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# **Prozess-Management: Rollenmodell**
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## **1. Strategische Architektur-Prinzipien**
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Das Prozess-Management im DIGITOM operiert als **Enabling-Funktion** mit
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klarer Trennung zwischen **methodischer Beratung** und **operativer
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PM-Governance**. Die Rollen-Architektur folgt dem Prinzip der
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**dezentralen Befähigung** bei **zentraler Methodenkompetenz**.
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**Auflösung des Beratung-vs.-Governance-Konflikts:** Methodische
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Unterstützung und PM-Compliance-Überwachung werden auf unterschiedliche
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Rollen verteilt, um Vertrauen und Effektivität zu gewährleisten.
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Hinweis: Die bewusste Differenzierung in 8 Kernrollen ermöglicht klare
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Verantwortungsschnitte und vermeidet Interessenskonflikte (z.B. zwischen
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PM-Governance-Überwachung und PM-Framework-Gestaltung).
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## **2. Begriffsdefinition: End-to-End Verantwortung**
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Im DIGITOM-Kontext bedeutet **\"End-to-End Verantwortung\"** die
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vollständige Verantwortung für einen definierten Prozessabschnitt über
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alle beteiligten Funktionen und Abteilungen hinweg.
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Wichtige Abgrenzungen:
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- End-to-End bezieht sich auf **Teilprozesse**, nicht auf den
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Gesamtprozess (bspw. der Teilprozess \"Demand to Project")
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- Der Process Owner trägt die Verantwortung **innerhalb seiner
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Prozessebene**, sowie für die **aktive Gestaltung der Schnittstellen**
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zu vor- und nachgelagerten Prozessen
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- Die Verantwortung umfasst: Performance und Qualität des eigenen
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Teilprozesses
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- **Schnittstellen-Vereinbarungen** mit angrenzenden Process Ownern
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- **Eskalation** bei Problemen in verbundenen Prozessen, die das eigene
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Prozessergebnis gefährden
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- Kontinuierliche Optimierung inkl. schnittstellenübergreifender
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Verbesserungen. Diese Definition ist essentiell für das Verständnis
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der nachfolgenden Rollenbeschreibungen, insbesondere der Process
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Owner-Rollen.
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##
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## **3. Kernrollen (Interne PM-Organisation)**
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### **Rolle 1: Leiter\*in Prozess-Management**
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**Hauptzweck:** Strategische Führung und operative Steuerung der
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gesamten PM-Funktion zur Sicherstellung der Wertschöpfung für DIGITOM
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**Kernaufgaben:**
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- Strategische Ausrichtung der PM-Funktion an DIGIT-Zielen und
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organisationalen Bedarfen
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- Strategische Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs aus
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Prozess-Management-Perspektive (z.B. neue Funktionen,
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Rollenanpassungen, Governance-Strukturen)
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- Koordination und Priorisierung der internen PM-Rollen (PFM, PLK, PB,
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KNM)
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- Stakeholder-Management zu Gremien und Fachbereichen/ Abteilungen
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- Ressourcenplanung, Budgetverantwortung und Kapazitätssteuerung der
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PM-Funktion
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- Eskalationsmanagement bei strategischen Konflikten oder
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Ressourcenengpässen
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- Im Fall von Ressourcen-Konflikten: Erstbewertung und Empfehlung, bei
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kritischen Fällen Eskalation ans Mission Board
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- Berichterstattung an Vision Board über PM-Performance und strategische
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Entwicklungen
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- **Stakeholder:**
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<!-- -->
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- Vision Board (Auftraggeber und strategische Abstimmung=
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- Mission Board (taktische Abstimmung)
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- Interne PM-Rollen (Führung und Koordination)
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- Abteilungsleitungen (strategische PM-Partnerschaften)
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- Amtsleitung DIGIT (organisatorische Einbindung)
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- Externe Berater und Dienstleister (strategische Partnerschaften)
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**Entscheidungsbefugnisse:**
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- Priorisierung von PM-Aufträgen bei Ressourcenkonflikten (bei
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kritischen Entscheidungen in Konsultation mit Mission Board)
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- Personalentscheidungen für PM-Team (Einstellung, Entwicklung,
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Zielsetzung)
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- Budget-Allokation für PM-Tools, Schulungen und externe Unterstützung
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- Eskalation an Mission Board bei konkurrierenden Prioritäten
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- PM-Framework-Freigaben nach PFM-Vorschlägen
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**Kompetenzen:**
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- Führungskompetenz für interdisziplinäre Teams mit verschiedenen
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Expertisen
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- Strategisches Stakeholder-Management und politische Sensibilität in
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der Verwaltung
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- Verständnis für das DIGITOM und das PM-Framework sowie organisationale
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Transformationen
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- Konfliktmanagement bei konkurrierenden Prioritäten in verschiedenen
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Fachbereiche/ Abteilungen
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- Change Management für komplexe organisatorische Veränderungen
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### **Rolle 2: Prozess-Framework-Manager\*in (PFM)**
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**Hauptzweck:** Entwicklung und Pflege eines einheitlichen,
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zukunftsfähigen PM-Frameworks, das DIGITOM-weit als methodische
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Grundlage für qualitativ hochwertige Prozessarbeit dient
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**Kernaufgaben:**
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- Konzeption, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung des
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verbindlichen PM-Frameworks (Standards, Methoden, Tools,
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Governance-Regeln)
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- Entwicklung und Pflege eines zentralen KPI-Frameworks mit
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standardisierten Messkategorien, Berechnungsmethoden und
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Reporting-Standards
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- Analyse externer Best Practices, Standards und gesetzlicher
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Anforderungen für Integration ins PM-Framework
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- PM-Framework-Kommunikation und Change Management bei größeren
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Methodenänderungen
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- Qualitätssicherung des PM-Frameworks durch systematisches
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Feedback-Management
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- Entwicklung von PM-Framework-Schulungskonzepten und
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Zertifizierungsstandards
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- Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs aus
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Prozess-Management-Sicht
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- Harmonisierung des PM-Frameworks mit dem Service Management Framework
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- Identifikation geeigneter Methoden und technischer Ansätze zur
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Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung von Prozessen im Einklang
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mit dem PM-Framework und der Gesamtstrategie
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**Stakeholder:**
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- Leiterin Prozess-Management (strategische Abstimmung und Freigaben)
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- Alle internen PM-Rollen (Framework-Anwendung und Feedback)
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- IT-Architektur (technische Machbarkeit und Systemintegration)
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- ISB/Datenschutz (Compliance-Anforderungen)
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- Process Owner (Framework-Implementierung in spezifischen Prozessen)
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- Externe Standards-Organisationen und Beratungsunternehmen
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- Zentrales GPM (HPA)
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**Entscheidungsbefugnisse:**
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- PM-Framework-Design-Entscheidungen im Rahmen strategischer Vorgaben
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- Tool-Evaluierung und Empfehlungen für Investitionsentscheidungen
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- Methodische Standards für einheitliche Prozessarbeit in DIGITOM
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- PM-Framework-Update-Prioritäten basierend auf organisationalen
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Bedarfen
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**Kompetenzen:**
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- Expertise in Prozessmanagement-Methoden (BPM, Lean, Six Sigma, Design
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Thinking)
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- Technisches Verständnis für digitale Prozess-Tools und
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Plattform-Architekturen
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- Systemisches Denken für komplexe organisatorische Zusammenhänge
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- Didaktische Fähigkeiten für Framework-Kommunikation und
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Wissensvermittlung
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- Analytische Fähigkeiten für Technologie-Assessment und
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Standards-Evaluierung
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###
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### **Rolle 3: Prozesslandschafts-Koordinator\*in (PLK)**
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**Hauptzweck:** Operative Governance und Transparenz der
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DIGITOM-Prozesslandschaft zur Sicherstellung von Framework-Compliance
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und End-to-End-Prozessqualität
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**Kernaufgaben:**
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- Aufbau, Pflege und kontinuierliche Aktualisierung des zentralen
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Prozessregisters
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- Monitoring von Framework-Compliance und Identifikation von
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PM-Governance-Lücken
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- Koordination prozessübergreifender-Initiativen zwischen verschiedenen
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Process Owner
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- PM-Governance-Reporting für Gremien mit Prozess-KPIs und
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Compliance-Status
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- Eskalationsmanagement bei Prozess-Konflikten zwischen Abteilungen
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- Risiko-Assessment für Prozesslandschaft und frühzeitige
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Problemerkennung
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- Schnittstellen-Governance: Moderation von
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Schnittstellen-Vereinbarungen zwischen Process Ownern und
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Konfliktlösung bei schnittstellenübergreifenden Problemen
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- PM-Governance-Lücken-Management**:**
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- Systematische Identifikation von PM-Governance-Lücken im DIGIT/
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DIGITOM
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- Abstimmung mit Prozessberater:innen für Lösungsansätze
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- Bei kurzfristiger Lösung: Dokumentation und Monitoring
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- Bei langfristigem Bedarf: Strukturierte Eskalation über LPM ans
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Mission Board
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**Stakeholder:**
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- Process Owner (SHM, DPM, PPM, SPM) für End-to-End-Prozess-Koordination
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- Leiterin Prozess-Management (Governance-Reporting und Eskalationen)
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- Mission Board (taktische Governance-Entscheidungen)
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- Fachbereiche/ Abteilungen (Compliance-Unterstützung und
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Konfliktlösung)
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- IT-Architektur (systemische Prozess-Dependencies)
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**Entscheidungsbefugnisse:**
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- Governance-Compliance-Bewertungen und Abweichungsmanagement
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- Prozessregister-Updates und Dokumentationsstandards
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- Eskalations-Empfehlungen bei systematischen Governance-Problemen
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- Priorisierung von prozessübergreifenden Optimierungsmaßnahmen
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**Kompetenzen:**
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- Prozessanalyse-Expertise für komplexe, vernetzte Prozesslandschaften
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- Governance-Kompetenz mit Verständnis für Compliance und
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Risikomanagement
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- Diplomatische Fähigkeiten für Konfliktmediation zwischen
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Fachbereichen/ Abteilungen
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- Analytische Fähigkeiten für KPI-Entwicklung und
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Performance-Measurement
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- Kommunikationsstärke für verständliches Governance-Reporting
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###
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### **Rolle 4: Prozess-Berater\*in (PB)**
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**Hauptzweck:** Direkte, vertrauensvolle methodische Unterstützung der
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Fachbereiche/ Abteilungen bei Prozessanalyse, -gestaltung und
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-optimierung zur Befähigung für eigenständige Prozessarbeit
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**Kernaufgaben:**
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- Individuelle Beratung und Coaching von Fachbereichen/ Abteilungen bei
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konkreten Prozess-Herausforderungen
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- Moderation von Prozess-Workshops für kollaborative Analyse und
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Optimierung in definierten Fällen
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- Methodische Unterstützung bei Prozessmodellierung und -dokumentation
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- Troubleshooting bei operativen Prozess-Problemen und Konflikten (inkl.
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Erstbewertung von Anfragen über das Ticketsystem)
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- Identifikation von Optimierungspotenzialen durch Prozess-Assessments
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- Begleitende Umsetzungsunterstützung bei Prozessänderungen
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**Stakeholder:**
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- Fachbereiche/ Abteilungen und deren Teams (direkte Beratung und
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Coaching)
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- Key-User (operative Zusammenarbeit und Befähigung)
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- Projektteams (prozessbezogene Projektunterstützung)
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- Auftraggeber PM (Bedarfsklärung und Erwartungsmanagement)
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- Process Owner (methodische Unterstützung bei End-to-End-Optimierungen)
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**Entscheidungsbefugnisse:**
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- Methodische Empfehlungen im Rahmen des gültigen Frameworks
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- Workshop-Design und Moderations-Ansätze für spezifische Situationen
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- Beratungs-Priorisierung bei mehreren gleichzeitigen Anfragen
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- Eskalations-Empfehlungen bei komplexen oder ressourcenintensiven
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Problemen
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**Kompetenzen:**
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- Prozessberatungs-Expertise mit breitem Methoden-Portfolio
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|
- Workshop-Moderation und Facilitierung für diverse
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Stakeholder-Konstellationen
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- Change Management-Fähigkeiten für begleitende Prozessveränderungen
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- Empathie und Beziehungsaufbau für vertrauensvolle
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Beratungspartnerschaften
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- Problemlösungs-Kompetenz für komplexe organisatorische
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Herausforderungen
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------------------------------------------------------------------------
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###
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### **Rolle 5: Key-User-Netzwerk-Manager\*in (KNM)**
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**Hauptzweck:** Systematischer Aufbau und Betreuung eines dezentralen
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Netzwerks von Prozess-Champions zur Skalierung der PM-Kompetenz in die
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gesamte DIGITOM-Organisation
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**Kernaufgaben:**
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- Identifikation, Rekrutierung und Onboarding geeigneter Key-User in
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allen Abteilungen
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- Entwicklung und Durchführung strukturierter Qualifizierungsprogramme
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für Key-User
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- Community-Management durch regelmäßige Netzwerk-Events und
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Erfahrungsaustausch
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- Aufbau und Pflege der zentralen Wissensplattform mit
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Self-Service-Ressourcen
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- Best-Practice-Transfer zwischen Abteilungen durch das
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Key-User-Netzwerk
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- Performance-Management des Key-User-Netzwerks und kontinuierliche
|
|
Weiterentwicklung
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**Stakeholder:**
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- Key-User in allen Fachbereichen/ Abteilungen (direkte Betreuung und
|
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Entwicklung)
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- Fachbereichsleitungen (Key-User-Nominierung und Freistellung)
|
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|
- Prozess-Berater:innen (operative Zusammenarbeit bei
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Fachbereichs-Support)
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- IT-Abteilung (Wissensplattform-Entwicklung und -betrieb)
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- Personalentwicklung (Qualifizierungskoordination)
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**Entscheidungsbefugnisse:**
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- Key-User-Qualifizierungskonzepte und Schulungsprogramm-Design
|
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- Community-Event-Planung und Ressourcen-Allokation
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- Wissensplattform-Inhalte und Self-Service-Ressourcen-Priorisierung
|
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- Key-User-Performance-Bewertung und Entwicklungsempfehlungen
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**Kompetenzen:**
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- Community-Building und Netzwerk-Management für diverse
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organisatorische Kontexte
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- Didaktische Expertise für Erwachsenenbildung und Kompetenzentwicklung
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- Content-Management für digitale Wissensplattformen
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- Motivations- und Engagement-Management für freiwillige Communities
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- Train-the-Trainer-Fähigkeiten für Multiplikator-Entwicklung
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------------------------------------------------------------------------
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##
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## **4. Schnittstellenrollen**
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### **Rolle 6: Process Owner**
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*Übernommen von: Stakeholder-Manager (SHM), Demand Portfolio Manager
|
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(DPM), Projekt Portfolio Manager (PPM), Service Portfolio Manager
|
|
(SPM)r*
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**Hauptzweck:** End-to-End-Verantwortung für spezifische
|
|
Teilprozess-Prozesse zur Sicherstellung von Prozess-Performance,
|
|
Qualität und kontinuierlicher Optimierung
|
|
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**Kernaufgaben:**
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|
- Strategische Verantwortung für Performance und Qualität der
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|
zugeordneten End-to-End-Prozesse
|
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- Definition prozessspezifischer KPIs auf Basis zentral vorgegebener
|
|
KPI-Kategorien Standards, Monitoring der Prozess-Performance in
|
|
Abstimmung mit organisationalen Zielen
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|
- Monitoring der Prozess-KPIs in Abstimmung mit organisationalen Zielen
|
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|
|
- Koordination prozessbezogener Optimierungsinitiativen zwischen
|
|
beteiligten Bereichen
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|
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|
- Eskalationsmanagement bei prozessrelevanten Problemen oder
|
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Ressourcenkonflikten
|
|
|
|
- Abstimmung mit PM-Funktion bei PM-Framework-Updates oder methodischen
|
|
Änderungen
|
|
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|
- Sicherstellung der Framework-Compliance in den verantworteten
|
|
Prozessen
|
|
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**Spezifische Process Owner-Zuordnung:**
|
|
|
|
- **SHM:** \"Bedarfserfassung und -qualifizierung\"
|
|
|
|
- **DPM:** \"Demand-Bewertung und Demand-Portfolio-Steuerungt\"
|
|
|
|
- **PPM:** \"Projektsteuerung und -überwachung\"
|
|
|
|
- **SPM:** \"Service-Integration und Betriebsüberführung\"
|
|
|
|
**Stakeholder:**
|
|
|
|
- PM-Funktion (methodische Unterstützung und Framework-Compliance)
|
|
|
|
- Beteiligte Fachbereiche/ Abteilungen im jeweiligen End-to-End-Prozess
|
|
|
|
- Mission Board (Performance-Reporting und strategische Abstimmung)
|
|
|
|
- Key-User in den prozessrelevanten Bereichen
|
|
|
|
**Entscheidungsbefugnisse:**
|
|
|
|
- Prozess-Design-Entscheidungen im Rahmen des gültigen PM-Frameworks
|
|
|
|
- Ressourcen-Anfrage/Priorisierung für prozessbezogene
|
|
Optimierungsmaßnahmen
|
|
|
|
- Eskalations-Entscheidungen bei prozessübergreifenden Konflikten
|
|
|
|
- KPI-Definition und Performance-Ziele für die verantworteten Prozesse
|
|
|
|
- Abnahme-Entscheidungen für Prozessänderungen
|
|
|
|
**Kompetenzen:**
|
|
|
|
- End-to-End-Prozess-Verständnis mit systemischer Sichtweise
|
|
|
|
- Performance-Management mit KPI-Entwicklung und -monitoring
|
|
|
|
- Cross-funktionale Koordination zwischen verschiedenen Bereichen
|
|
|
|
- Prozessoptimierungs-Kompetenz mit methodischem Grundverständnis
|
|
|
|
------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
###
|
|
|
|
###
|
|
|
|
###
|
|
|
|
###
|
|
|
|
###
|
|
|
|
### **Rolle 7: Key-User**
|
|
|
|
*Formale Rolle in den Fachbereichen/ Abteilungen*
|
|
|
|
**Hauptzweck:** Dezentrale PM-Kompetenz und Change-Agenten in den
|
|
Fachbereichen/ Abteilungen zur lokalen Prozessexpertise und
|
|
Schnittstelle zur zentralen PM-Funktion
|
|
|
|
**Kernaufgaben:**
|
|
|
|
- Erste Anlaufstelle für prozessbezogene Fragen und Herausforderungen im
|
|
eigenen Fachbereich/ Abteilung
|
|
|
|
- Lokale Prozessexpertise und Unterstützung der Kollegen bei
|
|
Prozessarbeit
|
|
|
|
- Schnittstelle zwischen Fachbereiche/ Abteilungen und zentraler
|
|
PM-Funktion
|
|
|
|
- Modellierung spezifischer (Fach-) Prozesse
|
|
|
|
- Implementierung von Framework-Updates und Prozessänderungen im
|
|
Fachbereich
|
|
|
|
- Identifikation lokaler Optimierungspotenziale und Weiterleitung an
|
|
PM-Funktion
|
|
|
|
- Multiplikator für Prozess-Know-how und Best Practices
|
|
|
|
**Stakeholder:**
|
|
|
|
- Kolleg:innen im eigenen Fachbereich/Abteilung (direkte Unterstützung)
|
|
|
|
- Key-User-Netzwerk-Manager:in (Qualifizierung und Community)
|
|
|
|
- Prozess-Berater:innen (bei komplexeren Herausforderungen)
|
|
|
|
- Fachbereichs-/ Abteilungsleitung (lokale PM-Vertretung)
|
|
|
|
- Andere Key-User (Erfahrungsaustausch und Peer-Learning)
|
|
|
|
**Entscheidungsbefugnisse:**
|
|
|
|
- Erste Bewertung und Priorisierung lokaler Prozess-Anfragen
|
|
|
|
- Methodische Empfehlungen für Standardsituationen im Rahmen des
|
|
Frameworks
|
|
|
|
- Weiterleitung komplexerer Fälle an zentrale PM-Funktion
|
|
|
|
- Lokale Prozess-Dokumentations-Updates in Abstimmung mit Process Owner
|
|
|
|
**Kompetenzen:**
|
|
|
|
- Fundierte Kenntnisse des PM-Frameworks und Standard-Methoden
|
|
|
|
- Beratungs- und Unterstützungskompetenz für Kolleg:innen
|
|
|
|
- Fachbereichs-spezifisches Prozess-Know-how
|
|
|
|
- Netzwerk- und Community-Fähigkeiten
|
|
|
|
- Change-Agent-Qualitäten für lokale Prozessverbesserungen
|
|
|
|
------------------------------------------------------------------------
|
|
|
|
###
|
|
|
|
### **Rolle 8: Auftraggeber Prozess-Management**
|
|
|
|
*Verschiedene organisatorische Ausprägungen*
|
|
|
|
**Hauptzweck:** Bedarfs-Artikulation und Beauftragung der PM-Funktion
|
|
zur zielgerichteten Nutzung der PM-Services für spezifische
|
|
organisatorische Herausforderungen
|
|
|
|
**Kernaufgaben:**
|
|
|
|
- Identifikation und Artikulation von Prozess-Management-Bedarfen
|
|
|
|
- Formale Beauftragung der PM-Funktion mit spezifischen Aufgaben oder
|
|
Projekten
|
|
|
|
- Bereitstellung notwendiger Ressourcen und Informationen für
|
|
PM-Services
|
|
|
|
- Definition von Erfolgserwartungen und Zielen für PM-Unterstützung
|
|
|
|
- Feedback und Bewertung der erbrachten PM-Leistungen
|
|
|
|
- Sicherstellung der Implementierung von PM-Empfehlungen
|
|
|
|
**Auftraggeber-Kategorien:**
|
|
|
|
- **Abteilungsleitung:** Bereichsspezifische Prozessoptimierungen
|
|
|
|
- **Projektleitungen:** Projektbezogene Prozess-Unterstützung
|
|
|
|
- **Vision Board/ Mission Board:** Strategische PM-Initiativen
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- **Service-(Portfolio)-Manager:** Servicebezogene Prozessentwicklung
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**Stakeholder:**
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- PM-Funktion (Beauftragung und Zusammenarbeit)
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- Betroffene Teams und Bereiche (Implementierung)
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- Übergeordnete Gremien (bei strategischen Aufträgen)
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**Entscheidungsbefugnisse:**
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- Beauftragung und Priorisierung von PM-Services im eigenen
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Verantwortungsbereich
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- Ressourcen-Bereitstellung für beauftragte PM-Aktivitäten
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- Freigabe und Implementierungs-Entscheidungen für PM-Empfehlungen
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**Kompetenzen:**
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- Bedarfs-Analyse und Ziel-Definition für Prozessoptimierungen
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- Stakeholder-Management für Implementierungsmaßnahmen
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- Change-Management-Grundverständnis
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- Budget- und Ressourcen-Verantwortung
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## **5. Governance- und Support-Rollen**
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### **Rolle 9: IT-Architektur (Technische Schnittstelle)**
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**Hauptzweck:** Sicherstellung der technischen Machbarkeit und
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Integration von Prozess-Lösungen in die DIGITOM-IT-Landschaft
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**Kernaufgaben:**
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- Bewertung technischer Anforderungen aus Prozess-Design-Entscheidungen
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- Definition technischer Rahmenbedingungen für Prozess-Tools und
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-systeme
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- Sicherstellung der Systemkompatibilität bei prozessbezogenen
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IT-Lösungen
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- Beratung zu technischen Möglichkeiten und Grenzen bei
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Prozessoptimierungen
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**Stakeholder:** PM-Funktion, Process Owner, IT-Betrieb
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**Entscheidungsbefugnisse:** Technische Architektur-Vorgaben,
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System-Kompatibilitäts-Bewertungen
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### **Rolle 10: Informationssicherheitsbeauftragte:r / Datenschutzbeauftragte:r**
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**Hauptzweck:** Sicherstellung der Compliance von Prozessen und PM-Tools
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mit Sicherheits- und Datenschutzvorgaben
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**Kernaufgaben:**
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- Compliance-Prüfung von Prozess-Designs und PM-Tools
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- Definition sicherheitsrelevanter Prozess-Anforderungen
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- Risiko-Assessment für prozessbezogene Datenverarbeitung
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**Stakeholder:** PM-Funktion, Process Owner, Fachbereiche/ Abteilungen
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**Entscheidungsbefugnisse:** Compliance-Freigaben,
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Sicherheitsanforderungen
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### **Rolle 11: Gremien (Vision Board, Mission Board, DSR)**
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**Hauptzweck:** Strategische und taktische Steuerung der PM-Funktion
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sowie Entscheidungen zu prozessrelevanten Governance-Fragen
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**Vision Board:**
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- Strategische PM-Ausrichtung und Framework-Grundsätze
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- Budget- und Ressourcen-Entscheidungen für PM-Funktion
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**Mission Board:**
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- Taktische PM-Priorisierung und Konfliktlösung
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- Prozessübergreifende Optimierungsentscheidungen
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**DSR (Digital Services Review):**
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- Operative Prozess-Entscheidungen im Kontext des Service-Portfolios
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