzept.docx"
# =============================================================================
# 1. KONTEXT & KONZEPTBESCHREIBUNG
# =============================================================================
kontext:
pilotgegenstand: |
Einführung und Erprobung der neuen Prozess-Management-Funktionsbereich
nach DIGITOM-Modell
voraussetzungen:
titel: "Was benötigen wir zur Zielerreichung?"
anforderungen:
- id: "VA-1"
beschreibung: "Prozess-Management-Tool & Methodik (Auswahl und Setup)"
- id: "VA-2"
beschreibung: "Key-User aus verschiedenen Fachbereichen, je nach Prozessauswahl"
- id: "VA-3"
beschreibung: "Zugang zu bestehender Prozessdokumentation"
- id: "VA-4"
beschreibung: "Workshops-Räume und Moderationsausstattung"
- id: "VA-5"
beschreibung: |
Zugriff auf Prozess-Funktions-Mitglieder (Kapazität muss vorhanden sein,
Coaching für Framework-Schulungen durchführen zu können)
- id: "VA-6"
beschreibung: |
Schulung und Coaching für PM-Team (Coaching für ein Train-the-Trainer-Konzept)
und Key-User (Qualifizierungsmaßnahmen intern/extern).
Bei Bedarf Einbindung externer Trainer.
- id: "VA-7"
beschreibung: |
Auswahl mindestens eines passenden Prozesses zum Prüfen der Wirksamkeit
und Arbeitsweise des PM-Teams im Rahmen der Funktion
hypothesen:
titel: "Was wollen wir mit dem Pilot beweisen/widerlegen?"
items:
- id: "HYP-1"
hypothese: |
Der definierte PM-Funktionsbereich ist in der Praxis funktionsfähig
und wird von den Fachbereichen akzeptiert
- id: "HYP-2"
hypothese: |
Key-User können nach entsprechender Befähigung eigenständig Prozesse
dokumentieren und optimieren
- id: "HYP-3"
hypothese: |
Die Prozessberater sind fähig, die Key-User bei ihrer Aufgabe zu
befähigen und zu unterstützen
- id: "HYP-4"
hypothese: |
Die Aufnahme eines Prozesses bis in das Prozesstool Picture schafft
einen Mehrwert bei der täglichen Arbeit
- id: "HYP-5"
hypothese: "Das Governance-Modell funktioniert effektiv"
risiken:
titel: "Welche potenziellen Risiken sehen wir im Zuge des Piloten?"
items:
- id: "RISK-1"
risiko: |
Keine verfügbaren Ressourcen in der Pilotphase, die konkret
(verfügbare Zeit) mit der Abteilungsleitung abgestimmt wurden
- id: "RISK-2"
risiko: |
Fachbereich kooperiert nicht mit dem Key-User oder Prozessberater
(Zeit-Konflikt oder Akzeptanz)
- id: "RISK-3"
risiko: |
Keine externe Unterstützung in der anvisierten Zeit
(Dienstleister, HPA...)
- id: "RISK-4"
risiko: "Zu starke Anpassungen am Pilotkonzept im Pilotzeitraum"
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# 2. ROLLENVERGABE
# =============================================================================
rollenvergabe:
pilot_sponsor:
rolle: "Pilot-Sponsor"
person: "Lisa Schroth"
coaches:
rolle: "Coaches"
personen:
- "Patrick Breitenbach"
- "Human Nagafi"
pilot_lead_operativ:
rolle: "Pilot-Lead operativ"
person: "Martin Mayer"
pilot_lead_konsultativ:
rolle: "Pilot-Lead konsultativ"
person: "Patrick Breitenbach"
pilot_team:
titel: "Pilot-Team"
mitglieder:
- rolle: "PFM (Prozess-Framework-Manager)"
person: "Martin Mayer"
- rolle: "PB (Prozess-Berater)"
personen:
- "Gordian Gossen"
- "Jannik Eisenmann"
- "David Trenkle"
- rolle: "PLK (Prozesslandschafts-Koordinator)"
personen:
- "David Trenkle"
- "Gordian Gossen"
hinweis: "Key-User und Process Owner werden im Pilotplan bestimmt"
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# 3. ARBEITSPAKETE
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arbeitspakete:
- id: "AP-1"
name: "Kick-off"
aktivitaeten:
- "Kick-off mit dem Funktions-Team"
output: "Pilotvorstellungs-Präsentation"
- id: "AP-2"
name: "Planungsphase"
aktivitaeten:
- "Projektmanagement: Projektplan, Risikobewertung, Stakeholder, Ressourceplanung etc."
- "Kommunikationsmaßnahmen"
- "Schulungsbedarf und Durchführung der Schulungen (Prozess-Berater und Key-User)"
- "Tool-Setup"
- "Prozessmanagement-Leistungsangebot"
- "Methodenübersicht (z.B. Prozess- und Methodenhandbuch)"
- "GPM-Kreislauf für die Prozess-Management-Funktion"
- "Onboarding Key-User"
- "Aufbau Prozessartefakte: Prozessteckbriefe, Prozesslandkarte, Prozessregister"
output: "Pilotplan"
- id: "AP-3"
name: "Onboarding und Informationsphase"
aktivitaeten:
- "Pilotprozesse auswählen"
- "Prozess-Berater onboarden"
- "Key-User auswählen und onboarden"
output: "Bei Bedarf aktualisierter Pilotplan"
- id: "AP-4"
name: "Umsetzungsphase"
aktivitaeten:
- "Pilotprozess aufnehmen in definierten Bereichen"
- "Pilotdurchführung monitoren (Quantitativ und Qualitativ)"
- "Pilotdurchführung reviewen (Was läuft gut? / Was lernen wir unterwegs? / Wo haben wir Probleme?)"
output: "Prozess-Artefakte, Bei Bedarf aktualisierter Pilotplan"
- id: "AP-5"
name: "Retrospektive"
aktivitaeten:
- "Retrospektive vorbereiten und durchführen"
- "Empfehlung weitere Vorgehen durch 1789 ausarbeiten"
output: "Ergebnisbericht Pilotdurchführung, Empfehlungsbericht"
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# 4. KOMMUNIKATIONSWEGE
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kommunikation:
intern:
titel: "Interne Kommunikation"
kanaele:
- kanal: "Mission Board"
zweck: "Vorstellung Pilotkonzept und Retroergebnisse"
- kanal: "SyncUp PzM"
rhythmus: "1x Woche"
format: "Teil für Pilot-Team, Teil für restliches Funktions-Team"
- kanal: "Key-User Runde"
- kanal: "Abteilungsleitungen"
- kanal: "DIGIT Allgemein"
- kanal: "Process Owner"
- kanal: "Weekly Check-In Pilotstatus und Review"
rhythmus: "Wöchentlich"
dauer: "Maximal 30 Minuten"
verantwortlich: "1789 inkl. PzM-Team"
- kanal: "Ad-Hoc Coaching"
format: "Auf Anfrage durch 1789"
- kanal: "Moderierte Retrospektive"
anzahl: "1x"
verantwortlich: "1789"
hinweis: "Weitere Maßnahmen gemäß Ergebnisse Kommunikationsplanung (Maßnahme)"
extern:
titel: "Externe Schnittstellen"
partner:
- "Zentrales GPM der Stadt Freiburg"
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# 5. TIMELINE / RHYTHMUS
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timeline:
hinweis: |
Folgende Phasenzeitplanung wird angenommen. Anpassungen können während
der Pilotphase erfolgen.
verlaengerung: |
Bei Bedarf Verlängerung bis Anfang 2026. Die Retrospektive sowie die
Empfehlungsdokumente von 1789 sind dann davon nicht betroffen.
phasen:
- phase: "Kick-off"
termin: "ca. 27.08.2025"
typ: "Meilenstein"
- phase: "Pilotphase allgemein"
start: "15.08.2025"
ende: "31.12.2025"
typ: "Rahmen"
- phase: "Planungsphase"
start: "15.08.2025"
ende: "30.09.2025"
arbeitspaket: "AP-2"
- phase: "Onboarding und Informationsphase"
start: "01.10.2025"
ende: "15.11.2025"
arbeitspaket: "AP-3"
- phase: "Umsetzungsphase"
start: "15.10.2025"
ende: "15.12.2025"
arbeitspaket: "AP-4"
- phase: "Retrospektive"
termin: "ca. 16.12.2025"
typ: "Meilenstein"
arbeitspaket: "AP-5"
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# VERKNÜPFUNGEN
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verknuepfungen:
referenzierte_dokumente:
- dokument: "Funktionsbeschreibung"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.1_funktion/pm_funktionsbeschreibung.yaml"
relevanz: "Definiert die zu pilotierende Funktion"
- dokument: "Rollenmodell"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml"
relevanz: "Beschreibt die Rollen PFM, PB, PLK, KNM, KU, PO"
- dokument: "Governance-Framework"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
relevanz: "Hypothese HYP-5 testet dessen Wirksamkeit"
- dokument: "Leistungs-Canvas"
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
relevanz: "Definiert das Leistungsangebot"
externe_partner:
- partner: "1789"
rolle: "Coaching und Moderation"
leistungen:
- "Weekly Check-In"
- "Ad-Hoc Coaching"
- "Moderierte Retrospektive"
- "Empfehlungsbericht"
- partner: "Zentrales GPM Stadt Freiburg (HPA)"
rolle: "Externe Schnittstelle"
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# ÄNDERUNGSHISTORIE
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aenderungshistorie:
- version: "1.0"
datum: "2026-02-05"
aenderung: |
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
Quelle: #07 - Pilot-Konzept.docx
Inhalte:
- Kontext & Konzeptbeschreibung (7 Voraussetzungen, 5 Hypothesen, 4 Risiken)
- Rollenvergabe (Sponsor, Coaches, Leads, Team)
- 5 Arbeitspakete (Kick-off bis Retrospektive)
- Kommunikationswege (intern und extern)
- Timeline (15.08.2025 - 31.12.2025)
autor: "DIGITOM-Projekt"