init: DIGITOM Kernkonzept YAML-Dateien (initialer Import)
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f599c7ced7
91 changed files with 56355 additions and 0 deletions
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@ -0,0 +1,837 @@
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# FUNKTIONSBESCHREIBUNG: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
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# Version: 1.0
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# Datum: 2026-02-05
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# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
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meta:
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typ: "funktionsbeschreibung"
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funktion_id: "pm"
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funktion_name: "Prozess-Management"
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aliases: ["PM", "PZM", "Prozess-Funktion"]
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version: "1.0"
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gueltig_ab: "2026-02-05"
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geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Governance"
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status:
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inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied", "PM-Leitung"]
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status: "draft"
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kontext_tags:
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- "prozess-management"
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- "funktion"
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- "prozess-governance"
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- "prozess-optimierung"
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- "befaehigung"
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- "key-user"
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quellen:
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- "#02 - Prozess-Management: Funktionsbeschreibung.docx"
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taxonomie_referenz: "#00_meta/digitom_taxonomie.yaml"
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# ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
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abkuerzungen:
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pm: "Prozess-Management"
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pzm: "Prozess-Management (alternative Abkürzung)"
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dpm: "Demand-Portfolio-Management"
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spm: "Service-Portfolio-Management"
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shm: "Stakeholder-Management"
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ppm: "Projekt-Portfolio-Management"
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mb: "Mission Board"
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vb: "Vision Board"
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digitom: "Digital Target Operating Model"
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# =============================================================================
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# 1. ZWECK
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zweck:
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wozu_existiert_diese_funktion:
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kurz: |
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Das Prozess-Management gestaltet aktiv die Art und Weise, wie das DIGIT arbeitet.
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Als unterstützende und befähigende Einheit etabliert und verantwortet es den
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verbindlichen methodischen Rahmen für alle übergreifenden (Organisations-)Prozesse (DIGITOM).
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ausfuehrlich: |
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Das Prozess-Management agiert im Auftrag des Vision Board (strategisches Führungsgremium)
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und dient internen Kunden - den Fachbereichen/Abteilungen und ihren Key Usern sowie
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den Projektteams - indem es methodische Standards, Werkzeuge und Beratung bereitstellt,
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damit diese ihre Prozesse eigenständig managen und verbessern können.
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Ziel ist es, durch klare Strukturen, einheitliche Standards und gezielte Befähigung
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eine solide Grundlage für Effektivität, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung
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im gesamten Amt zu schaffen.
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Dadurch unterstützt das Prozess-Management die erfolgreiche Umsetzung der Digitalstrategie
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und schafft Arbeitsabläufe, die gut funktionieren und sich flexibel an neue Anforderungen
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anpassen lassen.
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wertbeitrag:
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- "Einheitliche, vergleichbare und nachvollziehbare Prozessdokumentation im Amt"
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- "Methodische Qualität und Effektivität in der Prozessgestaltung und -optimierung"
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||||
- "Gemeinsame 'Prozess-Sprache' und Verständnis über Abteilungsgrenzen hinweg"
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||||
- "Befähigung der Organisation zur eigenverantwortlichen Prozesssteuerung"
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||||
- "Flexibel anpassbare Arbeitsabläufe für neue Anforderungen"
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kritisches_merkmal: |
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||||
Prozess-Management ist eine Dienstleistung und ein zentraler Befähiger für die Organisation.
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Es unterstützt und berät die Fachbereiche bei ihren Prozessen, ohne deren Verantwortung
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||||
zu ersetzen. Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört - bei den Fachbereichen.
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hauptziel:
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beschreibung: |
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Nachhaltig wirksame und anpassungsfähige Prozesse in der Organisation zu verankern.
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erreicht_durch:
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- id: "Z1"
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aktivitaet: "Prozesslandschaft schaffen und pflegen"
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beschreibung: |
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Eine konsistente, transparente und an der Strategie ausgerichtete Prozesslandschaft
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schaffen und pflegen, die Silos überwindet.
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umfasst:
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- "Erhebung und Visualisierung der Prozesslandkarte"
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- "Laufende Pflege und Aktualisierung"
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- "Strategische Ausrichtung sicherstellen"
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- id: "Z2"
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aktivitaet: "Organisation befähigen"
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beschreibung: |
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Die Organisation durch gezielte Beratung, Coaching und Schulung befähigen,
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ihre Prozesse innerhalb des Rahmens eigenverantwortlich zu steuern und zu optimieren.
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||||
umfasst:
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- "Beratung und Coaching von Prozessverantwortlichen"
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- "Schulungen und Workshops durchführen"
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- "Key-User-Netzwerk aufbauen und betreuen"
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- id: "Z3"
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||||
aktivitaet: "Prozess-Governance überwachen"
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beschreibung: |
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Die Einhaltung der Prozess-Governance (Standards, Methoden, Dokumentation) als Grundlage
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für Qualität, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit überwachen und unterstützen.
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||||
umfasst:
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- "Qualitäts-Checks und Reviews durchführen"
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- "Framework-Konformität prüfen"
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||||
- "Governance-Lücken identifizieren und adressieren"
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||||
- id: "Z4"
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||||
aktivitaet: "DIGITOM weiterentwickeln"
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beschreibung: |
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Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung des DIGITOMs als lebendiges
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Organisationsmodell vorantreiben, um auf veränderte Anforderungen und gewonnene
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Erkenntnisse reagieren zu können.
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||||
umfasst:
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||||
- "Analyse interner Bedarfe und externer Best Practices"
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- "Konzepte zur Weiterentwicklung erarbeiten"
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||||
- "Änderungen umsetzen und kommunizieren"
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# 2. FUNKTIONSVERSTÄNDNIS & ABGRENZUNG
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funktionsverstaendnis:
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charakterisierung:
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typ: "Unterstützende und befähigende Funktion"
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beschreibung: |
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||||
Prozess-Management ist eine Dienstleistung und ein zentraler Befähiger für die Organisation.
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||||
Es unterstützt und berät die Fachbereiche bei ihren Prozessen, ohne deren Verantwortung
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||||
zu ersetzen. Dies beinhaltet eine klare Rollenverteilung zwischen Linienorganisation
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und Prozessmanagement.
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grundprinzipien:
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prinzip_1:
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name: "Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört"
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beschreibung: |
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Die Fachbereiche/Abteilungen sind fachlich und operativ für die Ausführung und Ergebnisse
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ihrer Prozesse verantwortlich. Sie liefern die Prozessinhalte und gewährleisten funktionierende
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||||
Abläufe im Tagesgeschäft. Hierfür werden in der Regel Prozessverantwortliche - wie Key User
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oder Process Owner - als erste Ansprechpartner benannt.
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||||
Das zentrale Prozess-Management verantwortet Rahmen und Methodik der Prozessarbeit, gibt
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||||
Standards vor, überblickt die Prozesslandschaft und berät Prozessverantwortliche. Es greift
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||||
nicht in die Liniensteuerung ein, sondern beeinflusst durch Expertise, Governance und
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||||
Koordination. Entscheidungen werden bei Bedarf über Gremien initiiert.
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auswirkung: |
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||||
Klare Trennung zwischen operativer Prozessverantwortung (Fachbereich) und
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||||
methodischer Prozessverantwortung (PM). Eigenverantwortung der Fachbereiche bleibt erhalten.
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referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
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prinzip_2:
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name: "Partnerschaft statt Kontrolle"
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beschreibung: |
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||||
Prozess-Management agiert als proaktiver Partner der Fachbereiche/Abteilungen und schafft
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einen verbindlichen Ordnungsrahmen. Bei signifikanten Abweichungen von Standards oder
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||||
Governance-Lücken greift es unterstützend ein.
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auswirkung: |
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||||
Fördert Vertrauen: Fachbereiche erhalten Unterstützung zur Selbsthilfe, während das
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Management die Einhaltung der Standards und der Gesamtzusammenhänge gewährleistet sieht.
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||||
referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
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||||
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||||
prinzip_3:
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||||
name: "Strukturierte Leistungserbringung"
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||||
beschreibung: |
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||||
Das Prozess-Management differenziert seine Unterstützung nach vier Leistungskategorien,
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||||
die unterschiedlichen Beauftragungswegen und Priorisierungslogiken folgen.
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||||
auswirkung: |
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||||
Bedarfsgerechte Ressourcensteuerung und klare Erwartungen auf allen Seiten.
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||||
referenz: "#02 - Funktionsbeschreibung.docx"
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||||
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||||
leistungskategorien:
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||||
- kategorie: "Standard-Leistungen"
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||||
beschreibung: "Wiederkehrende Unterstützung für operative Prozessbedarfe (Beratung, Workshops, Schulungen)"
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||||
beauftragung: "Niedrigschwellig, etablierte Muster"
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||||
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||||
- kategorie: "Projekt-Leistungen"
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||||
beschreibung: "Ressourcenintensive Vorhaben mit mehrwöchiger Laufzeit (komplette Prozess-Neugestaltungen, bereichsübergreifende Transformationen)"
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||||
beauftragung: "Formale Beauftragung durch Mission Board"
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||||
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||||
- kategorie: "Strategische Leistungen"
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||||
beschreibung: "Weiterentwicklung des DIGITOMs, grundlegende Transformation der Prozesslandschaft"
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||||
beauftragung: "Beauftragung durch Vision Board"
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||||
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||||
- kategorie: "Krisen-Leistungen"
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||||
beschreibung: "Akute Prozessstörungen oder Compliance-Verstöße mit sofortigem Handlungsbedarf"
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||||
beauftragung: "Sofortige Priorisierung, andere Aktivitäten werden zurückgestellt"
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||||
abgrenzung_zu_angrenzenden_funktionen:
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- funktion: "dpm"
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||||
name: "Demand-Portfolio-Management"
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dpm_tut: |
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||||
Steuert und priorisiert Demands über den gesamten Lifecycle.
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||||
Managt das Demand-Portfolio und koordiniert die Umsetzung.
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pm_tut: |
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||||
Definiert den methodischen Rahmen für Prozesse, die Demands auslösen können.
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||||
Unterstützt bei Prozessänderungen, die aus Demands resultieren.
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||||
schnittstelle: |
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||||
Demands können Prozess-Änderungen sein. PM unterstützt DPM bei der Bewertung
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||||
prozessualer Auswirkungen von Demands.
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||||
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||||
- funktion: "spm"
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||||
name: "Service-Portfolio-Management"
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spm_tut: |
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||||
Steuert das Service-Portfolio, verantwortet Service-Lifecycle und Service-Level.
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||||
Managt servicebezogene Prozesse nach ITIL-Framework.
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pm_tut: |
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||||
Stellt methodischen Rahmen für die Dokumentation von Service-Prozessen bereit.
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||||
Unterstützt bei der Gestaltung und Standardisierung von Service-Prozessen.
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||||
schnittstelle: |
|
||||
Services basieren auf Prozessen. PM liefert Methodik und Framework,
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||||
SPM wendet diese auf Service-Prozesse an. Gegenseitiges Feedback zur
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||||
Anwendbarkeit des Frameworks.
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- funktion: "shm"
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||||
name: "Stakeholder-Management"
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||||
shm_tut: |
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||||
Identifiziert und managt Stakeholder-Beziehungen.
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||||
Erfasst Stakeholder-Anforderungen und -Feedback.
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||||
pm_tut: |
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||||
Definiert Prozesse für den Umgang mit externen Stakeholdern.
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||||
Berücksichtigt Stakeholder-Anforderungen in der Prozessgestaltung.
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||||
schnittstelle: |
|
||||
Stakeholder haben Prozess-Anforderungen. PM erhält von SHM Anforderungen
|
||||
(z.B. Kundenfeedback, regulative Vorgaben), die Prozesse beeinflussen.
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||||
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||||
- funktion: "ppm"
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||||
name: "Projekt-Portfolio-Management"
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||||
ppm_tut: |
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||||
Plant und priorisiert Projekte.
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||||
Steuert das Projekt-Portfolio.
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||||
pm_tut: |
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||||
Definiert Vorgaben, wie Projekte im Rahmen des DIGITOM ablaufen sollen.
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||||
Bewertet Machbarkeit von Projekten aus prozessualer Sicht.
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||||
schnittstelle: |
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||||
Projekte können Prozess-Änderungen erfordern. PM erhält Informationen zu
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||||
geplanten Projekten und deren Prozessauswirkungen.
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# =============================================================================
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# 3. VERANTWORTUNGSBEREICHE
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# =============================================================================
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||||
verantwortungsbereiche:
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beschreibung: |
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Das Prozess-Management gliedert sich in fünf Kernverantwortungsbereiche,
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die das Spektrum von der Framework-Definition über das Prozesslandschafts-Management
|
||||
bis zur Befähigung und Leistungssteuerung abdecken.
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# ---------------------------------------------------------------------------
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# 3.1 VERANTWORTUNGSBEREICH 1
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# ---------------------------------------------------------------------------
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bereich_1_framework:
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id: "VB1"
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name: "Prozess-Management-Framework definieren und weiterentwickeln"
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||||
beschreibung: |
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||||
Definition, Kommunikation und Weiterentwicklung der verbindlichen methodischen
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||||
und technischen Grundlagen für das gesamte Prozess-Management im DIGIT als
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||||
Fundament für einheitliche und qualitativ hochwertige Prozessarbeit.
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||||
was:
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||||
- "Etablierung eines einheitlichen Prozess-Management-Frameworks: Gemeinsame verbindliche Standards und Methoden für die Darstellung, Dokumentation und Steuerung von Prozessen"
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||||
- "Festlegung von Governance-Regeln und Richtlinien für alle Aspekte der Prozessarbeit (von der Dokumentation über die Analyse bis zur Steuerung)"
|
||||
- "Auswahl, Bereitstellung und laufende Betreuung zentraler Prozess-Management-Werkzeuge"
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||||
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||||
warum:
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||||
- "Sicherstellung einer einheitlichen, vergleichbaren und nachvollziehbaren Prozessdokumentation im Amt"
|
||||
- "Gewährleistung von methodischer Qualität, Effektivität und fundierter Erhebung in der Prozessgestaltung und -optimierung"
|
||||
- "Schaffung einer gemeinsamen 'Prozess-Sprache' und eines gemeinsamen Verständnisses für Prozessarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg"
|
||||
|
||||
wie:
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||||
governance:
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||||
- "Laufende Analyse von internen Bedarfen und externen Best Practices/Standards im Prozess-Management"
|
||||
- "Abstimmung der Anforderungen mit Fachbereichen, IT-Architektur und übergreifenden Governance-Vorgaben"
|
||||
- "Klare Dokumentation des Prozess-Management-Frameworks (z.B. Methodenhandbuch oder Playbook)"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Framework-Reviews: quartalsweise"
|
||||
- "Tool-Updates: bei Bedarf"
|
||||
- "Schulungen: laufend"
|
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||||
outputs:
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||||
- "Prozess-Management-Framework (Methodenhandbuch/Playbook)"
|
||||
- "Governance-Regeln und Richtlinien"
|
||||
- "Tool-Dokumentation und Anleitungen"
|
||||
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||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.2 VERANTWORTUNGSBEREICH 2
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# ---------------------------------------------------------------------------
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bereich_2_prozesslandschaft:
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||||
id: "VB2"
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||||
name: "Übergreifende Prozesslandschaft managen und Governance sicherstellen"
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||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Aufbau, Pflege und Überwachung der Gesamtarchitektur der bereichsübergreifenden
|
||||
Prozesse (Kern-, Management- und Supportprozesse) des DIGIT zur Schaffung von
|
||||
Transparenz, zur Steuerung und zur Sicherstellung der Einhaltung des definierten Rahmens.
|
||||
|
||||
was:
|
||||
- "Erhebung, Visualisierung und laufende Pflege der übergreifenden Prozesslandkarte des DIGIT"
|
||||
- "Überwachung der Einhaltung des Prozess-Management-Frameworks (Methoden, Standards, Dokumentationsqualität)"
|
||||
- "Systematische Identifikation und Adressierung von Governance-Lücken: Dokumentation fehlender Regelungen, strukturierte Eskalation über definierte Wege, Nachverfolgung bis zur Schließung der Lücke"
|
||||
|
||||
warum:
|
||||
- "Schaffung von Transparenz über die Kernabläufe, Abhängigkeiten und Schnittstellen im Amt"
|
||||
- "Ermöglichung einer strategischen Steuerung und Priorisierung von bereichsübergreifenden Prozessinitiativen (durch das Vision Board)"
|
||||
- "Sicherstellung der Konsistenz und Qualität der Prozessarbeit sowie Einhaltung von Compliance-Vorgaben"
|
||||
- "Vermeidung von Silos und unkoordinierten Insellösungen"
|
||||
|
||||
wie:
|
||||
governance:
|
||||
- "Nutzung des Prozess-Management-Werkzeugs zur Darstellung und Verwaltung der Prozessarchitektur"
|
||||
- "Regelmäßige Qualitäts-Checks und Reviews zur Prüfung der Framework-Konformität"
|
||||
- "Kontinuierlicher Austausch mit den Fachbereichen (u.a. über Key-User)"
|
||||
- "Regelmäßiges Reporting an das Vision Board und relevante Gremien"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Prozesslandkarten-Review: quartalsweise"
|
||||
- "Qualitäts-Checks: monatlich"
|
||||
- "Vision Board Reporting: quartalsweise"
|
||||
|
||||
outputs:
|
||||
- "Übergreifende Prozesslandkarte"
|
||||
- "Governance-Reports"
|
||||
- "Qualitäts-Berichte"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.3 VERANTWORTUNGSBEREICH 3
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
bereich_3_beratung:
|
||||
id: "VB3"
|
||||
name: "Beratung und operative Prozessgestaltung (in definierten Fällen)"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Methodische Unterstützung der Fachbereiche bei Prozessfragen sowie aktive Gestaltung
|
||||
und Optimierung von Prozessen in spezifischen, strategisch relevanten oder komplexen
|
||||
Situationen, wobei die Rolle klar als Berater und Befähiger verstanden wird.
|
||||
|
||||
was:
|
||||
- "Fachliche Beratung von Fachbereichen und Teams bei der Analyse, Neugestaltung und Optimierung ihrer Prozesse (methodische Fachexpertise bereitstellen)"
|
||||
- "Bei Bedarf Moderation von Prozessworkshops bei bereichsübergreifenden oder komplexen Abläufen"
|
||||
- "In ausgewählten Ausnahmefällen operative Unterstützung bei der Prozessaufnahme, -modellierung und -optimierung (bei strategisch bedeutsamen oder abteilungsübergreifenden Prozessen, bei Projekten mit großem Prozesseinfluss oder initial als 'Starthilfe')"
|
||||
|
||||
warum:
|
||||
- "Sicherstellung hoher methodischer Qualität bei der Lösung komplexer Prozessherausforderungen"
|
||||
- "Unterstützung der Fachbereiche bei der Erreichung ihrer Ziele durch effektive Prozesse ('Enabling')"
|
||||
- "Gezielter Einsatz zentraler Ressourcen auf die Prozesse mit dem größten Hebel oder der höchsten Komplexität"
|
||||
|
||||
wie:
|
||||
governance:
|
||||
- "Durchführung von individuellen Beratungsgesprächen und Coachings für Prozessverantwortliche/-teams"
|
||||
- "Planung und professionelle Moderation von Analyse- und Design-Workshops"
|
||||
- "Anwendung geeigneter Prozessanalyse- und Optimierungstechniken"
|
||||
- "Detaillierte Modellierung (Ist/Soll) gemäß Prozess-Framework bei Übernahme operativer Verantwortung"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Beratungsgespräche: bei Bedarf"
|
||||
- "Workshops: nach Vereinbarung"
|
||||
- "Operative Unterstützung: in definierten Fällen"
|
||||
|
||||
outputs:
|
||||
- "Beratungsprotokolle"
|
||||
- "Workshop-Ergebnisse"
|
||||
- "Prozessmodelle (Ist/Soll)"
|
||||
- "Optimierungsempfehlungen"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.4 VERANTWORTUNGSBEREICH 4
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
bereich_4_befaehigung:
|
||||
id: "VB4"
|
||||
name: "Dezentrale Prozesskompetenz durch Befähigung und Aufbau Key-User-Konzept"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Systematischer Aufbau und Pflege von Prozess-Management-Kompetenzen in den Fachbereichen,
|
||||
insbesondere durch die Etablierung und Betreuung eines Key-User-Netzwerks, um die
|
||||
Prozessarbeit nachhaltig in der Organisation zu verankern.
|
||||
|
||||
was:
|
||||
- "Entwicklung und Umsetzung eines übergreifenden Befähigungskonzepts für Prozess-Management"
|
||||
- "Identifikation, Gewinnung und Qualifizierung von geeigneten Key-Usern für Prozesse in den Fachbereichen als dezentrale Prozess-Ansprechpartner"
|
||||
- "Aufbau und Management eines Key-User-Netzwerks, das den regelmäßigen Erfahrungsaustausch fördert und die kontinuierliche Weiterbildung im Prozessmanagement sicherstellt"
|
||||
|
||||
warum:
|
||||
- "Stärkung der Eigenverantwortung der Fachbereiche für ihre Prozesse ('Hilfe zur Selbsthilfe')"
|
||||
- "Sicherstellung der nachhaltigen Anwendung und Verbesserung von Prozessen im Tagesgeschäft"
|
||||
- "Schaffung von Multiplikatoren für Prozessdenken und das Prozessmanagement-Framework in der gesamten Organisation"
|
||||
|
||||
wie:
|
||||
governance:
|
||||
- "Konzeption und Durchführung von zielgruppenspezifischen Trainings und Workshops (Methoden, Tools)"
|
||||
- "Definition der Rolle und Aufgaben von Key-Usern in Abstimmung mit den Fachbereichen"
|
||||
- "Organisation von regelmäßigen Austauschformaten für Key-User (z.B. Community of Practice, Best-Practice-Sharing)"
|
||||
- "Bereitstellung von Lernmaterialien, Leitfäden und Coaching für die Key-User"
|
||||
- "Strategische Netzwerk-Entwicklung: Systematische Identifikation von Kompetenzlücken, gezielte Rekrutierung neuer Key-User"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Key-User-Netzwerktreffen: monatlich"
|
||||
- "Trainings: quartalsweise"
|
||||
- "Coaching: bei Bedarf"
|
||||
|
||||
outputs:
|
||||
- "Befähigungskonzept"
|
||||
- "Schulungsmaterialien und Leitfäden"
|
||||
- "Key-User-Dokumentation"
|
||||
- "Community-of-Practice-Protokolle"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.5 VERANTWORTUNGSBEREICH 5
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
bereich_5_leistungssteuerung:
|
||||
id: "VB5"
|
||||
name: "Leistungserbringung strukturieren und steuern"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Prozess-Management-Funktion erbringt ihre Leistungen in vier unterschiedlichen Modi,
|
||||
die sich nach Komplexität, strategischer Bedeutung und Ressourcenbedarf unterscheiden.
|
||||
Diese differenzierte Herangehensweise ermöglicht es, flexibel auf verschiedene
|
||||
organisationale Bedarfe zu reagieren und gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen
|
||||
optimal einzusetzen.
|
||||
|
||||
was:
|
||||
- "Standard-Leistungen: Wiederkehrende Unterstützung für operative Prozessbedarfe wie Einzelberatungen, Prozess-Management-Framework-Schulungen oder methodische Kurzberatungen"
|
||||
- "Projekt-Leistungen: Umfangreichere Prozess-Management-Unterstützung, die signifikante Ressourcen bindet (komplette Prozess-Neugestaltungen, bereichsübergreifende Transformationen)"
|
||||
- "Strategische Leistungen: Initiativen zur Weiterentwicklung des gesamten DIGITOMs oder zur grundlegenden Transformation der Prozesslandschaft"
|
||||
- "Krisen-Leistungen: Sofortige Unterstützung bei akuten Prozess-Störungen oder Compliance-Verstößen"
|
||||
|
||||
warum:
|
||||
- "Sicherstellung einer bedarfsgerechten und ressourceneffizienten Leistungserbringung durch klare Priorisierung"
|
||||
- "Schaffung von Transparenz über verfügbare Prozess-Management-Services und deren Zugangswege"
|
||||
- "Ermöglichung einer strategischen Kapazitätsplanung und vorausschauenden Ressourcenallokation"
|
||||
- "Balance zwischen planbaren Aktivitäten und der notwendigen Flexibilität für ungeplante Bedarfe"
|
||||
|
||||
wie:
|
||||
governance:
|
||||
- "Definition klarer Kriterien für die Zuordnung von Anfragen zu Leistungskategorien (Aufwand, Laufzeit, Komplexität, strategische Relevanz)"
|
||||
- "Etablierung unterschiedlicher Beauftragungswege je nach Leistungstyp (von Ticketsystemen bis Gremienentscheidungen)"
|
||||
- "Regelmäßige Überprüfung der Leistungsverteilung und Anpassung der Kapazitätsallokation"
|
||||
- "Transparente Kommunikation der Leistungstypen und ihrer Zugangswege"
|
||||
|
||||
frequenz:
|
||||
- "Kapazitätsplanung: quartalsweise"
|
||||
- "Leistungs-Review: monatlich"
|
||||
|
||||
outputs:
|
||||
- "Leistungskatalog"
|
||||
- "Beauftragungsrichtlinien"
|
||||
- "Kapazitätsberichte"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 4. SCHNITTSTELLEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
schnittstellen:
|
||||
beschreibung: "Input/Output und typische Abstimmungswege der Prozess-Management-Funktion"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.1 INPUTS
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
inputs:
|
||||
beschreibung: "Was das Prozess-Management empfängt"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- von: "vision_board"
|
||||
name: "Vision Board"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Strategische Leitlinien und Entscheidungen zur Ausgestaltung des DIGITOMs
|
||||
- Aufträge zur Umsetzung beschlossener Änderungen
|
||||
- Entscheidungen über Framework-Transformationen, strategische PM-Ausrichtung, Ressourcenrahmen
|
||||
|
||||
- von: "mission_board"
|
||||
name: "Mission Board"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Impulse und Prioritäten aus der strategischen bzw. taktischen Steuerung
|
||||
- Entscheidungen bei Eskalationen von bereichsübergreifenden Prozesskonflikten
|
||||
- Entscheidungen über Projekt-Leistungen, Prioritätskonflikte bei Ressourcenengpässen, Governance-Eskalationen
|
||||
|
||||
- von: "ppm"
|
||||
name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Informationen zu geplanten Projekten und priorisierten Initiativen, die prozessuale Änderungen erfordern oder bestehende Prozesse betreffen
|
||||
|
||||
- von: "spm"
|
||||
name: "Service-Portfolio-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Anforderungen aus der Service-Entwicklung und dem Service-Betrieb, die neue Prozesse oder Anpassungen bestehender Prozesse nötig machen
|
||||
- Feedback zur Anwendbarkeit/Vollständigkeit des Prozess-Management-Frameworks für Service-Prozesse
|
||||
- Feedback zur Effektivität bestehender Prozessmodelle aus Service-Sicht
|
||||
- Informationen zur Ausgestaltung des ITIL-Frameworks mit Bezug zum Prozess-Management-Framework
|
||||
|
||||
- von: "shm"
|
||||
name: "Stakeholder-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Anforderungen von Stakeholdern (z.B. Kundenfeedback, gesetzliche/regulative Vorgaben), welche die internen Prozesse beeinflussen
|
||||
|
||||
- von: "key_user"
|
||||
name: "Key-User"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Bindeglied zwischen zentralem Prozess-Management-Team und Fachbereich
|
||||
- Feedback zur Anwendbarkeit des Frameworks, spezifische Unterstützungsbedarfe, operative Prozessdetails
|
||||
- Anforderungen, Detailfragen und Rückmeldungen aus ihrem Bereich
|
||||
|
||||
- von: "fachbereiche"
|
||||
name: "Fachbereiche / Teams"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Input in Form von Bedarfen (z.B. Wunsch nach Neugestaltung eines Prozesses, Hinweise auf ineffiziente Abläufe, spezifische Beratungsanfragen)
|
||||
- Feedback zur bestehenden Prozessausführung
|
||||
|
||||
- von: "it_architektur"
|
||||
name: "IT-Architektur"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Technische Rahmenbedingungen
|
||||
- Informationen über IT-Systemlandschaft
|
||||
- Technische Standards
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.2 OUTPUTS
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
outputs:
|
||||
beschreibung: "Was das Prozess-Management weitergibt"
|
||||
|
||||
ziele:
|
||||
- an: "vision_board"
|
||||
name: "Vision Board"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Konzepte und Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs (inkl. Begründungen und Auswirkungen)
|
||||
- Regelmäßige Statusberichte zur Implementierung des DIGITOMs
|
||||
- Meldung von grundsätzlichen Problemen oder Risiken in der Prozesslandschaft (Eskalation)
|
||||
|
||||
- an: "mission_board"
|
||||
name: "Mission Board"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Berichte über operative Herausforderungen und bereichsübergreifende Prozess-Themen, die strategische Entscheidungen erfordern
|
||||
- Empfehlungen für taktische Maßnahmen zur Prozessanpassung
|
||||
|
||||
- an: "ppm"
|
||||
name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Vorgaben und Richtlinien, wie Projekte im Rahmen des DIGITOM ablaufen sollen (z.B. definierte Prozessschritte, Decision Gates)
|
||||
- Bewertung der Machbarkeit geplanter Projekte aus (organisations-)prozessualer Sicht
|
||||
|
||||
- an: "spm"
|
||||
name: "Service-Portfolio-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Bei Bedarf Unterstützung bei der Gestaltung von servicebezogenen Prozessen (z.B. Einführung neuer Services)
|
||||
- Unterstützung bei der Standardisierung/Dokumentation von Service-Prozessen
|
||||
|
||||
- an: "shm"
|
||||
name: "Stakeholder-Management"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit externen Stakeholdern
|
||||
- Rückmeldung, wie externe Anforderungen im DIGITOM berücksichtigt wurden
|
||||
|
||||
- an: "fachbereiche"
|
||||
name: "Fachbereiche / Abteilungen"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Schulungsmaterial, Handbücher und Leitfäden zum DIGITOM
|
||||
- Individuelle Beratung und Lösungen für gemeldete Prozessprobleme
|
||||
- Methodische Unterstützung und Empfehlungen zur Prozessgestaltung und Dokumentation
|
||||
- Informationen über anstehende Prozessänderungen
|
||||
|
||||
- an: "key_user"
|
||||
name: "Key-User"
|
||||
inhalt: |
|
||||
- Weitergabe der vom Prozess-Management entwickelten Lösungen, Standards und Guidelines in ihre Teams
|
||||
- Unterstützung der jeweiligen Abteilungen oder Teams bei der Prozessanwendung
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.3 TYPISCHE ABSTIMMUNGSWEGE
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
typische_abstimmungswege:
|
||||
beschreibung: "Standardisierte Interaktionsformate"
|
||||
|
||||
formate:
|
||||
- format: "vision_board_reporting"
|
||||
name: "Vision Board (Regel-Reporting)"
|
||||
frequenz: "quartalsweise"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Status Prozesslandschaft & Framework-Compliance"
|
||||
- "Strategische Abstimmung"
|
||||
- "Eskalationen"
|
||||
- "Grundsatzentscheidungen"
|
||||
|
||||
- format: "mission_board"
|
||||
name: "Mission Board (bei Bedarf)"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Abstimmung bereichsübergreifender Prozessfragen"
|
||||
- "Entscheidungen über Priorisierungen oder Ressourcenkonflikte"
|
||||
|
||||
- format: "beratungsgespraech"
|
||||
name: "Beratungsgespräch / Coaching (Fachbereich/Key-User)"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Methodische Unterstützung bei Prozessfragen"
|
||||
- "Anleitung zur Prozess-Framework-Anwendung"
|
||||
- "Problemlösung"
|
||||
|
||||
- format: "schulung_workshop"
|
||||
name: "Schulung / Workshop (Key-User/Teams)"
|
||||
frequenz: "quartalsweise / bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Kompetenzaufbau (Methoden, Tools)"
|
||||
- "Praktische Anwendung"
|
||||
- "Befähigung zur dezentralen Prozessarbeit"
|
||||
|
||||
- format: "key_user_netzwerk"
|
||||
name: "Key-User-Netzwerktreffen / Community of Practice"
|
||||
frequenz: "monatlich"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Erfahrungsaustausch"
|
||||
- "Best-Practice-Sharing"
|
||||
- "Feedback zum Framework"
|
||||
- "Multiplikation von Wissen"
|
||||
|
||||
- format: "projekt_meeting"
|
||||
name: "Projekt-Meeting / Abstimmungsrunde"
|
||||
frequenz: "projektabhängig"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Klärung Prozessauswirkungen von Projekten"
|
||||
- "Sicherstellung Prozess-Management-Standards in Projekten"
|
||||
- "Prozess-Integrationsplanung"
|
||||
|
||||
- format: "architektur_board"
|
||||
name: "Architektur-Board"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Abgleich Prozessanforderungen mit technischer Machbarkeit"
|
||||
- "Systemauswahl/-anpassung"
|
||||
|
||||
- format: "ad_hoc_workshop"
|
||||
name: "Ad-hoc-Workshops"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Bei größeren Prozessänderungen oder neuen Initiativen"
|
||||
- "Gemeinsame Erarbeitung von Lösungen"
|
||||
- "Vorbereitung der Umsetzung"
|
||||
|
||||
- format: "ad_hoc_abstimmung"
|
||||
name: "Ad-hoc Abstimmung / Klärung"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Lösung spezifischer, oft bereichsübergreifender Prozesskonflikte"
|
||||
- "Prozess-Management-Framework-Interpretationsfragen"
|
||||
|
||||
- format: "info_veranstaltung"
|
||||
name: "Info-Veranstaltung / Intranet News"
|
||||
frequenz: "bei Bedarf"
|
||||
inhalt:
|
||||
- "Breite Kommunikation von Prozess-Management-Framework-Updates"
|
||||
- "Prozessänderungen"
|
||||
- "Relevante Prozess-Management-Informationen"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.4 ESKALATIONSPROZESS
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
eskalationsprozess:
|
||||
beschreibung: "3-stufiger Eskalationsprozess für Prozesskonflikte und Governance-Themen"
|
||||
|
||||
stufen:
|
||||
- stufe: 1
|
||||
name: "Intern"
|
||||
zeitrahmen: "24-48 Stunden"
|
||||
beschreibung: "Klärung innerhalb des Prozess-Management-Teams und mit den direkt Beteiligten"
|
||||
|
||||
- stufe: 2
|
||||
name: "Mission Board"
|
||||
zeitrahmen: "1-2 Wochen"
|
||||
beschreibung: "Eskalation an das Mission Board für taktische Entscheidungen bei bereichsübergreifenden Konflikten"
|
||||
|
||||
- stufe: 3
|
||||
name: "Vision Board"
|
||||
zeitrahmen: "2-4 Wochen"
|
||||
beschreibung: "Eskalation an das Vision Board für strategische Grundsatzentscheidungen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 5. ORGANISATORISCHE EINORDNUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
organisatorische_einordnung:
|
||||
|
||||
abteilung: "DIGIT (Amt für Digitalisierung und IT)"
|
||||
berichtslinie: "Vision Board (strategisch) / Mission Board (taktisch)"
|
||||
|
||||
designentscheidungen:
|
||||
- id: "D-PM-01"
|
||||
entscheidung: |
|
||||
Prozess-Management als zentrale, befähigende Funktion statt als Kontrollinstanz
|
||||
begruendung: |
|
||||
Fördert Eigenverantwortung der Fachbereiche und schafft Vertrauen.
|
||||
Prozess-Management unterstützt, kontrolliert aber nicht.
|
||||
|
||||
- id: "D-PM-02"
|
||||
entscheidung: |
|
||||
Differenzierte Leistungserbringung nach vier Kategorien
|
||||
begruendung: |
|
||||
Ermöglicht bedarfsgerechte Ressourcensteuerung und klare Erwartungen.
|
||||
Balance zwischen planbaren und ungeplanten Aktivitäten.
|
||||
|
||||
- id: "D-PM-03"
|
||||
entscheidung: |
|
||||
Key-User-Netzwerk als dezentrale Prozess-Kompetenz
|
||||
begruendung: |
|
||||
Nachhaltige Verankerung von Prozesswissen in der Organisation.
|
||||
Multiplikatoren-Effekt für Prozessdenken.
|
||||
|
||||
rollen_in_funktion:
|
||||
- rolle: "Prozess-Manager"
|
||||
typ: "Einzelrolle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Verantwortlich für das Prozess-Management-Framework und die Prozesslandschaft.
|
||||
Koordiniert Beratung, Befähigung und Leistungserbringung.
|
||||
referenz: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_prozess-manager.yaml"
|
||||
|
||||
- rolle: "Key-User (Prozesse)"
|
||||
typ: "Mehrfachrolle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Dezentrale Prozess-Ansprechpartner in den Fachbereichen.
|
||||
Bindeglied zwischen zentralem PM und Fachbereich.
|
||||
referenz: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_key-user-prozesse.yaml"
|
||||
|
||||
vertretung:
|
||||
regel: |
|
||||
Die Vertretung des Prozess-Managers wird im Governance-Modell geregelt.
|
||||
Key-User vertreten sich innerhalb ihres Fachbereichs gegenseitig.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 6. OFFENE PUNKTE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
offene_punkte:
|
||||
|
||||
fuer_mvp_nicht_adressiert:
|
||||
|
||||
- id: "OPEN-PM-001"
|
||||
thema: "Detail-Definition Key-User-Rolle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Genaue Aufgaben, Kompetenzen und Zeitbudget der Key-User-Rolle
|
||||
müssen noch mit den Fachbereichen abgestimmt werden.
|
||||
status: "Bei Bedarf zu klären"
|
||||
prioritaet: "mittel"
|
||||
|
||||
- id: "OPEN-PM-002"
|
||||
thema: "Tool-Auswahl Prozess-Management"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Auswahl und Einführung eines zentralen Prozess-Management-Werkzeugs
|
||||
steht noch aus.
|
||||
status: "Post-MVP-Erweiterung"
|
||||
prioritaet: "hoch"
|
||||
|
||||
- id: "OPEN-PM-003"
|
||||
thema: "Integration PPM-Schnittstelle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Schnittstelle zu Projekt-Portfolio-Management muss noch
|
||||
detailliert ausgearbeitet werden.
|
||||
status: "Post-MVP-Erweiterung"
|
||||
prioritaet: "mittel"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 7. REFERENZEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
referenzen:
|
||||
|
||||
verwandte_dokumente:
|
||||
- titel: "Rollenbeschreibung Prozess-Manager"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_prozess-manager.yaml"
|
||||
unterschied: "Rollenbeschreibung = personenzentriert; Funktionsbeschreibung = systemisch"
|
||||
|
||||
- titel: "Governance-Framework PM"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
|
||||
relevanz: "Übergeordneter Governance-Rahmen für PM-Funktion"
|
||||
|
||||
- titel: "RACI-Matrix PM"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml"
|
||||
relevanz: "Detaillierte Verantwortlichkeiten"
|
||||
|
||||
- titel: "Leistungs-Canvas PM"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
|
||||
relevanz: "Practices und Leistungsportfolio"
|
||||
|
||||
- titel: "DIGITOM Taxonomie"
|
||||
pfad: "#00_meta/digitom_taxonomie.yaml"
|
||||
relevanz: "Konzeptuelle Grundlagen (Funktion, Practice, Rolle, Gremium)"
|
||||
|
||||
- titel: "DPM-Funktionsbeschreibung"
|
||||
pfad: "#01_demand-portfolio-management/#01.1_demand-portfolio-management_documentation/dpm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
||||
relevanz: "Parallele Portfolio-Funktion, Strukturvorlage"
|
||||
|
||||
- titel: "SPM-Funktionsbeschreibung"
|
||||
pfad: "#02_service-portfolio-management/02.1_spm_konzepte/spm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
||||
relevanz: "Parallele Portfolio-Funktion"
|
||||
|
||||
- titel: "SHM-Funktionsbeschreibung"
|
||||
pfad: "#03_stakeholder-management/#03.1_funktion/shm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
||||
relevanz: "Parallele Management-Funktion"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 8. ÄNDERUNGSHISTORIE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
aenderungshistorie:
|
||||
|
||||
- version: "1.0"
|
||||
datum: "2026-02-05"
|
||||
aenderung: |
|
||||
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
|
||||
|
||||
Quelle: #02 - Prozess-Management: Funktionsbeschreibung.docx
|
||||
|
||||
Inhalte:
|
||||
- Zweck und Hauptziel
|
||||
- Funktionsverständnis und Abgrenzung
|
||||
- 5 Verantwortungsbereiche (VB1-VB5)
|
||||
- Schnittstellen (Inputs/Outputs)
|
||||
- Typische Abstimmungswege
|
||||
- Eskalationsprozess (3-stufig)
|
||||
- Organisatorische Einordnung
|
||||
|
||||
Strukturvorlage: spm_funktionsbeschreibung.yaml
|
||||
autor: "DIGITOM-Projekt"
|
||||
|
|
@ -0,0 +1,528 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# GOVERNANCE-FRAMEWORK: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# Version: 1.0
|
||||
# Datum: 2026-02-05
|
||||
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
meta:
|
||||
typ: "governance-framework"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
funktion_name: "Prozess-Management"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Governance"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- "#05 - Prozess-Management: Governance-Modell.docx"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 1. GOVERNANCE-PHILOSOPHIE UND GRUNDPRINZIPIEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
governance_philosophie:
|
||||
kernaussage: |
|
||||
Das Prozess-Management-Governance-Framework folgt dem Prinzip der
|
||||
"Befähigungs-Governance" - es soll befähigen und unterstützen, nicht
|
||||
kontrollieren und bremsen. Gleichzeitig muss es sich nahtlos in die
|
||||
bestehende DIGITOM-Governance-Architektur integrieren.
|
||||
|
||||
leitprinzipien:
|
||||
- prinzip: "Subsidiarität"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Entscheidungen werden auf der niedrigstmöglichen Ebene getroffen,
|
||||
die kompetent und legitimiert ist. Operative Prozess-Beratung braucht
|
||||
keine Gremien-Freigabe, strategische Framework-Änderungen schon.
|
||||
|
||||
- prinzip: "Proportionalität"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Der Governance-Aufwand muss dem Risiko und der Tragweite einer
|
||||
Entscheidung angemessen sein. Eine Template-Anpassung braucht weniger
|
||||
Governance als eine komplette Framework-Transformation.
|
||||
|
||||
- prinzip: "Integration"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
PM-Governance ergänzt die bestehende DIGITOM-Governance, ersetzt sie nicht.
|
||||
Vision Board, Mission Board und DSR bleiben die primären Steuerungsgremien.
|
||||
|
||||
- prinzip: "Transparenz"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Alle Governance-Entscheidungen und ihre Begründungen müssen nachvollziehbar
|
||||
dokumentiert und kommuniziert werden.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 2. INTERNE PM-GOVERNANCE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
interne_governance:
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 2.1 Framework-Änderungs-Governance
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
framework_aenderungen:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Governance für Framework-Änderungen folgt einem dreistufigen Modell,
|
||||
das die Komplexität und Tragweite der Änderungen berücksichtigt.
|
||||
|
||||
kategorie_a:
|
||||
name: "Operative Anpassungen"
|
||||
definition: |
|
||||
Kleinere Verbesserungen, Klarstellungen oder Ergänzungen,
|
||||
die die Framework-Grundlogik nicht verändern.
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Template-Updates"
|
||||
- "Methodenbeschreibungs-Präzisierungen"
|
||||
- "Tool-Konfigurationsanpassungen"
|
||||
- "FAQ-Ergänzungen"
|
||||
entscheidungsweg:
|
||||
- schritt: 1
|
||||
aktion: "Prozess-Framework-Manager*in trifft Entscheidung eigenständig nach fachlicher Prüfung und Dokumentation"
|
||||
- schritt: 2
|
||||
aktion: "Prozess-Management-Team gibt formale Freigabe"
|
||||
- schritt: 3
|
||||
aktion: "Leiter*in Prozess-Management wird zeitnah informiert"
|
||||
- schritt: 4
|
||||
aktion: "Betroffene Process Owner und Key-User werden über reguläre Kommunikationskanäle benachrichtigt"
|
||||
implementierung:
|
||||
- "Kann sofort umgesetzt werden"
|
||||
- "Änderungen werden im Framework-Changelog dokumentiert"
|
||||
|
||||
kategorie_b:
|
||||
name: "Taktische Erweiterungen"
|
||||
definition: |
|
||||
Bedeutendere Änderungen, die neue Elemente einführen oder bestehende erweitern,
|
||||
aber die Framework-Architektur beibehalten.
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Neue Prozess-Kategorien"
|
||||
- "Zusätzliche PM-Governance-Elemente"
|
||||
- "Erweiterte KPI-Systematiken"
|
||||
- "Neue Qualifizierungsmodule"
|
||||
entscheidungsweg:
|
||||
- schritt: 1
|
||||
aktion: "Prozess-Framework-Manager*in entwickelt den Vorschlag"
|
||||
- schritt: 2
|
||||
aktion: "Prozess-Management-Team gibt formale Freigabe"
|
||||
- schritt: 3
|
||||
aktion: "Betroffene Process Owner werden konsultiert und können Einwände oder Verbesserungsvorschläge einbringen"
|
||||
- schritt: 4
|
||||
aktion: "Mission Board wird über die Änderung informiert und kann Feedback geben"
|
||||
implementierung:
|
||||
- "Erfordert Vorlaufzeit für Stakeholder-Abstimmung und Kommunikation"
|
||||
- "Implementierung erfolgt zu definierten Stichtagen für Planbarkeit"
|
||||
|
||||
kategorie_c:
|
||||
name: "Strategische Transformationen"
|
||||
definition: |
|
||||
Fundamentale Änderungen der Framework-Philosophie oder -Architektur,
|
||||
die das Operating Model betreffen.
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Wechsel der Grundmethodik"
|
||||
- "Komplette Neudefinition der PM-Governance-Struktur"
|
||||
- "Integration neuer strategischer Anforderungen"
|
||||
entscheidungsweg:
|
||||
- schritt: 1
|
||||
aktion: "Prozess-Framework-Manager*in erarbeitet Konzept mit Stakeholder-Analyse und Impact-Assessment"
|
||||
- schritt: 2
|
||||
aktion: "Leiter*in Prozess-Management koordiniert umfassende Abstimmungsrunde mit allen betroffenen Bereichen"
|
||||
- schritt: 3
|
||||
aktion: "Mission Board führt Vorbewertung durch und gibt Empfehlung ab"
|
||||
- schritt: 4
|
||||
aktion: "Vision Board trifft finale Entscheidung nach Präsentation des Konzepts"
|
||||
implementierung:
|
||||
- "Erfordert längere Vorlaufzeit mit detailliertem Change Management-Plan"
|
||||
- "Implementierung erfolgt als formales Transformationsprojekt mit entsprechendem Projektmanagement"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 2.2 Ressourcen- und Prioritäts-Governance
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
ressourcen_governance:
|
||||
kapazitaetsallokation:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Leiter*in Prozess-Management verteilt die verfügbaren PM-Kapazitäten
|
||||
nach folgender Prioritätslogik:
|
||||
prioritaeten:
|
||||
- prio: 1
|
||||
typ: "Strategische Leistungen mit Vision Board-Freigabe"
|
||||
- prio: 2
|
||||
typ: "Projekt Leistungen mit Mission Board-Freigabe"
|
||||
- prio: 3
|
||||
typ: "Compliance-kritische Standard Leistungen"
|
||||
- prio: 4
|
||||
typ: "Geplante Standard Leistungen aus Jahresplanung"
|
||||
- prio: 5
|
||||
typ: "Ad-hoc Standard Leistungen nach Verfügbarkeit"
|
||||
|
||||
interne_koordination:
|
||||
- format: "Wöchentliche PM-Team-Abstimmung"
|
||||
inhalt: "Operative Koordination, Ressourcenplanung, Problem-Eskalation"
|
||||
- format: "Monatliche Stakeholder-Runde"
|
||||
inhalt: "Review mit Process Ownern, Feedback-Sammlung, Planungsabstimmung"
|
||||
- format: "Regelmäßige Governance-Review"
|
||||
inhalt: "Framework-Performance, Governance-Optimierung, strategische Ausrichtung"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 3. LEISTUNGS-GOVERNANCE UND BEAUFTRAGUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
leistungs_governance:
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.1 Leistungskategorien
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
leistungskategorien:
|
||||
|
||||
standard_leistungen:
|
||||
definition: |
|
||||
Wiederkehrende, standardisierte PM-Unterstützung für operative Bedarfe.
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Prozess-Workshops in definierten Bereichen"
|
||||
- "Einzelberatungen"
|
||||
- "PM-Framework-Schulungen"
|
||||
- "Prozess-Assessments"
|
||||
- "Key-User-Support"
|
||||
beauftragungsberechtigung: "Alle DIGITOM-Mitarbeitenden über Ticketsystem oder direkte Anfrage"
|
||||
entscheidungsweg:
|
||||
- "Anfragen werden von zuständiger PM-Rolle (meist Prozess-Berater*in) bewertet"
|
||||
- "Bearbeitung nach Verfügbarkeit und Priorität"
|
||||
- "Bei Ressourcenkonflikten entscheidet Leiter*in Prozess-Management"
|
||||
|
||||
projekt_leistungen:
|
||||
definition: |
|
||||
Umfangreichere, projektähnliche PM-Unterstützung, die signifikante Ressourcen bindet.
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Komplette Prozess-Neugestaltung"
|
||||
- "PM-Tool-Einführung"
|
||||
- "Bereichsspezifische PM-Framework-Entwicklung"
|
||||
- "Umfassende Prozess-Transformationen"
|
||||
abgrenzung:
|
||||
quantitativ:
|
||||
- "Leistung über 10 Beratungstage"
|
||||
- "Laufzeit über 4 Wochen"
|
||||
qualitativ:
|
||||
- "Leistung mit mehreren Fachbereichen/Abteilungen"
|
||||
- "Framework-Implikationen"
|
||||
- "Strategische Relevanz"
|
||||
beauftragungsberechtigung: "Fachbereichs-/Abteilungsleitungen, Projektleitungen, Gremien"
|
||||
entscheidungsweg:
|
||||
- "Antrag wird von Leiter*in PM formuliert und in Mission Board eingebracht"
|
||||
- "Mission Board prüft strategische Passung, Ressourcen-Impact und Priorisierung"
|
||||
- "Bei Freigabe wird Leistung als Projekt konfiguriert mit entsprechendem Projektmanagement"
|
||||
|
||||
strategische_leistungen:
|
||||
definition: |
|
||||
Strategische PM-Initiativen, die das Operating Model weiterentwickeln oder transformieren.
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Entwicklung neuer Governance-Strukturen"
|
||||
- "Strategische Prozess-Digitalisierung"
|
||||
- "Organisationsweite Methodeneinführung"
|
||||
- "Integration in Transformationsprojekte"
|
||||
beauftragungsberechtigung:
|
||||
- "Vision Board (proaktiv)"
|
||||
- "Mission Board/Leiter*in PM (als Vorschlag)"
|
||||
entscheidungsweg:
|
||||
- "Konzeptentwicklung durch PM-Team mit strategischer Stakeholder-Analyse"
|
||||
- "Vision Board-Präsentation mit Ressourcen-Impact, Zeitplan und erwarteten Outcomes"
|
||||
- "Bei Freigabe erfolgt Mandatierung als strategisches Projekt"
|
||||
|
||||
krisen_leistungen:
|
||||
definition: |
|
||||
Dringende Prozess-Unterstützung bei akuten Problemen oder Krisen.
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Compliance-Verstöße mit Prozess-Bezug"
|
||||
- "Schwerwiegende Prozess-Störungen"
|
||||
- "Akute Konfliktmediation"
|
||||
beauftragungsberechtigung:
|
||||
- "Jede Abteilungsleitung bei akuten Problemen"
|
||||
- "Amtsleitung bei kritischen Situationen"
|
||||
entscheidungsweg:
|
||||
- "Sofortige Bewertung und Klassifizierung durch Leiter*in PM"
|
||||
- "Ressourcen-Umschichtung nach Krisenlogik (andere Leistungen werden pausiert)"
|
||||
- "Bildung eines Response-Teams aus relevanten PM-Rollen"
|
||||
- "Nachträgliche Information an Mission Board"
|
||||
- "Post-Crisis-Review zur Governance-Optimierung"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.2 Projektzentrierte Prozessgestaltung
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
projektzentrierte_prozessgestaltung:
|
||||
beschreibung: "Spezial-PM-Governance für Projekte mit Prozess-Impact"
|
||||
|
||||
obligatorische_compliance:
|
||||
hinweis: "Jedes Projekt, das Prozesse neu gestaltet oder verändert, muss folgende PM-Elemente berücksichtigen:"
|
||||
elemente:
|
||||
- name: "Key-User-Integration"
|
||||
beschreibung: "Key-User müssen konsultiert und in die Prozessgestaltung eingebunden werden"
|
||||
- name: "PM-Framework-konforme Dokumentation"
|
||||
beschreibung: "Neue Prozesse müssen nach PM-Standards dokumentiert werden"
|
||||
- name: "Process Owner-Koordination"
|
||||
beschreibung: "Bei Änderungen an bestehenden Prozessen muss der zuständige Process Owner konsultiert werden"
|
||||
- name: "Standardnotation"
|
||||
beschreibung: "Prozessmodellierung muss PM-Framework-konforme Notation verwenden"
|
||||
|
||||
process_owner_abnahme:
|
||||
name: "Process Owner-Abnahme als Quality Gate"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Bei allen Projekten, die Prozesse verändern, die einem Process Owner
|
||||
zugeordnet sind, muss dieser formale Abnahme-Verantwortung übernehmen.
|
||||
pruefbereiche:
|
||||
- "Fachliche Korrektheit: End-to-End-Konsistenz des veränderten Prozesses"
|
||||
- "Schnittstellen-Impact: Auswirkungen auf vor- und nachgelagerte Prozesse"
|
||||
- "Implementierbarkeit: Praktische Umsetzbarkeit im operativen Betrieb"
|
||||
veto_recht:
|
||||
- "Process Owner hat finales Veto-Recht bei inhaltlichen Aspekten"
|
||||
- "Bei Veto: Verpflichtende Mediation durch PM-Leitung"
|
||||
- "Eskalation ans Mission Board nur bei unlösbaren Konflikten"
|
||||
- "Dokumentationspflicht für Veto-Gründe"
|
||||
|
||||
pm_qualitaetspruefung:
|
||||
name: "PM-Qualitätsprüfung als methodisches Quality Gate"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Für alle Projekte mit Prozess-Impact führt die PM-Funktion eine formale
|
||||
Qualitätsprüfung durch (vor Projektabschluss, Voraussetzung für finale Abnahme).
|
||||
pruefbereiche:
|
||||
- "PM-Framework-Compliance-Check: Einhaltung aller PM-Standards"
|
||||
- "Cross-Process-Impact-Analysis: Bewertung möglicher Seiteneffekte auf andere Prozesse"
|
||||
- "Tool-Kompatibilität: Integration in bestehende PM-Tools"
|
||||
- "Dokumentations-Vollständigkeit: Vollständige und korrekte Dokumentation"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 4. EXTERNE GOVERNANCE-INTEGRATION
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
externe_governance:
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.1 Vision Board-Integration
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
vision_board:
|
||||
pm_relevante_entscheidungen:
|
||||
- "PM-Strategische Ausrichtung: Grundsätzliche Rolle und Positionierung der PM-Funktion in DIGITOM"
|
||||
- "Framework-Transformationen: Freigabe strategischer Framework-Änderungen (Kategorie C)"
|
||||
- "Strategische Leistungen: Beauftragung und Priorisierung strategischer PM-Initiativen"
|
||||
- "PM-Ressourcen-Rahmen: Grundsätzliche Kapazitäts- und Budget-Entscheidungen für PM-Funktion"
|
||||
|
||||
pm_input:
|
||||
beschreibung: "Die Leiter*in PM liefert strategischen Input für Vision Board-Entscheidungen:"
|
||||
inhalte:
|
||||
- "Prozesslandschafts-Assessment: Jährliche Bewertung der Prozess-Reife und strategischen Prozess-Herausforderungen"
|
||||
- "Framework-Entwicklungsvorschläge: Vorschläge für strategische Framework-Weiterentwicklungen"
|
||||
- "Organisationsreife-Einschätzung: Assessment der PM-Kompetenz und Change-Bereitschaft in DIGITOM"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.2 Mission Board-Integration
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
mission_board:
|
||||
pm_relevante_entscheidungen:
|
||||
beschreibung: "Das Mission Board fungiert als taktische Steuerungsebene für PM-Leistungen:"
|
||||
entscheidungen:
|
||||
- "Freigabe von Projekt-Leistungen: Entscheidung über ressourcenintensive PM-Unterstützung"
|
||||
- "Prioritäts-Konflikte: Auflösung von Ressourcenkonflikten zwischen verschiedenen PM-Anfragen"
|
||||
- "Prozess-Governance-Eskalationen: Entscheidung bei schwerwiegenden Governance-Konflikten"
|
||||
- "Jährliche PM-Leistungsplanung: Freigabe des Jahresplans für geplante PM-Leistungen"
|
||||
|
||||
pm_reporting:
|
||||
- "Regelmäßige Governance-Reports: Performance der PM-Funktion, Framework-Adoption, kritische Issues"
|
||||
- "Ad-hoc Eskalations-Briefings: Bei strategischen Problemen oder Ressourcenengpässen"
|
||||
- "Jährliche Leistungsplanung: Vorstellung des geplanten Leistungs-Portfolios für das Folgejahr"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 5. VERANTWORTUNGS- UND ESKALATIONSARCHITEKTUR
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
verantwortungsarchitektur:
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 5.1 Primäre Verantwortlichkeiten
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
primaere_verantwortlichkeiten:
|
||||
|
||||
leiter_pm:
|
||||
rolle: "Leiter*in Prozess-Management"
|
||||
verantwortlichkeiten:
|
||||
- "Strategische Verantwortung: Ausrichtung der PM-Funktion an DIGITOM-Zielen"
|
||||
- "Ressourcen-Verantwortung: Allokation von PM-Kapazitäten nach strategischen Prioritäten"
|
||||
- "Stakeholder-Verantwortung: Management der Beziehungen zu Gremien und Fachbereichen"
|
||||
- "Eskalations-Verantwortung: Entscheidung bei PM-internen Konflikten und strategischen Issues"
|
||||
delegation_nach_oben:
|
||||
- "Konflikte mit gesetzlichen vs. strategischen Prioritäten"
|
||||
- "Grundsätzliche Richtungsentscheidungen"
|
||||
- "Politisch sensible Themen"
|
||||
|
||||
prozess_framework_manager:
|
||||
rolle: "Prozess-Framework-Manager*in"
|
||||
verantwortlichkeiten:
|
||||
- "Framework-Verantwortung: Qualität, Aktualität und Anwendbarkeit des PM-Frameworks"
|
||||
- "Standards-Verantwortung: Definition und Pflege einheitlicher PM-Standards"
|
||||
- "Innovation-Verantwortung: Integration neuer Tools, Methoden und Best Practices"
|
||||
|
||||
prozesslandschafts_koordinator:
|
||||
rolle: "Prozesslandschafts-Koordinator*in"
|
||||
verantwortlichkeiten:
|
||||
- "Governance-Verantwortung: Überwachung der PM-Framework-Compliance und Governance-Qualität"
|
||||
- "Koordinations-Verantwortung: Abstimmung zwischen verschiedenen Process Ownern"
|
||||
- "Reporting-Verantwortung: Bereitstellung von PM-Governance-Transparenz für Gremien"
|
||||
|
||||
prozess_berater:
|
||||
rolle: "Prozess-Berater*in"
|
||||
verantwortlichkeiten:
|
||||
- "Leistungsverantwortung: Qualität der direkten PM-Beratung und -Unterstützung"
|
||||
- "Kundenverantwortung: Zufriedenheit und Erfolg der betreuten Fachbereiche"
|
||||
|
||||
key_user_netzwerk_manager:
|
||||
rolle: "Key-User-Netzwerk-Manager*in"
|
||||
verantwortlichkeiten:
|
||||
- "Community-Verantwortung: Aufbau und Betreuung des dezentralen PM-Netzwerks"
|
||||
- "Befähigungs-Verantwortung: Kompetenzentwicklung und Selbsthilfe-Befähigung"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 5.2 Eskalationswege
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
eskalationswege:
|
||||
|
||||
stufe_1:
|
||||
name: "Operative Eskalation (binnen PM-Funktion)"
|
||||
trigger:
|
||||
- "Ressourcenkonflikte"
|
||||
- "Komplexe Beratungsfälle"
|
||||
- "Methodenunklarheiten"
|
||||
eskalationsweg: "Beratende PM-Rolle → Leiter*in PM"
|
||||
zeitrahmen: "24-48 Stunden für Entscheidung"
|
||||
outcomes:
|
||||
- "Ressourcen-Umpriorisierung"
|
||||
- "Methodische Klärung"
|
||||
- "Interne Lösungsfindung"
|
||||
|
||||
stufe_2:
|
||||
name: "Taktische Eskalation (Mission Board)"
|
||||
trigger:
|
||||
- "Strategische Ressourcenkonflikte"
|
||||
- "Framework-Widerstand"
|
||||
- "Prozessübergreifende Konflikte"
|
||||
eskalationsweg: "Leiter*in PM → Mission Board (über reguläre Sitzungen oder ad-hoc)"
|
||||
zeitrahmen: "1-2 Wochen für Mission Board-Behandlung"
|
||||
outcomes:
|
||||
- "Prioritäts-Neuordnung"
|
||||
- "Konfliktlösung"
|
||||
- "Zusätzliche Ressourcen-Freigabe"
|
||||
verpflichtende_eskalation:
|
||||
- "Ressourcenkonflikte zwischen Projekten mit harten Deadlines"
|
||||
- "Governance-Lücken, die nicht binnen 4 Wochen gelöst werden können"
|
||||
- "Verweigerung der Zusammenarbeit durch Abteilungen"
|
||||
- "Grundsätzliche Framework-Widerstände aus mehreren Bereichen"
|
||||
|
||||
stufe_3:
|
||||
name: "Strategische Eskalation (Vision Board)"
|
||||
trigger:
|
||||
- "Grundsätzliche Framework-Konflikte"
|
||||
- "Strategische PM-Richtungsfragen"
|
||||
- "Organisationsweite PM-Krisen"
|
||||
eskalationsweg: "Mission Board → Vision Board oder direkt durch Leiter*in PM bei Krisensituationen"
|
||||
zeitrahmen: "2-4 Wochen für strategische Entscheidung"
|
||||
outcomes:
|
||||
- "Strategische Neuausrichtung"
|
||||
- "Framework-Grundsatzentscheidungen"
|
||||
- "Organisationsänderungen"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 5.3 Governance-Lücken-Management
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
governance_luecken_management:
|
||||
beschreibung: "Wenn die PLK eine Governance-Lücke im DIGIT/DIGITOM identifiziert:"
|
||||
|
||||
kurzfristig_loesbar:
|
||||
- "PLK informiert Prozessberater*in"
|
||||
- "Prozessberater*in spricht mit verantwortlicher Person im Fachbereich"
|
||||
- "Bei erfolgreicher Lösung: Dokumentation durch PLK, Monitoring der Umsetzung"
|
||||
|
||||
langfristig_strukturell:
|
||||
- "PLK dokumentiert die Governance-Lücke"
|
||||
- "Strukturierte Eskalation über LPM ans Mission Board"
|
||||
- "Mission Board priorisiert und entscheidet über Maßnahmen"
|
||||
- "PLK verfolgt initiierte Maßnahmen bis zur Schließung der Lücke nach"
|
||||
|
||||
keine_kooperation:
|
||||
- "Direkte Eskalation ans Mission Board mit Hinweis auf Verweigerung"
|
||||
- "Mission Board entscheidet über verbindliche Maßnahmen"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 5.4 Konfliktlösungs-Mechanismen
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
konfliktloesung:
|
||||
|
||||
framework_widerstand:
|
||||
- stufe: 1
|
||||
aktion: "Prozess-Berater*in führt Stakeholder-Dialog zur Bedarfsklärung"
|
||||
- stufe: 2
|
||||
aktion: "Prozesslandschafts-Koordinator*in moderiert Interessenausgleich"
|
||||
- stufe: 3
|
||||
aktion: "Leiter*in PM eskaliert an zuständiges Gremium für autoritative Entscheidung"
|
||||
|
||||
ressourcen_konkurrenz:
|
||||
- "Dokumentation aller konkurrierenden Anfragen mit Business Case und Dringlichkeit"
|
||||
- "Stakeholder-Konsultation zur Interessenabwägung"
|
||||
- "Entscheidung durch Leiter*in PM nach definierten Prioritätskriterien"
|
||||
- "Transparente Kommunikation der Entscheidung und alternative Lösungsoptionen"
|
||||
|
||||
compliance_konflikte:
|
||||
- "Sofortige Einbindung relevanter Compliance-Funktionen (ISB, Datenschutz, QM)"
|
||||
- "Gemeinsame Lösungsentwicklung zwischen PM und Compliance-Bereichen"
|
||||
- "Eskalation an Mission Board bei unauflösbaren Zielkonflikten"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 6. JAHRESPLANUNG UND STRATEGISCHE LEISTUNGS-GOVERNANCE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
jahresplanung:
|
||||
|
||||
planungsprozess:
|
||||
- zeitpunkt: "Q4 des Vorjahres"
|
||||
aktivitaet: "Bedarfserhebung bei allen Stakeholdern und strategische Priorisierung"
|
||||
- zeitpunkt: "Dezember"
|
||||
aktivitaet: "Entwurf des PM-Leistungsplans mit Ressourcenallokation und Zeitplanung"
|
||||
- zeitpunkt: "Januar"
|
||||
aktivitaet: "Mission Board-Freigabe des Plans nach eventuellen Anpassungen"
|
||||
- zeitpunkt: "Februar"
|
||||
aktivitaet: "Kommunikation und Abstimmung der geplanten Leistungen mit Stakeholdern"
|
||||
|
||||
leistungs_portfolio_struktur:
|
||||
hinweis: "Beispielhafte Verteilung"
|
||||
verteilung:
|
||||
- kategorie: "Strategische Leistungen"
|
||||
anteil: "40%"
|
||||
beschreibung: "Vom Vision Board beauftragte strategische Initiativen"
|
||||
- kategorie: "Projekt Leistungen"
|
||||
anteil: "30%"
|
||||
beschreibung: "Geplante projektbezogene PM-Unterstützung nach Mission Board-Priorisierung"
|
||||
- kategorie: "Geplante Standard-Leistungen"
|
||||
anteil: "20%"
|
||||
beschreibung: "Regelmäßige Leistungen wie Schulungen, Community-Events, Framework-Updates"
|
||||
- kategorie: "Krisen-Reserve"
|
||||
anteil: "10%"
|
||||
beschreibung: "Reserve für ungeplante Krisen-Leistungen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ÄNDERUNGSHISTORIE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
aenderungshistorie:
|
||||
- version: "1.0"
|
||||
datum: "2026-02-05"
|
||||
aenderung: |
|
||||
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
|
||||
Quelle: #05 - Prozess-Management: Governance-Modell.docx
|
||||
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||||
Inhalte:
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||||
- Governance-Philosophie und Leitprinzipien
|
||||
- Interne PM-Governance (Framework-Änderungen Kat. A/B/C)
|
||||
- Leistungs-Governance (4 Leistungskategorien)
|
||||
- Projektzentrierte Prozessgestaltung (Quality Gates)
|
||||
- Externe Governance-Integration (VB, MB)
|
||||
- Eskalationsarchitektur (3 Stufen)
|
||||
- Konfliktlösungs-Mechanismen
|
||||
- Jahresplanung
|
||||
autor: "DIGITOM-Projekt"
|
||||
721
#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml
Normal file
721
#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,721 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# RACI-MATRIX: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# Version: 1.0
|
||||
# Datum: 2026-02-05
|
||||
# Status: Draft - Konvertiert aus Excel-Dokumentation
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
meta:
|
||||
typ: "raci-matrix"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
funktion_name: "Prozess-Management"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- "#06 - Prozess-Management: RACI Matrix.xlsx"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# RACI-LEGENDE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
legende:
|
||||
R:
|
||||
name: "Responsible"
|
||||
beschreibung: "Führt die Aktivität aus, ist operativ verantwortlich"
|
||||
A:
|
||||
name: "Accountable"
|
||||
beschreibung: "Hat die finale Verantwortung und Entscheidungsbefugnis"
|
||||
C:
|
||||
name: "Consulted"
|
||||
beschreibung: "Wird vor der Entscheidung konsultiert, gibt fachlichen Input"
|
||||
I:
|
||||
name: "Informed"
|
||||
beschreibung: "Wird über das Ergebnis informiert"
|
||||
|
||||
kombinationen:
|
||||
"A/R": "Accountable und Responsible in einer Rolle"
|
||||
"R (lokal)": "Responsible auf lokaler Ebene (Key-User-Netzwerk/Bereich)"
|
||||
"C (fachlich)": "Consulted für Fachprozesse"
|
||||
|
||||
hinweis_entscheidung: "Bei Unentschieden im PM-Team hat LPM Entscheidungshoheit"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLEN-ÜBERSICHT
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
rollen:
|
||||
# Interne PM-Rollen
|
||||
LPM:
|
||||
name: "Leitung Prozess-Management"
|
||||
fokus: "Strategische Führung, Ressourcenverantwortung"
|
||||
kategorie: "intern"
|
||||
|
||||
PFM:
|
||||
name: "Prozess-Framework-Manager:in"
|
||||
fokus: "Methodische Standards, Framework-Entwicklung"
|
||||
kategorie: "intern"
|
||||
|
||||
PLK:
|
||||
name: "Prozesslandschafts-Koordinator:in"
|
||||
fokus: "Übergreifende Prozessharmonisierung"
|
||||
kategorie: "intern"
|
||||
|
||||
PB:
|
||||
name: "Prozess-Berater:in-Team"
|
||||
fokus: "Operative Beratung und Durchführung"
|
||||
kategorie: "intern"
|
||||
|
||||
KNM:
|
||||
name: "Key-User-Netzwerk-Manager:in"
|
||||
fokus: "Dezentrale PM-Befähigung, Community-Management"
|
||||
kategorie: "intern"
|
||||
|
||||
# Schnittstellenrollen
|
||||
PO:
|
||||
name: "Process Owner"
|
||||
fokus: "Fachliche Prozessverantwortung"
|
||||
kategorie: "schnittstelle"
|
||||
|
||||
KU:
|
||||
name: "Key User"
|
||||
fokus: "Lokale Prozessexpertise, erste Anlaufstelle"
|
||||
kategorie: "schnittstelle"
|
||||
|
||||
# Governance-Rollen
|
||||
GL:
|
||||
name: "Geschäftsleitung (VB/MB/AL konsolidiert)"
|
||||
fokus: "Strategische Entscheidungen"
|
||||
kategorie: "governance"
|
||||
hinweis: "VB = Vision Board, MB = Mission Board, AL = Amtsleitung"
|
||||
|
||||
# Externe Rollen
|
||||
PL:
|
||||
name: "Projektleitung"
|
||||
fokus: "Projektspezifische Umsetzung"
|
||||
kategorie: "extern"
|
||||
|
||||
QS:
|
||||
name: "Qualitätssicherung (ISB/DSB/ITA konsolidiert)"
|
||||
fokus: "Compliance und technische Standards"
|
||||
kategorie: "extern"
|
||||
hinweis: "ISB = Informationssicherheitsbeauftragter, DSB = Datenschutzbeauftragter, ITA = IT-Architektur"
|
||||
|
||||
FBL:
|
||||
name: "Fachbereichsleitung"
|
||||
fokus: "Fachliche Auftraggeber"
|
||||
kategorie: "extern"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 1. FRAMEWORK-GOVERNANCE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
bereich_1_framework_governance:
|
||||
name: "Framework-Governance"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 1.1 Framework-Entwicklung
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
framework_entwicklung:
|
||||
name: "Framework-Entwicklung"
|
||||
|
||||
kategorie_a_operative_anpassungen:
|
||||
name: "Kategorie A: Operative Anpassungen"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Methoden-Feintuning"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "I"
|
||||
GL: "-"
|
||||
KNM: "I"
|
||||
KU: "I"
|
||||
PM_Team: "A/R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Template-Updates"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "I"
|
||||
GL: "-"
|
||||
KNM: "I"
|
||||
KU: "I"
|
||||
PM_Team: "A/R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Dokumentation aktualisieren"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "I"
|
||||
GL: "-"
|
||||
KNM: "I"
|
||||
KU: "I"
|
||||
PM_Team: "A/R"
|
||||
|
||||
kategorie_b_taktische_erweiterungen:
|
||||
name: "Kategorie B: Taktische Erweiterungen"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Neue Methoden entwickeln"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
GL: "I"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
KU: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Standards erweitern"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
GL: "I"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
KU: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Tool-Integration"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "I"
|
||||
GL: "I"
|
||||
QS: "C"
|
||||
|
||||
kategorie_c_strategische_transformationen:
|
||||
name: "Kategorie C: Strategische Transformationen"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Framework-Neuausrichtung"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
GL: "A"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
KU: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Paradigmenwechsel"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
GL: "A"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
KU: "I"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 1.2 Framework-Kommunikation
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
framework_kommunikation:
|
||||
name: "Framework-Kommunikation"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Schulungskonzepte"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
KNM: "R"
|
||||
KU: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Updates kommunizieren"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
KNM: "R"
|
||||
KU: "R (lokal)"
|
||||
hinweis: "R (lokal) = für KU-Netzwerk/Bereich"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Framework-Portal pflegen"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 2. LEISTUNGSERBRINGUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
bereich_2_leistungserbringung:
|
||||
name: "Leistungserbringung"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 2.1 Standard Leistungen
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
standard_leistungen:
|
||||
name: "Standard Leistungen (Regelgeschäft)"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Leistungsanfrage annehmen"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "I"
|
||||
PLK: "I"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
FBL: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Aufwand schätzen"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Leistung durchführen"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
KU: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Qualität sicherstellen"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 2.2 Projekt Leistungen
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
projekt_leistungen:
|
||||
name: "Projekt Leistungen (Geplante Projekte)"
|
||||
hinweis: "Bei kritischen Konflikten: Empfehlung an MB, finale Entscheidung durch MB"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Projektantrag bewerten"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
GL: "A"
|
||||
PL: "R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Ressourcen zuweisen"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "I"
|
||||
GL: "I"
|
||||
PL: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "PM-Integration planen"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
PL: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Projekt begleiten"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
PL: "A"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 2.3 Strategische Leistungen
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
strategische_leistungen:
|
||||
name: "Strategische Leistungen (Transformationsinitiativen)"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Initiative konzipieren"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
GL: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Business Case erstellen"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
GL: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Board-Freigabe einholen"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
GL: "A"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Umsetzung steuern"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
GL: "I"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 2.4 Krisen-Leistungen
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
krisen_leistungen:
|
||||
name: "Krisen-Leistungen (Krisensituationen)"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Notfall klassifizieren"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
GL: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Ressourcen mobilisieren"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
GL: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Krisenunterstützung"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
FBL: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Lessons Learned"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
GL: "I"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 2.5 Key-User-Management
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
key_user_management:
|
||||
name: "Key-User-Management"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "KU identifizieren"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
KNM: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
FBL: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "KU qualifizieren"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
KNM: "R"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "KU-Netzwerk betreuen"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
KNM: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
KU: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Best Practices teilen"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
KNM: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
KU: "R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Lokale PM-Unterstützung"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
KU: "R"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 3. QUALITÄTSSICHERUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
bereich_3_qualitaetssicherung:
|
||||
name: "Qualitätssicherung"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.1 Process Owner Quality Gate
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
process_owner_quality_gate:
|
||||
name: "Process Owner Quality Gate"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Fachliche Konsistenz prüfen"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "R"
|
||||
PL: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Schnittstellen validieren"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "A"
|
||||
PL: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Implementierbarkeit bewerten"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "R"
|
||||
PL: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Gate-Entscheidung"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PO: "A"
|
||||
PL: "I"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.2 PM Quality Gate
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
pm_quality_gate:
|
||||
name: "PM Quality Gate"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Methodische Konformität"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "I"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Prozesslandschafts-Fit"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Dokumentationsqualität"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C (fachlich)"
|
||||
KU: "C (fachlich)"
|
||||
hinweis: "C (fachlich) = für Fachprozesse"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 4. GOVERNANCE-INTEGRATION
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
bereich_4_governance_integration:
|
||||
name: "Governance-Integration"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.1 Strategische Ausrichtung
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
strategische_ausrichtung:
|
||||
name: "Strategische Ausrichtung"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Jahresplanung PM"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
GL: "A"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Strategische Reviews"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
GL: "A"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Ressourcenrahmen"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
GL: "A"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.2 Operative Koordination
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
operative_koordination:
|
||||
name: "Operative Koordination"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Wöchentliche Teamrunde"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
PB: "R"
|
||||
KNM: "R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Monatliche Stakeholder"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Quartals-Review"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PFM: "R"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
GL: "I"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.3 Governance-Lücken-Management
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
governance_luecken_management:
|
||||
name: "Governance-Lücken-Management"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Lücke identifizieren"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "C"
|
||||
KU: "R (lokal)"
|
||||
hinweis: "R (lokal) = auf lokaler Ebene"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Kurzfristige Lösung initiieren"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "A"
|
||||
PB: "R"
|
||||
PO: "C"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Strukturierte Eskalation"
|
||||
LPM: "R"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
GL: "A"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Maßnahmen-Nachverfolgung"
|
||||
LPM: "A"
|
||||
PLK: "R"
|
||||
PB: "C"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.4 Management von End-to-End-Geschäftsprozessen
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
e2e_prozess_management:
|
||||
name: "Management von End-to-End-Geschäftsprozessen"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Prozess-Performance messen & berichten"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "A"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Prozess-Schwachstellen analysieren"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Prozess-Änderungsbedarf definieren & priorisieren"
|
||||
LPM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "A"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Prozess-Änderungsprojekt beauftragen"
|
||||
LPM: "C"
|
||||
PO: "R"
|
||||
GL: "A"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Prozess-Dokumentation aktuell halten"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
PO: "A"
|
||||
KU: "R"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 4.5 Dezentrale Prozessarbeit
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
dezentrale_prozessarbeit:
|
||||
name: "Dezentrale Prozessarbeit"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Fachprozesse modellieren"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
PLK: "C"
|
||||
PB: "C"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
KU: "R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "PM-Framework lokal umsetzen"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PFM: "C"
|
||||
KNM: "C"
|
||||
KU: "R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Lokale Optimierung initiieren"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PLK: "I"
|
||||
PB: "C"
|
||||
KU: "R"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "PM-Bedarfe identifizieren"
|
||||
LPM: "I"
|
||||
PB: "I"
|
||||
KNM: "I"
|
||||
KU: "R"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 5. KONFLIKTMANAGEMENT
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
bereich_5_konfliktmanagement:
|
||||
name: "Konfliktmanagement (Explizite Eskalationspfade)"
|
||||
|
||||
eskalationsstufen:
|
||||
- stufe: 1
|
||||
name: "Stufe 1"
|
||||
konflikttyp: "Methodische Differenzen"
|
||||
primaer_entscheider: "LPM"
|
||||
zeitrahmen: "48h"
|
||||
|
||||
- stufe: 2
|
||||
name: "Stufe 2"
|
||||
konflikttyp: "Ressourcenkonflikte"
|
||||
primaer_entscheider: "GL (MB)"
|
||||
zeitrahmen: "1 Woche"
|
||||
|
||||
- stufe: 3
|
||||
name: "Stufe 3"
|
||||
konflikttyp: "Strategische Divergenzen"
|
||||
primaer_entscheider: "GL (VB)"
|
||||
zeitrahmen: "2-4 Wochen"
|
||||
|
||||
sonderfaelle:
|
||||
- typ: "Fachkonflikt"
|
||||
thema: "Prozess-Inhalt"
|
||||
primaer_entscheider: "PO"
|
||||
zeitrahmen: "72h"
|
||||
|
||||
- typ: "Governance-Lücke"
|
||||
thema: "Nicht lösbar binnen 4 Wochen"
|
||||
primaer_entscheider: "GL (MB)"
|
||||
zeitrahmen: "nach Eskalation"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ÄNDERUNGSHISTORIE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
aenderungshistorie:
|
||||
- version: "1.0"
|
||||
datum: "2026-02-05"
|
||||
aenderung: |
|
||||
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Excel-Dokument.
|
||||
Quelle: #06 - Prozess-Management: RACI Matrix.xlsx
|
||||
|
||||
Inhalte:
|
||||
- 11 Rollen definiert (LPM, PFM, PLK, PB, KNM, PO, KU, GL, PL, QS, FBL)
|
||||
- 5 Hauptbereiche mit RACI-Zuordnungen
|
||||
- Eskalationsstufen und Sonderfälle
|
||||
autor: "DIGITOM-Projekt"
|
||||
263
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_konzeptrahmen.yaml
Normal file
263
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_konzeptrahmen.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,263 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# KONZEPTRAHMEN: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# Version: 1.0
|
||||
# Datum: 2026-02-05
|
||||
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
meta:
|
||||
typ: "konzeptrahmen"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
funktion_name: "Prozess-Management"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- "#01 - Prozess-Management: Konzeptrahmen und Dokumentationsarchitektur.docx"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 1. DIE HERAUSFORDERUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
herausforderung:
|
||||
titel: "Zwischen Standardisierung und Befähigung"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Moderne Verwaltungsorganisationen stehen vor einem fundamentalen Dilemma:
|
||||
Sie müssen gleichzeitig Stabilität gewährleisten und Agilität ermöglichen.
|
||||
Im Kontext des DIGITOM manifestiert sich diese Spannung besonders deutlich
|
||||
in der Frage, wie Prozesse gestaltet und gesteuert werden sollen.
|
||||
|
||||
problemstellung: |
|
||||
Die traditionelle Antwort - zentrale Vorgaben und strikte Kontrolle -
|
||||
greift in einer komplexen, vernetzten Organisation zu kurz. Gleichzeitig
|
||||
führt völlige Dezentralisierung zu Wildwuchs und Ineffizienz.
|
||||
|
||||
ansatz: |
|
||||
Die Prozess-Management-Funktion des DIGITOM navigiert bewusst in diesem
|
||||
Spannungsfeld.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 2. DIE LÖSUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
loesung:
|
||||
titel: "Eine mehrdimensionale Organisationsarchitektur"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Statt einer monolithischen Struktur wurde für das Prozess-Management
|
||||
eine vielschichtige Architektur entwickelt. Diese erlaubt es, verschiedene
|
||||
organisationale Bedürfnisse gleichzeitig zu adressieren.
|
||||
|
||||
spannungsfelder:
|
||||
- dimension_1: "Strategische Steuerung"
|
||||
dimension_2: "Operative Flexibilität"
|
||||
|
||||
- dimension_1: "Methodische Standards"
|
||||
dimension_2: "Fachliche Autonomie"
|
||||
|
||||
- dimension_1: "Zentrale Kompetenz"
|
||||
dimension_2: "Dezentrale Befähigung"
|
||||
|
||||
prinzip: |
|
||||
Diese scheinbaren Widersprüche werden nicht aufgelöst, sondern produktiv
|
||||
genutzt. Aus diesem Spannungsfeld entsteht Antrieb für eine ständige
|
||||
Verbesserung.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 3. DOKUMENTATIONSARCHITEKTUR
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
dokumentationsarchitektur:
|
||||
titel: "Fünf Perspektiven, ein System"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Komplexität dieser Organisationsform spiegelt sich in der bewusst
|
||||
gewählten Dokumentationsstruktur wider. Jedes Dokument beleuchtet das
|
||||
Gesamtsystem aus einer spezifischen Perspektive und erfüllt einen eigenen Zweck.
|
||||
|
||||
dokumente:
|
||||
- id: "DOK-1"
|
||||
name: "Funktionsbeschreibung"
|
||||
untertitel: "Legitimation und Mandat"
|
||||
kernfrage: "Was darf und soll die PM-Funktion?"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Schafft die formale Grundlage. Definiert den Verantwortungsbereich,
|
||||
grenzt Zuständigkeiten ab und legitimiert das Handeln der PM-Funktion
|
||||
innerhalb der Gesamtorganisation.
|
||||
metapher: "Die 'Verfassung' der Funktion - ihre grundlegenden Rechte und Pflichten"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.1_funktion/pm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "DOK-2"
|
||||
name: "Leistungs-Canvas"
|
||||
untertitel: "Der Nutzennachweis"
|
||||
kernfrage: "Welchen konkreten Mehrwert schafft die PM-Funktion?"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Zeigt, was tatsächlich geleistet wird. Nimmt konsequent die Perspektive
|
||||
der Nutzer:innen ein und macht sichtbar, wie aus Aktivitäten konkreter
|
||||
Nutzen entsteht.
|
||||
format: "Canvas-Format ermöglicht ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Elemente"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "DOK-3"
|
||||
name: "Rollenmodell"
|
||||
untertitel: "Die Arbeitsorganisation"
|
||||
kernfrage: "Wer trägt welche Verantwortung?"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Elf differenzierte Rollen ermöglichen es, verschiedene Aspekte der
|
||||
PM-Arbeit klar zu verteilen. Von der strategischen Führung über
|
||||
methodische Expertise bis zur operativen Beratung.
|
||||
mehrwert: "Verhindert Interessenskonflikte und schafft Klarheit in der Zusammenarbeit"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "DOK-4"
|
||||
name: "Governance-Modell"
|
||||
untertitel: "Die Spielregeln"
|
||||
kernfrage: "Wie werden Entscheidungen getroffen?"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Governance bedeutet hier nicht Kontrolle, sondern Befähigung. Definiert
|
||||
differenzierte Entscheidungswege für verschiedene Leistungstypen.
|
||||
design: "Eskalationspfade sind klar definiert, aber so gestaltet, dass sie nur bei echtem Bedarf genutzt werden"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "DOK-5"
|
||||
name: "RACI-Matrix"
|
||||
untertitel: "Das Navigationsinstrument"
|
||||
kernfrage: "Wer ist wofür konkret zuständig?"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Als verdichtete Übersicht macht die Matrix Verantwortlichkeiten auf
|
||||
einen Blick sichtbar. Dient als praktisches Nachschlagewerk im
|
||||
Arbeitsalltag.
|
||||
mehrwert: "Verhindert Zuständigkeitskonflikte durch klare Rollenzuweisungen"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 4. SYSTEMISCHE ZUSAMMENHÄNGE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
systemische_zusammenhaenge:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die fünf Dokumente stehen nicht isoliert nebeneinander, sondern bilden
|
||||
ein integriertes System. Jedes Element verstärkt und ergänzt die anderen.
|
||||
Gemeinsam schaffen sie ein robustes, aber flexibles Organisationsdesign.
|
||||
|
||||
verknuepfungen:
|
||||
- von: "Funktionsbeschreibung"
|
||||
zu: "Leistungs-Canvas"
|
||||
beziehung: "legitimiert die beschriebenen Leistungen"
|
||||
|
||||
- von: "Rollenmodell"
|
||||
zu: "Leistungserbringung"
|
||||
beziehung: "operationalisiert durch klare Verantwortlichkeiten"
|
||||
|
||||
- von: "Governance-Modell"
|
||||
zu: "Rollen"
|
||||
beziehung: "regelt, wie diese zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen"
|
||||
|
||||
- von: "RACI-Matrix"
|
||||
zu: "Zusammenarbeit"
|
||||
beziehung: "macht transparent und nachvollziehbar"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 5. NAVIGATIONSHINWEISE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
navigationshinweise:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Je nach Rolle und Erkenntnisinteresse bieten sich unterschiedliche
|
||||
Einstiegspunkte in die Dokumentation.
|
||||
|
||||
zielgruppen:
|
||||
- zielgruppe: "Führungskräfte und Entscheidungsträger:innen"
|
||||
einstieg: "Governance-Modell"
|
||||
zweck: "Entscheidungswege und Steuerungsmechanismen verstehen"
|
||||
dann: "Leistungs-Canvas für den strategischen Nutzen"
|
||||
|
||||
- zielgruppe: "Operative Teams und Fachbereiche"
|
||||
einstieg: "Leistungs-Canvas"
|
||||
zweck: "Verfügbare Services und Zugangswege erkunden"
|
||||
dann: "RACI-Matrix zeigt konkrete Ansprechpersonen"
|
||||
|
||||
- zielgruppe: "Neue Mitarbeitende der PM-Funktion"
|
||||
einstieg: "Funktionsbeschreibung"
|
||||
zweck: "Grundlegendes Verständnis aufbauen"
|
||||
dann: "Rollenmodell für die eigene Verortung im Team"
|
||||
|
||||
- zielgruppe: "Projektleitungen"
|
||||
einstieg: "Governance-Modell (Abschnitt projektzentrierte Prozessgestaltung)"
|
||||
zweck: "PM-Integration in Projekten verstehen"
|
||||
dann: "RACI-Matrix für konkrete Abstimmungswege"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 6. DIE ZENTRALE BALANCE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
zentrale_balance:
|
||||
titel: "Standardisierung ermöglichen, Autonomie bewahren"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Das Prozess-Management im DIGITOM verfolgt keine totale Harmonisierung.
|
||||
Stattdessen schafft es einen verbindlichen Rahmen, innerhalb dessen
|
||||
fachliche Vielfalt möglich bleibt.
|
||||
|
||||
dimensionen:
|
||||
- dimension_1: "Methodische Standards"
|
||||
dimension_2: "Fachliche Freiheit"
|
||||
|
||||
- dimension_1: "Zentrale Governance"
|
||||
dimension_2: "Dezentrale Ausführung"
|
||||
|
||||
- dimension_1: "Verbindliche Frameworks"
|
||||
dimension_2: "Situative Anpassung"
|
||||
|
||||
leitsatz: |
|
||||
Die Kunst liegt darin, genug Struktur für Effizienz zu schaffen,
|
||||
ohne die notwendige Flexibilität zu ersticken.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 7. AUSBLICK
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
ausblick:
|
||||
titel: "Ein lernendes System"
|
||||
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die hier dokumentierte Organisationsform ist kein statisches Konstrukt.
|
||||
Sie ist darauf angelegt, sich weiterzuentwickeln - durch Feedback aus
|
||||
der Praxis, veränderte Rahmenbedingungen und neue Erkenntnisse.
|
||||
|
||||
anpassungsfaehigkeit: |
|
||||
Die mehrdimensionale Dokumentation ermöglicht gezielte Anpassungen:
|
||||
Einzelne Elemente können weiterentwickelt werden, ohne das Gesamtsystem
|
||||
zu destabilisieren.
|
||||
|
||||
vision: |
|
||||
So entsteht eine Organisation, die gleichzeitig stabil und adaptiv ist -
|
||||
genau das, was moderne Verwaltung braucht.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ÄNDERUNGSHISTORIE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
aenderungshistorie:
|
||||
- version: "1.0"
|
||||
datum: "2026-02-05"
|
||||
aenderung: |
|
||||
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
|
||||
Quelle: #01 - Prozess-Management: Konzeptrahmen und Dokumentationsarchitektur.docx
|
||||
|
||||
Inhalte:
|
||||
- Herausforderung: Standardisierung vs. Befähigung
|
||||
- Lösung: Mehrdimensionale Organisationsarchitektur
|
||||
- Dokumentationsarchitektur (5 Dokumente)
|
||||
- Systemische Zusammenhänge
|
||||
- Navigationshinweise nach Zielgruppen
|
||||
- Zentrale Balance
|
||||
- Ausblick: Lernendes System
|
||||
autor: "DIGITOM-Projekt"
|
||||
481
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml
Normal file
481
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,481 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# LEISTUNGS-CANVAS: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# Version: 1.0
|
||||
# Datum: 2026-02-05
|
||||
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
meta:
|
||||
typ: "leistungs-canvas"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
funktion_name: "Prozess-Management"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- "#03.1 - Prozess-Management: Leistungs-Canvas.docx"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 1. EINFÜHRUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
einfuehrung:
|
||||
warum_ein_leistungs_canvas: |
|
||||
Das Leistungs-Canvas betrachtet die Prozess-Management-Funktion konsequent
|
||||
aus der Perspektive ihrer Nutzer:innen. Diese Perspektivverschiebung macht
|
||||
sichtbar, was in traditionellen Funktionsbeschreibungen oft untergeht:
|
||||
Wie entsteht konkret Nutzen? Welche Beziehungen ermöglichen wirksame
|
||||
Zusammenarbeit? Über welche Wege werden Leistungen tatsächlich zugänglich?
|
||||
|
||||
leitfragen:
|
||||
- "Was erwarten die verschiedenen Nutzergruppen von einer PM-Funktion?"
|
||||
- "Wie kann die Funktion diese Erwartungen bestmöglich erfüllen?"
|
||||
- "Welche Voraussetzungen müssen dafür geschaffen werden?"
|
||||
|
||||
funktionen_des_canvas:
|
||||
- "Schafft Klarheit über das Leistungsportfolio"
|
||||
- "Macht Zusammenhänge zwischen verschiedenen Elementen sichtbar"
|
||||
- "Dient als Kommunikationsinstrument zwischen PM-Funktion und Nutzer:innen"
|
||||
- "Steuerungsinstrument für Ressourcen-Investitionen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 2. CANVAS-LOGIK
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# =============================================================================
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canvas_logik:
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beschreibung: |
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||||
Das Leistungs-Canvas strukturiert die PM-Funktion in sieben miteinander
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verbundene Bausteine. Die rechte Seite fokussiert auf die Außenperspektive,
|
||||
die linke Seite richtet den Blick nach innen. Im Zentrum steht das
|
||||
Wertversprechen als verbindendes Element.
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||||
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||||
bausteine:
|
||||
rechte_seite_aussen:
|
||||
- "Nutzendensegmente"
|
||||
- "Nutzendenbeziehung"
|
||||
- "Kanäle"
|
||||
zentrum:
|
||||
- "Wertversprechen"
|
||||
linke_seite_innen:
|
||||
- "Schlüsselaktivitäten"
|
||||
- "Schlüsselressourcen"
|
||||
- "Schlüsselpartner"
|
||||
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||||
# =============================================================================
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||||
# 3. CLUSTER A: FÜR WEN DIE PM-FUNKTION DA IST
|
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# =============================================================================
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cluster_a_fuer_wen:
|
||||
name: "Für wen die PM-Funktion da ist"
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# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.1 Nutzendensegmente
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
nutzendensegmente:
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beschreibung: |
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||||
Die verschiedenen internen Zielgruppen, für die die PM-Funktion Leistungen
|
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erbringt. Jedes Segment hat spezifische Bedarfe, Erwartungen und Arbeitsweisen.
|
||||
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||||
segmente:
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||||
- segment: "Management-Gremien"
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beispiele: "Vision Board, Mission Board"
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bedarfe:
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||||
- "Transparenz über die Prozesslandschaft"
|
||||
- "Governance-Berichte"
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||||
- "Einheitliche Standards zur besseren Steuerung"
|
||||
- "Strategische Ausrichtung der Organisation"
|
||||
|
||||
- segment: "Abteilungsleitungen"
|
||||
bedarfe:
|
||||
- "Prozessperspektive für bessere Ressourcenplanung"
|
||||
- "Steuerung ihrer Bereiche"
|
||||
- "Fundierte Entscheidungen bei bereichsübergreifenden Themen"
|
||||
|
||||
- segment: "Process Owner der Teilprozesse"
|
||||
beispiele: "SHM, DPM, PPM, SPM"
|
||||
bedarfe:
|
||||
- "End-to-End-Verantwortung für ihre jeweiligen Teilprozesse"
|
||||
- "Methodische Unterstützung zur Prozessoptimierung"
|
||||
- "Unterstützung bei Prozesssteuerung"
|
||||
|
||||
- segment: "Fachbereiche und Teams mit Key-Usern"
|
||||
bedarfe:
|
||||
- "Methodische Unterstützung"
|
||||
- "Befähigung und Standards"
|
||||
- "Eigenständige Dokumentation und Verbesserung fachspezifischer Prozesse"
|
||||
|
||||
- segment: "Projekt- und Programmorganisationen"
|
||||
bedarfe:
|
||||
- "Einheitliche Prozessvorgaben"
|
||||
- "Methodische Beratung"
|
||||
- "Sicherstellung der Framework-Compliance in Projekten"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.2 Nutzendenbeziehung
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
nutzendenbeziehung:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Art und Qualität der Zusammenarbeit zwischen PM-Funktion und ihren
|
||||
Nutzer:innen. Sie definiert das "Wie" der Interaktion.
|
||||
|
||||
beziehungstypen:
|
||||
- typ: "Partnerschaftliche Zusammenarbeit & Co-Kreation"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Aufbau von Vertrauen und kollaborative Zusammenarbeit mit Fachbereichen.
|
||||
Key-User als zentrale Partner:innen eng in Entwicklung und Umsetzung
|
||||
von Prozesslösungen eingebunden.
|
||||
|
||||
- typ: "Persönliche Beratung & Dedizierte Unterstützung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Direkte Beratung und Coaching, insbesondere bei komplexen
|
||||
Prozessherausforderungen oder strategischen Initiativen.
|
||||
Besonderer Fokus auf Befähigung der Key-User als Multiplikator:innen.
|
||||
|
||||
- typ: "Befähigungsorientierte Begleitung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Konsequente Fokussierung auf Befähigung statt Ausführung.
|
||||
Ermächtigung der Nutzenden, ihre Prozesse eigenständig zu managen.
|
||||
Key-User als erste Ansprechpartner:innen in ihren Bereichen.
|
||||
|
||||
- typ: "Community Building & Facilitation"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Aktive Förderung und Pflege des Key-User-Netzwerks als zentrales
|
||||
Element für gemeinsames Lernen, Erfahrungsaustausch und kontinuierliche
|
||||
Verbesserung über Abteilungsgrenzen hinweg.
|
||||
|
||||
- typ: "Proaktive Impulsgebung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Agieren als Impulsgeber durch Vorstellung neuer Methoden, Best Practices
|
||||
und Anregung des Prozessdenkens. Key-User als Multiplikator:innen
|
||||
tragen diese Impulse in ihre Fachbereiche.
|
||||
|
||||
- typ: "Governance-basierte Interaktion"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Formelles Reporting, strategische Abstimmung und Eskalationsmanagement
|
||||
mit Vision/Mission Boards. Regelmäßige Berichte über Entwicklung der
|
||||
dezentralen Prozesskompetenzen.
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 3.3 Kanäle
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
kanaele:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Wege und Formate, über die PM-Leistungen zugänglich werden.
|
||||
Die Vielfalt der Kanäle sichert niedrigschwelligen Zugang und ermöglicht
|
||||
situationsgerechte Unterstützung.
|
||||
|
||||
kategorien:
|
||||
direkte_interaktion:
|
||||
name: "Direkte Interaktions- & Befähigungskanäle"
|
||||
kanaele:
|
||||
- name: "Workshops und Schulungen"
|
||||
beschreibung: "Vermittlung von Wissen, Methoden und Werkzeugkompetenzen"
|
||||
- name: "Beratungsgespräche und Coaching"
|
||||
beschreibung: "Maßgeschneiderte Unterstützung (individuell oder Team)"
|
||||
- name: "Moderation von Prozess-Workshops"
|
||||
beschreibung: "Kollaborative Prozessarbeit bei komplexen/bereichsübergreifenden Prozessen"
|
||||
- name: "Ticketsystem"
|
||||
beschreibung: "Formaler Kanal für Anfragen mit automatischem Routing ans PM-Team"
|
||||
|
||||
self_service:
|
||||
name: "Self-Service & digitale Lernkanäle"
|
||||
kanaele:
|
||||
- name: "Zentrale Wissensplattform (Confluence)"
|
||||
beschreibung: "PM-Framework, Methodenhandbuch, Templates, Prozessregister, FAQs"
|
||||
- name: "KI-gestützter PM-Assistent"
|
||||
beschreibung: "Interaktiver Dialog für Prozessfragen und kontextspezifische Antworten"
|
||||
- name: "Prozessvisualisierungs-Tool (Picture Prozess Plattform)"
|
||||
beschreibung: "Eigenständige Arbeit mit der Prozesslandschaft"
|
||||
- name: "E-Learning-Module"
|
||||
beschreibung: "Strukturierte Lernpfade für selbstgesteuertes Lernen"
|
||||
|
||||
community:
|
||||
name: "Community- & Kommunikationskanäle"
|
||||
kanaele:
|
||||
- name: "Key-User-Netzwerktreffen und Communities of Practice"
|
||||
beschreibung: "Regelmäßiger Erfahrungsaustausch und kollektives Lernen"
|
||||
- name: "Informationsveranstaltungen und Newsletter"
|
||||
beschreibung: "Framework-Updates und relevante PM-Informationen"
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||||
- name: "DigiLog Podcast-Format"
|
||||
beschreibung: "Einsichten und Erfolgsgeschichten zur Förderung des Prozessdenkens"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 4. CLUSTER B: WAS DIE PM-FUNKTION BIETET
|
||||
# =============================================================================
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||||
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||||
cluster_b_was:
|
||||
name: "Was die PM-Funktion bietet"
|
||||
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||||
wertversprechen:
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||||
beschreibung: |
|
||||
Der konkrete Nutzen, den die PM-Funktion für ihre verschiedenen
|
||||
Zielgruppen schafft. Es ist das zentrale Element, das alle anderen
|
||||
Bausteine ausrichtet.
|
||||
|
||||
fuer_strategische_gremien:
|
||||
- nutzen: "Strategische Prozess-Governance und Transparenz"
|
||||
beschreibung: "Konsistente, strategisch ausgerichtete Prozesslandschaft"
|
||||
- nutzen: "Messbare Verbesserung und KPI-basierte Steuerung"
|
||||
beschreibung: "Faktenbasierte Bewertung von Prozessleistung und Nachweis von Optimierungserfolgen"
|
||||
- nutzen: "Entscheidungsunterstützung und Risikominimierung"
|
||||
beschreibung: "Konzepte zur Weiterentwicklung des Operating Models und proaktive Meldung von Risiken"
|
||||
- nutzen: "Skalierbare Prozessstrukturen"
|
||||
beschreibung: "Ermöglichung von Organisationswachstum und systematische Erschließung von Automatisierungspotenzialen"
|
||||
|
||||
fuer_fachbereiche_und_teams:
|
||||
- nutzen: "Einheitliches Prozessmanagement-Framework"
|
||||
beschreibung: "Verbindliche Standards, Methoden, Werkzeuge und Templates"
|
||||
- nutzen: "Methodische Beratung und Unterstützung"
|
||||
beschreibung: "Von der Erstaufnahme bis zur Automatisierung"
|
||||
- nutzen: "Systematische Befähigung zur Selbsthilfe"
|
||||
beschreibung: "Schulungen, Coaching, Self-Service-Ressourcen und Key-User-Netzwerk"
|
||||
- nutzen: "Klarheit und Orientierung"
|
||||
beschreibung: "Gemeinsame Prozess-Sprache über alle Hierarchieebenen"
|
||||
|
||||
fuer_gesamtorganisation:
|
||||
- nutzen: "Grundlage für Effektivität und kontinuierliche Verbesserung"
|
||||
beschreibung: "Methodische Rahmenbedingungen für anpassungsfähige Arbeitsabläufe"
|
||||
- nutzen: "Automatisierung und Digitalisierung"
|
||||
beschreibung: "Systematische Identifikation von Automatisierungspotenzialen"
|
||||
- nutzen: "Siloüberwindung und Integration"
|
||||
beschreibung: "Transparente End-to-End-Prozesse und einheitliche Standards"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 5. CLUSTER C: WIE DIE PM-FUNKTION ES ERMÖGLICHT
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
cluster_c_wie:
|
||||
name: "Wie die PM-Funktion es ermöglicht"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 5.1 Schlüsselaktivitäten
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
schluesselaktivitaeten:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die zentralen Tätigkeiten, durch die die PM-Funktion ihr Wertversprechen
|
||||
einlöst. Sie transformieren Ressourcen in konkreten Nutzen.
|
||||
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- aktivitaet: "Framework-Entwicklung & -Pflege"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Kontinuierliche Definition und Weiterentwicklung des verbindlichen
|
||||
PM-Frameworks inklusive Methoden, Standards, Templates und Governance-Regeln.
|
||||
umfasst:
|
||||
- "Laufende Analyse interner Bedarfe und externer Best Practices"
|
||||
- "Entwicklung standardisierter Templates"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Management der Prozesslandschaft & Governance"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Aufbau, Pflege und Überwachung der Gesamtarchitektur übergreifender Prozesse.
|
||||
umfasst:
|
||||
- "Sicherstellung der Framework-Compliance"
|
||||
- "Aufdecken von Governance-Lücken"
|
||||
- "Bereitstellung des Prozessregisters"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Tool-Bereitstellung & -Management"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Auswahl, Implementierung und kontinuierliche Wartung zentraler PM-Tools.
|
||||
umfasst:
|
||||
- "Technische Verfügbarkeit, Updates und Support"
|
||||
- "Integration neuer Möglichkeiten wie KI-gestützte Prozessanalyse"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Beratung & Methodische Unterstützung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Durchführung von Beratungen, Coachings und Moderation von Workshops
|
||||
zur Prozessanalyse und -optimierung.
|
||||
umfasst:
|
||||
- "Schwerpunkt auf Befähigung der Fachbereiche zur eigenständigen Prozessarbeit"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Befähigung & Kompetenzaufbau"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Entwicklung und Umsetzung des Befähigungskonzepts.
|
||||
umfasst:
|
||||
- "Qualifizierung und Betreuung des Key-User-Netzwerks"
|
||||
- "Durchführung von Schulungen"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Kommunikation & Stakeholder-Engagement"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Aktive Kommunikation von Framework-Updates und Prozessänderungen.
|
||||
umfasst:
|
||||
- "Reporting an Gremien"
|
||||
- "Proaktive Information bei identifizierten Governance-Lücken"
|
||||
|
||||
- aktivitaet: "Prozessinnovation & -weiterentwicklung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Identifikation von Optimierungspotenzialen und Automatisierungsmöglichkeiten.
|
||||
umfasst:
|
||||
- "Zusammenarbeit mit dem KI-Hub für innovative Lösungsansätze"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 5.2 Schlüsselressourcen
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
schluesselressourcen:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Das notwendige Fundament für wirksame PM-Arbeit. Diese Ressourcen ermöglichen
|
||||
erst die Durchführung der Schlüsselaktivitäten.
|
||||
|
||||
kategorien:
|
||||
menschliche_ressourcen:
|
||||
name: "Menschliche Ressourcen"
|
||||
elemente:
|
||||
- "Fachliche und methodische Expertise in PM-Methoden, -Standards und -Governance"
|
||||
- "Beratungs- und Moderationskompetenz"
|
||||
- "Ausreichende personelle Kapazität"
|
||||
|
||||
intellektuelle_ressourcen:
|
||||
name: "Intellektuelle Ressourcen"
|
||||
elemente:
|
||||
- "Dokumentiertes PM-Framework mit Standards und Methoden"
|
||||
- "Prozesslandkarte mit Prozessregister"
|
||||
- "Strukturierte Schulungskonzepte"
|
||||
- "Umfassende Template-Bibliothek"
|
||||
|
||||
technische_ressourcen:
|
||||
name: "Physische/Technische Ressourcen"
|
||||
elemente:
|
||||
- "Zentrale PM-Werkzeuge für Prozessmodellierung und -dokumentation"
|
||||
- "KI-gestützte Assistenzsysteme zur Prozessanalyse"
|
||||
- "Digitale Kollaborationsplattformen"
|
||||
|
||||
beziehungsnetzwerk:
|
||||
name: "Beziehungsnetzwerk & Zugänge"
|
||||
elemente:
|
||||
- "Etablierte Governance-Zugänge zu relevanten Entscheidungsgremien"
|
||||
- "Key-User-Netzwerk als Community dezentraler Prozessansprechpartner"
|
||||
- "Organisationsweites Beziehungsnetzwerk von Mitarbeitenden bis zur Führung"
|
||||
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
# 5.3 Schlüsselpartner
|
||||
# ---------------------------------------------------------------------------
|
||||
schluesselpartner:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die internen Kooperationspartner, mit denen die PM-Funktion zusammenarbeitet,
|
||||
um ihr volles Potenzial zu entfalten. Erfolgreiche PM-Arbeit ist immer
|
||||
Teamarbeit über Funktionsgrenzen hinweg.
|
||||
|
||||
partner:
|
||||
- partner: "IT-Architektur"
|
||||
beitrag: "Definiert technische Rahmenbedingungen und Standards, die Framework und Werkzeugauswahl beeinflussen"
|
||||
|
||||
- partner: "Informationssicherheitsbeauftragter"
|
||||
beitrag: "Stellt IT-Sicherheit und technische Compliance von Prozessen sicher"
|
||||
|
||||
- partner: "Datenschutzbeauftragte"
|
||||
beitrag: "Gewährleistet datenschutzkonforme Prozessgestaltung"
|
||||
|
||||
- partner: "Business Continuity Management"
|
||||
beitrag: "Kategorisiert kritische Prozesse und integriert Notfallpläne"
|
||||
|
||||
- partner: "Data Excellence Governance"
|
||||
beitrag: "Stimmt datengetriebene Prozesse ab"
|
||||
|
||||
- partner: "KI-Hub"
|
||||
beitrag: "Strategischer Partner für KI-basierte Prozessinnovationen"
|
||||
|
||||
- partner: "Vision Board"
|
||||
beitrag: "Strategischer Auftraggeber für die PM-Ausrichtung"
|
||||
|
||||
- partner: "Process Owner (SHM, DPM, PPM, SPM)"
|
||||
beitrag: "Verantworten ihre jeweiligen Teilprozesse"
|
||||
|
||||
- partner: "Qualitätsmanagement"
|
||||
beitrag: "Partner zur Abstimmung von QM-Anforderungen und PM-Standards"
|
||||
status: "noch zu klären"
|
||||
|
||||
- partner: "Zentrale GPM (Geschäftsprozess Management)"
|
||||
beitrag: |
|
||||
Ämterübergreifender Prozess-Framework-Verantwortlicher für einheitliche
|
||||
GPM-Standards und -Methoden. Verfügt über vollständige Prozesslandkarte
|
||||
aller Ämter.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 6. ZUSAMMENHÄNGE UND LESEHILFEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
zusammenhaenge:
|
||||
gesamtbild: |
|
||||
Das Leistungs-Canvas macht sichtbar, wie die verschiedenen Elemente der
|
||||
PM-Funktion ineinandergreifen. Die Nutzer:innen mit ihren spezifischen
|
||||
Bedarfen stehen am Ausgangspunkt. Das Wertversprechen übersetzt diese
|
||||
Bedarfe in konkrete Leistungszusagen.
|
||||
|
||||
wechselwirkungen:
|
||||
- element: "Key-User-Netzwerk"
|
||||
mehrfachrolle:
|
||||
- "Kanal (für dezentrale Unterstützung)"
|
||||
- "Beziehungselement (Community Building)"
|
||||
- "Ressource (Multiplikator:innen)"
|
||||
|
||||
- element: "Framework-Entwicklung"
|
||||
wechselwirkung: "Schlüsselaktivität, deren Ergebnis als intellektuelle Ressource wiederum neue Aktivitäten ermöglicht"
|
||||
|
||||
lesehilfen_nach_zielgruppe:
|
||||
gremien:
|
||||
fokus:
|
||||
- "Strategisches Wertversprechen"
|
||||
- "Governance-basierte Beziehungen"
|
||||
- "Formelle Berichtskanäle"
|
||||
relevante_aktivitaeten:
|
||||
- "Framework-Entwicklung"
|
||||
- "Prozesslandschafts-Management"
|
||||
|
||||
fachbereiche_und_teams:
|
||||
fokus:
|
||||
- "Operatives Wertversprechen"
|
||||
- "Befähigungsorientierte Beziehungen"
|
||||
- "Vielfältige Zugangskanäle (Beratung bis Self-Service)"
|
||||
relevante_aktivitaeten:
|
||||
- "Beratung"
|
||||
- "Befähigung"
|
||||
- "Tool-Bereitstellung"
|
||||
|
||||
key_user:
|
||||
mehrfachverortung:
|
||||
- "Teil der Nutzendensegmente"
|
||||
- "Element der Community-Beziehungen"
|
||||
- "Wichtiger Kanal"
|
||||
- "Schlüsselressource"
|
||||
bedeutung: "Zentrale Rolle im Gesamtkonzept"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 7. VERBINDUNG ZU ANDEREN KONZEPTBAUSTEINEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
verbindung_zu_anderen_dokumenten:
|
||||
- dokument: "Funktionsbeschreibung"
|
||||
verbindung: "Definiert die formalen Verantwortlichkeiten, die den Leistungen zugrunde liegen"
|
||||
|
||||
- dokument: "Governance-Modell"
|
||||
verbindung: "Konkretisiert die Entscheidungswege und Beauftragungslogiken"
|
||||
|
||||
- dokument: "Rollenmodell"
|
||||
verbindung: "Spezifiziert, wer innerhalb der PM-Funktion für welche Canvas-Elemente verantwortlich ist"
|
||||
|
||||
- dokument: "RACI-Matrix"
|
||||
verbindung: "Operationalisiert die Zusammenarbeit mit den Schlüsselpartnern"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ÄNDERUNGSHISTORIE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
aenderungshistorie:
|
||||
- version: "1.0"
|
||||
datum: "2026-02-05"
|
||||
aenderung: |
|
||||
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
|
||||
Quelle: #03.1 - Prozess-Management: Leistungs-Canvas.docx
|
||||
|
||||
Inhalte:
|
||||
- Canvas-Logik (7 Bausteine)
|
||||
- Cluster A: Nutzendensegmente, Nutzendenbeziehung, Kanäle
|
||||
- Cluster B: Wertversprechen (nach Zielgruppen)
|
||||
- Cluster C: Schlüsselaktivitäten, -ressourcen, -partner
|
||||
- Zusammenhänge und Lesehilfen
|
||||
- Verbindungen zu anderen Dokumenten
|
||||
autor: "DIGITOM-Projekt"
|
||||
337
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_pilot-konzept.yaml
Normal file
337
#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_pilot-konzept.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,337 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# PILOTKONZEPT: WORKING STREAM "PROZESSMANAGEMENT"
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# Version: 1.0
|
||||
# Datum: 2026-02-05
|
||||
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
meta:
|
||||
typ: "pilotkonzept"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
funktion_name: "Prozess-Management"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- "#07 - Pilot-Konzept.docx"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 1. KONTEXT & KONZEPTBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
kontext:
|
||||
pilotgegenstand: |
|
||||
Einführung und Erprobung der neuen Prozess-Management-Funktionsbereich
|
||||
nach DIGITOM-Modell
|
||||
|
||||
voraussetzungen:
|
||||
titel: "Was benötigen wir zur Zielerreichung?"
|
||||
anforderungen:
|
||||
- id: "VA-1"
|
||||
beschreibung: "Prozess-Management-Tool & Methodik (Auswahl und Setup)"
|
||||
|
||||
- id: "VA-2"
|
||||
beschreibung: "Key-User aus verschiedenen Fachbereichen, je nach Prozessauswahl"
|
||||
|
||||
- id: "VA-3"
|
||||
beschreibung: "Zugang zu bestehender Prozessdokumentation"
|
||||
|
||||
- id: "VA-4"
|
||||
beschreibung: "Workshops-Räume und Moderationsausstattung"
|
||||
|
||||
- id: "VA-5"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Zugriff auf Prozess-Funktions-Mitglieder (Kapazität muss vorhanden sein,
|
||||
Coaching für Framework-Schulungen durchführen zu können)
|
||||
|
||||
- id: "VA-6"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Schulung und Coaching für PM-Team (Coaching für ein Train-the-Trainer-Konzept)
|
||||
und Key-User (Qualifizierungsmaßnahmen intern/extern).
|
||||
Bei Bedarf Einbindung externer Trainer.
|
||||
|
||||
- id: "VA-7"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Auswahl mindestens eines passenden Prozesses zum Prüfen der Wirksamkeit
|
||||
und Arbeitsweise des PM-Teams im Rahmen der Funktion
|
||||
|
||||
hypothesen:
|
||||
titel: "Was wollen wir mit dem Pilot beweisen/widerlegen?"
|
||||
items:
|
||||
- id: "HYP-1"
|
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hypothese: |
|
||||
Der definierte PM-Funktionsbereich ist in der Praxis funktionsfähig
|
||||
und wird von den Fachbereichen akzeptiert
|
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||||
- id: "HYP-2"
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||||
hypothese: |
|
||||
Key-User können nach entsprechender Befähigung eigenständig Prozesse
|
||||
dokumentieren und optimieren
|
||||
|
||||
- id: "HYP-3"
|
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hypothese: |
|
||||
Die Prozessberater sind fähig, die Key-User bei ihrer Aufgabe zu
|
||||
befähigen und zu unterstützen
|
||||
|
||||
- id: "HYP-4"
|
||||
hypothese: |
|
||||
Die Aufnahme eines Prozesses bis in das Prozesstool Picture schafft
|
||||
einen Mehrwert bei der täglichen Arbeit
|
||||
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||||
- id: "HYP-5"
|
||||
hypothese: "Das Governance-Modell funktioniert effektiv"
|
||||
|
||||
risiken:
|
||||
titel: "Welche potenziellen Risiken sehen wir im Zuge des Piloten?"
|
||||
items:
|
||||
- id: "RISK-1"
|
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risiko: |
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||||
Keine verfügbaren Ressourcen in der Pilotphase, die konkret
|
||||
(verfügbare Zeit) mit der Abteilungsleitung abgestimmt wurden
|
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||||
- id: "RISK-2"
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||||
risiko: |
|
||||
Fachbereich kooperiert nicht mit dem Key-User oder Prozessberater
|
||||
(Zeit-Konflikt oder Akzeptanz)
|
||||
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||||
- id: "RISK-3"
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||||
risiko: |
|
||||
Keine externe Unterstützung in der anvisierten Zeit
|
||||
(Dienstleister, HPA...)
|
||||
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||||
- id: "RISK-4"
|
||||
risiko: "Zu starke Anpassungen am Pilotkonzept im Pilotzeitraum"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 2. ROLLENVERGABE
|
||||
# =============================================================================
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||||
|
||||
rollenvergabe:
|
||||
pilot_sponsor:
|
||||
rolle: "Pilot-Sponsor"
|
||||
person: "Lisa Schroth"
|
||||
|
||||
coaches:
|
||||
rolle: "Coaches"
|
||||
personen:
|
||||
- "Patrick Breitenbach"
|
||||
- "Human Nagafi"
|
||||
|
||||
pilot_lead_operativ:
|
||||
rolle: "Pilot-Lead operativ"
|
||||
person: "Martin Mayer"
|
||||
|
||||
pilot_lead_konsultativ:
|
||||
rolle: "Pilot-Lead konsultativ"
|
||||
person: "Patrick Breitenbach"
|
||||
|
||||
pilot_team:
|
||||
titel: "Pilot-Team"
|
||||
mitglieder:
|
||||
- rolle: "PFM (Prozess-Framework-Manager)"
|
||||
person: "Martin Mayer"
|
||||
|
||||
- rolle: "PB (Prozess-Berater)"
|
||||
personen:
|
||||
- "Gordian Gossen"
|
||||
- "Jannik Eisenmann"
|
||||
- "David Trenkle"
|
||||
|
||||
- rolle: "PLK (Prozesslandschafts-Koordinator)"
|
||||
personen:
|
||||
- "David Trenkle"
|
||||
- "Gordian Gossen"
|
||||
|
||||
hinweis: "Key-User und Process Owner werden im Pilotplan bestimmt"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 3. ARBEITSPAKETE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
arbeitspakete:
|
||||
- id: "AP-1"
|
||||
name: "Kick-off"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- "Kick-off mit dem Funktions-Team"
|
||||
output: "Pilotvorstellungs-Präsentation"
|
||||
|
||||
- id: "AP-2"
|
||||
name: "Planungsphase"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- "Projektmanagement: Projektplan, Risikobewertung, Stakeholder, Ressourceplanung etc."
|
||||
- "Kommunikationsmaßnahmen"
|
||||
- "Schulungsbedarf und Durchführung der Schulungen (Prozess-Berater und Key-User)"
|
||||
- "Tool-Setup"
|
||||
- "Prozessmanagement-Leistungsangebot"
|
||||
- "Methodenübersicht (z.B. Prozess- und Methodenhandbuch)"
|
||||
- "GPM-Kreislauf für die Prozess-Management-Funktion"
|
||||
- "Onboarding Key-User"
|
||||
- "Aufbau Prozessartefakte: Prozessteckbriefe, Prozesslandkarte, Prozessregister"
|
||||
output: "Pilotplan"
|
||||
|
||||
- id: "AP-3"
|
||||
name: "Onboarding und Informationsphase"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- "Pilotprozesse auswählen"
|
||||
- "Prozess-Berater onboarden"
|
||||
- "Key-User auswählen und onboarden"
|
||||
output: "Bei Bedarf aktualisierter Pilotplan"
|
||||
|
||||
- id: "AP-4"
|
||||
name: "Umsetzungsphase"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- "Pilotprozess aufnehmen in definierten Bereichen"
|
||||
- "Pilotdurchführung monitoren (Quantitativ und Qualitativ)"
|
||||
- "Pilotdurchführung reviewen (Was läuft gut? / Was lernen wir unterwegs? / Wo haben wir Probleme?)"
|
||||
output: "Prozess-Artefakte, Bei Bedarf aktualisierter Pilotplan"
|
||||
|
||||
- id: "AP-5"
|
||||
name: "Retrospektive"
|
||||
aktivitaeten:
|
||||
- "Retrospektive vorbereiten und durchführen"
|
||||
- "Empfehlung weitere Vorgehen durch 1789 ausarbeiten"
|
||||
output: "Ergebnisbericht Pilotdurchführung, Empfehlungsbericht"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 4. KOMMUNIKATIONSWEGE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
kommunikation:
|
||||
intern:
|
||||
titel: "Interne Kommunikation"
|
||||
kanaele:
|
||||
- kanal: "Mission Board"
|
||||
zweck: "Vorstellung Pilotkonzept und Retroergebnisse"
|
||||
|
||||
- kanal: "SyncUp PzM"
|
||||
rhythmus: "1x Woche"
|
||||
format: "Teil für Pilot-Team, Teil für restliches Funktions-Team"
|
||||
|
||||
- kanal: "Key-User Runde"
|
||||
|
||||
- kanal: "Abteilungsleitungen"
|
||||
|
||||
- kanal: "DIGIT Allgemein"
|
||||
|
||||
- kanal: "Process Owner"
|
||||
|
||||
- kanal: "Weekly Check-In Pilotstatus und Review"
|
||||
rhythmus: "Wöchentlich"
|
||||
dauer: "Maximal 30 Minuten"
|
||||
verantwortlich: "1789 inkl. PzM-Team"
|
||||
|
||||
- kanal: "Ad-Hoc Coaching"
|
||||
format: "Auf Anfrage durch 1789"
|
||||
|
||||
- kanal: "Moderierte Retrospektive"
|
||||
anzahl: "1x"
|
||||
verantwortlich: "1789"
|
||||
|
||||
hinweis: "Weitere Maßnahmen gemäß Ergebnisse Kommunikationsplanung (Maßnahme)"
|
||||
|
||||
extern:
|
||||
titel: "Externe Schnittstellen"
|
||||
partner:
|
||||
- "Zentrales GPM der Stadt Freiburg"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 5. TIMELINE / RHYTHMUS
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
timeline:
|
||||
hinweis: |
|
||||
Folgende Phasenzeitplanung wird angenommen. Anpassungen können während
|
||||
der Pilotphase erfolgen.
|
||||
|
||||
verlaengerung: |
|
||||
Bei Bedarf Verlängerung bis Anfang 2026. Die Retrospektive sowie die
|
||||
Empfehlungsdokumente von 1789 sind dann davon nicht betroffen.
|
||||
|
||||
phasen:
|
||||
- phase: "Kick-off"
|
||||
termin: "ca. 27.08.2025"
|
||||
typ: "Meilenstein"
|
||||
|
||||
- phase: "Pilotphase allgemein"
|
||||
start: "15.08.2025"
|
||||
ende: "31.12.2025"
|
||||
typ: "Rahmen"
|
||||
|
||||
- phase: "Planungsphase"
|
||||
start: "15.08.2025"
|
||||
ende: "30.09.2025"
|
||||
arbeitspaket: "AP-2"
|
||||
|
||||
- phase: "Onboarding und Informationsphase"
|
||||
start: "01.10.2025"
|
||||
ende: "15.11.2025"
|
||||
arbeitspaket: "AP-3"
|
||||
|
||||
- phase: "Umsetzungsphase"
|
||||
start: "15.10.2025"
|
||||
ende: "15.12.2025"
|
||||
arbeitspaket: "AP-4"
|
||||
|
||||
- phase: "Retrospektive"
|
||||
termin: "ca. 16.12.2025"
|
||||
typ: "Meilenstein"
|
||||
arbeitspaket: "AP-5"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# VERKNÜPFUNGEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
verknuepfungen:
|
||||
referenzierte_dokumente:
|
||||
- dokument: "Funktionsbeschreibung"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.1_funktion/pm_funktionsbeschreibung.yaml"
|
||||
relevanz: "Definiert die zu pilotierende Funktion"
|
||||
|
||||
- dokument: "Rollenmodell"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml"
|
||||
relevanz: "Beschreibt die Rollen PFM, PB, PLK, KNM, KU, PO"
|
||||
|
||||
- dokument: "Governance-Framework"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
|
||||
relevanz: "Hypothese HYP-5 testet dessen Wirksamkeit"
|
||||
|
||||
- dokument: "Leistungs-Canvas"
|
||||
pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
|
||||
relevanz: "Definiert das Leistungsangebot"
|
||||
|
||||
externe_partner:
|
||||
- partner: "1789"
|
||||
rolle: "Coaching und Moderation"
|
||||
leistungen:
|
||||
- "Weekly Check-In"
|
||||
- "Ad-Hoc Coaching"
|
||||
- "Moderierte Retrospektive"
|
||||
- "Empfehlungsbericht"
|
||||
|
||||
- partner: "Zentrales GPM Stadt Freiburg (HPA)"
|
||||
rolle: "Externe Schnittstelle"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ÄNDERUNGSHISTORIE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
aenderungshistorie:
|
||||
- version: "1.0"
|
||||
datum: "2026-02-05"
|
||||
aenderung: |
|
||||
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
|
||||
Quelle: #07 - Pilot-Konzept.docx
|
||||
|
||||
Inhalte:
|
||||
- Kontext & Konzeptbeschreibung (7 Voraussetzungen, 5 Hypothesen, 4 Risiken)
|
||||
- Rollenvergabe (Sponsor, Coaches, Leads, Team)
|
||||
- 5 Arbeitspakete (Kick-off bis Retrospektive)
|
||||
- Kommunikationswege (intern und extern)
|
||||
- Timeline (15.08.2025 - 31.12.2025)
|
||||
autor: "DIGITOM-Projekt"
|
||||
162
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml
Normal file
162
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,162 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENMODELL: PROZESS-MANAGEMENT (PM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# Version: 1.0
|
||||
# Datum: 2026-02-05
|
||||
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenmodell"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
funktion_name: "Prozess-Management"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- "#04 - Prozess-Management: Rollenmodell.docx"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# STRATEGISCHE ARCHITEKTUR-PRINZIPIEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
architektur_prinzipien:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Das Prozess-Management im DIGITOM operiert als Enabling-Funktion mit klarer
|
||||
Trennung zwischen methodischer Beratung und operativer PM-Governance.
|
||||
Die Rollen-Architektur folgt dem Prinzip der dezentralen Befähigung bei
|
||||
zentraler Methodenkompetenz.
|
||||
|
||||
kernprinzipien:
|
||||
- prinzip: "Enabling-Funktion"
|
||||
beschreibung: "PM unterstützt und befähigt, kontrolliert nicht"
|
||||
|
||||
- prinzip: "Dezentrale Befähigung"
|
||||
beschreibung: "Prozess-Kompetenz wird in die Fachbereiche getragen"
|
||||
|
||||
- prinzip: "Zentrale Methodenkompetenz"
|
||||
beschreibung: "Framework und Standards werden zentral gepflegt"
|
||||
|
||||
- prinzip: "Beratung-vs.-Governance-Trennung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Methodische Unterstützung und PM-Compliance-Überwachung werden auf
|
||||
unterschiedliche Rollen verteilt, um Vertrauen und Effektivität zu gewährleisten.
|
||||
|
||||
hinweis: |
|
||||
Die bewusste Differenzierung in 8 Kernrollen ermöglicht klare Verantwortungsschnitte
|
||||
und vermeidet Interessenskonflikte (z.B. zwischen PM-Governance-Überwachung und
|
||||
PM-Framework-Gestaltung).
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# BEGRIFFSDEFINITION: END-TO-END VERANTWORTUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
begriffsdefinitionen:
|
||||
end_to_end_verantwortung:
|
||||
definition: |
|
||||
Im DIGITOM-Kontext bedeutet "End-to-End Verantwortung" die vollständige
|
||||
Verantwortung für einen definierten Prozessabschnitt über alle beteiligten
|
||||
Funktionen und Abteilungen hinweg.
|
||||
|
||||
abgrenzungen:
|
||||
- "End-to-End bezieht sich auf Teilprozesse, nicht auf den Gesamtprozess"
|
||||
- "Der Process Owner trägt die Verantwortung innerhalb seiner Prozessebene"
|
||||
- "Aktive Gestaltung der Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen"
|
||||
|
||||
verantwortung_umfasst:
|
||||
- "Performance und Qualität des eigenen Teilprozesses"
|
||||
- "Schnittstellen-Vereinbarungen mit angrenzenden Process Ownern"
|
||||
- "Eskalation bei Problemen in verbundenen Prozessen"
|
||||
- "Kontinuierliche Optimierung inkl. schnittstellenübergreifender Verbesserungen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLEN-ÜBERSICHT
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
rollen_uebersicht:
|
||||
|
||||
kernrollen_intern:
|
||||
beschreibung: "Interne PM-Organisation"
|
||||
rollen:
|
||||
- id: "R1"
|
||||
name: "Leiter*in Prozess-Management"
|
||||
kurzform: "LPM"
|
||||
datei: "rolle_leiter-pm.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "R2"
|
||||
name: "Prozess-Framework-Manager*in"
|
||||
kurzform: "PFM"
|
||||
datei: "rolle_prozess-framework-manager.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "R3"
|
||||
name: "Prozesslandschafts-Koordinator*in"
|
||||
kurzform: "PLK"
|
||||
datei: "rolle_prozesslandschafts-koordinator.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "R4"
|
||||
name: "Prozess-Berater*in"
|
||||
kurzform: "PB"
|
||||
datei: "rolle_prozess-berater.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "R5"
|
||||
name: "Key-User-Netzwerk-Manager*in"
|
||||
kurzform: "KNM"
|
||||
datei: "rolle_key-user-netzwerk-manager.yaml"
|
||||
|
||||
schnittstellenrollen:
|
||||
beschreibung: "Rollen an der Schnittstelle zwischen PM und Organisation"
|
||||
rollen:
|
||||
- id: "R6"
|
||||
name: "Process Owner"
|
||||
kurzform: "PO"
|
||||
datei: "rolle_process-owner.yaml"
|
||||
hinweis: "Übernommen von SHM, DPM, PPM, SPM"
|
||||
|
||||
- id: "R7"
|
||||
name: "Key-User"
|
||||
kurzform: "KU"
|
||||
datei: "rolle_key-user.yaml"
|
||||
hinweis: "Formale Rolle in den Fachbereichen"
|
||||
|
||||
- id: "R8"
|
||||
name: "Auftraggeber Prozess-Management"
|
||||
kurzform: "AG-PM"
|
||||
datei: "rolle_auftraggeber-pm.yaml"
|
||||
hinweis: "Verschiedene organisatorische Ausprägungen"
|
||||
|
||||
governance_support_rollen:
|
||||
beschreibung: "Governance- und Support-Rollen"
|
||||
rollen:
|
||||
- id: "R9"
|
||||
name: "IT-Architektur"
|
||||
kurzform: "ITA"
|
||||
datei: "rolle_it-architektur.yaml"
|
||||
hinweis: "Technische Schnittstelle"
|
||||
|
||||
- id: "R10"
|
||||
name: "ISB / Datenschutzbeauftragte*r"
|
||||
kurzform: "ISB/DSB"
|
||||
datei: "rolle_isb-dsb.yaml"
|
||||
|
||||
- id: "R11"
|
||||
name: "Gremien"
|
||||
kurzform: "VB/MB/DSR"
|
||||
datei: "rolle_gremien.yaml"
|
||||
hinweis: "Vision Board, Mission Board, DSR"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ÄNDERUNGSHISTORIE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
aenderungshistorie:
|
||||
- version: "1.0"
|
||||
datum: "2026-02-05"
|
||||
aenderung: |
|
||||
Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
|
||||
Quelle: #04 - Prozess-Management: Rollenmodell.docx
|
||||
autor: "DIGITOM-Projekt"
|
||||
|
|
@ -0,0 +1,69 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: AUFTRAGGEBER PROZESS-MANAGEMENT (AG-PM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R8-AG-PM"
|
||||
rolle_name: "Auftraggeber Prozess-Management"
|
||||
kurzform: "AG-PM"
|
||||
kategorie: "schnittstellenrolle"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
hinweis: "Verschiedene organisatorische Ausprägungen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Bedarfs-Artikulation und Beauftragung der PM-Funktion zur zielgerichteten
|
||||
Nutzung der PM-Services für spezifische organisatorische Herausforderungen.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Identifikation und Artikulation von Prozess-Management-Bedarfen"
|
||||
- "Formale Beauftragung der PM-Funktion mit spezifischen Aufgaben oder Projekten"
|
||||
- "Bereitstellung notwendiger Ressourcen und Informationen für PM-Services"
|
||||
- "Definition von Erfolgserwartungen und Zielen für PM-Unterstützung"
|
||||
- "Feedback und Bewertung der erbrachten PM-Leistungen"
|
||||
- "Sicherstellung der Implementierung von PM-Empfehlungen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# AUFTRAGGEBER-KATEGORIEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
auftraggeber_kategorien:
|
||||
- kategorie: "Abteilungsleitung"
|
||||
fokus: "Bereichsspezifische Prozessoptimierungen"
|
||||
|
||||
- kategorie: "Projektleitungen"
|
||||
fokus: "Projektbezogene Prozess-Unterstützung"
|
||||
|
||||
- kategorie: "Vision Board / Mission Board"
|
||||
fokus: "Strategische PM-Initiativen"
|
||||
|
||||
- kategorie: "Service-(Portfolio)-Manager"
|
||||
fokus: "Servicebezogene Prozessentwicklung"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "PM-Funktion"
|
||||
beziehung: "Beauftragung und Zusammenarbeit"
|
||||
- name: "Betroffene Teams und Bereiche"
|
||||
beziehung: "Implementierung"
|
||||
- name: "Übergeordnete Gremien"
|
||||
beziehung: "Bei strategischen Aufträgen"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Beauftragung und Priorisierung von PM-Services im eigenen Verantwortungsbereich"
|
||||
- "Ressourcen-Bereitstellung für beauftragte PM-Aktivitäten"
|
||||
- "Freigabe und Implementierungs-Entscheidungen für PM-Empfehlungen"
|
||||
|
||||
kompetenzen:
|
||||
- "Bedarfs-Analyse und Ziel-Definition für Prozessoptimierungen"
|
||||
- "Stakeholder-Management für Implementierungsmaßnahmen"
|
||||
- "Change-Management-Grundverständnis"
|
||||
- "Budget- und Ressourcen-Verantwortung"
|
||||
71
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_gremien.yaml
Normal file
71
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_gremien.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,71 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: GREMIEN (Vision Board, Mission Board, DSR)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R11-GREMIEN"
|
||||
rolle_name: "Gremien"
|
||||
kurzform: "VB/MB/DSR"
|
||||
kategorie: "governance_support"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
hinweis: "Vision Board, Mission Board, Digital Services Review"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Strategische und taktische Steuerung der PM-Funktion sowie
|
||||
Entscheidungen zu prozessrelevanten Governance-Fragen.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# GREMIEN-SPEZIFISCHE AUFGABEN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
gremien:
|
||||
vision_board:
|
||||
name: "Vision Board"
|
||||
ebene: "strategisch"
|
||||
aufgaben:
|
||||
- "Strategische PM-Ausrichtung und Framework-Grundsätze"
|
||||
- "Budget- und Ressourcen-Entscheidungen für PM-Funktion"
|
||||
- "Grundsatzentscheidungen bei Eskalationen"
|
||||
|
||||
mission_board:
|
||||
name: "Mission Board"
|
||||
ebene: "taktisch"
|
||||
aufgaben:
|
||||
- "Taktische PM-Priorisierung und Konfliktlösung"
|
||||
- "Prozessübergreifende Optimierungsentscheidungen"
|
||||
- "Entscheidungen bei Ressourcenkonflikten"
|
||||
- "Governance-Eskalationen"
|
||||
|
||||
dsr:
|
||||
name: "Digital Services Review (DSR)"
|
||||
ebene: "operativ"
|
||||
aufgaben:
|
||||
- "Operative Prozess-Entscheidungen im Kontext des Service-Portfolios"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# BEZIEHUNG ZUR PM-FUNKTION
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
beziehung_pm:
|
||||
vision_board:
|
||||
- "Empfängt strategische Berichte und Konzepte von PM"
|
||||
- "Erteilt strategische Aufträge an PM"
|
||||
- "Entscheidet über Framework-Transformationen"
|
||||
|
||||
mission_board:
|
||||
- "Empfängt operative Berichte von PM"
|
||||
- "Entscheidet über Projekt-Leistungen"
|
||||
- "Löst Prioritätskonflikte"
|
||||
|
||||
dsr:
|
||||
- "Abstimmung servicebezogener Prozessfragen"
|
||||
40
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_isb-dsb.yaml
Normal file
40
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_isb-dsb.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,40 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: ISB / DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE*R
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R10-ISB-DSB"
|
||||
rolle_name: "Informationssicherheitsbeauftragte*r / Datenschutzbeauftragte*r"
|
||||
kurzform: "ISB/DSB"
|
||||
kategorie: "governance_support"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Sicherstellung der Compliance von Prozessen und PM-Tools mit
|
||||
Sicherheits- und Datenschutzvorgaben.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Compliance-Prüfung von Prozess-Designs und PM-Tools"
|
||||
- "Definition sicherheitsrelevanter Prozess-Anforderungen"
|
||||
- "Risiko-Assessment für prozessbezogene Datenverarbeitung"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "PM-Funktion"
|
||||
beziehung: "Compliance-Beratung und -Freigaben"
|
||||
- name: "Process Owner"
|
||||
beziehung: "Prozessbezogene Sicherheitsanforderungen"
|
||||
- name: "Fachbereiche/Abteilungen"
|
||||
beziehung: "Datenschutz-Compliance"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Compliance-Freigaben für Prozesse und Tools"
|
||||
- "Definition von Sicherheitsanforderungen"
|
||||
43
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_it-architektur.yaml
Normal file
43
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_it-architektur.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,43 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: IT-ARCHITEKTUR (Technische Schnittstelle)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R9-ITA"
|
||||
rolle_name: "IT-Architektur"
|
||||
kurzform: "ITA"
|
||||
kategorie: "governance_support"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
hinweis: "Technische Schnittstelle zur PM-Funktion"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Sicherstellung der technischen Machbarkeit und Integration von
|
||||
Prozess-Lösungen in die DIGITOM-IT-Landschaft.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Bewertung technischer Anforderungen aus Prozess-Design-Entscheidungen"
|
||||
- "Definition technischer Rahmenbedingungen für Prozess-Tools und -systeme"
|
||||
- "Sicherstellung der Systemkompatibilität bei prozessbezogenen IT-Lösungen"
|
||||
- "Beratung zu technischen Möglichkeiten und Grenzen bei Prozessoptimierungen"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "PM-Funktion"
|
||||
beziehung: "Technische Beratung und Abstimmung"
|
||||
- name: "Process Owner"
|
||||
beziehung: "Prozessbezogene IT-Anforderungen"
|
||||
- name: "IT-Betrieb"
|
||||
beziehung: "Systemintegration und -betrieb"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Technische Architektur-Vorgaben für Prozess-Tools"
|
||||
- "System-Kompatibilitäts-Bewertungen"
|
||||
|
|
@ -0,0 +1,57 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: KEY-USER-NETZWERK-MANAGER*IN (KNM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R5-KNM"
|
||||
rolle_name: "Key-User-Netzwerk-Manager*in"
|
||||
kurzform: "KNM"
|
||||
kategorie: "kernrolle_intern"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Systematischer Aufbau und Betreuung eines dezentralen Netzwerks von
|
||||
Prozess-Champions zur Skalierung der PM-Kompetenz in die gesamte
|
||||
DIGITOM-Organisation.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Identifikation, Rekrutierung und Onboarding geeigneter Key-User in allen Abteilungen"
|
||||
- "Entwicklung und Durchführung strukturierter Qualifizierungsprogramme für Key-User"
|
||||
- "Community-Management durch regelmäßige Netzwerk-Events und Erfahrungsaustausch"
|
||||
- "Aufbau und Pflege der zentralen Wissensplattform mit Self-Service-Ressourcen"
|
||||
- "Best-Practice-Transfer zwischen Abteilungen durch das Key-User-Netzwerk"
|
||||
- "Performance-Management des Key-User-Netzwerks und kontinuierliche Weiterentwicklung"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "Key-User in allen Fachbereichen/Abteilungen"
|
||||
beziehung: "Direkte Betreuung und Entwicklung"
|
||||
- name: "Fachbereichsleitungen"
|
||||
beziehung: "Key-User-Nominierung und Freistellung"
|
||||
- name: "Prozess-Berater:innen"
|
||||
beziehung: "Operative Zusammenarbeit bei Fachbereichs-Support"
|
||||
- name: "IT-Abteilung"
|
||||
beziehung: "Wissensplattform-Entwicklung und -betrieb"
|
||||
- name: "Personalentwicklung"
|
||||
beziehung: "Qualifizierungskoordination"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Key-User-Qualifizierungskonzepte und Schulungsprogramm-Design"
|
||||
- "Community-Event-Planung und Ressourcen-Allokation"
|
||||
- "Wissensplattform-Inhalte und Self-Service-Ressourcen-Priorisierung"
|
||||
- "Key-User-Performance-Bewertung und Entwicklungsempfehlungen"
|
||||
|
||||
kompetenzen:
|
||||
- "Community-Building und Netzwerk-Management für diverse organisatorische Kontexte"
|
||||
- "Didaktische Expertise für Erwachsenenbildung und Kompetenzentwicklung"
|
||||
- "Content-Management für digitale Wissensplattformen"
|
||||
- "Motivations- und Engagement-Management für freiwillige Communities"
|
||||
- "Train-the-Trainer-Fähigkeiten für Multiplikator-Entwicklung"
|
||||
59
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_key-user.yaml
Normal file
59
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_key-user.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,59 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: KEY-USER (KU)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R7-KU"
|
||||
rolle_name: "Key-User"
|
||||
kurzform: "KU"
|
||||
kategorie: "schnittstellenrolle"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
hinweis: "Formale Rolle in den Fachbereichen/Abteilungen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Dezentrale PM-Kompetenz und Change-Agenten in den Fachbereichen/Abteilungen
|
||||
zur lokalen Prozessexpertise und Schnittstelle zur zentralen PM-Funktion.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Erste Anlaufstelle für prozessbezogene Fragen und Herausforderungen im eigenen Fachbereich/Abteilung"
|
||||
- "Lokale Prozessexpertise und Unterstützung der Kollegen bei Prozessarbeit"
|
||||
- "Schnittstelle zwischen Fachbereichen/Abteilungen und zentraler PM-Funktion"
|
||||
- "Modellierung spezifischer (Fach-)Prozesse"
|
||||
- "Implementierung von Framework-Updates und Prozessänderungen im Fachbereich"
|
||||
- "Identifikation lokaler Optimierungspotenziale und Weiterleitung an PM-Funktion"
|
||||
- "Multiplikator für Prozess-Know-how und Best Practices"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "Kolleg:innen im eigenen Fachbereich/Abteilung"
|
||||
beziehung: "Direkte Unterstützung"
|
||||
- name: "Key-User-Netzwerk-Manager:in"
|
||||
beziehung: "Qualifizierung und Community"
|
||||
- name: "Prozess-Berater:innen"
|
||||
beziehung: "Bei komplexeren Herausforderungen"
|
||||
- name: "Fachbereichs-/Abteilungsleitung"
|
||||
beziehung: "Lokale PM-Vertretung"
|
||||
- name: "Andere Key-User"
|
||||
beziehung: "Erfahrungsaustausch und Peer-Learning"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Erste Bewertung und Priorisierung lokaler Prozess-Anfragen"
|
||||
- "Methodische Empfehlungen für Standardsituationen im Rahmen des Frameworks"
|
||||
- "Weiterleitung komplexerer Fälle an zentrale PM-Funktion"
|
||||
- "Lokale Prozess-Dokumentations-Updates in Abstimmung mit Process Owner"
|
||||
|
||||
kompetenzen:
|
||||
- "Fundierte Kenntnisse des PM-Frameworks und Standard-Methoden"
|
||||
- "Beratungs- und Unterstützungskompetenz für Kolleg:innen"
|
||||
- "Fachbereichs-spezifisches Prozess-Know-how"
|
||||
- "Netzwerk- und Community-Fähigkeiten"
|
||||
- "Change-Agent-Qualitäten für lokale Prozessverbesserungen"
|
||||
61
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_leiter-pm.yaml
Normal file
61
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_leiter-pm.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,61 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: LEITER*IN PROZESS-MANAGEMENT (LPM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R1-LPM"
|
||||
rolle_name: "Leiter*in Prozess-Management"
|
||||
kurzform: "LPM"
|
||||
kategorie: "kernrolle_intern"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Strategische Führung und operative Steuerung der gesamten PM-Funktion
|
||||
zur Sicherstellung der Wertschöpfung für DIGITOM.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Strategische Ausrichtung der PM-Funktion an DIGIT-Zielen und organisationalen Bedarfen"
|
||||
- "Strategische Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs aus Prozess-Management-Perspektive (z.B. neue Funktionen, Rollenanpassungen, Governance-Strukturen)"
|
||||
- "Koordination und Priorisierung der internen PM-Rollen (PFM, PLK, PB, KNM)"
|
||||
- "Stakeholder-Management zu Gremien und Fachbereichen/Abteilungen"
|
||||
- "Ressourcenplanung, Budgetverantwortung und Kapazitätssteuerung der PM-Funktion"
|
||||
- "Eskalationsmanagement bei strategischen Konflikten oder Ressourcenengpässen"
|
||||
- "Im Fall von Ressourcen-Konflikten: Erstbewertung und Empfehlung, bei kritischen Fällen Eskalation ans Mission Board"
|
||||
- "Berichterstattung an Vision Board über PM-Performance und strategische Entwicklungen"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "Vision Board"
|
||||
beziehung: "Auftraggeber und strategische Abstimmung"
|
||||
- name: "Mission Board"
|
||||
beziehung: "Taktische Abstimmung"
|
||||
- name: "Interne PM-Rollen"
|
||||
beziehung: "Führung und Koordination"
|
||||
- name: "Abteilungsleitungen"
|
||||
beziehung: "Strategische PM-Partnerschaften"
|
||||
- name: "Amtsleitung DIGIT"
|
||||
beziehung: "Organisatorische Einbindung"
|
||||
- name: "Externe Berater und Dienstleister"
|
||||
beziehung: "Strategische Partnerschaften"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Priorisierung von PM-Aufträgen bei Ressourcenkonflikten (bei kritischen Entscheidungen in Konsultation mit Mission Board)"
|
||||
- "Personalentscheidungen für PM-Team (Einstellung, Entwicklung, Zielsetzung)"
|
||||
- "Budget-Allokation für PM-Tools, Schulungen und externe Unterstützung"
|
||||
- "Eskalation an Mission Board bei konkurrierenden Prioritäten"
|
||||
- "PM-Framework-Freigaben nach PFM-Vorschlägen"
|
||||
|
||||
kompetenzen:
|
||||
- "Führungskompetenz für interdisziplinäre Teams mit verschiedenen Expertisen"
|
||||
- "Strategisches Stakeholder-Management und politische Sensibilität in der Verwaltung"
|
||||
- "Verständnis für das DIGITOM und das PM-Framework sowie organisationale Transformationen"
|
||||
- "Konfliktmanagement bei konkurrierenden Prioritäten in verschiedenen Fachbereichen/Abteilungen"
|
||||
- "Change Management für komplexe organisatorische Veränderungen"
|
||||
80
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_process-owner.yaml
Normal file
80
#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/rolle_process-owner.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,80 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: PROCESS OWNER (PO)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R6-PO"
|
||||
rolle_name: "Process Owner"
|
||||
kurzform: "PO"
|
||||
kategorie: "schnittstellenrolle"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
hinweis: |
|
||||
Übernommen von: Stakeholder-Manager (SHM), Demand Portfolio Manager (DPM),
|
||||
Projekt Portfolio Manager (PPM), Service Portfolio Manager (SPM)
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
End-to-End-Verantwortung für spezifische Teilprozess-Prozesse zur
|
||||
Sicherstellung von Prozess-Performance, Qualität und kontinuierlicher Optimierung.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Strategische Verantwortung für Performance und Qualität der zugeordneten End-to-End-Prozesse"
|
||||
- "Definition prozessspezifischer KPIs auf Basis zentral vorgegebener KPI-Kategorien und Standards"
|
||||
- "Monitoring der Prozess-KPIs in Abstimmung mit organisationalen Zielen"
|
||||
- "Koordination prozessbezogener Optimierungsinitiativen zwischen beteiligten Bereichen"
|
||||
- "Eskalationsmanagement bei prozessrelevanten Problemen oder Ressourcenkonflikten"
|
||||
- "Abstimmung mit PM-Funktion bei PM-Framework-Updates oder methodischen Änderungen"
|
||||
- "Sicherstellung der Framework-Compliance in den verantworteten Prozessen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# PROCESS OWNER-ZUORDNUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
spezifische_zuordnung:
|
||||
- funktion: "SHM"
|
||||
name: "Stakeholder-Management"
|
||||
prozess: "Bedarfserfassung und -qualifizierung"
|
||||
|
||||
- funktion: "DPM"
|
||||
name: "Demand-Portfolio-Management"
|
||||
prozess: "Demand-Bewertung und Demand-Portfolio-Steuerung"
|
||||
|
||||
- funktion: "PPM"
|
||||
name: "Projekt-Portfolio-Management"
|
||||
prozess: "Projektsteuerung und -überwachung"
|
||||
|
||||
- funktion: "SPM"
|
||||
name: "Service-Portfolio-Management"
|
||||
prozess: "Service-Integration und Betriebsüberführung"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "PM-Funktion"
|
||||
beziehung: "Methodische Unterstützung und Framework-Compliance"
|
||||
- name: "Beteiligte Fachbereiche/Abteilungen"
|
||||
beziehung: "Im jeweiligen End-to-End-Prozess"
|
||||
- name: "Mission Board"
|
||||
beziehung: "Performance-Reporting und strategische Abstimmung"
|
||||
- name: "Key-User"
|
||||
beziehung: "In den prozessrelevanten Bereichen"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Prozess-Design-Entscheidungen im Rahmen des gültigen PM-Frameworks"
|
||||
- "Ressourcen-Anfrage/Priorisierung für prozessbezogene Optimierungsmaßnahmen"
|
||||
- "Eskalations-Entscheidungen bei prozessübergreifenden Konflikten"
|
||||
- "KPI-Definition und Performance-Ziele für die verantworteten Prozesse"
|
||||
- "Abnahme-Entscheidungen für Prozessänderungen"
|
||||
|
||||
kompetenzen:
|
||||
- "End-to-End-Prozess-Verständnis mit systemischer Sichtweise"
|
||||
- "Performance-Management mit KPI-Entwicklung und -monitoring"
|
||||
- "Cross-funktionale Koordination zwischen verschiedenen Bereichen"
|
||||
- "Prozessoptimierungs-Kompetenz mit methodischem Grundverständnis"
|
||||
|
|
@ -0,0 +1,57 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: PROZESS-BERATER*IN (PB)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R4-PB"
|
||||
rolle_name: "Prozess-Berater*in"
|
||||
kurzform: "PB"
|
||||
kategorie: "kernrolle_intern"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Direkte, vertrauensvolle methodische Unterstützung der Fachbereiche/Abteilungen
|
||||
bei Prozessanalyse, -gestaltung und -optimierung zur Befähigung für
|
||||
eigenständige Prozessarbeit.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Individuelle Beratung und Coaching von Fachbereichen/Abteilungen bei konkreten Prozess-Herausforderungen"
|
||||
- "Moderation von Prozess-Workshops für kollaborative Analyse und Optimierung in definierten Fällen"
|
||||
- "Methodische Unterstützung bei Prozessmodellierung und -dokumentation"
|
||||
- "Troubleshooting bei operativen Prozess-Problemen und Konflikten (inkl. Erstbewertung von Anfragen über das Ticketsystem)"
|
||||
- "Identifikation von Optimierungspotenzialen durch Prozess-Assessments"
|
||||
- "Begleitende Umsetzungsunterstützung bei Prozessänderungen"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "Fachbereiche/Abteilungen und deren Teams"
|
||||
beziehung: "Direkte Beratung und Coaching"
|
||||
- name: "Key-User"
|
||||
beziehung: "Operative Zusammenarbeit und Befähigung"
|
||||
- name: "Projektteams"
|
||||
beziehung: "Prozessbezogene Projektunterstützung"
|
||||
- name: "Auftraggeber PM"
|
||||
beziehung: "Bedarfsklärung und Erwartungsmanagement"
|
||||
- name: "Process Owner"
|
||||
beziehung: "Methodische Unterstützung bei End-to-End-Optimierungen"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Methodische Empfehlungen im Rahmen des gültigen Frameworks"
|
||||
- "Workshop-Design und Moderations-Ansätze für spezifische Situationen"
|
||||
- "Beratungs-Priorisierung bei mehreren gleichzeitigen Anfragen"
|
||||
- "Eskalations-Empfehlungen bei komplexen oder ressourcenintensiven Problemen"
|
||||
|
||||
kompetenzen:
|
||||
- "Prozessberatungs-Expertise mit breitem Methoden-Portfolio"
|
||||
- "Workshop-Moderation und Facilitierung für diverse Stakeholder-Konstellationen"
|
||||
- "Change Management-Fähigkeiten für begleitende Prozessveränderungen"
|
||||
- "Empathie und Beziehungsaufbau für vertrauensvolle Beratungspartnerschaften"
|
||||
- "Problemlösungs-Kompetenz für komplexe organisatorische Herausforderungen"
|
||||
|
|
@ -0,0 +1,64 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: PROZESS-FRAMEWORK-MANAGER*IN (PFM)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R2-PFM"
|
||||
rolle_name: "Prozess-Framework-Manager*in"
|
||||
kurzform: "PFM"
|
||||
kategorie: "kernrolle_intern"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Entwicklung und Pflege eines einheitlichen, zukunftsfähigen PM-Frameworks,
|
||||
das DIGITOM-weit als methodische Grundlage für qualitativ hochwertige
|
||||
Prozessarbeit dient.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Konzeption, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung des verbindlichen PM-Frameworks (Standards, Methoden, Tools, Governance-Regeln)"
|
||||
- "Entwicklung und Pflege eines zentralen KPI-Frameworks mit standardisierten Messkategorien, Berechnungsmethoden und Reporting-Standards"
|
||||
- "Analyse externer Best Practices, Standards und gesetzlicher Anforderungen für Integration ins PM-Framework"
|
||||
- "PM-Framework-Kommunikation und Change Management bei größeren Methodenänderungen"
|
||||
- "Qualitätssicherung des PM-Frameworks durch systematisches Feedback-Management"
|
||||
- "Entwicklung von PM-Framework-Schulungskonzepten und Zertifizierungsstandards"
|
||||
- "Vorschläge zur Weiterentwicklung des DIGITOMs aus Prozess-Management-Sicht"
|
||||
- "Harmonisierung des PM-Frameworks mit dem Service Management Framework"
|
||||
- "Identifikation geeigneter Methoden und technischer Ansätze zur Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung von Prozessen"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "Leiter*in Prozess-Management"
|
||||
beziehung: "Strategische Abstimmung und Freigaben"
|
||||
- name: "Alle internen PM-Rollen"
|
||||
beziehung: "Framework-Anwendung und Feedback"
|
||||
- name: "IT-Architektur"
|
||||
beziehung: "Technische Machbarkeit und Systemintegration"
|
||||
- name: "ISB/Datenschutz"
|
||||
beziehung: "Compliance-Anforderungen"
|
||||
- name: "Process Owner"
|
||||
beziehung: "Framework-Implementierung in spezifischen Prozessen"
|
||||
- name: "Externe Standards-Organisationen und Beratungsunternehmen"
|
||||
beziehung: "Best Practices und Standards"
|
||||
- name: "Zentrales GPM (HPA)"
|
||||
beziehung: "Übergeordnete Abstimmung"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "PM-Framework-Design-Entscheidungen im Rahmen strategischer Vorgaben"
|
||||
- "Tool-Evaluierung und Empfehlungen für Investitionsentscheidungen"
|
||||
- "Methodische Standards für einheitliche Prozessarbeit in DIGITOM"
|
||||
- "PM-Framework-Update-Prioritäten basierend auf organisationalen Bedarfen"
|
||||
|
||||
kompetenzen:
|
||||
- "Expertise in Prozessmanagement-Methoden (BPM, Lean, Six Sigma, Design Thinking)"
|
||||
- "Technisches Verständnis für digitale Prozess-Tools und Plattform-Architekturen"
|
||||
- "Systemisches Denken für komplexe organisatorische Zusammenhänge"
|
||||
- "Didaktische Fähigkeiten für Framework-Kommunikation und Wissensvermittlung"
|
||||
- "Analytische Fähigkeiten für Technologie-Assessment und Standards-Evaluierung"
|
||||
|
|
@ -0,0 +1,65 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLE: PROZESSLANDSCHAFTS-KOORDINATOR*IN (PLK)
|
||||
# =============================================================================
|
||||
meta:
|
||||
typ: "rollenbeschreibung"
|
||||
rolle_id: "R3-PLK"
|
||||
rolle_name: "Prozesslandschafts-Koordinator*in"
|
||||
kurzform: "PLK"
|
||||
kategorie: "kernrolle_intern"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# ROLLENBESCHREIBUNG
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
hauptzweck: |
|
||||
Operative Governance und Transparenz der DIGITOM-Prozesslandschaft zur
|
||||
Sicherstellung von Framework-Compliance und End-to-End-Prozessqualität.
|
||||
|
||||
kernaufgaben:
|
||||
- "Aufbau, Pflege und kontinuierliche Aktualisierung des zentralen Prozessregisters"
|
||||
- "Monitoring von Framework-Compliance und Identifikation von PM-Governance-Lücken"
|
||||
- "Koordination prozessübergreifender Initiativen zwischen verschiedenen Process Ownern"
|
||||
- "PM-Governance-Reporting für Gremien mit Prozess-KPIs und Compliance-Status"
|
||||
- "Eskalationsmanagement bei Prozess-Konflikten zwischen Abteilungen"
|
||||
- "Risiko-Assessment für Prozesslandschaft und frühzeitige Problemerkennung"
|
||||
- "Schnittstellen-Governance: Moderation von Schnittstellen-Vereinbarungen zwischen Process Ownern und Konfliktlösung bei schnittstellenübergreifenden Problemen"
|
||||
|
||||
pm_governance_luecken_management:
|
||||
beschreibung: "Systematisches Management von PM-Governance-Lücken"
|
||||
aufgaben:
|
||||
- "Systematische Identifikation von PM-Governance-Lücken im DIGIT/DIGITOM"
|
||||
- "Abstimmung mit Prozessberater:innen für Lösungsansätze"
|
||||
- "Bei kurzfristiger Lösung: Dokumentation und Monitoring"
|
||||
- "Bei langfristigem Bedarf: Strukturierte Eskalation über LPM ans Mission Board"
|
||||
|
||||
stakeholder:
|
||||
- name: "Process Owner (SHM, DPM, PPM, SPM)"
|
||||
beziehung: "End-to-End-Prozess-Koordination"
|
||||
- name: "Leiter*in Prozess-Management"
|
||||
beziehung: "Governance-Reporting und Eskalationen"
|
||||
- name: "Mission Board"
|
||||
beziehung: "Taktische Governance-Entscheidungen"
|
||||
- name: "Fachbereiche/Abteilungen"
|
||||
beziehung: "Compliance-Unterstützung und Konfliktlösung"
|
||||
- name: "IT-Architektur"
|
||||
beziehung: "Systemische Prozess-Dependencies"
|
||||
|
||||
entscheidungsbefugnisse:
|
||||
- "Governance-Compliance-Bewertungen und Abweichungsmanagement"
|
||||
- "Prozessregister-Updates und Dokumentationsstandards"
|
||||
- "Eskalations-Empfehlungen bei systematischen Governance-Problemen"
|
||||
- "Priorisierung von prozessübergreifenden Optimierungsmaßnahmen"
|
||||
|
||||
kompetenzen:
|
||||
- "Prozessanalyse-Expertise für komplexe, vernetzte Prozesslandschaften"
|
||||
- "Governance-Kompetenz mit Verständnis für Compliance und Risikomanagement"
|
||||
- "Diplomatische Fähigkeiten für Konfliktmediation zwischen Fachbereichen/Abteilungen"
|
||||
- "Analytische Fähigkeiten für KPI-Entwicklung und Performance-Measurement"
|
||||
- "Kommunikationsstärke für verständliches Governance-Reporting"
|
||||
353
#05_prozessmanagement/pm_uebersicht.yaml
Normal file
353
#05_prozessmanagement/pm_uebersicht.yaml
Normal file
|
|
@ -0,0 +1,353 @@
|
|||
# =============================================================================
|
||||
# PROZESS-MANAGEMENT: EXECUTIVE SUMMARY / ÜBERSICHT
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# Version: 1.0
|
||||
# Datum: 2026-02-05
|
||||
# Status: Draft - Konvertiert aus Word-Dokumentation
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
meta:
|
||||
typ: "executive_summary"
|
||||
funktion_id: "pm"
|
||||
funktion_name: "Prozess-Management"
|
||||
version: "1.0"
|
||||
gueltig_ab: "2026-02-05"
|
||||
geltungsbereich: "DIGITOM / Prozess-Management"
|
||||
|
||||
status:
|
||||
inhaltlich_abgenommen_durch: ["PM-Teammitglied"]
|
||||
status: "draft"
|
||||
|
||||
quellen:
|
||||
- "#00 - Prozess-Management.docx"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 1. STRATEGISCHER KONTEXT UND KERNKONZEPT
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
strategischer_kontext:
|
||||
titel: "Strategischer Kontext und Kernkonzept"
|
||||
|
||||
organisationale_herausforderung:
|
||||
titel: "Die organisationale Herausforderung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Das DIGITOM steht vor einem typischen Widerspruch in modernen
|
||||
Verwaltungen: Es braucht einheitliche Standards für Effektivität und
|
||||
Vergleichbarkeit - gleichzeitig müssen Fachbereiche flexibel auf ihre
|
||||
spezifischen Anforderungen reagieren können.
|
||||
|
||||
ausgangslage:
|
||||
- "Fragmentierte Abläufe"
|
||||
- "Methodische Vielfalt ohne gemeinsame Basis"
|
||||
- "Silos statt Integration"
|
||||
|
||||
konsequenzen:
|
||||
- "Operative Reibungsverluste"
|
||||
- "Verhinderte strategische Weiterentwicklung"
|
||||
- "Ungenutzte Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale"
|
||||
- "Fehlender strukturierter Überblick und notwendige Befähigungen"
|
||||
- "Lokale Optimierungen ohne systemische Wirkung"
|
||||
|
||||
loesungskonzept:
|
||||
titel: "Ein neuer Weg zwischen Kontrolle und Autonomie"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die neue Prozess-Management-Funktion navigiert zwischen Standardisierung
|
||||
und Flexibilität. Statt diesen Widerspruch aufzulösen, nutzt sie ihn
|
||||
produktiv.
|
||||
|
||||
kernprinzipien:
|
||||
- prinzip: "Zentrale Methodenkompetenz trifft dezentrale Umsetzung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die PM-Funktion definiert den Rahmen durch einheitliche Standards,
|
||||
Methoden und Werkzeuge. Innerhalb dieses Rahmens gestalten die
|
||||
Fachbereiche ihre Prozesse aktiv und tragen somit die Verantwortung dafür.
|
||||
|
||||
- prinzip: "Befähigung statt Kontrolle"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die Funktion versteht sich als Ermöglicher, nicht als Wächter.
|
||||
Sie schafft Kompetenzen vor Ort durch ein Netzwerk von "Key-User",
|
||||
die als Multiplikator:innen in ihren Bereichen wirken.
|
||||
|
||||
- prinzip: "Nutzenorientierung statt Strukturfixierung"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Ausgangspunkt sind nicht interne Logiken, sondern die Bedarfe der
|
||||
internen Kund:innen - von strategischen Gremien bis zu operativen Teams.
|
||||
|
||||
erwarteter_mehrwert:
|
||||
titel: "Der erwartete Mehrwert"
|
||||
|
||||
fuer_strategische_entscheider:
|
||||
zielgruppe: "Strategische Entscheider:innen"
|
||||
mehrwert:
|
||||
- "Erstmals Transparenz über die gesamte Prozesslandschaft"
|
||||
- "Ermöglichte strategische Gestaltung"
|
||||
- "Frühzeitige Sichtbarkeit von Risiken"
|
||||
- "Systematische Erschließung von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen"
|
||||
|
||||
fuer_operative_teams:
|
||||
zielgruppe: "Operative Teams"
|
||||
mehrwert:
|
||||
- "Methodische Unterstützung genau dann, wenn sie benötigt wird"
|
||||
- "Von schneller Beratung bis zur Begleitung komplexer Transformationen"
|
||||
- "Einheitliche Standards für bereichsübergreifende Zusammenarbeit"
|
||||
|
||||
fuer_gesamtorganisation:
|
||||
zielgruppe: "Gesamtorganisation"
|
||||
mehrwert:
|
||||
- "Anpassungsfähigkeit ohne Kontrollverlust"
|
||||
- "Kontinuierliche Prozessverbesserung statt nur Dokumentation"
|
||||
- "Systematische Identifikation von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen"
|
||||
- "Adressierung von Fachkräftemangel und steigenden Anforderungen"
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 2. ORGANISATIONSDESIGN UND GOVERNANCE
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
organisationsdesign:
|
||||
titel: "Organisationsdesign und Governance"
|
||||
|
||||
architektur:
|
||||
titel: "Eine Architektur der produktiven Spannung"
|
||||
prinzip: |
|
||||
Das Organisationsdesign folgt dem Prinzip der bewussten Rollentrennung.
|
||||
Methodische Beratung und operative Governance liegen in unterschiedlichen
|
||||
Händen - so entsteht Vertrauen statt Kontrollangst.
|
||||
|
||||
zentrale_rollen:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Fünf zentrale Rollen im PM-Team decken das Spektrum von strategischer
|
||||
Führung über Methodenentwicklung bis zur operativen Beratung ab.
|
||||
Jede Rolle hat klare Verantwortlichkeiten, Überschneidungen werden vermieden.
|
||||
rollen:
|
||||
- "Leiter*in Prozess-Management"
|
||||
- "Prozess-Framework-Manager*in (PFM)"
|
||||
- "Prozesslandschafts-Koordinator*in (PLK)"
|
||||
- "Prozess-Berater*in (PB)"
|
||||
- "Key-User-Netzwerk-Manager*in (KNM)"
|
||||
|
||||
process_owner:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Process Owner in den Hauptprozessen tragen horizontale und vertikale
|
||||
End-to-End-Verantwortung für ihre Teilprozesse. Sie koordinieren
|
||||
bereichsübergreifend und sichern Prozessqualität.
|
||||
hauptprozesse:
|
||||
- "Stakeholder-Management"
|
||||
- "Demand-Management"
|
||||
- "Projekt-Management"
|
||||
- "Service-Management"
|
||||
|
||||
key_user:
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Key-User werden in allen Fachbereichen identifiziert und zu lokalen
|
||||
Prozess-Expert:innen entwickelt. Sie sind erste Anlaufstelle vor Ort
|
||||
und Bindeglied zur zentralen PM-Funktion.
|
||||
|
||||
governance:
|
||||
titel: "Governance: So viel wie nötig, so wenig wie möglich"
|
||||
prinzip: "Subsidiaritätsprinzip"
|
||||
|
||||
entscheidungskategorien:
|
||||
- kategorie: "Operative Anpassungen"
|
||||
entscheidungsträger: "PM-Team eigenständig"
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Tool-Konfigurationen"
|
||||
- "Template-Updates"
|
||||
- "Schulungsinhalte"
|
||||
|
||||
- kategorie: "Prozessspezifische Anpassungen"
|
||||
entscheidungsträger: "Abstimmung mit jeweiligem Process Owner"
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Änderungen an Prozessschnittstellen"
|
||||
- "Neue Metriken für spezifische Prozesse"
|
||||
- "Integration neuer Systeme in bestehende Prozesse"
|
||||
|
||||
- kategorie: "PM-Framework-Weiterentwicklungen"
|
||||
entscheidungsträger: "PM-Team eigenständig (Information an Process Owner)"
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Neue Modellierungsstandards"
|
||||
- "Erweiterte Methodenbausteine"
|
||||
- "Übergreifende Bewertungskriterien"
|
||||
|
||||
- kategorie: "Fundamentale Änderungen"
|
||||
entscheidungsträger: "Steuerungsgremien"
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Wechsel der Prozessmodellierungssprache"
|
||||
- "Grundlegende Änderung der PM-Strategie"
|
||||
- "Neuausrichtung der Prozessarchitektur"
|
||||
|
||||
leistungsbeauftragung:
|
||||
- typ: "Standard-Leistungen"
|
||||
zugang: "Niedrigschwellig für alle zugänglich"
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Beratung"
|
||||
- "Workshops"
|
||||
|
||||
- typ: "Projekt-Leistungen"
|
||||
zugang: "Mission Board-Freigabe erforderlich"
|
||||
beispiele:
|
||||
- "Größere Transformationen"
|
||||
|
||||
- typ: "Strategische Initiativen"
|
||||
zugang: "Direkte Beauftragung durch Vision Board"
|
||||
|
||||
- typ: "Krisen-Interventionen"
|
||||
zugang: "Jederzeit durch Führungskräfte auslösbar"
|
||||
|
||||
eskalationsmodell:
|
||||
beschreibung: "Dreistufiges Eskalationsmodell sichert schnelle Konfliktlösung"
|
||||
stufen:
|
||||
- stufe: 1
|
||||
typ: "Operative Themen"
|
||||
zeitrahmen: "Binnen 48 Stunden"
|
||||
|
||||
- stufe: 2
|
||||
typ: "Taktische Konflikte"
|
||||
gremium: "Mission Board"
|
||||
zeitrahmen: "Binnen einer Woche"
|
||||
|
||||
- stufe: 3
|
||||
typ: "Strategische Grundsatzfragen"
|
||||
gremium: "Vision Board"
|
||||
zeitrahmen: "Binnen eines Monats"
|
||||
|
||||
integration:
|
||||
titel: "Integration statt Parallelstruktur"
|
||||
beschreibung: |
|
||||
Die PM-Funktion fügt sich nahtlos in die bestehende DIGITOM-Governance
|
||||
ein. Vision und Mission Board bleiben die zentralen Steuerungsgremien.
|
||||
Die PM-Funktion agiert in ihrem Auftrag und bereitet Entscheidungen vor.
|
||||
|
||||
schluesselpartner:
|
||||
- "Zentrales Geschäftsprozessmanagement (HPA)"
|
||||
- "IT-Architektur"
|
||||
- "Datenschutz"
|
||||
- "Informationssicherheit"
|
||||
|
||||
prinzip: |
|
||||
Systematische Einbindung schafft vernetzte Kompetenz statt neuer Silos.
|
||||
|
||||
# =============================================================================
|
||||
# 3. IMPLEMENTIERUNG UND KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN
|
||||
# =============================================================================
|
||||
|
||||
implementierung:
|
||||
titel: "Implementierung und kritische Erfolgsfaktoren"
|
||||
|
||||
leistungsportfolio:
|
||||
titel: "Konkrete Leistungen, klare Zugänge"
|
||||
orientierung: "Reale Bedarfe"
|
||||
|
||||
leistungsbereiche:
|
||||
- bereich: "Prozess-Framework/DIGITOM-Entwicklung"
|
||||
zweck: "Schafft die methodische Basis"
|
||||
|
||||
- bereich: "Beratung und Coaching"
|
||||
zweck: "Unterstützt bei konkreten Herausforderungen"
|
||||
|
||||
- bereich: "Befähigung und Schulung"
|
||||
zweck: "Baut Kompetenzen dezentral auf"
|
||||
|
||||
- bereich: "Transparenz und Reporting"
|
||||
zweck: "Ermöglicht faktenbasierte Steuerung"
|
||||
|
||||
zugangswege:
|
||||
- "Ticketsystem für direkte Hilfe"
|
||||
- "Strukturierte Beauftragungen für größere Vorhaben"
|
||||
- "Informelle Kanäle über das Key-User-Netzwerk"
|
||||
|
||||
ressourcen:
|
||||
titel: "Ressourcen und Voraussetzungen"
|
||||
|
||||
quantitativ:
|
||||
- "Dediziertes PM-Team mit komplementären Kompetenzen"
|
||||
- "Moderne Prozess-Tools"
|
||||
- "Qualifizierungsbudgets"
|
||||
|
||||
qualitativ:
|
||||
wichtigkeit: "Wichtiger als Ressourcen sind die qualitativen Voraussetzungen"
|
||||
faktoren:
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- faktor: "Klares Mandat der Führung"
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wirkung: "Legitimiert die Funktion"
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- faktor: "Bereitschaft der Fachbereiche"
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wirkung: "Zur aktiven Mitgestaltung"
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- faktor: "Einbindung der Schlüsselpartner"
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wirkung: "Von Anfang an"
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- faktor: "Verständnis von Prozessmanagement"
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wirkung: "Als kontinuierliche Entwicklung, nicht als Projekt"
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risikomanagement:
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titel: "Risiken aktiv managen"
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risiken:
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- risiko: "Akzeptanzrisiken"
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mitigationsstrategie: |
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Konsequente Trennung von Beratung und Kontrolle.
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Erfolgsgeschichten und Key-User als Botschafter:innen schaffen Vertrauen.
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- risiko: "Ressourcenkonflikte"
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mitigationsstrategie: |
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Transparentes Priorisierungsmodell. Strategische Initiativen gehen
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stets vor, konkurrierende Anfragen werden offen abgewogen.
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- risiko: "Qualitätsrisiken"
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mitigationsstrategie: |
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Systematische Einbindung von Compliance-Funktionen und
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Process Owner als Qualitätsgatekeeper.
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# VERKNÜPFUNGEN ZU ANDEREN PM-DOKUMENTEN
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dokumentverknuepfungen:
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beschreibung: |
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Diese Executive Summary gibt einen kompakten Überblick. Die Details
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finden sich in den spezialisierten Dokumenten der PM-Funktion.
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detaildokumente:
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- dokument: "Funktionsbeschreibung"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.1_funktion/pm_funktionsbeschreibung.yaml"
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inhalt: "Formale Grundlagen, Verantwortungsbereiche, Mandat"
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- dokument: "Leistungs-Canvas"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_leistungs-canvas.yaml"
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inhalt: "Detaillierte Leistungen, Nutzersegmente, Wertversprechen"
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- dokument: "Rollenmodell"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.4_rollen/pm_rollenmodell.yaml"
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inhalt: "Alle 11 Rollen mit Aufgaben, Befugnissen, Schnittstellen"
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- dokument: "Governance-Framework"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_governance-framework.yaml"
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inhalt: "Entscheidungswege, Eskalation, Leitprinzipien"
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- dokument: "RACI-Matrix"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.2_governance/pm_raci.yaml"
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inhalt: "Verantwortlichkeitsmatrix für alle Leistungen"
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- dokument: "Konzeptrahmen"
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pfad: "#05_prozessmanagement/#05.3_konzepte/pm_konzeptrahmen.yaml"
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inhalt: "Dokumentationsarchitektur und Navigationshilfe"
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# ÄNDERUNGSHISTORIE
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aenderungshistorie:
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- version: "1.0"
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datum: "2026-02-05"
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aenderung: |
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Initiale Erstellung durch Konvertierung aus Word-Dokument.
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Quelle: #00 - Prozess-Management.docx
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Inhalte:
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- Strategischer Kontext und Kernkonzept
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- Organisationale Herausforderung
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- Lösungskonzept (3 Kernprinzipien)
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- Erwarteter Mehrwert (3 Zielgruppen)
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- Organisationsdesign (Rollen, Process Owner, Key-User)
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- Governance (4 Entscheidungskategorien, 4 Leistungstypen, 3 Eskalationsstufen)
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- Implementierung (Leistungsportfolio, Ressourcen, Risikomanagement)
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autor: "DIGITOM-Projekt"
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